KARYA TULIS ILMIAH

SISTEM ADMINISTRASI PENGAGENDAAN SURAT DI DINAS

KESEHATAN KABUPATEN PIDIE

Disusun Sebagai Salah Satu Syarat Mengikuti

Ujian Penyesuaian Ijazah

Oleh:

RAMLI
NIP. 19831013 200701 1 002

PEMERINTAH KABUPATEN PIDIE

TAHUN 2020

i
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Yang Maha Esa berkat

limpahan Rahmad dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyusun Laporan

Ilmiah ini dengan judul “Sistem Administrasi Pengagendaan Surat di Dinas

Kesehatan Kabupaten Pidie”. Laporan ilmiah ini disusun untuk melengkapi

sebagai salah satu syarat materi dalam rangka mengikuti ujian penyesuaian Ijazah

tahun 2020 pada Pemerintah Kabupaten Pidie.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan laporan ilmiah ini

masih jauh dari kesempurnaan baik dari bentuk penyusunan maupun materinya.

Kritik konstruktif dari pembaca sekalian sangat penulis harapkan untuk

penyempurnaan Laporan Ilmiah ini selanjutnya.

Akhir kata penulis mengharapkan semoga Laporan Ilmiah ini dapat

dipahami dan menambah pengetahuan yang bermanfaat bagi Pegawai Negeri Sipil

Pemerintah Daerah Kabupaten Pidie.

Sigli, Februari 2020

Penulis

RAMLI

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................................i
DAFTAR ISI..............................................................................................................ii
BAB 1.........................................................................................................................1
PENDAHULUAN......................................................................................................1
A. Latar Belakang.................................................................................................1
B. Rumusan Masalah............................................................................................2
C. Tujuan Penulisan..............................................................................................3
D. Manfaat Penulisan............................................................................................3
BAB II.........................................................................................................................4
KAJIAN TEORI.........................................................................................................4
A. Pengertian Sistem............................................................................................4
B. Konsep Pengagendaan.....................................................................................4
C. Konsep Surat....................................................................................................6
BAB III.....................................................................................................................12
PEMBAHASAN.......................................................................................................12
A. Profil Dinas Kesehatan Kabupaten Pidie.......................................................12
B. Sistem Pengagendaan Surat Masuk Dan Surat keluar Dinas Kesehatan
Kabupaten Pidie....................................................................................................13
BAB IV.....................................................................................................................19
PENUTUP................................................................................................................19
A. Kesimpulan....................................................................................................19
B. Saran-saran.....................................................................................................19
DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................21

ii
 BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berpengaruh dengan

produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi

harapan (Tjiptono, 2001). Sehingga definisi kualitas pelayanan dapat diartikan

sebagai upaya pemenuhan kebutuhan dan keinginan konsumen serta ketepatan

penyampaiannya dalam mengimbangi harapan konsumen (Tjiptono, 2007). Kualitas

pelayanan (service quality) dapat diketahui dengan cara membandingkan persepsi

para konsumen atas pelayanan yang nyata-nyata mereka terima / peroleh dengan

pelayanan yang sesungguhnya mereka harapkan / inginkan terhadap atribut-atribut

pelayanan suatu perusahaan. Jika jasa yang diterima atau dirasakan (perceived

service) sesuai dengan yang diharapkan, maka kualitas pelayanan dipersepsikan

baik dan memuaskan, jika jasa yang diterima melampaui harapan konsumen, maka

kualitas pelayanan dipersepsikan sangat baik dan berkualitas. Sebaliknya jika jasa

yang diterima lebih rendah daripada yang diharapkan, maka kualitas pelayanan

dipersepsikan buruk.

Secara sadar ataupun tidak kita pada saat ini sudah memasuki era

Globalisasi dengan segala sisi positif dan negatifnya. Salah satu aspek nyata yang

ditimbulkan oleh era globalisasi ini adalah “kompetisi” yang semakin tajam dan

semakin berat antar pelaku bisnis dalam rangka merebut pasar/pelanggan.

Arsip merupakan salah satu faktor penting dalam kaitan tetap

terselenggaranya sebuah kegiatan administrasi di sebuah intansi. Adapun pengertian

1
 arsip adalah segala kertas, buku naskah, gambaran peta, bagan atau dokumen

lainnya. Secara fungsi arsip berperan aktif dalam riwayat sebuah dokumen. Karena

arsip  dijadikan sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi kebijakan, keputusan-

keputusan, prosedur-prosedur, kegiatan lainnya sebagai informasi penting yang ada

dalam pemerintahan/instansi.

