LAPORAN

PRAKTEK KERJA INDUSTRI

MENGAGENDAKAN SURAT DI BAGIAN PEMERINTAHAN

SEKRETARIAT DAERAH KOTA PAYAKUMBUH

Oleh :

NAMA : RAHMI PUTRI

NIS : 160730659

PROGRAM STUDI KEAHLIAN BISNIS DAN MANAJEMEN

KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
SMKN 2 KECAMATAN GUGUAK
KABUPATEN LIMA PULUH KOTA
TAHUN 2018
 HALAMAN PENGESAHAN DARI SEKOLAH

Diajukan untuk Melengkapi Persyaratan

Pelaksanaan Praktek Kerja Industri ( Prakerin )
SMK Negeri 2 Kecamatan Guguak Kabupaten Lima Puluh Kota

Laporan Praktek Kerja Industri ini telah diperiksa dan disetujui oleh Pembimbing
serta Kepala SMK Negeri 2 Kecamatan Guguak

Disahkan di Ampang Gadang

Pada tanggal Mei 2018
Kepala Kompetensi Keahlian Pembimbing Prakerin
Administrasi Perkantoran

JUWITA AMINDA PUTRI S.Pd JUWITA AMINDA PUTRI S.Pd

NIP. NIP.

Mengetahui Kepala Program Studi Keahlian

Kepala SMK Negeri 2 Kec. Guguak Bisnis dan Manajemen

ANDI DAHMAN, S.Pd., M.T YULKHAIRIAH, S.Pd

NIP. 19710110 199903 1 005 NIP.19740707 200604 2 012

HALAMAN PENGESAHAN DARI PERUSAHAAN / INDUSTRI

2
 BAGIAN PEMERINTAHAN
SEKRETARIAT DAERAH KOTA PAYAKUMBUH

Laporan Praktek Kerja Industri ini telah diperiksa dan disetujui oleh :
Pembimbing serta Pimpinan Perusahaan / Industri

BAGIAN PEMERINTAHAN SEKRETARIAT DAERAH KOTA

PAYAKUMBUH
Disahkan di Payakumbuh
Pada Tanggal 15 Mei 2018

KEPALA BAGIAN INSTRUKTUR DU / DI

PEMERINTAHAN

Drs. ATUR SATRIA DESFITAWARNI, S. STP

NIP.19610601 198603 1 012 NIP.19831202 200212 2 001

3
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, yang tidak pernah
terputus memberi limpahan karunia dan hidayah-Nya kepada penulis selama
melaksanakan Praktek Kerja industri. Dan atas ridho-Nya jualah penulis dapat
menyelesaikan laporan Praktek Kerja Industri yang penulis laksanakan pada
Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah Kota Payakumbuh.
Laporan ini merupakan syarat bagi setiap peserta didik di SMKN 2 Kec.
Guguak setelah melaksanakan Praktek Kerja Industri. Harapan penulis semoga
hasil karya penulis ini berguna bagi penulis sendiri, SMKN 2 Kec. Guguak,
Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah Kota Payakumbuh, adik-adik di SMKN
2 Kec. Guguak serta bagi masyarakat umum yang memerlukannya.

Ucapan terima kasih penulis ucapkan kepada :

1. Kedua Orang Tua penulis, yang telah memfasilitasi, memberi semangat

serta Dukungan yang tak terhingga.

2. Bapak Andi Dahman, S.Pd. MT selaku Kepala SMKN 2 Kec. Guguak

yang telah memberi kesempatan pada kami untuk melaksanakan Praktek
Kerja Industri (PRAKERIN).

3. Ibu Juwita Aminda Putri, S.Pd selaku Kepala Kompetensi Keahlian

Administrasi Perkantoran dan selaku pembimbing selama melaksanakan
praktek Kerja industri yang telah membekali penulis dengan berbagai
keterampilan untuk melaksanakan praktek kerja Industri.

4. Bapak, Ibu Guru, Staf Tata Usaha serta segenap karyawan/ti SMKN 2
Kecamatan Guguak.

5. Bapak Drs. Atur Satria selaku Kepala Bagian Pemerintahan Sekretariat

Daerah Kota Payakumbuh beserta seluruh jajaran yang telah menerima
penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja Industri.

4
 6. Para Pembimbing lokasi, serta teknisi dan karyawan yang sehari-harinya
memberikan ilmunya kepada penulis.

7. Segenap handai tautan yang tidak mampu penulis sebutkan satu persatu
yang telah telah membantu, Memotivasi, Memudahkan penulis dalam
melaksanakan Praktek Kerja Industri serta menyusun laporan ini.

Dengan segala kerendahan hati, Penulis menerima kritik dan saran dari
berbagai pihak yang dapat membangun kemampuan penulis dalam menyelesaikan
laporan prakerin ini dan proses pembelajaran selanjutnya. Semoga laporan ini
bermanfaat bagi yang memerlukanya.

