TESTING DAN IMPLEMENTASI SI

Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Kelurahan Legok Kota Jambi

Oleh :

Muhamad Sauri : 1601066

Ahmad riduan : 1601067
MPUTER
YAYASAN DEWI NURDIN HAMZAH KOTA JAMBI
SISTEM INFORMASI STRATA 1
TAHUN AJARAN 2018

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN TESTING DAN IMPLEMENTASI SI

PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT (PKM)
1. Judul Kegiatan : Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Pada Kelurahn Legok Kota Jambi
2. Bidang Kegiatan :Pengabdian Kepada Masyarakat ( PKM)
3. Ketua Pelaksana Kegiatan
a. Nama Lengkap : Muhamad Sauri
b. NIM : 1601066
c. Jurusan : Sistem Informasi
 d. Perguruan Tinggi : STMIK Nurdin Hamzah
e. Alamat Email : muhamadsauri46@yahoo.com
4. Jumlah Anggota : 5 Orang
5. Pembimbing :
6. Tempat / Waktu : Kelurahan Legok Kota Jambi / Maret
7. Alamat : Jl. Kolonel Abunjani Sipin Jambi
8. Sumber Dana : Mandiri
Jambi, 10 Maret 2019
Menyetujui,
Pembimbing Pelaksana,

Novri Adhiatma, M.Kom Muhamad Sauri

NIDN : NIM : 1601066

Mengetahui,
Ketua Program Studi Sistem Informasi
(STMIK) Nurdin Hamzah

Junaidi Surya, M.Kom

NIDN : 1010107601

TESTING DAN IMPLEMENTASI SI

APLIKASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
KELURAHAN LEGOK KOTA JAMBI

ABSTRAK

Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis yang bertujuan untuk

menyampaikan suatu maksud yang ditujukan kepada pihak lain. Meskipun pada
saat ini surat sudah banyak ditinggalkan oleh masyarakat, tetapi surat masih
memegang peranan penting dalam suatu organisasi atau instansi. Pengelolaan
surat pada suatu organisasi atau instansi yang tepat dan cermat akan menghasilkan
suatu komunikasi yang baik dalam setiap kegiatan operasional di organisasi atau
instansi dengan pihak lain yang berkepentingan. Dalam kegiatan surat menyurat
pada suatu organisasi atau instansi, surat dapat menunjang keberhasilan tujuan
dalam kegiatan berorganisasi, maka dari itu penanganan dan pengelolaan surat
yang baik, cepat, dan tepat sehingga tujuan dalam organisasi dapat dicapai secara
efektif dan efisien. Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui
bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar di kantor Kelurahan
Legok. Dari hasil pengamatan, dapat diketahui prosedur penanganan surat masuk
dan surat keluar di kantor lurah Legok yaitu dengan tahapan surat masuk dimulai
dari penerimaan surat, penyortiran surat, pembukaan dan pengeluaran surat dari
sampul, pembacaan surat, pengagendaan surat, penyampaian surat, pengarahan
surat, dan penyimpanan surat.

Kata Pengantar

Puji dan Syukur penulis ucapakan kehadirat Allah SWT karena berkat
limpahan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyusun tugas mata
kuliah Testing dan Implementasi SI ini yang berjudul “Aplikasi Surat Masuk dan
Surat Keluar Kantor Kelurahan Legok Kota Jambi” . Laporan Kerja Praktek ini
pada jurusan Sistem Informasi.
Dengan segenap kemampuan dan segala daya upaya telah di curahkan
untuk menyelesaikan tugas mata kuliah Testing dan Impelementasi SI ini, namun
penulis menyadari akan kelemahan dan ketidak sempurnaan penulis laporan ini.
Untuk itulah dengan segala keterbukaan hati, penulis mengharapkan kritik dan
saran dari semua pihak. Semoga laporan yang sederhana ini dapat memberikan
manfaat yang sebesar - besarnya. Amin

Jambi, Maret 2019

PENULIS

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL...................................................................................... i
LEMBAR PENGESAHAN............................................................................ ii
ABSTRAK..................................................................................................... iii
KATA PENGANTAR.................................................................................... iv
DAFTAR ISI.................................................................................................. v
BAB I PENDAHULUAN.............................................................................. 1
1.1 Latar Belakang Penelitian................................................................... 1
1.2 Perumusan Malasah............................................................................ 2
 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian........................................................... 3
1.4 Gambaran Umum Objek Penelitian.................................................... 4
1.5 Sistematika Penulisan......................................................................... 5
BAB II KAJIAN TEORI................................................................................ 7
2.1 Kerangka kerja.................................................................................... 7
2.2 Sekilas tentang aplikasi yang digunakan............................................ 15
BAB III METODE PENELITIAN................................................................. 17
3.1 Jenis Penelitian................................................................................... 17
3.2 Lokasi Penelitian................................................................................ 17
3.3 Fokus Penelitian................................................................................. 18
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN............................... 19
4.1 Hasil Penelitian................................................................................... 19
4.2 Pembahasan........................................................................................ 21
BAB V PENUTUP......................................................................................... 25
5.1 Kesimpulan......................................................................................... 25
5.2 Saran................................................................................................... 25
DAFTAR PUSTAKA..................................................................................... 27
LAMPIRAN

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penelitian

Pada saat ini kebutuhan akan informasi yang cepat sangatlah penting,

terutama dengan perkembangan teknologi informasi pada segala bidang.

