PENTINGNYA PENYUSUTAN ARSIP DALAM RANGKA

EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI PELAYANAN JASA

KERSIPAN DI PKT KEBUN RAYA-LIPI

DISUSUN OLEH:
KELOMPOK 11
1. ALFATHURRIJAL 1709617044
2. MASAYU RIFDAH 1709617067
3. NANINE IVANA HERMISYA 1709617086

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
2018
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena
dengan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah dengan judul “Pentingnya
Penyusutan Arsip dalam rangka Efektivitas dan Efesiensi Pelayanan jasa Kearsipan
di PKT Kebun Raya-LIPI” ini secara lancar tanpa ada keajadian yang menghambat,
tanpa pertolongan-Mu Makalah ini mungkin tidak dapat diselesaikan tepat waktu.

Tujuan makalah ini adalah untuk menambah pengetahuan serta agar

pembaca lebih mengerti tentang pentingnya Penyusutan Arsip dan dapat di
praktikan di dalam dunia nyata atau didalam organisasi maupun perusahaan

Kami menyadari bahwa makalah ini tidaklah Sempurna, oleh karena itu
kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan
demi terciptanya kesempurnaan makalah ini.

Kami juga mengucapkan terimakasih kepada Dosen Pengampu Manajemen

Kearsipan dan Dokumentasi, Ibu Dra. Rr. Ponco Dewi Karyaningsih, M.M. yang
telah membimbing kami dalam belajar dan juga pembuatan makalah ini.

Akhir kata, semoga Manajemen Kearsipan dan Dokumentasi dengan judul

“Pentingnya Penyusutan Arsip dalam rangka Efektivitas dan Efesiensi Pelayanan
jasa Kearsipan di PKT Kebun Raya-LIPI” ini bermanfaat bagi para pembaca.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu meridhoi segala usaha kami.

i
 DAFTAR ISI

Hal

KATA PENGANTAR ............................................................................................. i

DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................1

A. Latar Belakang ....................................................................................................1

B. Rumsan Masalah .................................................................................................2

C. Tujuan ..................................................................................................................2

D. Manfaat................................................................................................................3

BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................4

A. Landasan Teori ....................................................................................................4

B. Pembahasan Masalah..........................................................................................6

BAB III ANALISIS DAN HASIL .......................................................................17

A. Penelitian Terdahulu .........................................................................................17

B. Pembahasan Makalah ........................................................................................20

C. Pembahasan Implementasi ................................................................................21

BAB IV PENUTUPAN ........................................................................................30

A. Kesimpulan .......................................................................................................30

B. Saran ..................................................................................................................30

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Keberadaan di unit kearsipan sangat diperlukan dalam rangka menunjang

pelaksanaan kegiatan suatu organisasi. Kegiatan akan berjalan dengan baik dan
lancar apabila didukung oleh unit-unit penunjang yang memadai, salah satunya
adalah unit kearsipan yang dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang
memadai serta sumber daya manusia yang ulet, tekun, kreatif,handal,teliti, dan
professional.

Seiring dengan berjalannya waktu dan meningkatnya rutinitas kegiatan

suatu organisasi, maka arsip semakin lama akan bertambah banyak dan
menumpuk. Hal ini memerlukan banyak ruangan untuk menyimpannya, tak
jarang arsip disimpan diatas lemari besi, ditumpuk dimeja, dan diatas filling
cabinet. Kondisi ini dapat menghambat pencarian arsip yang diperlukan sebagai
acuan suatu kegiatan tertentu. Karena arsip tidak dengan mudah ditemukan dan
layanan jasa kearsipan tidak dapat berjalan dengan baik. Untuk mengatasi hal
tersebut perlu dilakukan usaha-usaha pengelolaan arsip, salah satunya adalah
dengan penyusutan arsip. Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan pada jadwal
retensi arsip (JRA) yaitu jadwal yang mengatur mengenai umur/ jangka waktu
penyimpanan arsip. Saat ini lembaga ilmu pengetahuan Indonesia ( LIPI) sudah
mempunyai buku pedoman JRA umum, kepegawaian,keuangan, dan penelitian
yang diacu oleh semua satuan kerja yang ada dilingkungan LIPI.

Program penyusutan arsip sangat diperlukan dalam mengelola arsip agar

menghemat ruangan, alat penyimpanan, waktu pencarian tenaga pengelola, dan
biaya. Pelayanan jasa kearsipan akan dapat dilaksanakan dengan mudah, cepat,
dan tepat, yang pada akhirnya pekerjaan akan lebih efektif dan efisien. Arsip-
arsip yang mempunyai nilai guna permanen, arsip vital, dan arsip penting

1
 lainnya yang dapat disimpan dan dapat dipelihara dengan baik sesuai dengan
peraturan perundangan yang berlaku. Program ini sangat mendukung reformasi,
birokrasi sejak tahun 2012, karena semua kegiatan kelembagaan harus
mempunyai arsip yang sesuai dengan bukti fisik kegiatan dan hasil kinerja yang
lengkap.

Berdasarkan permasalahan yang sudah dijabarkan di atas, maka peneliti

tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “ Pentingnya penyusutan arsip
dalam rangka dalam rangka efektivitas dan efisiensi pelayanan jasa kearsipan
di pkt kebun raya-LIPI”.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka permasalahan dapat dirumuskan

sebagai berikut:

1. Apa yang dimaksud dengan penyusutan arsip ?

2. Kondisi arsip pada umumnya ?
3. Pentingnya program penyusutan arsip dalam kaitanya dengan efektivitas
dan efisiensi pelayanan jasa kearsipan ?
4. Apakah tujuan diadakannya penyusutan arsip ?

C. Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka penulisan makalah ini

mempunyai tujuan sebagai berikut:

1. Memahami apa yang dimaksud penyusutan arsip

2. Memahami kondisi arsip pada umumnya
3. Mengetahui pentingnya program penyusutan arsip dalam kaitannya
dengan efektivitas dan efisiensi pelayanan jasa kearsipan
4. Mengetahui tujuan adanya penyusutan arsip

D. Manfaat Penulisan

2
 Berdasarkan tujuan penulisan di atas, maka manfaat dari penulisan ini
adalah sebagai berikut:

1. Kegunaan Teoritis

Dengan dibuatnya makalah ini, diharapkan dapat memberikan wawasan

pentingnya penyusutan arsip dalam efektivitas dan efisiensi pelayanan jasa
kearsipan

2. Kegunaan Praktis

Penulisan ini dapat dijadikan sebagai pemecahan masalah bagi berbagai

pihakk yaitu:

a. Penulis

Sebagai sarana untuk menambah wawasan dan pengalaman yang lebih

mendalam mengenai pentingnya penyusutan arsip dalam kaitannya dengan
efektivitas dan efisiensi pelayanan jasa kearsipan.

b. Universitas Negeri Jakarta

Dapat menjadi masukan bagi para mahasiswa yang mempelajari ilmu

administrasi, serta memperkaya perbendaharaan di perpustakaan Universitas
Negeri Jakarta dalam penyusutan arsip dengan efektivitas dan efisiensi
pelayanan jasa kearsipan

3
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Landasan Teori
1. Efisiensi
Efisiensi menurut ( Mulyadi, 2007) adalah ketepatan cara, usaha atau kerja
dalam menjelaskan sesuatu dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga,
dan biaya. Efisiensi juga berarti juga rasio antara output dan input atau biaya
dan keuntungan.

Menurut ( Hasibuan, 2005) Efiesiensi adalah perbandingan terbaik antara

input (masukan) dan output (hasil antara keuntngan dengan sumber-sumber
yang dipergunakan), sepert hal nya juga hasil optimal yang dicapai dengan
penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa
yang telah diselesaikan.

Menurut (Mulyamah, 1987) mengartikan bahwa “Efisiensi adalah sebuah

ukuran dalam membandingkan antara rencana penggunaan masukan dengan
penggunaan yang direalisasikan atau perkataan lain penggunaan yang
sebenarnya.”
Dapat disimpulkan bahwa Efisiensi adalah emampuan menjalankan tugas
dengan baik dan tepat (dengan tidak membuang waktu, tenaga, biaya).
2. Efektivitas

Pengertian efektivitas menurut ( Abdurahmat, 2008) adalah

pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasaran dalam jumlah tertentu secara
sada ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah pekerjaan tepat
pada waktunya.

Pengertian efektivitas menurut ( Sondang dalam othenk, 2008) adalah

pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang

4
 secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang
atau jasa kegiatan yang dijalankannya.

Dapat disimpulkan bahwa Efektivitas ialah daya guna, keaktifan, serta

adanya kesesuaian dalam suatu kegiatan antara seseorang yang
melaksanakan tugas dengan tujuan yang ingin dicapai. Efektivitas dapat
dilaksanakan dengan efisiensi. walaupun terlihat sama, sebenarnya
mempunyai arti yang berbeda. Efektivitas lebih menekankan pada hasil
yang diraih sesesorang atau suatu perusahaan sedangkan efisiensi lebih
melihat pada proses untuk mencapai hasil tersebut dengan baik.

3. Penyusutan Arsip

Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, pasal 49

penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, arsip yang
telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, dan penyerahan arsip
statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. LIPI harus
menyerahkan arsip statisnya ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Penyusutan arsip merupakan salah satu kegiatan penting untuk

mengatasi menumpuknya arsip yang semakin hari semakin banyak.
Diantara arsip-arsip tersebut terdapat arsip yang tidak memiliki nilai guna
lagi bagi kepentingan organisasi, telah habis retensinya dan telah
berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA.tidak ada peraturan
perundang-undangan yang melarang dan tidak berkaitan dengan
penyelesaian proses suatu perkara perlu dimusnahkan untuk memberikan
kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang
baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna

5
B. Pembahasan Masalah
1. Pengertian Arsip dan Kearsipan

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu
archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian
arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat
penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih
cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana,
karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah
himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut
warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana
dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan
kembali secara tepat.

Kearsipan (bahasa Inggris Filling) adalah suatu proses kegiatan

pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan,
penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam
penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan
cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria
tertentu.

Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi:

1.1 Penciptaan. penerimaan, pengumpulan arsip

1.2 Pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip
1.3 Penyimpanan dan pemusnahan arsip

Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses

kearsipan dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat

6
 disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, cd, dvd, hard disk dan
sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya. Apalagi telah hadir
cloud computing yang memanfaatkan teknologi internet untuk
penyimpanan file atau dokumen.

2. Tujuan Penyusutan Arsip

2.1 Efisiensi dan Efektivitas Pengelolaan Arsip

Setiap ada kegiatan, akan tercipta arsip baru. Setiap hari arsip selalu
bertambah, jadi dapat dibayangkan tumpukan arsip kian hari kian
menjulang. Saat ini hanya butuh satu tempat arsip, besok menjadi dua,
bisa tiga dan seterusnya.
Apa yang disampaikan diatas dapat memberikan gambaran, bahwa
jika tidak ada penyusutan arsip, maka akan membawa banyak kerugian
kepada perusahaan. Sebaliknya dengan ada penyusutan arsip, efisiensi
dan pengelolaan arsip menjadi lebih baik.

2.2 Menjamin Tersedianya Informasi dan Arsip yang Benar-Benar Bernilai

Guna.
Dengan adanya penyusutan, maka arsip-arsip yang memang benar-
benar mempunyai nilai guna yang akan tersimpan. Sedangkan arsip-arsip
yang tidak berguna dapat disusutkan.

