PERKEMBANGAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Matakuliah Administrasi Kepegawaian

Dosen : DR. Mulyadi, SP, M.Si

OLEH :

PRABOWO PURNA NUGROHO (28.0366)

INSTITUT PEMERINTAHAN DALAM NEGERI

KAMPUS SUMATERA BARAT
BUKITTINGGI
TAHUN 2018

i
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi ALLAH SWT yang telah memberikan rahmat serta hidayah-Nya
terutama nikmat kesehatan dan kesempatan sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah mata
kuliah “ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN”. Kemudian shalawat serta salam kita kirim kepada
Nabi Muhammad SAW yang telah membawa kita dari zaman yang gelap ke zaman yang terang
benderang

Makalah ini merupakan salah satu tugas mata kuliah Administrasi Kepegawaian Fakultas
Manajemen Pemerintahan Prodi Keuangan Daerah pada Institut Pemerintahan Dalam Negeri
Kampus Sumatera Barat. Selanjutnya penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya
kepada Bapak DR. Mulyadi, SP, M.Si yang telah memberikan bimbingan serta arahan selama
penulisan makalah ini

Akhirnya kami menyadari bahwa banyakm terdapat kekurangan-kekurangan dalam

penulisan makalah ini, maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif dari
pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Baso, Januari 2019

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

Halaman Judul ...................................................................................................................... i

Kata Pengantar .................................................................................................................... ii
Daftar Isi .............................................................................................................................. iii

BAB I : PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah ..................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ............................................................................................... 4
C. Tujuan Dan Manfaat ........................................................................................... 4

BAB II : LANDASAN TEORI

A. Pengertian Administrasi Kepegawaian ............................................................... 5
B. Aktivitas Administrasi Kepegawaian ................................................................. 8
C. Pandangan Para Ahli Tentang Konsep Kepegawaian ........................................ 9

BAB III : PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Kepegawaian ............................................................. 11
B. Fungsi Umum Administrasi Kepegawaian ....................................................... 12
C. Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian ....................................................... 15
D. Proses Penyelenggaraan Administrasi Kepegawaian ....................................... 15
E. Perkembangan Administrasi Kepegawaian di Kabupaten Muna ..................... 16

BAB IV : PENUTUP
A. Kesimpulan ....................................................................................................... 17
B. Saran ................................................................................................................ 17

