Perencanaan

Sumber Daya Manusia

Ervina Enjeliana 172040146
Arnasya Ayu M 182040024
Amelia Fauzi 182040035
Jilan Syifa Fadillah 182040052
Muthia Fanny F 182040053
Leni Widia Ningsih 182040054
Natasya Anggiati 182040056
Marwan Hamdani 182040057
Deva Ramadhanty 182040058
Reni Zahrotun N 182040059
Administrasi Bisnis - B
 Pengertian Perencanaan

Secara umum, istilah perencanaan SDM mengacu pada usaha perusahaan yang
mengidentifikasi implikasi SDM pada perubahan organisasional dan pada isu bisnis
utama supaya menggabungkan SDM dengan kebutuhan yang dihasilkan dari
perubahan dan isu tersebut.
Perencanaan adalah proses yang mendefinisikan tujuan dari organisasi,
membuat strategi digunakan untuk mencapai tujuan dari organisasi, serta
mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.
Perencanaan SDM masih melibatkan jumlah, namun sebagaimana
diperlihatkan oleh AT&T dan Eaton, perencanaan SDM juga
melibatkan:

 Penciptaan pernyataan misi dan nilai yang konsisten dengan

bisnis.
 Menjamin bahwa pegawai memahami dan mau menjalani proses
perubahan.
 Secara sistematis menggabungkan kegiatan SDM yang sesuai
berdasarkan pemahaman bisnis.
 Penciptaan proses perencanaan SDM dinamis, yang mencerminkan
proses perencanaan bisnis dan yang mengindentifikasi perubahan
utama, serta implikasi untuk mengelola SDM.
PENGERTIAN PERENCANAAN

 Seluruh aktivitas manusia baik secara individu maupun alam kelompok tentu
dilakukan berdasarkan suatu rencana yang komprehensif. Artinya, ketika
mengelola sumber daya manusia dalam suatu organisasi fungsi perencanaannya
menjadi salah satu faktor yang harus dipersiapkan dengan baik.

 Perencanaan adalah suatu aktivitas yang sangat penting.

 fungsi perencanaan diposisikan sebagai fungsi yang fundamental, yang

menandakan bahwa penerapan fungsi ini menjadi sangat mendasar dan strategis.
aktivitas yang sangat penting

 Berbagai pakar manajemen menyepakati bahwa perencanaan merupakan kunci

utama dan sangat fundamental dalam organisasi, yang setiap organisasi akan
mengawali aktivitasnya melalui penentuan apa yang akan dilakukan kedepan.
 Apabila memperhatikan berbagai perencanaan yang ditelaah dengan teliti,
terlihat berbagai ide dalam suatu perencanaan.
 Perencanaan merupakan kegiatan berpikir manusia karena merencanakan
memang berarti terlibat dalam kegiatan konseptualisasi usaha sebelum
seseorang bertindak.
 Perencanaan merupakan aktivitas memutuskan sesuatu yang akan
dilaksanakan pada masa mendatang.
 Perencanaan berarti meletakan dasar - dasar rasional untuk berbagai usaha di
masa mendatang dengan maksud dan tujuan mempengaruhi dan
mengendalikan arah perubahan yang dikehendaki.
 Perencanaan dapat juga diartikan sebagai proses pemilihan dan upaya
menghubungkan antar fakta yang menghasilkan berbagai asumsi gambaran
masa depan yang dikehendaki. Selanjutnya, diturunkan dalam berbagai
program kerja dan strategi pencapaiannya.
 Perencanaan adalah upaya persiapan dan pengalokasian berbagai sarana dan
prasarana yang dimiliki organisasi secara efektif dan efisien sehingga berbagai
program kerja yang diterapkan dapat dilaksanakan dengan baik.
 Menurut Robbins dan Coutler (1999), perencanaan adalah suatu proses 6ang melibatkan
penentuan sasaran atau tujuan kegiatan, menyusun strategi menyeluruh untuk mencapai
sasaran yang ditetapkan, dan mengembangkan struktur untuk mencapai sasaran yang
ditetapkan, dan mengembangkan struktur rencana menyeluruh untuk mengintegrasikan dan
mengoordinasikan kegiatan. Jika produk perencanaa yang dijadikan sebagai acuan,
setidaknya ada tiga karakteristik yang dapat diindentifikasi.