Penggunaan teknologi dalam mengolah suatu informasi sangatlah mutlak. Salah

satu bidang yang sangat dipengaruhi oleh perkembangan teknologi informasi

adalah instansi atau perusahaan. Berkembangnya teknologi informasi dan sistem

informasi yang demikian pesat di era globalisasi sekarang ini telah membuat

hampir semua aspek kehidupan tidak dapat terhindar dari penggunaan perangkat

komputer.

Setiap organisasi, perusahaan maupun lembaga pendidikan pasti

memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan

kegiatan administrasi, yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan

kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan,

menerima, mengolah dan menyimpan data, laporan, formulir dan sebagainya.

Penggunaan media elektronik diharapkan dapat membantu pihak

pengelola arsip agar dapat melakukan pekerjaannya secara efektif dan efisien.

Dengan menggunakan media elektronik maka proses pencarian, pendistribusian

dan pengolahan data dapat dilakukan dalam waktu yang singkat, serta menghemat

biaya dalam pengelolaan arsip. Dengan alasan tersebut maka pada masa sekarang

banyak organisasi / instansi yang menggunakan media elektronik dalam

pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih.

Kegiatan mengolah berbagai macam data tentang surat menyurat selalu

diusahakan dalam keadaan siap untuk disajikan kepada siapa saja yang

membutuhkan, dalam arti keadaan data yang sudah selesai diolah dan diproses.

Dengan demikian pekerjaan-pekerjaan yang harus dikerjakan dalam

memberikan pelayanan tentang surat menyurat harus dapat dilakukan secara

efisien. Artinya data surat menyurat dapat dicari dengan mudah dan cepat,
sehingga bagian tata usaha dalam melayani penyajian data informasi tentang surat

menyurat dapat berjalan dengan lancar dan tertib.

Dalam prakteknya, sistem pengolahan administrasi tentang surat menyurat

di Kantor Kelurahan Legok Kota Jambi masih menggunakan cara-cara manual.

Dengan banyaknya surat yang harus diolah dan semakin kompleksnya masalah

yang harus ditangani serta diperlukannya informasi secara tepat dan cepat, maka

tidak efisien lagi bila penanganannya hanya dikerjakan dengan cara manual, untuk

itu alangkah baiknya jika sistem ini diubah menjadi sistem yang terkomputerisasi.

Komputer merupakan sarana yang tepat untuk pengolahan data yang

bersifat rutin. Disamping itu komputer juga mempunyai kemampuan dengan

tingkat ketelitian yang tinggi, pemrosesan yang cepat, daya tampung

pengingatnya besar, dan yang paling utama adalah efisien waktu dan tenaga.

Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, perlu diadakan pembangunan

sistem informasi pengolahan data data surat masuk dan surat keluar pada Kantor

Kelurahan Legok Kota Jambi, sehingga permasalahan tersebut diatas dapat

diselesaikan. Dengan pertimbangan tersebut, maka dipandang penting untuk

mengangkat kasus di atas ke dalam laporan ini dengan mengambil judul: “Sistem

Informasi Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor

Kelurahan Legok Kota Jambi”

1.2 Perumusan Masalah

1.2.1 Identifikasi Masalah
 Dari uraian Latar Belakang Masalah di atas, dapat diidentifikasikan

masalah sebagai berikut:

1. Sistem pengolahan administrasi tentang surat menyurat di Kantor

Kelurahan Legok Kota Jambi masih menggunakan cara manual, sehingga

proses pengolahan dan pencarian data menjadi lama dan kurang efisien.

2 Tidak terdapat penyimpanan data berbasis database, sehingga keberadaan

arsip-arsip yang lama menjadi tidak teratur.

3 Lambatnya proses pengolahan data dan pembuatan laporan, sehingga data

dan informasi yang dihasilkan kurang akurat dan aktual.

1.2.2 Batasan Masalah

Supaya pembahasan masalah yang dilakukan dapat terarah dengan baik

dan tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka permasalahan dibatasi

sebagai berikut:

1. Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan

MySQL sebagai database servernya.