` Payakumbuh, 15 Mei 2018

Penulis

5
 DAFTAR ISI

Halaman Pengesahan dari Sekolah ......................................................................... i

Halaman Pengesahan dari Perusahaan / industri ................................................... ii
KATA PENGANTAR ......................................................................................... iii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... v
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ........................................................................ 1
B. Tujuan Pelaksanaan Prakerin ................................................... 2
C. Manfaat ................................................................................... 3
D. Tempat dan Waktu ................................................................... 4

BAB II TINJAUAN UMUM ( PROFIL INSTANSI )

A. Sejarah Singkat Kota Payakumbuh........................................... 5
B. Visi dan Misi ........................................................................... 6
C. Struktur Organisasi ................................................................... 7
D. Kepegawaian …....…................................................................ 8
E. Uraian Tugas ........................................................................ 12
F. Pengarahan dari Pembimbing Prakerin ................................ 19

BAB III PEMBAHASAN

A. Agenda .................................................................................. 21
B. Surat Masuk .......................................................................... 22
C. Surat Keluar .......................................................................... 23
D. Undangan .............................................................................. 23
E. Mengarsip Surat ..................................................................... 23
F. Kartu Disposisi ...................................................................... 25
G. Buku Ekspedisi ...................................................................... 25
H. Naskah Dinas ........................................................................ 26
I. Pelayanan Tamu ..................................................................... 27
J. Prosedur Mengagendakan Surat ............................................ 27

6
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ........................................................................... 31
B. Saran ....................................................................................... 31

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 33

LAMPIRAN

7
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kantor Balaikota Yang Lama dan Yang Baru ..........................
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Pemerintahan Setdako Payakumbuh 20
Gambar 3.1 Kartu Disposisi ………………………………………………... 32

8
 DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Tabel Buku Agenda ................................................................... 20

Tabel 3.2 Buku Ekspedisi ………………………………………………... 32

9
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) adalah suatu bentuk
penyelenggaraan dari sekolah yang memadukan secara sistematik dan
sinkron antara program pendidikan di sekolah dan program Perusahaan
yang di peroleh melalui kegiatan bekerja langsung di dunia kerja untuk
mencapai suatu tingkat Keahlian Profesional. Dimana Keahlian
Profesional tersebut hanya dapat dibentuk melalui tiga unsur utama yaitu
Pengetahuan, Teknik dan Kiat. Ilmu Pengetahuan dan Kiat tidak dapat di
ajarkan tetapi dapat dikuasai melalui proses mengerjakan langsung
pekerjaan pada bidang Profesi itu sendiri. Praktek Kerja Industri
dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan tenaga keja yang Profesional
dibidangnya.
Melalui Praktek Kerja Industri diharapkan dapat menciptakan
tenaga kerja yang Profesional. Dimana para siswa yang melaksanakan
praktek tersebut diharapkan dapat menerapkan ilmu yang didapat dan
sekaligus mempelajari dunia Industri.Dengan diadakannya Praktek Kerja
Industri ini lulusan SMK nantinya dapat langsung terjun ke dunia industri
karena sudah mengetahui situasi dan kondisi lingkungan kerja.
Ada beberapa peraturan dan putusan Menteri tentang Praktek
Kerja Industri (Prakerin) yaitu:
1. Tercantum pada UU No. 2 Tahun 1989 tentang Pendidikan Nasional
yaitu untuk menyiapkan peserta didik melalui kegiatan bimbingan,
pengajaran, dan/atau latihan bagi peranannya di masa yang akan
datang.

2. Peraturan Pemerintah No. 29 Tahun 1990 tentang Pendidikan

Menengah yang bertujuan meningkatkan kemampuan peserta didik
sebagai anggota masyarakat dalam mengadakan hubungan timbal
balik dengan lingkungan sosial, budaya, alam sekitar, dan

10
 meningkatkan pengetahuan peserta didik untuk melanjutkan
pendidikan pada jenjang yang lebih tinggi dan untuk
mengembangkan diri sejalan dengan perkembangan Ilmu
Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) serta kebudayaan.
3. Peraturan Pemerintah No. 39 tahun 1992 tentang peran serta
masyarakat dalam Pendidikan Nasional, serta Keputusan Menteri No.
0490/1993 tentang Kurikulum SMK yang berisi bahwa “Dalam
melaksanakan pendidikan dilaksanakan melalui dua jalur yaitu
Pendidikan didalam sekolah dan Pendidikan diluar sekolah”.

B. Tujuan Pelaksanaan Prakerin

1. Tujuan Umum
Pelaksanaan Praktek Kerja Industri merupakan Implementasi
dari kebijakan sistem pendidikan nasional yang menyatakan bahwa
pada kolompok mata pelajaran kejuruan dan keahlian sepenuhnya
dilaksanakan di masyarakat dan di dunia industri sekaligus pemenuhan
dari kurikulum yang diprogramkan di SMK Negeri 2 Kecamatan
Guguak.

2. Tujuan Khusus

a. Diharapkan dapat menambah wawasan dan pengetahuan yang

berharga, dan memperoleh masukan serta umpan balik guna
memperbaiki dan mengembangkan kesesuaian pendidikan dan
kenyataan yang ada di lapangan.

b. Meningkatkan pengetahuan siswa pada aspek-aspek usaha yang

Profesional dalam lapangan kerja antara lain struktur organisasi,
jenjang karir dan teknik.

c. Untuk mencapai Visi dan Misi SMKN 2 Kec. Guguak

11
 d. Mengimplementasikan antara pendidikan disekolah dan diluar
sekolah.

e. Untuk memperkenalkan siswa pada dunia usaha.

f. Menumbuhkan dan meningkatkan sikap Profisional yang

diperlukan siswa untuk memasuki dunia usaha.

g. Memperkokoh link and match antara SMK dan dunia kerja.