 Pertama, rencana berkaitan langsung dengan tujuan yang hendak dicapai karena
ekstensi suatu organisasi justru adalah untuk pencapaian tujuannya.
 Kedua, rencana selalu mengandung keputusan tentang kegiatan - kegiatan yang akan
dilakukan dan tindakan yang akan diambil apapun tentangnya keputusan tersebut.
 Ketiga, segala sesuatu yang termuat dalam rencana merupakan perhitungan yang
matang dengan pengertian bahwa penghitungan yang dibuat tidak bersifat absolut yang
berarti tetap terbuka kemungkinan untuk ditinjau kembali secara berkala dan
disesuaikan dengan perkembangan keadaan yang mempunyai dampak langsung
terhadap jalannya roda organisasi.
menurut Siagian (2004) perencanaan dapat diiartikan sebagai suatu usaha untuk
menemukan jawaban pertanyaan-pertanyaan:

 apa yang akan dilakukan pada kurun waktu tertentu di masa depan ?
 Siapa yang akan bertanggung jawab untuk melakukan apa,dan kepada siapa
ia bertanggung jawab dalam melakukan berbagai kegiatan yang menjadi
tanggung jawabnya?
 Bagaimana prosedur atau mekanisme dan tata kerja yang akan diberlakukan
dalam pelaksanaan berbagai kegiatan secara terintegrasi?
 Apakah ada penjadwalan kegiatan secara jelas?
 Apa alasan yang benar-benar dapat dipertangungjawabkan tentang mengapa
berbagai kegiatan mutlak dilaksanakan.
 Ciri Rencana yang baik
 Rencana haruslah mempermudah seluruh usaha untuk pencapaian tujuan.
 Penyusunan rencana haruslah dilakukan oleh tenaga yang profesional,tidak
dilakukan oleh seluruh anggota organisasi yang sudah pasti
persepsi,kemampuan dan pengetahuan akan apa yang direncanakan pasti
berbeda.
 Suatu rencana yang baik memiliki petunjuk yang jelas tentang substansi dan
teknik penjabaran sebelum rencana tersebut diimplementasikan.
 Keluwesan adalah ciri suatu rencana yang baik. Artinya, suatu rencana yang
baik adalah rencana yang pasti dan tertuang secara kuantitatif adalah
keharusan.
 Pragmatisme sebagai ciri rencana yang baik. rencana yang dihasilkan tidaklah
sesuatu yang “tidak mungkin” untuk dicapai karena haruslah rasional dan
layak untuk dicapai.
Macam-Macam Perencanaan

