Anda di halaman 1dari 11

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

Nama Sekolah : SMK Muhammadiyah Watulimo


Mata Pelajaran : Kearsipan
Bidang keahlian : Bisnis dan Manajemen
Komp. Keahlian : Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran
Kelas/Semester : X/Gasal
Tahun Pelajaran : 2017/2018
Alokasi Waktu : 4jpl @ 45 menit

A. Kompetensi Inti
1. Pengetahuan
Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasitentang pengetahuan faktual, konseptual,
operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja Otomatisasi dan Tata Kelola
Perkantoranpada tingkat teknis, spesifik, detil, dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan,
teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari
keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan internasional
2. Keterampilan
Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur kerja yang lazim
dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang kerja Otomatisasi dan Tata Kelola
Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai
dengan standar kompetensi kerja.
Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif, produktif, kritis,
mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari
yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan
langsung.
Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan, gerak mahir, menjadikan
gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta
mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

B. Kompetensi Dasar
3.1 Menerapkan prosedur penggunaan peralatan kearsipan
4.1 Menggunakan peralatan kearsipan

C. Indikator Pencapaian Kompetensi


3.3.1. Menjelaskan pengertian peralatan kearsipan
3.3.2. Menguraikan macam-macam peralatan kearsipan
3.3.3. Mengidentifikasi kriteria pemilihan peralatan kearsipan
3.3.4. Mengemukakan cara penggunaan peralatan kearsipan
4.3.1. Menunjukan peralatan-peralatan kearsipan dengan tepat sesuai dengan fungsi penggunaannya
4.3.2. Memilih peralatan kearsipan sesuai dengan kriteria kebutuhan pekerjaan
4.3.3. Menggunakan peralatan kearsipan dengan tepat sesuai fungsi pekerjaan yang dilakukan

D. Tujuan Pembelajaran
1. Melalui diskusi dan menggali informasi peserta didik dapat mengemukakan pengertian peralatan
kearsipan secara menyeluruh
2. Melalui diskusi dan melihat gambar peserta didik dapat menguraikan macam-macam peralatan dan
perlengkapan kearsipan secara tepat
3. Melalui diskusi dan menggali informasi peserta didik dapat mengidentifikasi kriteria pemilihan peralatan
kearsipan secara tepat
4. Melalui diskusi dan melihat video peserta didik dapat mengemukakan cara penggunaan peralatan
kearsipan secara menyeluruh
5. Melalui diskusi dan menggali informasi peserta didik dapat menunjukkan peralatan kearsipan secara
tepat sesuai dengan fungsi penggunaannya
6. Melalui diskusi dan menggali informasi peserta didik dapat memilih peralatan kearsipan sesuai kriteria
kebutuhan pekerjaan secara tepat
7. Melalui praktek peserta didik dapat menggunakan peralatan kearsipan dengan tepat sesuai fungsi
pekerjaan yang dilakukan secara bertanggungjawab

E. Materi Pembelajaran

Terlampir

F. Model, Metode dan Pendekatan


 Model pembelajaran : Discovery Learning
 Metode pembelajaran : Diskusi kelompok, melihat video, dan tanya jawab
 Pendekatan : Saintifik
G. Kegiatan Pembelajaran

RPP 15
Kegiatan Awal (10 Menit)
 Guru memberikan salam
 Guru menyuruh peserta didik untuk berdoa yang dipimpin oleh Ketua Kelas
 Guru memeriksa kesiapan siswa
a. Mencakup kehadiran
b. Mencakup kerapian
c. Mencakup perlengkapan pembelajaran
 Guru melakukan Apersepsi atau mengajukan pertanyaan-pertanyaan tentang materi sebelumnya yang
sudah di pelajari dan terkait dengan materi yang akan dipelajari
 Guru menyampaikan Kompetensi/Tujuan Pembelajaran yang akan di capai
 Guru melaksanakan Gerakan Literasi Sekolah, Guru menyuruh siswa membaca buku bacaan yang
berhubungan dengan materi yang akan di pelajari.

