1

Kuliah ke-4
SISTEM PERKANTORAN

Sistem
Sistem, Informasi
SISTEM
Prosedur, PEMERINTAHAN Manajeme
BERBASIS n (SIM)
dan ELEKTRONIK
(SPBE). dan
Metode Aplikasi di
BPS.

2021Gnp_MAP_4
2 SISTEM PERKANTORAN

J.C. DENYER  Urutan baku operasi dalam suatu

kegiatan perusahaan dan berkenaan dengan
bagaimana operasi itu dilaksanakan (metode)
maupun dimana dan bilamana dilaksanakan.
Biasanya mencakup sejumlah prosedur dan dapat
meliputi sejumlah metode

Manajer perkantoran melakukan perencanaan sistem

perkantoran.

2021Gnp_MAP_4
3 PROSEDUR PERKANTORAN (1)

George Terry Rangkaian langkah

ketatausahaan yang bertalian dan membentuk
suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam
menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran.

Prosedur diperoleh dengan praperencanaan

berbagai langkah yang dianggap perlu untuk
menyelesaikan pekerjaan.

2021Gnp_MAP_4
4 PROSEDUR PERKANTORAN (2)

Misalnya prosedur penerimaan dan

penjawaban surat yang masuk. Mula-mula
diterima petugas arsip, setelah dibuka
dicatat asal, nomor dan tanggal, baru
diteruskan kepada pejabat yang dituju.
Pejabat memberikan perintah/petunjuk
disiapkan jawaban (termasuk tanda
tangan), selanjutnya surat jawaban dikirim.

2021Gnp_MAP_4
5 METODE
Adalah cara melaksanakan kerja dari
suatu tugas yang terdiri lebih dari satu
tindakan ketatausahaan oleh seorang
pegawai.

Metode menjadi sangat rutin yang

dapat menjadi pola pengaturan
otomatis

Serangkaian metode dipadukan

menjadi prosedur, sedangkan prosedur
dipadukan menjadi sistem.
2021Gnp_MAP_4
6 SISTEM YANG BAIK
Kelancaran pekerjaan dan mencegah
kemungkinan kesalahan
Pengurangan keterlambatan, hambatan

Pengawasan menjadi baik

Penghematan biaya dan tenaga

Koordinasi berjalan mulus

Kemudahan melatih petugas

2021Gnp_MAP_4
7 11 AZAS PERKANTORAN YANG BAIK (J.C.
Denyer) Mempunyai arus kerja yang lancar

Menghindari kekembaran kerja dan warkat

Pekerjaan mondar-mandir petugas menjadi

minimum

Menghindari tulis menulis yang tak perlu

Memanfaatkan spesialisasi maksimum

Menggunakan perbekalan minimum

2021Gnp_MAP_4
8 11 AZAS PERKANTORAN YANG BAIK (2)
Mencegah pencatatan tak perlu

Pengecualian terhadap peraturan

diminimumkan

Mencegah pengecekan tak perlu

Manfaatkan mesin-mesin sebaik-

baiknya (tidak berlebihan)

Menggunakan azas kesederhanaan

2021Gnp_MAP_4
9 SISTEM PEMERINTAHAN BERBASIS
ELEKTRONIK
2021Gnp_MAP_4
(SPBE)
10 LATAR BELAKANG
 Untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif,
transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang
berkualitas dan terpercaya;
 Untuk meningkatkan keterpaduan dan efisiensi pengelolaan sistem
pemerintahan secara nasional;
 Diperlukan inovasi penerapan TIK dalam bentuk sistem
pemerintahan untuk mewujudkan arah kebijakan dan strategi
Pemerintah dalam rangka menghasilkan: sistem pengawasan,
sistem administrasi pemerintahan, dan pelayanan publik yang
lebih cepat, lebih baik, dan lebih murah.