Dinas Kesehatan Kabupaten Pidie dengan hal tersebut mengadakan

Monitoring dan Evaluasi Kearsipan. Tujuan dari diadakannya Monitoring dan

Evaluasi ini adalah untuk lebih meningkatkan metode dan tatacara pengelolaan

arsip yang selama ini sudah dilakukan oleh Dinas Kesehatan dan UPT nya.

Seperti kita ketahui bersama bahwa tertib kearsipan berhubungan langsung

dengan terselenggaranya pelayanan kesehatan yang baik kepada masyarakat.

Kegiatan Monitoring dan Evaluasi Kearsipan ini meliputi Puskesmas dan UPTD

yang ada dilingkungan Dinas Kesehatan,

Aspek monitoring yang dilakukan adalah meliputi segi personalia,

pengelolaan surat masuk , pencatatan surat, pengendalian surat, penataan sarana

pengendalian, penyimpanan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif, penyusutan

arsip inaktif.

B. Rumusan Masalah

Adapun yang menjadi rumusan masalah dalam karya tulis ilmiah ini adalah:

1. Bagaimanakah profil Dinas Kesehatan Kabupaten Pidie?

2. Bagaimanakah sistem Pengagendaan Surat Masuk Dan Surat keluar Dinas

Kesehatan Kabupaten Pidie?

2
C. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari Karya Tulis Ilmiah ini adalah:

1. Untuk mengetahui profil Dinas Kesehatan Kabupaten Pidie?

2. Untuk mengetahui sistem Pengagendaan Surat Masuk Dan Surat keluar Dinas

Kesehatan Kabupaten Pidie?

D. Manfaat Penulisan

Manfaat dari penulisan Karya Tulis Ilmiah ini adalah:

1. Karya ini disusun sebagai salah satu syarat untuk mengikuti ujian

penyesuaian ijazah

2. Menambah khazanah ilmu pengetahuan bagi penulis dalam bekerja sesuai

dengan tupoksi sebagai pengagenda surat di Sekretariat Dinas Kesehatan

Kabupaten Pidie

3
 BAB II

KAJIAN TEORI

A. Pengertian Sistem

 Yang dimaksud dengan sistem yaitu suatu jaringan prosedur yang di buat

menurut pola terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok kantor.  

Adapun pengertian sistem menurut para ahli sebagai berikut :

1. Sistem adalah suatu entity ( kesatuan ) yang terdiri dari bagian- bagian yang

bertujuan untuk mencapai tujuan  tertentu   mascovo (Burhanuddin. 2009)

2. Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur – prosedur yang berhubungan yang

di susun suatu kegiatan fungsi utama dari organisasisuatu kantor neuschel

(Finoza, Lamuddin. 1995)

Walaupun definisi tentang sistem berbeda – beda antara penulis yang satu

dengan penulis yang lainnya, namun pada intinya mereka mengatakan bahwa sistem

tersebut berkaitan dengan prosedur kegitan suatu organisasi kantor.

B. Konsep Pengagendaan

1. Pengertian Pengagendaan

    Pengangendaan surat adalah kegiatan mencatat surat ke dalam buku agenda

dengan cara memberi nomor urut surat tersebut, (Kadek, Anwar, 1999: 80 ).

Pengurusan surat dalam pengangendaan surat melalui  beberapa tahap, yaitu :

a.   Penerimaan surat yaitu petugas piket ( di bagian umum ) menerima surat oleh

pengantar surat, kemudian di serahkan kebagian tata usaha.

4
 b.   Penelitian surat yaitu meneliti perlengkapan surat antara lain : alamat surat, isi

surat, lampiran surat dan nama yang menadatangani surat.

c.    Pencatatan surat yaitu mencatat surat ke dalam buku agenda agar mudah dalam

pencarian surat.

 Buku agenda merupakan tempat penyimpanan laporan  kegiatan surat, baik

surat masuk maupun surat keluar. Pada pencatatan buku agenda surat di susun

bedasarkan urutan no dan tanggal surat. Sehinga memudahkan kita dalam pencarian

surat, baik yang telah masuk maupun yang keluar dan sifatnya penting,

( Burhanuddin. 2009).

