ARTI DAN FUNGSI KANTOR

1
2 Pengertian Kantor :

 Perkantoran berasal dari kata berbahasa Belanda “kantoor” dan

sering dipadankan dengan perkataan “Office” yang berasal dari
bahasa Inggris. Prajudi (1976:60) telah menjelaskan pengertian
kantor yang bisa ber-arti :
1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis
2. Markas, atau ruang (kompleks) dimana seorang pengusaha beserta
stafnya menjalankan aktifitas-aktifitas pokoknya
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi
4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan
  Sedang perkataan bahasa Inggris “Office” dapat berarti :
3
1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task function)
2. Jabatan (tenure of official position)
3. Markas atau ruang dimana seorang pengusaha dan stafnya
menjalankan aktifitas usaha pokoknya (quaters, or staff or collective
authority of company, goverment departement)
4. Jasa pelayanan (service, kind help)
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work
which it is some body’s duty to do, work, and duties)
6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha (place
building, rooms, of bussiness and clerical works)
4

 Dari berbagai pengertian perkataan “kantor” dan perkataan “office”

seperti tersebut diatas, yang kemudian berkembang di Indonesia
dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau
ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam
hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan
pendistribusian penyimpanan data/informasi. Dengan demikian
pengertian kantor dapat dirumuskan sbb. :
1. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau
penyempaian data/informasi.
2. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian
data/informasi.
5
 Disamping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan
kantor dalam arti proses seperti tersebut diatas, kantor juga sering
diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat
administrative atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat
manajerial dan fasilitatif. Contohnya : Kegiatan pokok Kementerian
Dalam Negeri tentunya berlangsung dimana-mana di seluruh pelosok
Indonesia, akan tetapi kalau seseorang menanyakan “Kementerian
Dalam Negeri” jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor)
berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari
yang melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya administratif.
6