2. Sistem yang dibuat terdiri dari Data Surat Masuk, Data Surat Keluar, Data

Disposisi dan Data Pengguna (user).

3. Pencetakan Laporan meliputi Laporan Surat Masuk dan Laporan Surat

Keluar.

4. Sistem Informasi yang dibuat hanya untuk mengarsipkan surat masuk dan

surat keluar.

1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian

 1.3.1 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Merubah sistem lama yang dilakukan secara manual menjadi sistem

baru, yaitu dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, agar lebih

memudahkan dalam pengolahan data dan meningkatkan efisiensi

kerja, sehingga dapat meningkatkan pelayanan kepada pihak-pihak

yang membutuhkan.

2. Untuk merancang sebuah sistem informasi yang dapat di gunakan

untuk mempermudah kegiatan pendataan surat masuk dan keluar di

Kelurahan Legok kota jambi.

3. Mengetahui sistem pengelolaan data surat menyurat yang berjalan

pada sebuah organisasi / instansi.

4. Menghasilkan laporan-laporan yang lebih cepat dan akurat.

5. Untuk merancang sistem informasi yang dapat mempermudah

pendataan pengunjung dan mempermudah admin saat akan

melakukakan pendataan buku.

1.3.2 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Untuk mempermudah pihak Kelurahan kota jambi melakukan
pendataan dan mengetahui surat masuk dan surat keluar.

2. Untuk mempermudah admin untuk mendata surat surat yang ada di

Kelurahan Legok Kota Jambi.

1.4 Gambaran Umum Objek Penelitian

Struktur Organisasi Kelurahan Legok Kota Jambi

 KEPALA KELURHAN
Zulkarnain, SE
Penata Tk. I IV/b
Nip. 19700401199203 1 006

SEKRETARIS

ROSLINA, SE

KASI PELUM KASI PEMBERDAYAAN MASYARAKAT KASI TRANTIB

NURLINAR IMELDA ANDRIYETTI, SE ZULKARNAIN, SE

PELAKSANA

ANDALINA BR BARUS

1.5 Sistematika Penulisan

Untuk membahas lebih jelas dalam penelitian ini penulis melakukan

pembagian dalam beberapa bab secara garis besar dimana satu bab dengan bab
lainnya saling berhubungan. Pembagian bab tersebut antara lain :

BAB I PENDAHULUAN
Bab ini merupakan pendahuluan yang berisikan Latar Belakang
Penelitian, Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat, Struktur
Organisasi dan Sistematika Penulisan.
BAB II KAJIAN TEORITIS
Pada bab ini membahas kerangka teoritis dan sekilas tentang
aplikasi yang digunakan.

BAB III METODOLOGI PENELITAN

Pada bab ini membahas tentang tempat dan waktu penelitian, serta
jenis penelitian yang digunakan

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Bab keempat terdiri dari Analisa Sistem, Permodelan Sistem yang
diusulkan dan Rancangan Aplikasi Program.

BAB V PENUTUP
Bab kelima berisikan tentang kesimpulan dan saran

BAB II
KAJIAN TEORI

2.1 Kerangka Kerja

2.1.1 Pengertian Kelurahan
 kelurahan adalah sebuah daerah administratif di wilayah indonesia yang
berada d bawah wilayah tingkat kecamatan dan di pimpin oleh seoranng lurah
ataupun Kepala Desa

2.1.2 Sistem
Sistem menurut McLeod yang dikutip (2010:34) dalam bukunya yang
berjudul “Management Information System” adalah sekelompok elemen-
elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2010:6) sistem merupakan
sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerja bersama untuk
mencapai suatu tujuan.
Bedasarkan kedua pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa
pengertian sebuah sistem adalah sekumpulan elemen yang terintegasi dan
bekerja bersama guna mencapai suatu tujuan tertentu.
Menurut Jogiyanto H.M. (2010:34) , bahwa Sistem (System) dapat
didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen.
Dikutip dari buku Bambang Hartono (2013:10). Theo Lippeveveld
Dkk, dalam buku Design and Implementation of Health Information System
mendefinisikan sistem sebagai “any collection of componnet that work
togenther to achieve a common objective” (Sekumpulan komponen yang
secara bersama-sama bekerja untuk mencapai suatu tujuan bersama).