Kegiatan Inti (75 Menit)


1. Orientasi peserta didik pada masalah
 Guru meminta siswa untuk mengamati gambar peralatan dan
:
perlengkapan kearsipan
:  Peserta didik mengamati gambar peralatan dan perlengkapan kearsipan
Mengamati
:  Guru meminta peserta didik untuk mendiskusikan dan menggolongkan
tentang macam-macam peralatan dan perlengkapan kantor
:  Peserta didik mendiskusikan tugas dari guru
2. Mengorganisasikan peserta didik untuk belajar
:  Guru memberikan pertanyaan tentang hasil diskusi menggolongkan
macam-macam peralatan dan perlengkapan kearsipan peserta didik
 Peserta didik menjawab pertanyaan
Menanya  Guru memberikan tugas diskusi tentang fungsi dari peralatan dan
perlengkapan kearsipan
:  Peserta didik mengerjakan tugas yang diberikan guru secara
berkelompok
3. Membimbing penyelidikan individu dan kelompok
:  Guru membimbing peserta didik untuk mengumpulkan informasi tentang
Mengumpulkan Data fungsi peralatan dan perlengkapan kearsipan
(Mengeksplorasi) :  Peserta didik secara kelompok mengumpulkan informasi tentang fungsi
peralatan dan perlengkapan kearsipan
4. Mengembangkan dan menyajikan hasil karya
:  Guru membantu peserta didik dalam mengumpulkan informasi tentang
Mengasosiasi fungsi peralatan dan perlengkapan kearsipan
(Menalar) :  Peserta didik secara berkelompok mengumpulkan informasi tentang
fungsi peralatan dan perlengkapan kearsipan
5. Menganalisis dan mengevaluasi proses pemecahan masalah
:  Guru meminta peserta didik untuk mempresentasikan hasil diskusi
kelompok
:  Peserta didik menyajikan bahan-bahan presentasi yang telah dibuat
Mengkomunikasikan secara berkelompok
:  Peserta lain memberikan tanggapan terhadap presentasi
:  Guru mengevaluasi hasil presentasi peserta didik

Kegiatan Akhir / Penutup (5 Menit)


 Guru bersama peserta didik membuat rangkuman / simpulan pelajaran yang sudah diajarkan
 Guru bersama peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan yang sudah di laksanakan
 Guru memberikan tugas untuk pertemuan berikutnya

H. Media, Alat/Bahan, dan Sumber Belajar


1. Media : Laptop,LCD
2. Alat/Bahan : Kertas, Spidol, Bolpoint, perlengkapan kearsipan
3. Sumber Belajar : Internet, buku paket kearsipan yang relevan

I. Penilaian Pembelajaran, Remedial dan Pengayaan


a. Teknik Penilaian : Tes tulis dan Pengamatan keterampilan
b. Instrumen Penilaian : Penilaian pengetahuan (Soal) dan Penilaian keterampilan (lembar pengamatan)
c. Pembelajaran Remedial dan Pengayaan :
 Siswa yang belum mencapai ketuntasan belajar tidak dapat melanjutkan ke kompetensi berikutnya dan
wajib mengikuti kegiatan remedial.
 Siswa yang telah mencapai ketuntasan belajar dan memiliki kecepatan belajar di atas rata-rata yang
telah ditetapkan dapat melanjutkan ke kompetensi berikutnya dan diberikan pengayaan atau
pendalaman materi.

INSTRUMEN/BUTIR SOAL PENGETAHUAN

No Soal Kunci Jawaban Skor


1 Sebutkan yang termasuk Filling cabinet, Rotary filling, Lemari arsip, Rak arsip, Map arsip, Ordner, 30
peralatan kerasipan! Giude, Stapler, Perforator, Numerator, Kotak/box, Alat sortir, Label,
Tickler file, Cardex, Rak/laci kartu, Alat penyimpanan khusus

2 Sebutkan yang termasuk Kartu indeks, kartu tunjuk silang, lembar pinjam arsip, map pengganti 20
perlengkapan kerasipan! (out folder), buku arsip

