A.

Latar Belakang dan Permasalahan

Dalam pelaksanaan kegiatan suatu organisasi, perorangan, intansi
pemerintahan ataupun perusahaan, semakin banyak kegiatan yang dilakukan
organisasi tersebut maka semakin banyak pula volume data - data, berkas maupun
arsip yang tercipta. Arsip arsip yang tercipta kemudian dikumpulkan dan
disimpan karena masih memiliki nilai bagi suatu organisasi tersebut, namun ada
juga arsip yang dapat dimusnahkan. Sehingga perlu penyimpanan secara
sistematis sehingga apabila dibutuhkan kembali dapat ditemukan dengan mudah
dan cepat. Menurut Undang-undang 43 tahun 2009 Pasal 1ayat 2 di definisikan
sebagai berikut.
Arsip adalah suatu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima lembaga Negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
Arsip merupakan suatu rekaman dari suatu proses kegiatan dan catatan
suatu informasi tentang suatu rekaman yang dilakukan oleh organisasi,
perorangan ataupun instansi pemerintahan. Arsip juga berfungsi menyediakan
bahan bukti untuk pertanggung jawaban kegiatan organisasi yang besangkutan.
Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan keputusan atau
____________________
1Undang

Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1

dan 2. kebijakan baru oleh pimpinan instansi pemerintahan atau perusahaan yang
memerlukan data kearsipan.
Arsip berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu organisasi,
perorangan ataupun perusahaan yaitu sebagi pusat ingatan oleh karena itu untuk
menjaga daur hidup arsip mulai tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan
pemindahan serta permusnahannya diperlukan sistem yang baik dan proses yang
benar.2 Arsip mencakup semua bentuk atau format dan, kertas, foto, peta,
karakteristik yang dibuat atau diterima untuk suatu organisasi guna kelancaran
transaksi bisnis.
Arsip dibedakan menjadi dua bentuk terdiri dari arsip konvensional dan
arsip media baru. Arsip media konvensional adalah media media yang sudah
terbiasa dipergunakan seperti media kertas atau lebih dikenal sebagai human
readable dan sedangkan arsip media baru (arsip teknologi manju/machine
readable) arsip ini dikenal dengan arsip non kertas.
Arsip bentuk khusus terdiri dari beberapa yaitu arsip audio visual, arsip
kartografi, dan kearsitekturan, arsip publikasi, arsip ephemera, arsip karya seni,
arsip elektronik dan arsip bentuk mikro. Kartografi adalah ilmu yang khusus
mempelajari segala sesuatu tentang peta.
____________________
2Ig,

Wursanto Kearsipan (Yogyakarta: Kanisius 1989) hlm 1.

Mulai dari sejarah, perkembangan, pembuatan, pengetahuan, penyimpanan,

hingga pengawetan serta cara-cara penggunaan peta.
Peta berdasarkan ukuran skala yaitu skala besar, skala sedang dan skala
kecil. Peta berdasrkan sifatnya, yaitu peta stasioner dan peta dinamis. Arsip
kartografi atau peta medianya dapat berupa kertas, namun memiliki karakteristik
informasi yang berbeda dengan arsip tekstual yaitu informasi dalam bentuk bumi
atau alam semesta seperti peta, chart atau bagan, rancangan dan materi materi
terkait.3
Penataan (filing system) adalah kegiatan mengatur dan menata arsip
kartografi sesuai prosedur dalam suatu susunan penempatan arsip dalam sarana
kearsipan yang sistematis misalnya tabung ,, atau lemari arsip sesuai dengan tata
letak yang sudah ditetapkan dan logis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk
dan sifat berkas atau dokumen. Penataan pada dasarnya adalah pengelolaan aspek
fisik, hanya dapat dilakukan setelah arsip kartografi dideskripsikan sesuai dengan
ketentuan secara teknis yang berlaku sehingga bisa mencerminkan kelanjutan dari
pengaturan aspek intelektualnya. Penataan, menyimpan serta merawat arsip
kartografi agar bisa digunakan secara aman dan ekonomis bertujuan supaya arsip
kartografi dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat tepat serta
bertujuan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan sebuah organisasi.4
____________________
3Yahya, Sutandi dan Riandika Mastra. Proses Pemetaan (Badan Pemetaan

Survey Dan Pemetaan Nasional Pusat Pendidikan dan Latihan 1993) hlm 1.
4Boedi,

Martono. Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan

(Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1992) hlm 21.