2. Macam – macam buku agenda

Adapun macam- macam buku agenda , sebagai berikut :

a. Buku agenda tunggal, adalah sutu buku agenda yang di pergunakan hanya

untuk mencatat surat masuk atau surat keluar saja.

b. Buku agenda kembar, adalah satu buku agenda yang di pergunakan untuk

mencatat khusus surat masuk dan khusus surat keluar.

c. Buku agenda yang berpasangan, adalah satu buku agenda yang di pergunakan

untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku.Halaman sebelah

kiri buku untuk mencatat surat masuk dan halaman sebelah kanan buku untuk

mencatat surat keluar.

5
3. Peranan dan Tujuan Agenda

                  Peranan agenda adalah sebagai sumber informasi, maka dapat membantu

mengigatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara tepat dan tepat mengenai

suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat di simpulkan bahwa peranan agenda adalah

sebagai berikut :

a.    Sebagai alat utama pengingat organisasi

b.    Sebagai bahan atau alat pembuktian

c.    Sebagai bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan

Tujuan Agenda Sebagai Berikut :                                                 

a.    Agar surat mudah / dapat terkontrol dengan baik

b.    Untuk mengetahui surat masuk dan surat keluar setiap hari ( Bukti )

c.    Untuk memudahkan penyimpanan surat – surat

4. Penentuan Nilai Guna Agenda

     Penentuan nilai guna agenda adalah suatu proses penentuan surat, apakah surat

itu langsung di proses atau di tunda dulu, (Burhanuddin. 2009)

C. Konsep Surat

1. Pengertian Surat

Pengertian surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau

pertayaan secara tertulis kepada pihak lain, baik atas nama pribadi ataupun atas

nama dinas. Informasi dapat berupa : pemberitahuaan, pertayaan, permintaan,

6
laporan yang ingin di sampaikan pada pihak kepada pihak lain (Sulistyo,Basuki.

2003).

  Untuk memberikan gambaran untuk pengertian/perumusan surat, berikut di

kutipkan beberapa perumusan :

a. Perumusan J. Wajong dalam dalam bukunya “fungsi Administrasi  Negara”

surat adalah pernyataan atau ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa

orang yang tidak hadir.

b. Perumusan S. Hidayat dalam bukunya “pembimbing Administrasi dan Surat

Menyurat”, surat adalah sahela kertas atau lebih dinama di tuliskan suatu

pertayaan atau berita yang hendak orang tanyakan, beritakan pada orang

lain.

2. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

 Surat masuk adalah surat yang di terima oleh suatu organisasi

kantor/instansi untuk di beri jawaban atau tangapan tentang perihal isi surat

tersebut.

Surat keluar adalah surat yang di kirimkan oleh organisasi terkait, baik

sebagai jawaban maupun tangapan atas isi surat masuk yang di terima dari suatu

organisasi kantor atau perorangan, agar terjalin rangkain hubungan timbal balik

yang serasi serta kedua belah pihak yang memperoleh   ke untungan (Finoza,

Lamuddin. 1995).

Pengurusan surat masuk dan surat keluar pada umumnya menempuh cara

yang sama yaitu di mulai dari kegiatan pembuatan konsep, penanda tangan,

pengiriman, dan di akhiri dengan kegiatan penyimpanan.

7
3. Tujuan Menulis dan Fungsi Surat

a. Tujuan menulis surat

Setiap kegiatan di lakukan oleh orang maupun organisasi pasti mempunyai

tujuan. Dengan demikian penulis surat mempunyai tujuan, antara lain :

1) Ingin menyampekan informasi kepada pihak lain.

2) Ingin mendapatkan balasan atau tangapan dari penerima surat tentang

informasi yang di sampekan tersebut.

3) Mempelancar arus informasi, sehinga informasi yang di terima harus jelas

dan tidak salah tangkap, (Sulistyo,Basuki. 2003).

b. Fungsi Surat

Surat di nilai efektif jika apa di sampekan penulis kepada penerima sejalan

atau sesai kehendak pengirim. Oleh sebab itu isi surat arus jelas, mudah di mengerti

dan di terima oleh pihak penerima dan tidak menimbulkan keraguan atau salah

paham (Finoza, Lamuddin. 1995 ).

Ada beberapa surat yaitu sebagai berikut :

1) Alat bukti tertulis, melalui surat si pengirim menyampaikan maksud dan

tujuannya kepada penerima surat, sedangkan berita yang tertulis dalam

surat itu sendiri sebagai alat perantara dalam komunikasi atau media

tertulis.

2) Media komunikasi, alat – alat yang digunakan untuk menyampekan suatu

informasi yaitu berupa gambaran, telegram, radio, televisi, koran, majalah,

dan surat.

