LAPORAN KERJA PRAKTEK

SISTEM INFORMASI DIGITAL OFFICE

DI RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH SEKAPUK

Disusun Oleh:

Mohammad Feryzal Fahlevi (170602038)

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH GRESIK

2021
 LEMBAR PERSETUJUAN

LAPORAN KERJA PRAKTEK

SISTEM INFORMASI DIGITAL OFFICE

RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH SEKAPUK

Disusun Oleh :
Mohammad Feryzal Fahlevi
170602038

Meyetujui,

Pembimbing Lapangan, Dosen Pembimbing,

Siti Marsiyah, S.Kep., Ns. Umi Chotijah, S.Kom., M.Kom.

NIP. 002.098.005 NIP. 0621 1709 199

Mengetahui,
Ketua Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknik UMG

Henny Dwi Bhakti, S.Si., M.Si.

NIP. 0621 1709 200

ii
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN KERJA PRAKTEK

SISTEM INFORMASI DIGITAL OFFICE

RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH SEKAPUK

Disusun Oleh :
Mohammad Feryzal Fahlevi
170602038

Menyetujui,
Diterima dan dinyatakan lulus untuk ujian Laporan Kerja Praktek
Pada tanggal 28 April 2021

Mengetahui,
Dosen Penguji, Dosen Pembimbing,

Henny Dwi Bhakti, S.Si., M.Si. Umi Chotijah, S.Kom., M.Kom.

NIP. 0621 1709 200 NIP. 0621 1709 199

Mengetahui,
Dekan Fakultas Teknik, Ketua Program Studi,

Dzakiyah Widyaningrum, S.T., M.Sc Henny Dwi Bhakti, S.Si., M.Si.

NIP. 0611 1507 174 NIP. 0621 1709 200

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala
limpahan rahmat, karunia dan hidayah-Nya, sehingga tugas khusus “Sistem Digital
Office (Do-Fi) di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Sekapuk” dapat dikerjakan
dengan baik.
Pembuatan sistem digital office ini merupakan program yang dibuat untuk
memenuhi tugas Kerja Praktek (KP). Selain itu juga sebagai ungkapan terima kasih
pada Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Sekapuk yang memberikan kesempatan
untuk melaksanakan kerja praktek di tempat tersebut.
Terima kasih kepada ibu Umi Chotijah, S.Kom., M.Kom., selaku dosen
pembimbing dan bapak Henny Dwi Bhakti, S.Si, M.Si, selaku dosen penguji, serta
teman-teman dan juga orang tua yang selalu mendukung dan mendoakan kesuksesan
saya dalam pengerjaan laporan ini.
Mohon maaf yang sebesar-besarnya jika dalam pembuatan program serta
penulisan laporan kerja praktek ini terdapat kekurangan dan keterlambatan baik yang
Saya sengaja maupun tidak disengaja. Saya senantiasa berproses dan membenahi diri
agar menjadi lebih baik dari hari ke hari, untuk itu saya mengharapkan saran dan kritik
yang bersifat membangun dari para pembaca.

Gresik, 10 Desember 2020

Penulis

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................................... i

LEMBAR PERSETUJUAN ........................................................................................ ii
LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................ iii
KATA PENGANTAR ................................................................................................ iv
DAFTAR ISI ............................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................. vii
DAFTAR TABEL .................................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN............................................................................................ 1
1.1 Latar Belakang ............................................................................................. 1
1.2 Materi Tugas Khusus ................................................................................... 1
1.3 Tujuan Tugas Khusus .................................................................................. 1
1.4 Waktu Dan Tempat Tugas Khusus .............................................................. 2
1.5 Sistematika Penulisan .................................................................................. 2
BAB II PROFIL TEMPAT KERJA PRAKTEK ......................................................... 3
2.1 Sejarah ......................................................................................................... 3
2.2 Visi Dan Misi ............................................................................................... 4
2.3 Struktur Organisasi ...................................................................................... 5
2.3.1 Uraian tugas ................................................................................................. 5
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ........................................... 10
3.1 Analisis ...................................................................................................... 10
3.1.1 Diagram Alur (FlowChart) ........................................................................ 11
3.2 Hasil Analisis ................................................................................................. 11
3.3 Perancangan Sistem ....................................................................................... 12
3.3.1 Data Flow Diagram.................................................................................... 12
3.3.1.1 Diagram Konteks (Context Diagram)................................................ 13
3.3.1.2 Data Flow Diagram (Level 0) ........................................................... 14
3.3.1.3 Diagram Berjenjang................................................................................ 14
3.4 Basis Data ...................................................................................................... 15
3.4.1 Struktur Tabel ............................................................................................ 15
3.4.2 Entity Relationship Diagram (ERD) .......................................................... 21

v
3.5 Perancangan Antar Muka............................................................................... 21
3.5.1 Antar Muka Halama Login ........................................................................ 22
3.5.2 Halaman Dashboard................................................................................... 22
3.5.3 Menu Buat Surat ........................................................................................ 23
3.5.4 Menu Surat Terkirim ................................................................................. 23
BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM ....................................... 24
4.1 Implementasi.................................................................................................. 24
4.1.1 Halaman Login .......................................................................................... 24
4.1.2 Menu Surat................................................................................................. 30
4.1.2.1. Tampilan Buat Surat .......................................................................... 30
4.1.2.2. Tampilan Informasi Surat Terkirim ................................................... 34
4.1.2.3. Menu Surat Masuk ............................................................................. 41
4.2 Hasil Pengujian .............................................................................................. 42
4.2.1 Dashboard Informasi Surat ........................................................................ 42
4.2.2 Pengujian Surat Terkirim ........................................................................... 42
4.2.3 Pengujian Surat Masuk ................................................................................. 42
4.3 Hasil Analsisa Pengujian Sistem ................................................................... 42
BAB V PENUTUP .................................................................................................... 43
5.1 Kesimpulan .................................................................................................... 43
5.2 Saran .............................................................................................................. 43
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................ 44

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi……………………………………………………. 5

Gambar 3. 1 Diagram Flowchart ............................................................................... 11
Gambar 3. 2 Diagram Konteks .................................................................................. 13
Gambar 3. 3 Dataflow diagram level 0 ...................................................................... 14
Gambar 3. 4 Diagram Berjenjang .............................................................................. 14
Gambar 3. 5 Entiti Relationship Diagram (ERD) ...................................................... 21
Gambar 3. 6 Rancangan Halaman Login ................................................................... 22
Gambar 3. 7 Rancangan Halaman Dashboard ........................................................... 22
Gambar 3. 8 Rancangan Menu Buat Surat ................................................................ 23
Gambar 3. 9 Rancangan Menu Surat Terkirim .......................................................... 23

Gambar 4. 1 Tampilan halaman login user ................................................................ 24