 Jadi jelas dari pengertian diatas bisa dipahami bahwa pengertian

kantor bisa berarti tempat, ini yang biasa disebut dalam arti statis.
Kantor juga bisa dalam arti proses, ini yang biasa disebut dalam arti
dinamis. Kantor juga dalam arti sarana, ini yang biasa disebut dalam
arti fungsional. Akan tetapi dalam arti yang manapun, sarana utama
dalam kegiatan kantor adalah penanganan data/informasi. Untuk
penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau
ruangan, orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya
serta tata laksana kerja.
7  Pada setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta, dalam
rangka mencapai tujuan memerlukan pembagian kerja, pelimpahan
wewenang, serta rincian tugas.
 Guna mencapai hal tersebut, diperlukan seorang pemimpin.
 Selain itu gerak dan dinamika suatu organisasi tidak terlepas
hubungannya dengan kegiataan organisasi lain serta
lingkungannya. Oleh sebab itu salah satu kebutuhan dalam rangka
mencapai tujuan organisasi adalah kebutuhan akan tersedianya
informasi.
 Pada hakekatnya, setiap manusia selalu memerlukan informasi
dalam kehidupannya. Tanpa adanya informasi yang diterima
ataupun yang disampaikan, manusia tidak dapat bertindak sesuatu,
karena tidak ada bahan pertimbangan untuk tindak lanjut berikutnya.
8
 Pada dasarnya, rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang
dilakukan oleh sekelompok orang, baik dilingkungan
pemerintah maupun swasta, untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan, secara keseluruhan akan memerlukan
pekerjaan kantor, yang tertib, rapi dan lancar.
 Salah satu prasarana yang penting adalah terdapatnya
sebuah perkantoran yang mampu menyediakan informasi
yang benar, berdasarkan fakta, dan dibutuhkan oleh pimpinan
dalam rangka pimpinan mengatur dan mengendalikan
usahanya.
 Tanpa tersedianya informasi yang lengkap dan bermanfaat
serta sesuai dengan perkembangan, maka akan sulit bagi
pimpinan untuk menentukan suatu kebijaksanaan.
9
 Dewasa ini kedudukan dan peranan kantor berkembang
dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu
organisasi dalam rangka mencapai tujuannya. Dengan
demikian fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan
sangat besar.
 Secara umum kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana
dilakukan berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi
dalam rangka mencapai tujuannya.
 Tetapi dengan perkembangan pesat dewasa ini, kantor
mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat,
melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi,
guna menunjang kelancaran pelaksaan kegiatan di segala
bidang.
10
 Berdasarkan uraian didepan, maka KANTOR dapat dijelaskan
sebagai berikut :
1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi;
2. Proses menangani informasi, mulai dari menerima,
mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai
menyalurkan/mendistribusikan informasi.
 Disamping itu perlu diketahui pula bahwa setiap keputusan
yang akan dan telah diambil atau ditetapkan dalam suatu
organisasi, perlu dicatat, diolah, dan disimpan dengan baik
untuk dijadikan bukti dimasa yang akan datang.
11  Berikutnya, dengan semakin berkembangnya teknologi
mutakhir dalam kegiatan kantor, maka kantor menjadi pusat
informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan oleh
pimpinan.
 Ruang lingkup pekerjaan kantor yang sangat luas
mengakibatkan tidak mungkin pekerjaan tersebut
dilaksanakan oleh satu orang atau sekelompok kecil orang-
orang tertentu untuk membantunya.
 Banyak atau sedikitnya pembantu dan macam pekerjaan
yang diperlukan, tergantung dari besar kecilnya organisasi,
luas sempitnya ruang lingkup kegiatan atau besar kecilnya
volume kerja.
12  2. FUNGSI KANTOR
 Menurut J.C. Denyer dalam bukunya “ Office Administration”
fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan
komunikasi dan warkat yang secara rinci adalah :
1. To revive information (letters, price, quotation)
2. To record information (stick, price an personnel records)
3. To arrange information (sales costing, accounting)
4. To give information (sales invoices, estimates)
5. To saveguard assets (care of cash, stock)
13  ARTINYA
1. Untuk menerima keterangan (misal : surat-surat, harga,
kutipan dsb)
2. Untuk mencatat keterangan (misal : persediaan, harga dan
catatan-catatan kepegawaian)
3. Untuk menyusun keterangan (misal : dalam pembiayaan,
pembukuan dsb)
4. Untuk memberi keterangan (misal : faktur-faktur penjualan,
perkiraan-perkiraan dsb)
5. Untuk menjamin aktiva-aktiva (misal : pemeliharaan yang
tunai, persediaan dsb)
14  Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa
depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu
ditangani secara profesional, dalam arti bahwa
penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan
dan staf yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam
mengejar prestasi.
 Berikutnya, berkaitan dengan lingkungannya (manusia, alat,
sumber-sumber, ruang, waktu dll), seorang karyawan
diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara
sungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah
informasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya
guna.
15  Berdasarkan hal tersebut didepan bahwa penyelenggaraan
kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupan
organisasi, karena kantor mempunyai fungsi antara lain :
1. Sebagai alat penyambung panca indera bagi pimpinan.
2. Membantu pimpinan dalam perumusan pekerjaan.
3. Membantu pimpinan dalam penyederhanaan sistem
manajemen, prosedur dan metoda kerja.
4. Membantu pimpinan dalam pelaksanaan kegiatan mencapai
tujuan dan melaksanakan kegiatan mencapai tujuan
organisasi yang berdayaguna.
16  Pada kenyataannya, salah satu kebutuhan manusia, akan diusahakan
sepenuhnya melalui organisasi, sehingga organisasi dapat dikatakan
merupakan suatu kebutuhan bagi kehidupan manusia.
 Semakin maju masyarakat, hidupnya juga semakin tergantung pada
kemampuan organisasi untuk menyediakan segala sesuatu yang
diperlukan.
 Agar supaya organisasi dapat hidup, tumbuh, dan berkembang, harus
dipimpin oleh seorang pimpinan yang cakap.
 Organisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegiatan,
pusat melakukan hubungan, pusat mengambil berbagai keputusan, pusat
merencanakan, mengorganisasikan, penggerakan dan pengawasan
pekerjaan.
 Tempat tersebut memberi arti dan membantu menjalankan fungsi
organisasi. Segala macam bentuk penulisan, komunikasi, penghitungan,
penggolongan dan penyimpanan arsip, adalah merupakan pekerjaan
kantor.
17 HAKEKAT PEKERJAAN KANTOR
 Pekerjaan kantor berarti kegiatan mengumpulkan, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
terangan.
 Mencatat keterangan/kejadian berarti mencatat semua yang
dilakukan sehingga menjadi keterangan yang kelak dapat
lebih berguna.
 Pada kenyataannya, pelaksanaan kegiatan dapat diadakan
dengan menggunakan mesin, alat hitung, atau cara lain yang
dikerjakan dengan manual, dengan maksud dan tujuan yang
tetap sama yaitu membuat atau menyediakan informasi yang
berguna untuk semua fihak.
18 PEKERJAAN KANTOR DAPAT
DIBAGI :
1. Mengumpulkan/menghitung
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya
segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan
dimana-mana, menjadi keterangan yang siap dipergunakan
bilamana diperlukan.
2. Mencatat keterangan
Yaitu kegiatan membubuhkan keterangan dengan pelbagai
macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi
modern dan kebutuhan, keterangan yang diperlukan
sehingga wujud keterangan dapat langsung siap pakai.
19 3. Mengolah keterangan
Yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan
maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan keterangan
Yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan pelbagai cara dan alat,
sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim keterangan
Yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dengan pelbagai cara dan alat
dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan keterangan
Yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan keterangan dengan pelbagai
cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih teratur, sistematis dan
aman.
20 Pekerjaan Kantor Meliputi :
 Pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penggandaan,
pengiriman dan penyimpanan
keterangan.
21
 Kesimpulan pekerjaan kantor :