8
 3) Alat tata usaha bagi, kantor/instansi komuni kasi dengan lisan dan tulisan

( surat menyurat ) harus di laksanakan dan di atur dengan sebaik – baiknya.

4) Pengukur maju mundurnya aktivitas, kegiatan yang di lakukan oleh kantor

pemerintah atau swasta akan berjalan dan berkembang dengan baik tanpa

mengadakan hubungan atau komunikasi dengan sesamanya atau pihak lain.

5) Duta atau wakil penulis, surat sebagai data suatu organisasi di pandang

mencerminkan ke adaan dan kondisi interen dari orang atau kantoran yang

bersangkutan.

4. Syarat Bahasa Surat

Pada umumnya bahasa surat sebagai alat komunikasi secara tertulis yang

lebih singkat. Karena penulis sebelum menulis surat sudah mempertimbangkan

setiap susunan kalimat supaya simpatik, sopan dan menyenangkan bagi yang

membacanya, (Sulistyo,Basuki. 2003).

Dengan demikian dapat di kemukakan syarat surat yang baik itu adalah :

a. Surat tertulis dalam bentuk tersusun rapi sesuai dengan peraturan surat

menyurat.

b. Setiap kalimat dalam surat harus berguna, bermakna dan tidak berbelit –

belit.

c. Hindarkan singkatan yang tidak perlu, terutama mengarang singkatan

sendiri.

d. Dan surat jangan terlalu panjang.

9
5. Macam – Macam Surat

a. Menurut isi dan asal atau pengirimannya, surat dibedakan atas tiga macam:

1) Surat resmi atau surat dinas pemerintaah

2) Surat niaga

3) Surat pribadi

b. Menurut maksud dan tujuannya, surat dapat digolongakan atas:

1) Surat pemberitahuan

2) Surat keputusan

3) Surat perintah

4) Surat permintaan atau permohonan

5) Surat peringatan

6) Surat panggilan

7) Surat penawaran

8) Surat perjanjian

9) Dan lain-lain.

c. Berdasarkan Wujud Surat

1) Surat bersampul, surat yang isi atau beritanya di tulis pada kertas kemudian

kertas surat dimasukan kedalam sampul atau amplop.

2) Surat terbuka dan tertutup, surat terbuka dalam isinya dapat dibaca oleh

umum.sedangkan surat tertutup adalah surat yang dikirim pada alamat

tertentu dan isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain.

10
3) Surat biasa, surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbatas

oleh orang lain, seperti surat undangan, surat pernikahan, dan surat

undangan

4)  Dan lain – lain.

11
 BAB III

PEMBAHASAN

A. Profil Dinas Kesehatan Kabupaten Pidie

Dinas Kesehatan Kabupaten Pidie merupakan salah satu instansi pelaksana

dan bagian dari Pemerintah Kabupaten Pidie yang mempunyai Tugas Pokok

melaksanakan kewenangan Otonomi Daerah di Bidang Kesehatan dan bertanggung

jawab kepada Bupati Pidie melalui Sekretaris Daerah Kabupaten Pidie.

Berdasarkan Peraturan Bupati Pidie tanggal Nomor 33 Tahun 2013 tanggal

28 Nopember tahun 2013 tentang perubahan Kedua atas Peraturan Bupati Pidie

Nomor 40 tahun 2008 tentang Uraian Tugas Dinas Daerah Kabupaten Pidie, bahwa

Dinas Kesehatan merupakan unsur pelaksana Pemerintah Kabupaten Pidie,

dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab

kepada Bupati melalui Sekeratris Daerah.

Dinas Kesehatan Kabupaten Pidie mempunyai tugas pokok melaksanakan

kewenangan Otonomi Daerah di Bidang Kesehatan sebagai fungsi teknis kesehatan

dalam merumuskan kebijakan teknis di Bidang Kesehatan.

Dalam melaksanakan Tugas Pokok sebagaimana dimaksud, Dinas

Kesehatan Kabupaten Pidie menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :

1. Perumusan Kebijakan Teknis di Bidang Kesehatan.

2. Menunjang Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah.

3. Pembinaan terhadap Puskesmas sebagai Unit Pelaksana Teknis di Bidang

Kesehatan.

12
 4. Pengelolaan urusan Tata Usaha Dinas.

