LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN POLRI

PUSAT PENDIDIKAN SABHARA

Jalan RayaPorong 1 Sidoarjo 61274

KARYA TULIS
BAHAN UJIAN DINAS PENYESUAIAN IJASAH (UDPI)

JUDUL
“PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI PUSDIK
SABHARA PORONG”

OLEH :

HENI HARIYATI, S.E.

PENGATUR I NIP. 197205122008102001

 ii

KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT. Tuhan Yang Maha Pengasih dan Penyayang, kami
panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya yang telah melimpahkan rahmat, hidayah dan
inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan karya tulisini tentang Pengelolaan
Surat Masuk dan Surat Keluar di Pusdik Sabhara Porong.

Karya tulis ini kami susundengan maksimal dan mendapat bantuan dariberbagaipihak,
sehinggadapatmemperlancarpembuatankarya tulisini. Untukitu kami
menyampaikanbanyakterimakasihkepadasemuapihak yang telahberkontribusi dalam pembuatan
karya tulis ini.

Terlepasdarisemuaitu, kami menyadarisepenuhnya

masihadakekuranganbaikdarisegisusunankalimatmaupun tata bahasanya. Oleh
karenaitudengantanganterbuka kami menerima saran dan kritikdaripembacagunaperbaikan karya
tulisini.

Akhir kata kami berharapsemoga karya tulis ini bermanfaat bagi kami khususnya dan
dapatmemberikaninspirasikepadapembaca.

Porong, Mei 2022

PENYUSUN

HENI HARIYATI, S.E.

PENGATUR I NIP 197205122008102001

Karya Tulis Ujian Dinas Penyesuaian Ijasah

 iii

DAFTAR ISI

Judul : …………………………………………………………………………. i
Kata Pengantar : …………………………………………………………………………. ii
Daftar Isi : …………………………………………………………………………. iii

BAB I : PENDAHULUAN
1. LatarBelakang ………………………………… 1
2. IdentifikasiMasalah…………………………….……2
3. Maksud dan Tujuan ..………………………….…….2

BAB II : PEMBAHASAN
1. KondisiSaatIni ………………………………… 3
2. Faktor Yang Mempengaruhi ………………………………… 3
3. Kondisi Yang Diharapkan ………………………………… 3

BAB III : PEMECAHAN MASALAH

1. PemecahanMasalah ……………………………...…4

BAB IV : PENUTUP
1. Kesimpulan …………………………….… 8
2. Saran ……………………………… 8

LAMPIRAN

Karya Tulis Ujian Dinas Penyesuaian Ijasah

 1

BAB I
PENDAHULUAN

1. LatarBelakang
Komunikasi merupakan hal yang penting dalam lembaga. Komunikasi dapat
dilakukan dengan berbagai cara diantaranya dengan
menggunakansurat.Suratmerupakansalahsatusaranakomunikasitertulis
untukmenyampaikaninformasidarisatupihakkepihakyanglain.Pada era-
globalisasisepertisekarangsuratmerupakanmediakomunikasiyang masih dibutuhkan
dalam sebuah organisasi. Banyaknya surat dalam sebuah organisasi membutuhkan proses
pengelolaan surat masuk dansurat keluar.

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar merupakan kegiatan yang

mempermudahpekerjaandalamsuatuinstansiatauorganisasi.Surat masukmerupakansemua
jenissuratyangditerimaolehinstansimaupun yangditerimadaripihak
lain.Suratkeluarmerupakansuratyang dikeluarkan oleh instansi. Pusdik Sabhara Porong
merupakan instansi yang menggunakan pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang
diatur sesuai Perkap No. 7 Tahun 2017 tentang Naskah Dinas dan Tata Persuratan Dinas
di lingkungan Kepolisan Negara Repulik Indonesia.

