PERANCANGAN APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN

PADA SUB BAGIAN PERENCANAAN DATA DAN INFORMASI

DI KPU KOTA KUPANG BERBASIS WEB

LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN (PKL)

Oleh :

YORAM ARYOK SANGGU

1923735663

PROGRAM STUDI TEKNIK KOMPUTER DAN JARINGAN

JURUSAN TEKNIK ELEKTRO
POLITEKNIK NEGERI KUPANG
2022
i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat
dan rahmat serta perlindungan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Praktek
Kerja Lapangan (PKL) yang dilaksanakan mulai tanggal 28 Maret 2022 sampai
tanggal 31 Mei 2022 di KPU Kota Kupang.
Penulis menyadari laporan Praktek Kerja lapngan (PKL) ini dapat
terselesaikan bukan karena kemampuan penulis sendiri tetapi atas dukungan dari
berbagai pihak, untuk itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Frans Mangngi S.T, M.Eng selaku Direktur Politeknik Negeri Kupang
yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
2. Sumartini Dana, ST., MT selaku ketua jurusan teknik elektro yang
telah memberikan bimbingan dan pengarahan dalam melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan.
3. Gloria Ch. Manulangga, ST., MMT selaku ketua prodi teknik
komputer dan jaringan yang telah membimbing serta mengarahkan
penulis dalam menyelesaikan penulisan laporan Praktek Kerja
Lapangan.
4. Daniel Bataona, S.Kom., MT selaku dosen pembimbing yang sudah
membimbing serta mengarahkan penulis mulai dari awal Praktek Kerja
Lapangan sampai menyelesaikan penulisan laporan Praktek Kerja
Lapangan.
5. Bapak/Ibu dosen Jurusan teknik elektro yang telah membagikan ilmu
sehingga dalam pelaksanaan PKL penulis dapat secara maksimal
mempraktekkanya.
6. Bapak Deky Ballo, ST., MM selaku Ketua KPU Kota Kupang yang
telah mengijinkan penulis untuk melakukan kegiatan praktek kerja
lapangan.
7. Wely N. A. Hayer, SS, B.Ed. M.Pd selaku Devisi SOSDIKLI,
PARMAS, dan SDM yang sudah membimbing dan mengarahkan
penulis selama Praktek Kerja Lapangan.
8. Bapak Michael Doga, S.Sos selaku Sekretaris yang telah mengijinkan

ii
 penulis melaksanakan PKL di KPU Kota Kupang
9. Ibu Benedikta G. K. Atie, SE selaku Kasubag Perencanaan Data dan
Informasi yang telah membimbing penulis selama PKL di KPU Kota
Kupang
10. Ibu Siti Maryam, SE, Ibu Rosiana Wabang, S.Sos, Pak Edwin S. M.
Muskananfola, SH, Pak Rizcky Sophian Mbura selaku staf pegawai
subbag rendatin yang sudah membantu penulis selama menjalankan
PKL di KPU Kota Kupang
11. Seluruh Staf Pegawai KPU Kota Kupang yang telah membantu
penulis selama menjalankan PKL
12. Keluarga tercinta : Orang tua, kakak, adik yang telah mendukung dan
mendoakan penulis sehingga dapat menjalankan dan menyelesaikan
PKL dengan baik.
13. Melannia Zentiche Kale Yang selalu memberi semangat,motivasi dan
selalu mendukung selama praktek kerja lapangan
14. Serta Teman Kelas seperjuangan yang selalu mendukung selama
penulisan laporan ini.
Penulis sadar dalam penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini
masih terlalu jauh dari apa yang diharapkan pembaca. oleh karena itu, saran dan
kritik dari pembaca yang membangun sangat penulis harapkan demi
penyempurnaan laporan PKL ini. Semoga laporan PKL ini dapat bermanfaat bagi
penulis dan pembaca pada umumnya.

Kupang, 06 Juni 2022

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................... i

KATA PENGANTAR ................................................................................... ii
DAFTAR ISI ................................................................................................. iv
DAFTAR TABEL ......................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... vii

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .............................................................................. 2
1.3 Tujuan ................................................................................................ 2
1.4 Batasan Masalah ................................................................................ 3
BAB II STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN ................................ 4
2.1 Sejarah KPU Kota Kupang ................................................................. 4
2.2 Visi dan Misi KPU Kota Kupang ....................................................... 6
2.3 Nama dan Alamat Kantor ................................................................... 7
2.4 Struktur Organisasi KPU Kota Kupang .............................................. 8
2.4.1 Struktur Organisasi KPU Kota Kupang ..................................... 8
2.4.2 Penjelasan Struktur Organisasi KPU Kota Kupang ................... 8
2.4.3 Struktur Organisasi Sekretariat KPU Kota Kupang ................... 11
2.4.4 Penjelasan Struktur Organisasi Sekretariat KPU Kota Kupang .. 11
2.4.5 Jajaran Sekretariat KPU Kota Kupang ...................................... 12
BAB III TEORI DASAR .............................................................................. 14
3.1 Aplikasi.............................................................................................. 14
3.2 Konsep Dasar Membangun APLIKASI Berbasis Web........................ 15
3.2.1 Internet dan Website ................................................................. 15
3.2.2 Web Browser ............................................................................ 15
3.2.3 PHP .......................................................................................... 16
3.2.4 MySQL .................................................................................... 17
3.2.5 Client Server............................................................................. 17
3.2.6 Xampp ...................................................................................... 17
3.2.7 Aplikasi Berbais Web ............................................................... 18

iv
 3.2.8 Keuntungan Sistem Berbasis Web ............................................ 18
3.3 Alat Perancangan Sistem Yang Digunakan ......................................... 18
3.3.1 Data Flow Diagram (DFD) ....................................................... 18
3.4 Alat Perancangan Basis Data Yang Digunakan ................................... 20
3.4.1 Entity Relationship Diagram ..................................................... 20
3.5 Arsip .................................................................................................. 21
BAB IV PEMBAHASAN .............................................................................. 23
4.1 Analisis Sistem................................................................................... 23
4.1.1 Perangkat Lunak ....................................................................... 23
4.1.2 Analisis Kebutuhan Pengguna .................................................. 23
4.2 Perancangan Sistem............................................................................ 23
4.2.1 Diagram Konteks ...................................................................... 25
4.2.2 Data Flow Diagram .................................................................. 26
4.2.3 Entity Relationship Diagram ..................................................... 27
4.2.4 Kamus Data .............................................................................. 28
4.2.5 Desain Interface ........................................................................ 30
BAB V PENUTUP ........................................................................................ 35
5.1 Kesimpulan ........................................................................................ 35
5.2 Saran .................................................................................................. 35

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

v
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Pegawai KPU Kota Kupang ............................................................ 13

Tabel 3.1 Simbol Data Flow Game and Sarson ............................................... 19
Tabel 3.2 Simbol Data Flow Diagram Yourdon and De .................................. 19
Tabel 3.3 Simbol Entity Relationship Diagram ............................................... 21
Tabel 4.1 Pengarsip ......................................................................................... 28
Tabel 4.2 Rek DPB ......................................................................................... 28
Tabel 4.3 Hasil DP4 ........................................................................................ 29
Tabel 4.4 Surat Keluar .................................................................................... 29
Tabel 4.5 RKB Pemilihan ............................................................................... 29
Tabel 4.6 Admin ............................................................................................. 30
Tabel 4.7 User ................................................................................................ 30

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Peta Alamat KPU Kota Kupang ................................................... 7

