KLIPING ADMINISTRASI PERKANTORAN

Nama : Imelda borU siahaan

Npm : 141010065

Nama dosen : DeWI SANTI ,S.pd.I.,M.SI

UNIVERSITAS PUTERA BATAM

SEMESTER GANJIL 2014/2015

1
OFFICE MANAGEMENT

OFFICE WORK

PERTEMUAN I
ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian dan Lingkup OM

OA dan OM diartikan sama.

Administrasi dalam urusan-urusan negara

Manajemen dalam urusan-urusan perusahaan

Berbagai definisi OM oleh para ahli

OM = suatu fungsi tertentu, aktifitas dalam suatu organisasi : Perencanaan, pelaksanaan, pengarahan,
pengendalian dsb.

Faktor-faktor lain dalam om

John H.Macdonald fungsi Om berkaitan dengan:

 Kepegawaian Perkantoran
 Metode Perkantoran
 Perlengkapan perkantoran

Faktor-faktor fisik dalam kantor

 Biaya
 Haluan perkantoran

2
 2. Tugas dan persyaratan manajer administrative

Perkembangan lingkup bidang kerja manajemen perkantoran manajemen

administratif.

Manajemen administratif fungsi-fungsi pelayanan yang lebih luas .

Tugas manajer perkantoran

 Pekerjaan perkantoran
 Sistem perkantoran
 Organisasi perkantoran
 - Komunikasi perkantoran
 Pelaporan manajerial
 Manajemen kearsipan
 Kontrol perkantoran
 Tata ruang
 Perlengkapan
 Studi perkantoran

PEKERJAAN PERKANTORAN (OW)

 Meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat

tertulis, laporan-laporan, surat menyurat dalam aktifitas kantor
 Pekerjaan perkantoran meliputi 10 kegiatan
 7 macam kegiatan serta perbandingannya meliputi : typing, calculating,
cheking, filling, telephoning, duplicating, mailing and other.

3
 Konsepsi tatausaha sbg pekerjaan perkantoran

Tugas pelayanan yang berwujud 6 pola perbuatan :

1) Menghimpun
2) Mencatat
3) Mengolah
4) Mengganda
5) Mengirim
6) MenyimpanPeranan dan pencirian tatausaha

3 peranan pokok tata usaha :

1) Melayani pelaksanaan pekerjaan2

2) Menyediakan keterangan bagi pucuk pimpinan
3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi

3 ciri utama tatausaha

1) Bersifat pelayanan
2) Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi
3) Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

4
 PERTEMUAN II

PERENCANAAN SISTEM PERKANTORAN

Dua tugas pokok setiap manajer :

1) Menggerakkan sekelompok petugas

2) Mengarahkan segenap sarana

6 aktifitas tugas manajemen :

1) Perencanaan
2) Pembuatan keputusan
3) Pembimbingan
4) Pengordinasian
5) Pengontrolan
6) Penyempurnaan

J.C. Denyer mencatat 11 general priciples of office system

 Mempunyai suatu arus kerja lancar

 Menghindari terjadinya kekembaran kerja dan warkat
 Menghindari tulis menulis yang tidak perlu
 Memanfaakan sebaik2nya kelebihan
 Menghindari pengecekan yang tidak perlu
 Memanfaatkan sebaik-baiknya mesin-mesin
 Dll

Sistem Informasi Manajemen

 Jaring lalu lintas informasi dalam suatu organisasi.

 Tidak adanya suatu sistem akan mengakibatkan:
1. lalu lintas keterangan yang simpang siur
2. Kekembaran keterangan yang banyak

5
 PERTEMUAN III
OFFICE ORGANIZATION

Pengorganisasian terhadap office service

Organisasi = Sistem

Terdiri dari 3 Unsur :

Sekelompok orang

Kerjasama

Tujuan

Organisasi yang kompleks

Tujuan pekerjaan fungsi

Pelimpahan Wewenang

Permintaan Tanggungjawab

Kewajiban Bertanggungjawab

6
R.M. Peterson dan C.L Littlefield dalam Modern Office Management

1) Rencana Urutan (Serial Plan)

2) Pekerjaan tatausaha dibagi menjadi unit-unit
3) Rencana Sejajar (Parallel Plan)
4) Volume pekerjaan yang dibagi-bagi kepada pegawai yang masing-masing
pegawai mengerjakan dari awal sampai akhir.