3 Apa fungsi dari peralatan Filling cabinet : lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci dan berguna 50
dan perlengkapan untuk menyimpan arsip yang masih aktif
kearsipan? Rotary filling :semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip
dilakukan secara berputar
Map arsip : lipatan yang terbuat dari kanrton atau plastik untuk
menyimpan arsip
Ordner : map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya
terdapat besi penjepit
Guide : lembaran kertas tebal/karton yang digunakan sebagai
penunjuk/sekat
Perforator : alat untuk melubangi kertas/kartu
Numerator : alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen
Tickler file : semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk
menyimpan arsip berbentuk lembaran kecil
Cardex : alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan
menggunakan laci yang dapat ditarik keluar memanjang
Kartu indeks : kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang
digunakan sebagai alat bantu menemukan arsip
Kartu tunjuk silang :petunjuk yang terdapat pada penyimpanan arsip
berfungsi untuk menunjukkan tempat map dari dokumen yang dicari
pada tempat yang ditujukan
Lembar pinjam arsip : lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat
setiap peminjaman arsip

Total skor 100

Komponen penilaian keterampilan

PENILAIAN KELOMPOK
NO INDIKATOR SKOR
1. Saling ketergantungan positif
2. Interaksi langsung antar siswa
3. Pertanggungjawaban individu
4. Keterampilan berinteraksi antar individudan kelompok
5. Keefektifan proses kelompok
Jumlah skor yang diperoleh
Jumlah skor maksimal 15
Pedoman penskoran setiap indikator:
3 = jika semua deskripsi dalam indikator muncul
2 = jika 2 deskripsi dalam indikator muncul
1 = jika 0-1 deskripsi dalam indikator muncul

SkorYangDiperoleh ...
Nilai diskusi = x100  x100  ...
JumlahSkorMaksimal 15

Rubrik penilaian:
No Indikator Rubrik Penilaian
1. Saling ketergantungan positif a. Saling membantu dan mendukung sesama kelompok
b. Bekerjasama dalam menyelesaikan tugas
c. Bertangung jawab atas hasil kerja kelompok
2. Interaksi langsung antar siswa a. Membagi tugas sesuai kesepakatan
b. Ikut membangun semangat kerjasama dalam kelompok
c. Menyelesaikan dan mengecek hasil kerjasama
3. Pertanggungjawaban individu a. Membaca dan memahami materi secara individual
b. Bertanya bila belum jelas
c. Menciptakan suasana tenang dalam kelompok
4. Keterampilan berinteraksi antar a. Memberi semangat kepada teman
individudan kelompok b. Keterlibatan dalam diskusi kelompok
c. Menghargai pendapat teman dalam kelompok
5. Keefektifan proses kelompok a. Membuat dan mengungkapkan keputusan bersama
b. Terjadi diskusi dan umpan balik ke kelompok lain

PENILAIAN AFEKTIF

Aspek yang dinilai:


 Keaktifan bertanya
 Kerjasama dengan anggota kelompok
 Menerima pendapat orang lain
 Kemampuan mengemukakan pendapat

Aspek yang dinilai Jumlah


No Nama Nilai
1 2 3 4 5 Skor

Keterangan:
Kurang : 00 – 49 (D)
Sedang : 50 – 69 (C)
Baik : 70 – 85 (B)
Amat Baik : 86 – 100 (A)

PENILAIAN PROSES BELAJAR PESERTA DIDIK

Mengajukan Pertanyaan
Penilaian
Skor
No Elemen yang dinilai Peserta
Maksimal Pendidik
Didik
Pertanyaan menggunakan Bahasa
1. 10
Indonesia yang baik dan benar
2. Pertanyaan bersifat rasional 10
3. Pertanyaan sangat selektif 10
4. Pertanyaan merupakan hasil observasi 10
Pertanyaan merupakan penafsiran/prediksi
5. 10
dari observasi
6. Pertanyaan menganalisa hasil observasi 10
7. Pertanyaan mengarah pada hasil observasi 10
Pertanyaan menunjukkan pemahaman
8. dengan kejelian terhadap materi yang 10
dipelajari
Pertanyaan menunjukkan kemampuan
9. 10
berfikir yang sangat tepat
Keabsahan/kebenaran pikirannya dibuat
10. 10
untuk menyeleksi pertanyaan lebih lanjut
Total Skor 100

Nilai =
Skorpesertadidik  skorpendidik  / 2  100 Nilai :
Totalskormaksimal
…………….