Gambar 2.2 Struktur Organisasi KPU Kota Kupang ........................................ 8
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Sekretariat KPU Kota Kupang ...................... 11
Gambar 4.1 Diagram Konteks ......................................................................... 25
Gambar 4.2 DFD Level 1 ................................................................................ 26
Gambar 4.3 DFD level 2 Mengelola Arsip ...................................................... 26
Gambar 4.4 Entity Relationship Diagram........................................................ 27
Gambar 4.5 Halaman Login User .................................................................... 30
Gambar 4.6 Halaman Utama ........................................................................... 31
Gambar 4.7 Halaman Dokumen Arsip ............................................................. 31
Gambar 4.8 Halaman Rekapan DPB ............................................................... 32
Gambar 4.9 Halaman Login Admin ................................................................ 33
Gambar 4.10 Halaman Admin ......................................................................... 33

vii
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah sebuah ajang bagi mahasiswa/i
untuk menerapkan teori-teori yang diterima saat proses pembelajaran di bangku
kuliah kedalam dunia kerja yang sebenarnya. Perguruan Tinggi Politeknik Negeri
Kupang adalah salah satu lembaga pendidikan yang mempersiapkan mahasiswa
untuk dapat bermasyarakat, khususnya pada disiplin ilmu yang telah dipelajari
selama mengikuti perkuliahan. Dalam dunia pendidikan hubungan antara teori dan
praktek merupakan hal penting untuk membandingkan serta membuktikan sesuatu
yang telah dipelajari dalam teori dengan keadaan sebenarnya dilapangan. Untuk
itu, Politeknik Negeri Kupang mewajibkan setiap mahasiswanya melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan di instansi pemerintah atau perusahaan swasta sebagai
salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan pendidikan Diploma
III (D3) pada perguruan tinggi Politeknik Negeri Kupang Jurusan, Teknik Elektro,
Program Studi Teknik Komputer dan Jaringan.
Melalui Praktek Kerja ini mahasiswa akan dapat mengaplikasikan ilmu
yang telah diperoleh di bangku perkuliahan kedalam lingkungan kerja yang
sebenarnya serta mendapat kesempatan untuk mengembangkan cara berfikir,
menambah ide-ide yang berguna dan dapat menambah pengetahuan mahasiswa
terhadap apa yang ditugaskan kepadanya. Sebagaimana diketahui bahwa teori
merupakan suatu ilmu pengetahuan dasar bagi perwujudan Praktik Kerja
Lapangan. Mengingat sulitnya untuk menghasilkan tenaga kerja yang terampil
dan berkualitas maka banyak perguruan tinggi berusaha untuk meningkatkan
kualitas sumber daya manusia dengan cara meningkatkan mutu pendidikan dan
menyediakan sarana-sarana pendukung agar dihasilkan lulusan yang baik dan
handal.
Selama ini di KPU Kota Kupang khususnya Sub Bagian Perencanaan Data
dan Informasi, dalam pemgelolaan arsip data masih menggunakan prosedur-
prosedur kerja manual dengan jumlah yang sangat banyak. Pengelolaan
Pengarsipan data juga harus diperhatikan karna arsip memiliki peranan penting

1
sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang dibutuhkan sebuah
organisasi dalam melakukan perencanaan.
Dengan cara manual itu masih sering timbul permasalahan-permasalahan
yang membuat data/dokumen sulit ditemukan dan memiliki kemungkinan juga
bias hilang karena tata kelola pengarsipan belum terorganisir dengan baik, ketika
ada pihak yang membutuhkan informasi terbaru tentang data arsip maka
membutuhkan waktu lama untuk memberikan informasi yang dibutuhkan, terlebih
lagi ketika data-nya sudah lama maka akan sangat membutuhkan waktu yang
lama juga untuk mencarinya, hal ini sangat berpengaruh terhadap citra Kantor.
Berdasarka latar belakang diatas, maka dibutuhkan suatu aplikasi
pengelolaan pengarsipan data untuk membantu agar data-data bisa tersimpan
dengan aman dan ketika dibutuhkan proses pencarian-nya cepat. Oleh karena itu
penulis mengambil judul Praktek Kerja Lapangan yaitu “Perancangan Aplikasi
Pengarsipan Dokumen Pada Sub Bagian Perencanaan Data Dan Informasi
Di KPU Kota Kupang Berbasis Web”
1.2 Rumusan Masalah
Bersdasarkan latar belakang di atas, adapaun rumusan masalah yang
diangkat pada pembuatan laporan PKL ini yaitu:
1. Bagaimana Membuat “Perancangan Aplikasi Pengarsipan Dokumen
Pada Sub Bagian Perencanaan Data Dan Informasi Di KPU Kota
Kupang Berbasis Web”
2. Apakah APLIKASI bisa membantu dalam pengelolaaan Pengarsipan
1.3 Tujuan
Adapun tujuan pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ini adalah:
1. Memantapkan keterampilan mahasiswa/i yang diperoleh selama masa
perkuliahan.
2. Menetapkan disiplin, rasa tanggung jawab dan sikap profesional dalam
bertugas sehingga menambah pengalaman dalam persiapan untuk terjun
langsung kedunia kerja yang sesungguhnya.
3. Memperoleh pengalaman dan perluasan terhadap ilmu-ilmu di tempat
Kerja Praktek yang belum dikenal oleh mahasiswa/i.
4. Untuk membantu Kantor dalam Pengelolaan Pengarsipan

2
1.4 Batasan Masalah
Untuk memperluas area pembahasan, perlu adanya batasan-batasan untuk
menyederhanakan permasalahan yaitu:
1. Data yang digunakan dalam pembuatan aplikasi berasal dari Sub Bagian
Perencanaan Data dan Informasi
2. Aplikasi hanya digunakan oleh Kasubag dan Pegawai Perencanaan Data
dan Informasi KPU Kota Kupang
3. Sistem yang dibangun menggunakan bahasa Pemrograman PHP dan
database MySQL

3
 BAB II
STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

2.1 Sejarah KPU Kota Kupang

Sesuai dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 22 Tahun
2007 tentang Penyelenggara Pemilihan Umum, yang dimaksud dengan Pemilu
adalah sarana pelaksanaan kedaulatan rakyat yang diselenggarakan secara
langsung, umum, bebas, rahasia, jujur, dan adil dalam Negara Kesatuan Republik
Indonesia berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik
Indonesia Tahun 1945. Komisi Pemilihan Umum (KPU) adalah lembaga
Penyelenggara Pemilu yang bersifat nasional, tetap, dan mandiri. KPU Provinsi
dan KPU Kabupaten/Kota adalah Penyelenggara Pemilu di Provinsi dan
Kabupaten/Kota. Wilayah kerja KPU meliputi seluruh wilayah Negara Kesatuan
Republik Indonesia. KPU menjalankan tugasnya secara berkesinambungan dan
dalam menyelenggarakan Pemilu, KPU bebas dari pengaruh pihak manapun
berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan wewenangnya. KPU berkedudukan di ibu
kota negara Republik Indonesia, KPU Provinsi berkedudukan di ibu kota provinsi,
dan KPU Kabupaten/Kota di ibu kotakabupaten/kota.
Dalam menjalankan tugasnya, KPU dibantu oleh Sekretariat Jenderal;
KPU Provinsi dan KPU Kabupaten/Kota masing-masing dibantu oleh sekretariat.
Jumlah anggota KPU sebanyak 7 (tujuh) orang; KPU Provinsi sebanyak 5 (lima)
orang; dan KPU Kabupaten/Kota sebanyak 5 (lima) orang. Keanggotaan KPU,
KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota terdiri atas seorang ketua merangkap
anggota dan anggota. Ketua KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota
dipilih dari dan oleh anggota. Setiap anggota KPU, KPU Provinsi, dan KPU
Kabupaten/Kota mempunyai hak suara yang sama. Komposisi keanggotaan KPU,
KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota memperhatikan keterwakilan
perempuan sekurang-kurangnya 30% (tiga puluh perseratus). Masa keanggotaaan
KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota 5 (lima) tahun terhitung sejak
pengucapan sumpah/janji.
KPU pertama pasca reformasi dibentuk pada tahun 1999-2001 dibentuk
dengan Keppres No 16 Tahun 1999 yang berisikan 53 orang anggota yang berasal
dari unsur pemerintah dan Partai Politik dan dilantik oleh Presiden BJ Habibie.