2021Gnp_MAP_4
11 DASAR HUKUM
1. INPRES 3 TAHUN 2003 tentang Kebijakan dan
Strategi Nasional e-Government
 Perumusan rencana dan implementasi dikoordinir oleh Menteri
Kominfo
 Integrasi, pelayanan publik yang berkualitas, e-Proc, e-
Learning, dll.
2. Perpres No.95 tahun 2018 tentang SPBE
 Kementerian PANRB sebagai inisiator
 Integrasi, pelayanan publik yang berkualitas, arsitektur, proses
bisnis, dll.
 Pembagian kerja antar K/L
2021Gnp_MAP_4
12 DASAR HUKUM
3. Perpres No.39 tahun 2019 tentang Satu Data Indonesia
 kebijakan tata kelola data pemerintah
 Produsen Data adalah unit pada Instansi Pusat dan Instansi
Daerah yang menghasilkan Data berdasarkan kewenangan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. UU ITE – PP turunannya
 Dokumen digital sah dimata hukum
 Mengatur transaksi dan penyelenggaraan elektronik (Hardware
Software, Tatakelola, sampai SDM)
5. Perka BPS Nomor 94 Tahun 2018 tentang Rencana Tranformasi
Digital2021Gnp_MAP_4
BPS.
13 KERANGKA PERATURAN PRESIDEN

2021Gnp_MAP_4
14

2021Gnp_MAP_4
15

2021Gnp_MAP_4
16 KONDISI SAAT INI : PEMBANGUNAN SPBE

2021Gnp_MAP_4
17 APA ITU SPBE?
 Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)
adalah penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan
teknologi informasi dan komunikasi (TIK) untuk
memberikan layanan kepada Pengguna SPBE.
 Tata kelola SPBE adalah kerangka kerja yang
memastikan terlaksananya pengaturan, pengarahan, dan
pengendalian dalam penerapan SPBE secara terpadu.
 Manajemen SPBE adalah serangkaian proses untuk
mencapai penerapan SPBE yang efektif, efisien, dan
berkesinambungan, serta layanan SPBE yang
berkualitas.
2021Gnp_MAP_4
18 MANAJEMEN SPBE

2021Gnp_MAP_4
19 ARSITEKTUR SPBE

2021Gnp_MAP_4
20 TRANSFORMASI DIGITAL

Transformasi sistem Pemerintahan : perubahan rupa (bentuk, sifat,

fungsi, dan sebagainya) manajemen berbasis manual menjadi
digital/elektronik
DIGITA
• Proses L
Bisnis • Proses berubah?
Lama • Pelaku berubah?
MANUA
L
2021Gnp_MAP_4
21 CONTOH PROSES BISNIS
4

1 2 3

10
9 8 7 6

11 KETERANGAN
Berkas Tidak Lengkap (2)
BANK Penyerahan Tanda Terima Pendaftaran
Berkas Tidak Memenuhi Persyaratan (5).
22 PERCEPATAN PENERAPAN SPBE

2021Gnp_MAP_4
23 INDIKATOR PENILAIAN SPBE

2021Gnp_MAP_4
24 PRESTASI BPS TERKAIT SPBE

Tahun 2021, BPS meraih

predikat “Sangat Baik”
dengan nilai 3,81, berselisih
0,01 dengan Kementerian
Komunikasi dan Informatika
dengan 3,82

2021Gnp_MAP_4
25
HAL YANG PERLU DILAKUKAN
MENUJU
SISTEM DIGITALISASI
1. Mempertimbangkan kebutuhan penerima layanan (publik,
internal)
2. Kesiapan aturan main
3. Kesiapan SDM (pelatihan)
4. Kesiapan infrastruktur internal
5. Kesiapan ekosistem (listrik, jaringan, instansi lain)
6. Menerapkan teknik-teknik manajemen perubahan
2021Gnp_MAP_4
26 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