2.1.3 Elemen Sistem

Menurut McLeod yang dikutip oleh Yakub (2012:3) tidak semua sistem
memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama, tetapi susunan dasarnya
sama. Elemen – elemen yang terdapat dalam sistem ditandai dengan adanya:
a. Tujuan
Tujuan ini menjadi motivasi yang mengarahkan pada sistem, karena tanpa
tujuan yang jelas sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.
b. Masukan
 Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem
dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-
hal berwujud maupun yang tidak berwujud. Masukan berwujud adalah
bahan mentah, sedangkan yang tidak berwujud adalah informasi.
Proses Proses merupakan elemen yang bertugas melakukan perubahan atau
transformasi dari masukan / data menjadi keluaran / informasi yang
berguna dan lebih bernilai.
c. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari input yang sudah dilakukan
pemerosesan sistem dan keluaran dapat menjadi masukan untuk subsistem
lain.
d. Batasan
Batasan (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah diluar
sistem. Selain itu juga sebagai batasan – batasan dari tujuan yang akan
dicapai oleh sistem. Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup,
atau kemampuan sistem.
e. Umpan Balik
Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan masukan maupun
proses. Umpan balik juga bertugas mengevaluasi bagian dari output yang
dikeluarkan. Tujuannya untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai
dengan tujuan.

f. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem.

2.1.4 Karakteristik Sistem

Menurut Jogiyanto H.M. (2010:14), sebuah sistem memiliki paling
sedikit sepuluh karakteristik berikut :
1. Komponen (components). Bagian-bagian atau elemen-elemen, yang dapat
berupa benda atau manusia, berbentuk nyata atau abstrak, dan disebut
subsistem.
2. Penghubung antarbagian (interface). Sesuatu yang bertugas menjembatani
satu bagian dengan bagian lain, dan memungkinkan terjadinya
interaksi/komunikasi antarbagian.
3. Batas (boundary). Sesuatu yang membedakan antara sistem dengan sistem
atau sistem-sistem lain.
4. Lingkungan (environment). Segala sesuatu yang berada di luar sistem dan
dapat bersifat menguntungkan atau merugikan sistem bersangkutan.
5. Masukan (input). Sesuatu yang merupakan bahan untuk diolah atau
diproses oleh sistem.
6. Mekanisme pengolahan (processing). Perangkat dan prosedur untuk
mengubah masukan menjadi keluaran dan menampilkannya.
7. Keluaran (output). Berbagai macam bentuk hasil atau produk yang
dikeluarkan dari pengolahan.
8. Tujuan (goal/objective). Sesuatu atau keadaan yang ingin dicapai oleh
sistem, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
9. Sensor dan kendali (sensor & control). Sesuatu yang bertugas memantau
dan menginformasikan perubahan-perubahan di dalam lingkungan dan
dalam diri sistem kepada sistem.
10. Umpan-balik (feedback). Informasi tentang perubahan-perubahan
lingkungan dan perubahan-perubahan (penyimpangan) dalam diri sistem.

2.1.5 Klasifikasi Sistem

Menurut Yakub (2012 : 4) pada buku Pengantar Sistem Informasi,
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya :
a. Sistem abstrak (abstract system)
Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik. Sistem teologia yang berisi gagasan tentang
hubungan manusia dengan Tuhan merupakan contoh abstract system.

b. Sistem fisik (physical system)

 Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik, Sistem komputer, sistem
akuntansi, sistem produksi, sistem sekolah, dan sistem transportasi
merupakan contoh physical system.
c. Sistem tertentu (deterministic system)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang
dapat diprediksi, interaksi antara bagian dapat dideteksi dengan pasti
sehingga keluarannya dapat diramalkan. Sistem komputer sudah
diprogramkan, merupakan contoh deterministic system karena program
komputer dapat diprediksi dengan pasti.
d. Sistem tak tentu (probabilistic system)
Sistem tak tentu adalah suatu sistem yang kondisi masa depannya tidak
dapat diprediksikan karena mengandung unsur probabilitas. Sistem arisan
merupakan contoh probabilistic system karena sistem arisan tidak dapat
diprediksikan dengan pasti.
e. Sistem tertutup (close system)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak bertukar materi, informasi,
atau energi dengan lingkungan. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak
dipengaruhi pleh lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung
terisolasi.
f. Sistem terbuka (open system)
Sistem ini adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan
dipengaruhi oleh lingkungan. Sistem perdagangan merupakan contoh open
system, karena dapat dipengaruhi oleh lingkungan.

2.1.6 Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, maksud
dari kalimat tersebut yaitu bahwa informasi sangat penting pada suatu
organisasi. Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut:
1. Gordon B. Davis , “informasi adalah data yang telah diproses ke dalam
suatu bentuk yang mempunyaiarti bagi si penerima dan mempunyai nilai
2. nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang”. [2]
(2012:1)
3. Menurut Sutarman[3] (2012:14), “Informasi adalah sekumpulan fakta
(data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka
mempunyai arti bagi si penerima”.
4. Menurut McLeod dalam Yakub (2012:8), “Informasi adalah data yang
diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya”.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik
kesimpulan bahwa “Informasi merupakan data yang telah diolah, dibentuk,
ataupun dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu bagi
penggunanya”.