 Perencanaan pada tingkat politik strategik

 Perencanaan pada tingkat profesional
 Perencanaan pada tingkat eksekutif-administratif
 Fungsi Perencanaan
Fungsi perencanaan mengharuskan manajer untuk membuat keputusan tentang
empat elemen dasar rencana,yaitu:
 Tujuan. Tujuan menetapkan kondisi masa depan yang diharapkan seseorang
manajer untuk dicapai.
 Tindakan. Tindakan adalah sarana atau aktivitas khusus yang direncanakan
untuk mencapai tujuan.
 Sumber daya. Sumber daya merupakan hambatan-hambatan pada rangkaian
tindakan.
 Implementasi. Implementasi akan melibatkan penugasan dan arahan personel
untuk melaksanakan rencana tersebut.
Berbagai Jenis Rencana
 Berbagai Jenis Rencana
1. Sasaran atau Tujuan
Tujuan adalah akhir yang akan dituju dalam suatu rencana. Oleh karenanya, sasaran atau tujuan
tidaklah hanya melambangkan titik akhir dari suatu perencanaan,tetapi harus diikuti dengan fungsi
manajemen lainya seperti pengorganisasian,penggerakan,pengedalian.
2. Strategi
strategi adalah seni dan ilmu perencaan dan memanfaatkan sumber daya untuk penggunaan yang
paling efektif dan efisien.
3. Prosedur dan Peraturan
prosedur merupakan rencana karena menetapkan suatu metode kebiasaan mengurus penanganan
berbagai aktivitas dikemudian hari.
Peraturan adalah suatu rencana dimana diatur berbagai ketentuan yang harus dipatuhi oleh
anggota organisasi.
4. Kebijakan
Kebijakan adalah rangkain konsep dan asas yang menjadi pedoman dan dasar rencana dalam
pelaksanaan suatu pekerjaa, kepemimpinan, dan cara bertindak.
 Berbagai Jenis Rencana
5. Program
Program merupakan rangkaian bulat dari tujuan, prosedur kebijakan
,peraturan,pemberian tugas,langkah langkah yang harus diambil,berbagai sumber
daya yang harus dimanfaatkan,dan unsur unsur lain yang diperlukan untuk
melakukan satu arah tindakan yang ditentukan.
6.Anggaran
Organisasi yang baik harus terlebih dahulu membuat anggaran baik dalam
watktu singkat, dan waktu panjang yang menggambarkan pemasukan dan
pengeluaran. Anggaran ada dua yaitu anggaran variabel dan anggaran tetap.
 Pengertian SDM dan MSDM
 Sumber Daya Manusia (Human Resource)
Sumber daya manusia sering dinamakan tenaga kerja atau pekerja. Sumber daya
manusia adalah individu produktif yang bekerja sebagai penggerak suatu organisasi,
baik itu di dalam institusi maupun perusahaan yang memiliki fungsi sebagai aset
sehingga harus dilatih dan dikembangkan kemampuannya.
 Manajemen Sumber Daya Manusia,terdapat tiga perspektif utama dalam
pengertian MSDM (Gomes,2001)
1. Perspektif perusahaan(Makro),MSDM yaitu perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan atas pengadaan, pengembangan, pemberian
kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemutusan hubungan tenaga kerja
dengan maksud untuk membantu mencapai organisasi, individu, serta masyarakat
(Tulus, 1994).
2. Perspektif nasional(makro) dan Internasional,MSDM yaitu pengembangan dan
pemanfaatan personil atau pegawai bagi pencapaian yang efektif mengenai tujuan
dan sasaran individu, organisasi, masyarakat,nasional,serta internasional.
 Pengertian Perencanaan SDM
 Menurut Andrew E. Sikula dalam (Sinambela, 2012) bahwa
perencanaan SDM adalah suatu proses penentuan kebutuhan
tenaga kerja dan upaya mempertemukan kebutuhan tersebut
agar pelaksanaannya berintegrasi dengan perencanaan
organisasi.
 Perencanaan SDM menurut Siagian adalah langkah langkah
tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa
bagi organisai tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki
berbagai kedudukan, jabatan, dan tenaga kerja yang tepat pada
waktu yang tepat.
 Perencanaan SDM adalah aktivitas untuk memperkirakan
kebutuhan sumber daya manusia pada waktu yang akan datang
sehingga berbagai program yang telah ditetapkan dapat
diwujudkan dengan baik.
 Pendekatan perencanaan Sumber Daya
Manusia
Terdapat berbagai pendekatan dalam perencanaan
SDM. Pendekatannya dikenal dengan “dua arah”,yaitu:
 Pertama, melakukannya perencanaan diatas atau
yang lebih dikenal dengan istilah top-down.
 Pendekatan kedua, rencana dilakukan oleh satuan-
satuan organisasi yang lebih rendah dan kemudian
diajukan kepada pucuk pimpinan organisasi baik
sebagai informasi maupun suatu rencana yang
dipandang sudah matang untuk mendapat
pengesahan terlebih dahulu sebelum
dilaksanakan.Disebut pendekatan buttom-up.
Kekuatan dan Kelemahan Pendekatan
Perencanaan SDM
 Kekuatan pendekatan top down
Rencana yang disusun telah menintegrasikan kepentingan semua organisasi sehingga
terdapat keterpaduan konsep persepsi dan strategi yang akan dilakukan.
 Kelemahan pendekatan top down
Kebutuhan unit yang spesifik kemungkinan tidak tertangkap dalam perencanaan model
ini.
 Kekuatan pendekatan buttom up
Unit telah diberikan kesempatan untuk merencanakan sendiri sumber daya manusia
diunitnya sehingga setiap unit merasa di berdayakan dan meningkatkan partisipasi
dalam tahap orgnisasi.
 Kelemahan buttom up
Rencana yang dihasilkan akan lebih bersifat teknis, rencana kurang memperhitungkan
berbagai aspek antarunit sehingga akan terjadi varian yang tinggi antarunit.
 TUJUAN DAN MANFAAT PERENCANAAN
SUMBER DAYA MANUSIA
Menurut stone dalam (Sinambela, 2012) terdapat setidaknya dua tujuan
pokok perencanaan SDM, yaitu:
 Pertama,tujuan perencanaan SDM adalah membantu penentuan tujuan
organisasi, termasuk perencanaan pencatatan kesempatan kerja yang
sama pada pegawai dan tujuan tindakan afirmatif.
 kedua, tujuan kedua adalah untuk melihat pengaruh program dan
kebijakan alternatif SDM dan menyarankan pelaksanaan alternatif yang
paling menunjang kepada keefektifan organisasi.
 Manfaat Langsung Maupun Tidak Langsung bagi
Organisasi (Rivai, 2004)