Pada hakekatnya pekerjaan kantor pengurusan

keterangan dan keterangan yang belum siap

dipakai menjadi keterangan yang siap pakai.

22  Selain aspek lain dalam pengurusan keterangan, yang perlu
disadari adalah bahwa dalam organisasi yang luas ruang lingkup
usahanya, menuntut pimpinannya untuk dapat melakukan tugas
manajerial dengan baik, yang ditunjang oleh tersedianya keterangan
yang siap pakai.

 Seorang pimpinan, baik yang berada pada pucuk pimpinan atau

tingkat menengah, selalu menghadapi tugas mengambil keputusan.
Untuk membuat keputusan yang tepat, pimpinan harus meneliti
kembali berbagai keterangan yang diperlukan, sehingga langsung
dapat memperoleh gambaran yang benar pada waktu melihatnya.
23 Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor
 Pelaksanaa pekerjaan kantor di setiap kantor berbeda
ruang lingkupnya, hal tersebut tergantung dari kebutuhan
masing-masing kantor yang bersangkutan.
 Pada umumnya luas sempitnya ruang lingkup pekerjaan
kantor dipengauhi oleh beberapa faktor, antara lain :
1. Luas sempitnya ruang lingkup tugas pokok kantor yang
bersangkutan. Perusahaan yang besar dan luas
jangkauannya, memerlukan lebih banyak informasi yang
harus ditangani daripada perusahaan yang sempit
lingkup usahanya.
2. Sifat atau jenis usaha suatu kantor.
24
 Berdasarkan faktor yang mempengaruhi kebutuhan
pekerjaan kantor tersebut, maka dalam pelaksanaannya,
pekerjaan kantor dapat berupa pekerjaan tulis-menulis
dan catat-mencatat. Tetapi apabila dituntut pekerjaan
kantor yang ruang lingkupnya lebih luas maka pekerjaan
kantor dalam hal demikian dapat dilaksanakan dengan
pekerjaan ketatausahaan yaitu yang meliputi pekerjaan
pengetikan, penggandaan (stensil/roneo, foto copy, riso
dll), kerasipan, ekpedisi surat, pelayanan telepon dsb.
25  Selanjutnya, apabila perusahaan menuntutnya, maka pekerjaan
kantor yang diperlukan adalah ketatausahaan ditambah dengan
kegiatan lainnya seperti : “ penentuan sistem dan prosedur
perkantoran, merencanakan tata ruang kantor,
penggunaan pengolahan data elektronik, pembinaan
pegawai kantor dan sebagainya”.
 Dengan demikian pekerjaan kantor tidak identik dengan pekerjaan
tulis-menulis ataupun ketatausahaan, tetapi dalam pelaksanaan
pekerjaan kantor, dapat berupa :
1. Pekerjaan tulis-menulis atau catat-mencatat;
2. Ketatausahaan;
3. Ketatausahaan ditambah dengan kegiatan lain yang lebih
kompleks.
26 Menurut William H. Leffingwell & Edwin M.
Robinson, pekerjaan kantor meliputi
1. Receiving, dispatching, and shipping orders 1. Menerima, mengirim dan mengangkut pesanan2

