KULIAH KE-2

ARTI DAN PENTINGNYA MANAJEMEN

PERKANTORAN

Lingkup dan bidang

pekerjaan

Arti dan pentingnya

manajemen perkantoran

Pekerjaan perkantoran

Admintor Pertemuan 2-3 1

 Kantor
Secara umum, kantor sebagai
tempat dimana dilakukan
berbagai macam kegiatan
pelaksanaan organisasi dalam
rangka mencapai tujuannya.

Lebih luas: kantor sebagai

pusat kegiatan penyediaan
informasi.

Admintor Pertemuan 2-3 2

Kantor dapat diartikan sebagai :
Pusat (tidak selalu ‘tempat’)
diselenggarakannya kegiatan
menangani informasi

Proses menangani informasi, mulai dari

menerima, mengumpulkan, mengolah,
menyimpan, meyalurkan/ mendistribusi-
kan informasi

Tempat setiap keputusan yang

akan dan telah diambil atau
ditetapkan dalam suatu organisasi
Admintor Pertemuan 2-3 3
 Fungsi Kantor
menurut J.C. Denyer

Untuk menerima keterangan, misal: surat

Untuk mencatat keterangan, misal:

persediaan, harga, kepegawaian, dll.

Untuk menyusun keterangan, misal: tentang

pembiayaan, pembukuan, dll

Untuk memberi keterangan, misal: faktur

penjualan, perkiraan2, dll.

Untuk menjamin aktiva-aktiva, misal:

pemeliharaan uang tunai, persediaan, dll

Admintor Pertemuan 2-3 4

 Hakekat Pekerjaan Kantor
1
• Mengumpulkan/menghitung keterangan
2
• Mencatat keterangan
3
• Mengolah keterangan
4
• Menggandakan keterangan
5
• Mengirim keterangan
6
• Menyimpan keterangan

Admintor Pertemuan 2-3 5

 Mengumpulkan/menghitung
keterangan

Yaitu kegiatan mencari dan

mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum
ada atau berserakan di mana-
mana, menjadi keterangan yang
siap dipergunakan bilamana
diperlukan
Admintor Pertemuan 2-3 6
 Mencatat keterangan

Yaitu kegiatan membubuhkan

keterangan dengan pelbagai macam
peralatan sesuai dg perkembangan
teknologi modern dan kebutuhan,
keterangan yang diperlukan
sehingga wujud keterangan dapat
langsung siap pakai
Admintor Pertemuan 2-3 7
 Mengolah keterangan

Yaitu bermacam-macam kegiatan

mengerjakan keterangan dengan maksud
menyajikannya dalam bentuk yang lebih
berguna

Kegiatan pengolahan recieving, bathching,

editing, coding, entering,prosessing,
tabulating, analising, reporting

Admintor Pertemuan 2-3 8

 Menggandakan keterangan
yaitu kegiatan memperbanyak keterangan dengan
pelbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang
diperlukan

Mengirim keterangan
yaitu kegiatan menyampaikan keterangan dg
pelbagai cara dan alat, dari satu pihak kepada
pihak lain
Admintor Pertemuan 2-3 9
 Menyimpan keterangan

Yaitu kegiatan menaruh atau

meletakan keterangan dengan
pelbagai cara dan alat di tempat
tertentu sehingga lebih teratur,
sistematis dan aman

Admintor Pertemuan 2-3 10

Manajemen Perkantoran

(George Terry)

Manajemen perkantoran adalah

suatu perencanaan,
pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan
perkantoran serta
menggerakkan mereka yang
melaksanakan agar mencapai
tujuan-tujuan yang telah
ditentukan lebih dahulu

Admintor Pertemuan 2-3 11

 Manajemen Perkantoran
(William Leffingwell dan Edwin Robinson)

Manajemen Perkantoran
adalah cabang dari seni dan
ilmu manajemen yang
berkenaan dengan
pelaksanaan pekerjaan
perkantoran secara efisien,
bilamana dan dimananpun
pekerjaan harus dilakukan

Admintor Pertemuan 2-3 12

Manajemen Perkantoran
(Mill Geoffey)

Manajemen Perkantoran
adalah seni membimbing
personel kantor dalam
penggunaan sarana yang
sesuai dg lingkungannya
demi mencapai tujuan yg
sudah ditetapkan.