Pengelolaan surat masuk hendaknyamemenuhilangkah-langkah mulai dari

menerima surat, mengumpulkan surat, meneliti surat yang masuk dan menghitung
jumlah surat yang masuk. Langkah selanjutnya
melakukanpenyortiran,mengagendakansurat masuk, pengklasifikasian surat masuk,
penginputan surat masuk ke dalam komputer,hinggayangterakhiryaitupenyimpananberkas
atau arsipsuratmasuk.Pengelolaansuratmasuk hendaknya melalui
beberapalangkahtersebutagarsurat yangdatangdapatdiprosessesuai
denganjenisdanmaksudyangterdapatdalamisisurattersebut.Begitu
jugadenganpengelolaansuratkeluaryang harusmemenuhilangkah- langkahhingga
bagaimanasurattersebutdapatdikeluarkanolehinstansi pemerintahan dangan
aluryangbenar(Sedianingsih:2010,86).

Karya Tulis Ujian Dinas Penyesuaian Ijasah

 Didalam suatu organisasi,pengelolaan surat masukmaupun surat
keluarsangatlahdiperlukan.Karenadenganpengelolaansuratyang baik, suatu saat organisasi
tersebut membutuhkan kembalisurat tersebut,akan mudahditemukan.Pengelolaan surat
merupakanhalyang penting dalamsistemtatausaha.Surat-suratyang masukdanyang belum
tersusundenganrapiakanmenjadikansurattercecer, hilangbahkanrusak yang
dapatmenambah persoalandalamadministrasi.Contohnyasuratyang masukbelumtertata

rapiyangmenyebabkansulituntukmenemukansuratapa sajayang
masukdanjugaakanmenemuikesulitandalam mengeluarkan surat.

Pengelolaan suratseharusnya dilakukansesuaidengan langkah– langkah

pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Pengelolaan surat yang
tidaksesuaidenganlangkah-langkahdalampengelolaandapat
menyebabkansuratrusak,hilang,bahkantercecer. Pengelolaansuratyang
tidaksesuaidenganlangkah-langkahyang benarakanmempengaruhi kinerja personil.

2. Identifikasi Masalah
Dariuraianlatarbelakangtersebutadapunidentifikasimasalahnya sebagai berikut:

1. Kurangnyatenagayangmengelolasurat masuk dan surat keluar baik dari segi kuantitas

maupun kualitas
2.. Kurangnya sosialisasi tentang update persuratan dinas yang berlaku.
3. Belum adanya penginputan data yang terorganisasi dan terkoneksi antar unit kerja.

3. Maksud dan Tujuan

Maksudpembahasan karya tulis ini adalah untuk menambah wawasan, pengalaman dan ilmu
pengetahuan bagi kantor Pusdik Sabhara, dan khususnya kantor bag Diklat Pusdik Sabhara.
Juga sebagai bahan evaluasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar dan masukan
kepada pimpinan dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran di lingkungan Pusdik
Sabhara Porong dan khususnya kantor bag Diklat Pusdik Sabhara.
Sesuaidenganmasalahyang telahdirumuskandandiidentifikasi, makatujuan dari karya tulis
iniadalah:

1. Penambahan personil yang mampu mengoperasikankomputer sehingga surat masuk dan

surat keluar dapat tertata rapi serta mudah dalam pencariannya di Kantor Bag Diklat
Pusdik Sabhara Porong.
2. Perlu adanya sosialisasi tentang perubahan tentang peraturan persuratan dinas yang
berlaku di lingkungan Kepolisan Negara Repulik Indonesia.

Karya Tulis Ujian Dinas Penyesuaian Ijasah

 3. Mengetahuifaktoryangmenghambatdalampengelolaansuratmasuk dan surat keluar di
kantor Bag Diklat Pusdik sabhara Porong serta penggunaan sistem komputerisasi
sebagai solusi.

BAB II
PEMBAHASAN

1. Kondisi Saat Ini

Pada saat ini pengelolaan surat masuk dan surat keluar di kantor Bag Diklat Pusdik
Sabhara Porong sudah berjalan dengan baik tapi belum maksimal dan masih memerlukan
pengelolaan yang lebih baik sesuai standar yang menunjang surat-surat yang dimaksud
dalamPerkap No. 7 Tahun 2017 tentang Naskah Dinas dan Tata Persuratan Dinas di
lingkungan Kepolisan Negara Repulik Indonesia. Dan untuk meminimalisir kesalahan
tersebut perlu adanya perbaikan dan perubahan demi terwujudnya maksud dan tujuan surat
agar dapat menyampaikan komunikasi yang baik dari pihak satu kepada pihak yang lain.