C. Manfaat
Manfaat yang diperoleh selama melaksanakan Praktek Kerja
Industri (Prakerin) pada Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah Kota
Payakumbuh bagian perUndang-Undangan adalah sebagai berikut :

1. Dapat mengenali suatu pekerjaan kedinasan dan birokrasi sehingga

setelah selesai dari SMKN 2 Kec. Guguak dapat memudahkan untuk
terjun langsung ke dunia kerja.
2. Dapat menambah keterampilan dan wawasan dalam dunia usaha yang
Profesional dan handal.
3. Untuk mengasah keterampilan yang telah diberikan di sekolah dan
juga sesuai dengan Visi dan Misi SMKN 2 Kec. Guguak
4. Menjadi tenaga kerja yang berkualitas, yaitu tenaga kerja yang
memiliki tingkat pengetahuan, keterampilan, etos kerja yang sesuai
dengan tuntutan lapangan pekerjaan.
5. Dapat mengetahui bagaimana situasi dunia kerja yang sebenarnnya dan
menjadikan siswa sebagai tenaga kerja ahli yang siap pakai dan
berkualitas.
6. Mempersiapkan sumber daya manusia yang berkualitas yang sesuai
dengan kebutuhan di era teknologi informasi dan komunikasi terkini
7. Meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga dalam mendidik dan melatih
tenaga kerja yang berkualitas

12
 8. Membentuk pola pikir siswa agar terkonstruktif baik serta memberikan
pengalaman dalam dunia usaha maupun industri.

D. Tempat dan Waktu

1. Tempat

Berdasarkan Permohonan yang penulis ajukan, maka penulis

melaksanakan Praktek Kerja Industri di suatu instansi Pemerintah ,
yang sesuai dengan kompetensi keahlian penulis Administrai
Perkantoran yaitu di Kantor Sekretariat Daerah Kota Payakumbuh
bagian perUndang-Undangan yang berlokasi di Jln. Jend Sudirman
No.51 Padang
2. Waktu
Sesuai dengan yang telah dijadwalkan oleh SMK Negeri 2 Kec.
Guguak, maka penulis melaksanakan Praktek Kerja Industri di Bagian
Pemetintahan Sekretariat Daerah Kota Payakumbuh pada bagian
perUndang-Undangan selama lebih kurang 4 bulan yaitu mulai 15
Januari sampai 15 Mei 2018 dengan melaksanakan disiplin kerja
sesuai dengan jadwal kerja yang ditetapkan perusahaan tertentu,
Yaitu :
a. Senin-Kamis dimulai pukul = 07.30 s/d 16.00 WIB
b. Jum’at dimulai pukul = 07.30 s/d 16.30 WIB.
c. Sabtu-Minggu = Libur

13
 BAB II
TINJAUAN UMUM ( PROFIL INSTANSI )

A. Sejarah Singkat Kota Payakumbuh

Gambar 2.1 Kantor Balaikota yang lama dan yang baru

Menurut sejarah asal nama Kota Payakumbuh terdiri dari dua kata yaitu Payo
dan Kumbuah. Payo dalam bahasa Indonesia  berarti rawa-rawa dan kumbuh adalah
sejenis tanaman yang dahulunya banyak tumbuh subur di daerah rawa di Kenagarian
Koto Nan Gadang pusat kota sekarang. Asal nama tersebut dikenal dengan sebutan
Payakumbuh yang kemudian menjadi salah satu kota berkembang di Propinsi
Sumatera Barat.
Sebagai bagian dari wilayah adat Minangkabau yang terdiri dari 3 luhak yang
disebut luhak nan tigo yaitu : Nan Tuo Luhak Tanah Datar, Nan Tangah Luhak Agam
dan Nan Bungsu Luhak Limo Puluah Koto, ketiga luhak ini kemudian masing-
masingnya berkembang menjadi kabupaten dan kota.
Payakumbuh yang merupakan bagian dari Luhak Limo Puluah Koto yang
terdiri dari 10 nagari dan 73 jorong yaitu :

1. Nagari Koto Nan Gadang terdiri dari 25 jorong

2. Nagari Koto Nan Ampek terdiri dari 22 jorong
3. Nagari Sungai Durian terdiri dari 1 jorong
4. Nagari Lampasi terdiri dari 1 jorong
5. Nagari Koto Panjang Lampasi terdiri dari 1 jorong

14
6. Nagari Tiakar terdiri dari 3 jorong
7. Nagari Aia Tabik terdiri dari 8 jorong
8. Nagari Limbukan terdiri dari 5 jorong
9. Nagari Payobasung terdiri dari 3 jorong
10. Nagari Aur Kuning terdiri dari 4 jorong

Payakumbuh sejak zaman sebelum kemerdekaan telah menjadi pusat

pelayanan pemerintahan dan kegiatan sosial Luhak Limo Puluah. Pada zaman
pemerintahan Belanda, Payakumbuh adalah tempat kedudukan pemerintahan asisten
residen yang menguasai wilayah Limo Puluah Koto yang disebut Afdeeling Limo
Puluah Koto berkedudukan di Payakumbuh. Pada masa pemerintahan Jepang,
Payakumbuh juga menjadi pusat kedudukan pemerintah Limo Puluah Koto.

Berdasarkan Undang-undang Nomor 8 Tahun 1956 Payakumbuh ditetapkan

sebagai kota kecil dan dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 8 Tahun 1970
tanggal 17 Desember 1970, Kota Payakumbuh ditetapkan sebagai Daerah Tingkat II
dengan wilayah pemerintahan sendiri. Tanggal dikeluarkannya Permendagri tersebut
di atas kemudian ditetapkan sebagai HARI JADI KOTA PAYAKUMBUH.