2.3 Menjamin Keselamatan Bahan Pertanggungjawaban Nasional

Dengan adanya penyusutan, maka sistem penyimpanan menjadi
lebih efektif, perawatan dan pemeliharaan juga lebih mudah, termasuk
juga pengawasan arsip, sehingga arsip-arsip dapat lebih terjamin
keamanannya, mencegah terjadinya kerusakan, dan hilangnya arsip,
apalagi jika arsip tersebut sebagai bahan pertanggungjawaban

7
 Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas
administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban,
sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi
primer dan sekunder.

2.3.1 Fungsi primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada
kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat
tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai,
baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun
perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi
administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

2.3.2 Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada
kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi
kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta,
perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan
bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder
meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

2.4 Sifat dan Karakter Arsip

Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip,

antara lain :

2.4.1 Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti

informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat/diterima,
memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan
organisasi penciptanya.
2.4.2 Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan
kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi
keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

8
 2.4.3 Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi
produk. Jika arsip diduplikasi (dibuat tembusan) akan
memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
2.4.4 Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih
sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan

3. Teknik Penyusutan Arsip

Dalam melakukan penyusutan arsip,, petugas arsip memerlukan teknik

sehingga proses penyusutan dapat berjalan dengan lancar. Adapun teknik-
tekniknya sebagai berikut :

3.1. Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip

Menurut Wahyono (2015) Retensi arsip adalah aturan dan prosedur

baku untuk menentukan jenis arsip yang harus disimpan, lokasi
penyimpanan serta lama waktu penyimpanan. Aturan retensi arsip diringkas
dakam sebuah Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang berisi
tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip serta penetapan simpan
permanen dan musnah. Penyusunan jadwal retensi arsip disusun oleh suatu
tim penelitian penyusun jadwal retensi yang terdiri diri para pejabat/petugas
yang memahami dalam bidang tugasnya.

Tahap-tahap kegiatan yang dilakukan untuk menyusun jadwal retensi

adalah sebagai berikut:

a. Survei mengenai arsip-arsip yang ada di unit pengolah untuk

mendapatkan data fisik maupun non fisik.

b. Pengolahan hasil survei untuk menerapkan akhir kegunaan baik arsip

aktif maupun inaktif, serta arsip permanen maupun sementara untuk
kemungkinan pemusnahannya.

9
 Untuk menetapkan atau menentukanretensi arsip, hal-hal yang perlu
dipertimbangkan sebagai berikut :

a. Persyaratan hukum yang berlaku

b. Kegunaan arsip bagi pengolah atau organisasi secara keseluruhan.

c. Tingkat kumulasi arsip, arsip-arsip yang tidak diperlukan boleh

dimusnahkan,.

d. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip, tidak ditentukan atas dasar

satu per satu tapi per berkas.

1) Berkas A sekian tahun/bulan setelah penyelesaian

2) Berkas B sekian tahun/bulan setelah diteliti

3) Berkas C sekian tahun/bulan setelah penyerahan,habis masa

berlakunya.

4) Berkas D sekian tahun/bulan setelah dimuat dalam laporan pada

akhir jangka waktu total (aktif dan inaktif) ditentukan atau
dicantumkan pula tindakan apa yang akan dilakukan.

E. Jadwal retensi arsip yang berbentuk daftar antara lain berisikan

keterangan tentang:

1) Nama Instansi

2) Isi berkas arsip secara ringkas

3) Nilai guna

4) Retensi baik aktif maupun inaktif

5) Keterangan mengenai nilai permanen atau musnah

10
F. Rancangan jadwal retensi arsip sebelum disahkan sebagai pedoman
penyusutan dimintakan persetujuan terlebih dahulu dari arsip pusat.

Berikut contoh jadwal retensi arsip:

Gambar 13. Jadwal Retensi Arsip

Jadwal retensi arsip disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari
pejabat yang memahami benar tentang kearsipan,fungsi,dan kegiatan
organisasinya.

Teknik membuat jadwal retensi arsip sebagai berikut:

1 Inventarisasi , adalah pendataan atau pencatatan fisik arsip

(foto,filom,dan rekaman) maupun non fisik (jangka waktu,
jumlah,volume arsip,dll.)

2 Penyusunan Daftar Jenis/ Series Arsip, yaitu daftar yang berisi

tentang jenis-jenis arsip yang telah disimpan. Berikut contoh
daftar jenis arsip :

11
 No. Jenis Subjek
1 Surat Cuti Berguna
2 Surat Lamaran Kerja Berguna
3 Surat Tagihan Tidak berguna
4 Surat Undangan Tidak berguna
5 Laporan Keuangan Penting
6 Proposal Kegiatan Penting
7 Data Penjualan Penting
8 Akta Tanah Vital
9 Surat Pesanan Penting
10 Rekap Kehadiran Penting

3. Penilaian Arsip

Menurut Barthos (2012) penilaian arsip adalah suatu proses dimana

dilakukan oleh arsiparis untuk melakukan evaluasi seberapa jauh arsip
tersebut dapat memberikan sumbangan kepada kebijakan perusahaan.

