MAKALAH

“ Manajemen Kearsipan Dan Ruang Lingkup Pekerjaan Perkantoran”

Disusun oleh :

Rendy Cavin A Sinaga

20041377039

D4 Administrasi Negara 2020A

JURUSAN ADMINISTRASI NEGARA

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

Daftar Isi
 BAB I
PENDAHULUAN

2.1. Latar belakang

Disetiap Pekerjaan dan kegiatan bisnis di perkantoran pasti membutuhkan
data dan informasi. Salah satu Sumber data adalah Dokumen atau Arsip. Arsip
tersebut digunakan untuk keperluan Internal maupun Eksternal kantor dan
pengambilan suatu keputusan sangat ditentukan oleh kelengkapan, Kecepatan dan
Keakuratan informasi yang terekam dalam arsip.
Teknologi sekarang telah berkembang dengan sangat cepat masuk ke
hampir semua lini dan aspek kehidupan , Manusia memasuka era digital
komunikasi dan informasi terkomputerissi. Demikian pula di ruang lingkup
pekerjaan perkantoran dengan teknologi pengelolaan dokumen yang semakin
canggih. Dokumen yang dulunya dikelola dan disimpan secara manual dianggap
tidak efisien lagi karena membuthkan waktu dan tempat yang banyak , arsip arsip
atau dokumen sekarang sudah beralih ke sistem Elektronik Digital berupa data dat
komputer.
Namun tidak semua dokumen dokumen bisa di simpan hanya dengan data
komputer atau Soft Copynya saja , dokumen dokumen penting juga mesti
disimpan dalam bentuk cetak fisik atau hard copy , oleh karena itu maka perlu
adanya pengelolaan dan pemeliharaan dokumen yang efektif dan efisien . Arsip
arsip yang mempunyai kekuatan hukum dan penting seperti surat kepemilikan
barang atau surat perjanjiann dan juga surat resmi antar lembaga tentu saja harus
disimpan dalam bentuk asli , dengan demikian maka diperlukan manajeman yang
baik untuk mengelola dan merawat dokumen arsip tersebut
Untuk dapat mengelola dokumen dokumen tersebut dengan baik dan benar
maka dibutuhkan Keterampilan atau keahlian . Untuk itu konsep atau dasar dasar
Manajemen Kearsipan perlu untuk dipahami , dimulai dari dokumen tersebut di
peroleh , penyimpanan , perawatan sampai pemusnahnya .

2.2. Rumusan Masalah

1.2.1 Apakah Yang dimaksud dengan Manajemen Kearsipan ?

1.2.2 Apa saja Ruang Lingkup Pekerjaan perkantoran ?
2.3. Tujuan

1.3.1 Mendefinisikan Arti dan Fungsi Manajemen Kearsipan

1.3.2 Pemetaan Ruang Lingkup Pekerjaan Perkantoran

2.4. Manfaat

1.4.1 Pembaca dapat menambah ilmu tentang Manajemen Kearsipan

1.4.2 Dapat membantu pembaca dalam mengelola Manajemen Kearsipan
Dan mengelola ruang Lingkup Pekerjaan Perkantoran
 BAB II
PEMBAHASAN

