Session 3 Arti & Pentingnya

Manajemen Perkantoran (MP)

Lingkup & Bidang Pekerjaan Arti & Pentingnya MP Pekerjaan Perkantoran

Manajer Kantor
Adalah seorang pejabat yang berkedudukan
penuh melakukan manajemen organisasi,
setara manajer produksi, manajer keuangan Klik untuk
melihat
Tanggung jawabnya penjelasan
efektif &
memastikan jalannya
efisien video
kantor

Tugas Pokok Manajer Kantor

Menggerakkan sekelompok petugas: mendorong, memimpin,
menjuruskan, dan menertibkan para pelaksana agar melakukan
kegiatan menuju ke arah tercapainya tujuan organisasi yang telah
ditentukan

Mengerahkan segenap sarana: menyiapkan pengadaan, mengatur

pemakaian, menetapkan langkah, dan menyempurnakan daya guna
aneka benda, biaya, alat, bangunan, metode, dan sumber-sumber
lainnya yg diperlukan untuk menyelesiakan pekerjaaan dalam
organisasi
 1 Perencanaan
TUGAS Pola perbuatan menggambarkan di
muka hal-hal yang harus dikerjakan
MANAJEMEN dan caranya mengerjakan. Untuk
mempercepat output
2 Pembuatan Keputusan
Pola perbuatan melakukan pemilihan
diantara berbagai kemungkinan
untuk menyelesaikan soal-soal yang
terjadi
3 Pembimbingan
Pola perbuatan mendorong semangat
bekerja, mengarahkan para pelaksana
dan memberi petunjuk
4 Pengkoordinasian
Pola perbuatan menghubung-
hubungkan dan menyelaraskan para
pelaksana berikut tugasnya satu
sama lain
.
5 Pengontrolan
Pola perbuatan memeriksa dan
mencocokkan agar pekerjaan-
pekerjaan terlaksana sesuai dengan
rencana dan hasil yg ditentukan
.
6 Penyempurnaan
Pola perbuatan memperbaiki tata
rangka dan tata kerja dalam
organisasi yang bersangkutan
 Tugas
Manajer kantor
Dalam hubungan dengan Menterjemahkan,
manajemen puncak (top mendetilkan, mitigasi dan
management) melaporkan.

Dalam hubungannya Menjalankan, laporan

dengan pekerjaan perkembangan,

Dalam hubungan dengan Disposisi, memotivasi,

bawahan Mengevaluasi dan
feedback
Dalam hubungan dengan Sharing informasi,
teman sekerja/setingkat kolaborasi
Sikap dan perilaku
Manajer kantor
1. Dapat menjadi pemimpin
2. Dapat mengendalikan emosi
3. Mempunyai kemampuan untuk bekerjasama
4. Kreativitas
5. Keterbukaan
6. Mempunyai kemampuan berkomunikasi
7. Mempunyai kemampuan menjual gagasan
8. Mempuyai pengalaman
9. Mempunyai kemampuan manejerial
1 Dapat menjadi pemimpin
Seorang yang diangkat sebagai manajer
kantor secara resmi dan berlandaskan
hukum mempunyai wewenang dan
tanggung jawab.
Mempunyai hak memakai predikat
kepala atau pemimpin atau manejer.
2 Pengendalian emosi
Mampu mengendalikan emosinya
Emosi biasanya timbul karena adanya tekanan-
tekanan yang menimpa manajer kantor yang
sifatnya tanggung jawab yaitu melayani dan
memberikan fasilitas.