Kantor

Pertanahan

Kabupaten

Purworejo

merupakan

dinas

yang

mengetahui tentang wilayah yang berada di Kabupaten Purworejo dan juga

melaksanakan tugas secara teknis operasional dibidang pertanahan sesuai
kewenangannya. Tugas utama Kantor Pertanahan memberikan jaminan kepastian
hukum suatu hak atas tanah. Setiap hak atas tanah yang ditetapkan oleh
pemerintah. Kantor Pertanahan Kabupaten Purworejo memberikan legitimasi
kepemilikan tanah yang sejati.

Arsip arsip kartografi yang berada di Kantor

Pertanahan Kabupaten Purworejo sangat penting karena berkaitan dengan data

pertanahan di wilayah Kabupaten Purworejo
Berdasarkan uraian di atas dapat di rumuskan permasalahan sebagai
berikut:
1

Bagaimana proses penataan arsip kartografi yang ada di Kantor

Pertanahan Kabupaten Purworejo?

Sarana dan prasarana apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan proses
penataan kartografi di Kantor Pertanahan Kabupaten Purworejo?

Kendala apa saja yang dihadapi dalam melaksanakan penataan arsip

kartografi di Kantor Pertanahan Kabupaten Purworejo?

B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan

Tujuan dari praktik kerja lapangan ini adalah untuk mengetahui bagaimana
proses penataan arsip kartografi di Kantor Pertanahan Kabupaten Purworejo antara
lain :
1.

Mengetahui kondisi dan penataan arsip di Kantor Pertanahan Kabupaten

Purworejo

2.

Mengetahui langkah langkah yang dilakukan untuk penataan arsip

kartografi di Kantor Pertanahan Kabupaten Purworejo.

3.

Membantu proses penataan arsip kartografi di Kantor Pertanahan

Kabupaten Purworejo.

4.

Mengetahui sarana dan prasarana apa yang dibutuhkan dalam penataan

arsip kartografi di Kantor Pertanahan Kabupaten Purworejo.

5.

Mengetahui kendala kendala apa saja yang dihadapi dalam proses

penataan arsip kartografi di Kantor Pertanahan Kabupaten Purworejo.

C. Metode Pengumpulan Data

Untuk memperoleh informasi sebagai penunjang dalam kegiatan penelitian

maka dilakukan mengumpulkan data data dan informasi mengenai penggelolaan

arsip kartografi dengan melakukan beberapa metode metode pengumpulan data.

Metode pengumpulan data dilakukan bertujuan untuk memperoleh data yang
benar dan sesuai dengan topik yang telah dipilih. Metode pengumpulan data yang
digunakan untuk memperoleh informasi dan data tentang penataan arsip kartografi
yaitu metode studi pustaka, dan observasi partisipasi. Diharapkan dengan
menggunakan metode tersebut data dan informasi yang diperoleh semakin lengkap
dan akurat.

1. Metode Studi Pustaka

Studi pustaka adalah cara untuk memperoleh data dan sumber sesuai dengan
tema yang sudah dipilh agar teori dan praktik sehingga dapat diaplikasikan secara
nyata dan jelas. Studi pustaka suatu kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dari
peneliti. Buku buku yang membahas konsep penataan dan buku buku yang
menerapkan tentang penataan arsip kartografi dapat membantu penulis dalam
pengumpulan data. Selain itu diperlukan pula informasi tentanng penelitian yang
terkait dengan penataan arsip kartografi maka diperlukan metode studi pustaka.

2. Metode Observasi - Partisipasi

Observasi ini adalah metode mengumpulkan data secara langsung melihat
atau melakukan peninjauan secara langsung dilapangan selama 2 bulan serta

bagaimana proses penataan arsip kartografi yang terdapat di Kantor Pertanahan

Kabupaten Purworejo.