Sentralisasi dan Spesialisasi Pekerjaan Perkantoran

Pengorganisasian tatausaha dapat memakai 2 asas :

Asas Pemusatan = satuan organisasi yang berdiri sendiri Bag tata usaha,
Bag Sek

Asas Pemencaran = Tugas induk juga melaksankan tugas tatausaha dalam

lingkungan sendiri Bag Produksi

Littlefield dan Petersen, segi-segi tatausaha dibentuk menjadi satuan pelayanan

pusat ialah aktivitas-aktivitas sbb

 Mail
 Files
 Transcription
 Communications
 Duplicating
 Tabulating
 Reception
 Supplies
 Building service

7
 PERTEMUAN IV

OFFICE COMMUNICATION

1.Jenis dan Asas Komunikasi Perkantoran

Komunikasi meliputi unsur-unsur sbb :

1) Pengirim warta (communicator)

2) Warta, keterangan atau buah pikiran
3) Alat atau sarana untuk menyampaikan warta
4) Isyarat yang dipancarkan oleh alat/sarana ybs
5) Penerima warta (communicate)

Jenis-jenis komunikasi perkantoran yang sistematis oleh J.C Denyer :

1.Writen Communication :

surat, telegram, warkat tertulis lainnya

2. Oral Communication

Telepon, Radio, Corong suara dsb.

3. Mechanical System

Pipa udara, teleks, televisi dsb

4. Sistem panggilan petugas. Pengeras suara, pager, bel, tanda lampu dsb.

8
4 Asas pokok komunikasi

 Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan orang lainnya.

 Orang yang mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada suatu hal
lain yang telah dimengerti
 Orang yang melakukan komunikasi mempunyai kewajiban untuk membuat
dirinya dimengerti
 Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai kewajiban
untuk meminta penjelasan.

7 faktor utama yang perlu dipertimbangkan manajer perkantoran :

 Kecepatan
 Kecermatan
 Keselamatan
 Kerahasiaan
 Warkat
 Kesan
 Biaya

2. Komunikasi Intern

Komunikasi dibedakan dalam 2 macam :

1) Hubungan Tegak (Vertikal) : Vertikal keatas dan Kebawah

2) Hubungan Datar (Horizontal) : hubungan diantara para pejabat atau satuan
pada tingkat jenjang organisasi yang kurang lebih sederajat.

9
 PERTEMUAN V

TATA TULIS BAHASA INDONESIA

1) Penulisan Tanda Baca

 Tanda Titik
 Tanda Koma
 Titik Koma
 Titik Dua
 Tanda Hubung
 Tanda Pisah
 Tanda Elipsis
 Tanda Tanya

2. Penulisan Huruf dan Angka

 Pemakaian huruf besar

 Pemakaian huruf miring
 Penulisan angka (arab dan romawi)

3. Penulisan Kata

 Penulisan Kata Dasar

 Penulisan Kata Turunan
 Penulisan bentuk ulang
 Penulisan gabungan kata
 Penulisan kata ganti
 Penulisan kata depan
 Penulisan kata si dan sang
 Penulisan partikel
 Penulisan singkatan
 Penulisan akronim
 Penulisan kata penggala
10
 Pertemuan VI

MANAGERIAL REPORT

1) SISTEM PELAPORAN

Merupakan keterangan atau informasi yang dihimpun, diolah, dan disajikan

secara tertulis.

Rangkaian kegiatan yang terlibat dalam mencari keterangan dapat berupa :

1) Pengamatan
2) Penyelidikan
3) Studi

Laporan manajerial pada pokoknya mempunyai peranan sbb :

 Bagi organisasi sebagai suatu kebulatan gambaran menyeluruh mengenai

perkmbangan organisasi.
 Bagi pelaksanaan, suatu segi yang perlu disempurnakan untuk kelancaran
tugas
 Bagi manajer organisasi sebagai pimpinan, dapat menyediakan berbagai data
dlm pengambilan keputusan
 Bagi petugas organisasi pelaksana, dapat menjadi sarana untuk menyampaikan
kesimpulan atau gagasan.

Syarat-syarat laporan manajerial yang baik

 Kecermatan (accuracy)
 Ketepatan waktu (Timeliness)
 Kemadaian (adequacy)
 Kesederhanaan (simplicity)
 Kejelasan (Clarity)

11
 2. Susunan dan Unsur Laporan

Susunan harus jelas berdasarkan kerangka tertentu.

Unsur-unsur bagian laporan :

judul

daftar isi

pengantar

batang tubuh

Penutup

lampiran

3. Langkah Penulisan Laporan

 Menafsirkan kerangka acuan

 Membuat suatu daftar tentang tugas-tugas kerja yang harus dilakukan
 Menetapkan jadwal
 Memilah dan menilai material sewaktu material itu sedang dihimpun
 Menilai dan mengatur material
 Merancang, menulis, dan menyempurnakan laporan.

12