Melalui Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 1982, Kota Payakumbuh

secara administratif terbagi atas 3 wilayah kecamatan dengan 73 kelurahan, yaitu

1. Payakumbuh Barat dengan 31 kelurahan.

2. Payakumbuh Timur dengan 14 kelurahan.
3. Payakumbuh Utara dengan 28 kelurahan.

Ketiga kecamatan tersebut diresmikan oleh Gubernur Propinsi Sumatera Barat

atas nama Menteri Dalam Negeri pada waktu itu diwakili oleh Sekretaris Daerah Drs.
Soekarni pada tanggal 23 November 1988.

Pada tahun 2008 diadakan pemekaran wilayah kecamatan, berdasarkan

Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 12 dan 13 tahun 2008. Sehingga Kota
Payakumbuh memiliki 5 kecamatan dengan 76 kelurahan, yaitu :

1. Kecamatan Payakumbuh Barat dengan 22 kelurahan.

2. Kecamatan Payakumbuh Timur dengan 14 kelurahan.

15
3. Kecamatan Payakumbuh Utara dengan 25 kelurahan.
4. Kecamatan Payakumbuh Selatan dengan 9 kelurahan.
5. Kecamatan Lamposi Tigo Nagori dengan 6 kelurahan.

Menyusul lahirnya 11 Perda Kota Payakumbuh tentang penggabungan

kelurahan, jumlah kelurahan di Payakumbuh  berkurang sebanyak 14 dari 76
kelurahan yang ada sekarang.  DPRD  menyetujui Ranperda menjadi Perda
penggabungan kelurahan yang diajukan pemko, sejak Juli 2014. Gubernur Sumatera
Barat melalui Biro Hukum Setdaprov, telah meregistrasi Perda yang telah disepakati
dewan yaitu :
1. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 5/2014
Tentang pembentukan Kelurahan Kototuo Limokampuang, (penggabungan
Kelurahan Limo Kampuang dan Kelurahan Koto Tuo, Kecamatan Payakumbuh
Selatan).
2. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 6/2014
Tentang pembentukan Kelurahan  Kapalo Koto Ampangan,
(penggabungan  Kapalo Koto dan Ampangan, Kecamatan Payakumbuh Selatan).
3. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 7/2014
Tentang pembentukan Kelurahan Padang Alai Bodi, (penggabungan Padang Alai
dan Bodi, Kecamatan Payakumbuh Timur).
4. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 8/2014
Tentang pembentukan Kelurahan Nunang Daya Bangun, (penggabungan Nunang
dan Daya bangun).
5. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 9/2014
Tetang pembentukan Kelurahan Padang Tinggi Piliang, (penggabungan Padang
Tinggi dan Piliang).
6. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 10/2014
tentang pembentukan Kelurahan Padang Tiakar, (penggabungan Padang Tiakar
Hilir dan Padang Tiakar Mudik).
7. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 11/2014
Tentang pembentukan Kelurahan Sicincin, (peggabungan Sicincin Hilir dan
Sicincin Mudik).
8. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 12/2014

16
 Tentang pembentukan Kelurahan Tiakar, (penggabungan Ranah, Balai Batimah,
dan Balai Nan Tuo).
9. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 13/2014
Tentang pembentukan Kelurahan Ompang Tanah Sirah, (penggabungan Talawi,
Balai Batuang dan Tanjung Anau).
10. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 14/2014
Tentang pembentukan Kelurahan Taratak Padang Kampuang, (penggabungan
Payonibuang dan Tambago).
11. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 15/2014
Tentang pembentukan Kelurahan Tigo Kota Dibaruah, (penggabungan Nankodok,
Payolinyam dan Kaniang Bukit).
12. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 3/2016
Tentang pembentukan Kelurahan Tigo Koto Diate (penggabungan Padang
Kaduduak, Cubadak Aia dan Tarok).
13. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 4/2016
Tentang pembentukan Kelurahan Tanjunggodang Sungaipinago (penggabungan
Tanjung Gadang dan Sungai Pinago).
14. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 5/2016
Tentang pembentukan Kelurahan Padangtongah Balainanduo (penggabungan
Padang Tangah dan Balai Nan Duo).
15. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 6/2016
Tentang pembentukan Kelurahan Sawahpadang Aua Kuniang (penggabungan
Sawah Padang dan Aur Kuning).
16. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 7/2016
Tentang pembentukan Kelurahan Ikua Koto Dibalai (penggabungan Taruko,
Muaro, Balai Cacang dan Pasia).
17. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 8/2016
Tentang pembentukan Kelurahan Balai Tongah Koto (penggabungan Balai Jariang,
Balai Gurun dan Balai Gadang).
18. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 9/2016
Tentang pembentukan Kelurahan Kapalo Koto Dibalai (penggabungan Balai Baru,
Bunian dan Koto Baru).
19. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 10/2016

17
 Tentang pembentukan Kelurahan Kotokociak Kubu Tapakrajo (penggabungan
Balai Kaliki, Kubu Gadang dan Labuah Baru).

Pembentukan kelurahan ini juga bertujuan untuk melaksanakan fungsi

pemerintahan secara optimal, meningkatkan pelayanan kepada masyarakat,
mengembangkan potensi wilayah kelurahan dan meningkatkan pemberdayaan
masyarakat dalam rangka mewujudkan kesejahteraan masyarakat.
Adapun Walikota Payakumbuh yang pernah memimpin adalah :