Admintor Pertemuan 2-3 13

 Manajemen Perkantoran
secara umum
Manajemen Perkantoran adalah
rangkaian kegiatan
merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyususun),
megarahkan (memberi arah dan
petunjuk), mengawasi dan
mengendalikan (melakukan
kontrol), sampai
menyelenggarakan suatu
pekerjaan secara tertib dan lancar.

Admintor Pertemuan 2-3 14

 Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor
dipengaruhi oleh:

Meliputi tulis
Luas sempitnya ruang lingkup tugas
menulis/catat
pokok kantor. Perusahaan yang
mencatat,
besar dan luas jangkauannya, Sifat atau jenis
ketatausahaan,
memerlukan lebih banyak informasi usaha suatu
dan
yang harus ditangani dari pada kantor
ketatausahaan
perusahaan yang sempit lingkup
yang lebih
usahanya.
komplek.

Admintor Pertemuan 2-3 15

Lingkup Kerja Manajemen Perkantoran (lebih luas)
menurut Charles O. Libbey

Ruang Perkantoran (Office Space)

Komunikasi (Communications)
Kepegawaian Kantor (Office Personal)
Perabot dan perlengkapan (Furniture and Equipment)
Peralatan dan mesin (Appliances and Mechines)

Perbekalan dan keperluan Tulis(Supplies and Stationery)

Methode(Methods)
Warkat (Records)
Kontrol Pejabat Pimpinan (Executive Controls)
Admintor Pertemuan 2-3 16
RUANG PERKANTORAN
• Perkiraan kebutuhan ruang • Lukisan

• Penjatahan ruang • Fasilitas kebersihan

• Ruang pertemuan
• Tata ruang kantor
• Faktor keselamatan
• Pemanasan dan peredaran
udara • Memindahkan kantor
• Pendinginan udara
• Perubahan2
• Pantulan suara • Pemeliharaan

Admintor, Pertemuan 1. 17
KOMUNIKASI
Pengiriman surat Sistem telepon antar
kantor

Pelayanan pesuruh Telegraf dan pelayanan

kawat (faksimili)
Pipa hantaran
Papan Pengumuman
Telepon
Pelayanan terima tamu
Susunan kabel

Pendiktean telepon Electronic mail

Admintor, Pertemuan 1. 18
PEGAWAI KANTOR
Pemilihan Keterlambatan
Perkenalan Presensi/Disiplin
Latihan Pemberhentian
Pengujian Semangat kerjasama
Kenaikan Pangkat Fasilitas/sejahtera
Pergantian Pensiun
Sistem saran Penilaian
Pengerahan pegawai Pengaduan

Admintor, Pertemuan 1. 19
PERLENGKAPAN
 Meja/kursi kerja  Perlengkapan acuan
 Meja panjang  Lemari perbekalan
dan perlengkapan rak
 Perlengkapan arsip
 Tempat pakaian
 Lemari/peti besi (lemari)
 Perabotan fungsional  Perabotan
 Pemeliharaan dan perpustakaan
perbaikan  Penilaian
perlengkapan baru
Admintor, Pertemuan 1. 20
PERALATAN MESIN
Mesin tik
Komputer
Mesin tambah (dengan strook)
Aneka perlengkapan
perkantoran
Mesin faktur

Perlengkapan kebersihan
Mesin pembukuan

Perlengkapan penggandaan
Mesin hitung (Kalkulator)

Pemeliharaan dan perbaikan

Admintor, Pertemuan 1. 21
SUPPLIES & STATIONARY
Pensil, ballpoint, tinta, penghapus
dsb
Kertas surat
Formulir
Perbekalan kebersihan
Perbekalan penggandaan
Penilaian perbekalan baru

Admintor, Pertemuan 1. 22
METODE
Pengolahan bahan Penyelidikan Pengukuran hasil
keterangan perkantoran kerja tulis

Penjadwalan Prosedur
Pemakaian film
prosedur rutin pembuatan bagan

Analisis statistik

Admintor, Pertemuan 1. 23
WARKAT (RECORDS)
Pengordinasian form

Perancangan form Survei

Pelayanan surat Pembuangan form

Peninjauan surat Microfilm

Ruang pengetikan
terpusat Jadwal penyimpanan

Metode pelaporan Praktik kearsipan dan

penyimpanan

Pemanfaatan komputer

Admintor, Pertemuan 1. 24
PENGAWASAN PIMPINAN
Buku
Perencanaan pedoman
organisasi petunjuk kerja