2.1.7 Kualitas Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:33-34) pada buku Analisis Sistem
Informasi, Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi
harus akurat (accurate), tepat waktu (timeliness), dan relevan (relevance).
a. Akurat (accuracy)
Informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan tidak menyesatkan.
Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
b. Tepat waktu (Time Lines)
Informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat. Informasi
yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan
suatu landasan dalam mengambil sebuah keputusan dimana bila pengambilan
keputusan terlambat maka akan berakibat fatal untuk organisasi.
c. Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi
informasi untuk setiap orang berbeda. Menyampaikan informasi tentang
penyebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan tentunya
kurang relevan. Akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik
perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi
disampaikan untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan,
tetapi akan sangat relevan untuk seorang akuntan perusahaan.
2.1.8 Sistem Informasi
Menurut Ais Zakiyudin (2012:13) sistem informasi adalah suatu sistem
yang ada di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi yang bersifat manajerialdan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan pihak luar tertentu dengan laporan
yang diperlukan.

Suatu sistem informasi pada dasarnya terbentuk melalui suatu kelompok

kegiatan operasi yang tetap, yaitu:
1. Mengumpulkan data
2. Mengelompokkan data
3. Menghitung
4. Menganalisa
5. Menyajikan laporan

Sasaran sistem informasi adalah:

1. Meningkatkan penyelesaian tugas.
2. Pemakai harus lebih produktif agar menghasilkan keluaran yang
memiliki mutu yang tinggi.
3. Meningkatkan efektifitas secara keseluruhan.
4. Sistem harus mudah dan sering digunakan.
5. Meningkatkan efektifitas ekonomi.
6. Keuntungan yang diperoleh dari sistem harus lebih besar dari biaya yang
dikeluarkan.

Sistem informasi dapat diartikan sebagai sebuah sistem yang

terintegrasi secara optimal dan berbasis komputer yang dapat menghimpun
dan menyajikan berbagai jenis data yang akurat untuk berbagai macam
kebutuhan.

2.1.9 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

 Bagan untuk mewakili arus data dalam suatu system mulai dikenalkan
tahun 1967 oleh martin dan estrin yang memperkenalkan algoritma program
dengan menggunakan symbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data.

E Yourdan dan L. L. Constantine juga menggunakan notasi symbol ini untuk

menggambarkan arus data dalam perancangan program. Diagram yang
menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus data dan data
system dikenal dengan nama diagram arus data.

Penganalisis system perlu menggunakan kebebasan konseptual yang

dilakukan melalui diagram aliran data, yang secara grafis menandai proses-
proses serta aliran data dalam suatu system bisnis. Menurut pernyataan
aslinya, diagram aliran data menggambarkan pandangan sejauh mungkin
mengenai masukkan, proses, dan keluaran system.

2.1.10 Simbol dan Kegunaan Simbol

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang berisi symbol-
simbol grafis yang digunakan untuk menggambarkan aliran data yang ada
dalam sebuah system. DFD menggambarkan fungsi-fungsi yang dimiliki oleh
system yang akan dibangun. Diagram ini terdiri dari level-level yang
dimaksudkan untuk membreak down fungsi yang ada. Level yang lebih
rendah menjabarkan lebih detail level yang ada diatasnya. Symbol yang
digunakan dalam DFD adalah sebagai berikut :

Tabel 2.1 Simbol DFD

Simbol DFD Arti Khusus

 Prosesatau fungsi atau prosedur,
pada pemodelan perangkat lunak
yang akan diimplementasikan
dengan pemograman terstruktur,
maka pemodelan notasi ilmiah
yang harusnya menjadi fungsi
atau prosedur didalam kode
program.
Entitas Luar (External Entity) atau
masukkan (Input) atau keluaran (Output)
atau orang yang memakai/berinteraksi
dengan perangkat lunak yang
dimodelkan atau system lain yang terkait
dengan aliran data dari system yang
dimodelkan.
File atau basis data atau penyimpanan
(storage); pada pemodelan perangkat
lunak yang akan diimplementasikan
dengan pemograman terstruktur, maka
pemodelan notasi nilai yang harusnya
dibuat menjadi tabel basis data yang
dibutuhkan, table ini juga harus sesuai
dengan perancangan table pada basis
data
Aliran data; merupakan data yang
dikirim antar proses, dari penyimpanan
ke proses, atau dari proses kemasukkan
(Input) atau keluaran (output).

Berikut ini adalah kegunaan DFD :

 1. Untuk menggambarkan system yang telah ada atau system yang baru akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik
dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut akan disimpan.
2. Alat yang digunakan pada metodologi pengembangan system yang
terstruktur (structured analysis and design).
3. Dapat menggambarkan arus data didalam system dengan terstruktur dan
jelas.
4. Merupakan dokumentasi dari system yang baik.