1. Drs. Soetan Usman tahun 1970 – 1978

2. Drs. Masri MS tahun 1978 – 1983
3. Drs. H. Muzahar Muchtar tahun 1983 – 1988
4. Drs. H. Muchtiar Muchtar tahun 1988 – 1993
5. Drs. H. Fahmi Rasyad, SH tahun 1993 – 1998
6. Drs. H. Darlis Ilyas, SH tahun 1998 – 2002
7. Capt. H. Josrizal Zain, SE. MM         tahun 2002 – 2007
8. Capt. H. Josrizal Zain, SE. MM          tahun 2007 – 2012
9. H. Riza Falepi, ST. MT tahun 2012 – sekarang

B.Visi dan Misi Sekretariat Daerah Kota Payakumbuh

1. Visi

“TERWUJUDNYA PAYAKUMBUH MENJADI KOTA  MAJU, SEJAHTERA,

DAN RELEGIUS, PRO RAKYAT, BERBASIS ILMU PENGETAHUAN DAN
PENDIDIKAN YANG BERLANDASKAN PADA ADAT BASANDI SYARAK,
SYARAK BASANDI KITABULLAH”

2. Misi

a. Menjadikan Payakumbuh sebagai pusat pertumbuhan ekonomi baru berbasis

ekonomi kerakyatan di Sumatra Barat.
b. Mewujudkan tata kelola Pemerintahan yang baik, profesional, dan bebas KKN.

18
c. Mewujudkan masyarakat yang berakhlak mulia dan menjunjung tinggi nilai-nilai
agama ditengah masyarakat sesuai dengan falsafah Adat Basandi Syarak, Syarak
Basandi Kitabullah.
d. Mewujudkan pendidikan yang merata, berkualitas dan berkharakter untuk
mewujudkan sumber daya manusia Kota Payakumbuh yang berilmu dan
bermoral.
e. Meningkatkan kualitas kesehatan dan pelayanan kesehatan masyarakat.
f. Melakukan revitalitas nagari dan memberdayakan kelembagaan masyarakat adat
lokal dalam membangun masyarakat dan Kota Payakumbuh.
g. Mengoptimalkan pembangunan infrastruktur publik dan fasilitas umum sesuai
RTRW Kota Payakumbuh.

19
C. Struktur Organisasi Bagian Pemerintahan Setdako Payakumbuh

KEPALA BAGAIAN PEMERINTAHAN

Drs.ATUR SATRIA
Pembina Tk/I(IV/b)
NIP.19610601 198603 1 012

Sub.Bagian Sub.Bagian Sub.Bagian

Pemerintahan Umum Otonomi Daerah Pembinaan Wilayah dan
Kerjasama

RISWAN ELWINA, SH SUCI RAMADHANI, S.Sos DESFITAWARNI, SSTP

Penata (III/d) Penata (III/c) Penata (III/d)
NIP.19640615 198503 1 008 NIP.19850603 200901 2 002 NIP.19831202 200212 2 001

- Kurnia Fitri
Masariani, S.IP
NIP.19771008 200604 2 012
NIP. 19830722 201001 2 005

20
 Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Pemerintahan Sekretariat
Daerah Kota Payakumbuh

D. Kepegawaian
Susunan nama - nama kepegawaian di Bagian Pemerintahan
Sekretariat Daerah Kota Payakumbuh sebagai berikut :

Bagian Pemerintahan

No. Nama Jabatan NIP Gol

1 Drs.ATUR SATRIA Kabag 19610601 198603 1 012 IV/b

2 RISWAN ELWINA, SH Kasubag 19640615 198503 1 008 III/d

3 SUCI RAMADHANI, S.Sos Kasubag 18850603 200901 2 002 III/c

4 DESFITAWARNI, S.STP Kasubag 19831202 200202 2 001 III/d

5 MASARIANI, S.IP Staf 19830722 201001 2 005 III/c

6 KURNIA FITRI Staf 19771008 200604 2 012 II/d

E.Uraian Tugas

1. Riswan Elwina, SH (Sub.Bagian Pemerintahan Umum)

a. Menyusun Rencana Strategis (RENSTRA) dan Rencana Kerja
(RENJA) sesuai lingkup tugasnya;

21
b. Menyiapkan Bahan Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan
Daerah (LPPD), Laporan Keterangan Pertanggungjawaban
(LKPJ), Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP) dan
segala bentuk pelaporan lainnya sesuai bidang tugasnya di
lingkup tugasnya;
c. Merencanakan, menyusun dan melaksanakan program dan
kegiatan sesuai lingkup tugasnya;
d. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar
Pelayanan Publik (SP) dan Survei Kepuasan Masyarakat
(SKM) sesuai lingkup tugasnya;
e. Menghimpun, mempelajari, memahami dan mengolah
peraturan perundang-undangan, pedoman, petunjuk teknis,
data dan informasi serta bahan-bahan lainnya yang
berhubungan dengan sub Bagian Pemerintahan Umum
sebagai pedoman dan landasan kerja;
f. Menginventarisir permasalahan yang berhubungan dengan
sub Bagian Pemerintahan Umum serta menyiapkan bahan
petunjuk penyelesaian masalahnya;
g. Menyiapkan bahan untuk perumusan kebijakan urusan
Trantibum Linmas, Administrasi Kependudukan dan Catatan
Sipil, perpustakaan, kearsipan, pemberdayaan masyarakat;
h. Melakukan koordinasi dan fasilitasi pembinaan urusan
Trantibum Linmas, Administrasi Kependudukan dan Catatan
Sipil, perpustakaan, kearsipan, pemberdayaan masyarakat;
i. Mengoordinasikan dan memfasilitasi penyelenggaraan urusan
pemerintahan sisa.
j. Mengoordinasikan pelaksanaan pelayanan umum.
k. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan menginventarisasi
permasalahan di lingkup tugasnya serta mencari alternatif
pemecahannya;
l. Memberikan saran dan pertimbangan teknis kepada atasan;

