Mentakrifkan pengurusan{definisi}

Organisasi didefinisikan sebagai:

• gabungan dua atau lebih individu yang bergabung tenaga secara sistematik untuk mencapai
matlamat atau objektif khusus yang telah ditetapkan.

Mary parker follet: satu seni melaksanakan kerja melalui usaha manusia

Pengurusan :

 satu proses merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal usaha kesemua

ahli organisasi untuk menggunakan sumber organisasi, iaitu sumber manusia,
kewangan, fizikal dan maklumat untuk mencapai objektif organisasi yang telah
ditetapkan dengan cekap dan berkesan
takrif penurusan
• Pengurus – Individu yang terlibat dalam mengurus perancangan, mengorganisasi, memimpin
dan mengawal semua aktiviti organisasi supaya segala matlamat yang ditetapkan dicapai.

Cekap
• “Doing thing right” iaitu pengurus
melaksanakan kerja dengan betul.
• Seseorang pengurus perlu memastikan
bahawa organisasi dapat mencapai
sesuatu hasil (atau output) yang
maksimum dengan menggunakan
sumber yang paling minimum.
• Konsep cekap juga bermaksud
pengurus perlu menggunakan semua
sumber secara optimum iaitu tanpa
pembaziran.
berkesan
• “Doing the right thing” iaitu
melaksanakan kerja yang betul.
• Pengurus yang berkesan ialah seorang
pengurus yang berusaha untuk
mencapai matlamat organisasi.
• Dengan kata lain, pengurus berkesan
ialah pengurus yang tahu apa yang
perlu dilakukan bagi memastikan
matlamat organisasi tercapai.

Kepentingan pengurusan

• Memastikan matlamat organisasi tercapai

• Memastikan kelancaran perjalanan keseluruhan sesebuah organisasi

• Memastikan segala sumber (faktor pengeluaran) di dalam organisasi digunakan secara

berkesan.

• Memastikan tiada pembaziran sumber (faktor pengeluaran) dalam organisasi.

Tahap pengurusan

pengurus menjalankan fungsi pengurusan yang sama tetapi penekanan adalah berbeza bergantung
kepada kedudukan mereka dalam organisasi.

Jenis pengurusan dan cara pengurusan mereka dipengaruhi oleh dua perkara berikut:

• Pengurusan mengikut tahap di dalam organisasi

• Kumpulan aktiviti atau fungsi yang dijalankan

 Pengurusan bawahan Pengurusan pertengahan Pengurusan atasan
 Pengurus pada tahap ini  Pengurus kategori ini • Pengurus ini
berada pada tahap akan mengarah kegiatan bertangungjawab
paling bawah dalam pengurus lain, dan terhadap
hirarki organisasi. pekerja di bawah. keseluruhan
Mereka bertanggjawab  Mereka memastikan pengurusan dan
secara langsung ke atas kegiatan organisasi pentadbiran
tugas operasi dan dilakukan sebagaimana organisasi.
kakitangan sokongan termaktub dalam polisi • Mereka merangka
organisasi. dan matlamat polisi dan
 Kakitangan di bawah pertubuhan. mengawasi
kawalan mereka terdiri  Pengurus pertengahan perhubungan
daripada semua perlu mengimbangi organisasi dengan
kakitangan bukan keperluan penyelia di persekitiran.
pengurusan. peringkat bawahan dan • Mereka juga yang
 Tanggungjawab utama keupayaan pekerja merancang segala
mereka adalah bawahan. aktiviti untuk
memastikan operasi  Pengurus pertengahan keseluruhan
harian adalah berjalan juga perlu mengikut organisasi.
dengan lancar. segala arahan yang • Contoh bagi
 Contoh: Penyelia, Ketua dikeluarkan oleh pihak pengurusan
Unit atau Ketua Kerani atasan. peringkat atasan
 Contoh bagi pengurus adalah:
peringkat pertengahan i. Ketua Pegawai
adalah seperti: Eksekutif
i. Pegawai eksekutif ii. Pengarah Urusan
ii. Pengurus cawangan iii. Presiden
Pengurus-pengurus
Fungsi pengurusan (terbahagi kepada 4)

Perancangan  Satu proses dimana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan
yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlama
organisasi.

Pengorganisasian  Satu proses dimana pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber organisasi un
melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi.