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 18

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Dunia hari ini telah memasuki momen yang mengalami percepatan yang sangat
akseleratif dalam segala aspek kehidupan manusia mulai dari sosial, pendidikan, ekonomi,
hukum, teknologi, seni, budaya, hingga industri. Perkembangan tersebut membuat manusia
lebih efektif dan efisien dalam menjalankan segala bentuk aktivitasnya di lingkungan mulai
dari pemenuhan kebutuhan yang bersifat pangan, sandang dan papan hingga kebutuhan
sosial untuk memenuhi hasrat manusia sebagai Zoon Politicon seperti yang dikemukakan
oleh filsuf Yunani yaitu Aristoteles. Khususnya di abad ke-21 ini globalisasi telah
mendorong lahirnya hal-hal baru dalam berbagai bidang. Di bidang pendidikan di buktikan
dengan model pendidikan yang dulu bersifat konserfativ menjadi lebih progresif dari model
pedagogi menuju model andragogi dimana siswa menjadi subjek dan objek pendidikan, di
bidang ekonomi mulai muncul ekonomi kreatif yang bersifat digital, di bidang hukum
ditunjukkan dengan mulai berkembangnya badan-badan hukum dalam rangka menegakkan
supremasi hukum, di bidang teknologi mulai adanya kecerdasan buatan yang membantu
manusia, di bidang seni mulai berkembangnya seni musikalisasi puisi hingga drama kolosal,
dalam budaya mulai berkembangnya budaya-budaya yang bersifat edukatif seperti taman
baca serta ruang bermain edukasi bagi anak-anak, hingga dibidang industrasi yang
memasuki tahap revolusi industri 4.0. Khusus bidang sosial perubahan menjurus kearah
pembangunan relasi yang menjadi lebih kompleks dimana tidak lagi ada batasan hingga bisa
masuk ke relasi yang bersifat transnasional baik yang bersifat individu maupun kelompok.
Perkembangan dunia yang diawali dengan globalisasi tersebut membuat kehidupan menjadi
lebih kompleks dan memiliki wajah baru. Segala aspek serta dimensi tadi merupakan sebuah
sistem yang memiliki hubungan satu sama lain yang saling mempengaruhi antara satu
dengan yang lain. Momentum paling akbar yang lahir dari globalisasi saat ini adalah revolusi
industri yang pada dasarnya mencakup segala aspek-aspek tadi dalam konteks bernegara dan
bermasyarakat. Revolusi Industri 4.0 merupakan anak ke empat dari globalisasi. Revolusi
industri dimulai dari Revolusi Industri 1.0 di abad ke-18 dimana tenaga hewan dan manusia
mulai di gantikan oleh mesin-mesin dalam menjalankan aktivitas, kemudian Revolusi
Industri 2.0 di abad ke-19 dimana mulai memasuki fase industrialisasi yang ditandai dengan
munculnya pembangkit listrik serta mesin pembakaran yang memicu lahirnya mobil hingga
pesawat terbang yang kemudian menjurus kearah lebih besar ketika mulai dibangun pusat-
1
pusat menufaktur dalam menghasilkan kebutuhan manusia untuk menjawab kebutuhan
masyarakat. Namun, melihat naluri manusia yang tidak pernah puas maka lahirlah Revolusi
Industri 3.0 pada abad ke-19 yang dikenal dengan revolusi digital dimana berdasarkan
seorang sosiolog asal Inggris David Harvey yang menyebutnya sebagai pemampatan ruang
dan waktu dimana ruang dan waktu terkomparasi atau dengan kata lain ruang dan waktu
tidak lagi berjarak dengan muncul dan berkembangnya internet. Segala hal yang telah hadir
lewat Revolusi Industri 3.0 tidak memuaskan manusia yang kemudian tetap mencari cara
untuk hidup lebih baik lagi yang akhirnya melahirkan Revolusi Industri 4.0 yang ditandai
kecerdasan buatan, teknologi artifisial yang menentukan gaya hidup manusia.
Perkembangan besar yang terjadi dalam beberapa abad telah melahirkan sebuah peradaban
yang sangat menkjubkan juga menakutkan pada kehidupan manusia modern. Perkembangan
tersebut seperti dua mata pisau selain membawa perubahan yang kian mempermudah
perkembangan tersebut kini mengancam eksistensi manusia itu sendiri mulai dari konflik
global seperti perang dagang, invansi negara besar ke negara kecil hingga yang bersifat
nasional seperti indoktrinasi dan propaganda media yang melahirkan pembelahan ideologi
pada beberapa negara yang secar serius telah memasuki tahap yang mengancam eksistensi
negara tersebut. Segala bentuk keajaiban dari perkembangan dunia hari ini lagi-lagi hanya
merupakan sebuah sistem yang dikendalikan langsung oleh manusia dimana manusia
menentukan seberapat baiknya sistem tersebut menunjang kehidupan manusia yang bila kita
lihat lebih lanjut kualitas manusia secara komperhensif menentukan kemajuan dan
penyelesaian dari tantangan yang hadir lewat globalisasi tersebut.
Pemerintah merupakan sektor yang sangat penting sebagai otak dari sebuah negara
yang menentukan orientasi negara tersebut dalam mengelola segala sektor mulai dari
ekonomi, pendidikan, hukum, teknologi, seni, budaya hingga sosial untuk dapat
dimanfaatkan sebesar-besarnya demi kepentingan rakyat. Pemerintah hari ini harus dapat
mempersiapkan segala kemungkinan untuk memanfaatkan serta mengatasi masalah yang
lahir dari perkembangan akseleratif dunia dewasa ini. Urusan pemerintahan saat ini bukan
saja menjadi urusan yang sifatnya kompleks namun menjadi sangat kompleks dan dinamis
karena kebijkkan pemerintahan akan menyebabkan dampak yang akan bersifat internal dan
eksternal, inilah yang menjadi perhatian besar sekarang dalam rangka mengatasi segala
tantangan ini harus adanya sebuah sistem yang koheren, seimbang dan proporsional baik
secara struktural maupun secara fungsional. Pekerjaan pemerintah di abad ke-21 ini sangat
di uji dengan konstelasi dunia yang begitu dinamis, khususnya Indonesia negara dengan 17
ribu pulau lebih serta luas 60.000 km2 yang jumlah penduduknya sekitar 260 juta jiwa lebih
dimana penduduk dengan usia angkatan kerja sebesar 68% membuat indonesia memiliki