Pemusatan Konperensi
atau
pemencaran
pelayanan Latihan
pemindahan
tugas
Perencanaan
anggaran
Analisis tugas
pekerjaan

Penaksiran Pembakuan
gaji

Admintor, Pertemuan 1. 25
 2.Communication
(pengiriman surat, pelayanan
pesuruh, telepon, susunan
kabel, telegraf, papan
pengumuman, terima tamu)
8. Records
(formulisr, surat
menyurat, pelaporan,
film kecil, warkat, arsip)
4.Furniture and equipment
(meja, kursi, gudang, rak,
perpustakaan, peti dll)
5. Machine and appliances
(mesin tik, mesin tambah,mesin fakur,
9. Executive Control 3.Office Personnel
(Kepegawaian, pemilihan,
(Perencanaan organissi,
latihan, pengujian,
Penaksiran, konperensi,
wawancara, disiplin,
pembakuan gaji
pensiun, penilaian,
perencanan anggaran),
pengaduhan)
1. Office space 7. Methods
(kebutuhan ruang, (Pengolahan keterangan,
penjatahan ruang, penyelidikan
perkantoran, analisis
pendingin udara,
statistik, pemakaian
keselamatn kerja,
pemeliharaan) film)
6. Supplies &
Stationary
(barang-barang tulis, kertas
surat, formulis, kebersihan,
pengadaan, perbekalan) 26
Admintor Pertemuan 2-3
Tujuan Manajemen Perkantoran (1)
Untuk menyediakan informasi yang siap
pakai, yaitu: Lengkap, Relevan dg keguna
annya, Tidak terlambat (Up to date),
Akurat, Dapat dipertanggung-jawabkan
kebenarannya.

Untuk memberi keterangan yg lengkap

bagi yg memerlukan guna pelaksanaan
tugas organisasi secara efisien

Untuk memberi catatan dan laporan yg

bermanfaat dg biaya yang terjangkau

Admintor Pertemuan 2-3 27

Tujuan Manajemen Perkantoran (2)
Untuk membantu perusahaan
memelihara dan memenuhi
kebutuh- annya

Untuk memberikan pekerjaan

tatausaha yg cermat dan
membantu memberi pelayanan
kepada para langganan atau mitra
kerja

Untuk membuat catatan yg lebih

baik dg biaya yg terjangkau

28
Admintor Pertemuan 2-3
Fungsi-fungsi Penyelenggaraan Kegiatan
Perkantoran bagi Pimpinan

Sebagai alat penyambung panca indera bagi

pimpinan

Membantu pimpinan dalam perumusan

pekerjaan

Membantu pimpinan dalam penyederhanaan

sistem manajemen, prosedur, dan metode kerja

Membantu pimpinan dalam pelaksanaan kegiatan

mencapai tujuan yang berdaya guna

Admintor Pertemuan 2-3 29

 Sumber Daya
Dalam Manajemen Perkantoran (1)
Pegawai, yaitu orang atau pejabat yg
hakekat tugasnya adalah mengolah
informasi

Biaya kantor, yaitu dalam melaksanakan

pekerjaan kantor tentu memerlukan
biaya, baik untuk gaji, pembelian
peralatan, maupun biaya untuk keperluan
lainnya.

Materiel kantor yang terdiri atas : Alat Tulis

kantor, Perabot kantor, ruang kantor).

Admintor Pertemuan 2-3 30

 Sumber Daya
Dalam Manajemen Perkantoran (2)
Mesin-mesin kantor : mesin tulis, telex,
mesin foto copy, computer dsb

Metoda kantor, yaitu cara kerja dan

prosedur dalam menangani informasi.

Waktu khusus untuk pegawai kantor

(disediakan waktu untuk mengatur
jadwal atau waktu untuk menangani
informasi)

Pasar, yaitu bagaimana memasarkan

hasil produksi dan keperluan lainnya.
Admintor Pertemuan 2-3 31
Admintor Pertemuan 2-3 32