4
KPU kedua (2001-No 10 Tahun 2001 yang berisikan 11 orang anggota yang
berasal dari unsur akademis dan LSM dan dilantik oleh Presiden Abdurrahman
Wahid (Gus Dur) pada tanggal 11 April 2001- 2007) dibentuk dengan Keppres.
KPU ketiga dibentuk berdasarkan Keppres No 101/P/2007 yang berisikan
7 orang anggota yang berasal dari anggota KPU Provinsi, akademisi, peneliti dan
birokrat dilantik tanggal 23 Oktober 2007 minus Syamsulbahri yang urung
dilantik Presiden karena masalah hukum. Untuk menghadapi pelaksanaan
Pemilihan Umum 2009, image KPU harus diubah sehingga KPU dapat berfungsi
secara efektif dan mampu memfasilitasi pelaksanaan Pemilu yang jujur dan adil.
Terlaksananya Pemilu yang jujur dan adil tersebut merupakan faktor penting bagi
terpilihnya wakil rakyat yang lebih berkualitas, dan mampu menyuarakan aspirasi
rakyat. Sebagai anggota KPU, integritas moral sebagai pelaksana pemilu sangat
penting, selain menjadi motor penggerak KPU juga membuat KPU lebih kredibel
di mata masyarakat karena didukungoleh personal yang jujur dan adil. Tepat 3
(tiga) tahun setelah berakhirnya penyelenggaraan Pemilu 2004, muncul pemikiran
di kalangan pemerintah dan DPR untuk meningkatkan kualitas pemilihan umum,
salah satunya kualitas penyelenggara Pemilu. Sebagai penyelenggara pemilu,
KPU dituntut independen dan non-partisan. Untuk itu atas usul insiatif DPR-RI
menyusun dan bersama pemerintah mensyahkan Undang- undang Nomor 22
Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu.Sebelumnya keberadaan
penyelenggara Pemilu terdapat dalam Pasal 22-E Undang-undang Dasar Tahun
1945 dan Undang- undang Nomor 12 Tahun 2003 Tentang Pemilu DPR, DPD dan
DPRD, Undang-undang Nomor 23 Tahun 2003 Tentang Pemilu Presiden dan
Wakil Presiden.
Dalam rangka mewujudkan KPU dan Bawaslu yang memiliki integritas
dan kredibilitas sebagai Penyelenggara Pemilu, disusun dan ditetapkan Kode Etik
Penyelenggara Pemilu. Agar Kode Etik Penyelenggara Pemilu dapat diterapkan
dalam penyelenggaraan Pemilihan Umum, dibentuk Dewan Kehormatan KPU,
KPU Provinsi, dan Bawaslu. Di dalam Undang-undang Nomor 12 Tahun 2003
Tentang Pemilu DPR, DPD dan DPRD, jumlah anggota KPU adalah 11 orang.
Dengan diundangkannya Undang – Undang Nomor 22 Tahun 2007 Tentang
Penyelenggara Pemilu, jumlah anggota KPU berkurang menjadi 7 orang.

5
 Pengurangan jumlah anggota KPU dari 11 orang menjadi 7 orang tidak
mengubah secara mendasar pembagian tugas, fungsi, wewenang dan kewajiban
KPU dalam merencanakan dan melaksanakan tahap-tahap, jadwal dan mekanisme
Pemilu DPR, DPD, DPRD, Pemilu Presiden/Wakil Presiden dan Pemilu Kepala
Daerah Dan Wakil Kepala Daerah.Menurut Undang- undang Nomor 22 Tahun
2007 Tentang Penyelenggara Pemilu, komposisi keanggotaan KPU harus
memperhatikan keterwakilan perempuan sekurang-kurangnya 30% (tiga puluh
persen). Masa keanggotaan KPU 5 (lima) tahun terhitung sejak pengucapan
sumpah/janji. Penyelenggara Pemilu berpedoman kepada asas : mandiri; jujur;
adil; kepastian hukum; tertib penyelenggara Pemilu; kepentingan umum;
keterbukaan; proporsionalitas; profesionalitas; akuntabilitas; efisiensi dan
efektivitas.
2.2 Visi dan Misi KPU Kota Kupang
A. Visi KPU Kota Kupang
Misi dari KPU Kota Kupang yaitu, Menjadi penyelenggara Pemilihan
Umum yang mandiri, profesional, dan berintegritas untuk terwujudnya pemilu
yang LUBER dan JURDIL

B. Misi KPU Kota Kupang

Adapun Misi dari KPU Kota Kupang yaitu:
a. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pemilu yang efektif dan efisien,
transparan, akuntabel, sertaaksesibel
b. Meningkatkan integritas, kemandirian, kompetensi dan profesioanalisme
penyelenggara pemilu dengan mengukuhkan code of conduct
penyelenggara pemilu
c. Menyusun regulasi di bidang pemilu yang memberikan kepastian hukum,
progesif, danpartisipatif
d. Meningkatkan kualitas pelayanan pemilu untuk seluruh
pemangkukepentingan
e. Meningkatkan partisipasi dan kualitas pemilih dalam pemilu,
pemilihberdaulat negara, kuat,dan
f. Mengoptimalkan pemanfaatan kemajuan teknologi informasi dalam
penyelenggaraan pemilu.

6
2.3 Nama dan Alamat Kantor

Nama : Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Kupang

Alamat :Jalan RA Kartini II, Kelapa Lima, Kec. Kelapa Lima, Kota
Kupang, Nusa Tenggara Timur.
Email : kpukota2017@mail.com
Website : http://kota-kupang.kpu.go.id

Gambar 2.1 Peta Alamat KPU Kota Kupang

7
2.4 Struktur Organisasi KPU Kota Kupang
2.4.1 Struktur Organisasi KPU Kota Kupang

Gambar 2. Struktur organisasi KPU Kota Kupang

2.4.2 Penjelasan Struktur Organisasi KPU Kota Kupang

A. Deskripsi Pembagian Tugas Struktur Organisasi KPU Kota

Kupang
1. Ketua KPU Kota Kupang menjadi ketua Divisi Keuangan,
Umum, Rumah Tangga dan Logistik
2. Setiap anggota KPU Kota Kupang menjadi ketua pada 1 (satu)
Divisi.
3. Setiap anggota KPU Kota Kota dapat menjadi wakil ketua pada 1
(satu) Divisi. Ketua dan wakil ketua Divisi membagi beban tugas
secara proporsional.
B. Penjelasan Tugas dari Devisi KPU Kota Kupang
Pembagian Divisi untuk anggota KPU Kota meliputi:
1. Ketua KPU Kota Kupang, Pak Deky Ballo, ST., MM
Membidangi Divisi Keuangan, Umum, dan Logistik, dan Rumah
Tangga. Mengkoordinasikan, menyelenggarakan, mengendalikan,
memantau, supervisi dan evaluasi terkait dengan kebijakan:

8
 a. Administrasi perkantoran,rumah tangga,dan kearsipan;
b. Protokol dan persidangan;
c. Pengelolaan dan pelaporan barang milik negara;
d. Pelaksanaan, pertanggu jawaban, dan pelaporan keuangan;
e. Pengusulan peresmian keanggotaan dan pelaksanaan
sumpah/janji DPRD Kota;
f. Perencanaan, pengadaan barang dan jasa, serta distribusi
logistik pemilu dan pemilihan.