Metode observasi di

Kantor Pertanahan Kabupaten

Purworejo bertujuan untuk memperoleh data arsip kartografi dalam proses penataan.
Dengan observasi maka dapat merumuskan penataan arsip kartografi yang ada dan
dapat menyusun berbagai solusi dan cara alternatif untuk menyelesaikan masalah masalah tersebut.

D. Tinjauan Pustaka

Dalam mendukung proses Praktik Kerja Lapangan ini dibutuhkan referensi

dari beberapa buku. Referensi tersebut disesuaikan dengan tema yang akan diambil
pada Praktik Kerja Lapangan.
Buku pertama adalah buku dari Basir Barthos dengan judul

Manajemen

Kearsipan diterbitkan di Jakarta oleh PT Bumi Aksara. Secara garis besar buku ini
membahas mengenai pengertian arsip, peranan kearsipan dan pengelolaan arsip. Buku
ini juga menjelaskan cara penataan arsip seperti proses menata berkas, mengatur
berkas, dan menyusun berkas yang disebut penyimpanan (filing). Dalam penataan
berkas dilakukan memberian kode

berkas (coding), dan penyimpanan berkas

digunakan sebagai pedoman dan penentuan jangka waktu penyimpanan berkas yang
dinilai dari nilai tiap tiap berkas dalam proses administrasi prosedur penyimpanan

(strorage).
Buku kedua adalah buku dengan judul Kearsipan 2 tulisan Ig. Wursanto,
terbitan Kanisius Yogyakarta tahun 1991. Ig. Wursanto memaparkan tentang sistem
penyimpanan atau pemberkasan, sistem penyimpanan atau pemberkasan menurut Ig.
Wursanto adalah suatu sistem, metode atau cara

yang telah di rencanakan dan

dipergunakan dalam pengurusan arsip kartografi. Sehingga arsip arsip kartografi

dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu waktu diperlukan.
Buku ketiga adalah buku dengan judul Penataan Berkas Dalam Menejemen
Kearsipan yang di susun oleh Boedi Martono diterbitkan di Jakarta. Tahun 1992.
Buku ini secara garis besar membahas tentang peletakan dasar penyimpanan arsip dan
penataan arsip kartografi yaitu didasarkan pada sistem angka, sistem abjad, wilayah
dan sistem masalah. Dan buku ini memberitahuka peralatan peralatan yang
digunakan untuk penataan arsip aktif adalah folder guide, rak lemari, dan filling
cabinet.
Buku keempat buku dengan judul Manajemen Kearsipan yang ditulis oleh
Zulkifli Amsyah yang diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama Jakarta pada
tahun 1995. Pada bab IV menjelaskan tentang sistem penyimpanan. Pada buku ini
dijelaskan pengertian penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada
penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan
penemuan warkat yang telah disimpan bisa ditemukan kembali dengan cepat
bilamana warkat tersebut sewaktu waktu diperlukan. Selain mengenai pengertian
penyimpanan pada buku ini juga dijelaskan berbagai macam jenis penyimpanan

diantaranya pada bab V menjelaskan mengenai penyimpanan kronologis. Pada bab

VIII dijelaskan mengenai sistem penyimpanan geografis dan cara penerapannya.

E. Jadwal Penelitian
Penelitian yang di lakukan di Kantor Pertanahan Kabupaten Purworejo akan
dilaksanakan dalam kurun waktu.
Kegiatan

Desemb

Januari

Februari

Maret

April

Mei

er
2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Penyusunan
Proposal
Pelaksanaan
PKL
Penulisan
TA
Konsultasi
dosen
pembimbing

Daftar Pustaka

Basir Barthos. Manajemen Kearsipan, Jakarta : Bumi Aksara.

Boedi, Martono. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan, Jakarta : Pustaka
Sinar Harapan 1992.
Ig. Wursanto.1989. Kearsipan 2. Yogyakarta : Kanisius.
Suhardo. Arsip Bentuk Khusus. Yogyakarta :Diploma III Kearsipan UGM. 2010
Undang Undang 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
Yahya, Sutandi dan Riadika Mastra. Proses Pemetaan. Badan Koordinasi Survey
Dan Pemetaan Nasional Pusat Pendidikan dan Latihan. 1993.