Gambar 4. 2 Tampilan Dashboard ............................................................................. 26
Gambar 4. 3 Tampilan Template menu buat surat..................................................... 31
Gambar 4. 4 Tampilan surat terkirim......................................................................... 34
Gambar 4. 5 Informasi surat diterima ........................................................................ 35
Gambar 4. 6 Tampilan cetak surat undangan ............................................................ 36
Gambar 4. 7 Tampilan menu surat masuk ................................................................. 41
Gambar 4. 8 Informasi Dashboard............................................................................. 42

vii
 DAFTAR TABEL

Tabel 3. 1 Kebutuhan Stackholder ......................................................................................... 12

Tabel 3. 2 Struktur Tabel Jabatan........................................................................................... 15
Tabel 3. 3 Struktur Tabel Pegawai ......................................................................................... 16
Tabel 3. 4 Struktur Tabel detail_surat_undangan .................................................................. 16
Tabel 3. 5 Struktur Tabel detail_surat_undangan .................................................................. 17
Tabel 3. 6 Struktur tabel disposisi .......................................................................................... 18
Tabel 3. 7 Struktur Tabel detail_disposisi .............................................................................. 19
Tabel 3. 8 Struktur Tabel forward_disposisi .......................................................................... 19
Tabel 3. 9 Struktur Tabel detail_forward_disposisi ............................................................... 20
Tabel 3. 10 Struktur Tabel detail_forward_disposisi ............................................................. 20

viii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

RS PKU Muhammadiyah Sekapuk merupakan salah satu Rumah Sakit
Jaringan Muhammadiyah Jawa Timur yang berada di Kota Gresik, Tepatnya
di Wilayah pantura Kecamatan Ujungpangkah, Desa Sekapuk. Pada
sekarang ini rumah sakit di tuntut untuk mengembangkan aplikasi digital
untuk menghemat penggunaan kertas dan itu bisa di mulai dari menerapkan
surat elektronik menggunakan digital office.
Pada kondisi saat ini di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Sekapuk
dalam pengiriman undangan rapat ataupun disposisi masih menggunakan
cara manual yaitu berupa kertas. Terkadang user pengirim dan user penerima
lupa untuk mengaripkan surat tersebut padahal itu sangat penting untuk
kebutuhan akreditasi rumah sakit. Masalahnya adalah Ketika surat tersebut
hilang atau rusak, maka akan mengurangi nilai dari akreditasi pada unit
tersebut.
Berdasarkan hal tersebut maka dibuatlah digital office ini untuk
memonitoring dan mengirim surat yang dibuat hingga surat tersebut sampai
pada user pengirim bisa mengecek apakah user penerima telah membaca
surat atau belum dengan melihat status suratnya.
Semoga dengan adanya digital office ini administrasi di Rumah Sakit
PKU Muhammadiyah Sekapuk bisa lebih effisien dan pengarsipan surat bisa
tersimpan secara sistematis kedalam database server Rumah Sakit.
1.2 Materi Tugas Khusus
Materi Tugas Khusus yang dipelajari untuk mendukung pengembangan
sistem aplikasi digital office yang dapat mempermudah pengguna dalam
pembuatan undangan secara digital dimanapun dan kapan pun.

1.3 Tujuan Tugas Khusus

Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian tugas akhir ini yaitu :
1. Melakukan analisis terhadap sistem informasi digital office di RS PKU
Muhammadiyah Sekapuk yang sudah ada dan diterapkan sebelumnya.

1
 2. Membuat rancangan sistem informasi mengenai sistem informasi digital
office yang dapat digunakan sebagai solusi pemecahan dari suatu
permasalahan yang terjadi sebelumnya.

3. Menghasilkan purwarupa aplikasi sebagai gambaran dari solusi yang

dihasilkan, dibuat berdasarkan rancangan sistem informasi.

1.4 Waktu Dan Tempat Tugas Khusus

Pelaksanaan Tugas Khusus ini dilakukan pada :
Tanggal : 01 April 2020 – 31 Mei 2020
Tempat : RS PKU Muhammadiyah Sekapuk
Jl. Raya Daendles No. 21 Sekapuk
1.5 Sistematika Penulisan
Pada penulisan laporan Tugas Khusus ini, digunakan sistematika
penulisan sebagai berikut:
Bab I : Pendahuluan
Berisi pendahuluan yang terdiri dari latar belakang, materi Tugas
Khusus, tujuan Tugas Khusus, waktu dan tempat Tugas Khusus,
dan sistematika penulisan laporan.
Bab II : Profil Tempat Tugas Khusus
Berisi tentang profil tempat Tugas Khusus yang menceritakan
tentang sejarah, visi dan misi, tujuan, dan struktur organisasi
tempat Tugas Khusus.
Bab III : Analisis dan Perancangan Sistem
Berisi uraian mengenai rancangan system digital office
Bab IV : Implementasi dan Pengujian Sistem
Berisi langkah-langkah implementasi sistem yang telah dibuat,
serta berisi tentang pengujian hasil implementasi sistem.
Bab V : Penutup
Berisi penutup yang terdiri dari kesimpulan dan saran.

2
 BAB II
PROFIL TEMPAT KERJA PRAKTEK

2.1 Sejarah
Pada tahun 1966 sampai dengan 1979 nama PKU Muhammadiyah
Sekapuk sudah terkenal diwilayah kecamatan Ujungpangkah, Sidayu, Dukun,
Panceng dan Paciran sebagai salah satu Balai Pengobatan Islam, tetapi
masyarakat lebih akrab memanggil dengan sebutan PKU Sekapuk .
Sejak tahun 1980an Balai Kesehatan PKU Sekapuk
mengalami kevakuman karena keterbatasan SDM dan Manajement,
baru pada tanggal 22 Desember 1997 mulai dibangkitkan lagi oleh Pimpinan
Ranting Muhammadiyah Sekapuk dengan SK persetujuan tempat praktek oleh
Kepala Kantor Departemen Kesehatan Kabupaten Gresik No.
153/SIP.G/U/XII/1997 dengan jam praktek 24 jam hari Senin sampai dengan
MingguPada tanggal 12 April 1999 keluarlah SK No. HK 00.06.6.2.059 dari
Kepala Kantor Wilayah Departemen Kesehatan Propoinsi Jawa Timur
Tentang pemberian izin tetap kepada PCM Ujungpangkah
untuk menyelenggarakan Balai Pengobatan Islam PKU Muhammadiyah
Sekapuk.
Balai Pengobatan dengan rawat inap ijin yang diberikan oleh Dinas
Kesehatan Kabupaten Gresik No.445/497/HK/403.14/2005 yang berlaku dari
tanggal 5 Agustus 2005 sampai dengan 1 September 2010. Kemudian
Poliklinik dari tanggal 1 September 2010 sampai dengan 21 Desember 2011
dengan SK No.446/253/437.52/2010. Sedang ijin pendirian RS yang
dikeluarkan oleh Bupati Gresik yang bernomor: 445/135/HK/437.12/2011
tertanggal 21 Desember 2011.
Izin Operasional sementara RS PKU Muhammadiyah Sekapuk
dikeluarkan oleh Bupati Gresik dengan No: 444/49/HK/437.12/2013 tertanggal
24 Juli 2013 dan ijin operasional sementara ini berlaku selama satu tahun dan
sertifikat penetapan kelas rumas sakit juga sudah diterima oleh RS PKU
Muhammadiyah Sekapuk yaitu RS tipe D dengan SK Nomor : HK.02.03
/I/0960/2014 ditetapkan di Jakarta tertanggal 14 Mei 2014. Ijin operasional
tetap RS PKU Muhammadiyah Sekapuk dikeluarkan oleh Bupati Gresik