 Organisasi dapat memaníaatkan SDM yang ada dalam organisasi dengan lebih baik.
 Melalui perencanaan SDM yang matang, efektivitas kerja juga dapat lebih
ditingkatkan jika SDM yang ada telah sesuai dengan kebutuhan organisasi.
 Produktivitas dapat lebih ditingkatkan jika memiliki data tentang pengetahuan,
pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh SDM.
 Perencanaan SDM berkaitan dengan penentuan kebutuhan tenaga kerja di masa
depan baik kuantitatif maupun kualitatif dalam mengisi berbagai jabatan dan
berbagai fungsi organisasi di masa mendatang.
 Penanganan sistem informasi manajemen SDM dirasakan semakin penting, sebab
dengan tersedianya sistem informasi SDM yang valid dan reliable akan lebih mudah
organisasi (khususnya yang memiliki banyak cabang) untuk mengisi berbagai
kekosongan di berbagai cabang.
 Perencanaan SDM akan menjadi acuan dalam penyusunan program pengembangan
SDM.
 Perencanaan SDM akan bermanfaat untuk mengidentifikasi berbagai kesenjangan
situasi sekarang dengan visi masa mendatang (Simamora,2001).
 Tantangan dan Hambatan Implmentasi
Perencanaan SDM
1. Tujuan yang Kurang Fokus
 Tujuan yang dikemukakan secara kualitatif seperti mencapai laba
sebesar-sebesarnya akan membuat “kebingungan” diantara semua
anggota organisasi sebab laba sebesar-besarnya tidak jelas berapa
jumlahnya.
 Sebaliknya, penetapan tujuan yang jelas secara kuantitatif, tentu saja
harus diikuti penetapan tujuan secara kualitatif,yakni kualitas seperti
apa yang diharapkan.
 Dengan tujuan yang jelas tersebut, manajemen dapat merencanakan
SDM yang tepat untuk dapat mencapai tujuan yang dimaksud, ketika
SDM yang diharapkan bukan saja hanya memperhatikan
keterampilan,melainkan juga harus responsive terhadap kebutuhan
dan keinginan konsumen.
 2. Faktor Lingkungan