1. Tentukan informasi apa yang perlu

2. Buat penggolongan infomasi (sd klasifikasi pokok dan pola
klasifikasi)
3. Rumuskan maksud2 khusus atau manfaat informasi tersebut
4. Tentukan pusat/lokasi penting dalam jaringan lalu-lintas
informasi
5. Rencanakan penyusunan pusat data
6. Tentukan informasi mana yang akan diproses otomatis dan
mana yang manual.
2021Gnp_MAP_4
27 PEKERJAAN POKOK PENGOLAHAN DATA
• Reading (Pembacaan)

• Writing/Typing (Peng-input-an data)

• Recording or printing

• Sorting

• Transmitting (Penyebaran data)

• Calculating

• Comparing

•2021Gnp_MAP_4
Storing (Penyimpanan).
28 PENGORGANISASIAN UNIT
PENGOLAHAN DATA
UPD adalah
unit pelayan
dan penunjang

Namun perencanaan,
pengoperasian, dan pengendalian
UPD perlu ketrampilan teknis dan
managerial

Kedudukan UPD sebaiknya dekat

pimpinan dan setingkat dengan unit2
besar dan penting lainnya.
2021Gnp_MAP_4
29 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
Identifikasi masalah

Melakukan studi kelayakan

Hasil studi kelayakan dilaporkan:
diterima/ditolak
Menyelesaikan „sistem pola‟

Penyusunan program pelaksanaan

Pelaksanaan, diikuti penilaian untuk
evaluasi.
2021Gnp_MAP_4
30 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Adalah suatu prosedur sistematik

pengumpulan, pengolahan, penyimpanan,
pemeliharaan, perolehan kembali dan validasi
berbagai data yang dibutuhkan organisasi
tentang kegiatan perkantoran

2021Gnp_MAP_4
31 APLIKASI SPBE

 Aplikasi SPBE adalah satu atau sekumpulan program komputer

dan prosedur yang dirancang untuk melakukan tugas
atau fungsi Layanan SPBE.
 Aplikasi Umum adalah Aplikasi SPBE yang sama, standar, dan
digunakan secara bagi pakai oleh instansi pusat dan/ atau
pemerintah daerah.
 Aplikasi Khusus adalah Aplikasi SPBE yang dibangun,
dikembangkan, digunakan, dan dikelola oleh instansi pusat
atau pemerintah daerah tertentu untuk memenuhi
kebutuhan khusus yang bukan kebutuhan instansi pusat
dan pemerintah daerah lain.
2021Gnp_MAP_4
32 SISTEM INFORMASI TERINTEGRASI

birokrasi modern
birokrasi tradisional K L P

K L P SIST SISTEM SISTEM

EM
INFORM INFORMA INFORMA
ASI SI SI
SISTEM SISTEM SISTEM
INFORMA INFORMA INFORMA SISTEM INFORMASI
SI SI SI
TERINTEGRASI

2021Gnp_MAP_4
 KOMPONEN DASAR
33

Pemeliha-
raan Data: KELUARAN
MASUKAN Pemeliharaan data (OUTPUT) :
(INPUT) : terutama Keluaran data
Masukan data berkepentingan berkaitan dengan
mencakup sistem
dengan proses
Data
base dan data entry
kualitas data penarikan data
yang disimpan (retrieval)
dalam sistem