3
 dengan Nomor: 445/8/HK/437.12/2015 tertanggal 02 Februari 2015 berlaku
selama 5 (lima) tahun. Adapun kode RS PKU Muhammadiyah Sekapuk
3525095 dan sudah bekerjasama dengan BPJS Kesehatan sejak 03 Mei 2016.
(RS PKU Muhammadiyah Sekapuk, 2017)
2.2 Visi Dan Misi
A. Visi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Sekapuk
Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Sekapuk sendiri memiliki sebuah
visi yaitu :
“Menjadi Rumah Sakit Pilihan Keluarga. “
B. Misi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Sekapuk
Selain memiliki visi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Sekapuk juga
memiliki misi sebagai berikut :
1. Menjadikan RS PKU Muhammadiyah Sekapuk sebagai pemberi
layanan kesehatan keluarga
2. Menjadikan RS PKU Muhammadiyah Sekapuk sebagai pemberi
layanan kesehatan yang creative, active, responsibility, empaty
3. Menjadikan RS PKU Muhammadiyah Sekapuk sebagai sarana
mewujudkan masyarakat dan keluarga yang sejahtera, serta
melaksanakan fungsi sosial dakwah Muhammadiyah.

4
2.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang ada di RS PKU Muhammadiyah Sekapuk bisa di
lihat pada gambar 2.1

PCM

MPKU CABANG

DIREKTUR
KOMITE

SPI

TIM

KABID KABID KABID KABAG KABAG

PELAYANAN. PENUNJANG KEPARAWATA UMUM KEUANGAN

LABORAT RA ADM &

IGD AKUNTANSI
PERIZINAN &

FARMASI RDU DIKLAT PERBENDAH

IBS
ARAAN &

RAJAL RADIOLOGI RB IT

RM GIZI KESLING

MARKETING
IPS

SARPRAS

Gambar 2.1 Struktur Organisasi

2.3.1 Uraian tugas

Berdasarkan struktur ogranisasi yang telah digambarkan dapat
dijelaskan uraian tugas sebagai berikut :
1. PCM (Pimpinan Cabang Muhammadiyah)
PCM (Pimpinan Cabang Muhammadiyah) Bertugas untuk
membina karyawan Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Sekapuk.
Seperti contoh : Kerohanian dan Memperkuat Ideologi
Muhammadiyah.
2. MPKU Cabang
Penasehat sekaligus pengawas kinerja pimpinan Rumah Sakit
Muhammadiyah Sekapuk

5
3. Direktur
Direktur bertugas untuk menjadi pimpinan Rumah Sakit serta
menjalankan tugas yang telah diberikan oleh MPKU cabang
ataupun MPKU wilayah.
Direktur juga bertugas untuk membuat kebijakan, Evaluasi
kinerja Struktural dan memberikan tugas kepada struktural.
4. Komite
Komite bertugas untuk menyelenggarakan dan
mengkoordinasi pelaksanaan program – program untuk
menentukan sikap pencegahan pengendalian infeksi di rumah sakit.
5. TIM / Panitia
Tim / Panitia terbagi menjadi beberapa yaitu Casemix dan
KMKB (Kendali Mutu Kendali Biaya).
Casemix bertugas untuk mengolah klaim asuransi seperti
BPJS, Jasaraharja dan lain-lain.
KMKB (Kendali Mutu Kendali Biaya) bertugas untuk
mengolah laporan mutu rumah sakit.
6. SPI (Satuan Pengawas Internal)
SPI (Satuan Pengawas Internal) bertugas sebagai Memantau
dan mengevaluasi pelaksanaan manajemen resiko pada unit kerja
di rumah sakit.
7. Kabid. Pelayanan
Kabid. Pelayanan bertugas sebagai pimpinan unit pelayanan
medis pada rumah sakit seperti unit pelayanan rawat jalan, unit
rekam medis, IGD (Instalasi Gawat Darurat) dan IBS (Instalasi
Bedah Bentral).
Tugas pokok dari Kabid. Pelayanan adalah mengawasi dan
evaluasi kinerja pada pelayanan medis di rumah sakit.

6
8. Kabid. Penunjang
Kabid. Penunjang bertugas sebagai pimpinan unit
penunjang rumah sakit seperti Instalasi Laboratorium, Instalasi
Radiologi, Instalasi Farmasi, Instalasi Gizi, IPS, dan Unit Sarpras.
Tugas pokok dari kabid. Penunjang adalah mengawasi dan
mengevaluasi kinerja pada penunjang pelayanan pada rumah sakit.
9. Kabid. Keperawatan
Kabid. Keperawatan bertugas sebagai pimpinan unit rawat
inap pada rumah sakit seperti rawat inap anak, rawat inap dewasa
dan ruang bersalin.
Tugas pokok dari kabid. Keperawatan adalah mengawasi dan
mengevaluasi kinerja pada keperawatan.
10. Kabag. Umum
Kabag. Umum bertugas sebagai pimpinan Unit IT, Admin /
Perizinan, Kesling dan marketing.
Tugas pokok dari kabid. Keperawatan adalah mengawasi dan
mengevaluasi kinerja pada unit umum lainnya.
11. Kabag. Keuangan
Kabag. Keuangan bertugas sebagai pimpinan dari akutansi /
perpajakan dan bendahara.
Tugas pokok dari kabag. Keuangan adalah mengatur keluar
masuk keuangan rumah sakit serta mengevaluasi kinerja pada
bawahannya.
12. IGD (Instalasi Gawat Darurat)
Tugas pokok dari Instalasi Gawat Darurat adalah sebagai
ujung tombak dari perawatan pasien gawat di rumah sakit.

13. IBS (Instalasi Bedah Sentral)

Instalasi bedah sentral bertugas sebagai penanggung jawab
untuk operasi pasien di rumah sakit.