2.2
2.3 Sekilas Tentang Aplikasi yang Digunakan
2.2.1 PHP
Microsoft PHP adalah bahasa pemrograman script server-side yang
didesain untuk pengembangan web. Selain itu, PHP juga bisa digunakan
sebagai bahasa pemrograman umum (wikipedia). PHP di kembangkan pada
tahun 1995 oleh Rasmus Lerdorf, dan sekarang dikelola oleh The PHP
Group. Situs resmi PHP beralamat di http://www.php.net. PHP disebut
bahasa pemrograman server side karena PHP diproses pada komputer server.
Hal ini berbeda dibandingkan dengan bahasa pemrograman client-side seperti
JavaScript yang diproses pada web browser (client). Pada awalnya PHP
merupakan singkatan dari Personal Home Page. Sesuai dengan namanya,
PHP digunakan untuk membuat website pribadi. Dalam beberapa tahun
perkembangannya, PHP menjelma menjadi bahasa pemrograman web yang
powerful dan tidak hanya digunakan untuk membuat halaman web sederhana,
tetapi juga website populer yang digunakan oleh jutaan orang seperti
wikipedia, wordpress, joomla, dll. Saat ini PHP adalah singkatan dari PHP:
Hypertext Preprocessor, sebuah kepanjangan rekursif, yakni permainan kata
dimana kepanjangannya terdiri dari singkatan itu sendiri: PHP: Hypertext
Preprocessor. PHP dapat digunakan dengan gratis (free) dan bersifat Open
Source. PHP dirilis dalam lisensi PHP License, sedikit berbeda dengan lisensi
GNU General Public License (GPL) yang biasa digunakan untuk proyek
Open Source.

2.2.2 Pengertian MySQL

Menurut Betha Sidik, dalam bukunya yang berjudul Pemrograman
Web Dengan PHP (2012 : 333), menyebutkan bahwa : “MySQL merupakan
software database yang termasuk paling popular di lingkungan Linux,
kepopuleran ini karena ditunjang karena performansi query dari
databasenya yang saat itu bisa dikatakan paling cepat dan jarang
bermasalah”.

2.2.3 Pengertian XAMPP

Menurut Sidik (2012 : 72), dalam bukunya yang berjudul
Pemrograman Web Dengan PHP, menyebutkan bahwa : “WAMP
( Windows (OS), Apache (web server), MySQL (database), PHP (bahasa)
dan Perl) merupakan paket server web PHP dan database MySQL yang
paling popular dikalangan pengembang web dengan menggunakan PHP
dan MySQL_sebagai_database nya.
 BAB III
METODE PENELITIAN

4.1 Jenis Penelitian

Penelitian ini merupakan sebuah penelitian deskriptif dengan pendekatan
kualitatif. Penelitian kualitatif sebagai prosedur penelitian yang
menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari
orang-orang dan perilaku yang diamati dari fenomena yang terjadi.
Penelitian deskriptif menekankan pada data berupa kata-kata, gambar,
dan bukan angka-angka yang disebabkan oleh adanya penerapan metode
kualitatif. Selain itu, semua yang dikumpulkan berkemungkinan menjadi
kunci terhadap apa yang sudah diteliti. Hasil dari penelitian ini
memberikan pemahaman penggunaan program aplikasi surat masuk dan
surat keluar sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai
kegunaan aplikasi ini di kelurahan Legok Kota Jambi.

4.2 Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian merupakan tempat dimana peneliti melakukan
penelitian terutama dalam menangkap fenomena atau peristiwa yang
sebenarnya terjadi dari objek yang diteliti dalam rangka mendapatkan
data-data penelitian yang akurat. Dalam penentuan Lokasi penelitian,
menentukan cara terbaik untuk ditempuh dengan jalan
mempertimbangkan teori substantif dan menjajaki lapangan dan mencari
kesesuaian dengan kenyataan yang ada dilapangan. Sementara itu
keterbatasan geografi dan praktis seperti waktu, biaya dan tenaga perlu
juga dijadikan pertimbangan dalam penentuan lokasi penelitan. Lokasi
yang diambil dalam penelitian ini ditentukan dengan sengaja
(purposive), yang dilakukan di Kantor Kelurahan Legok Kota Jambi,
Provinsi Jambi.
4.3 Fokus Penelitian
Fokus penelitian bermanfaat bagi pembatasan mengenai objek penelitian
yang diangkat. Manfaat lainnya adalah agar peneliti tidak terjebak pada
banyaknya data yang diperoleh dilapangan. Penentuan fokus penelitian
lebih diarahkan pada tingkat kebaruan informasi. Penelitian ini
difokuskan pada data surat masuk dan keluar serta kesiapan para
pegawai di kantor lurah dalam memahami penggunaan aplikasi surat.
 BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian

4.1.1 Sistem Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan sistem yang sedang berjalan pada Kelurahan Legok Kota
Jambi saat ini pengarsipan data surat masuk dan surat keluar masih manual
yaitu dengan menggunakan map dan juga agenda. Petugas yang akan
melakukan pencarian data mengalami kesulitan karena harus melihat ke rak
penyimpanan arsip surat. Sehingga untuk melihan data surat masuk dan surat
keluar perhari , perbulan dan data lainnya membutuhkan waktu yang cukup
lama karena harus mengurutkan kembali data – data tersebut. Hal ini
membuat petugas kesulitan dalam pembuatan laporan.
Tujuan analisa sistem adalah untuk memahami sistem secara keseluruhan
kemudian melakukan pengembangan sistem, agar pada perancangan sistem
yang baru tidak ditemukan lagi masalah yang terjadi pada sistem lama.

4.1.2 Mekanisme Prosedur Kerja Sistem

Sebelum melakukan pengembangan suatu sistem baru terlebih dahulu
perlu dilihat bagaimana sistem yang sedang berjalan, hal ini di lakukan untuk
mengetahui kelemahan dari sistem tersebut dan masalah yang dihadapi
Kelurahan Legok Kota Jambi ini adalah sebagai berikut :

1. Proses penyimpanan data surat menyurat masih menggunakan buku

agenda, sehingga pendataan surat kurang efisien.
2. Tidak terdapat aplikasi pengolahan data dan pencarian data yang mampu
memberikan informasi secara cepat, hal ini menyulitkan petugas dalam
pencarian data.
3. Untuk melakukan output atau pembuatan laporan untuk persiapan butuh
waktu yang cukup lama.

19
 4.1.3 Permodelan Sistem
4.1.3.1 Data Flow Diagram ( DFD )

Penggunaan Data Flow Diagram ( DFD ) dalam menggunakan

arus data sangat membantu Kelurahan Legok Kota Jambi ini dalam
memahami suatu sistem pada semua kompleksitasnya. Data Flow
Diagram ( DFD ) merupakan penggambaran logika program dengan
menggunakan simbol – simbol program arus data. Bentuk Data Flow
DiagramI ( DFD ) yang di gambarkan dalam pembuatan sebuah
sistem biasanya terdiri dari diagram konteks, diagram level nol,
diagram detail.

4.1.3.2 Diagram Konteks

Diagram konteks atau biasa disebut Context Diagram ini
didalam pembahasan analisis sistem digunakan untuk menggambarkan
sistem secara umum. Seperti gambar berikut :

Pihak Eksternal Petugas

Surat masuk
Laporan surat masuk Data surat
Laporan surat keluar masuk
Data surat
keluar
Aplikasi Surat Username
Masuk dan Password
Surat Keluar

Gambar 3.1 Diagram Konteks

19
4.2 Pembahasan
4.2.1 Rancangan Aplikasi Program
Rancangan Program merupakan rancangan yang digunakan
memudahkan dalam melakukan rancangan rinci mengenai program aplikasi
yang digunakan dan juga memberikan gambaran kepada pemakai tentang
informasi apa saja yang dihasilkan oleh sistem yang di rancang.

4.2.2 Rancangan Tabel

Dalam perancangan pengolahan tabel dapat dilakukan pembuatan
database yaitu database yang terdiri dari beberapa tabel yaitu :

a. Rancangan Tabel Surat masuk

Tabel 3.1 Rancangan Tabel Surat Masuk

No. Field Type Width Keterangan

1 No_agenda int 255 no_agenda

2 no_surat varchar 50 no_surat

3 Tgl_surat varchar 25 Tgl_surat

4 Isi_ringkasan varchar 250 Isi_ringkasan

5 Tgl_terima varchar 25 Tgl_terima

6 Dari varchar 50 Dari

7 Kepada varchar 50 Kepada

8 Keterangan varchar 250 Keterangan

9 Filename varchar 2500 Filename

10 Dibaca tinyint 1 Dibaca

19
 b. Rancangan Tabel Surat Keluar

Tabel 3.2 Rancangan Tabel Surat Keluar

No. Field Type Width Keterangan

1 No_agenda int 255 no_agenda

2 no_surat varchar 50 no_surat

3 Tgl_surat varchar 25 Tgl_surat

4 Isi_ringkasan varchar 250 Isi_ringkasan

5 Tgl_terima varchar 25 Tgl_terima

6 Dari varchar 50 Dari

7 Kepada varchar 50 Kepada

8 Keterangan varchar 250 Keterangan

9 Filename varchar 2500 Filename

10 Dibaca tinyint 1 Dibaca

c. Rancangan Tabel Data User

Tabel 3.3 Rancangan Tabel Data User

No. Field Type Width Keterangan

1 id_user int 11 id_user

2 nama varchar 100 nama

3 username varchar 100 username

4 password varchar 100 password

5 status varchar 25 status

19
 4.2.3 Rancangan Input
Pada rancangan input ini untuk merancang dari input data yang akan
diproses. Dalam rancangan input inilah prosedur untuk menghapus data,
menambah data dan mengedit data.
a. Rancangan Login

