ADMINISTRASI

UMUM

Disusun oleh :
Nama : Irma Suryani
Kelas : X AP 3
 DARTAR ISI
Contents
Bab 1.....................................................................................................................................................3
Hakikat Administrasi Perkantoran.....................................................................................................3
a. Pengertian Kantor..................................................................................................................3
b.FUNGSI KANTOR....................................................................................................................3
C. Pengertian Administasi Perkantoran.........................................................................................4
D. Unsur unsur Administrasi.........................................................................................................4
BAB 2 KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN........................................................5
1.Bersifat Memberi Pelayanan.......................................................................................................5
2.Bersifat Terbuka dan Luas..........................................................................................................5
Bersifat Merembet ke Segenap Bagian Organisasi (Adanya Pemencaran Pekerjaan)....................5
Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi........................................................................5
B. Asas-Asas Manajemen Perkantoran..............................................................................................6
Asas Sentralisasi (Pemusatan).......................................................................................................6

2
Bab 1
Hakikat Administrasi Perkantoran

a. Pengertian Kantor

1.
2.
K antor dalam KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) berarti gedung, ruang,
atau tempat untuk melalukan sesuatu pekerjaan organisasi (Perusahaan).
Dalam bahasa Belanda, yaitu kantor yang berarti 3 hal, Yaitu:
Ruang atau kamar kerja
Ruang tempat seseorang pengusaha dan staf menjalankan aktivitas usaha
pokoknya
3. Instansi, badan, jawatan, atau perusahaan.
Definisi Kantor menurut beberapa ahli :
1. J.C.Denyer dalam bukunya (Ofiice Administration) Mengatakan bahwa kantor adalah
setiap tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga
diberikan kepada tempat tersebut.
2. Drs. Moekijat, Dalam bukunya (Tatalaksana Kantor) Mengatakan bahwa kantor
adalah sebagai tempat, dimana pekerjaan tata usaha dilakukan.
Istilah Office Berarti:
a. Kewajiban, tugas, fungsi
b. Jabatan (Tenure of position)
c. Markas atau ruang
d. Jasa pelayanan (Service Kind Help)
e. Tugas pekerjaan/komposisi
f. Tempat/ gedung yang dipakai sebagai pusat tempat kerja
Pengertian kantor dibagi menjadi 2, yaitu:
a. Dalam arti statis yang menggambarkan sesuatu tempat
b. Kantor dalam arti dinamis berarti gerak dan senantiasa berubah.

b.FUNGSI KANTOR

a. Menerima informasi
b. Merekam informasi
c. Mengatur informas
d. Memberi informas
e. Melindungi Asset/ Harta

3
C. Pengertian Administasi Perkantoran
Administrasi dalam bahasa latin yaitu Ad dan Ministraire yang berarti melayani. Secara ilmu,
menurut Leornard D. White administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok Negara atau swasta, militer, usaha besar maupun usaha kecil.

D. Unsur unsur Administrasi

1. Adanya sekelompok orang
2. Kerja sama
3. Tujuan tertentu
Unsur administrasi menurut E.P Siagian
a. 2 orang manusia atau lebih
b. Adanya tujuan
c. Tugas yang hendak dilaksanakan
d. Peralatan dan perlengkapan
Unsur administrasi menurut The Liang Gie
a. Organisasi
b. Manajemen
c. Komunikasi
d. Kepegawaian
e. Keuangan
f. Perbekalan
g. Ketatausahan
h. Hubungan Masyarakat

Setelah diperoleh gambaran umum tentang administrasi, selanjutnya akan diuraikan unsur
administrasi ssuai pendapat yang dikemukakan oleh The Liang Gie .
Untuk itu, unsur administrasi tersebut akan dibahas satu persatu sebagai berikut:
1. ORGANISASI
Adalah unsur pertama dari administrasi yaitu wadah, dimana kegiatan kegiatan administrasi
dijalankan.

2. MANAJEMEN
Merupakan proses penggerakan orang orang dan pengarahan segenap fasilitas di dalam usaha
kerja sama manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan

4
BAB 2
KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN

1.Bersifat Memberi Pelayanan

Artinya melayani pelaksanaan pekerjaan operatif (tugas tugas pokok organisasi) dalam
mencapai tujuan organisasi dan memberikan pelayanan untuk membantu orang lain dalam
mengerjakan pekerjaannya secara lebih efektif. Contohnya:
a. Bagian penjualan dibantu dalam pekerjaan menjual produk
b. Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai kedudukan
keuangan perusahaan
c. Bagian produktif dibantu untuk memperbaiki pelayanan dan menentukan biaya biaya
yang lebih rendah.

2.Bersifat Terbuka dan Luas

Artinya memberikan kemudahan atau meringankan di dalam melakukan aktivitas pekerjaan
kantor, misalnya:
- Memudahkan dalam usaha menambah output
- Memudahkan dalam meberikan dorongan pegawai
- Memudahkan dalam pembelian barang
- Memudahkan dalam membayar upah/gaji
Bersifat Merembet ke Segenap Bagian Organisasi (Adanya Pemencaran Pekerjaan)
Artinya pekerjaan kantor yang tidak hanya dikerjakan dalam suatu bagian, tetapi dikerjakan
dalam tiap-tiap bagian dari sebuah perusahaan.

Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi

Artinya semua akibat pekerjaan kantor yang terpencar dan merebet ke setiap bagian, maka
pekerjaan kantor itu akan dilaksukan/dilaksanakan oleh semua orang ynag dalam setiap
organisasi,dan tidak akan menjadi monopoli kelompok karyawan tertentu, tetapi dikerjakan
secara bersama-sama dalam mencapai tujuan organisasi tersebut.

5
B. Asas-Asas Manajemen Perkantoran
Ada tiga macam asas dalam pengorganisasian pekerjaan kantor, yaitu sebagai berikut:

Asas Sentralisasi (Pemusatan)

Yaitu pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu (Kelompok
Tunggal) dan manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusu bertanggung jawab
dalam bidang aktivitas perkantoran.
Pelayanan kantor yang dapat dipusatkan (ssentralisasi), di antaranya:
a. Surat masuk dan keluar
b. Metode dan media komunikasi (telepon, telegram)
c. Penerimaan tamu
d. Penggadaan warkat (Fotocopy)
e. Penyimpanan arsip
f. Pengetikan
g. Pekerjaan menghitung
h. Pengawasan formulir
i. Perlengkapan kantor
j. Catatan-catatan kehadiran
k. Penempatan dan latihan pegawai kantor
Keuntungan asas Sentralisasi yaitu:
a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seseorang ahli dalam bidang perkantoran
b. Mesin-mesin kantor dapat diddayagunakan sepenuhnya
c. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan seragam)
d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditinggkatka
e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat.
Kerugian asas Sentralisasi yaitu:
a. Kegiatan belum tentu menjamin dan melayanin kebutuhan khusus
b. Prosedur pelaksanaan keja berbelit-belit
c. Adanya pengawasan ketat dapat menyebabkan frustasi
d. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat.
e. Lambat dalam pelaksanaan tugas.

6
 ASAS PEMUSATAN SECARA SISTEMATIS

MANAGER TERTINGGI
(General Manager)

MANAGER MANAGER MANAGER

KEUANGAN KANTOR PUSAT PENGANGKUTAN