LAPORAN PENDIDIKAN SISTEM GANDA

“PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR SISTEM BUKU

AGENDA”

DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL

Disusun oleh :
Nama : Rian Herdiana
NIS :17180045

SMK Yayasan Riyadhul Jannah

Jl.Raya Prapatan Bandung Kec. Jalancagak Kab. Subang 41281
Tahun pelajaran 2018/2019

i
 LEMBAR PENGESAHAN

MENGESAHKAN

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat sidang laporan PSG :

Kepala Dinas Kependudukan Pembimbing Instansi

dan Pencatatan Sipil

H. Dadang Kurnianudin S.IP Drs. Dadan ramdani, M.Si

Nip. 196707091997031005 Nip. 196601121992031008

Kepala Bidang Keahlian Pembimbing Sekolah

Teknik Komputer dan
Jaringan

Iik taufik, S. Pd.I., s,kom Arifin, S.Pdi

Nip. Nip.

Mengetahui,
Kepala Sekolah

Suparman, SE
Nip.

ii
 Kata Pengantar
Assalamualaikum waarahmatullahi wabarokatullah
Puji dan syukur saya panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan
kemudahan serta kelancaran sehingga saya dapat menyelesaikan laporan ini tepat
pada waktu yang telah ditentukan oleh pihak panitia Pedidikan Sistem Ganda
(PSG) Yayasan Riyadhul Jannah Jalancagak-Subang.
Laporan ini disusun berdasarkan materi yang telah diberikan selama saya
melaksanakan Pedidikan Sistem Ganda. Laporan ini juga disusun untuk
memenuhi salah satu tugas akhir dari kegiatan Pendidikan Sistem Ganda (PSG)
serta untuk mendapatkan bukti nilai kompetensi keahlian.
Saya mengucapkan terima kasih
1. Bapak DR. KH. Moch. Ujang Saefullah, Drs., M. M. Pd,
2. Bapak Suparman, SE,
3. Bapak Iik Taopik Hassan, S. Pd. I., S. Kom,
4. Bapak Iwan Setiawan, S. Pd. I.,
5. Bapak Dadang Kurnianudin S.IP
6. Bapak Drs.Dadan Ramdani
Semoga dengan adanya laporan ini, bisa menambah wawasan bagi para
pembaca, khususnya warga sekolah Yayasan Riyadhul Jannah. Kritik dan saran
yang membangun bisa disampaikan kepada saya langsung sebagai penyususn
dari laporan ini, agar untuk ke depannya saya bisa menjadi leih baik lagi. Saya
berharap laporan ini bisa ditindak lanjuti sebagaimana mestinya.

April 2013

Penyusun

iii
 Daftar isi

Halaman Judul
Halaman Pengesahan ............................................................................................. i
Kata Pengantar ..................................................................................................... ii
Daftar Isi ............................................................................................................... iii

Bab I Pendahuluan.
1.1 Latar Belakang Masalah ...........................................................................1
1.2 Magsud dan Tujuan ..................................................................................1
1.3 Rumusan dan Batasan Masalah ................................................................2
1.4 Metode dan Teknik Pengumpula Data ....................................................3
1.5 Waktu dan Tempat Pelaksanaan ...............................................................3

Bab II Tinjauan Pustaka.

1. Surat Masuk dan Surat Keluar
1.1 Pengertian Surat ...................................................................................4
1.2 Tujuan Surat .........................................................................................5
1.3 Fungsi surat ..........................................................................................5
1.4 Macam - macam surat ....................................................................... 6

Bab III Gambaran Umum Objek PSG.

1. Sejarah berdirinya perusahaan ...................................................................7
2. Struktur organisasi .....................................................................................9

Bab IV Pembahasan Masalah.