Sedangkan menurut Suparjati (2000) penilaian arsip dapat diberi nilai

dari berbagai segi, antara lain:

a. Dilihat dari segi umum dan kepentingannya bagi organisasi, maka

arsip dibagi menjadi arsip dinamis dan statis.
b. Dilihat dari segi kepentingan administrasi perkantoran ada arsip
pasif
c. Dilihat dari segi informasi, arsip mempunyai nilai guna hukum, nilai
guna administrasi, nilai guna dokumentasi, nilai guna fiscal, nilai
guna perorangan, nilai guna penunjang atau nilai penelitian/ilmiah.
Sebelum melakukan penyusutasn arsip diperlukan suatu penilaian
yang jelas terhadap arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan.
Penilaian terhadap arsip ini didasarkan pada nilai guna yang akan
dimiliki oleh setiap jenis arsip. Dari penilaian tersebut dapat diketahui

12
nilai gunanya dan umur penyimpanan arsip dan dijadikan standar atau
patokan untuk melakukan penyusutan.
Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan
berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan file
inaktif, serta apakah jenis arsip tersebut kemudian dimusnahkan atau
dikirim menjadi arsip statis ke ARNAS (Arsip Nasional). Kategori untuk
menentukan nilai suatu jenis arsip tergantung kepada kantor masing-
masing. Dengan demikian nilai suatu jenis arsip akan berbeda-beda
sesuai dengan kepentingan kantor masing-masing. Kriteria penilaiana
yang umum dapat digunakan adalah sisteem penilaian ALFRED, yaitu
singkatan dari:
a. Administrative value (Nilai Administrasi)
b. Legal Value (Nilai Hukum)
c. Financial Value (Nilai Uang)
d. Research Value (Nilai Penelitian)
e. Educational Value (Nilai Pendidikan)
f. Documentary Value (Nilai Dokumentasi)

Nilai ALFRED berkisar antara 0 sampai 100 dihitung berdasarkan

jumlah persentase dari keenam komponennya. Berdasarkan nilai
ALFRED maka golongan suatu jennis arsip dapat ditentukan. Ada 4
golongan arsip yaitu:

a. Arsip vital (persentase nilai 90-100) yaitu penting bagi kehidupan

bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip
ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi
selamanya. Contohnya : Akte pendirian perusahaan
b. Arsip penting (perseentase nilai 50-89). Arsip ini melengkapi bisnis
rutin dan dapat digantikan dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini
disimpan di file aktif selama 5 tahun dan file inaktif 25 tahun.
Contohnya : Arsip bukti keuangan, Arsip surat peranian, Arsip
pertanggungjawaban keuangan.

13
 c. Arsip berguna (persentase 10-49). Arsip jenis ini berguna sementara
dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif selama 2
tahun dan file inaktif selama 10 tahun.
Contohnya: Surat Pesanan, Arsip Neraca, Arsip laporan tanah
d. Arsip tidak berguna ( persentase 0-9). Arsip ini dimusnahkan sesudah
dipakai sementara. Paling lama arsip ini disimpan 3 bulan di file aktif.
Contohnya: Surat undangan rapat, Arsip pengumuman

4. Angka Pemakaian Arsip

Angka pemakaian arsip adalah angka persentase, sebagai

perbandingan antara jumlah permintaan arsip untuk digunakan kembali
dengan jumlah seluruh arsip yang berada dalam tempat penyimpanan.
Adapun rumus untuk menghitung angka pemakaian adalah sebagai berikut:
Suparjati (2000)

Angka Pemakaian = Jumlah Permintaan Arsip x 100%

Jumlah Seluruh Arsip

Untuk mengetahui efektifitas pemakaian arsip yang baik dapat diketahui

dengan cara:

a. Persentase angka pemakaian arsip tinggi (minimum 15%)

b. Arsip yang disimpan masih mempunyai manfaat
c. Arsip tersebut sangat membantu kelancaran organisasi yang
bersangkutan

Arsip dikatakan baik,apabila persentase pemakaian arsip tinggi minimum

15%, masih mempunyai manfaat (bernilai), masih aktif membantu jalannya
organisasi. Bila syarat-syarat tersebut tidak terpenuhi, berarti harus
dilakukan penyusutan arsip.

14
5. Angka kecermatan

Segi lain yang turut menentukan bernilai tidaknya arsip ialah lamanya saat
yang diperlukan untuk dapat menemukan kembali suatu surat yang ada
dalam penilaian arsip. Penilaian yang dipakai adalah dengan menghitung
angka kecermatan merupakan suatu cara untuk mengetahui bernilai atau
tidaknya jumlah warkat-warkat yang ada.

Rumus Angka Kecermatan: Suparjati (2000)

Angka Kecermatan = Jumlah Arsip yang dapat ditemukan x 100%

Jumlah Arsip yang tak ditemukan

Semakin tinggi persentase kecermatan berarti penyelenggaraan arsip yang

dilakukan dalam suatu kantor semakin kurang baik. Sebaliknya, semakin kecil
angka kecermatan semakin baik pula penyelenggaraan kerasipan dalam suatu
kantor. Sebagai acuan angka kecermatan adalah menunjukan 3% atau lebih
maka dapat dikatakan bahwa penyelenggaraan kearsipan kurang baik.
Penyelenggaraan kerasipan yang paling baik adalah angka kecermatan tidak
lebih dari 0,5%. Suatu arsip dapat dikatakan dan dinilai baik, apabila:

a. Persentase pemakaian arsip tinggi (minimmum 15%)

b. Warkat yang disimpan dalam arsip masih memiliki manfaat (bernilai)
c. Masih aktif membantu jalannya perusahaan/organisasi.

Penetapan akhir kegunaan arsip dan penetapan arsip yang bernilai permanen
dan sementara merupakann kegiatan penilaian arsip. Nilai guna arsip
berhubungan dengan dua faktor yang saling berkaitan sebagai berikut:

a. Faktor yang berkaitan dengan kepentingan atau kegunaan bagi instansi

pencipta arsip (yang disebut juga nilai guna primer atau nilai bukti)
yakni kegunaan ditinjau dari segi pelaksanaan tugas instansi baik yang
substansif maupun fasilitatif.
b. Faktor yang berkaitan dengan kepentingan atau kegunaan diluar instansi
pencipta arsip (disebut nilai guna sekunder atau nilai informasi).