A.Manajemen Kearsipan
1.Pengertian Manajemen
Istilah Manajemen berasal dari kata kerja to manage yang berarti kontrol.
Dalam bahasa indonesia dapat diartikan menjadi mengendalikan , menangani atau
mengelola. Manajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni . manajemen
sebagai ilmu artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan
yang menekan kepada konsep konsep , teori , prinsip dan teknik pengelolaan .
Manajemen sebagai seni artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan
seni menciptakann (kreatif).Secara umum pengertian manajemen adalah
pengelolaan suatu pekerjaan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan dengan cara menggerakan orang lain untuk bekerja.
Luther Gulick ( 1980 ) menyatakan fungsi manajemen adalah
POSDCROB, singkatan dari Planning , Organizing , Staffing , Directing ,
Coordinating , Reporting , Budgeting .Manajemen adalah proses perencanaan ,
pengorganisasian , kepemimpinan dan pengendalian kegiatan organisasi dan
proses sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang
telah ditentukan
2. Pengertian Arsip
Secara bahasa, Arsip mengalami perkembangan , dalam bahasa Belanda
disebut Archief dalam bahasa inggris disebut Archive berasal dari bahasa yunani
disebut Arche yang berarti permulaan , kemudian arche berkembang menjadi kata
ta archia yang berarti catatan selanjutnya kata ta archia berubah menjadi archeon
yang berarti gedung pemerintahan .
Dalam kamus besar bahasa indonesia , arsip adalah dokumen tertulis
(surat,akta,dsb) , lisan (pidato , ceramah , dsb) atau bergambar (foto,film,dsb)dari
waktu lampau , disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pitakaset, pita
video , disket komputer ,dsb), biasanya dikeluarkan oleh intansi resmi , disimpan
dan ndipelihara di tempat khusus untuk referensi . DR Basir Barthos mengartikan
bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun
bahan yang memuat keterangan – keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok
persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan
orang itu pula . Berdasarkan UU No 7 tahun 1971 tentang ketentuan ketentuan
pokok kerasipan , pasal 1 ayat a dan b menetapkan bahwa yang dimaksud dengan
arsip adalah naskha naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan
badan pemenrintahan dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal
maupun kelompok , dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan . Dan juga
naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta atau perorangan ,
dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompak ,
dalam rangka pelaksanaan kegiatan kebangsaan .
3. Manajemen Kearsipan
Manajemen Kearsipan adalah pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan
dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan . Manajemen kerasipan
adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan , pengendalian dan
pendistribusian , penyimpanan , pemeliharaan , pengawasan , pemindahan , dan
pemusnahan
Sedangkan Odger ( 2005 ) mendefinisikan manajemen arsip sebagai
proses pengawasan , penyimpanyan dan pengaman dokumen serta arsip , baik
dalam bentuk kertas maupun media elektronik . Adapun Charman ( 1998 )
mendefinisikan sebagai proses yang menitik beratkan pada efisiensi administrasi
perkantoran , pengelolaan , dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi
diperlukan.
Manajemen Kearsipan adalah perencanaan , pengawasan , pengarahan ,
pengorganisasian , pelatihan , pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang
ditunjukan atas kegiatan penciptaan , pemeliharaan , pengunaan dan penyusutan
arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan
kebijakan dan transaksi (kejadian , peristiwa , kegiatan) yang riil , dan manajemen
operasi organisasi yang efektif dan efisien , Undang Undang tentang kerasipan
mengelompokkan pengelolaan arsip menjadi dua yaitu pengelolaan arsip dinamis
dan pengelolaan arsip statis . Pengelolaan arsip dinamis adalah proses
pengendalian arsip dinamis secara efisien , efektif dan sistematis meliputi
penciptaan , penggunaaan , pemeliharaan dan penyusutan arsip . Sedangkan
pengelolaan arsip statis adalah proses pengendaliana rsip statis secara efisien ,
efektif dan sistematis meliputi akusisi , pengolahan , preservasi dan akses
( pemanfaatan , pendaya gunaan , dan pelayanan publik ) dalam suatu kerasipan .

B. Ruang Lingkup Pekerjaan Perkantoran

Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen
perkantoranmeliputi, ruang perkantoran, komunikasi, pegawai kantor, pe
rlengkapan kantor, peralatan dan mesin kantor, perbekalan kantor, metode kerja
,warkat, dan pengawasan pejabat pelaksana.
1. Ruang Perkantoran (Office Space)
Kantor berasal dari bahasa belanda (kantoor) yang merupakan tempat yang
digunakan untuk perniagaan perusahaan yang dijalankan secara rutin . Kantor
biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun bertingkat tinggi .
Kantor sering dibagi menjadi dua jenis : kantor pusat untuk pekerjaan penting dan
kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih kecil.
2. Komunikasi
Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan , proses ini
dikatakan efektif dan dapat dimengerti serta membuat orang mengerjakan sesuai
intrusksi pesan tersebut . Komunikasi merupakan urat nadi kegiatan organisasi
karena komunikasi memungkinkan perintah , instruksi , saran saran informasi dan
sebagainya dapat disampaikan dengan cepat dan jelas sehingga efisien dan
efektif . Komunikasi dalam perkantoran mencakup kegiatan pengiriman surat
(mailing) , layanan kurir (messenger service) , telepon , penyusunan jaringan
kabel komunikasi , pengaturan sistem telepon antar kantor , layanan faximile ,
penyediaan papan pengumuman dan layanan penerima tamu ( reception service )

3. Pegawai Kantor
Dalam suatu kantor , manajemen perkantoran berperan aktif dalam
mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan organisasi
atau instansi . Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi
mengakibatkan inefesiensi tenaga kerja . Kepegawaian perkantoran mencakup
kegiatan pemilihan pegawai , orientasi pegawai , pelatihan pegawai , promosi
pegawai , pergantian pegawai , sistem sarana pegawai , absensi pegawai , dan
pemberhentian pegawai , fasilitas untuk pegawai , moral dan disiplin pegawai ,
dan pengaudan pegawai / karyawan.

4. Perabotan Dan Perlengkapan Kantor ( Furniture & Equipment )

Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan
yang digunakan pada suatu kantor . Perabotan dan perlengkapan ini meliputi Meja
Kerja , Kursi , Perlengkapan Arsip , Ruang dan Peti besi , Perabotan Fungsional ,
Perabotan gudang , Pemeliharaan , dan perbaikan perlengkapan acuan , Lemari
perbekalan dan rak , perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan .

5. Peralatan Dan Mesin Kantor ( Appliances and Machines )

Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivits kantor
yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun . Peralatan ini merupakan
peralatan tidak habis pakai , namun memiliki nilai penyusutan terhadap
fungsinya . peralatan dan mesin kantor meliputi mesin TIK , Komputer , Laptop ,
Mesin Pembukuan , Mesin Hitung , dan Perlengkapan Mengirim Surat .
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis
Perbekalan Kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan
pekerjaan suatu kantor . Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai maka
sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik . Karena pada dasarnya aktivitas
kantor terjadi karena pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana
perbekalan kantor yang ada . Perbekalan kantor dan keperluan tulis mencakup
pengelolaan barang keperluan tulis , aneka surat , formulir formulir , perbekalan
sarana kebersihan , perbekalan penggandaan , dan evaluasi untuk membuat
perbekalan baru .

7. Metode Kerja
Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup pengolahan data
data processing , survey perkantoran (Office survey) , pengukuran hasil kerja ,
penjadwalan pekerjaan rutin , melakukan prosedur pembangunan dan
penganalisisan statistik ( Statisticalanalysis )

8. Warkat ( Records )
Warkat merupakan catatan tertulis , terekam , tergambar , tercetak yang
dibuat dengan tujuan membantu ingatan . Warkat ( record ) dalam lingkup
manajemen perkantoran mencakup kegiatan pengkoordinasian formulir ,
pelayanan surat menyurat , kegiatan survey , pembuatan mikro film , jadwal
penyimpanan , dan kegiatan pengarsipan .

9. Pengawasan Pejabat Pelaksana ( Executive Controls )

Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah
peyalah gunaan jabatan dalam suatu organisasi/perkantoran/instansi. Kegiatan
pengawasan pejabat pelaksana meliputi perencanaa organisasi , pemusatan
layanan , perencaan anggaran , penaksiran , pembuatan bukunisasi ,
pemusatanlayanan ,perencanaan anggaran , penaksiran , pembuatan buku petunjuk
kerja , penyelenggaraan konfrensi , pelatihan penggantian tugas , analisis
pekerjaan , dan pengaturan standar gaji
 
 BAB III
Penutup
Kesimpulan
Dari Beberapa pendapat ahli mengenai pengertian manajemen kearsipan tersebut
diperoleh kesimpulan manajemen kearsipan adalah aktifitas , atau kegiatan yang
berhubungan dengan mengelola dan mengorganisasi arsip , warkat , dokumen ,
dan lain lain . Manajemen kerasipan dilakukan mulai dari arsip tersebut ada
sampai arsip tersebut dimusnahkan . manajemen kerasipan diperlukan agar semua
arsip yang dimiliki dapat dikelola dengan baik dan dapat dengan mudah diakses
ketika dibutuhkan . Pengelola kerasipan diperlukan keahlian , pengetahuan dan
tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan kerasipan dengan segala
kemampuan yang dimiliki . Sehingga tujuan dapat tercapai secara efektif dan
efisien melalui manajemen kearsipan yang baik .
 DAFTAR PUSTAKA
 S ,   A l a m ,   ( 2 0 0 7 ) ,   E k o n o m i   u n t u k   S M A   d a n   M A   K e l a
s  XII.  Jakarta:  Esis

 Barthos. Basir, (2007). Manajemen Kearsipan.Jakarta: PT Bumi Aksara

Sukoco.  Badri,  Munir,  (2007)  Manajemen  Administrasi

Perkantoran  Modern.  Jakarta: Erlangga

 Herujito, Yayat M, (2007) Dasar Dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo

 Amsyah, Zulkifli,  (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pusta
kaUtama
 BAB III
PENUTUP

Kesimpulan

Pengelolaan dan penataan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik,

informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip sehingga memudahkan
penemuan/pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Langkah yang perlu
dilakukan dalam pengelolaan dan penataan arsip yaitu pemberkasan arsip aktif.
Pemberkasan arsip aktif memuat klasifikasi arsip,uraian informasi,waktu,jumlah,
dan keterangan. Sedangkan isi berkas memuat Nomor berkas, Nomor item arsip,
Kode klasifikasi, Uraian informasi arsip,tanggal,Jumlah, dan keterangan.

DAFTAR PUSTAKA

Negara, D. (2022). Pengelolaan dan Penataan Arsip Aktif dan Inaktif. from
https://www.djkn.kemenkeu.go.id/artikel/baca/13494/Pengelolaan-dan-
Penataan-Arsip-Aktif-dan-Inaktif.html
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA PERATURAN KEPALA
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA.
https://jdih.anri.go.id/peraturan/Perka%2039_th_2011%20fix.pdf

DPK KP - PENGELOLAAN ARSIP AKTIF. Kulonprogokab.go.id.

Published 2013.
https://perpustakaan.kulonprogokab.go.id/detil/483/pengelolaan-arsip-aktif