Watulimo,
Mengetahui
Kepala Sekolah, Guru Mata Pelajaran,

Drs. KATIB, S.Ag, M.MPd Margetwoe Erly Ferindra


NIP. 19610727 198703 1 011 NIP
LAMPIRAN 1

Nama/Kelompok :
Kelas :
Tanggal :

LEMBAR KERJA SISWA


PERALATAN DAN PERLENGKAPAN ARSIP

Kompetensi Dasar:
3.1 Menerapkan prosedur penggunaan peralatan kearsipan
4.1 Menggunakan peralatan kearsipan

Tujuan:
Melalui diskusi dan melihat gambar peserta didik dapat menguraikan macam-macam peralatan dan perlengkapan kearsipan
beserta fungsinya secara tepat

Langkah-Langkah:
1. Menggolongkan dan menguraikan macam-macam peralatan dan perlengkapan kearsipan.
2. Menjelaskan fungsi atau kegunaan peralatan dan perlengkapan kearsipan.
Analisis
1. Sebutkan macam-macam peralatan kantor!
...................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
2. Sebutkan macam-macam perlengkapan kantor!
...................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................

3. Jelaskan fungsi dari macam-macam peralatan dan perlengkapan kantor?


NAMA PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
NO FUNGSI
KANTOR
LAMPIRAN 2

MODUL
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN

Peralatan adalah barang-barang yang dapat digunakan dalam jangka waktu relatif lama dan mengalami penyusutan.
Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya
merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relative singkat) artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara
terus-menerus dan untuk melengkapi peralatan
Macam-macam peralatan kearsipan antara lain:
1. F/illing Cabinet
yaitu lemari arsip yang terdiri dari laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak di
gunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip
ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelakang. Filling
Cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum
arsip di simpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut di masukan ke dalam folder atau
folder gantung (hanging folder). penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat,
karena di perlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci.
Penyimpanan arsip yang terlalu padat di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip
yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder
sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar . Dalam laci filling cabinet di lengkapi dengan sepasang gawang yang di
pasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk
menyangkut hanging folder. Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling banyak adalah dari
logam, karena lebih kuat.
2. /Rotary filling
/Yaitu semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini
dapat digunakan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak
banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip
disimpan pada alat ini secara lateral.

3. Lemari Arsip
Adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi
yang di lengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan kaca. Penyusunan arsip
dapat di lakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan kedalam ordner atau
dengan cara di tumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip di masukkan ke map.
4. Rak Arsip
Adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang di susun secara lateral (menyamping).
Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak
arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner
atau kotak arsip, yang ada di dalam nya. Rak arsip dapat di buat dari kayu atau besi.
5. Map Arsip
Adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan
arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip
jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup.
Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut.
a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun pentup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi
untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang
sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.
b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang
arsip/surat yang ada didalamnya menggunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga
untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun
penutupnya, maka map ini funginya untukmenyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secra vertikal.
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder
tersebut.
d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung inidipasang pada gawang yang ada di filling
cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
6. Guide
Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah
dalam penyimpanan arsip.

Guide terdiri dari dua bagian, yaitu sebagai berikut :


a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau index (pengelompokan) arsip.
b. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakang nya. Guide ditempatkan di depan folder jika
penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner
atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-
surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang di
simpan, tetapi jika arsip ukuran nya kecil maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat di atur penempatan nya, yaitu sebagai berikut:
a. Guide pertama, yaitu Tab Guide terletak pada posisis atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject)
b. Guide kedua, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject)
c. Guide ketiga, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier ( sub sub
subject ) atau untuk yang lebih kusus lagi.
7. Ordner
Adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalam nya terdapat
besi penjepit. Arsip yang akan di simpan didalam ordner terlebih dahulu di lubangi
dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebak
sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip.
Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip surat.
8. Stapler
Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan
menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, sserta baru berfungsi
apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam yang cukup kuat. Jangan
memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetan dibagian
mulut, uasahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi
yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi :
a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
9. Perforator
Adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. perforator dibedakan antara lain sebagai
berikut:
a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan
nama, plastik, dan lain-lain.
b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan
dalam map snelhecter atau ordner
c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan
dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanis. Perforator mebuat lubang dengan
diameter 5mm. Perforator terbut dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut:
a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan
titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.
c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.
10. Numerator
Adalah alat unuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan
ukurannya, numerator dibedakan sebagi berikut:
a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdir lebih dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur
angka rangkap, dan membuat angka secaraa otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak
digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.
Adapun cara kerja numerator sebagai berikut:
a. Beri tinta pada bantalan huruf.
b. Atur nomor awal.
c. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.
11. Kotak/Box
Adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.Biasanya terbuat dari
karton yang tebal.Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam
folder.Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip(lateral berderet ke samping).