5. Pelaksanan Kegiatan Fungsional dalam Lingkup Kesehatan.

Adapun visi dan misi Dinas Kesehatan Kabupaten Pidie adalah:

Visi

“Pidie Sehat dan Mandiri secara Islami”

 Misi

a. Meningkatkan profesionalisme SDM kesehatan

b. Meningkatkan kinerja, mutu, akses, kelengkapan dan distribusi sarana

kesehatan

c. Meningkatkan kemandirian dan peran serta masyarakat untuk hidup sehat

d. Meningkatkan pembiayaan kesehatan

e. Meningkatkan kerja sama lintas sektor

B. Sistem Pengagendaan Surat Masuk Dan Surat keluar Dinas Kesehatan

Kabupaten Pidie

Tugas pokok dan fungs Pengagenda Surat di Dinas Kesehatan Kabupaten

Pidie adalah sebagai berikut:

a. Mengagendakan, mengarsipkan dan mendistribusikan surat menyurat;

b. Melaksanakan administrasi dan surat menyurat kendaraan dinas;

c. Mempersiapkan penyelenggaraan rapat, penerimaan tamu dan kelancaran

hubungan melalui alat-alat komunikasi;

d. Menyiapkan, mengusulkan, mengolah data dan  dokumentasi pegawai yang

meliputi: kenaikan pangkat, permohonan izin dan tugas belajar, cuti,

13
 perpindahan, pemberian tanda  penghargaan/  jasa dan sanksi,

pemberhentian, pensiun, kenaikan gaji berkala dan tunjangan;

1. Surat Masuk

Surat masuk di  Dinas Kesehatan Kabupaten Pidie melalui urutan sebagai

berikut :

a. Pertama-tama surat masuk diterima oleh staff yang dibawah tanggung jawab

kasubbag tata usaha

b. Kemudian mencatat surat masuk ke dalam buku agenda surat,  

c. Mendisposisikan surat tersebut  

d. Berlanjut  kepada Kepala Pimpinan  

e. Setelah diterima oleh Kepala Pimpinan kemudian disposisi surat

tersebut kembali kepada kasubag tata usaha

f. Dan menugaskan staff yang membidangi masalah persuratan agar mengolah

apabila surat tersebut sifatnya harus segera dibalas atau hanya

mengagendakan surat tersebut.

 Jadi secara garis besarnya tergantung dari dari jenis dan perihal surat tersebut.

     Adapun langkah-langkah pengagendaan dan pengarsipan surat masuk

pada Dinas Kesehatan Kabupaten Pidie :

1. Langkah awal yang dilakukan adalah pemberian kartu disposisi.

2. Pemberian nomor urut pada tiap-tiap bagian surat.

3. Semua surat di masukkan kedalam buku agenda surat lalu diberikan nomor

kode sesuai dengan nomor kode masing-masing surat.

4. Surat dimasukkan ke dalam buku ekspedisi masing-masing bagian

14
 5. Surat diantar/diarsipkan sesuai dengan nomor petunjuk surat.

 Contoh buku agenda surat masuk

No No Alamat Tanggal Perihal No

Urut Berkas Pengirim petunjuk

Buku agenda adalah tempat penulisan semua surat, yang masuk pada Unit

Dinas Pendidikan Kabupaten Pidie, buku agenda ini terdiri dari nomor urut, nomor

berkas, tanggal, alamat pengirim, perihal dan kode petunjuk atau nomor petunjuk

surat dan alin-lain. Adapun kegunaan buku agenda ini antara lain :

1. Memudahkan pengaturan danpenyimpanan sebagai arsip.

2. Memudahkan petunjuk pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat.

3. Memudahkan mencari surat itu kembali bila mana diperlukan.

4. Sebagi bukti dalam memeriksa kembali apa benar surat itu sudah di

agendakan.

5. Mengetahuhi jumlah surat masuk pada keseluruhan pada suatu periode

tertentu.

Contoh buku ekspedisi surat masuk

15
 No. No Asal Tanggal Perihal Keterangan

Urut Agenda Surat Surat

     Buku ekspedisi adalah tempat penulisan atau pengelompokan surat berdasarkan

bagian surat masing-msing. Adapun kegunaan buku ekspedisi ini antara lain :

a.  Memudahkan untuk mencari surat itu kembali bila diperlukan.

b.  Mengetahui jumlah surat yang masuk kebagian  masing-masing.

c.  Sebagai perbedaan dalam menetukan surat yang satu dengan surat yang lain.

d.  Memudahkan petugas kearsipan dalam mengarsipkan surat.