7
14. Rawat Jalan
Unit Rawat Jalan bertugas sebagai penanggung jawab untuk
proses pemeriksaan pasien di rawat jalan.
15. RM (Rekam Medis)
Rekam Medis bertugas sebagai pengolaan Rekam Medis
pasien di rumah sakit.
16. Laboratorium
Instalasi Laboratorium bertugas sebagai penanggung jawab
pengambilan sampling lab di rumah sakit.
17. Radiologi
Instalasi Radiologi bertugas sebagai penanggung jawab
pengambilan sampling Foto dan USG di rumah sakit.
18. Farmasi
Instalasi Farmasi bertugas sebagai pengolah obat dan BHP
serta pemberian atau penjualan obat kepada pasien di rumah sakit.
19. Gizi
Instalasi gizi bertugas sebagai pengolahan makanan yang akan
diberikan kepada pasien rawat inap di rumah sakit. Baik itu diet
pasien (makanan yang boleh dimakan pasien).
20. IPS
IPS (Instalasi Prasarana) bertugas sebagai penanggung jawab
penggunaan alat medis maupun non medis di rumah sakit. Baik itu
pemeliharaan ataupun perbaikan alat.
21. Sarpras
Sarpras bertugas sebagai pengelola barang non medis seperti
pencatatan barang datang, inventaris rumah sakit dan juga
perbaikan sarana prasarana yang ada di rumah sakit.
22. Rawat Inap (RA, RDU, RB)
Unit Rawat inap bertugas sebagai penanggung jawab pasien
yang di telah menjalani rawat inap di rumah sakit, seperti
pemasangan dan monitoring infus, perawatan pasien rawat inap
dan edukasi pasien.

8
23. Admin / Perizinan
Admin dan perizinan bertugas sebagai penanggung jawab
perizinan rumah sakit, pengarsipan dan yang berhubungan dengan
sekertariat rumah sakit.
24. Diklat
Diklat bertugas sebagai penanggung jawab peningkatan skill
karyawan di rumah sakit. Dengan mengadakan pelatihan-pelatihan
atau pun seminar, baik itu internal maupun external.
25. IT
IT bertugas sebagai penanggung jawab sistem informasi,
pemeliharaan dan perbaikan hardware, jaringan, software atau pun
database.
IT juga bertugas sebagai pengembang sistem informasi untuk
menuju era 4.0 sesuai dengan tuntutan Akreditasi SNARS 1.1 yang
mewajibkan rumah sakit untuk digitalisasi.
26. Kesling
Kesling bertugas sebagai penanggung jawab kesehatan
lingkungan seperti penghijauan, monitoring IPAL, Limbah medis
maupun non medis dan kebersihan rumah sakit.
27. Marketing
Marketing bertugas sebagai penanggung jawab promosi
rumah sakit untuk meningkatkan kunjungan pasien.
28. Akutansi dan perpajakan
Akutansi dan perpajakan bertugas sebagai pengelolah
keuangan rumah sakit. Baik itu pengeluaran maupun pendapatan.
29. Bendahara dan Kasir
Sama seperti akutansi dan perpajakan. Tugas bendahara dan
kasir adalah sebagai pengelolah keuangan, bedanya adalah di kasir
adalah sebagai penerima uang pembayaran langsung dan
bendahara sebagai pemisahan uang rumah sakit yang akan di
inputkan ke dalam jurnal.

9
 BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis

Analisis sistem dengan pengumpulan data yang dilakukan dengan cara

analisa terhadap proses yang terjadi di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah
Sekapuk adalah Sistem Surat menyurat masih belum tersistemasi atau masih
menggunakan sarana kertas dan WhatsApp dalam melakukan pengiriman
undangan atau surat disposisi.
Cara tersebut memiliki kekurangan di mana pengirim harus keliling
untuk membagikan surat undangan atau surat disposisi dan terkadang jika di
kirim lewat WhatsApp terkadang juga data hilang dan tidak terbaca oleh user
Dalam segi akreditasi juga akan menjadi nilai minus bagi rumah sakit
karena surat undangan dijadikan sebagai bukti untuk penyusunan atau bukti
Rapat.
Maka dengan itu saya bersama dengan jajaran direksi memutuskan
untuk membuat aplikasi digital office (Do-Fi). Dengan aplikasi digital office
user dapat mengirim dan menerima surat undangan atau pun disposisi secara
elektronik.
User juga bisa membuat surat atau disposisi melalui smartphone.
Dengan begitu user pengguna bisa membuat dan menerima surat kapan pun
dan dimanapun asalkan ada sinyal internet.

10
3.1.1 Diagram Alur (FlowChart)
Dari prosedur yang ada, dapat digambarkan sebuah diagram alur kerja
(flowchart) sebagai visualisasi dari prosedur-prosedur tersebut. Berikut
gambar diagram alur (flowchart) yang dibutuhkan:

Gambar 3. 1 Diagram Flowchart

Gambar 3.1 Merupakan gambaran alur dari Program Digital Office di RS

PKU Muhammadiyah Sekapuk yang melibatkan Struktural Rumah Sakit.

3.2 Hasil Analisis

Sistem digital office (Do-Fi) merupakan sistem yang dibangun berdasarkan
hasil analisis yang dilakukan di RS PKU Muhammadiyah Sekapuk untuk
menyelesaikan masalah yang ada. Sistem informasi ini merupakan sistem
informasi pengolahan surat elektronik agar bisa mempermudah dalam
pengolahan surat dan penyimpanan surat secara sistematis.

Tabel 3.1 menunjukkan tabel kebutuhan stakeholder. Dalam proses yang

ada dalam flowchart direktur dan kepala bagian bisa mendisposisikan surat

11
 yang masuk untuk direktur bisa mendisposisikan surat ke kepala bagian dan
kepala bagian jika berhalangan bisa mendisposisikan kepada kepala ruangan.

Sistem informasi digital office (Do-Fi) ini berguna untuk pihak manajemen
dalam melakukan surat menyurat tanpa harus ribet keliling membagikan surat
atau mengirim ke WhatsApp serta pengarsipan data yang sudah secara otomatis
tersimpan ke dalam database RS.

Tabel 3. 1 Kebutuhan Stackholder

No. Entitas Informasi Proses Data

1 Pengirim - Mengirim - Proses mengirim - Melakukan

surat kepada akan terlihat di pengisian form
user yang status user apakah yang disediakan
akan di tuju sudah dibaca atau
belum

2 Penerima -Menerima -Proses Mengubah - Data surat

Surat yang status belum dibaca tersimpan sebagai
telah di menjadi dibaca arsip dan pelaporan
kirim oleh secara otomatis untuk kebutuhan
user. ketika surat di buka akreditasi

3.3 Perancangan Sistem

Pada bagian ini akan menjelaskan tentang diagram konteks, berjenjangn dan
Data Flow Diagram(DFD), Berikut penjelasan dari sub-sub berikut :

3.3.1 Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) merupakan suatu cara atau metode untuk
membuat rancangan sebuah sistem yang mana berorientasi pada alur data
yang bergerak pada sebuah sistem

12
3.3.1.1 Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram 3.2 menunjukkan gambar diagram konteks. Diagram
konteks merupakan diagram yang menunjukan sebuah proses
tunggal dalam sistem yang berhubungan langsung dengan semua
stackholder yang terlibat dalam sistem.