22
 m. Membagi tugas, memberi petunjuk, menilai dan mengevaluasi
hasil kerja bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan
lancar sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
n. Menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas dan/atau
kegiatan kepada atasan;
o. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh
atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2. Suci Ramadhani,S.Sos (Sub.Bagian Otoomi Daerah)

a. Menyusun Rencana Strategis (RENSTRA) dan Rencana
Kerja (RENJA) sesuai lingkup tugasnya;
b. Menyiapkan Bahan Laporan Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah (LPPD), Laporan Keterangan
Pertanggungjawaban (LKPJ), Laporan Kinerja Instansi
Pemerintah (LKjIP) dan segala bentuk pelaporan lainnya
sesuai bidang tugasnya;
c. Merencanakan, menyusun dan melaksanakan program dan
kegiatan sesuai lingkup tugasnya;
d. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar
Pelayanan Publik (SP) dan Survei Kepuasan Masyarakat
(SKM) sesuai lingkup tugasnya;
e. Menghimpun, mempelajari, memahami dan mengolah
peraturan perundang-undangan, pedoman, petunjuk teknis,
data dan informasi serta bahan-bahan lainnya yang
berhubungan dengan sub Bagian Otonomi Daerah sebagai
pedoman dan landasan kerja;
f. Menginventarisir permasalahan yang berhubungan dengan
sub Bagian Otonomi Daerah serta menyiapkan bahan
petunjuk penyelesaian masalahnya;
g. Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan, pedoman dan
petunjuk teknis dibidang Otonomi Daerah;

23
h. Menghimpun, mengolah, menyiapkan bahan dan
melakukan Penyusunan Laporan Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah, Laporan Keterangan
Pertanggungjawaban dan ringkasan laporan
penyelenggaraan Pemerintahan Daerah.
i. Mengumpulkan, menghimpun, Mengoordinasikan dan
membuat bahan laporan kegiatan berkala, kemajuan
pelaksanaan kegiatan dan laporan lain yang bersifat
insidentil.
j. Menyiapkan bahan dan melaksanakan penetapan kebijakan
penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah.
k. Menyiapkan bahan penetapan kebijakan norma, standar,
prosedur dan kriteria pembinaan, sosialisasi, bimbingan,
konsultasi, supervisi, koordinasi, monitoring dan evaluasi
serta pengawasan penyelenggaraan otonomi daerah dan
penyelenggaraan urusan pemerintahan.
l. Menyelenggarakan koordinasi, fasilitasi dan pelaporan
tugas pembantuan oleh pemerintah dan atau pemerintah
provinsi.
m. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan menginventarisasi
permasalahan di lingkup tugasnya serta mencari alternatif
pemecahannya;
n. Memberikan saran dan pertimbangan teknis kepada atasan;
o. Membagi tugas, memberi petunjuk, menilai dan mengevaluasi
hasil kerja bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar
sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
p. Menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas dan/atau
kegiatan kepada atasan;
q. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh
atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

24
3. Desfitawarni, S.STP(Sub.Bagian Pembinaan Wilayah dan
Kerjasama)
a. Menyusun Rencana Strategis (RENSTRA) dan Rencana
Kerja (RENJA) sesuai lingkup tugasnya;
b. Menyiapkan Bahan Laporan Penyelenggaraan
Pemerintahan Daerah (LPPD), Laporan Keterangan
Pertanggungjawaban (LKPJ), Laporan Kinerja Instansi
Pemerintah (LKjIP) dan segala bentuk pelaporan lainnya
sesuai bidang tugasnya;
c. Merencanakan, menyusun dan melaksanakan program dan
kegiatan sesuai lingkup tugasnya;
d. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar
Pelayanan Publik (SP) dan Survei Kepuasan Masyarakat
(SKM) sesuai lingkup tugasnya;
e. Menghimpun, mempelajari, memahami dan mengolah
peraturan perundang-undangan, pedoman, petunjuk teknis,
data dan informasi serta bahan-bahan lainnya yang
berhubungan dengan sub Bagian Pembinaan Wilayah
sebagai pedoman dan landasan kerja;
f. Menginventarisir permasalahan yang berhubungan dengan
sub Bagian Pembinaan Wilayah serta menyiapkan bahan
petunjuk penyelesaian masalahnya;
g. Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan, pedoman dan
petunjuk teknis dibidang Pembinaan Wilayah;
h. Melakukan monitoring dan evaluasi serta pelaporan
penyelenggaraan administrasi pemerintahan kecamatan dan
kelurahan;
i. Menyusun data base penyelenggaraan administrasi
pemerintahan kecamatan dan kelurahan;
j. Menyiapkan bahan penetapan kebijakan dan pelaksanaan
koordinasi penetapan perbatasan kota/kecamatan/kelurahan;

