Fungsi Administrasi

Secara umum dan banyak dikemukakan oleh beberapa ahli bahwa administrasi pendidikan
memiliki ruang lingkup yang luas. Tetapi sebelum membahas ruang lingkup tersebut terlebih
dahulu akan diuraikan tinjauan administrasi sebagai proses kegiatan, yang di dalamnya
menerapkan fungsi- fungsi manajemen (ada ahli yang menyebutkan dengan fungsi organik).
Sedangkan John Stephen Knezevich menyebutnya dengan istilah administrasi pendidikan dilihat
sebagai proses manajemen.

Tugas pengelolaan (khususnya dalam dunia perusahaan) sering berada pada manajer.
Meskipun demikian sering pula tugas pengelolaan itu dilakukan sendiri oleh pimpinan tertinggi.
Sebagai manajer ia perlu menggunakan fungsi-fungsi manajemen dalam pelaksanaan tugasnya.
Ada berbagai macam fungsi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli, menurut cara pandang
dan latar belakang filosofis mereka masing-masing.

a) Fayol : Planning, organizing, commanding, coordinating and controlling.

b) GulHck : Planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting and budgetting
c) Newman: Planning, organizing, assembling resource, directing and controlling.
d) Sears : Planning, organizing, allocating, coordinating and evaluating.
e) Assa : Planning, allocating, stimulating, coordinating, and evaluating.
f) Gregg: Decision making, planning, organizing, communication, influencing,
coordinating and evaluating.
g) Campbell: Decision making, programming, coordinating, and appraising.

1. PLanning (Perencanaan)
Perencanaan adalah proses pemikiran tentang bagaimana kegiatan yang akan dilakukan
dimasa yang akan datang dengan sebaik-baiknya sehingga tujuan yang ditetapkan dapat dicapai
secara efektif dan efisien. Ini berarti dalam perencanaan adalah persiapan menyusun suatu
keputusan, berupa langkah- langkah penyelesaian suatu masalah atau pelaksanaan suatu pekerjaan
yang terarah kepada pencapaian tujuan tertentu.

Perencanaan merupakan suatu keharusan yang mutlak dipersiapkan terlebih dahulu

sebelum orang melaksanakan kegiatan. Apabila pekerjaan tersebut sudah merupakan pekerjaan
yang besar dan kompleks, perencanaan yang matang mutlak diperlukan.
a) Apa yang harus dikerjakan (What), hal ini berarti mencakup penentuan tujuan kegiatan
yang ingin dicapai serta jenis kegiatan yang akan dilakukan. Memikirkan tentang apa
yang akan dilakukan harus diingat dan diperhatikan adalah apa yang menjadi visi dan misi
organisasi atau kalau organisasi sekolah maka visi dan misi sekolah harus menjadi dasar
untuk menentukan apa yang akan dilakukan di masa yang akan datang.
b) Mengapa hal tersebut dikerjakan (Why). Hal ini berarti menyangkut rasional suatu
kegiatan dilakukan, atau dengan kata lain latar belakang dan alasan suatu kegiatan perlu
dilakukan. Dalam membuat kegiatan di sekolah, maka latar belakang ini perlu disusun
alasan rasional (akademik), landasan empirik dan landasan yuridis sehingga kegiatan
tersebut perlu dilakukan yang dituangkan dalam perencanaan.
c) Siapa yang mengerjakan (Who). Ini berarti menyangkut personel yang akan melaksanakan
kegiatan yang akan dilakukan. Untuk itu pilihan penempatan seseorang sesuai dengan
keahlian dan kemauan merupakan pertimbangan yang harus diperhatikan. Sudah bukan lagi
zamannya pada saat sekarang menentukan siapa yang akan melakukan kegiatan didasarkan
pada suka dan tidak suka (like and dislike). Jadi dalam menentukan siapa yang akan
mengerjakan harus didasarkan pada kriteria yang jelas dan tegas.
d) Di mana kegiatan akan dilaksanakan (Where). Ini berarti menyangkut tempat pelaksanaan
kegiatan. Tidak semua tempat cocok untuk semua kegiatan. Setiap kegiatan memiliki
karakteristik tersendiri, oleh sebab itu, dalam menentukan tempat kegiatan harus
mempertimbangkan kesesuaian karakteristik kegiatan dengan tempat kegiatan yang akan
digunakan. Ketidaksesuaian karakteristik tempat dengan karakteristik kegiatan akan
menentukan keberhasilan kegiatan mencapai tujuan yang diinginkan.
e) Kapan kegiatan tersebut akan dilakukan dan kapan akan berakhir (When). Ini berarti
menyangkut waktu pelaksanaan, periodisasi tahapan kegiatan yang akan dilaksanakan.
Untuk itu maka penyusunan jadwal kegiatan secara rinci dengan mempertimbangkan
berbagai aspek perlu diperhatikan.
f) Bagaimana kegiatan tersebut akan dikerjakan (How). Ini berarti menyangkut tata
kerja, metode dan prosedur atau mekanisme kerja perlu diatur secara matang agar
kegiatan dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Bagian ini menjadi sangat penting
karena berkaitan dengan strategi implementasi.
 Perencanaan dapat berfungsi sebagai pengarah semua kegiatan yang dilakukan dalam
pencapaian tujuan. Bagaimana perencanaan yang baik, di samping harus mempertimbangkan
beberapa karakteristik sebagai berikut:

1) Tujuan, harus jelas dalam arti tidak menimbulkan makna gAnda bagi para pelaksana
pekerjaan, serta tujuan tersebut mudah diukur.
2) Perencanaan sederhana dan fleksibel, sederhana dalam arti tidak muluk- muluk dan
bombastis, tetapi kemungkinan pencapaian tujuan lebih besar sesuai dengan kondisi dan
potensi organisasi yang bersangkutan.
3) Tersedianya sumber daya, dalam arti tersedia sumber daya yang memadai baik dilihat dan segi
kuantitas (jumlah pelaksana) maupun dilihat dari segi kualitas tenaga yang tersedia.
Semakin lengkap tenaga yang tersedia dan berkualitas tinggi, maka semakin besar
kemungkinan pencapaian tujuan sesuai dengan yang direncanakan dapat berhasil secara
optimal.
4) Segala kendala sudah diperhitungkan secara matang, dalam arti apa hambatan yang akan
mungkin muncul pada saat pelaksanaan pekerjaan sudah diperhitungkan secara matang
dan diantisipasi kemungkinan mengatasinya.

2. Organizing (Pengorganisasian)
Pengorganisasian diartikan sebagai pengaturan penyelesaian kegiatan berdasarkan aturan
yang berlaku. Pengorganisasian dapat diartikan sebagai kegiatan menyusun struktur dan
membentuk hubungan-hubungan agar diperoleh kesesuaian dalam usaha mencapai tujuan bersama.
Dengan demikian pengorganisasian ini diwujudkan dengan menetapkan bidang-bidang atau
fungsi-fungsi yang termasuk ruang lingkup kegiatan yang akan dilaksanakan oleh sekelompok
orang, kegiatan ini sekaligus merupakan pembagian kerja beserta deskripsi kerjanya, juga
dilengkapi dengan mekanisme kerja dalam bentuk struktur organisasi.

Pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen, harus disusun secara pasti oleh
manajer pendidikan, sehingga dalam praktik kegiatannya dapat diperoleh/ditemukan keteraturan
dalam pelaksanaan tugas berdasarkan tanggung jawab setiap personel. Agar pengorganisasian ini
jelas maka, harus dibuat skema/bagan struktur organisasi, baik skema jabatan (memuat jabatan-
jabatan dalam organisasi), skema nama (memuat nama-nama pejabatnya), skema tugas (memuat
tugas-tugas yang harus dilakukan oleh pejabat maupun skema foto yang memuat foto pejabat. Di
samping itu dapat pula skema atau struktur tersebut gabungan dan bermacam-macam bentuk
skema.