Gambar 3. 2 Diagram Konteks

Keterangan pada gambar 3.2 sebagai berikut :

1. Direksi : direksi dapat mengirim, menerima, dan mendisposisi

surat serta untuk pengembangan kedepannya bisa menyetujui
pengajuan yang di ajukan oleh kabag atau karu.
2. Kabag : kabag dapat mengirim, menerima dan mendisposisikan
ke bawahan.
3. Karu : Hanya bisa mengirim dan menerima surat serta
menerima disposisi

13
 3.3.1.2 Data Flow Diagram (Level 0)
Gambar 3.3 menunjukkan gambar data flow diagram. Data
flow diagram (DFD) memberikan tampilan secara visual tentang
aliran data dan informasi dari sistem. Visual dari DFD ini
mengambarkan siapa saja yang terlibat pada sistem dari start
sampai finish.

Gambar 3. 3 Dataflow diagram level 0

3.3.1.3 Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang sangat diperlukan dalam perancangan semua proses
yang ada. Diagram berjenjang merupakan penggunaan awal dalam
menggambarkan data flow diagram ke level-level lebih bawah lagi.

Gambar 3. 4 Diagram Berjenjang

Gambar 3.4 menggambarkan bahwa sistem yang dibuat terdiri dari

1 level, yaitu :
1. Top Level : Digital office

14
 2. Level 0 : Merupakan sistem yang telah mengalami
breakdown menjadi beberapa sub – sub
proses yaitu :
a. Buat surat
b. Disposisi
c. Terima Surat
d. View
e. Cetak

3.4 Basis Data

Basis data adalah kumpulan berkas yang mempunyai kaitan antara satu
dengan lainnya sehingga membentuk suatu bangunan data untuk
menginformasikan suatu instansi dalam batasan tertentu. Berikut adalah
struktur tabel dari basis data dan (Entity Relationship Diagram) ERD yang
digunakan dalam proses pembuatan sistem digital office:
3.4.1 Struktur Tabel
Struktur tabel merupakan susunan dari tabel yang akan digunakan atau
diimplementasikan ke dalam basis data, di mana struktur tabel ini memuat
detil data tipe tabel dan primary key serta foreign key dari tabel tersebut.

1. Tabel Jabatan
Tabel 3.2 menunjukkan struktur tabel jabatan. Tabel jabatan digunakan
untuk menyimpan master jabatan yang akan di relasikan dengan tabel
pegawai.
Tabel 3. 2 Struktur Tabel Jabatan

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

kd_jabatan Varchar 12 Primary Key

nm_jabatan Varchar 100

15
2. Tabel Pegawai
Tabel 3.3 menujukkan tabel pegawai, digunakan untuk menyimpan
data pegawai dan digunakan untuk login ke aplikasi menggunakan nip
dan password.
Tabel 3. 3 Struktur Tabel Pegawai

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

Nip Varchar 20 Primary key

Nama Varchar 200

Jk Enum ‘L’,’P’

Pass Varchar 100

kd_jabatan Varchar 12 ForeignKey

Level Enum Direktur,komite,kabag,

karu,admin

3. Tabel Detail Surat Undangan

Pada tabel 3.4 menjukkan Struktur Tabel detail_surat_undangan
digunakan untuk menyimpan data surat yang telah di kirim ataupun di
terima oleh user.
Tabel 3. 4 Struktur Tabel detail_surat_undangan

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

Id_detail Int Primary key,

AI

no_surat Varchar 255 Primary key

Judul Varchar 255

16
 Hal Varchar 100

Nip Varchar 20 Foreign Key

Sifat Enum Biasa, rahasia,

terbatas

Kecepatan Enum Biasa,cepat,segera

Tgl_surat Datetime

Tgl_acara Date

Hari Varchar 100

Jam Varchar 100

Tempat Varchar 200

Kepada Varchar 255

Cc Varchar 255

4. Tabel Surat Undangan

Pada tabel 3.5 menunjukan tabel detail_surat_undangan. Tabel ini
digunakan untuk menyimpan isi dari surat undangan yang dikirim serta
statusnya yang sudah di baca atau belum dibaca.
Tabel 3. 5 Struktur Tabel detail_surat_undangan

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

Id_surat_undangan Int Primary key,

AI

no_surat Varchar 255 Foreign Key

Nip Varchar 20 Foreign Key

17
 Tgl_dilihat Datetime

Status Enum Sudah dibaca,

belum dibaca

5. Tabel Disposisi
Tabel 3.6 merupakan tabel disposisi digunakan untuk menyimpan data
disposisi
Tabel 3. 6 Struktur tabel disposisi

Nama Field Tipe Ukuran Keterangan

Data

Id_disposisi Int Primary

key, AI

no_surat Int Primary

Key

Nm_pengirim Varchar 255

Alamat_pengirim Varchar 255

Tgl_penerimaan Date

Disampaikan Varchar 255

Perihal Varchar 255

Sifat Enum Biasa,rahsia,terbatas

Isi Text

File Varchar 255

Nip Varchar 20 Foreign Key

Tanggal Datetime

18
6. Tabel Detail Disposisi
Tabel 3.7 merupakan struktur tabel detail disposisi digunakan untuk
menyimpan data pengiriman disposisi ke user dan status terbaca atau
tidak terbaca.
Tabel 3. 7 Struktur Tabel detail_disposisi

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

Id_det_disposisi Int Primary key,

AI

No_surat Varchar 255 Foreign Key

Nip Varchar 20 Foreign Key

Status Enum Sudah dibaca,

belum dibaca

Tgl_dibaca Datetime

7. Tabel Forward Disposisi

Tabel 3.8 merupakan struktur tabel forward_disposisi. Tabel
disposisi digunakan untuk menyimpan data Disposisi yang di teruskan
dari atasan ke bawahan nya.
Tabel 3. 8 Struktur Tabel forward_disposisi

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

Id_forward Int Primary key,

AI

No_surat Varchar 255 Foreign Key

Isi_disposisi Varchar 255

19
 Nip Varchar 20 Foreign Key

Kepada Varchar 255

Tanggal Datetime

8. Tabel Detail Forward Disposisi

Tabel ini digunakan untuk menyimpan isi dari Forward disposisi
yang dikirim serta statusnya yang sudah dibaca atau belum dibaca.
Tabel 3. 9 Struktur Tabel detail_forward_disposisi

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

Id_forward Int Primary key,

AI

Id_forward Int

Nip Varchar 255 Foreign Key

Status Enum Sudah dibaca,

belum dibaca

Tgl_dibaca Datetime

9. Tabel set_aplikasi
Tabel ini digunakan untuk setting Aplikasi Rumah Sakit seperti nama
RS, Alamat, Logo, moto dll.
Jadi pengguna tidak perlu membongkar coding untuk mengganti
identitas Rumah Sakit.
Tabel 3. 10 Struktur Tabel detail_forward_disposisi

Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan

Id_aplikasi Varchar 20 Primary key

Nama_rs Varchar 100

20
 St_nama_rs Varchar 100

Moto Varchar 100

Alamat Text

No_telp Varchar 100

Fax Varchar 100

File Varchar 255

3.4.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

Pada gambar 3.5 menunjukkan Entity Relationship Diagram (ERD) dari
sistem digital office.