2. Anggota KPU, Ibu Wely N. A. Hayer, SS., B.ed., M.Pd

Membidangi Divisi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih, Partisipasi
Masyarakat, dan Sumber Daya Manusia. Mengkoordinasikan,
menyelenggarakan, mengendalikan, memantau, sepervisi, dan
evaluasi terkait dengan kebijakan:
a. Sosialisasi kepemiluan;
b. Partisipasi masyarakat dan pendidikan pemilih
c. Publikasi dan kehumasan;
d. Kampanye pemilu dan pemilihan;
e. Kerja sama antar lembaga;
f. Pengelolaan dan penyediaan informasi publik;
g. Rekrutmen anggota ppk,pps,dan kpps; Pembinaan etika dan
evaluasi kinerja sumberdaya manusia;
h. Pengembangan budaya kerja dan disiplin organisasi;
i. Pendidikan dan pelatihan,serta pengembangan sumberdaya
manusia;
j. Penelitian dan pengembangan ke pemiluan
k. Pengelolaan dan pembinaan sumberdaya manusia.

3. Anggota KPU, Pak Zunaidin Harun, S.T

Membidangi Divisi Perencanaan, Data, dan Informasi.
Mengkoordinasikan, menyelenggarakan mengendalikan,
memantau, supervisi, dan evaluasi terkait dengan kebijakan:
a. Menjabarkan program dan anggaran;

9
 b. Evaluasi,penelitian,dan pengkajian ke pemiluan;
c. Monitoring,evaluasi dan pengendalian program dan anggaran
d. Pemutakhiran dan pemeliharaan data pemilih;
e. APLIKASI yang berkaitan dengan tahapan pemilu;
f. Pengelolaan aplikasi dan jaringan teknologi dan
g. Pengelolaan dan penyajian data hasil pemilu

4. Anggota KPU, Pak Ismael Manoe, S.Pt

Membidangi Divisi Teknis Penyelenggaraan Pemilu.
Mengkoordinasikan, menyelenggarakan, mengendalikan,
memantau, supervisi dan evaluasi terkait dengan kebijakan:
a. Pengusulan daerah pemilihan dana lokasi kursi;
b. Verifikasi partai politik dan anggota DPD;
c. Pencalonan Peserta Pemilu dan Pemilihan;
d. Pemungutan, perhitungan suara, dan rekapitulasi hasil
penghitungan suara;
e. Penetapan hasil dan pendokumentasian hasil Pemilu dan
Pemilihan;
f. Pelaporan dana kampanye;dan
g. Pergantian antar waktu anggota DPRD Kabupaten/Kota.

5. Anggota KPU, Pak Agustinus I. Fahik, S.Fil., M.A

Membidangi Divisi Hukum dan Pengawasan. Menkoordinasikan,
menyelenggarakan, mengendalikan, memantau, supervisi, dan
evaluasi terkait dengan kebijakan:
a. Penyusunan rencana keputusan KPU Kabupaten/Kota;
b. Telah hukum dan advokasi hukum;
c. Dokumentasi dan publikasi hukum;
d. Pengawasan dan pengendalian internal; dan Pemilihan, serta
non tahapan Pemilu dan Pemilihan.

10
2.4.3 Struktur Organisasi Sekretariat KPU Kota Kupang

Gambar 2.3 Struktur organisi Sekretariat KPU Kota Kupang

2.4.4 Penjelasan Struktur Organisasi Sekretariat KPU Kota Kupang

Berdasarkan Pasal 231 Bab IV PKPU 14 Tahun 2020 tentang
Tugas, Fungsi, Susunanan Organisasi dan Tata Kerja sekretariat
jenderal Komisi Pemilihan Umum, Sekretariat Komisi Pemilihan Umum
Provinsi, dan Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota
Sekretariat KPU Kabupaten/Kota terdiri atas:
1. Subbagian Keuangan, Umum, dan Logistik;
2. Subbagian Teknis Penyelenggaraan Pemilu, Partisipasi dan
Hubungan Masyarakat;
3. Subbagian Perencanaan, Data dan Informasi;
4. Subbagian Hukum dan Sumber Daya Manusia;
5. Kelompok Jabatan Fungsional
Sekretariat Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota terdiri dari
sekretaris, Kasubag dan kelompok jabatan fungsional dengan tugas
pokok dan fungsi sebagai berikut :

11
 1. Subbagian Keuangan, Umum, dan Logistik melakukan analisis dan
penyiapan pelaksanaan pengelolaan keuangan, perlengkapan dan
rumah tangga, umum, dan logistik pemilu dan pemilihan di
lingkungan KPU Kabupaten/Kota.
2. Subbagian Teknis Penyelenggaraan Pemilu, Partisipasi dan
Hubungan Masyarakat melakukan analisis dan penyiapan teknis
penyelengaraan pemilu dan pemilihan, serta partisipasi dan
hubungan masyarakat di lingkungan KPU Kabupaten/Kota.
3. Subbagian Perencanaan, Data dan Informasi melakukan analisis
dan penyiapan penyusunan rencana, program dan anggaran, serta
pengelolaan data dan informasi di lingkungan KPU Kabupaten/Kota.
4. Subbagian Hukum dan Sumber Daya Manusia Melakukan analisis
dan penyiapan, pelaksanaan penyusunan dan pengkajian produk
hukum, dokumentasi informasi hukum, pemberian advokasi dan
pendapat hukum, fasilitasi penyelesaian sengketa Pemilu dan
Pemilihan, serta pengelolaan sumber daya manusia di lingkungan
KPU Kabupaten/Kota.
5. Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas memberikan
pelayanan fungsional dalam pelaksanaan tugas dan fungsi Jabatan
Pimpinan Tinggi Pratama sesuai dengan bidang keahlian dan
keterampilan.
2.4.5 Jajaran Sekretariat KPU Kota Kupang
Keberlangsungan dan berkembangnya sebuah Perusahaan/Kantor
tidak terlepas dari adanya karyawan/pegawai yang berkompeten. Dengan
adanya karyawan/pegawai dalam suatu perusahaan/kantor akan sangat
membantu untuk memperoleh suatu profit atau keuntungan. Intinya
karyawan/kantor tersebut bisa bekerja sama dengan baik agar dapat
menunjang pelaksanaan tugas pokok masing – masing.
Begitu pula dengan KPU Kota Kupang, Kantor ini memiliki Pegawai
yang berjumlah 30 orang yang terdiri dari 17 Orang Aparatur Sipil Negara
(ASN) dan 13 Orang Pegawai Pemerintah Non Pegawai Sipil (PPNPN).
Dalam melaksanakan tugas masing – masing karyawan dapat bertanggung

12
 jawab sesuai struktur yang ada dan uarian tugas masing –masing bagian
terlampir status tenaga kerja terdiri dari :