2
tantangan besar dalam 10 sampai 20 tahun kedepan tentang bagaimana 68% penduduk
indonesia ini dapat memiliki kondisi ekonomi yang baik, dapat ditunjang dalam hal
pendidikan dan mendapat akses serta pelayanan kesehatan yang dapat terjamin dimana kita
ketahui bersama ekonomi, pendidikan serta kesehatan merupakan faktor yang sangat penting
dalam bernegara. Hal itu dapat diwujudkan dengan pemerintahan yang dapat menciptakan
iklim keberpihakkan kepada rakyat.
Sistem Pemerintahan yang dapat berpihak kepada rakyat dapat diwujudkan apabila
setiap subsistem dari pemerintahan tersebut dapat saling menunjang satu sama lain dimana
setiap subsistem tersebut dapat menjalankan fungsi dasar sebagai teknis, administrator,
managerial serta eksekutor kebijakkan dengan baik. Khususnya sebagai administrator yang
baik pemerintah harus bisa mengatur segala keperluan agar proporsional bagi masyarakat.
Fungsi administrator akan membuat perencanaan dan pengelolaan negara dapat
dilaksanakan dengan sebaik-baiknya sehingga perumusan kebijakkan dapat terlaksana tepat
sasaran.
Salah satu subsistem atau lembaga yang berperan penting sebagai administrator
dalam bernegara adalah Aparatur Sipil Negara . Aparatur Sipil Negara (disingkat ASN)
adalah profesi bagi Pegawai Negeri Sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja
yang bekerja pada instansi pemerintah ( Tenaga Kontrak ). Pegawai ASN terdiri dari
Pegawai Negeri Sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat
oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan
atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan.
Aparatur Sipil Negara atau secara sederhana disebut pegawai meruapakan sebuah lembaga
yang bergerak diberbagai sektor tersebut dengan tujuan utama menciptakan iklim
administrasi yang sangat efektif olehnya itu pegawai dapat menjadi salah satu kunci dalam
menghadapi tantangan yang lahir dari perkembangan khususnya dalam bidang administrasi.
Sistem administrasi kepegawaian yang telah di rancang sedemikian rupa berdasarkan
Undang-Undang Nomor 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara dapat mendukung
perihal-perihal yang krusial tersebut sehingga dapat menciptakan suatu negara yang benar-
benar berdaulat dari dalam hingga luar.
Berangkat dari itu semua maka untuk mengetahui secara mendalam dan
komperhensif tentang struktur dan fungsi serta perkembangan administrasi kepegawaian
khususnya di Indonesia maka perlu halnya dilakukan sebuah kajian tentang administrasi
kepegawaian yang akan di muat dalam tulisan ini sehingga membantu membaca dalam
menambah wawasan dan membentuk pola pikir.

3
B. RUMUSAN MASALAH
1. Bagaimana Pengertian Administrasi Kepegawaian ?
2. Bagaimana Proses Penyelenggaraan Administrasi Kepegawaian ?
3. Bagaimana Perkembangan Administrasi Kepegawaian Di Daerah ?

C. TUJUAN
Adapun Tujuan dari tulisan ini adalah :
1. Untuk Mengetahui Pengertian Administrasi Kepegawaian ?
2. Untuk Mengetahui Penyelenggaraan Administrasi Kepegawaian ?
3. Untuk Mengetahui Perkembangan Administrasi Kepegawaian Di Daerah ?

D. MANFAAT
Adapun manfaat dari tulisan ini adalah :
1. Agar Dapat Mengetahui Pengertian Administrasi Kepegawaian ?
2. Agar Dapat Mengetahui Penyelenggaraan Administrasi Kepegawaian ?
3. Agar Dapat Mengetahui Perkembangan Administrasi Kepegawaian Di Daerah ?

4
 BAB II
LANDASAN TEORI

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Istilah administrasi kepegawaian atau personnel administration di Amerika Serikat
dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel management dipergunakan
dalam bidang bisnis. Di Indonesia, ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen
kepegawaian (personnel management) baik dalam bidang pemerintahan maupun bidang
bisnis.
1. Felix A. Nigro (1988) mengatakan bahwa personnel administration is the art of selecting
new employees and making use of old ones in such manner that the maximum quality and
quantity of output and service are obtained from the working force (administrasi
kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-
pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari pegawai-pegawai itu diperoleh mutu dan
jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum). Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan
administrasi kepegawaian, menurut Felix A. Nigro, meliputi berikut ini.
a) Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian
termasuk tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas
dan tegas.
b) Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan
mempertimbangkan saingan yang berat dari sektor swasta.
c) Penarikan tenaga kerja yang baik.
d) Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap
dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
e) Perencanaan latihan jabatan dengan maksud menambah keterampilan pegawai,
memotivasi semangat kerja, dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.
f) Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan
hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.
g) Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan
adanya sistem jabatan. Pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-
jabatan yang sesuai dengan kecakapannya sehingga mereka dapat mencapai tingkat
jabatan yang paling tinggi.