Kepimpinan  Satu proses di mana pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja mereka agar mereka
melaksanakan tugas yang diberikan dengan cekap dan berkesan untuk mencapai matlam
organisasi.

Pengawalan  Satu proses dimana pengurus memantau prestasi semasa dan mengambil tindakan untuk
memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yang dijangkakan.

Pengurus

- merancang, mengorganisasi, memimpin, mengawal

Peranan pengurusan

 Menurut teori Mintzberg, pengurus mempunyai 3 kategori peranan penting yang perlu
dimainkan dalam organisasi dan setiap peranan ini memerlukan pengurus bertindak cara
yang berbeza.

 Tiga peranan utama pengurusan adalah:

i. Bermaklumat (Informational)

ii. Antara perorangan (Interpersonal)

iii. Pembuat keputusan (Decision Maker)

Kategori Peranan Aktiviti

Bermaklumat Pengawas Mencari dan mendapatkan maklumat, mengimbas kertas kerja

dan laporan, serta mengekalkan jaringan peribadi.
(Informational)
Penyampai Maklumat Menyampaikan maklumat kepada orang lain, memberi memo,
dan membuat panggilan telefon.

Jurucakap Mewakili jabatan/bahagian dalam memberikan ucapan atau

laporan kepada orang luar.

Antara Perorangan Lambang/symbol Melakukan upacara simbolik dan sosial serta menyambut
(Interpersonal) tetamu.

Pemimpin Mengarah dan memotivasi, melatih, dan membimbing serta

menasihati pekerja

Penghubung Mengekalkan hubungan dan berinteraksi dengan orang lain

sama ada di dalam atau di luar organisasi untuk
mengumpulkan maklumat.

Pembuat keputan Usahawan Memulakan projek baharu, mengesan peluang-peluang

perniagaan, mengenal pasti bidang perniagaan yang boleh
(Decision Maker)
dibangunkan.

Penyelesai Mengambil tindakan pembetulan semasa krisis, menyelesaikan

gangguan/masalah konflik sesama pekerja, serta menyesuaikan diri dengan
perubahan luaran.

Pengagih sumber Memutuskan siapa mendapat sumber, jadual tugas, bajet,

menentukan apa yang lebih penting.

Perunding Mewakili jabatan semasa berunding dengan kesatuan sekerja,

pembekal, dan mempertahankan kepentingan organisasi.
 #kemahiran pengurusan!!!!!

Kemahiran Pengurusan Keterangan

 Keupayaan membentuk kerjasama dengan individu & kumpulan.

 Kebolehan berkomunikasi dengan pelbagai golongan manusia atau masyaraka

bertemu dengan pelbagai jenis pelanggan, bermesyuarat dengan pegawai ata
Manusia (Interpersonal) dan berhubung dengan pekerja.

 Mampu memotivasikan individu/kumpulan yang dipimpin.

 Berupaya mengeluarkan idea dan memahami sesuatu yang abstrak.

 Berupaya memahami bagaimana organisasi dapat menyesuaikan diri dalam pe

Konseptual
 Kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan mengintegrasik
antara bahagian-bahagian dalam organisasi.

 Berupaya mengaplikasikan pengetahuan & kepakaran khusus berkaitan denga

peraturan dan sumber tertentu dalam menyelesaikan aktiviti yang menjadi se
Teknikal  Berupaya membuat keputusan

 Berupaya mengurus masa

BAB2 Penerangan perancangan dalam organisasi

Takrifan perancangan organisasi

Merupakan satu proses untuk menentukan matlamat yang hendak dicapai oleh organisasi dan
tindakan yang sesuai untuk diambil