Gambar 3. 5 Entiti Relationship Diagram (ERD)

3.5 Perancangan Antar Muka

Rancangan Antar Muka ini dibuat berdasarkan kebutuhan, diharapkan
sistem yang dibuat dapat memberikan sajian yang mudah digunakan untuk
proses surat menyurat.
Berikut adalah beberapa contoh rancangan antarmuka yang digunakan pada
sistem digital office.

21
3.5.1 Antar Muka Halama Login
Halaman login merupakan halaman awal pada sistem. Stackholder
yang terkait harus masuk terlebih dahulu dan memasukan username dan
password yang sesuai untuk masuk ke halaman selanjutnya.

Gambar 3. 6 Rancangan Halaman Login

3.5.2 Halaman Dashboard

Halaman dashboard merupakan tampilan utama yang berisi tentang
informasi jumlah surat terkirim, diterima, belum dibaca, dan sudah
dibaca.

Gambar 3. 7 Rancangan Halaman Dashboard

22
3.5.3 Menu Buat Surat
Menu buat surat berisi template buat surat yang sudah ditentukan
dan disetujui oleh pihak manajemen RS, diantaranya bagian direksi dan
sekertariat RS PKU Muhammadiyah Sekapuk.

Gambar 3. 8 Rancangan Menu Buat Surat

3.5.4 Menu Surat Terkirim

Menu surat terkirim adalah menu yang berisi tentang informasi surat
yang sudah kita buat apakah sudah sampai ke user atau belum.

Gambar 3. 9 Rancangan Menu Surat Terkirim

23
 BAB IV
IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

4.1 Implementasi
Setelah sistem dianalisis dan didesain secara rinci, maka akan menuju
tahap implementasi. Implementasi merupakan tahap meletakkan sistem
sehingga siap untuk dioperasikan. Implementasi bertujuan untuk
mengkonfirmasi modul-modul perancangan, sehinga pengguna dapat
memberikan masukan kepada pembuat sistem.
4.1.1 Halaman Login
Halaman login pada sistem laporan gangguan hardware dan
software untuk masuk ke dalam sistem. Pengguna diharuskan
memasukkan username dan password untuk masuk.

Gambar 4. 1 Tampilan halaman login user

Berikut adalah potonan source code fungsi halaman login :

public function login(){

check_already_login();

$this->load->view('auth/login');

24
public function login_process(){

$nip = $this->input->post('nip');

$pass = $this->input->post('pass');

$query = $this->auth_m->login($nip,$pass);

//echo $query->num_rows();

if ($query->num_rows() > 0) {

$rows = $query->row();

$param = array(

'nip' => $rows->nip,

'level' => $rows->level

);

$this->session->set_userdata($param);

echo "

<script>

alert('login berhasil');

window.location='".base_url('home')."';

</script>

";

} else {

echo "

<script>

alert('Username atau password salah');

window.location='".base_url('auth/login')."';

25
 </script>

";

Halaman dashboard ini merupakan halaman utama ketika

pengguna berhasil masuk. Masing-masing role status memiliki
halaman dashboard sendiri.

Gambar 4. 2 Tampilan Dashboard

Berikut adalah source code dari tampilan dashboard :

Source code pada controller :

public function index(){

check_not_login();

$this->load->view('layout/header.php');

$this->load->view('layout/sidebar.php');

$this->load->view('home/home.php');

$this->load->view('layout/footer.php');

26
SourceCode pada view :

<div id="layoutSidenav_content">

<main>

<div class="container-fluid">

<h2 class="mt-4">Dashboard</h2>

<ol class="breadcrumb mb-4">

<li class="breadcrumb-item active">Dashboard</li>

</ol>

<div class="row">

<div class="col-xl-3 col-md-6">

<div class="card bg-primary text-white mb-4">

<?php

$nip = $this->fungsi->user_login()->nip;

$surat_terkirim = $this->db->query("SELECT
COUNT(nip) AS total_surat FROM detail_surat_undangan WHERE
nip = '$nip'")->result();

foreach($surat_terkirim as $row){

?>

<div class="card-body">Surat Terkirim :

<h1><?php echo $row->total_surat ?></h1></div>

<?php } ?>

<div class="card-footer d-flex align-items-

center justify-content-between">

<a class="small text-white stretched-link"

href="<?php echo base_url('surat_terkirim'); ?>">View Details</a>

27
 <div class="small text-white"><i class="fas
fa-angle-right"></i></div>

</div>

</div>

</div>

<div class="col-xl-3 col-md-6">

<div class="card bg-success text-white mb-4">

<?php

$surat_masuk = $this->db->query("SELECT
count(nip) AS surat_masuk FROM surat_undangan WHERE nip =
'$nip'")->result();

foreach($surat_masuk as $row){

?>

<div class="card-body">Surat Masuk :

<h1><?php echo $row->surat_masuk ?></h1></div>

<?php } ?>

<div class="card-footer d-flex align-items-

center justify-content-between">

<a class="small text-white stretched-link"

href="<?php echo base_url('surat_masuk'); ?>">View Details</a>

<div class="small text-white"><i class="fas

fa-angle-right"></i></div>

</div>

</div>

</div>

<div class="col-xl-3 col-md-6">

28
 <div class="card bg-warning text-white mb-4">

<?php

$surat_sudah_dibaca = $this->db-
>query("SELECT count(nip) AS sudah_dibaca FROM
surat_undangan WHERE nip = '$nip' and `status`='sudah dibaca'")-
>result();

foreach($surat_sudah_dibaca as $row){

?>

<div class="card-body">Surat Sudah dibaca :