15
 Maksudnya adalah bahwa informasinya bernilai atau berguna bagi
kepentingan lain di luar kegiatan instansi penciptanya. Pada umumnnya
terdapat nilai bukti dan nilai informasi, baik yang berkenaan dengan
pertanggung jawaban nasional maupun yang berkenaan dengan
kepentingan lain.

Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam penetapan nilai

guna arsip sebagai berikut:

a. Nilai administratif, yaitu nilai yang berkaitan dengan kegunaan arsip

bagi suatu instansi untuk melakukan kegiatannya sehari-hari serta
nilai yang dimiliki arsip yang bersangkutan sebagai dasar keputusan
eksekutif pada waktu yang akan datang.
b. Nilai hukum, yaitu nilai yang memiliki daya pembuktian hukum
tentang transaksi atau urusan yang memiliki daya tunjang bagi
tindakan hukum atau memiliki keterangan tambahan yang
diperlukan untuk membentuk suatu pengertian lengkap mengenai
suatu dokumen primer.
c. Nilai keuangan (pemeriksaan), yaitu nilai yang mempunyai daya
pembuktian di bidang keuangan, yakni nilai arsip yang
memperlihatkan bagaimana uang diperoleh, diberikan, diawasi, dan
dibelanjakan. Arsip itu diperlukan dalam kasus-kasus atau persoalan
pemeriksaan resmi (setiap organisasi senantiasa berada dalam
pengawasan, penelitian, dan pemeriksaan oleh pihak yang
berwenang, misalnya mengenai perpajakan.
d. Nilai penelitian dan teknologi, yaitu nilai sebagai data ilmiah yang
dapat dipergunakan sebagai bahan-bahan penelitian baik penelitian
dibidang ilmu sosial maupun dibidang ilmu esakta di kemudian hari.
e. Nilai sejarah, yaitu nilai yang mencerminkan jejak dan langkah-
langkah maju mengenai perkembangan organisasi, masyarakat atau
bangsa.

16
 Berdasarkan nonjadwal retensi arsip. Pada teknik ini penyusutan arsip
nonjadwal retensi arsip dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pelaksanaan pembenahan arsip

b. Penilaian arsip
c. Penyusutan daftar arsip
d. Pelaksanaan penyusutan
e. Perencanaan pembenahan arsip
f. Pemindahan arsip

Apabila suatu kantor atau perusahaan mengelola kearsipanyan berdasarkan

asas kombinasi sentralisasi-desentralisasi berarti selama arsip tersebut masih
aktif maka arsip tersebut dikelola dan disimpan pada unit sentral arsip (pusat).
Waktu arsip berdasarkan jadwal retensi arsip.

Pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan dari Unit Kerja

kepada Unit Sentral Arsip. Cara pemindahannya adalah sebagai berikut :

1. Petugas membuat Berita Acara Pemindahan Arsip dan Daftar Jenis Arsip
yang akan diserahkan (Daftar Pertelaan).
2. Berita acara tersebut ditanda tangani oleh pihak yang menyerahkan dan
pihak yang menerima.
Proses pemindahan yang mengakibatkan perubahan pihak pengelola harus
dilengkapi dengan berita acara pemindahan arsip, yaitu surat keterangan tanda
terima penyerahan arsip sebagai bagian prosedur pemindahan arsip. Surat
tersebut harus dilengkapi dengan daftar jenis arsip yang diserahkan. Surat ini
harus ditandatangani oleh kedua belah pihak, yaitu pihak yang menyerahkan dan
pihak yang menerima. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan
1. Arsip aktif yang akan dipindahkan didaftarkan dalam bentuk formulir.
Pendaftaran itu tidak atas dasar lembar, tetapi atas dasar berkas. Formulir
pendaftaran arsip sekurang-kurangnya berisi keterangan mengenai:
a. Nama unit pengolah yang akan memindahkan arsip

17
 b. Judul berkas yang dipindahkan beserta kodenya
c. Tanggal, bulan, tahun berkas
d. Retensi yang tertuang di dalam jadwal retensi arsip
e. Bentuk fsisik berkas
f. Kondisi berkas
2. Arsip yang akan dipindahkan dimintakan persutujuan terlebih dahulu dari
pimpinan unit pengolah.
3. Pemindahan dilaksanakan dengan membuat berita acara pemindahan arsip
dengan melampirkan daftar arsip yang akan dipindahkan.
4. Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dari unit-unit pengolah ke unit
kearsipan 1 setiap 2 tahun sekali.
5. Pemindahan arsip inaktif dari unit kearsipan 1 ke unit kearsipan pusat
a. Arsip yang akan dipindahkan dibuat daftar pertelaan seperti diatas
b. Arsip yang akan dipindahkan terlebih dahulu harus mendapatkan
persetujuan pimpinan organisasi yang bersangkutan
c. Pemindahan dilaksanakan dengan membuat berita acara pemindahan
arsip dengan melampirkan daftar arsip yang akan dipindahkan.
d. Pelaksanaan pemindahan arsip dari unit kearsipan 1 ke unit kearsipan
pusat setiap 5 tahun sekali.
Dibawah ini merupakan alasan mengapa pemindahan arsip dilakukan karena
berikut ini:
1. Tidak ada lagi ruang yang tersedia untuk penyimpanan
2. Menimbulkan biaya lebih karena peralatan penyimpanan dan ruang kantor
tambahan meningkat. Hal ini dapat dikurangi biayanya dengan cara
penyimpanan terdekat sebagai alternatif yang menarik
3. Arsip yang disimpan tidak lagi diminta dan karena itu siap untuk
dipindahkan
4. Beban kerja telah berkurang dan waktu tersedia untuk kegiatan pemindahan
arsip
5. Kasus atau proyek arsip telah mencapai waktu akhir (kontrak telah
kadaluwarsa, kasus hukum diselesaikan dan ditutup).