Berikut beberapa kendala yang dihadapi saat proses pengelolaan surat masuk dan
surat keluar di kantor bag Diklat Pusdik Sabhara yaitu jenis dan klasifikasi surat masih
tercampur dan manual dalam pengerjaannya sehingga memerlukan personil yang mampu
dalam pengoperasian komputer. Apalagi dengan adanya kemajuan jaman dan terjadinya
pandemi saat ini (adanya physical distancing), penggunaan sistem kerja dari manual ke
sistem komputerisasi sangat diperlukan dan dapat mempermudah koneksi kinerja antar unit
kerja.

2. Faktor Yang Mempengaruhi

Faktor yang mempengaruhidalam pengelolaansurat masuk dan surat keluar untuk
saat ini adalah masih menggunakan sistem kerja manual dan belum menggunakan sistem
kerja komputerisasi, perlunyasosialisasi mengenaiperaturanbaruyang berlakudi lingkungan
Kepolisian Negara Republik Indonesia dan belum adanya penambahan personil yang
mampu mengoperasikan komputer dengan baik di kantor Bag Diklat Pusdik Sabhara Porong
sehingga pengelolaan surat masuk dan surat keluar belum terorganisir dengan baik.

3. Kondisi Yang Diharapkan

Karya Tulis Ujian Dinas Penyesuaian Ijasah

 Karena fungsisuratadalahsebagai wakil pengirim, bahan bukti, pedoman dalam
mengambil tindakan, alat pengukur kegiatan dan sarana memperpendek jarak, sehingga
perlu adanya ketelitian, sosialisasi peraturan terbaru dan pegawai yang cukup dan
berkompeten di bidangnya baik dari segi kuantitatif dan kualitas, maka diharapkan fungsi dari
pengelolaan surat masuk dan surat keluar dapat sesuai yang diharapkan dan tepat sasaran.

BAB III
PEMECAHAN MASALAH

1. Pemecahan Masalah

Pengelolaansurat merupakankegiatanpenanganan surat masuk dan surat

keluar.Pengelolaan surat masukdimulai dari kegiatanpenerimaansurat,pencatatansurat, input surat
masuk ke dalam computer,pengarahansurat,penataan arsipdan pengolah surat. Pengelolaansurat
keluarmerupakan kegiatan yangmencakup pendiktean konsep surat, pembuatan konsep surat,
persetujuan konsep surat, pengetikan surat, penyuntingan surat,
penandatanganansurat,penomoran dan pengkodean surat,yangterakhirpenyimpanandan
pengirimansurat.

Berikut SOP penanganan surat masuk dan surat keluar di kantor bag Diklat Pusdik sabhara Porong :

SOP PENANGANAN SURAT MASUKSAAT INI

Karya Tulis Ujian Dinas Penyesuaian Ijasah

 URAIAN PELAKSANA MUTU BAKU
NO.
KEGIATAN KAURMIN KA KET
KA WAKA Output/
BAG BAG Kelengkapan Waktu
PUSDIK PUSDIK Keluaran
DIKLAT DIKLAT
1. Menerima Surat surat masuk 3 menit Surat Masuk
Masuk mulai Buku agenda yang telah di
serta lembar baca
disposisi
2. Mencatat Surat Surat Masuk 5 menit Surat Masuk
Masuk kedalam Buku Agenda dan Lembar
buku Agenda Surat Disposisi
Masuk
3. Menerima dan Surat di 5 menit Disposisi
Membuat Disposisi berikan Kabag Diklat
atas Surat masuk Lembar
dan disampaikan Disposisi
kepada Kabag
Diklat
4. Mempelajari surat Surat yang 7 menit Surat Masuk
masuk, Kemudian telah di yang telah di
ditindaklanjuti Disposisi Disposisi
denganmemberikan
disposisisurat
masuk sesuai
dengan keperluan
surat tersebut,
disposisi ditujukan
kepada Kabag
Diklat
5. Menerima surat 13 menit Surat Masuk
masuk yang sudah yang telah di
di disposisi disposisi
selanjutnya akhir
mendistribusikan
kepada Ka Subbag
Diklat yang dituju

KETERANGAN :