<h1><?php echo $row->sudah_dibaca ?></h1></div>

<?php } ?>

<div class="card-footer d-flex align-items-

center justify-content-between">

<a class="small text-white stretched-link"

href="<?php echo base_url('surat_masuk'); ?>">View Details</a>

<div class="small text-white"><i class="fas

fa-angle-right"></i></div>

</div>

</div>

</div>

<div class="col-xl-3 col-md-6">

<div class="card bg-danger text-white mb-4">

<?php

$surat_belum_dibaca = $this->db-
>query("SELECT count(nip) AS belum_dibaca FROM
surat_undangan WHERE nip = '$nip' and `status`='belum dibaca'")-
>result();

29
 foreach($surat_belum_dibaca as $row){

?>

<div class="card-body">Surat Belum dibaca :

<h1><?php echo $row->belum_dibaca ?></h1></div>

<?php } ?>

<div class="card-footer d-flex align-items-

center justify-content-between">

<a class="small text-white stretched-link"

href="<?php echo base_url('surat_masuk'); ?>">View Details</a>

<div class="small text-white"><i class="fas

fa-angle-right"></i></div>

</div>

</div>

</div>

</div>

</div>

</main>

4.1.2 Menu Surat

Menu surat berisi tentang kumpulan surat dimulai dari pembuatan
surat, penerimaan surat dan informasi surat terkirim.
4.1.2.1. Tampilan Buat Surat
Menu buat surat berisi sebuah template yang sudah
disepakati oleh pihak manajemen Rumah Sakit PKU
Muhammadiyah Sekapuk untuk membuat standart pengiriman
surat undangan.

30
 Gambar 4. 3 Tampilan Template menu buat surat

Berikut adalah Source Code Function menu buat surat :

public function insert_buat_surat(){

$no_surat = $this->input->post('no_surat');

$nip = $this->fungsi->user_login()->nip;

$judul = $this->input->post('judul');

$hal = $this->input->post('hal');

$sifat = $this->input->post('sifat');

$kecepatan = $this->input->post('kecepatan');

$tgl_acara = $this->input->post('tgl_acara');

$date = date("Y-m-d", strtotime($tgl_acara));

$hari = $this->input->post('hari');

$jam = $this->input->post('jam');

$tempat = $this->input->post('tempat');

$status = "belum dibaca";

$id_surat_undangan = null;

//$kepada = $this->input->post('kepada');

$kpd = "";

31
foreach ($_POST['kepada'] as $value){

$kpd .= "$value". ",";

$kpd = substr($kpd,0,-1);

//$cc = $this->input->post('cc');

$cc = "";

foreach($_POST['cc'] as $val){

$cc .= "$val". ",";

$cc = substr($cc,0,-1);

$data = array (

'no_surat' => $no_surat,

'Judul' => $judul,

'hal' => $hal,

'nip' => $nip,

'sifat' => $sifat,

'kecepatan' => $kecepatan,

'tgl_surat' => date("Y-m-d H:i:s"),

'tgl_acara' => $date,

'hari' => $hari,

'jam' => $jam,

'tempat' => $tempat,

32
 'kepada' => $kpd,

'cc' => $cc

);

$insert_detail = $this->surat_m-
>input_surat_undangan($data);

$data2 = array();

$i = 0;

$kirim = $this->input->post('kirim');

foreach($kirim as $row){

$data2 = array(

'no_surat' => $this->input->post('no_surat'),

'nip' => $row,

'status' => $status="belum dibaca"

);

$insert_surat = $this->surat_m->input_surat($data2);

echo "

<script>

alert('Surat Berhasil diBuat');

window.location='".base_url('buat_surat')."';

</script>

";

33
4.1.2.2. Tampilan Informasi Surat Terkirim
Tampilan informasi surat terkirim ini terletak pada
menu surat terkirim yang berisikan informasi surat yang telah
terkirim, adapun informasi mengenai surat tersebut sudah di
baca atau belum dibaca.

Gambar 4. 4 Tampilan surat terkirim

Berikut adalah Source Code Function pada menu surat terkirim :

public function index(){

$this->load->view('layout/header.php');

$this->load->view('layout/sidebar.php');

$nip = $this->fungsi->user_login()->nip;

$data['detail_surat_undangan']= $this->surat_m-
>get_surat_kirim($nip);

$this->load->view('surat/surat_terkirim',$data);

$this->load->view('layout/footer.php');

34
 Gambar 4. 5 Informasi surat diterima

Berikut adalah tampilan source code detail surat terkirim :

public function detail_terkirim(){

$this->load->view('layout/header.php');

$this->load->view('layout/sidebar.php');

$id_detail = $this->uri->segment(3);

$where = array(

'id_detail' => $id_detail

);

$get_surat_detail = $this->surat_m-
>get_surat_where_id($where)->result();

foreach($get_surat_detail as $row){

$param = array(

'detail_surat_undangan.no_surat' => $row->no_surat

);

$data['surat_undangan'] = $this->surat_m-
>detail_surat_kirim($param)->result();

$this->load->view('surat/detail_surat_kirim',$data);

$this->load->view('layout/footer.php');

35
 }

Gambar 4. 6 Tampilan cetak surat undangan

Berikut adalah tampilan source code untuk mencetak surat:

public function view_pdf(){

$id_detail = $this->uri->segment(3);

$data = $this->surat_m->get_surat_kirim_pdf($id_detail)-
>result();

$pdf = new FPDF('P','mm','A4'); //L = lanscape P= potrait

// membuat halaman baru

$pdf->AddPage();

foreach($data as $rows){

// setting jenis font yang akan digunakan

$pdf->SetFont('Times','',12);

$ya = 44;

// mencetak string

$pdf->Cell(190,2,'MEMO INTERN',0,1,'C');

$pdf->SetFont('Times','',12);

36
 $pdf->Cell(190,7,'RUMAH SAKIT PKU
MUHAMMADIYAH SEKAPUK',0,1,'C');

$pdf->Cell(190,0,'',1,0,'C');

// Memberikan space kebawah agar tidak terlalu rapat

$pdf->ln(5);

$pdf->Cell(22,6,'Nomor',0,0,'L');

$pdf->Cell(5,6,':',0,0,'L');

$pdf->Cell(55,6,$rows->no_surat,0,0,'L');

$pdf->Cell(50,6,'Dari',0,0,'R');

$pdf->Cell(5,6,':',0,0,'R');

$pdf->Cell(55,6,$rows->nama,0,0,'L');

$pdf->ln(5);

$pdf->SetFont('Times','',12);

$pdf->Cell(22,6,'Kepada Yth',0,0,'L');

$pdf->Cell(5,6,':',0,0,'L');

$pdf->Cell(55,6,$rows->kepada,0,0,'L');

$pdf->Cell(50,6,'Bagian',0,0,'R');

$pdf->Cell(5,6,':',0,0,'R');

$pdf->Cell(55,6,$rows->nm_jabatan,0,0,'L');

$pdf->ln(5);

$pdf->SetFont('Times','',12);

$pdf->Cell(22,6,'',0,0,'L');