2021Gnp_MAP_4
34

MASUKAN DATA Kamus

Data

Kuesioner Entry
Error
List
2021Gnp_MAP_4
35

PEMUTAKHIRAN DATA Kamus

Pemuta-
khiran Data

Kuesioner Entry
Error
List
Perbaikan
2021Gnp_MAP_4
36

KELUARAN DATA

Laporan

Data
“Clean” Tayangan

2021Gnp_MAP_4
 KOMPONEN DASAR
37
FUNGSI
FUNGSI FUNGSI PEMELIHARAAN: KELUARAN:
MASUKAN:
Mengelola kualitas data Memproduksi keluaran
Merancangkan informasi
yang disimpan sesuai dengan kebutuhan
yang akan dimasukkan
Menambah data organisasi
(membuat kuesioner)
baru (pegawai baru) Laporan standar maupun
Memeriksa kuesioner
Memutakhirkan khusus
(editing)
data (revisi atas Dalam bentuk tayangan
Menyusun masterfile
pangkat, golongan, maupun dalam bentuk
(agar isian terkontrol)
pendidikan dsb) cetakan
Mengentry data ke
Menghilangkan Data individu maupun
komputer media
data yang tak olahan
Melakukan validasi
diperlukan “sorting” menurut
dan perbaikan
(meninggal, berbagai kriteria
berhenti, pensiun dsb)
2021Gnp_MAP_4

9. Evaluasi:
Kerja sistem diukur
dengan Permasalahan dan usulan
sasaran yang telah pemecahanhan, analisis
ditetapkan, biaya,
berbagai karakteristik
Dampak positif
operasional lainnya
dievaluasi dan dilaporkan
kembali kepada
manajemen,
Modifikasi masih
dapat dilakukan
8. Instalasi
& Konversi: PERENCANAAN SISTEM PERKANTORAN.
Pelaksanaan pekerjaan
di tempat calon
pemakai diuji,
Dilaksanakan dengan data
sesungguhnya dan calon
pelaksana kerja sesungguhnya,
Penyesuaian dilakukan,
Sistem berjalan seperti
yang diharapkan
2.Analisis
Kebutuhan:
1. Usulan: Sasaran dan spesifikasi
pemakai, menemukan
masalah dan
biaya,
pengembangan strategi,
alternatif dan
ditonjolkan
pengemangannya,
menetapkan
masukan dan keluaran,
trade off diputus
manajer
7. Pengem-bangan
Sistem:
Program komputer dibuat,
Fungsi manusia dijabarkan
dalam bentuk deskripsi
dan spesifikasi pekerjaan,
Semua bagian sistem
diuji dengan data
yang diberikan calon
pemakai, Berbagai program
latihan dikembangkan
dan dilakukan “dummy test”
maupun data
sesungguhnya
4.Spesifikasi
Sistem II:
3.Spesifikasi
Semua ukuran
Sistem I:
pengawasan, kerahasiaan
Merumuskan sistem,
dan keamanan ditetapkan,
fungsi dasar dijelaskan
serinci mungkin untuk Para pemakai menguraikan
menentukan urutan kegiatan berbagai kebutuhan
Pemrosesan, produk dan keinginan mereka, Sasar
akhir dibicarakan, diterjemahkan
Semua manual dalam bentuk
Disyaratkan, keluaran laporan dan
Tingkat akurasi analisis
jangka waktu
ditetapkan
Desain
Sistem I: 5.
6. Desain
Sistem dirinci
Sistem II: keseluruhan
Hubungan secara spesifik agar
semua fungsi
Antara, fungsi-fungsi dapat diperiksa dan
manusia dan mesin semua program dapar
Disebutkan, Perancang sistem
dijelaskan, Dokumentasi
menentukan bagaimana
pemakai dan program- sistem dapat mencapai
program latihan yang Sasaran, Program komputer
sesuai diidentifikasikan dibuat dengan
dan bahan-bahan latihan memperhatikan
perangkat keras/ perangkat
disusun sebagaimana
lunak yang
mestinya ada
39 APLIKASI DI BPS

2021Gnp_MAP_4
40 BEBERAPA SIM BPS
 Simpeg – kepegawaian
 Simdir – Daftar Inventaris
Ruangan
 Simbar – Barang yang habis
dipakai
 Simken – kendaraan
 Simstis
 Simtan – tanah
 Simruneg – rumah negara
 Simkeu – keuangan
 Simwas – Pengawasan
 Simpub – Publikasi
 Simpudik

2021Gnp_MAP_4