25
k. Mengoordinasikan pelaksanaan inventarisasi perubahan
luas wilayah kota yang diakibatkan oleh alam;
l. Melakukan pembinaan, pengawasan, supervisi dan fasilitasi
serta monitoring, evaluasi dan pelaporan pengembangan
kapasitas pemerintahan kecamatan dan kelurahan;
m. Menyiapkan bahan penetapan pengembangan kapasitas
pemerintahan kecamatan dan kelurahan, meliputi
penyelenggaraan bimbingan, konsultasi, pelatihan dan
pendidikan bagi pemerintahan kecamatan dan kelurahan;
n. Menyiapkan bahan penetapan kebijakan pengusulan,
koordinasi dan fasilitasi, pembinaan, pengawasan dan
supervisi, monitoring dan evaluasi penyelenggaraan
pembentukan, pemekaran, penggabungan dan penghapusan
kecamatan atau kelurahan;
o. Melakukan koordinasi dan harmonisasi hubungan antar
kecamatan dan/atau kelurahan;
p. Melakukan koordinasi dan fasilitasi penyelesaian konflik
antar kecamatan dan/atau kelurahan;
q. Menyiapkan bahan dan melaksanakan penetapan kebijakan
pembinaan penyelenggaraan pemerintahan kecamatan dan
kelurahan;
r. Melakukan koordinasi harmonisasi hubungan antar
lembaga pemerintahan;
s. Menyelenggarakan pelayanan administratif dalam rangka
pelaksanaan pembinaan dan koordinasi Hubungan Antar
Lembaga;
t. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan menginventarisasi
permasalahan di lingkup tugasnya serta mencari alternatif
pemecahannya;
u. Memberikan saran dan pertimbangan teknis kepada atasan;

26
v. Membagi tugas, memberi petunjuk, menilai dan
mengevaluasi hasil kerja bawahan agar pelaksanaan tugas
dapat berjalan lancar sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
w. Menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas dan/atau
kegiatan kepada atasan;
x. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh
atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

27
 BAB III
PEMBAHASAN

A. Agenda

Tabel 3.1 Buku Agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat

surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan
surat disebut agendaris.

1. Buku agenda ada 3 macam;

a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang

dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus
berurutan pada tiap halaman.
b. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang
dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri
dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor
urut sendiri-sendiri.Buku agenda kembar adalah buku agenda
yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
disediakan buku sendiri-sendiri.
2. Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

28
 a. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat
keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar.
Petugasnya disebut verbalis.
b. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar
surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut
ekspeditor
c. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat
surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat
dengan nomor urutnya masing-masing.
d. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan
dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan.
e. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus
untuk membuat konsep surat.
f. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat
yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan.
g. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang
bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik
sebelum ditandatangani oleh pimpinan.
h. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat
masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian
yang diperoleh dari buku agenda tersebut.

B. Surat Masuk
Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi/instansi
yangdibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan.
Langkah-langkah Pengelolaan Suarat Masuk.
1. Penyortiran Surat.
2. Pembukaan Surat.
3. Mengeluarkan Surat dari Amplop.
4. Pembacaan Surat.
5. Pencatatan Surat.

29
 6. Pembagian Surat.

C. Surat Keluar
Surat Masuk adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi
yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain yang bersifat kedinasan.
Langkah-langkah Pengelolaan Suarat Keluar.
1. Pembuatan Konsep.
2. Persetujuan Konsep.
3. Pemberian Nomor.
4. Pengetikan Konsep.
5. Penandatanganan Surat.
6. Pemberian cap Stempel.
7. Pencatatan surat Keluar.

D. Undangan
Adalah surat yang berisi perihal, tempat dan waktu yang akan di
bahas dalam suatu rapat yang telah disebutkan dalam undangan.
Undangan yang di terima dari suatu instansi, terlebih dahulu dicatat
dalam buku undangan guna untuk mencatat hari, tanggal waktu dan
tempat kegiatan tersebut berlangsung, mencatat asal surat tersebut.
Kemudian diberi kartu disposisi dan diteruskan kepada pihak yang dituju
atau pihak yang dimaksud.

E. Mengarsip Surat
Arsip ialah suatu kumpulan catatan yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat secara mudah dan cepat ditemukan.
Istilah lain dari arsip ialah segala sesuatu yang berkenaan dengan
penyimpanan segala surat yang meliputi korespondensi, surat-surat
instruksi, surat edaran, akte. Atau singkatnya arsip adalah pembendaharaan
surat-surat termasuk di dalamnya surat-surat yang telah dijadikan buku

30
atau kitab, baik mendani benda-benda surat maupun mengenai tempat
penyimpanan surat-surat.
Kata arsip berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang artinya
simpanan dan dalam bahasa Inggris “File”. Dalam bahasa latin
“Archievum” yang berarti penyimpanan (gedung penyimpanan) surat-
surat, peraturan-peraturan, undang-undang, dll
Langkah-langkahnya yaitu:
1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut
sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/release
mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep
(deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan
surat.
2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.
Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang
dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan
penemuan kembali surat.
3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian,
masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan
surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan
rak/ kotak sortir.
4. Menyimpan surat ke dalam map (folder).
Penyimpanan surat Bke dalam map/ folder dapat menggunakan
stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder
gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing
cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang
dipergunakan.