Mempunyai kualifkasi mampu mempengaruhi Apabila emosi tidak terkendali maka

perilaku orang lain sehingga orang tersebut kemungkinan terjadi konflik dengan
bersedia melaksanakan apa yang dikendaki manajer lainya atau anak buahnya
pemimpin secara sadar, rela dan sepenuh

Mempunyai kemampuan memengaruhi

perilaku anak buahnya (memerlukan ilmu
tersendiri), tidak hanya mengandalkan
wewenang dan jabatan yang dimilikinya.
3 Kemampuan Bekerjasama
Kerjasama yang baik dengan anak buah dan
rekan sejawat jelas sekali diperlukan untuk
kelancaran pelaksanaan kerja
Kerjasama merupakan salah satu syarat
yang amat penting bagi manejer kantor
Kerjasama tidak terbatas dengan pejabat dan
staf dalam perusahaan tetapi juga dengan pihak-
pihak di luar perusahaan
5 Keterbukaan
Sifat keterbukaan sangat
diperlukan sebagai salah satu
syarat bagi manajer kantor
4 Kreativitas
Manajer kantor tidak selalu menghadapi
tugas-tugas yang rutin saja
Manajer kantor dituntut untuk menemukan
pembaruan-pembaruan metode, prosedur,
sistem dan lainnya yang lebih baik
Jika ada masalah, kendala, tidak sesuai dengan
rencana atau lainnya maka manajer kantor untuk
cepat dapat memecahkan masalah dan mengambil
keputusan
Dengan sifat
keterbukaan ini proses
komunikasi akan lebih
lancar
6 Kemampuan berkomunikasi
Manajer kantor sebagai pintu pertama 7 Kemampuan menjual gagasan
berhubungan lintas sektoral maupun
pihak luar Sebagai manajer kantor adalah
pimpinan dibawahnya yang harus bisa
Kemampuan komunikasi akan memilih gagasan yang jitu dari anak
sangat mendukung keberhasilan buah
seorang manajer kantor
Manejer kantor merupakan
Kemampuan berkomunikasi termasuk bawahan dari top manejer
kemampuan meyampaikan pendapat secara harus mempunyai gagasan
jelas, baik secara lisan maupun tertulis
yang brilian
Kemampuan meyakinkan
pendapat yang benar kepada
orang lain
8 Pengalaman
Sebaiknya seorang manajer kantor
mengetahui secara mendalam
walaupun tidak perlu ahli, tentang
ruang lingkup dan persoalan yang ada
pada masing-masing unit pelaksana
tugas pokok perusahaan.
Hal ini dapat tercapai apabila ia
berpengalaman pada unit-unit termaksud,
karena untuk mengetahui hal semacam
itu, tidak cukup dengan mempelajari dari
dokumen-dokumen saja, tetapi diperlukan
mengalami sendiri dibidang pelaksana
teknis.
9 Kemampuan manajerial
Sebagai seorang manajer diperlukan
kemampuan manejerial apakah berasal dari
pendidikan, latihan,ataupun pengalaman
Dengan kepimpinan yang seuai, maka
seorang manajer kantor dapat menghasilkan
yang terbaik dari pegawai-pegawainya
maupun membuat mereka dapat
bekerjasama sebagai sebuah kelompok yang
terpadu
Dapat memikul tanggungjawab serta punya
pendidikan dan pengalaman yang lebih
luas.
Pengorganisasian Pelaksanaan Pekerjaan

Penetapan Kedudukan dan Struktur

Organisasi

a. Menetapkan Tujuan
b. Menetapkan Kedudukan
c. Menetapkan tugas-tugas
d. Mengkaji dan memperhitungkan beban tugas
e. Mengkaji sub-unit (adhoc/sinambung)
f. Susun struktur organisasi unit.
Bidang kegiatan suatu kantor
Bidang Substantif
Merupakan bidang tugas pokok yaitu tugas
operasional organisasi. Dibutuhkan kemampuan
teknis yang mumpuni, contoh untuk Perusahaan
riset qualifikasi bidang berupa : ilmu statistik,
sampling, data science, ekonimi dll