2. Surat Keluar

    Suatu instansi Pemerintahan terdapat bagian-bagian dalam penugasan staff,

dalam hubungan birokrasi pengagendaan dan pengarsipan persuratan memiliki

beberapa tahapan yang harus dilalui dalam beberapa proses, yaitu :

a. Surat keluar ada, berdasarkan disposisi surat masuk yang diparaff langsung oleh

atasan atau pejabat yang berwenang

b. Setelah itu surat disposisi diterima oleh kasubbag tata usaha

c. Memerintahkan kepada staf yang bertugas untuk mengolah surat tersebut agar

menjadi surat yang baku

d. Setelah surat diprint diserahkan kembali kepada kasubbag yang mensurvey

kembali kata demi kata yang dapat dipertanggung jawabkan Kemudian kasubbag

16
 menparaf dan menyerahkan konsep surat tersebut keatasan langsung untuk

ditanda tangani

e. Setelah surat selesai ditanda tangani surat tersebut di berikan nomor agenda

sesuai dengan urutan surat keluar

f. Surat keluar dibuat rangkap 3 yang bertujuan sebagai bukti arsip 1 lembar di

bagian administrasi, 1 untuk dikirim dan 1 lembar lagi untuk Kasubbag sebagai

arsip kedua atau cadangan .

            Dalam persuratan pada dinas/instansi pemerintahan sering mengolah jenis

surat sebagai berikut:

a. Surat Pengantar;

b. Surat Tugas (ST);

c. Surat Keputusan (SK);

d. Surat Undangan;

e. Surat Peringatan;

f. Dll.

Contoh buku agenda surat keluar

No. No Asal Tanggal Perihal No.

17
 Urut Berkas Surat Petunjuk

    Buku agenda surat keluar adalah tempat penulisan semua surat keluar  di Dinas

Kesehatan Kabupaten Pidie.

 Adapun kegunaan buku agenda surat keluar ini antara lain :

1 Untuk mengetahui jumlah surat yang keluar secara keseluruhan pada periode

tertentu.

2 Untuk memudahkan petugas arsip dalam hal penyimpanan.

BAB IV

PENUTUP

18
A. Kesimpulan

Dari penjelasan yang telah diuraikan di atas maka kesimpulanya  adalah :  

Pengangendaan surat adalah kegiatan mencatat surat ke dalam buku agenda

dengan cara memberi nomor urut surat tersebut

Pengagendaan dan pengarsipan surat masuk pada Dinas Kesehatan

Kabupaten Pidie :

1. Langkah awal yang dilakukan adalah pemberian kartu disposisi.

2. Pemberian nomor urut pada tiap-tiap bagian surat.

3. Semua surat di masukkan kedalam buku agenda surat lalu diberikan nomor

kode sesuai dengan nomor kode masing-masing surat.

4. Surat dimasukkan ke dalam buku ekspedisi masing-masing bagian

5. Surat diantar/diarsipkan sesuai dengan nomor petunjuk surat.

B. Saran-saran

1. Masing-masing Pegawai pada bagian umum seharusnya mempelajari buku

pedoman tata kerja mengenai pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang

diberlakukan secara baku agar para pegawai mempunyai pemahaman yang

sama mengenai pengelolaan surat masuk dan surat keluar dan dapat

menjalankan pekerjaan sesuai dengan ketentuan pedoman tata kerja tersebut.

2. Pada bagian umum diharapkan bekerja secara teliti dalam pengelolaan surat

masuk dan surat keluar supaya dalam pendistribusian surat tidak tersendat dan

lebih efisien

19
 DAFTAR PUSTAKA

ANRI. 2007. Modul manajemen persuratan dan formulir – Edisi revisi. Jakarta:

Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional Republik Indonesia

20
Burhanuddin. 2009. Peranan dan fungsi tata persuratan dan kearsipan dalam

mendukung Tugas-tugas pimpinan. Gunung Kidul : Makalah Diklat

Penciptaan Arsiparis Tingkat Keahlian

Brata, W Thomas. 1990. Surat Bisnis Modern. Jakarta: PT. Pustaka Binaman

Pressindo.

Finoza, Lamuddin. 1995. Aneka Surat Statuta, Laporan, Dan Notula. Seri

Korespondensi Indonesia 2. Jakarta: Mawar Gempita

Laksmi. 2005. Tata Persuratan di Perguruan Tinggi. Depok: Universitas Indonesia

Sulistyo,Basuki. 2003. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia

Pustaka Utama

Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali

Press

21