= ARAH GIAT = GIAT = LANJUT HALAMAN

= MULAI GIAT = ALTERNATIF = AKHIR GIAT

GIAT

PERUBAHAN SOP PENANGANAN SURAT MASUK

Karya Tulis Ujian Dinas Penyesuaian Ijasah

 URAIAN PELAKSANA MUTU BAKU
NO.
KEGIATAN KAURMIN KET
KA WAKA KA BAG Output/
BAG Kelengkapan Waktu
PUSDIK PUSDIK DIKLAT Keluaran
DIKLAT
1. Menerima Surat surat masuk 3 menit Surat Masuk
Masuk mulai Buku agenda yang telah di
serta lembar baca
disposisi
2. Mencatat Surat Surat Masuk 5 menit Surat Masuk
2. Masuk kedalam Buku Agenda dan Lembar
buku Agenda Surat Disposisi
Masuk
3. Menerima dan Surat di 5 menit Disposisi
Membuat Disposisi berikan Kabag Diklat
atas Surat masuk Lembar
dandisampaikan Disposisi
kepadaKabagDiklat
4. Mempelajari surat Surat yang 7 menit Surat Masuk
masuk, Kemudian telah di yang telah di
ditindaklanjuti Disposisi Disposisi
denganmemberikan
disposisi surat
masuk sesuai
dengan keperluan
surat tersebut,
disposisi ditujukan
kepadaKabagDiklat
5. Menerima surat Printer, 8 menit Surat Masuk
masuk yang sudah di komputerdan yang telah di
disposisi Kabag Surat Masuk disposisi
Diklat, input surat yang telah di selanjutnya
masuk ke dalam akhir
disposisi diarsipkan
komputer melalui
google form dan
upload file surat
masukselanjutnya
mendistribusikannya
kepada Kasubbag
Diklat yang dituju
melalui alamat email
tiap subbag
6

SOP PENANGANAN SURAT KELUAR

Karya Tulis Ujian Dinas Penyesuaian Ijasah

 URAIAN PELAKSANA MUTU BAKU
NO.
KEGIATAN KAURMIN K
KA WAKA KABAG Output/
BAGDIKLAT Kelengkapan Waktu E
PUSDIK PUSDIK DIKLAT Keluaran
URTU T
7 1. Menerima Konsep 3 Konsep
Konsep Surat mulai Surat menit Surat
Keluar. Keluar Keluar
2. Membaca, Konsep 5 Konsep
Meneliti, dan Surat menit Surat
Mengkoreksi Keluar Keluar
Konsep Surat
Keluar, Jika ACC,
Ajukan ke
Wakapusdik, Jika
Koreksi
dikembalikan ke
Kabag
Diklat/Konseptor.
3. Mengajukan Surat di 5 Disposisi
Konsep Surat berikan menit KabagDiklat
Keluar Kepada Lembar
Wakapusdik, Jika Disposisi
ACCKonsepsurat
Keluar diajukan
ke Kapusdik, Jika
Koreksi
dikembalikan ke
Kabag Diklat
4. Mengajukan Surat 7 Surat keluar
Konsep Surat yang menit yang telah
Keluar Kepada telah di di disposisi
Kapusdik, Jika disposisi
ACC Konsep
Surat Keluar TTD
Kapusdik, Jika
Koreksidikembali
kan ke Kabag
Diklat
5. Menerima surat Surat 13 Surat keluar
keluar yang keluar menit yang telah
sudah di disposisi yang di disposisi
Kapusdik/Wakap telah di
usdikselanjutnya disposisi
akhir
mendistribusikan
kepada Unit Kerja
yang dituju.
KETERANGAN :
PERUBAHAN SOP PENANGANAN SURAT KELUAR
= ARAH GIAT = GIAT = LANJUT HALAMAN