1. Tatacara Surat Masuk sistem buku agenda ...................................... 10
2. Tatacara Surat Keluar sistem buku agenda ...................................... 13

iv
Bab V Penutup.
Kesimpulan ...................................................................................................18
Saran .............................................................................................................19
Daftar Pustaka ..........................................................................................................
Daftar Riwayat Hidup .............................................................................................
Lampiran -Lampiran ...............................................................................................

v
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang.

Komunikasi merupakan hal yang penting dalam lembaga. Komunikasi dapat

dilakukan dengan berbagai cara diantaranya dengan menggunakan surat. Surat
merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi
dari satu pihak ke pihak yang lain. Pada era-globalisasi seperti sekarangsurat
merupakan media komunikasi yang masih dibutuhkan dalam sebuah organisasi.
Komunikasi dengan menggunakan surat masih banyak digunakan, banyaknya
organisasi yang menggunakan suratmenjadikan sebuah organisasi sering
menerima surat dalam jumlah banyak.Banyaknya surat dalam sebuah organisasi
yang membutuhkan proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar merupakan kegiatan yang

mempermudah pekerjaan dalam suatu instansi atau organisasi. Surat masuk
merupakan semua jenis surat yang diterima oleh instansi maupun yang di terima
dari pihak lain.Surat keluar merupakan surat yang dikeluarkan oleh instansi.
Sebuah instansi memiliki banyak suratmasuk dan surat keluar, dengan banyaknya
surat masuk dan surat keluar maka memerlukan pengelolaan surat supaya semua
surat masuk dan surat keluar dapat tersusun dan dapat digunakan jika dibutuhkan.

1.2 Magsud dan Tujuan

1. Mengetahui pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor dinas
kependudukan dan catatan sipil
2. Mengetahuifaktor yang menghambat dalam pengelolaan surat masuk dan
surat keluar.
3. Mengetahui usaha untuk mengatasi hambatan pengelolaan surat masuk dan
surat keluar.

1
1.3 Rumusan dan Batasan masalah
a. Identifikasi masalah
Dari uraian latar belakang tersebut adapun identifikasi masalahnya
sebagai berikut:
1. Kurangnya tenaga yang mengelola surat masuk dan surat keluar.
2. Tenaga pengelolaan surat masuk dan surat keluar kurang berkompeten.
3. Sarana pengelolaan surat masuk dan surat keluar belum tercukupi pada
proses pembuatan surat belum ada alat untuk mengketik dan alat untuk
mencetak.
4. Surat-surat yang belum di tata rapi hanya dimasukkan ke buku agenda
surat masuk.
5. Ukuran kertas disposisi seukuran kertas A4.
6. Tempat penyimpanan suratmasuk dan surat keluar hanya dimasukkan ke
dalam odner.
b. Pembatasan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah dan identifikasi masalah diatas
bahwa pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Dinas
kependudukan dan catatan sipil di kab subang belum berjalan dengan
baik. Maka dari itu penelitian ini fokus pada pengelolaan surat masuk dan
surat keluar di Kantor Dinas kependudukan dan catatan sipil di kab
subang.
c. Rumusan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah dapat diambil rumusan masalah yaitu
sebagai berikut:
1. Bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor
Dinas kependudukan dan catatan sipil?
1. Apa saja faktor yang menghambat dalam pengelolaan surat masuk dan surat
keluar di Kantor Dinas kependudukan dan catatan sipil?
2. Bagaimana usaha yang dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam
pengelolaan surat masuk dan surat keluar?

2
1.4 Metode dan teknik pengumpulan data
1. Melakukan pengamatan langsung ke lapangan
2. Melakukan wawancara dengan pembimbing PSG di dunia usaha
3. Browsing internet
4. Melakukan langsung dalam surat menyurat
1.5 Lokasi dan waktu pelaksanaan
Lokasi : Kantor disdukcapil Kab. Subang
Jl. Mayjen sutoyo no 50
Waktu pelaksanaan : 11 Februari 2019 s/d 13 April 2019

3
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

“PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR SISTEM

BUKU AGENDA”