5
 h) Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antarmanusia.
i) Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin
pegawai.
2. Glen O. Stahl (1986) merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan yang
berhubungan dengan sumber daya manusia dari organisasi. Fungsi-fungsi atau kegiatan-
kegiatan dalam administrasi kepegawaian, menurut Glen O. Stahl, meliputi:
a) penentuan yurisdiksi;
b) pengusahaan tenaga kerja;
c) pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar-daftar dari calon-calon yang
lulus ujian;
d) pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan daftar calon-calon yang lulus ujian,
pengurusan masa percobaan, pemindahan dan kenaikan pangkat, kehadiran dan cuti,
tingkah laku dan disiplin, serta pemberhentian dan keluhan-keluhan;
e) pengembangan petunjuk dan informasi serta mendorong praktik yang terbaik dalam
pengawasan dan program-program, kesehatan dan keamanan, penilaian prestasi
kerja, lingkungan kerja, serta rekreasi dan latihan jabatan;
f) penyelenggaraan riset kepegawaian;
g) penyelenggaraan latihan jabatan;
h) pelaksanaan sistem pensiun pegawai;
i) pemeliharaan rencana yang membangun hubungan masyarakat;
j) pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian dan perbaikan
kebijaksanaan secara berkala kepada pimpinan atasan.
3. Arifin Abdulrachman (1998) mengatakan bahwa administrasi kepegawaian negara
adalah salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoalan
mengenai pegawai-pegawai negara. Kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian negara
meliputi:
a) analisis jabatan, klasifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan;
b) rekrutmen, ujian-ujian, dan penempatan;
c) training;
d) penggajian;
e) employee counselling;
f) personnel relations;
g) disiplin dan moral;
h) catatan kepegawaian.

6
4. Burhannudin A. Tayibnapis (1994) memberi batasan administrasi kepegawaian sebagai
upaya untuk memperoleh pegawai negeri sipil yang setia dan loyal pada Pancasila,
Undang-Undang Dasar 1945, cakap dan terampil, serta jujur dan berdisiplin dalam
melaksanakan tugas-tugas pokok pemerintahan dan pembangunan. Upaya untuk
memperoleh pegawai tersebut dilakukan melalui perencanaan, pengarahan, dan
pengawasan terhadap pengadaan pegawai, pembinaan, gaji dan kesejahteraan,
pemberhentian, serta kegiatan mengintegrasikan kepentingan pemerintah dan pegawai
selaku perorangan.
5. Paul Pigors dan Charles A. Myers (1974) dalam Personnel Administration memberikan
definisi administrasi kepegawaian sebagai seni memperoleh, memajukan, dan
memelihara kecakapan serta kekuatan kerja sedemikian rupa untuk menyelesaikan
fungsi-fungsi dan tujuan organisasi dengan efisiensi dan ekonomis yang maksimum.
Pada sisi lain, Paul Pigors, Charles A. Myers, dan Thomas G. Spates (1976)
berpendapat bahwa administrasi kepegawaian adalah suatu tata cara atau prosedur tentang
cara-cara mengorganisasi dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa
sehingga mereka mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya. Jadi,
memperoleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya. Di
samping itu, untuk organisasi, mereka menjadi bagian yang menentukan keuntungan yang
bersifat kompetitif dan hasil yang optimum. Kalau kita cermati, rumusan ini lebih
ditekankan pada dua hal:
a) administrasi kepegawaian didasarkan suatu tata cara dari mana diperoleh sudut
pandang dan teknik-teknik mengawasi orang-orang yang sedang bekerja;
b) administrasi kepegawaian yang bagus membantu individu untuk bekerja dengan
sebaik-baiknya dan tidak hanya untuk mendapatkan kepuasan individu yang
maksimum dari pekerjaannya, tetapi juga kepuasan sebagai bagian dari suatu
kelompok pekerjaan.
Dalam rumusan tersebut, terkandung anggapan bahwa jika orang diperlakukan
sebagai individu yang mempunyai tanggung jawab dan juga sebagai anggota kelompok yang
bekerja sama, mereka akan memberikan
kontraprestasi dengan jalan melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya untuk organisasi,
tempat mereka menjadi bagian yang penting. Pegawai-pegawai akan lebih bahagia dan akan
bekerja lebih efektif daripada selalu disodori aturan-aturan (ditekankan pada pekerjaan atau
tidak bebas bekerja).