Bidang Administratif

Adalah bidang-bidang penunjang terhadap

pelaksanaan tugas operasional. Misalnya:
Kepegawaian, Keuangan, Perbekalan dsb
.
Asas Pelaksanaan
Pekerjaan Kantor
1 Asas Sentralisasi
2 Asas Desentralisasi
3 Asas Gabungan Sentralisasi
& Desentralisasi
1 Asas Sentralisasi
Adalah pelaksanaan kegiatan atau pelayanan
dalam bidang tata usaha di suatu organisasi atau
suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada satu
satuan organisasi tersendiri yang khusus
menangani pekerjaan kantor atau menangani
informasi
Kebaikan asas Sentralisasi
1. Mudah menyeragamkan cara kerja
2. Mudah melakukan pengawasan
3. Penggunaan alat kantor efisien
4. Mudah meratakan beban kerja
5. Penggunaan SDM lebih fleksibel
Azas sentralisasi berkaitan dengan
spesialisasi atau pengkhususan dalam
pelaksanaan kerja tertentu oleh
seorang petugas secara terus
menerus.
Kerugian asa Sentralisasi
1. Tidak mungkin untuk menampung semua
pekerjaan pada waktu yang sama,
sehingga pekerjaan kantor yang penting
dan memerlukan waktu cepat, akan
mengalami kelambatan/ penundaan
2. Kebutuhan khas dari masing-masing unit
belum tentu dapat dipenuhi oleh unit yang
merupakan pusat pelayanan
3. Terpisahnya letak gedung, atau jauhnya
jarak, dirasakan sebagai hambatan
2 Asas Desentralisasi
Adalah pelaksanaan semua kegiatan atau
pelayanan dalam bidang tata usaha di setiap unit
dalam organisasi diurus sendiri oleh masing-
masing unit bersangkutan
Kebaikan asas Desentralisasi
1. Prinsip distribusi pekerjaan yang
tersebar menjamin kelancaran
tahapannya
2. Pekerjaan spesifik setiap fungsinya
sehingga memungkinkan spesialisasi
3. Informasi/surat menjadi lebih terjamin
4. Perencanaan & pengawasan lebih
efektif.
5. Efisiensi tenaga & waktu, karena alat
yg diperlukan berjarak dekat
Azas ini dapat diterapkan bagi organisasi yang
kebutuhan informasinya belum rumit (misal bagian
mempunyai sub.bag/seksi. Seksi pengarsipan, seksi
pengetikan, seksi penggandaan dll)
Kerugian asas Desentralisasi
1. Akan terjadi pemborosan biaya
kantor, jika masing-masing bagian
mempunyai alat yang sama yang
penggunaannya tidak kontinyu
2. Banyak membutuhkan peralatan dan
tenaga kerja
3. Sulit mengadakan pengawasan
pekerjaan kantor
3 Asas Gabungan Sentralisasi & Desentralisasi
Adalah azas yang menggabungkan antara azas
sentralisasi dan desentralisasi
Setiap satuan kerja yang menangani kegiatan
teknis satuan kerjanya, menangani informasi
untuk keperluan masing-masing satuan kerja
Disamping itu dibentuk pula satuan kerja
yang secara khusus bertugas menangani
informasi untuk keperluan organisasi secara
menyeluruh,
Mengkoordinasikan pelaksanaan
penanganan informasi di masing-
masing satuan kerja yang menangani
urusan teknis organisasi
Menggunakan azas ini dapat
diperhitungkan untuk mengurangi
atau meniadakan kerugian yang ada
pada masing-masing azas, baik
Dapat mengadakan suatu
kebijaksanaan khusus bila perlu
Untuk organisasi yang luas ruang lingkup
kegiatannya maka sebaiknya diterapkan azas
gabungan
Dalam sesuatu organisasi dan pada suatu
ketika mungkin lebih tepat kalau menitik
beratkan kepada azas sentralisasi dan pada
kesempatan lain menggunaan desentralisai
Sampai berapa jauh salah satu azas akan
dijadikan landasan utama tanpa mengabaikan
azas yang satunya lagi,
Penerapan dua azas tersebut tergantung
kepada tujuan organisasi, luas kegiatan, taraf
perkembangan, kebutuhan dan
kemampuannya pada sesuatu saat