Tujuan perancangan

Menetapkan piawaian Menentukan hala Menimumkan Mengurangkan kesan

untuk memudahkan tuju pembaziran dan perubahan
kawalan - Melalui redudansi -Sesebuah organisasi
perancangan, (pertindihan) sentiasa menghadapi
-Melalui perancangan, pengurusan perbelanjaan suasana persekitaran
organisasi dapat menentukan visi, -Perancangan tugas dan persekitaran
menetapkan piawaian misi, objektif, membantu umum yang sentiasa
atau tanda aras yang rancangan operasi, pengurus untuk berubah.
diperlukan di dalam keperluan menyelaras dan -Melalui perancangan
organisasi. kewangan, mengorganisasi pengurus dapat
-Tanda aras adalah satu keperluan sumber semua sumber yang mengenalpasti peluang
standard atau piawaian manusia bagi perlu digunakan dan masalah/ancaman
yang ditentukan untuk mencapai matlamat untuk mencapai yang dihadapi oleh
dicapai. Penentuan tanda organisasi. matlamat perniagaan pada masa
aras adalah berasaskan - Perancangan yang organisasi. sekarang dan masa
kepada ciri-ciri produk, dibentuk membantu -Semua sumber depan
perkhidmatan atau pengurus kebendaaan, dan -Penyesuaian, tindakan
proses yang terbaik menentukan sumber manusia dan penambahbaikan
berbanding pesaing. matlamat kumpulan dalam organisasi boleh dilakukan dengan
kerja dan perlu digembeling segera bagi memastikan
-Contohnya jika firma membangunkan untuk mencapai operasi organisasi
telah menetapkan strategi yang matlamat berjalan lancar untuk
penguasaan pasaran menyeluruh bagi organisasi. menjimatkan kos,
antara 10 hingga 15 mencapai matlamat -Melalui mengurangkan
peratus tetapi prestasi organisasi. perancangan juga pembaziran dan risiko
sebenar ialah 17 peratus - Pengurus juga akan mengelakan disebabkan perubahan
maka ini menunjukkan dapat mengagih dan pembaziran tenaga kepada persekitaran.
bahawa prestasi firma mengguna sumber- kerja dan sumber
telah melebihi matlamat sumber dengan lebih yang lain.
yang telah ditetapkan efektif dan efisien.
-Melalui penetapan - Perancangan
piawaian, ia akan membantu pengurus
memudahkan kawalan mengenalpasti
didalam organisasi. Ini operasi yang perlu
melalui kawalan ia dapat dan diperlukan serta
mencegah bagaimana ia boleh
penyelewengan/kesilapa mempengaruhi
n dapat dielakkan. organisasi.

-Dengan perancangan
satu sistem kawalan
dapat diwujudkan.
-Pengurus dapat
memastikan pencapaian
organisasi selaras
dengan perancangan.
-Tindakan pembetulan
dapat dilakukan dari
semasa ke semasa
Tujuan perancangan

Membantu dalam membuat keputusan

• Bagi memastikan matlamat tercapai, pengurus perlu membuat keputusan yang sewajarnya.

• Melalui perancangan, pengurus-pengurus boleh membuat keputusan untuk merebut

peluang yang ada dan mengenalpasti masalah yan gmungkin dihadapi.

• Dalam rancangan ada garis panduan tentang apa matlamat dan bagaimana mencapainya.
Garis panduan ini akan menjadi panduan kepada membuat keputusan khususnya berkaitan
pengagihan sumber.
 . Syarat dalam menentukan semua fungsi pengurusan yang lain

• Memastikan pengurus tidak lari daripada matlamat asal dan mengenalpasti kesilapan yang
dilakukan serta tindakan pembetulan yang perlu diambil.

Ringkasnya, perancangan penting untuk membantu pengurus menilai prestasi semasa

Jenis perancangan

strategik taktikal operasi

- Merupakan rancangan umum
organisasi.
- Merupakan garis panduan kepada
sebarang tindakan yang perlu
dilaksanakan.
- Risiko yang tinggi kerana
melibatkan perancangan
keseluruhan.
- Merupakan hala tuju umum
organisasi, rancangan tersebut
digaris dan ditetapkan oleh pihak
pengurusan atasan.
- Umumnya, rancangan strategik
dinyatakan dalam bentuk umum
dan merangkumi jangka waktu
yang panjang seperti lima tahun
atau lebih.
- Rancangan strategik perlu
dibentuk dengan mengambil kira
keupayaan organisasi, persekitaran
dimana organisasi beroperasi dan
juga matlamat organisasi.
- Dibentuk oleh pengurus
pertengahan.
- Ini melibatkan jangka waktu
sederhana dan pengagihan
sumber kepada jabatan atau
cawangan.
- Perlu mendokong rancangan
strategik yang telah ditetapkan.
- Juga dikenali sebagai rancangan
fungsian yang meliputi
perancangan sesuatu jabatan
seperti perancangan pemasaran,
perancangan kewangan,
perancangan sumber manusia dll.
-Merupakan rancangan yang lebih
sempit dan khusus untuk satu-satu
unit kerja atau individu.
-Rancangan ini akan menggariskan
dengan lebih khusus tentang
peranan dan tanggungjawab yang
perlu dimainkan oleh pihak-pihak
berkaitan selaras dengan rancangan
taktikal.
-Penekanan pada tugas-tugas rutin.
-Dilakukan secara berulang-ulang
contohnya kerja harian, mingguan,
bulanan.
-Berkaitan aktiviti pengeluaran.