7
 Menurut Lawrence A. Appley (1988), manajemen dan administrasi kepegawaian tidak
dapat dibedakan satu sama lain. Administrasi kepegawaian mula-mula menjadi bagian dari
manajemen ilmiah, terutama dalam hubungannya dengan employment, ujian, penempatan,
penentuan upah, dan penilaian hasil kerja. Pada sisi lain, manajemen yang baik berarti
memperoleh hasil yang efektif melalui orang-orang. Manajer yang berhasil mendapatkan
orang-orang untuk diajak bekerja sama—bukan karena ia mempunyai kekuasaan dan dapat
memerintahkan mereka untuk melaksanakan pekerjaan yang dikehendakinya—tetapi karena
ia seorang pemimpin yang dicintai oleh bawahannya sehingga orang-orang ini suka bekerja
dengan giat dan baik. Mendapatkan kerja sama yang ikhlas dari bawahan merupakan
persoalan manajemen. Manajemen memberikan instruksi-instruksi yang jelas dan latihan-
latihan yang efektif sehingga orang-orang tersebut mengetahui dan cakap serta terampil
mengerjakan apa yang diharapkan. Manajemen mengawasi hasil-hasil pekerjaan dari
bawahan secara terus-menerus dan memberitahukan bagaimana sebaiknya mereka bekerja.
Manajemen harus terus-menerus berusaha mencapai hasil pekerjaan yang lebih baik dengan
jalan mendorong, mengajak, memberi semangat, dan motivasi. Dari uraian tersebut, dapat
dikatakan bahwa manajemen kepegawaian sesungguhnya sama dengan administrasi
kepegawaian.
Selanjutnya, administrasi kepegawaian dirumuskan sebagai segenap aktivitas yang
bersangkut paut dengan masalah penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja
sama untuk mencapai tujuan tertentu. Aktivitas administrasi kepegawaian terutama berkisar
pada penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa, dan pemberhentian.

B. AKTIVITAS ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

William E. Mosher dan J. Donald Kingsley (1992) mengemukakan bahwa aktivitas
administrasi kepegawaian meliputi:
1. klasifikasi-yurisdiksi;
2. klasifikasi- kewajiban;
3. penarikan tenaga kerja;
4. seleksi dan sertifikasi;
5. percobaan;
6. penilaian kecakapan pegawai;
7. pemindahan;
8. kenaikan pangkat;
9. penempatan kembali dalam jabatan lama;
10. latihan dan pendidikan;

8
 11. kehadiran, absensi;
12. pengeluaran pegawai;
13. disiplin;
14. pengajuan keberatan;
15. kompensasi, imbalan jasa;
16. pemeriksaan daftar pembayaran gaji;
17. pensiun;
18. keluhan dan saran;
19. kesehatan, rekreasi, dan kesejahteraan;
20. lingkungan kerja;
21. kerja sama pegawai;
22. kerja sama pegawai-atasan;
23. peraturan dan ketentuan;
24. penyelidikan atas pelaksanaan undang-undang;
25. riset;
26. hubungan masyarakat.

C. PANDANGAN PARA AHLI TENTANG KONSEP KEPEGAWAIAN

Untuk memantapkan pandangan dan pengertian lebih luas mengenai administrasi
kepegawaian, perhatikanlah beberapa pendapat mengenai administrasi kepegawaian
menurut beberapa ahli atau penulis berikut ini.
1. Wendel French dalam Personnel Management Process mengatakan, personnel
management is the recruitment, selection, development, utilization of and accomodation
to human resources by organization.
2. Julius E. Etington dalam artikel yang berjudul “Pioneers of Management” dimuat dalam
buku Reading in Personnel Management mengatakan, personnel management is a multi
faceted discipline to which distinguished individuals from a number of disciplines have
made contributions.
3. Edwin B. Flippo dalam Personnel Management mengatakan, personnel management is
the planning, organizing, directing, and controlling of the procurement, development,
compensation, integration, maintenance, and separation of human resources to the end
that individual, organizational, and societal objectives are accomplished.
4. M.J. Julius dalam Personnel Management mengatakan, the general outline of personnel
functions is much the same among progressive companies. These functions fall intotwo
major classes: operative and managerial. The technical function of personnel

9
 management includes the activities speciallyconcerned with procuring, developing,
utilizing, and maintaining an efficient working force. The managerial functions certain
to the activities concerned with planning, organizing, directing, and controlling the work
of those performing technical personnel functions.
Jika ditelaah lebih lanjut pendapat para ahli atau penulis tersebut, pada dasarnya
tujuan mereka adalah sama. Walaupun berbeda gaya bahasanya, yang ditekankan adalah
masalah kepegawaian. Jika Anda cermati, dalam pandangan French, administrasi
kepegawaian melakukan aktivitas merekrut pegawai, setelah itu perlu diseleksi dan
dikembangkan untuk keperluan organisasi. Etington berpendapat bahwa untuk menghadapi
individu-individu yang berbeda, perlu multidisiplin atau para ahli menyumbangkan sesuatu
sesuai dengan disiplin mereka. Lebih lanjut, Edwin B Flippo mengatakan bahwa
administrasi kepegawaian adalah merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan
mengendalikan pegawai untuk berbagai tujuan. Jadi, menurut Edwin B. Flippo, administrasi
kepegawaian itu mempunyai dua fungsi, yaitu fungsi manajerial dan fungsi operatif (yang
bersifat teknis). Fungsi manajerial administrasi kepegawaian meliputi perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Fungsi operatif administrasi kepegawaian
meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pensiun.

10
 BAB III
PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Administrasi kepegawaian adalah seluruh aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan
masalah penggunaan pegawai (tenaga kerja) untuk mencapai tujuan. Sedangkan
administrator bertujuan untuk menyusun dan mengendalikan seluruh aktivitas untuk
memelihara, mengembangkan, mendapatkan maupun menggunakan para pegawai sesuai
dengan beban kerja untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang telah di tentukan
sebelumnya.
1. Pengertian Administrasi Kepegawaian Secara Umum
Administrasi kepegawaian adalah seluruh aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan
masalah penggunaan pegawai (tenaga kerja) untuk mencapai tujuan.
Sedangkan, administrator bertujuan untuk menyusun dan mengendalikan seluruh
aktivitas untuk memelihara, mengembangkan, mendapatkan maupun menggunakan
para pegawai sesuai dengan beban kerja untuk mencapai tujuan organisasi atau
perusahaan yang telah di tentukan sebelumnya.
2. Pengertian Kepegawaian Menurut Para Ahli
Pengertian Kepegawaian Menurut Para Ahli, untuk memantapkan pandangan dan
pengertian lebih luas mengenai manajemen kepegawaian, akan diberi beberapa definisi
menurut pendapat para ahli yaitu :
a) Edwin B. Flippo
Dalam bukunya personel management, mengatakan: “personal management is the
planning, organizing directing and controlling of the procurement, development,
competation, integration, maintenance, and separation of human resources to the
and that individual, organizational, and socieatal objectives are accomlished.
(manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengendalian dari pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian,
pemeliharaan dan pemberhentian karyawan, dengan maksud terwujudnya tujuan
perusahaan individu, karyawan dan masyarakat).
b) Dale yoder
Personal management is the provision of leadershif and direction of people in their
working or amployment relationshif. (manajemen personalia adalah penyediaan
kepemimpinan dan pengarahan para karyawan dalam pekerjaan atau hubungan
kerja mereka).
c) Andrew f. Sikula
Personel administration is the implementation of human resources (man power) by
and withim and enterprise

11
 d) Drs. Manullang
Administrasi Kepegawaian adalah sesuatu ilmu yang mempelajari cara bagaimana
memberikan fasilitas untuk mengembangkan kemampuan dan rasa partisipasi
pekerja dalam suatu kesatuan aktifitas demi tercapainya tujuan.
e) Drs F. X. Soedjadi,M.P.A
Administrasi Kepegawaian adalah proses kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap
pimpinan agar tercapainya tujuan organisasi seimbang dengan sifat, hakikat, dan
fungsi organisasi serta sifat dan hakikat para anggotanya.
f) Paul Pigor dan Charles A. Myerse
Administrasi Kepegawaian adalah
seni mencari, mengembangkan, dan mempertahankan, tenaga kerjayang cakap
dengan cara sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi dan efesiensi kerja dapat
tercapai semaksimum mungkin.

B. FUNGSI UMUM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

1. Perencanaan Pegawai
Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai
pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan
persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dari
dan sebagai kontributor pada proses perencanaan strategis karena membantu organisasi
dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan dan membantu menentukan apa
yang benar-benar dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia.
Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai,
menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien,
meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi informasi
tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian dan unit organisasi
lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui kekurangan dibanding kebutuhan
sehingga dapat dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan transfer secara
proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan organisasi. Dalam membuat perencanaan
pegawai perlu diperhatikan faktor internal dan eksternal organisasi. Di samping itu,
perlu pula diperhatikan langkah-langkah yang harus ditempuh sebagaimana
dikemukakan Miller Burack dan Maryann.

2. Pengorganisasian Kepegawaian
Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan
mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan
wewenang seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan.
Pengorganisasian mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke
12
 dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-orang yang bekerja di
dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu akibat dari pengorganisasian adalah
terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur organisasi akan nampak bagaimana
hubungan antara satu unit dengan unit lain. Dengan kata lain, struktur organisasi akan
mempengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan
pengendalian, serta arus perintah dan pertanggungjawaban. Oleh karena itu, dalam
mendesain struktur organisasi bagian kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai
faktor sebagaimana telah diuraikan dalam kegiatan belajar ini.

3. Pengarahan Pegawai
Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara
keseluruhan tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi
organisasi untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang akan memuaskan semua
pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala apa pun, membuat analisis mendalam
tentang apa yang memotivasi setiap pegawai adalah tidak praktis. Namun, ada aturan-
aturan praktis yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk membantu memotivasi pegawai
dan meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai berikut.
a) Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan
pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka;
b) Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan
bahwa setiap hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai;
c) Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang
kinerja adalah objektif;
d) Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak
semua orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan
pangkatnya;
e) Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan
gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk
menyesuaikan orang dan lingkungan
f) Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran
yang dapat dicapai tetapi dapat terus berkembang;
g) Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana
lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua faktor yang
dapat menjadi sumber ketidakpuasan.

4. Pengendalian Pegawai
Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan
penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja
dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan
pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat keberhasilan
dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.

13
 Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil
nyata. Banyak jenis standar yang dapat dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-
kegiatan kepegawaian. Dalam mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan
harus mampu menemukan butir-butir pengendalian strategis yang dapat dipantau
berdasarkan penyimpangan.

5. Pengadaan Pegawai
Salah satu fungsi Kepegawaian adalah pengadaan pegawai. Dalam kegiatan pengadaan
pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi yang lowong, di samping itu perlu pula
dilihat kebutuhan sumber daya manusia, banyaknya kebutuhan dan jenisnya pekerjaan.
Setelah pasti ada formasi yang lowong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk
menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta
kualifikasinya.
Sedangkan perekrutan merupakan proses penarikan sejumlah calon yang memiliki
potensi untuk ditarik menjadi pegawai yang dilakukan melalui berbagai macam
kegiatan. Perekrutan yang efektif secara konseptual memiliki beberapa hambatan yang
dapat bersumber dari kebijakan organisasi maupun dari perencanaan sumber daya
manusia. Dalam ketentuan perundang-undangan Kepegawaian Negara terdapat
ketentuan yang mengatur formasi yaitu Peraturan Pemerintah No. 54 Tahun 2003
tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.
Dalam rangka menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan oleh suatu unit
organisasi, harus ditetapkan oleh seorang pejabat yang berwenang dalam jangka waktu
tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan, dengan tujuan
agar unit organisasi itu mampu melaksanakan tugasnya dengan baik dan tepat pada
waktunya.

6. Sistem Administrasi Kepegawaian

Sistem administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi negara yang
kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola kebijaksanaannya
tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu negara, apakah federal ataukah
kesatuan.
Kebijaksanaan dasar sistem administrasi kepegawaian di negara kita mengacu pada
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang
Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Dalam undang-undang
tersebut dinyatakan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional untuk
mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern, demokratis,
adil, dan bermoral tinggi, diperlukan pegawai negeri yang merupakan unsur aparatur
negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan
secara adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan
kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945.

14
C. FUNGSI TEKNIS ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu fungsi manajerial,
dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau
menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengendalian pegawai. Sedangkan fungsi operatif (teknis), berkaitan dengan kegiatan-
kegiatan yang dilakukan dengan fisik, meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi,
integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.

D. PROSES PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

1. Planing
Planning meliputi pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana untuk mencapai tujuan
tersebut. Planning telah dipertimbangkan sebagai fungsi utama manajemen dan meliputi
segala sesuatu yang manajer kerjakan. Di dalam planning, manajer memperhatikan masa
depan, mengatakan “Ini adalah apa yang ingin kita capai dan bagaimana kita akan
melakukannya”.
Membuat keputusan biasanya menjadi bagian dari perencanaan karena setiap pilihan
dibuat berdasarkan proses penyelesaian setiap rencana. Planningpenting karena banyak
berperan dalam menggerakan fungsi manajemen yang lain. Contohnya, setiap manajer
harus membuat rencana pekerjaan yang efektif di dalam kepegawaian organisasi.

2. Organizing
Organizing adalah proses dalam memastikan kebutuhan manusia dan fisik setiap sumber
daya tersedia untuk menjalankan rencana dan mencapai tujuan yang berhubungan
dengan organisasi. Organizing juga meliputi penugasan setiap aktifitas, membagi
pekerjaan ke dalam setiap tugas yang spesifik, dan menentukan siapa yang memiliki hak
untuk mengerjakan beberapa tugas. Aspek utama lain dari organizing adalah
pengelompokan kegiatan ke departemen atau beberapa subdivisi lainnya. Misalnya
kepegawaian, untuk memastikan bahwa sumber daya manusia diperlukan untuk
mencapai tujuan organisasi. Memekerjakan orang untuk pekerjaan merupakan aktifitas
kepegawaian yang khas. Kepegawaian adalah suatu aktifitas utama yang terkadang
diklasifikasikan sebagai fungsi yang terpisah dari organizing.
Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam organisasi biasanya
diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai
jabatan. Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan
uraian jabatan (Job Description).
Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan
wewenangnya. Biasanya juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian tugas

15
 tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing.
Disinilah salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan
keahliannyamasing-masing.

3. Actuating
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan
pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama.
Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan
program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang
telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuian.
Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan
kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi
yang telah ditetapkan.

4. Controlling
Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka
dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga
audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting
adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan
hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian
sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan zaman.

E. PERKEMBANGAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN DI KABUPATEN MUNA

Perkembangan Administrasi Kepegawaian Mengalami dua tahap yang signifikan
yaitu pada Masa orde Baru dan Pada Masa Reformasi hingga sekarang ini.

1. Orde Baru
Pada masa orde baru sistem kepegawaian yang dijalankan di Kabupaten Muna mengikut
Orientasi Politik dari penguasa dimana jabatan birokrasi diisi oleh orang-orang yang dekat
dengan pemerintah serta dalam proses pengisian jabatan acapkali ada praktik-praktik
kolusi dan nepotisme hingga proses pembangunan dan pemerintahan tidak dapat
dijalankan dengan baik serta kurang adanya keberpihakkan terhadap rakyat
2. Reformasi
setelah jatuhnya orde baru sistem administrasi kepegawaian di kabupaten Muna cenderung
membaik dan lebih demokratis hal ini ditandai dengan terpilihnya seorang Bupati lewat
jalur independen yang membuat proses pengisian jabatan menjadi lebih baik serta lebih
sesuai dengan kebutuhan sehingga pembangunan lebih baik dijalannkan sehingga
kehidupan dan pembangunan di Muna mengalami peningkatan dan kemajuan yang lebih
signifikan.

16
 BAB IV
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Proses penyelenggaraan administrasi kepegawaian merupakan sebuah usaha atau
kegiatan untuk mendayagunakan pegawai dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan
dalam memenuhi kebutuhan masyarakat dimana dalam proses pelaksanaannya dilaksanakan
berdasarkan teknis dari perencanaan pegawai, pengorganisasian pegawai, pengendalian
pegawai, pengarahan pegawai serta pengadaan pegawai sehingga kebutuhan birokrasi dapat
terus terpenuhi. Dalam proses penyelenggaraan dan perkembangannya administrasi
kepegawaian di Kabupaten Muna mengalami perubahan yang signifikan dari masa Orde
Baru hingga masa Reformasi sekarang ini.

B. SARAN
Pemerintah harus segera membenahi kinerja dan struktur serta fungsinya terutama
dalam hal Administrasi Kepegawaian sehingga jalannya pemerintahan akan memberi
dampak yang signifikan dalam proses bermasyarakat.

17
 DAFTAR PUSTAKA

Ali, Farid., 2011. Teori dan Konsep Administrasi, Rajawali Pers, Bandung
Harsono, 2005. Administrasi Kepegawaian, Alqa Prisma Interdelta, Jatinangor
Moekijat, 1991. Administrasi Kepegawaian Negara, Mandar Maju, Bandung
Saksono, S., 1998, Administrasi Kepegawaian, Kanidius, Jogjakarta

18