o Mendeskripsikan Administrasi Kantor

o Mendeskripsikan Fungsi Pekerjaan kantor

dalam Organisasi
o Mengidentifikasi Pekerjaan kantor
o Mengidentifikasi sarana dan Prasarana
Administrasi Perkantoran
o Mengidentifikasi Persyaratan Personil
Administrasi Perkantoran
 Kegiatan Belajar 1

MENDESKRIPSIKAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
 Tentang Administrasi
 Tentang Kantor
 Pengertian Administrasi Perkantoran
 Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Pengertian Administrasi

Administrasi adalah
segenap proses
penyelenggaraan
kegiatan tata usaha yang
dilakukan oleh dua orang
atau lebih dalam kerja
sama untuk mencapai
tujuan tertentu.
 Unsur-Unsur Administrasi

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie:

 Pengorganisasian
 Manajemen
 Tata Hubungan
 Kepegawaian
 Keuangan
 Perbekalan
 Tata Usaha
 Fungsi Administrasi

Menurut Quible (2001), ada lima jenis

fungsi administrasi dalam perkantoran:
 Fungsi Rutin
 Fungsi Teknis
 Fungsi Analisis
 Fungsi Interpersonal
 Fungsi Manajerial
 Fungsi Rutin

Fungsi rutin, yaitu fungsi

administrasi yang
membutuhkan pemikiran
minimal mencakup
pengarsipan dan
penggandaan.
 Fungsi Teknis

Fungsi teknis, yaitu fungsi

administrasi yang membutuhkan
pendapat, keputusan, dan
keterampilan perkantoran yang
memadai.
 Fungsi Analisis

Fungsi analisis, yaitu fungsi

administrasi yang membutuhkan
pemikiran yang kritis dan kreatif
disertai kemampuan mengambil
keputusan, seperti membuat
keputusan pembelian barang.
 Fungsi Interpersonal

Fungsi interpersonal, yaitu fungsi

administrasi yang membutuhkan penilaian
dan analisis sebagai dasar pengambilan
keputusan serta keterampilan yang
berhubungan dengan orang lain, seperti
mengoordinasikan tim.
 Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial, yaitu fungsi

administrasi yang membutuhkan
perencanaan, pengorganisasian,
pengukuran, dan pemotivasian.
Pengertian Kantor

Kantor adalah
wadah atau tempat untuk
sekelompok orang
melakukan kegiatan tata
usaha.
 Tujuan Kantor

Tujuan kantor adalah

memberikan pelayanan
komunikasi dan perekaman.
 Fungsi Kantor

Menerima Informasi
Merekam Informasi
Mengatur Informasi
Memberi Informasi
Melindungi Aset/Harta
 Pengertian
Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran atau manajemen

kantor merupakan rangkaian kegiatan
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan
menyusun), mengarahkan, mengawasi
(melakukan kontrol), serta menyelenggarakan
secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran
atau pekerjaan ketatausahaan.
Pengertian Administrasi Perkantoran
Menurut W.H. Evans

Administrasi perkantoran merupakan

fungsi yang berkaitan dengan
manajemen dan pengarahan semua
tahap operasi perusahaan, yaitu proses
pengolahan data, komunikasi, dan
memori organisasi.
 Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Kegiatan Kantor
 Perencanaan Perkantoran (office planning)
 Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
 Pengarahan Perkantoran (office actuating)
 Pengawasan Perkantoran (office controlling)
 Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
 Lokasi Kantor
 Gedung
 Peralatan
 Interior
 Mesin-Mesin Kantor
 Perencanaan Perkantoran
(office planning)

 Perencanaan gedung,
 Tata ruang kantor,
 Penerangan/cahaya,
 Ventilasi,
 Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor,
 Metode-metode dan standarisasi pekerjaan
kantor,
 Anggaran (budgeting) perkantoran,
 Standar kualitas kerja,
 Sistem informasi dan telekomunikasi.
 Pengorganisasian Perkantoran
(office organizing)

 Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien

dalam organisasi/perusahaan.
 Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan
atasan ataupun bawahan.
 Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat,
sesuai dengan jenis pekerjaan untuk
 memudahkan karyawan dalam melakukan
pekerjaan.
 Pengarahan Perkantoran
(office actuating)

 Penggunaan teknik yang efektif dalam

melakukan pengawasan terhadap bawahan.
 Penggunaan teknik yang efektif dalam
memberikan motivasi terhadap bawahan.
 Pemberian bantuan kepada karyawan dalam
memecahkan masalah ketika
karyawanmenghadapi kesulitan dalam
pekerjaan.
 Pengarahan Perkantoran
(office actuating)….

 Penyatuan visi misi karyawan dan

organisasi.
 Perancangan cara komunikasi yang
efektif dengan karyawan, agar
komunikasi antara atasan dengan
bawahan dapat berjalan lancar.
 Penggunaan tolak ukur yang adil dalam
memberikan gaji kepada karyawan.
 Pengawasan Perkantoran
(office controlling)

Objek pengawasan perkantoran:

 Penggunaan peralatan dan perabot kantor,
 Metode-metode dan standarisasi
pekerjaan kantor,
 Kualitas pekerjaan kantor,
 Pelayanan kantor,
 Waktu,
 Biaya perkantoran.
Faktor-faktor yang
perlu diperhatikan Lokasi Kantor
dalam menentukan
lokasi kantor:
 faktor keamanan,
 faktor
lingkungan,
 faktor harga.
 Gedung

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam

menentukan gedung:
 Gedung menjamin keamanan dan
kesehatan karyawan,
 Gedung memiliki fasilitas yang memadai,
 Harga gedung yang kompetitif (seimbang
dengan biaya dan keuntungan).
 Peralatan

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok:

 Perabotan kantor (office furniture), seperti
meja, kursi, rak, dan laci-laci.
 Perbekalan kantor (office supplies), seperti
kertas, pena, tinta printer, penghapus, dan
peralatan habis pakai lainnya.
Interior
Interior adalah
tatanan perabot/
perangkat kantor yang
menunjang
pelaksanaan kerja
dalam ruang kantor,
seperti penerangan,
ventilasi, plafon,
jendela, dan hiasan
kantor.
 Mesin-Mesin Kantor

Disesuaikan
Perencanaan dengan prosedur
mesin-mesin kerja, metode
kantor yang akan kerja, dan
dipergunakan kebutuhan kantor.