Langkah proses perancangan

-Menetapkan matlamat
– menentukan keadaan semasa
– mengenal pasti bantuan dan rintangan
– membangunkan satu set sasaran dan tindakan baru
– menilai semula matlamat

Menetapkan matlamat Menentukan keadaan semasa Mengenalpasti bantuan dan

 rintangan

-Matlamat ialah elemen penting
dalam perancangan. Setiap
rancangan yang dibentuk adalah
untuk mencapai matlamat.
-Proses perancangan bermula
dengan penetapan matlamat umum
dan menyeluruh bagi seluruh
organisasi.
-Daripada matlamat umum ini,
setiap cawangan/jabatan/unit dalam
organisasi akan dibentuk.
-Seterusnya, setiap
unit/jabatan/cawangan akan
membangunkan rancangan tindakan
masing-masing untuk mencapai
matlamat organisasi.
-Menjadi dasar kepada rancangan
tindakan. Pengurus perlu
memantau persekitaran luaran &
dalaman organisasi berdasarkan
maklumat yg didapati.
-Persekitaran luaran ialah elemen-
elemen luar yg mempengaruhi
perjalanan organisasi seperti
undang-undang, ekonomi, politik,
keadaan industri & sikap pengguna.
-Persekitaran dalaman ialah elemen
dlm organisasi spt sumber manusia,
sumber kewangan, teknologi
pengeluaran, dasar syarikat &
falsafah.
-Pengurus menganalisis
persekitaran dengan melihat apa yg
sedang berlaku dan seterusnya
meramal apa yg akan berlaku sama
ada dalam atau luar organisasi.
-Pengurus perlulah menentukan
lebih daripada satu cara untuk
mencapai sesuatu maklumat yg
telah ditetapkan. Penetapan
tindakan alternatif ini pada dasarnya
merupakan satu aktiviti pembuatan
keputusan.
-Untuk membantu pengurus
membentuk beberapa tindakan
alternatif, mereka boleh
menggunakan pelbagai teknik dan
kaedah tertentu seperti teknik
Delphi.

Membangunkan satu set sasaran dan Tindakan baru Menilai semula matlamat

• Untuk membuat keputusan yg dapat

membantu mencapai matlamat yg
telah ditetapkan, pengurus hendaklah
menilai semua tindakan alternatif yg
telah dibentuk.
• Penilaian perlu dibuat dengan melihat
kekuatan dan kelemahan setiap
tindakan alternatif dan bagaimana
setiap alternatif ini dapat mencapai
matlamat yg telah ditetapkan.
• Setiap penilaian ke atas setiap
• Perancangan hendaklah diteliti dan
dinilai semula dengan melihat kepada
rancangan tindakan asal terutama
sekiranya perancangan tersebut
mengalami kegagalan.
• Kegagalan mungkin disebabkan pada
peringkat pelaksanaan, rancangan
tindakan yang dijalankan telah lari
daripada rancangan asal. Sekiranya
kegagalan disebabkan oleh matlamat
 alternatif dibuat dengan teliti, tugas
pengurus seterusnya adalah untuk
memilih alternatif terbaik yg dapat
membantu mencapai matlamat
organisasi. Alternatif yg telah dipilih
hendaklah dilaksanakan dengan
cekap dan berkesan.
• Alternatif tersebut dapat dilaksanakan
melalui pengagihan tugas dan
sumber, iaitu fungsi pengorganisasian.
• Pengurus juga perlu membangunkan
set sasaran dan tindakan berdasarkan
alternatif-alternatif pelaksanaan yang
telah dipilih.
adalah terlalu sukar untuk dicapai,
matlamat tersebut perlu dinilai
semula.
• Sekirannya rancangan telah berjaya
mencapai matlamat yang telah
ditetapkan, proses perancangan ini
dianggap berkesan. Walaupun begitu,
hal ini tidaklah bermakna bahawa
matlamat asal tidak perlu dinilai
semula. Hal ini kerana matlamat asal
yang ditetapkan mungkin tidak sesuai
atau berkesan lagi.
• Kesimpulannya, proses perancangan
ialah proses yang berterusan dan
merupakan satu bentuk kitaran yang
melibatkan pelaksanaan perancangan
dan penilaian semula.