Login X

KELURAHAN LEGOK

Sign

Mohon masukkan username dan password anda untuk mengakses menu utama
Gambar 3.1 Input Login

b. Rancangan Input Home

KOTAK SURAT
Administrator
Home control panel
Hello, mr.administrator

Search Surat belum dibaca Total surat masuk

Home
31 Maret 2019
Ubah Profil
Surat Masuk M S S R K J S
Surat Keluar 1 2
Manajemen User
Logout 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16

17 18 19 20 21 22 23

Gambar 3.2 Input Home 24 25 26 27 28 29 30

31
19
 4.2.4 Rancangan Laporan
Desain Output adalah produk dari sistem informasi yang dapat di lihat,
output juga dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan di gunakanan dari
proses lain.
a. Laporan Data Surat Masuk
LAPORAN DATA SURAT MASUK
KELURAHAN LEGOK KOTA
Jl. Selamat Riyadi No.26 – Jambi, Telp. 0741-27279

NO No TGL Tgl Dari Kepada Ket

Isi
Agenda Surat Surat terima
ringkasan

19
 Jl. Selamat Riyadi No.26 – Jambi, Telp. 0741-27279

NO No TGL Tgl Dari Kepada Ket

Isi
Agenda Surat Surat terima
ringkasan

BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Dari pembahasan-pembahasan pada bab sebelumnya Aplikasi Surat
Masuk dan Surat Keluar Kelurahan Legok Kota Jambi Dengan
Menggunakan Web yang penulis buat dalam Penelitian ini, maka penulis
dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Dengan adanya Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar Kelurahan Legok
Kota Jambi yang telah dibuat diharapkan dapat membantu pihak Kelurahan
Legok Kota Jambi dalam melakukan pendataan surat menyurat
2. Dengan adanya Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar Kelurahan Legok
Kota Jambi yang telah dibuat diharapkan dapat mempermudah operator atau
admin yang bertugas melakukan pendataan dan pengarsipan data surat
menyurat

19
5.2 Saran
Pada bagian ini penulis memberikan saran kepada pembaca agar dapat
menjadikan proposal kerja praktek ini sebagai referensi dan khususnya
pada pihak Kelurahan Legok Kota Jambi, agar aplikasi yang telah
dibangun dapat berjalan secara optimal. Adapun saran-saran tersebut
antara lain sebagai berikut :

1. Diharapkan kepada pihak Kelurahan Legok Kota Jambi untuk dapat

mensosialisasikan pemakaian aplikasi ini agar pendataan surat lebih
terstruktur
2. Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar Kelurahan Legok Kota Jambi di
harapkan dapat di kembangkan lagi sehingga menjadi aplikasi yang dapat
melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar yang lebih efektif lagi.
3. Kepada para pembaca dan para mahasiswa yang telah membaca laporan ini
sebagai panduan, hendaknya dapat dijadikan sebagai pedoman pada

4. pembuatan laporan Karya Ilmiah dan dapat meluruskan dan

menyempurnakan kekurangan-kekurangan yang terdapat di dalam laporan ini.

19
 DAFTAR PUSTAKA

Elzas, M.Kom , “Modul Konsep Sistem Informasi”, Jambi :Program Study

Sistem Informasi STMIK Nurdin Hamzah, 2017/2018.
Mulyadi, R,IR ,M.SI ,”Modul Metodologi Penelitian”, Jambi : Program
Study Sistem Informasi STMIK Nurdin Hamzah, 2019.
Lailyn Puad, M.Kom, “Modul Pemograman Dasar”, Jambi : Program Study
Sistem Informasi STMIK Nurdin Hamzah,2018 .
Lailyn Puad, M.Kom, “Modul Pemograman Aplikasi”, Jambi : Program
Study Sistem Informasi STMIK Nurdin Hamzah,2019 .
Lailyn Puad, M.Kom, “Modul Pemograman Web”, Jambi : Program Study
Sistem Informasi STMIK Nurdin Hamzah, 2018.
Power Designer” : Penerbit Informatika Bandung.
sumberpengertian.blogspot.com/2014/10/pengertian-sistem-informasi-secara-
umum.html
https://evalismawatiblog.wordpress.com/2013/05/14/sistem-pengumpulan-
data/.

19
http://rayindra.ilearning.me/2014/06/22/bab-2/.

19