18
 6. Membentuk kebijakan organisasi yang akan mengharuskan setiap divisi
untuk memindahkan arsip pada waktu yang ditetapkan.
Keuntungan dari adanya pemindahan arsip yaitu:
1. Penghematan penggunaan ruangan kantor
2. Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan
3. Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas bekerja dengan
arsip.

6. Penyerahan Arsip

Apabila sudah sampai pada waktunya, maka arsip-arsip inaktif akan

dimusnahkan, hanya unntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional
saja yang tidak dimusnahkan tetapi diserahkan kepada Arsip Nasional untuk
disimpan dan dilestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.
Arsip ini disebut arsip statis atau dengan kata lain, arsip statis adalah arsip
yang masih mempunyai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban
nasional, tetapi sudah tidak digunakan lagi untuk penyelenggaraan
administrasi sehari-hari.
Penyerahan arsip statis oleh unit kearsipan ke Arsip Nasional, ditetapkan
dalam No.34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip.
Untuk pelaksanaan dan penyusutan arsip maka Kepala Arsip Nasional
menerbitkan surat edaran yang berkenaan dengan penanganan arsip inaktif
dan penentuan nilai guna arsip. Hal tersebut dituangkan dalam Surat Edaran
Kepala Arsip Nasional No.1 tahun 1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif
Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang
penyusutan Arsip, dan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI No.02 tahun
1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip.

Langkah-Langkah Umum Pelaksanaan Penyusutan:

19
1. Tahap pertama dalam pelaksanaan penyusutan arsip adalah menyiangi
yaitu memilih atau mengambil yang tidak berguna agar arsip berkurang
2. Menyiapkan peralatan untuk menampung arsip yang akan disusutkan
3. Membuat catatan atau daftar tentang arsip yang akan disusutkan.
Kegiatan penyusutan arsip dapat dilakukan dengan pemindahan
kategori aktif ke inaktif, pemindahan inaktif ke microfilm, penyerahan
inaktif ke ARNAS (Arsip Nasional) kemudian pemusnahan arsip.

20
 BAB III

ANALISIS DAN HASIL

A. Penelitian Terdahulu

Beberapa penelitian terdahulu yang relevan dengan penulisan ini adalah

sebagai berikut:

1. Menurut Iftah Annisa Fitri dan Marlini, dengan judul “ Penyusutan dan
Nilai Guna Arsip di Unit Kearsipan Dinas Prasarana Jalan, Tata
Ruang dan Permukiman Provinsi Sumatera Barat” yang
mendeskripsikan bagaimana proses arsip dalam penyusutan unit
kearsipan Badan Infrastruktur Jalan, Penataan Ruang dan Perumahan
Provinsi Sumatera Barat, mendeskripsikan bagaimana nilai depresiasi
arsip di unit arsip untuk Sarana Prasarana Jalan, Penataan Ruang dan
Pemukiman Provinsi Sumatera Barat, untuk mengetahui kendala apa
saja yang dihadapi oleh unit arsip Satuan Infrastruktur Jalan Setapak dan
Permukiman di Provinsi Sumatera Barat dan pemecahan masalah susut
arsip. Penelitian dilakukan dengan observasi di unit arsip, observasi
yang tercatat adalah sebagai mana kondisi ruang arsip, kelengkapan
fasilitas dan bahan untuk mengecilkan file, wawancara dengan arsiparis.
Hasilnya adalah, tahapan penyusutan dan penyusutan catatan ke arsip di
unit arsip Badan Infrastruktur Jalan, Penataan Ruang dan Perumahan
Provinsi Sumatera Barat secara keseluruhan berjalan dengan baik
dengan kriteria penyusutan nilai yang cukup bagus pula. Kendala yang
dihadapi adalah kurangnya tenaga kerja terampil, dan seringnya staf
pergi dan meninggalkan pekerjaan pada siang hari, sehingga sulit untuk
melakukan arsip penyusutan dengan kekuatan kecil, juga kurangnya
perhatian dari kantor pusat sehingga peralatan dan perlengkapan yang
diperlukan untuk mengecilkan arsip seringkali kurang puas.
2. Lolytasari, dengan judul “Penyusutan Arsip Perguruan Tinggi dalam
Upaya Penyelamatan Arsip” Penelitian ini membahas tentang

21
pelaksanaan penyusutan arsip, sekaligus menjelaskan Lembaga
Kearsipan Perguruan Tinggi yang salah satu fungsinya adalah
menyelamatkan arsip. Permasalahan dalam penelitian ini adalah
bagaimanakah pelaksanaan penyusutan arsip yang dilakukan oleh
UIN Jakarta yang belum memiliki Jadwal Retensi Arsip dan
bagaimanakah pelaksanaan penyusutan arsip di Universitas Indonesia
yang telah memiliki Jadwal Retensi Arsip. Tujuan penelitian ini adalah
untuk mengidentifikasi pelaksanaan program penyusutan arsip di UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta dan Unit Kearsipan Pusat Administrasi
Universitas Indonesia dalam upaya menyelamatkan arsip, dan menilai
penyusutan arsip yang dilakukan oleh Unit Kearsipan Pusat
Administrasi Universitas Indonesia yang akan dijadikan model di
pengelolaan kearsipan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Metode yang
digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif
berbentuk studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Rekomendasi
penelitian ini adalah UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebaiknya segera
membangun Unit Kearsipan Perguruan Tinggi baik Unit Kearsipan I dan
Unit Kearsipan II, yang berfungsi mengolah, menginformasikan dan
menyelamatkan arsip. Arsip dapat terkelola sebagai bahan bukti
akuntabilitas kinerja perguruan tinggi. Disamping itu mempermudah
dalam temu balik informasi. Dengan adanya Unit Kearsipan I, maka
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebaiknya segera menyusun pedoman
Jadwal Retensi Arsip sebagai pedoman untuk penyusutan arsip bagi
seluruh unit atau lembaga yang ada di lingkungan UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta. Dengan adanya pedoman ini maka arsip akan
dipelihara mulai dari masa penciptaan hingga masa penyusutan. Selain
itu tidak akan terjadi arsip kacau atau arsip yang tidak terkelola di
gudang arsip dan pengelola arsip tidak ragu lagi dalam menyusutkan
arsip, Dalam mengelola arsip, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
sebaiknya segera merekrut arsiparis PNS, sumber daya manusia yang
berkompeten dan professional di bidang kearsipan.