3. Directing (Pengarahan)
Pengarahan dapat diartikan sebagai proses kegiatan memberi petunjuk secara operasional
kepada semua anggota staf yang berhubungan dengan tujuan yang akan dicapai, tugas dan
tanggung jawab masing-masing, waktu yang tersedia untuk melakukan kegiatan (target waktu)
serta memberikan gambaran umum tentang pelaksanaan kegiatan secara keseluruhan.

Pengarahan dapat pula diartikan sebagai kegiatan untuk memelihara, menjaga dan
memajukan organisasi melalui setiap personel, baik secara struktural maupun fungsional agar
setiap kegiatannya tidak terlepas dari usaha pencapaian tujuan. Kegiatan nyata dalam rangka
pemeliharaan tersebut diwujudkan oleh pimpinan dengan melakukan berbagai hal sebagai berikut:

a. Memberi dan menjelaskan perintah.

b. Memberi petunjuk melaksanakan suatu kegiatan.
c. Memberi kesempatan meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan keahlian agar lebih
efektif dalam melaksanakan berbagai tugas yang dipercayakan organisasi kepada
personel yang bersangkutan.
d. Memberi kesempatan ikut serta menyumbangkan tenaga dan pikiran untuk memajukan
organisasi berdasarkan inisiatif dan kreativitas masing- masing.
e. Memberikan koreksi agar setiap personel memahami serta mampu melaksanakan tugas
sehari-hari secara efektif dan efisien.

4. Coordinating (Pengoordinasian)
Pengoordinasian dapat diartikan sebagai kegiatan membawa orang-orang, mempersatukan
sumbangan masing-masing orang atau unit, mempersatukan metode, bahan dan sumber lain ke
arah hubungan kerja yang harmonis, saling melengkapi dan saling menunjang sehingga semua
pekerjaan yang sedang dilakukan semua terarah kepada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan
secara efektif dan efisien.

Pengoordinasian sebagai fungsi manajemen memegang peranan penting dan merupakan

kegiatan yang mutlak dilakukan oleh seorang manajer. Koordinasi yang sistematik akan menjamin
terhindarnya saling tumpang tindih atau konflik antar berbagai kegiatan. Kegiatan ini memegang
peranan yang sangat besar lebih-lebih pada organisasi yang unit kerjanya besar.

Koordinasi pada dasarnya merupakan upaya untuk menyatukan, menyamakan persepsi

dan tindakan dalam rangka mencapai tujuan organisasi sehingga semua kegiatan organisasi yang
berbeda dalam unit, staf dan jenis kegiatan dapat mengarah pada satu tujuan yang sama yaitu
tujuan organisasi.

5. ControLLing (Pengawasan)
Pengawasan berarti kegiatan memonitor, mengobservasi dan melihat untuk
membandingkan apakah kegiatan yang sedang dilakukan sesuai dengan apa yang seharusnya
dilakukan. Dengan arti lain pengawasan juga berarti mengukur tingkat efektivitas kerja personel
dan tingkat efisiensi penggunaan metode dan alat dalam usaha mencapai tujuan.

Mengukur efektivitas berarti menilai apakah kegiatan yang dilakukan telah menghasilkan
sesuatu seperti apa yang telah direncanakan, paling tidak kegiatan yang sedang berjalan sesuai
dengan apa yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Sedangkan mengamati efisiensi berarti
menilai kegiatan yang dilakukan apakah metode yang dilakukan merupakan cara yang paling tepat
dan terbaik untuk mencapai hasil yang sebesar-besarnya dengan tingkat kerugian yang paling
kecil.

Dengan kegiatan pengawasan maka akan dapat diketahui sampai sejauhmana tujuan yang
telah ditetapkan dapat dicapai, juga dapat diketahui hambatan-hambatan, masalah-masalah yang
dihadapi dalam pelaksanaan tugas. Dengan demikian dapat dilakukan tindakan perbaikan dan
penyempurnaannya.

Pengawasan dan evaluasi ini adalah bahwa pengawasan dan evaluasi tidak boleh
dipergunakan sebagai alat untuk memberikan hukuman yang tidak wajar dengan maksud
menjatuhkan atau merugikan personel yang tidak disenangi secara pribadi (hindarkan perasaan
like and dislike atau anak emas dalam organisasi). Oleh sebab itu, pengawasan dan evaluasi
harus objektif (menilai apa adanya tanpa pandang bulu), komprehensif (memberikan penilaian kepada
seluruh aspek, bukan hanya pada aspek tertentu saja) dan kontinuitas dalam pelaksanaannya.