= MULAI GIAT = ALTERNATIF = AKHIR GIAT

GIAT

Karya Tulis Ujian Dinas Penyesuaian Ijasah

 PELAKSANA MUTU BAKU
NO. URAIAN KEGIATAN
KAURMIN
KA WAKA KABAG Output/
BAGDIKLAT/ Kelengkapan Waktu
PUSDIK PUSDIK DIKLAT Keluaran
URTU
1. Menerima Konsep Konsep 3 menit Konsep Surat
Surat Keluar.
mulai SuratKeluar Keluar
2. Membaca, Meneliti, Konsep Surat 5 menit Konsep Surat
dan Mengkoreksi Keluar Keluar
Konsep Surat Keluar,
Jika ACC, Ajukan ke
Wakapusdik, Jika
Koreksi Kembalikan
ke Kabag
Diklat/Konseptor.
3. Mengajukan Konsep Surat di 5 menit Disposisi
Surat Keluar Kepada berikan Kabag Diklat
Wakapusdik, Jika Lembar
ACCKonsepsurat Disposisi
Keluar diajukan ke
Kapusdik, Jika Koreksi
dikembalikan ke
Kabag Diklat
4. Mengajukan Konsep Surat yang 7 menit Surat keluar
Surat Keluar Kepada telah di yang telah di
Kapusdik, Jika ACC Disposisi disposisi
Konsep Surat Keluar
TTD Kapusdik, Jika
Koreksidikembalikan
ke bag Diklat
5. Menerima surat keluar Printer, 9 menit Surat keluar
yang sudah di Komputer yang telah di
disposisi dan Surat disposisi dan
Kapusdik/Wakapusdik keluar yang telahdiinput
selanjutnya diinput telah di kekomputer,
melalui google form , akhir
disposisi selanjuutnyadi
upload file surat keluar arsipkan
sbg arsip dan
mendistribusikanmelal
ui email Unit Kerja
yang dituju.

KETERANGAN :

= ARAH GIAT = GIAT = LANJUT HALAMAN

= MULAI GIAT = ALTERNATIF = AKHIR GIAT

GIAT

Karya Tulis Ujian Dinas Penyesuaian Ijasah

 8

BAB IV
PENUTUP

1. Kesimpulan
Dalam rangka mewujudkan suatu harapan yang ingin dicapai oleh Bag Diklat Pusdik
Sabhara Porong, tidak terlepas dari berbagai aspek antara lain kinerja personil, kuantitas dan
kualitas Sumber Daya Manusia yang ada. Maka dari itu, penjelasan mulai awal hingga pada
pemecahan masalah, kami bisa menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut :
a. Jumlah Sumber Daya Manusia (SDM) harus tercukupi sesuai kebutuhan dan
kualitasnya.
b. Adanya sosialisasi mengenai perubahan persuratan dinas yang berlaku di lingkungan
Kepolisian Negara Republik Indonesia.
c. Menggunakan sistem yang mengikuti perkembangan jaman yaitu sistem yang
berbasis komputer, serta mempermudah koneksi kinerja antar unit kerja.

2. Saran
Kantor Bag Diklat Pusdik Sabhara Porongdengan pengelolaan manual
sudahbarangtentuberpengaruh pada proses operasionalkinerja antar unit kerja, sehingga
berpengaruhpadakualitas kerja.Sebagai saran kedepanantaralain :
a. Penggunaan sistem komputerisasi dimasa pandemi dirasa perlu untuk keamanan dan
pengelolaan data surat yang lebih akurat, efektif dan efisien.
b. Sosialisasi perubahan peraturan persuratan dinasyang berlaku di lingkungan
Kepolisian Negara Republik Indonesia untuk meminimalisir kesalahan persuratan
dinas.
c. Penambahan personil dirasa dapat meningkatkan kualitas kerja Bag Diklat Pusdik
Sabhara Porong.
Demikian karya tulis ini disusun, semogabermanfaatbagi berbagai pihak,yaitu
penyusun karya tulis ini khususnya dalam mengemban tugas dan amanah yang diberikan
serta bermanfaat bagi para pembaca pada umumnya.Sebagai manusia biasa tidak luput dari
segala khilaf dan kekurangan, untuk itu kami mohon maaf dan berharap kritik, saran dan
berdiskusi bersama untuk perbaikan karya tulis ini dan diucapkan terima kasih.

Porong, Mei 2022

PENYUSUN

HENI HARIYATI, S.E.

PENGATUR I NIP 197205122008102001

Karya Tulis Ujian Dinas Penyesuaian Ijasah

LAMPIRAN