1.1 Pengertian surat

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan kepada phak
lain, adapun Pengertian surat menurut kamus besar bahasa Indonesia “surat
merupakan secarik kertas yang berisi maksud dan keterangan dan sebagainya
yang dapat digunakan sebagai tanda”.Hutabarat (1981:11) mengemukakan “surat
adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat bahan komunikasi yang dibuat
seseorang baik atas nama pribadi maupun orgaisasi”.Surat dapat digunakan
sebagai alat bukti dalam suatu organisasi.
Djoko Purwanto(2008:2) menyatakan “surat adalah sarana komunikasi yang
digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak kepada pihak
lainyang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun nonbisnis”.Berdasarkan
definisi surat tersebut dapat disimpulkan bahwa surat merupakan sehelai kertas
yang berisi paparan mengenai maksud dan tujuannya menulis, yang dapat
digunakan sebagai alat komunikasi atas nama pribadi maupun organisasi.

4
 1.2 Tujuan surat
Surat merupakan sarana komunikasi yang mempunyai tujuan dalam
penulisan surat adapun tujuan surat diantaranya menyampaikan informasi
kepada pihak lain, ingin mendapatkan tanggapan dari penerima surat dari surat
yang dikirimkan terlebih dahulu, dan memperlancar informasi sehingga
informasi yang diterima jelas dan mudah dimengerti.
Sedangkan tujuan surat menurut Annisa tujuan surat adalah untuk
menyampaikan informasi, menjalin komunikasi, memperlancar usaha yang
dilakukan, menjalankan survai lapangan, sebagai darana silahturahmi dan
untuk melamar pekerjaan.
Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa tujuan surat adalah
untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak yang lainnya, dapat
digunakan untuk menjalin komunikasi dapat memperlancar komunikasi dan
dapat

1.3 Fungsi surat

Surat sebagai alat komunikasi memiliki beberapafungsi.Adapun fungsi

suratmenurut Soedjito(1994:2) sebagai “alat komunikasi, alat bukti tertulis, alat
bukti historis, alat pengingat, duta organisasi dan pedoman kerja”. Djoko
Purwanto (2008:3) menyatakan fungsi surat sebagai “sarana komunikasi, alat
menyampaikan sesuatu, alat bukti tertulis alat untuk mengingat, sebagai bukti
historis dan sebagai pedoman kerja”.
Fungsi surat menurut Basir Barthos (1989:36) sebagai berikut:
1. Wakil pengirim
2. Bahan bukti
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut d. Alat pengukur
kegiatan organisasi
4. Sarana memperpendek jarak.

Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa fungsi surat sebagai

sarana komunikasi atas nama pribadi atau organisasi, sebagai alat untuk
menyampaikan maksud dan tujuan seseorang baik dalam atas nama pribadi atau

5
atas nama organisasi, sebagai alat bukti, pengingat, pedoman dalam mengambil
keputusan dalam organisasi, dapat sebagai wakil organisasi dan dapat digunakan
untuk memperpendek jarak.

1.4 Macam–macam surat

Diera globalisasi sekarang ini banyak berbagai alat yang digunakan
seseorang untuk berkomunikasi dengan orang lain diantarannya adalah surat.
Surat merupakan alat komunikasi yang sering digunakan seseorang untuk
berkomunikasi dengan orang lain disamping surat dapat digunakan sebagai alat
bukti. Adapun suratdapat dibedakan menjadi beberapa macam diantarannya
besagai berikut:

1. Macam surat menurut wujudnya yaitu dapat berwujud kartu pos, warkat
pos, surat bersampul, memorandum, telegram dan surat pengantar.
2. Macam surat menurut tujuannya meliputi surat pemberitahuan, perintah,
permintaan, peringatan, panggilan, susulan, keputusan, laporan, perjanjian,
dan penawaran pemesanan.
3. Macam surat menurut isi dan asalnya dapat dibagi menjadi surat dinas,
niaga, pribadi, dan surat yang berisi masalah-masalah sosial. d. Macam
surat menurut jumlah penerima yaitu surat biasa untuk satu orang, surat
edaran untuk beberapa orang atau pejabat, sedangkan surat pengumuman
untuk masyarakat.
4. Macam surat menurut keamanan isi surat yaitu sangat rahasia, surat rahasia,
dan surat biasa.
5. Macam surat menurut urgensi penyelesaiannya yaitu surat sangat rahasia,
surat segera dan surat bisa.
6. Macam surat menurut prosedur pengurusannya yaitusurat masuk dan surat
keluar.
7. Macam surat menurut jangkauannya yaitu surat intern dan ekstern.(Basir
Barthos, 2007:37).

6
 BAB III
SEJARAH TERBENTUKNYA DINAS KEPENDUDUKAN DAN
CATATAN SIPIL KAB.SUBANG

Pada era otonomi daerah ini pemerintahan daerah di tuntut untuk dapat
memberikan pelayanan yang lebih kepada masyarakat dalam berbagai bidang,
utamanya adalah bidang pelayanan publik yaitu salah satunya adalah pelayanan
Administrasi Kependudukan.

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Subang sebelumnya

bernama Dinas Kependudukan dan Keluarga Berencana Kabupaten Subang yang
dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Subang Nomor 26 Tahun 2000
tentang Perubahan Pembentukan Organisasi Dinas Daerah Di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten Subang. Sedangkan kantor catatan sipil kabupaten subang
dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Subang Nomor 05 Tahun 2003
tentang Perubahan Ketiga Peraturan Daerah Kabupaten Subang Nomor 27 Tahun
2000 tentang Pembentukan Organisasi Lembaga Teknis Daerah Dilingkungan
Pemerintah Daerah Kabupaten Subang.

Dengan diberlakukannya Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah dan Peraturan Pemerintah Tahun 2007 tentang Pembagian
Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan
Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota. Serta dikeluarkannya Peraturan
Pemerintahan Nomor 7 tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah, maka di
Kabupaten Subang dibuat peraturan daerah kabupaten subang nomor 7 tahun 2008
tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Subang, berdasarkan Undang-undang dan peraturan tersebut diatas
maka terbentuklah Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Subang,
sedangkan untuk penjabarkan tugas pokok dan Fungsi Sesuai Dengan Peraturan
Bupati Subang Nomor : 14C.15 tahun 2008 tentang tugas pokok dan Fungsi Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Subang.

7
 Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Pemerintahan Daerah dan Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang
Perangkat Daerah, maka Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil
berubah menjadi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Hal tersebut sesuai
dengan PERDA No 7 Tahun 2016 Tanggal 16-9-2016.

8
 VISI DAN MISI

DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KABUPATEN SUBANG

TAHUN 2019 – 2023

i. Visi
a. “terciptanya tertib administrasi kependudukan melalui pelayanan administrasi
kependudukan untuk membahagiakan masyarakat tahun 2023”
b. “terciptanya tertib administrasi kependudukan melalui calakan untuk
membahagiakan masyarakat tahun 2023”
ii. misi
a. terciptanya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi di bidang
pelayanan pendaftaran penduduk dan di bidang pelayanan pencatatan sipil.
b. terpenuhinya sarana dan prasarana untuk pelayanan administrasi
kependudukan , melalui sistem administrasi kependudukan
c. meningkatkan cakupan layanan administrasi kependudukan, melalui jaringan
teknologi informasi yang berbasisi digitalisasi.
d. terciptanya data kependudukan, sebagai satu-satunya data untuk perencanaan
pembangunan di daerah.

9
SRUKTUR ORGANISASI

10
 BAB IV

PEMBAHASAN MASALAH

 Tata cara mengisi surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat

surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan
surat disebut agendaris.