31
F. Kartu Disposisi

Gambar 3.1 Kartu Disposisi

Adalah kartu yang digunakan untuk mencatat nomor index,

asal surat, perihalyang terdapat pada surat setelah surat tersebut
dicatat dalam agenda atauundangan. Kemudian dalam kartu
disposisi juga ditulis kepihak mana surattersebut akan diteruskan
atau ditujukan.

G. Buku Ekspedisi

Tabel 3.2 Buku Ekspedisi

32
 Adalah buku yang digunakan untuk mencatat tanggal
pembuatan surat keluar, nomor surat keluar dan perihal yang
terdapat pada surat keluar tersebut. Selain itu, buku ekspedisi juga
digunakan untuk mencatat nama tiap-tiap bagian Instansi sesuai
dengan tujuan surat tersebut sebagai tanda terima bahwa surat yang
dikeluarkan sudah diterima oleh bagian-bagian atau Instansi yang
dituju.

H. Naskah Dinas

Gambar 3.2 Naskah Dinas

Penciptaan naskah dinas yaitu proses kegiatan sejak

pembuatan draf/konsep pengetikan, penandatanganan, penomoran
sampai naskah tersebut digunakan.

33
I. Pelayanan Tamu

Beberapa petunjuk dalam menghadapi tamu kantor :

a. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan

tenang, ramah, sopan, sabar, dan percaya diri.
b. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak
perlu berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi
tamu dari luar atau tamu istimewa.
c. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat
dengan tangan supaya tamu duduk. setelah pembicaraan di
telepon selesai berdirilah dan berjabat tangan menyambutnya.
d. Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti
“selamat siang ada yang bisa saya bantu”.
e. Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi
sehingga memberikan kesan ramah dan menyenangkan.
f. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut
namanya sehingga tamu merasa benar-benar di perhatikan.
g. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama,
tanyakan secara sopan nama dan dari mana, seperti “bolehkah
saya tahu nama bapak?” atau “bapak dari perusahaan mana?”

J. Prosedur Mengagendakan Surat

1. Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya
bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan
resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil
penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya
mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka
memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang
masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir,
merekalah yang sering kali menerima surat.

34
 a. Tugas penerima surat adalah:
1) mengumpulkan setiap surat yang masuk.
2) meneliti ketepatan alamat.
3) menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah
diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika
alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan
kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat
maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian
tata usaha atau bagian administrasi.

2. Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan
berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan
menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung
kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat
dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka
surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

3. Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas
dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat
tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat
rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah
diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan,
karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan,
dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan
lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas
membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah
dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan
dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi

35
 pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari
surat tersebut.

4. Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya
akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.
Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang
akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan
dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan
siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari
pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang
diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk
menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat
berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

5. Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi,
maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada
prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar
disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya
surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan
mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada
prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani
bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam
lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.

36
6. Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan
kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem
penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem
wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

37
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Penulis dapat mengetahui bagaimana dunia kerja di Lingkungan
Sekretariat Daerah Kota Payakumbuh mengenal para pegawai dan struktur
organisasinya. Dengan adanya Praktek Kerja Industri ini, siswa mampu
mengembangkan dan mengemukakan pikiran dan pendapatnya serta
mampu menuangkannya dalam bentuk tulisan yang sistematis, logis dan
menggunakan bahasa yang baik dan benar.

B. Saran
Berdasarkan dari pengalaman Praktek Kerja Lapangan selama 4
bulan di Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah Kota Payakumbuh,
penulis melihat secara langsung khususnya dari segi pelayanan kepada
masyarakat, penulis merasa masih ada kekurangan yang harus diperhatikan
dan ditingkatkan:
1. Untuk sekolah
a. Kami berharap agar fasilitas pendidikan yang belum ada untuk
dilengkapi.
b. Peninjauan yang lebih ditingkatkan.
c. Utamakan rasa tanggung jawab dalam memonitoring siswa.
d. Adanya keterkaitan penuh dalam hal informasi antara sekolah
dengan instansi.
e. Pada saat melakukan kegiatan pembimbing dapat memimbing siswa
pada saat bekerja dengan baik dan dapat memotivasi kepada siswa
sehingga membuat siswa merasa nyaman dan semangat.
2.    Untuk Instansi
a.    Tingkat kedisiplinan kerja karena disiplin kerja merupakan pangkal
keberhasilan untuk meraih prestasi.

38
b.    Agar masyarakat dapat meningkatkan kesejahteraan maka perlu
adanya kedekatan yang erat antara pemerintah dan masyarakat
maupun sebaliknya.
c.    Adanya keterkaitan penuh dalam hal informasi antara perusahaan
dan sekolah.
d.   Pihak Instansi agar dapat lebih banyak memberikan pekerjaan yang
bermanfaat bagi siswa / siswi, agar jam kerja diisi dengan penuh
tanpa ada waktu kosong yang terbuang percuma.
e.    Pihak Instansi agar dapat mempertahankan rasa tanggung jawab
dalam menjalankan setiap pekerjaan yang dibebankan.

39
 DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Gubernur Sumatera Barat. 2017. Nomor 69 Tahun 2017 tentang

Uraian Tugas Pokok dan Fungsi.Payakumbuh,

https://googleweblight.com/?lite_url=https://manfaat.co.id/manfaat-prakerin-bagi-
siswa-sekolah-dan-instansi-perusahaan. ( 15 Mei 2018)

http://profkhaerulihsan.blogspot.co.id/2012/01/surat-masuk-dan-surat-keluar.html.
( 15 Mei 2018)

40