2. Billing 2. Membuat rekening

3. Correspondence, dictation, typing 3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik

4. Menyimpan warkat
4. Filling
5. Menyampaikan utang dan mengumpulkan
5. Passing credit and collecting outstanding perhitungan2 yang belum diselesaikan
accounts
6. Mengurus, membagi dan mengirimkan surat2 pos
6. Handling, distributing and dispatching mail
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan memberikan
7. Duplicating and addresing wor alamat

8. Miscellaneous, such as telehone, receiving 8. Ber-macam2 pekerjaan, seperti menelepon, menerima

visitors, messenger service tamu, pekerjaan pesuruh
9. Tugas-tugas khusus
9. Special tasks
10. Membuat warkat-warkat (mencatat data yang
10. Making records (noting down desred data) diinginkan)
27 Peranan pekerjaan kantor bagi pimpinan

 Dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, pimpinan

tidak dapat lepas dari kebutuhan informasi. Kantor
merupakan satuan terpusat yang memberikan pelayanan.
Secara garis besar, pekerjaan kantor mempunyai 3
peranan pokok :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional guna
membantu pelaksanaan pekerjaan pokok untuk mencapai
suatu tujuan organisasi.
2. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan
organisasi sebagai suatu keseluruhan.
28  Selanjutnya, pelbagai macam keterangan disediakan sesuai dengan
kebutuhan, dan keterangan tersebut memudahkan tercapainya
tujuan yang diinginkan, atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan
operasional dengan lebih baik.
 Hasil pencatatan keterangan, sangat dibutuhkan oleh seorang
pimpinan dalam rangka : PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN,
PENGGERAKAN, PENGAWASAN DAN FUNGSI MANAJEMEN
LAINNYA.
 Pekerjaan kantor juga mempunyai peranan melancarkan kehidupan
dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena
fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber
dokumen. Dalam menyelenggarakan kegiatan, perlu adanya
pencatatan yang cermat, pengelolaan arsip secara tertib, guna
penilaian atau penyusunan program perkembangan organisasi lebih
lanjut,
29  Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat
umum, yang memberikan kepadanya kesempatan untuk
mengetahui secara keseluruhan tentang apa yang terjadu
dalam organisasinya. Pimpinan akan memakai informasi
itu sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil
keputusan.
 Dari apa yang telah diuraikan jelas bahwa pekerjaan
kantor meliputi pembuatan/pencatatan informasi yang
bertingkat kemanfaatannya. Pekerjaan kantor merupakan
kegiatan penunjang yang tidak berdiri sendiri, tetapi
diperlukan bantuan untuk menunjang pelaksanaan tugas
pokok, terutama untuk kepentingan pimpinan dalam
melaksanakan tugas manajerialnya.