37
 $pdf->Cell(5,6,'',0,0,'L');

$pdf->Cell(55,6,'RS PKU Muhammadiyah

Sekapuk',0,0,'L');

$pdf->Cell(50,6,'Tanggal',0,0,'R');

$pdf->Cell(5,6,':',0,0,'R');

$pdf->Cell(55,6,date("d/F/Y", strtotime($rows-
>tgl_surat)),0,0,'L');

$pdf->ln(5);

$pdf->SetFont('Times','',12);

$pdf->Cell(22,6,'CC',0,0,'L');

$pdf->Cell(5,6,':',0,0,'L');

$pdf->Cell(55,6,$rows->cc,0,0,'L');

$pdf->ln(10);

$pdf->SetFont('Times','',12);

$pdf->Cell(190,6,'Hal : '.$rows->hal,1,0,'L');

$pdf->ln(10);

$pdf->SetFont('Times','I',12);

$pdf->Cell(190,6,"Assalamu'alaikum Wr. Wb",0,0,'L');

$pdf->ln(10);

$pdf->SetFont('Times','',12);

$pdf->Cell(190,6,"Bersama ini kami mengharap

kehadiran Bapak/Ibu Insya Allah pada :",0,0,'L');

38
 $pdf->ln(5);

$pdf->Cell(18,6,"",0,0,'L');

$pdf->Cell(18,6,"Hari",0,0,'L');

$pdf->Cell(2,6,":",0,0,'L');

$pdf->Cell(100,6,$rows->hari,0,0,'L');

$pdf->ln(5);

$pdf->Cell(18,6,"",0,0,'L');

$pdf->Cell(18,6,"Tanggal",0,0,'L');

$pdf->Cell(2,6,":",0,0,'L');

$pdf->Cell(100,6,date("d/F/Y", strtotime($rows-
>tgl_acara)),0,0,'L');

$pdf->ln(5);

$pdf->Cell(18,6,"",0,0,'L');

$pdf->Cell(18,6,"Pukul",0,0,'L');

$pdf->Cell(2,6,":",0,0,'L');

$pdf->Cell(100,6,$rows->jam,0,0,'L');

$pdf->ln(5);

$pdf->Cell(18,6,"",0,0,'L');

$pdf->Cell(18,6,"Tempat",0,0,'L');

$pdf->Cell(2,6,":",0,0,'L');

$pdf->Cell(100,6,$rows->tempat,0,0,'L');

39
 $pdf->ln(5);

$pdf->Cell(18,6,"",0,0,'L');

$pdf->Cell(18,6,"Acara",0,0,'L');

$pdf->Cell(2,6,":",0,0,'L');

$pdf->Cell(100,6,$rows->judul,0,0,'L');

$pdf->ln(10);

$pdf->Cell(190,6,"Demikian memo ini disampaikan, atas

perhatian dan kehadirannya disampaikan terima
kasih.",0,0,'L');

$pdf->ln(10);

$pdf->SetFont('Times','I',12);

$pdf->Cell(190,6,"Nasrun Minallah Wafathun

Qoriib",0,0,'L');

$pdf->ln(5);

$pdf->Cell(190,6,"Wassalamu'alaikum Wr.Wb",0,0,'L');

$pdf->ln(10);

$pdf->SetFont('Times','',12);

$pdf->Cell(300,6,$rows->nm_jabatan,0,0,'C');

$pdf->ln(20);

$pdf->Cell(300,6,$rows->nama,0,0,'C');

$pdf->ln(10);

$pdf->Cell(190,0,'',1,0,'C');

40
 $pdf->ln(2);

$pdf->SetFont('Times','',12);

$pdf->Cell(190,6,"Disposisi",0,0,'L');

$pdf->Output();

4.1.2.3. Menu Surat Masuk

Menu ini berisikan tentang surat yang masuk atau surat
yang ditujukan kepada user.

Gambar 4. 7 Tampilan menu surat masuk

Berikut adalah tampilan source code function surat masuk:

public function index(){

$this->load->view('layout/header.php');

$this->load->view('layout/sidebar.php');

$where = $this->fungsi->user_login()->nip;

$data['surat_undangan'] = $this->surat_m-
>get_surat_masuk($where)->result();

$this->load->view('surat/surat_masuk',$data);

$this->load->view('layout/footer.php'); }

41
4.2 Hasil Pengujian
4.2.1 Dashboard Informasi Surat
Informasi surat masuk, keluar ataupun surat yang belum terbaca.
ditampilkan pada halaman utama atau dashboard.

Gambar 4. 8 Informasi Dashboard

4.2.2 Pengujian Surat Terkirim

Pada menu surat terkirim surat yang selesai dibuat oleh user akan
otomatis tampil ke menu surat terkirim dan bisa di cek detail serta status
sudah terbaca atau belum oleh user penerima seperti yang terlihat pada
gambar 4.4 dan gambar 4.5.
4.2.3 Pengujian Surat Masuk
Ketika ada surat yang di kirimkan oleh user pengirim maka
secara otomatis langsung masuk ke menu surat masuk dan status
nya belum dibaca, ketika user penerima mengklik button atau
tombol lihat. Maka statusnya akan otomatis berubah menjadi
terbaca, serta ada waktu surat dibaca sesuai dengan tanggal
dibacanya surat. Bisa di lihat pada gambar 4.7.

4.3 Hasil Analsisa Pengujian Sistem

Hasil pengujian terhadap sistem telah dilakukan dan didapatkan kesimpulan
terhadap keseluruhan sistem berjalan dengan baik. Secara umum diperoleh
hasil sesuai dengan yang diharapkan akan tetapi pada menu disposisi masih
belum ada keputusan dari pihak manajemen untuk format kesepakatannya.

42
 BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
1. Sistem surat menyurat secara internal di RS PKU Muhammadiyah
Sekapuk kurang efektif karena masih menggunakan media kertas dan
Whatshapp dikarenakan kemungkinan kehilangan atau kerusakan pada
berkas lebih sering terjadi.
2. Merancang dan membuat aplikasi digital office menggunakan framework
CodeIgniter, Jquery dan Bootstrap.
3. Menggunakan aplikasi digital office (Do-FI) adalah solusi untuk
permasalahan surat menyurat untuk saat ini.
5.2 Saran
Adapun saran yang dapat diberikan dari pembuatan program ini adalah:
Penambahan notifikasi popup atau merubahnya menjadi aplikasi android untuk
memudahkan user dalam menggunakan aplikasi tersebut.

43
 DAFTAR PUSTAKA

RS PKU Muhammadiyah Sekapuk. 2017. Profile Rumah Sakit PKU Muhammadiyah

Sekapuk. https://rspkusekapuk.com/profil/ (Terakhir diakses pada tanggal 9 Oktober
2020)

44