6. Communicating (Pengomunikasian)
 Komunikasi sering diartikan sebagai proses penyempurnaan informasi, ide, gagasan,
pendapat dan saran-saran bahkan kritik secara timbal balik dalam rangka melancarkan proses kerja
sama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Komunikasi sebagai salah satu fungsi manajemen mutlak dilakukan oleh seorang manajer
(dalam pendidikan berarti kepala sekolah, di dalam kelas berarti guru) dalam proses kegiatan
untuk mencapai tujuan. Dalam setiap organisasi (termasuk organisasi pendidikan di sekolah)
komunikasi juga berarti untuk menyampaikan informasi, perintah memengaruhi, membujuk atau
persuasi serta mengadakan integrasi (Koontz, 1981), bahkan Kallaus dan Kelling (1987)
menambahkan fungsi komunikasi juga berarti untuk mengevaluasi dan memenuhi kebutuhan
kemanusiaan dan budaya. Karena menurut Kallaus dkk komunikasi merupakan kebutuhan dasar
(basic needs) manusia dalam kodratnya sebagai makhluk sosial.

Ditinjau dan segi teori kebutuhan, maka Adler & Rodman, (1982) menyatakan bahwa
komunikasi merupakan salah satu kebutuhan hidup yaitu kebutuhan fisik berupa kerja sama,
sehingga manusia tidak akan menjadi manusiawi tanpa berkomunikasi dengan manusia lainnya.
Hal ini menuntut kemampuan berkomunikasi. Tanpa kemampuan komunikasi ini dalam rangka
bertukar pesan secara efektif manusia mungkin tidak bakal bertahan sebagai spesies demikian
ungkapan Maslow dan Schultz.

Siagian (1983) menyatakan ada empat alasan utama mengapa komunikasi harus dilakukan
yaitu:

a. adanya kebutuhan untuk mengurangi ketidakpastian

b. memperoleh informasi
c. menggunakan keyakinan tentang jalan yang ditempuh organisasi
d. menggunaan wewenang fungsional.

Agar komunikasi dapat berjaan lancar, perlu diperhatikan beberapa hal yaitu:

a. Clearity (kejelasan), yaitu informasi yang akan disampaikan harus jelas dan tidak
menimbulkan tafsiran yang salah dari penerima (artinya bahasa yang digunakan harus
sesuai dengan tingkat pemahaman orang-orang yang diajak berkomunikasi).
b. Consistency (kesesuaian), yaitu informasi yang disampaikan jangan sampai bertentangan
antara yang satu dengan yang lain/bagian sehingga dapat menimbulkan kebingungan.
c. Adequacy (kecukupan), yaitu informasi yang disampaikan cukup memadai dalam arti tidak
 terlalu berlebihan (overload), tetapi informasi tersebut harus lengkap.
d. Timelesness (tepat waktu), yaitu informasi harus up to date dan disampaikan pada saat
yang tepat.
e. Distribution (penyebaran), yaitu informasi yang disebarkan harus mencapai orang yang
menjadi sasaran informasi.
f. Uniformity (keseragaman), yaitu informasi yang bersifat umum harus disampaikan dalam
bentuk yang sama atau seragam.
g. Interet atau acceptance (menarik), yaitu informasi dan cara menyampaikannya harus menarik
bagi penerimanya.
Komunikasi sangat besar pengaruhnya bagi keberhasilan organisasi (sekolah) dalam mencapai
tujuannya. Oleh karena itu, komunikasi yang efektif harus terus-menerus dikembangkan dan
diwujudkan dengan tercapainya tujuan bersama yang sudah dirumuskan sebelumnya.

sumber

Suriansyah, Ahmad. Aslamiah Ahmad. Sulistiyana. 2015. Profesi Kependidikan “perspektif

guru professional”. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada.