Sesi 5

Pencatatan Barang Milik

Sekolah/Madrasah

1
 Tujuan Sesi
Setelah mengikuti sesi ini, peserta diharapkan mampu
menjelaskan…
• pentingnya melakukan pencatatan barang milik
daerah yang dikelola oleh sekolah/madrasah
(selanjutnya disebut barang milik sekolah/madrasah
atau BMS);
• pencatatan penerimaan dan penggunaan barang
habis pakai; dan
• pencatatan dan penempatan barang tidak habis
pakai dan memberikan kode barang untuk
inventarisasi barang milik sekolah/madrasah.

2
 Pokok Bahasan
1. Latar Belakang dan Pengertian Pencatatan
Barang Milik Sekolah/Madrasah.
2. Penanggungjawab dan Jenis Barang Milik
Sekolah/Madrasah.
3. Pencatatan Penerimaan, Penyimpanan
dan Penggunaan Barang Milik Sekolah/
Madrasah.
4. Penulisan Kode Barang.
Dasar Hukum Pencatatan Barang Milik
Sekolah/Madrasah?
• PP 6/2006 tentang Pengelolaan Barang Milik
Negara/Daerah dan PP 38/2008 tentang
Perubahan atas PP 6/2006.
• Permendagri 17/2007 tentang Pedoman Teknis
Pengelolaan Barang Milik Daerah (Pasal 3,
Pasal 6 Ayat 5, dan Lampirannya)
• Peraturan Menteri Keuangan 29/PMK.06/2010
tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang
Milik Negara.
Mengapa penting dilakukan Pencatatan Barang
Milik Sekolah/Madrasah?
 Sebagai proses inventarisasi kekayaan daerah di
mana BMS merupakan salah satu unsurnya.
 Menjaga kondisi BMS guna memastikan
pelayanan pendidikan dapat berjalan secara
normal.
 Sebagai bentuk pengamanan barang daerah yang
dikuasakan penggunaannya kepada sekolah.
 Dasar penyusunan Neraca daerah karena BMS
adalah bagian dari barang daerah.
 Apa yang dimaksud dengan Barang Milik
Sekolah/Madrasah
…merupakan barang milik daerah yang dikelola
oleh sekolah, terdiri dari:
• Barang habis pakai – yaitu barang habis dipakai
dalam pelaksanaan belajar mengajar di sekolah
dengan masa pakai kurang dari satu tahun
(contoh: kapur tulis, ATK dll)
• Barang tidak habis pakai – yaitu barang yang
memiliki masa pakai lebih dari satu tahun dan
dapat digunakan berulangkali (contoh: meja,
kursi, komputer, mesin tik, dll)
Sumber Barang Milik Sekolah/Madrasah
• Pembelian yang dilakukan sekolah/madrasah.
• Sumbangan dari:
– Pemerintah pusat (dana APBN)
– Provinsi
– Kabupaten/Kota
– Perusahaan
– Hibah donor
– Masyarakat
– Lainnya.
Siapa yang Bertanggungjawab atas Barang
Milik Sekolah?

 Kepala Sekolah sebagai kuasa pengguna

barang daerah atau yang kemudian
mendelegasikannya kepada kepala tata
usaha atau yang ditunjuk oleh kepala
sekolah sebagai penanggung jawab
pengelola barang milik sekolah.
 Tanggung Jawab Kepala Sekolah sebagai
Kuasa Pengguna dalam Pengelolaan BMS
 Pencatatan administrasi barang inventaris,
pemberian kodefikasi,
 Inventarisasi dengan cara menerbitkan dan
memasang daftar inventaris ruangan,
 Membuat laporan mutasi barang,
 Membuat laporan pengadaan barang inventaris
secara berkala (per triwulan),
 Mengawasi segala jenis perbaikan/pemeliharaan
barang inventaris.
 Alur Pencatatan Penerimaan dan
Penggunaan/Penempatan Barang Sekolah
Penerimaan, penyimpanan dan penempatan/
penggunaan barang milik sekolah merupakan
satu rangkaian kegiatan dalam rangka tertib
administrasi pengelolaan barang milik
sekolah.

Penyimpanan/
Penerimaan Pencatatan Penempatan/
Penggunaan
 Penerimaan Barang
1. Dilakukan oleh kepala tata usaha atau penanggung jawab
barang yang ditunjuk.
2. Dasar penerimaan barang ialah surat perintah kerja/surat
perjanjian kontrak/kontrak pengadaan barang yang
ditandatangani oleh kepala sekolah.
3. Barang yang diterima harus disertai dokumen yang menyatakan
macam/jenis, jumlah, harga, dan spesifikasi barang.
4. Barang diterima jika sesuai isi dokumen pada poin 3 di atas.
5. Jika ada kekurangan maka barang ditolak atau buat tanda
terima sementara yang memuat sebab-sebab penerimaan
sementara barang.
6. Pernyataan penerimaan barang sah apabila berita acara
penerimaan barang telah ditanda tangani oleh kepala tata
usaha.
 Contoh Kartu Penerimaan Barang
Sekolah/Madrasah: No:
Jl…………………………………
………….. Tanggal:

KARTU PENERIMAAN BARANG

Kuantitas/ Dibukukan
No Jenis Harga Sumber Referensi
Unit Di Tanggal

Yang Menerima

(TT dan Nama Jelas)