Jenis Kelamin Pegawai Pendidikan

No Sekretariat
L P ASN PPNPN S2 S1 D3 SLTA

1 Sekretaris 1 Org - 1 Org - - 1 Org - -

2 Subag KUL 8 Org 4 Org 5 Org 7 Org 1 Org 3 Org 2 org 6 Org

3 Subag Rendatin 3 Org 2 Org 3 Org 2 Org - 4 Org - 1 Org

4 Subag Teknis 4 Org 3 Org 4 Org 3 Org 2 Org 2 Org - 3 Org

5 Subag Hukum 1 Org 4Org 4 Org 3 Org 1 Org 2 Org - 1 Org

Jumlah Pegawai = 30 Orang

Tabel 2.1 Pegawai KPU Kota Kupang

13
 BAB III
TEORI DASAR

3.1 Aplikasi
Sebelum aplikasi pertama kali ditemukan di dunia, semua perangkat
lunak (software) menggunakan aljabar boolean. Aljabar ini menggunakan
kode binary digit (bit) yang terdiri dari dua angka yaitu 1 (benar/on) dan 0
(salah/off).
Karena terlalu rumit menggunakan kode binary digit, membuat orang-
orang pada saat itu mulai membuat kelompok bit yang terdiri dari nible (4
bit), byte (8 bit), word (2 byte), dan double word (32 bit). Hingga pada
akhirnya terbentuklah kode assembler yang nantinya menjadi awal mula
dibuatnya berbagai macam aplikasi yang saat ini dapat mempermudah
kegiatan manusia.
Aplikasi merupakan suatu program yang berbentuk perangkat lunak
dan berjalan pada suatu sistem tertentu dan dapat membantu berbagai
kegiatan yang dilakukan manusia. Menurut Andi Juansyah (2015) aplikasi
adalah suatu program yang siap untuk digunakan, yang dibuat untuk
melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna jasa aplikasi serta penggunaan
aplikasi lain yang dapat digunakan oleh suatu sasaran yang akan dituju.
Berdasarkan jenisnya, aplikasi komputer dapat dibagi menjadi beberapa
kategori, yaitu :
1. Enterprise
Aplikasi ini digunakan untuk organisasi yang cukup besar dengan
maksud menghubungkan aliran data dan kebutuhan informasi antar
bagian. Contoh : IT Heldesk, Travel Management.
2. Enterprise-support
Aplikasi ini sebagai aplikasi pendukung dari enterprise. Contoh :
Database Management, Email Server, dan Networking System.
3. Individual worker
Aplikasi yang bisa digunakan tiap individu untuk mengolah/mengedit
data. Contoh : Ms.Office, Photoshope, Acrobat Reader.

14
3.2 Konsep Dasar Membangun Aplikasi Berbasis Web
3.2.1 Internet dan Website
Interconected Network atau Internet merupakan sekumpulan jaringan
yang terhubung satu dengan lainnya, di mana jaringan menyediakan
sambungan menuju global informasi. Internet telah memungkinkan
komunikasi antar komputer dengan menggunakan Transmission Control
Protocol/ Internet Protocol (TCP/IP) yang di dukung media komunikasi,
seperti satelit dan paket radio. (Budi Sutedjo Dharma Oetomo, 2007)
Sistem cara kerja dari internet yaitu server menyimpan atau
menyediakan informasi dan memproses permintaan dari klien, apabila ada
klien yang meminta informasi, maka server mengirimkannya. Informasi
yang diakses dapat berupa teks, gambar, dan suara. Server juga
mengirimkan perintah – perintah ke klien tentang bagaimana cara
menampilkan semua informasi tersebut. Klien membuat permintaan
informasi dan kemudian menangani pengaksesan informasi tersebut.
Website atau situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang
menampilkan informasi data teks, data gambar diam atau gerak, data
animasi, suara, video, dan atau gabungan dari semuanya, baik yang bersifat
statis maupun dinamis yang membentuk suatu rangkaian bangunan yang
salin terkait dimana masing – masing dihubungkan dengan jaringan –
jaringan halaman (hyperlink). (Suyanto, 2015). Website bersifat statis
apabila isi informasi bersifat tetap, jarang berubah dan isi informasinya
searah dari pemilik website. Bersifat dinamis apabila isi informasi website
selalu berubah – ubah dan sifat informasinya interaktif dua arah berasal baik
dari pemilik maupun pengguna website. Contoh website statis adalah profil
perusahaan atau instansi tertentu, sedangkan website dinamis seperti
Facebook, Friendster dan sejenisnya. Dalam sisi pengembangannya,
website statis hanya bisa diupdate oleh pengguna maupun pemilik web
tersebut.
3.2.2 Web Browser
Web browser merupakan perangkat lunak yang berguna untuk
mengakses informasi web ataupun untuk melakukan transaksi via web.

15
Beberapa contoh browser yang ada saat ini seperti: Internet Explorer (IE),
Mozilla Firefox, Opera, Netscape, dan Safari. (Abdul Kadir, 2014)

3.2.3 PHP
1. Pengertian PHP
PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor yang digunakan
sebagai script server-side dalam pengembangan web yang disisipkan
pada dokumen HTML (Hypertext Markup Language). Penggunaan
PHP memungkinkan web dapat dibuat dinamis sehingga maintenance
situs web tersebut menjadi lebih mudah dan efesien. (Sidik., 2017)
2. Kelebihan – Kelebihan PHP
PHP secara mendasar dapat mengerjakan semua yang dapat
dikerjakan oleh Perencanaan CGI, seperti mendapatkan data dari
form, menghasilkan isi halaman web yang dinamik, dan menerima
cookies. Kemampuan (feature) PHP yang paling diandalkan dan
signifikan adalah dukungan kepada banyak database. Membuat
halaman web yang menggunakan data dari database dengan sangat
mudah dapat dilakukan.
PHP juga mendukung untuk berkomunikasi dengan layanan lain
menggunakan protokol IMAP, SNMP, NNTP, POP3, HTTP, dan
lainnya yang tidak terhitung. (Sidik., 2017)
3. Sintaks PHP
Sintaks PHP ditulis dalam apitan tanda khusus PHP. Ada empat
macam pasangan tag PHP yang digunakan: (Peranginain, 2006)

1) <?PHP…..?>

2) <script language=”PHP”>…</script>

3) <?.....?>

4) <%.....%>

Cara 1 dan 2 merupakan cara yang paling umum yang

digunakan sekalipun cara 3 tampak lebih praktis karena cara 3 tidak
selalu diaktifkan pada konfigurasi file php yang terdapat pada
direktori c:\apache\php. Cara 4 juga memungkinkan kemudahan bagi

16
 anda yang sudah terbiasa dengan ASP (Active Server Pages). Namun,
bila itu dikenal, maka harus dilakukan pengaktifan file konfigurasi
php.
3.2.4 MySQL
MySQL merupakan software sistem manajemen database
(Database Management System-DBMS) yang Open Source (gratis)
yang sangat populer dikalangan pemrogram web, sehingga dapat
digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan
database sebagai sumber dan pengelola datanya. Hal ini dikarenakan
MySQL dapat digunakan cepat secara kinerja query, dan mencukupi
untuk kebutuhan database perusahaan skala menengah kecil. (Sidik.,
2017)
3.2.5 Client Server
Client – Server yaitu suatu bentuk arsitektur. Dimana client
adalah perangkat yang menerima (komputer atau workstation) dan
server adalah perangkat yang menyediakan (LAN server atau
mainframe). Client akan menampilkan antarmuka pemakai dan
menjalankan aplikasi, server berindak sebagai pengelola aplikasi,
data, dan securitynya. Client – server juga diartikan sebagai hubungan
sebuah komputer dalam sebuah jaringan, dimana server sebagai
penyedia aplikasi, data, dan informasi yang bisa diakses client.
(Arlinda, 2005)
3.2.6 Xampp
Xampp merupakan suatu software yang di dalamnya terdapat
Apache yang berfungsi sebagai web server, PHP (Hypertext
Preprocessor) merupakan bahasa web server side yang bersifat open
source dan MySQL adalah basis data yang menghubungkan script
PHP menggunakan perintah query dan escape character yang sama
dengan PHP. PHP memang mendukung banyak jenis basis data, tetapi
untuk membuat sebuah basis data yang dinamis dan selalu up to date,
MySQL merupakan pilihan basis data tercepat saat ini. Selain itu
terdapat juga PhpMyAdmin sebagai tempat melakukan konfigurasi