22
 3. Nabila Azzahra, dengan judul “ Penyusutan Dokumen Perusahaan
di PT Kereta Api Indonesia (Persero)” yang menyatakan bahwa
penyusutan dokumen perusahaan yang dilakukan dengan cara
penilaian dengan nilai guna dan berdasarkan jadwal retensi arsip.
Penyusutan dokumen perusahaan di PT. Kereta Api Indonesia
(Persero) belum berjalan dengan baik. Penyusutan dilakukan melalui
pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan dokumen perusahaan.
Proses penyusutan dilakukan setelah proses verifikasi antara daftar
arsip dengan fisik arsip selesai dilaksanakan. Pemindahan dokumen
perusahaan dilaksanakan secara berkala dari central file ke records
center, dengan diterbitkan berita acara yang dilampiri daftar arsip.
Pemusnahan dokumen perusahaan belum dilaksanakan karena SOP
pemusnahan dan jadwal retensi arsip masih dalam proses pembahasan
dan legalisasi. Penyerahan dilaksanakan untuk menyerahkan arsip
yang memiliki nilai guna sekunder ke Arsip Nasional Republik
Indonesia yang disertai berita acara dan daftar arsip.
.
B. Pembahasan Makalah Menurut Kelompok

Menurut kelompok kami Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan

arsip dengan cara pemindahan , penyerahan, dan pemusnahan arsip yang sudah
tidak bernilai guna lagi. Penyusutan arsip sangat penting dilakukan karena
dengan adanya penyusutan arsip lembaga atau suatu perusahaan dapat
menyimpan alat bukti yang sah dengan dilakukan berdasarkan kegunaan arsip
bagi kepentingan secara keseluruhan serta kepentingan lain di luar organisasi,
seperti sumber penelitian,kajian, sumber sejarah atau bahan bukti lainnya.
Dengan adanya penyusutan arsip kita dapat memudahkan pencarian kembali
arsip, memudahkan pengiriman, mengurangi beban penyimpanan dan
menghemat ruangan dengan cara efekti dan efisien sesuai batas waktu yang
sudah ditetapkan, dan mampu mencapai hasil akhir yang diinginkan.

23
 Penempatan arsip hendaknya diperhatikan karena mungkin saja arsip yang
disimpan tidak teratur oleh pemiliknya karena beberapa kemungkinan seperti
pindah ruangan, adanya pergantian jabatan, lupa menyimpan, dan lain
sebagainya. Hal tersebut mengakibatkan adanya beberapa arsip vital yang
selama ini dianggap hilang yang ternyata setelah sekian lama dapat ditemukan
di tumpukan arsip, akibatnya arsip menjadi rusak dan sudah tidak bernilai guna
lagi dan pada akhirnya harus dimusnahkan. Oleh sebab itu arsip harus
diperhatikan penataanya dan harus ditempatkan di ruangan penyimpanan
khusus arsip-arip inaktif yang berhubungan dengan dokumen tersebut, dan
sebelum pengelolaanya di serahkan ke unit kearsipan.

Jika penyusutan arsip dilakukan, berbagai keuntungan yang dapat diperoleh

yaitu dengan penataan arsip yang lebih teratur karena arsip aktif dan inaktif
disimpan terpisah sehingga pelayanan jasa kearsipan lebih mudah, cepat, tepat,
dan akurat. Dengan kata lain, efektifitas dan efisiensi pelayanan jasa kearsipan
dapat tercapai karena penggunaan ruangan, biaya, dan tenaga. Sedangkan bila
tidak menyelenggarakan program penyusutan akan diperoleh kerugian,
lambatnya pencarian kembali arsip karena arsip aktif dan inaktif masih
disimpan menjadi satu, penataan arsip kurang teratur, pelayanan jasa kearsipan
lebih lama sehingga pelaksanaan kegiatan tidak efektif.

C. Perancangan dan Implementasi

Berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan dalam pelayanan jasa

kearsipan di PKT kebun raya-lipi. Mengenai penyusutan arsip dalam rangka
mengingat pentingya efisiensi dan efektivitas pelayanan kearsipan, yang mana
tahap awal dalam penyusutan arsip yaitu menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA)
yang merupakan suatu daftar dari series asrip organisasi yang berisi arahan
mengenai arsip vital, arsip penting, arsip berguna, dan arsip tidak berguna.
Arsip vital yang bersifat permanen pemyimpanan bersifat abadi, tidak dapat
dipindahtangankan ataupun dimusnahkan. Arsip penting yang memiliki
penyimpanan file aktif selama 5 tahun dan file inaktif selama 25 tahun. Arsip
berguna yaitu memiliki penyimpanan file aktif selama 2 tahun dan file inaktif