Topik3
!!KEPENTINGAN PENGORGANISASIAN
DEFINISI:
Pengorganisasian adalah proses di mana pengurus menyusun dan
mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang
telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi.
1. Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang sistematik bagi mencapai
matlamat organisasi
2. Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan dapat dilakukan dengan
saksama
3. Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur dan sistem yang telah
ditetapkan.
4. Supaya organisasi dapat berjalan dan diuruskan dengan licin dan teratur.
5. Agar aktiviti kerja dapat dilakukan dengan cekap dan berkesan.
6. Dapat mengurangkan konflik tugas antara pekerja.
7. Membangunkan sumber manusia melalui latihan dan pembangunan.
8. Membantu merancang guna tenaga dengan lebih cekap dan berkesan.
Langkah – langkah Pengorganisasian
1. Menyenaraikan kerja
#Organisasi mempunyai matlamat atau tujuan yang tersendiri.
#Tiap-tiap matlamat tersebut pula boleh dicapai dengan cara yang berbeza
Untuk mencapai matlamat ini, tindakan atau kerja yang dilakukan oleh ahli organisasi
hendaklah ditentukan.
#Seorang pengurus perlu menentukan sumber-sumber yang akan digunakan untuk
mencapai matlamat tersebut dan bagaimana semuanya akan dilakukan.
#Oleh itu, pihak pengurusan organisasi perlu menyenaraikan atau perincikan setiap
aktiviti yang hendak dilakukan bagi organisasi tersebut.

2. Membahagikan kerja
-Membahagikan beban kerja kepada setiap individu dalam organisasi.
-Kerja yang diperincikan akan dibahagikan kepada individu atau sekumpulan individu
mengikut kebolehan serta kemahiran masing-masing.
-Pembahagian kerja ini hendaklah adil dan seimbang.
-Jika seorang pekerja diberikan beban kerja yang terlalu berat atau tidak mengikut
kelayakan yang diperlukan dia mungkin tidak dapat melaksanakan kerja dengan baik
dan berkesan.
-Pembahagian kerja juga perlu dilakukan kerana seorang individu tidak akan mampu
mencapai objektif secara bersendirian.

3. Menubuhkan jabatan
-Mewujudkan unit-unit tertentu bagi aktiviti yang mempunyai persamaan.
-Organisasi perlu mengumpulkan pekerja-pekerja yang melaksanakan tugas yang
sama dalam kumpulan-kumpulan tertentu.
-Kumpulan ini lebih dikenali sebagai penjabatan. Biasanya penjabatan yang ada di
dalam organisasi adalah seperti jabatan pemasaran, jabatan kewangan, jabatan
pentadbiran dan sebagainya.

4.Menyelaraskan kerja
-Mewujudkan mekanisma penyelarasan.
-Dalam usaha melaksanakan tugas yang berbeza di antara jabatan dalam
organisasi, kemungkinan akan wujudnya pertelingkahan atau kekeliruan di antara
pekerja-pekerja di setiap jabatan.
-Dengan adanya satu mekanisma penyelarasan maka masalah-masalah diantara
mereka akan dapat diatasi seperti peryelarasan maka masalah-masalah di antara
mereka akan dapat diatasi seperti pertauran, prosedur dan polisi.

5. Melaksanakan penilaian & penambahbaikan

-Mengawasi keberkesanan dan penyesuaian organisasi
-Memandangkan organisasi sentiasa berubah, langkah-langkah dalam proses
pengorganisasian juga mengalami perubahan.
-Oleh itu, adalah mustahak bagi seseorang pengurusan untuk mengawasi
keberkesanan dan melakukan penyesuaian terhadap perubahan yang berlaku.
-Ini akan membantu organisasi bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

Teori Trait/sifat
• Berkembang dalam tahun 1920-an hingga 1930-an
• Pemimpin dikenalpasti mengikut tret-tret @ sifat-sifat yang dimilikinya
• Mengandaikan manusia sedia memiliki ciri-ciri @ tret-tret tertentu sahaja
sesuai untuk menjadi seseorang pemimpin yang berkesan.
• Stogdill (1974), Kajian awal tentang tret-tret pemimpin. Mengenalpasti ciri-ciri
yang membezakan antara pemimpin dengan pengikutnya.