17
 keseluruhan.(Sidik., 2017)
3.2.7 Aplikasi Berbasis Web
Apilkasi berbasis web (web application) adalah satuan aplikasi
yang cukup luas. Wujud yang paling sederhana, web application dapat
berupa serangkaian hypertext files yang terhubung dan memberikan
informasi berupa teks dengan sedikit gambar atau grafik. Seiring
dengan perkembangannya, kini web memiliki banyak fungsi, fitur,
dan konten, juga terhubung dengan database korporasi dan aplikasi
bisnis yang rumit.
3.3 Alat Perancangan Sistem yang digunakan
Desain sistem atau perancangan sistem adalah suatu fase yang
memerlukan suatu keahlian perencanaan untuk elemen – elemen komputer
yang akan menggunakan sistem baru. Hal yang harus diperhatikan dalam
desain sistem yaitu pemilihan peralatan dan Perencanaan komputer untuk
sistem baru. (Ladjamudin, 2005)
3.3.1 Data Flow Diagram (DFD)
DFD adalah suatu model logika atau proses yang dibuat untuk
menggambarkan dari mana asal data, kemana tujuan data yang keluar
dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data
tersebut, interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang
dikenakan pada data tersebut. DFD menggambarkan penyimpanan
data dan proses mentransformasikan data. DFD menunjukkan
hubungan antara data dan proses pada sistem. Ada dua teknik dasar
DFD yang umum dipakai yaitu Gane and Sarson dan Yourdon and De
Marco. (Kristanto, 2018)

18
 Tabel 3.1 Simbol Data Flow Game and Sarson
Simbol Keterangan
No
Entitas Luar
1
Merupakan sumber atau tujuan dari aliran atau ke sistem
Proses
2 Proses atau fungi yang mentransformasikan data secara
umum
3 Aliran Data
Menggambarkan aliran data dari suatu proses ke proses lain
Data Store
Merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan
data atau file

Adapun berikut Simbol DFD Yourdon and De Marco dapat dilihat

pada table berikut:

Table 3.2 Simbol Data Flow Diagram Yourdon and De

Simbol Keterangan
No
Entitas Luar
1
Merupakan sumber atau tujuan dari aliran atau ke sistem
Proses
2 Proses atau fungi yang mentransformasikan data secara
umum
3 Aliran Data
Menggambarkan aliran data dari suatu proses ke proses lain
Data Store
Merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan
data atau file

Terdapat beberapa sintaks yang berlaku untuk semua simbol

DFD antara lain:
1. Komponen Proses
a. Proses menunjukkan transformasi dari masukan menjadi
keluaran dan biasanya komponen proses aliran tersebut.
b. Dalam proses umumnya didefinisikan dengan kalimat sederhana
atau kata tunggal

19
 c. Nama lingkaran tersebut mendiskripsikan respon yang harus
dilakukan sistem dalam menganalisa keadaan.
2. Komponen aliran data (data flow)
a. Menggambarkan gerakan paket data atau informasi dari satu
bagian ke bagian lain dari sistem
b. Aliran data dipresentasikan dengan menggunakan anak panah
c. Nama fungsi untuk menjelaskan arti dalam aliran tersebut dan
ditulis untuk mengidentifikasikan aliran tersebut
d. Ujung panah menunjukkan arah data bergerak.
e. Aliran data yang digambarkan sebagai anak panah dengan dua
ujung menggambarkan terjadinya dialog.
f. Aliran data dapat menyebar atau menyatu.

3. Komponen penyimpanan (data store)

a. Dipakai untuk memodelkan kumpulan data, misalnya paket data,
tape magnetis, diak dan model DBMS.
b. Penyimpangan dipresentasikan dengan garis paralel atau segi
empat terbuka.
4. Komponen entiti luar
a. Merupakan bagian luar sistem, aliran data yang dihubungkan
dengan entiti luar dan menunjukkan hubungan antara sistem
dengan dunia luar.
b. Entiti luar direpresentasikan dengan empat persegi panjang.
(Kristanto, 2018)
3.4 Alat Perancangan Basis Data yang digunakan
3.4.1 Entity Relation Diagram (ERD)
ERD merupakan salah satu bentuk analisis dan perancangan
yang menjabarkan hubungan antara objek (entitas) dalam sistem
sehingga terlihat jelas relasi apa yang terjadi antara entitas tersebut.
Tujuan utama dari ERD adalah untuk mewakili objek data. (Simamarta,
2006) Simbol yang digunakan dalam ERD dapat dilihat pada tabel 2.3
berikut.

20
 Tabel 3.4 Simbol Entity Relation Diagram
(Sumber : http://www.ilkom.unsri.ac.id)
Simbol Keterangan
No
Entitas
1 Suatu objek yang dapat didefenisikan dalam lingkungan
pemakai.
Atribut
2 Elemen dari entitas yang berfungsi
mendeskripsikan karakter dari entitas.
3 Relationship
Menggambarkan hubungan di antara sejumlah entitas yang
berbeda.
Garis
Sebagi penghubung antara relasi dengan entitas, relasi
dan entitas dengan atribut.
Dalam entity relationship diagram, relasi antara 2 entity set dapat
terjadi dan terbagi menjadi beberapa jenis :
1. One to One Relationship
Hubungan antara setiap entity pada entity set pertama dengan entity set
kedua adalah satu banding satu.
2. One to Many Relationship
Hubungan antara setiap entity pada entity set pertama dengan entity set
kedua adalah satu banding banyak.
3. Many to One Relationship
Hubungan antara setiap entity pada entity set pertama dengan entity set
kedua adalah banyak banding satu.
4. Many to Many Relationship
Hubungan antara setiap entity pada entity set pertama dengan entity set
kedua adalah banyak banding banyak.
3.5 Arsip
Pengertian arsip secara umum menurut Rifauddin, M. (2016) arsip
adalah dokumen yang dibuat, diterima, dan disimpan sebagai bukti dan
informasi oleh sebuah badan, organisasi, atau orang, untuk memenuhi
kewajiban hukum atau dalam transaksi bisnis. Kearsipan adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

21
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan.
Dalam kegiatan sehari-hari di KPU Kota Kupang Khususnya pada
Subbagian Perencanaan Data dan Informasi tidak akan terlepas dari aktivitas
pengarsipan, salah satu komponen penting dalam managemen kearsipan
adalah penataan dan pengelolaan dokumen arsip.