Buku agenda ada 3 macam;

 Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan

untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap
halaman
 Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah
kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
 Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

 Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar
selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut
verbalis.
 Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan
sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
 Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat
yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor
urutnya masing-masing.
 Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan
penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
 Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk
membuat konsep surat

11
  Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah
tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
 Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung
jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh
pimpinan
 Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk
setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh
dari buku agenda tersebut

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a) Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian
depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist).
Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh
resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip,
Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila
ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang
kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.

Tugas penerima surat adalah:

 Mengumpulkan setiap surat yang masuk,

 Meneliti ketepatan alamat

menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai

ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus
dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat
itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

b) Penyortiran Surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan

berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut
masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju,

12
tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan
perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

c) Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat

membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan
surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak
diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan
ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap
hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga
surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas
membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat.
Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan
melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan
dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

d) Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan

memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat
dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab
terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada
lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari

pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak
lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang
dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

e) Penyampaian Surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka

surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk
oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud
tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap

13
prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut
diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus
menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

 Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat

penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam
lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
 Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan.

f) Penyimpanan Surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada
bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan
tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau
sistem nomor.

2. Tatacara mengisi surat keluar sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat

surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan
surat disebut agendaris.

Buku agenda ada 3 macam;

 Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan

untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap
halaman
 Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah
kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.

14
  Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

 Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar
selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut
verbalis.
 Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan
sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
 Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat
yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor
urutnya masing-masing.
 Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan
penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
 Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk
membuat konsep surat
 Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah
tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
 Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung
jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh
pimpinan
 Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk
setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh
dari buku agenda tersebut.

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a) Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di

bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis
(receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya
dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai
penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu

15
kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos
maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.

Tugas penerima surat adalah:

 Mengumpulkan setiap surat yang masuk,

 Meneliti ketepatan alamat
 Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan
sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu
harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat
maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau
bagian administrasi.

b) Penyortiran Surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan

berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut
masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju,
tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan
perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

c) Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat

membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan
surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak
diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan
ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap
hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga
surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas
membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat.
Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan
melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan
dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

16
d) Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan

memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat
dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab
terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada
lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat
tersebut.Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari
pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak
lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang
dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

e) Penyampaian Surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka

surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk
oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud
tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap
prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut
diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus
menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

 Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat

penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam
lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
 Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan.

f) Penyimpanan Surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada
bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem tertentu, seperti
sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

17
 BAB V

PENUTUP

Kesimpulan.
Berdasarkan hasil dari pembahasan dapat disimpulkan sebagai berikut:

1) Pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kecamatan Donorojo

sudah berjalan akan tetapi belum maksimal. Pengelolaan surat masuk dan
surat keluar di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil sebagai
berikut:

a. Pengelolaan surat masuk dimulai dari penerimaan surat, surat

masuk diterima oleh unit tata usaha. Di unit tata usaha surat masuk
dibuka dicatat dibuku agenda surat masuk dan dicatat di lembar
disposisi. Surat masuk dilengkapi lembar disposisi di serahkan ke
Kadis bidang yang bersangkutan.Kadis mendisposisi surat masuk
tersebut. Unit tata usaha mengambil surat masuk di ruang. Kadis
selanjutnya mendistribusikan surat masuk ke unit yang akan
mengolah dan mencatat di buku transit surat masuk.

b. Penglolaan surat keluar dimulai dari unit pengolah membuat

konsep surat menyerahkan konsep surat ke Kadis. Kadis
memeriksa isi surat keluar dan menyetujui surat keluar. Unit
pengolah melakukan pengetikan surat keluar selanjutnya di cetak
dan digandakan selanjutnya di serahkan ke Kadis untuk dimintakan
tanda tangan.
2) Unit tata usaha mengisi nomor surat keluar dan di catat di buku agenda
surat keluar selanjutnya pendistribusian surat keluar dengan di bekali buku
ekspedisi.