24
selama 10 tahun. Arsip tidak berguna yang dapat dimusnahkan sesudah dipakai.
Unsur-unsur uraian jenis arsip, jangka simpan arsip, dan nasib
akhir(musnah/permanen) berguna sebagai arahan dalam program penyusutan
arsip ( Kennedy, 1998). Untuk menjawab permasalahan yang tertera pada latar
dan memperoleh data yang akurat yang nantinya akan dijadikan sebuah
informasi akurat, maka peneliti melakukan wawancara kepada informan di
bagian pengelola arsip tentang penyusutan arsip. Sebagaimana dijelaskan dalam
pasal 40 UndangundangNomor 43 tahun 2009 bahwa pengelolaan arsip dinamis
dilaksanakan untuk menjamin keter sediaan arsip dalam penyelenggaraan
kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah

Berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: andal, sistematis, utuh,

menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
Pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan arsip, penggunaan dan
pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Untuk mendukung pengelolaan arsip
dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip membuat tata naskah dinas,
klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan
akses arsip. Unit Kearsipan merupakan unit pendukung pelaksanaan kegiatan
yang bertugas dalam menata, mengamankan, dan memelihara arsiparsip hasil
kegiatan. Namun demikian, tidak semua dokumen yang tercipta dari kegiatan
dapat dijadikan arsip yang bernilai guna permanen atau perlu disimpan
selamanya. Penentuan apakah suatu arsip harus disimpan permanen atau
dimusnahkan dilakukan atas dasar penilaian secara mendalam

Penilaian dilakukan berdasarkan kegunaan arsip bagi kepentingan organisasi

secara keseluruhan serta kepentingan lain di luar kepentingan organisasi.
Kepentingan lain di luar kepentingan organisasi (yang sering kali diistilahkan
dengan nilai guna sekunder) berkaitan dengan kegunaan arsip bagi kepentingan
masyarakat luas, diantaranya adalah kepentingan arsip sebagai sumber
penelitian atau kajian, sumber sejarah, bahan bukti dan sebagainya.

25
26
 BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pada hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan
mengenai pentingnya Penyusutan Arsip dalam rangka Efektivitas dan Efesiensi
pelayanan jasa kearsipan di PKT Kebun Raya – Lipi, pengelolaan arsip yang
dilakukan di Kebun raya Lipi meliputi, penyimpanan, penemuan kembali,
pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Penyimpanan Arsip menggunakan system
nomor. Petugas Arsip memisahkan arsip aktif dan arsip inaktif agar tidak
bercampur menadi satu. Penemuan kembali arsipmenggunakan nomor surat
yang meruuk pada buku agenda dan mencari surat berdasarkan indeks.

Peminjaman Arsip menggunakan buku peminjaman arsip yang

ketentuannya telah ditetapkan oleh instansi. Pemeliharaan Arsip dengan cara
membersihkan ruangan arsip setiap minggu sekali, memeriksa arsip setiap akhir
tahun, memisakhan arsip aktif dan arsip inaktif agar tidak bercampur menadi
satu. Penyusutan Arsip tidak merujuk pada jadwal retensi, angka pemakaian,
dan nilai kegunaan arsip.

Penyusutan Arsip dilakukan dengan pemindahan arsip dan dengan cara

pembakaran. Kendala-kendala yang dihindari di dalam pengelolaan arsip
ditempat penyimpanan arsip kurang memadai untuk menyimpan berkas arsip
da arsip yang sering rusak dikarenakan dimakan oleh rayap.

B. Saran

Berdasarkan permasalahan yang timbul maka penulis dapat memberikan

saran pada efektivitas dan efisiensi pelayanan jasa kearsipan di PKT Kebun
Raya LIPI sebagai berikut :

1. Sebaiknya yang bertugas di bagian arsip adalah yang ahli di bidang

Pendidikan kearsipan, karena tahap proses, tekhnik, serta prosedur
pengurusan arsip tidak boleh dilakukan dengan cara yang asal-asalan,

27
2. Butuh ketelitian dan orang yang telah memahami tentang mengenai
kearsipan.
3. Menambah tenaga ahli yang memiliki latar belakang pendidikan
kearsipan.
4. Menerapkan sanksi tegas dan kedisiplinan terhadap anggota yang
melanggar atauran.
5. Mengikut sertakan staf unit kearsipan yang belum memiliki keahlian
dalam kegiatan seminar atau pelatihan yang berhubungan dengan
kearsipan.

28
 DAFTAR PUSTAKA

Agus Sugiarto. (2015). Manajemen Kearsipan Modern . Salatiga: Gava Media .

Anindita Dewanti. (2013). Pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip statis.
Yogyakarta.
Basir Barthos . (2003). Manjemen Kearsipan . Jakarta: PT. Gramedia Pustaka
Utama.
Ernawati, E. (2015). PENTINGNYA PENYUSUTAN ARSIP DALAM RANGKA
EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI PELAYANAN JASA KEARSIPAN DI PKT
KEBUN RAYA-LIPI. Bogor: warta kebun raya.
Lolytasari. (2013). Peniliaian arsip makro di fakultas ilmu tarbiyah dan keguruan
(fitk) UIN Syarif . Jakarta: Hidayatullah ANRI jurnal kearispan.
Martnono Boedi. (1997). Arsip Korespondensi Penciptaan dan penyimpanan .
Jakarta: Pustaka sinar harapan.
Muhammad Rosyid Budiman . (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik .
Yogyakarta: badan perpustakaan dan arsip daerah DIY.
othenk, A. (2008). manajemen sumber daya manusia . 7.
Rr. Ponco Dewi Karyaningsih. (2018). Manajemen Kearsipan & Dokumentasi .
Yogyakarta: penerbit Samudra Biru.
Teguh wahyono. (2015). Manajemen Kearsipan Modern . Yogyakarta: Gava
Media .
Yossua Hot, S. (2013). Implementasi Jadwal Retensi Arsip di Kementrian
Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. Depok.
Zulkifli Amsyah . (2001). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka
.

29