22
 BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan sala satu tahapan pada pengembangan
system. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting.
Karena kesalahan dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan ditahap
selanjutnya . Tahap analisis dilakukan sebelum tahap perancangan sistem dan
sebelum tahap desain sistem yaitu:
4.1.1 Perangkat lunak (Software)
Php sebagai bahasa pemograman dan xampp sebagai
penyimpanan database.
1. Input
Input adalah pemasukan data ke dalam proses pengolahan computer
melalui alat input (input device). Data yang di input adalah
dokumen-dokumen pengarsipan di Sub bagian Prrogram Data dan
Informasi .
2. Output
Dilakukan proses penghasilan output atau keluaran dari hasil
pengolahan data ke alat output device yang berupa informasi dan file
dokumen pengarsipan.
4.1.2 Analisis Kebutuhan Pengguna
Pembuatan sistem ini memiliki beberapa peran pengguna yaitu:
1. Pegawai yang bertugas sebagai Admin
Berperan penting untuk menginput serta mengupdate data - data
yang tersedia dalam system.
2. Kasubak dan Staf Perencanaan Data dan Informasi
Menerima informasi yang ditampilkan dalam file pdf dan juga bisa
mendowload file tersebut.
4.2 Perancangan Sistem
Dalam perancangan system pengarsipan dukumen pada sub bagian
Perencanaan data dan informasi menggunakan model waterfall. Sebagai
pedoman dasar dalam membangun system. Model ini yang sering digunakan

23
karena proses pengerjaan dari system akan dilakukan ecara berurutan atau
secara linear.
2. Analisis adalah tahap menganalisa hal-hal yang diperlukan dalam
pelaksanaan proyek pembuatan tatau pengambangan software. Dalam hal
ini analisis yang dilakukan dengan menganalisa dokumen-dokumen yang
digunakan dalam pengarsipan pada sub bagian Perencanaan Data dan
Informasi
3. Desain adalah tahap penerjemah dari keperluan-keperluan yang dianalisis
dalam bentuk yang lebih mudah dimengerti oleh pemakai . Yaitu dengan
cara menampilkan ke dalam Diagram konteks , Data flow Diagram
(Diagram Aliran Data) , Entity Reationship Diagram (ERD), Struktur table
dan struktur menu.
4. Coding adalah tahap penterjemah data / pemecahan masalah software yang
telah di rancang dalam bahasa pemograman yang telah ditentukan dan
digunakan dalam pembuatan sistem menggunakan software visual basic.
5. Testing adalah tahap pengujian terhadap Perencanaan yang telah di buat.
Pengujian ini di mulai dengan membuat suatu uji kasus untuk setiap fungsi
pada perangkat lunak untuk sistem pengarsipan surat dokuen kemudian
dilanjutkan dengan pengujian terhadap modul - modul dan terakhir pada
tampilan antar muka untuk memastikan tidak ada kesalahan dan semua
berjalan dengan baik dan input yang di berikan hasilnya sesuai dengan
yang diinginkan.
6. Maintannace adalah perangkat lunak yang telah dibuat dapat mengalami
perubahan sesuai permintaan pemakai . Pemeliharaan dapat di lakukan jika
ada perrintaan tambahan fungsi sesuai denagn keinginan pemakai ataupun
adanya pertumbuhan dan perkembangan baik perangakat lunak maupun
perangkat keras.

24
 4.2.1 Diagram Konteks

Login Login
Pencarian Arsip Input Data arsip

Aplikasi Pengarsipan
Dokumen Rendatin

Kasubag & Staf Pegawai

(user) (Admin)

Melihat dan download Arsip Masuk Login

Masuk Login Informasi Arsip

Gambar 4.1 Diagram Konteks

25
 4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
1. Data Flow Diagram (DFD) Level 1

Cari Arsip Pencarian Cari Data Arsip

Kasubag & Staf
Info Arsip Arsip Info Data arsip
(user)

Login
Masuk Login
Login Login
Masuk Login
Input Data Arsip
Info Arsip Mengelola Input Data Arsip
Arsip

Input Pegawai
Info Pegawai Mengelola Input data pegawai
Pengarsip

Pegawai Dokumen
1.1
(Admin) Pengarsipan

Gambar 4.2 DFD Level 1

2. Data Flow Diagram (DFD) Level 2

Input Input
Input Data Arsip
Update Update

Ubah Ubah Data

Pegawai Ubah Data Arsip Arsip
(Admin) Update Update

Hapus Hapus
Hapus Data Arsip
Update Update
Gambar 4.3 DFD Level 2 Mengelola Arsip

26
 4.2.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
kelurahan
id_pengarsip
id_Pengarsip kecamatan
Pdf_file
RT nama id_arsip
nama tgl_arsip
tgl_arsip

id_arsip
Pdf_file

Rek_DPB
nama
id_pengarsip jabatan

Hasil_DP4

Mengelola
Pengarsip Arsip

Surat keluar

RKB_Pemilihan

Pdf_file

Id_pengarsip
id_arsip
Pdf_file
nama tgl_surat
id_surat
tahun tujuan
id_Pengarsip
Nomot_surat Nama_surat
Tgl_arsip

Gambar 4.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

27
4.2.4 Kamus Data
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu APLIKASI. Dengan adanya kamus data, analisis sistem
dapat mdendefinisikan data yang mengalir di dalam sistem dengan lengkap.
Pada tahap perancangan sistem, kamus data dapat digunakan untuk
merancang input, output, dan merancang database Perencanaan. Kamus data
dibuat berdasarkan arus data yang ada seperti pada APLIKASI pengarsipan
ini yaitu data pengarsip, dokumen arsip dan jenis arsip. Pembuatan tabel
dapat dilihat struktur file seperti dibawah ini:
1. Tabel Pengarsip
Primery Key : ID_Pengarsip
No Nama Field Type data Size Ket
1 ID_Pengarsip Integer 20 ID Pengarsip
2 Nama Varchar 50 Nama pengarsip
3 Jabatan Varchar 50 Jabatan
Tabel 4.1 Pengarsip
2. Tabel Rekapan DPB
Primery Key : ID_arsip
No Nama Field Type data Size Ket
1 ID_arsip Integer 20 ID Arsip
2 Nama Varchar 50 Nama Dokumen Arsip
3 ID_Pengarsip Integer 50 ID Pengarsip
7 Tgl_arsip Date _ Tanggal Pengarsipan
8 Pdf_file Varchar _ File Pdf Dokumen Arsip
Tabel 4.2 Rek_DPB

28
3. Tabel Arsip Hasil DP4
Primery Key : ID_arsip
No Nama Field Type data Size Ket
1 ID_arsip Integer 20 ID Arsip
2 Nama Varchar 50 Nama Dokumen Arsip
3 ID_Pengarsip Integer 50 ID Pengarsip
4 Kecamatan Varchar 50 Kecamatan
5 Kelurahan Varchar 50 Kelurahan
6 RT Integer 100 Rukun Tetangga (RT)
7 Tgl_Pengarsip Date _ Tanggal Pengarsipan
8 Pdf_file Varchar _ File Pdf Dokumen Arsip
Tabel 4.3 Hasil DP4
4. Tabel Surat Keluar
Primery Key : ID_Surat
No Nama Field Type data Size Ket
1 ID_surat Integer 20 ID Arsip
2 Nama_surat Varchar 50 Nama Surat
Nomor_surat Varchar 50 Nomor Surat
3 ID_Pengarsip Integer 50 ID Pengarsip
4 Tujuan Varchar 50 Tujuan surat
7 Tgl_surat Date _ Tanggal Pengarsipan
8 Pdf_file Varchar _ File Pdf Dokumen Arsip
Tabel 4.4 Surat Keluar
5. Tabel RKB_pemilihan
Primery Key : ID_Arsip
No Nama Field Type data Size Ket
1 ID_arsip Integer 20 ID Arsip
2 Nama Varchar 50 Nama Dokumen Arsip
3 ID_Pengarsip Integer 50 ID Pengarsip
6 tahun Integer 10 tahun
7 Tgl_arsip Date _ Tanggal Pengarsipan
8 Pdf_file Varchar _ File Pdf Dokumen Arsip
Tabel 4.5 RKB Pemilihan

29
6. Tabel Admin
No Nama Field Type data Size Ket
1 Username Varchar 50 Username Admin
2 Password Varchar 50 Password Admin
Table 4.6 Admin

7. Tabel Pengguna (User)

No Nama Field Type data Size Ket
1 Username Varchar 50 Username User
2 Password Varchar 50 Password User
Tabel 4.7 User
4.2.5 Desain Interface
Rancangan antar muka akan menunjukan bagaimana komunikasi antara
pengguna sistem dengan computer, komunikasi ini terdiri dari proses
memasukan data ke sistem dan menampilkan keluaran atau output ke user
atau pengguna.
Berikut ini adalah model desain interface sistem pengarsipan dokumen
pada Sub bagian Perencanaan Data dan Informasi.
1. Halaman Login User

Selamat Datang Di Rendatin

Silakan Masukan Username & Password

Username
Password

Login

Gambar 4.5 Halaman Login user

Halaman login user berfungsi untuk proses masuk kedalam sistem

yang berisi Username dan Password yang wajib diisi

30
2. Halaman Menu Utama

KPU Kota Kupang

Selamat Datang Di Rendatin

Beranda Profil Dokumen Arsip + Login

Gambar 4.6 Halaman Utama

Halaman Utama ini berfungsi untuk menampilkan topik atau identitas

dari website tersebut. Disini terdapat beberapa menu sebagai berikut :
a. Beranda
Menu beranda ini berisi sedikit informasi tentang tugas dan fungsi
dari rendatin
b. Profil
Menu Profil menampilkan Profil Kasubak dan staf dibagian
Rendatin
c. Dokumen arsip
Menu ini adalah menu paling penting karena merupakan tujuan
utama dari website ini yaitu menampilkan Dokumen Arsip dari
Rendatin
d. Login
Menu ini berfungsi untukLogin masuk ke bagian admin
3. Halaman Dokumen Arsip

KPU Kota Kupang

Selamat Datang Di Rendatin

Beranda Profil Dokumen Arsip - Login
Rekapan DPB
Hasil DP4
Surat Keluar
RKB Pemilihan

Gambar 4.7 Halaman Dokumen Arsip

31
 Halaman dokumen arsip ini sangat penting karena berisi Dokumen
Arsip dan disini juga terdapat beberapa pilihan arsip dokumen, yaitu Rekapan
DPB, Hasil DP4, Surat Keluar, dan RKB Pemilihan.

4. Halaman Rekapan DPB

KPU Kota Kupang

Selamat Datang Di Rendatin

Beranda Profil Dokumen Arsip - Login
Rekapan DPB
Hasil DP4
Surat Keluar
RKB Pemilihan

KPU Kota Kupang

Selamat Datang Di Rendatin

Beranda Profil Dokumen Arsip Login

Rekapan DPB

Cari

ID_Arsip Nama Dokumen Tanggal Arsip Pengarsip Pdf File

1234 xxxx 12/10/2022 andi http://xx

Gambar 4.8 Halaman Rekapan DPB

Halaman rekapan DPB ini karena berisi dokumen arsip rekapan DPB
dan disini juga terdapat Tool untuk pencarian Dokumen.

32
 5. Halaman Login Admin

Selamat Datang Di Rendatin

Silakan Masukan Username & Password untuk
Mengakses dashboard admin

Username
Password

Login

Gambar 4.9 Halaman Login Admin

Halaman login admin berfungsi untuk proses masuk kedalam admin
yang berisi Username dan Password yang wajib diisi

6. Halaman Admin

KPU Hallo Admin

Kota Kupang Yoram Sanggu

Dashboard

Input Data

Lihat Data

Laporan

Logout
Gambar 4.10 Halaman Admin
Halaman Admin berfungsi untuk mengatur dan mengelola aplikasi ini
dan dsini terdapat beberapa menu yaitu:
1. Dashboard
Menu dashboard ini adalah tampilan pertama setelah kita berhasil login ke
admin dan terdapat beberapa informasi tentang data arsip
2. Input Data
Menu input data disini berfungsi untuk admin melakukan penginputan data
arsip seperti rekapan DPB, Hasil DP4, Surat Keluar, RKB Pemilihan,
Admin, dan User.

33
3. Lihat Data
Menu ini berfungsi untuk melihat data arsip yaitu rekapan DPB, Hasil
DP4, Surat Keluar, RKB Pemilihan, Admin, dan User. Disini juga terdapat
tool untuk menghapus dan mengedit data tersebut.
4. Laporan
Menu laporan berfungsi untuk melihat laporan data pengarsipan dan
langsung bisa diprint.
5. Logout
Menu Logout berfungsi untuk keluar dari halaman admin.

34
 BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Dengan adanya PKL mahasiswa dapat mempelajari banyak hal baru
yang tidak didapat pada masa perkuliahan mulai dari kedisiplian, kecepatan
dalam bekerja, berkomunikasi dengan banyak orang dan keterampilan
menggunakan aplikasi komputer. Sehingga pada akhirnya PKL adalah salah
satu Perencanaan yang disiapkan untuk menerbitkan lulusan yang saip
bekerja di duia kerja.
Penulis melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) selama
kurang lebih 2 bulan pada KPU Kota Kupang, yakni sejak tanggal 28 Maret
sampai dengan 31 Mei 2022. Waktu kerja praktikan pada hari Senin s/d
Jum’at dimulai pada pukul 08.00 sampai dengan 16.00
Adapun selama Perencanaan PKL, penulis mempunyai banyak
pengetahuan baru dan wawasan yang tidak biasa didapatkan selama masa
kuliah. Selama masa praktik, penulis juga dapat mengatahui kondisi kerja
secara langsung di KPU Kota Kupang dari sistem yang berjalan hingga
proses mempersiapkan Pemilu Serentak 2024.
5.2 Saran
Setelah melaksanakan Praktek, Kerja Lapangan (PKL), selama kurang
lebih 2 bulan di KPU Kota Kupang penulis mempunyai saran yang
diharapkan dapat membangun dan memperbaiki hubungan kerja sama yang
lebih baik
1. Kedisiplinan dan kegiatan kerja agar lebih di tingkatkan.
2. Hendaknya fasilitas yang belum tersedia untuk mendukung lancar-nya
kegiatan kerja segera dilengkapi
3. Fasilitas yang sudah ada tetap di pelihara.
4. Dengan kerja sama yang baik, pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik
dan benar.
5. Kerja sama terus ditingkatkan agar pekerjaan yang ada cepat terselesaikan
dengan baik.

35
 DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir. (2014). Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. In Edisi Revisi.
Abdul. Jalaluddin Sayuti. 2013. Manajemen Kantor Praktis. Alfabeta: Bandung
Juansyah, A. (2015). Pembangunan Aplikasi Child Tracker Berbasis Assisted -
Global Positioning System (A-GPS) Dengan Platform Android. Jurnal
Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA), 2.
Arlinda. 2005. Kamus Komputer, Jakarta: RESTU AGUNG.
Budi Sutedjo Dharma Oetomo. (2007). pengantar teknologi informasi internet
konsep dan aplikasi. In pengantar teknologi informasi internet konsep dan
aplikasi.
http://www.ilkom.unsri.ac.id. 05 juni 2022, Pkl. 19.45.
Kristanto, A. (2018). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya (Edisi
Revisi). Gava Media.
Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta:
GRAHA ILMU.
Peranginain, kasiman. (2006). aplikasi web dengan php dan mysql. Informatika.
Rifauddin, M. (2016). Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi. ISSN, 4.
Sidik., B. (2017). Pemrograman Web dengan PHP, Informatika. Bandung. Jurnal
EdikInformatika, 3(2).
Suyanto, A. H. (2015). Desain web. Konferensi Nasional Sistem Dan Informatika
(KNS&I).

36
L
A
M
P
I
R
A
N