12. Alat Sortir


Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat atau warkat yang diterima, diproses,
dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan
bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dsb. Alat sortir ini terbuat dari berbagai bahan misalnya logam, kayu,
plastik atau karton.
13. Label
Adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map /folder yang biasanya diletakan pada
tab dari sebuah folder/guide.Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan
mempunyai perekat pada bagian belakang,sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin
menempelkan label pada tempat yang di inginkan.

14. Tickler File


Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk
menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar
pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang mempunyai jatuh tempo. Namun demikian,
tickler file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu namaatau kartu perpustakaan. Di
bagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi
sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
15. Cardex (Card Index) Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu index dengan menggunakan laci-laci yang
dapat ditari keluar memanjang.Di dalam Cardex terdapat smacam kantung plastik tempat
menyimpan kartu index .Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

16. Rak/Laci Kartu


Adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak,untuk menyimpan kartu-kartu ukuran
kecil yang disusun secara vertikal.Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat di
sesuaikan dengan kebutuhan.

17. Alat Penyimpanan Khusus

alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flasdisk, CD(Compact
Disk),kaset,dan sebagainya.Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain,karena sangat tergantung dari perkembangan
kemajuan teknologi.Sebelum ada flasdisk ,untuk menyimpan data elektronik digunakan discat.Alat ini dapat terbuat dari
logam dan plastik. Alat-alat tersebut diatas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan,desain maupun
jenisnya,karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang.
Macam-macam Perlengkapan Kearsipan
Bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan biasanya merupakan bahan yang penggunaannya
relatif singkat.
Beberapa perlengkapan kearsipan sebagai berikut:
1. Kartu Index
Adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan ,gunanya sebagai alat
bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

Kartu indeks mencatat informasi tentang:


a. Judul/nama surat.
b. Nomor surat
c. Hal surat
d. Tanggal surat,
e. Kode surat,
f. Kode kartu indeks
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan system penyimpanan subjek,tanggal,wilayah, dan
nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika asrip/dokumen dengan menggunakan system abjad. Hal ini disebabkan kartu
indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/caption/kode dari
surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan.Oleh karena itu,kartu
indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara lafabetis. Misalkan suatu
arsip disimpan dengan menggunakan system masalah/subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan ,terlebih dahulu dibuat
kartu indeks. Untuk mencari ditempat penyimpanan,tetapi jika tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari
surat di tempat penyimanannya,terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci kardex untuk mengetahui lokasi
penyimpanan arsip tersebut.
2. Kartu Tunjuk Silang
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip
selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang.
Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat
penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari
suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu
tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5cm x 7,5cm. Tidak semua
arsip dibuatkan kartu tunjuk disilangnya,tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu
tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja,waktu dan peralatan.
Disamping itu, penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan. Beberapa
criteria dari suatu arsip yang peru dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain sebagai berikut :
a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/captiom/nama.
Contoh : • Abdurrahman Wahid sering dipanggil dengan nama Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama popular,
maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. b. Jika surat/arsip yang disimpan pada filling cabinet mempunyai
lampiran dokumen lain yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet
misalnya berupa peta, gambar, maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Penyimpanan kartu tunjuk
silang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut:
b. Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara alfabetis. Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang
jumlahnya banyak.
c. Disimpan dibagian paling belakang laci filiing cabinet, dibelakang guide PS (Petunjuk Silang). Ini dilakukan jika kartu
tunjuk silangnya sedikit.
3. Lembar Pinjam Arsip
Adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut :
a. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
b. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang
dipinjam.
c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.
d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.
e. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:
a. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut
sedang dipinjam.
b. Lembar ke-2 untuk peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman.
c. Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.
4. Map Penggannti
Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat , tetapi satu map yang berisikan
seluruh surat-surat , maka perlu dibuat satu map penggati (out folder) dan
menempatkannnya ditempat map yang dipinjam.

5. Buku Arsip
Buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.