3) Faktor penghambat pengelolaa surat masuk dan surat keluar yang ada di
Kantor Kecamatan Donorojo yaitu kurang sadarnya pegawai akan
pentingnya buku agenda surat keluar dan arsip. Pegawai yang kurang
mahir dalam menggunakan komputer.Kurangnya komputer, printerdan

18
 scanner dalam setiap ruangan. Kondisi geografis yang menjadi kendala
dalam proses pendistribusian surat keluar.

Saran.
Berdasarkan hasil penelitian, pembahasan dan kesimpulan maka saran yang
dapat di berikan diantaranya yaitu:

1) Perlu penambahan baki surat, agar surat yang masuk atau yang keluar
tidak hanya berserakan dimeja atau di selipkan di buku agenda. Perlu
penambahan sarana penyimpanan arsip seperti penambahan fillingcabinet,
map gantung, mesin fotocopy, schnelhecter, kotak katru, yang dapat
mempermudah proses pencarian arsip dan proses administrasi.
2) Penambahan almari besi, agar surat dan arsip lainya tidak mudah di ambil
oleh pegawai lain yang kurang bertanggung jawab. Keamanan surat dapat
terjaga tidak hanya di masukkan dalam odner dan dimasukkan dalam rak
kayu.
3) Penambahan komputer, scanner, dan printer dalam setiap ruangan agar
dalam proses penyusunan surat keluar tidak harus ke ruang lain.
Penambahan komputer,scanner, dan printer dapat memperlancar kinerja
pegawai.
4) Perlu diadakan pelatihan menggunakan komputer, tidak hanya beberapa
bagian saja, tetapi semua pegawai perlu diadakan pelatihan komputer
mengingat semua pekerjaan di Kantor Kecamatan Donorojo menggunakan
komputer.
5) Pemberian motivasi yang dilakukan setiap apel pagi agar pengelolaan
berjalan dengan baik sehingga menjadikan pelayanan yang memuaskan.

19
 Daftar pustaka

Blogspot :

 https://karinaainblog-wordpress-
com.cdn.ampproject.org/v/s/karinaainblog.wordpress.com/2016/10/06/cara-
menangani-surat-masuk-dan-surat-
keluar/amp/?amp_js_v=a2&amp_gsa=1&usqp=mq331AQCCAE%3D#referrer=ht
tps%3A%2F%2Fwww.google.com&amp_tf=Dari%20%251%24s&ampshare=https
%3A%2F%2Fkarinaainblog.wordpress.

 https://karinaainblog-wordpress-
com.cdn.ampproject.org/v/s/karinaainblog.wordpress.com/2016/10/06/cara-
menangani-surat-masuk-dan-surat-
keluar/amp/?amp_js_v=a2&amp_gsa=1&usqp=mq331AQCCAE%3D#referrer=ht
tps%3A%2F%2Fwww.google.com&amp_tf=Dari%20%251%24s&ampshare=https
%3A%2F%2Fkarinaainblog.wordpress.com%2F2016%2F10%2F06%2Fcara-
menangani-surat-masuk-dan-surat-keluar%2F

 http://milarahmasari05.blogspot.com/2017/09/pengertian-surat-masuk-dan-
keluar.html?m=1

20
 Daftar Riwayat Hidup

Nama : Rian Herdiana

Tempat,Tanggal,Lahir : Subang, 22 November 2001
Jenis Kelamin : Laki-laki
Agama : Islam
Kewarganegaraan : Indonesia
Alamat : Kap. Dayeuhkolot, Desa Dayeuhkolot, Rt02/Rw 01
Kecamatan Sagalaherang, Kabupaten Subang
Telepon : 085319583381
Pendidikan Formal : SDN Dayeuhkolot II
SMP NEGRI 1 Sagalaherang
SMK Riyadhul Jannah
Orang tua
Ayah : Nandang
Ibu : Unengsih
Pekerjaan orang tua
Ayah : Wiraswasta
Ibu : Ibu rumah tangga
Telepon : 082321028629

21
LAMPIRAN

22