MAKALAH

“PERKANTORAN”

OLEH

NAMA : KADIS SUSANTO

NIP. : 19700311 199007 1 001

JABATAN : PRAMU KEBERSIHAN

PERANGKAT DAERAH : DINAS PENDIDIKAN

KABUPATEN NGANJUK

TEMA MAKALAH : PERKANTORAN

DISUSUN SEBAGAI SALAH SATU TUGAS DAN PERSYARATAN

DALAM MENGIKUTI UJIAN DINAS TINGKAT I

TAHUN 2022
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi, menangani

informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengola, menyimpan sampai mengeluarkan

dan mendistribusikan informasi. Oleh karena itu, perlengkapan dan inventaris kantor

mempunyai peranan penting bagi setiap instansi pemerintah maupun swasta, untuk menangani

berbagai informasi dikantor tersebut.

Aktivitas kerja sekretaris menitikberatkan pada pekerjaan kantor atau perusahaan. Maka

perlengkapan kantor dan inventaris kantor sangat berfungsi dalam membantu kelancaran

aktivitas dan kegiatan kantor baik di instansi pemerintah maupun swasta. Jika dalam suatu

instansi pemerintah maupun swasta kekurangan perlengkapan dan inventaris kantor maka

aktivitas dan kegiatan kantor akan terganggu. The Liang Gie (1992) mengatakan bahwa

perlengkapan kantor dapat berupa peralatan kantor, perabot kantor, hiasan kantor, dan

persediaan kantor sedangkan inventaris kantor merupakan sebuah daftar yang memuat nama-

nama barang milik instansi tersebut.

B. Rumusan Masalah

Dalam makalah ini terdapat beberapa rumusan masalah, yaitu :

1. Apa pengertian dari kantor ?

2. Apa fungsi dari kantor?

3. Apa ciri – ciri dari kantor ?

4. Apa tujuan dari kantor ?

 BAB II

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN KANTOR

Secara etimologis kantor berasal dari bahasa Belanda : “Kantoor”, yang maknanya : ruang

tempat kerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan istansi, dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris

“Office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat

kerja. Dalam pengertian kantor dapat dibedakan atas 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan statis.

Kantor dalam arti dinamis merupakan poses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,

pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/pendistribusian data/informasi. Atau

dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan

administrasi dalam arti sempit.

Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markas, biro,

lembaga atau tempat penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,

penyimpanan,penyampaian/pendistribusian data/informasi.

Pengertian Kantor menurut para Ahli :

1. Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk

melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin

diberikan.

2. Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan

operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. 

3. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat

mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.  

Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti dinamis

adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system

antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima,

mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya. Didalam kantor selalu diisi

dengan Aktifitas Kantor. maka saya sarankan membaca artikel sebelumnya tentang Aktifitas

Kantor. 

B. FUNGSI KANTOR

Dalam sebuah kantor terdapat beberapa fungsi – fungsi dari kantor itu sendiri, yaitu :
1. Menerima Informasi

Salah satu fungsi kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam bentuk 

informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan juga semua laporan tentang

segala macam kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk,kantor juga

memiliki fungsi untuk memperoleh informasi secara lebih lanjut yang nantinya mungkin

akan diminta oleh manajemen.

2. Merekam Informasi

Fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan informasi agar informasi

tersebut dapat sesegera mungkin disiapkan apabila pihak manajemen memintanya.

Rekaman atua record semua informasi harus disimpan untuk kepentingan hukum atau

sebagai sebuah alat bukti. Disamping itu,rekaman/record juga disimpan untuk memenuhi

kebutuhan sebuah manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendalian pada

perusahaan.

3. Mengatur Informasi

Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah informasi dengan cara

yang sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan/digunakan  oleh pihak yang

membutuhkan secara maksimal. Sebagai Contoh, laporan dari sebuah kegiatan promosi

yang dilakukan oleh pihak perusahaan dengan cara menyajikan informasi dengan jelas dan

dapat dibaca dengan baik. Laporan tersebut dibuat oleh pihak yang menggunakan informasi

atau data yang sudah diatur secara sistematis didalam kantor.

4. Memberi Informasi

Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabula

pihak manajemen meminta informasi,kantor memberikan informasi yang dibutuhkan

berdasarkan data yang telah diterima,dihimpun,diatur dan disimpan. Sebagian informasi

yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus atau

insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.

5. Melindungi Aset/Harta

Disamping yang fungsi yang lainnya, Kantor juga memiliki fungsi untuk melindungi aset

atau harta. Segala macam bentuk informasi/data yang diterima oleh kantor adalah sebuah

aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya jika dibatasi
 pada fungsi menerima,merekam,mengatur dan memberi informasi saja. Kantor juga harus

dapat melindungi aset atau harta (informasi atau data),baik tepat penyimpanannya, maupun

isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar benar digunakan untuk kepentingan

perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak pihak yang tidak bertanggung jawab.

C. CIRI – CIRI KANTOR

Ciri – ciri kantor dari segi aktivitasnya, yaitu :

1. Merupakan alat penyambung panca indera dan ingatan pimpinan.

2. Membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dan pengaturan pekerjaan.

3. Membantu pimpinan dalam penyederhanaan kerja dan penyederhanaan system.

4. Membantu efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan.

5. Memiliki pegawai yang melaksanakan tugas dengan disiplin dan akuntabel.

6. Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka, dan demokratis

7. Memiliki sikap, cara berpikir, dan bertindak sesuai perkembangan zaman.

8. Pelaksanaan kerja mengutamakan profesionalisme sesuai dnegan tuntutan zaman.

9. Menggunakan teknologi baru dalam komunikasi, pengumpulan, pengolahan, dan pengelolaan

data yang terus berkembang.

10. Organisasinya dibangun berdasarkan fungsi sehingga diharapkan dapat menuntaskan segala

macam pekerjaan tanpa harus khawatir tumpang tindih dengan pekerjaan lainnya.

11. Setiap pekerjaan dilengkapi dengan SOP (Standart Operating Procedure), untuk memudahkan

pelaksanaannya.

Selain dari segi aktivitasnya, ciri – ciri kantor juga dapat dilihat dari segi sarana dan prasarana

yang digunakan. Diantaranya adalah :

1. Punya bangunan dan tata ruang yang baik serta modern.

2. Seluruh system administrasinya dibangun berbasis Teknologi Informasi (TI) sehingga

pelaksanaan pekerjaan lebih efien, aman, dan akurat.

3. Perlengkapan kantor sesuai dengan keperluan terkini, misalnya komputer.

D. TUJUAN KANTOR

Tujuan dari sebuah kantor adalah memberikan sebuah system pelayanan berupa komunikasi

dan perekaman atau penyimpanan.

 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari pembahasan yang disampaikan dapat ditarik kesimpulan bahwa kantor merupakan

kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit. Dalam kegiatan tersebut dapat

berupa kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, penyampaian atau

pendistribusian data dan informasi. Kegiatan kantor juga dapat dimulai dari menerima informasi

hingga melindungi asset/harta dari kantor tersebut.

B. SARAN

Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah

perkantoran tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang

sama penting di bagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di

bagiannya.