Penyimpanan dan Pemakaian Barang Habis Pakai

 Menggunakan sistem kartu barang guna pemantauan

persediaan dan penggunaan barang
 Setiap satu jenis barang dibuatkan satu kartu barang
 Kartu barang disimpan dalam kotak atau file khusus, dan
diurutkan secara alfabetis sesuai dengan nama barang.
 Setiap ada perubahan jumlah logistik, baik karena adanya
pemasukan barang maupun pengeluaran barang harus
secepatnya dicatat
 Setiap kartu barang harus dapat menunjukkan persediaan
barang pada saat itu.
 Bukti-bukti pemasukan barang disimpan dalam satu tempat
atau map khusus yang berisi bukti-bukti penerimaan logistik
secara berurutan sesuai tanggal penerimaan.
 Contoh Kartu Barang Habis Pakai
Nama Sekolah:
Alamat:
Nama Barang:
Kuantitas/Unit
No Tgl. Referensi Uraian
Masuk Keluar Sisa
Penyimpanan Barang Tidak Habis Pakai
Pelaksanaan penyimpanan barang tersebut meliputi:
1. Menyimpan, mengatur, dan merawat.
2. Mencatat secara tertib dan teratur penerimaan
barang, pengeluaran barang, dan keadaan persediaan
barang ke dalam buku barang menurut jenisnya:
a. kartu inventaris tanah
b. kartu inventaris mesin dan peralatan
c. Kartu inventaris gedung dan bangunan
d. Kartu Inventaris aset tetap lainnya.
3. Membuat laporan berkala.
Contoh 1 - Kartu Inventaris Tanah
Contoh 2 - Kartu Inventaris Mesin/Peralatan
 Penting Untuk Diperhatikan
Kartu Inventaris Mesin/Peralatan ini digunakan juga
untuk mencatat:
a. Alat-alat angkutan: alat angkutan darat bermotor,
alat angkutan darat tak bermotor, dll.
b. Alat-alat bengkel dan alat ukur: alat bengkel
bermotor, alat bengkel tak bermotor, dll.
c. Alat-alat kantor dan rumah tangga: alat kantor, alat
rumah tangga, dll.
d. Alat-alat laboratorium: unit alat laboratorium, alat
peraga/praktek sekolah, dll.
 Contoh 3 - Kartu Inventaris Gedung
Kartu Inventaris ini digunakan untuk mencatat setiap inventaris bangunan
gedung.
Contoh 4 - Kartu Inventaris Aset Tetap Lainnya
 Penting Untuk Diperhatikan:
Kartu Inventaris Aset Tetap Lainnya digunakan untuk mencatat:
a. Buku dan perpustakaan
Buku seperti Buku Umum, Filsafat, Agama, IPS, Ilmu Bahasa,
Matematika dan IPA, Ilmu Pengetahuan Praktis, Arsitektur,
Kesenian, Olahraga, Geografi, Biografi, Sejarah, dll.
b. Barang bercorak kesenian/kebudayaan
Barang bercorak kesenian/kebudayan seperti: pahatan, lukisan,
alat-alat kesenian, alat olahraga, tanda penghargaan, dll.
c. Hewan/ternak dan tumbuhan
Hewan seperti binatang ternak, binatang unggas, binatang
melata, ikan, dll sejenisnya. Tumbuhan-tumbuhan seperti
pohon jati, pohon mahoni, pohon kenari, pohon asem dan
lain-lain sejenisnya termasuk pohon ayoman/pelindung.
 Pemakaian/Penempatan
 Pemakaian dilakukan melalui kegiatan penempatan
atau pengiriman barang dari gudang/tata usaha ke
unit kerja sekolah (kelas, kantor guru, ruang
kesenian, perpustakaan, laboratorium, bengkel
dll).
 Fungsi penempatan adalah menyelenggarakan
pengurusan pembagian/pelayanan barang secara
tepat, cepat dan teratur sesuai dengan kebutuhan
 Barang-barang yang telah ditempatkan/dikirim
harus dicatat di dalam Kartu Inventaris Ruang.
Kartu Inventaris Ruang ini ditempatkan di setiap ruang dan digunakan
untuk mencatat inventaris yang berada di masing-masing ruangan.
Kapan Kartu Inventaris Diperbaharui?

Semua kartu inventaris harus diperbaharui

(update) secara rutin minimal setiap enam
bulan sekali atau setiap ada barang baru
yang masuk ke sekolah.
 Penulisan Kode Barang Tidak Habis Pakai

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 x x x x

Kode golongan

Kode bidang
Kode kelompok
Kode sub kelompok
Kode Sub sub Kelompok
Nomor register
 Contoh Penulisan Kode Barang
Sekolah membeli 2 unit Pesonal Computer.
Penulisan kode barang untuk PC tersebut adalah:
PC 1: 02.06.03.02.01.003
PC 2: 02.06.03.02.01.004
Kode barang mengandung arti:
02: Kode golongan peralatan dan mesin
06: Kode bidang alat kantor
03: Kode kelompok komputer
01: Kode sub-kelompok personal komputer
01: Kode sub sub-kelompok PC unit
0003 dan 0004: Kode Register

Kode golongan dapat dilihat dalam referensi bahan bacaan.

 Nomor Register
 Nomor urut pencatatan dari setiap barang, pencatatan
terhadap barang yang sejenis, tahun pengadaan sama,
besaran harganya sama seperti meja dan kursi
jumlahnya 150, maka pencatatannya dapat dilakukan
dalam suatu format pencatatan dalam lajur register,
ditulis: 0001 s/d 0150.
 Nomor register juga bisa diambil dari nomor rangka/
nomor produksi yang melekat pada barang yang dibeli.
Misalnya: untuk komputer, bisa dilihat nomor unik yang
tercantum di unit komputer tersebut dan dijadikan
nomor register (cukup diambil 3-4 angka terakhir).
 Nomor register ini dicetak dan ditempel pada barang
tidak habis pakai yang relevan.
Tanya Jawab
dan
Penutup