Simamora (2001) berpendapat bahwa tidak ada dua perusahaan yang bergiat di
dalam lingkungan yang identik untuk menggambarkan hambatan lingkungan
dalam perencanaan SDM-nya. Oleh karena itu, berbagai organisasi harus
mengantisipasi perubahan yang cepat seperti yang terjadi dalam industry mobile
phone atau gadget.
Masalah ketimpangan penawaran dan permintaan tenaga kerja yang sangat
senjang membuat dunia industry sangat leluasa “menekan” kepentingan tenaga
kerja dan meposisikan tenaga kerja pada kondisi yang sangat rendak daya
tawarnya. Umumnya, tenaga kerja di Negara berkembang seperti di Indonesia
sering “dilecehkan” , tetapi dengan kondisi seperti itu tetap diterima sangat
membutuhkan pekerjaan.
 3.Dukungan terhadap Strategi Organisasi

Penyusunan berbagai strategi SDM untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis

merupakantantangan mengingat:
 Manajemen puncak tidak selalu mampu mengucapkan secara jernih tentang
apa strategi bisnis perusahaannya.
 Kemungkinan ketidakpastian atau ketidak setujuan mengenai berbagai
strategi SDM yang harus dilakukan untuk mendukung keseluruhan strategi
bisnis.
 Berbagai perusahaan besar kemungkinan besar memiliki variasi strategi bisnis.
 4. Persaingan yang Semakin Sengit

Dunia bsnis barang dan jasa terdapat persaingan tinggi

dan akan menjadi hambatan dan tantangan bagi perencaan
SDM.
Seperti didunia pendidikan,suatu universitas perlu
merencanakan SDM (tenaga pendidik) dengan baik mengingat
tidak mudah memperoleh tenaga pendidik yang
berkompeten, tanpa ada kepastiann tentang “kompensasi”
dan :fasilitas” tenaga tersebut. Apabila direncanakan
sebesar XX rupiah ketika dilakukan rekruitmen kemungkinan
sekali besaran yang ditetapkan seudah jauh ketinggalan oleh
perguruan tinggi yang lebih mapan.
 5. Kecenderungan Organisasi untuk Bertahan

Beberapa manajer mencurahkan sebagian

besar perhatian mereka pada masalah yang
mendesak untuk diselesaikan. Kondisi seperti
ini membuat para manajer tidak mempunyai
waktu untuk memfokuskan diri pada
pengembangan strategik jangka panjang dan
masuk pada lingkaran rutinitas dapat
bertahan dalam persaingan.
 6. Komitmen yang Kurang

 Banyak program SDM yang berasal dari

departemen SDM gagal karena para manajer lini
tidak dilibatkan dalam perencanaannya.

 Strategi SDM yang berasal dari divisi SDM akan

mempunyai kemungkinan kecil untuk berhasil,
kecuali para manajer lini lainnya benar-benar
menyadari betapa pentingnya masalah strategi
SDM menjadi perhatian semua lini.
 7. Peramalan yang Kurang Baik

Apabila organisasi bertumbuh ke depan,

sudah pasti perencanaan SDM juga akan
meningkat. Sebaliknya, apabila organisasi
menyusut maka perencanaan SDM juga harus
disesuaikan.
Peramalan akan situasi kedepan menjadi
hambatan dan tantangan tersendiri.Maka
dibutuhkan peramalan yang akurat.
 8. Konflik Internal Organisasi

 Kesenjangan antara penawaran dan permintaan SDM menjadi hambatan dan

tantangan serius dalam dunia industri.
 Ketika masalah ini tidak terjembatani dengan baik, para pekerja sering
melakukan tindakan demonstrasi untuk “memaksa” manajemen memenuhi
permintaan para pekerja.
 setidaknya dengan tujuan yang jelas, manajemen dapat menetapkan langkah-
langkah yang pasti dalam mengomunikasikan langkah-langkah tersebut kepada
seluruh jajaran manajemen.
 Selain itu, Konsistensi dan ketepatan antara tujuan tingkat puncak dengan
tujuan jenjang di bawahnya perlu dijaga dan dipelihara dengan baik.
 konflik dalam organisasi bukanlah masalah yang ditakutkan dan harus dihindari,
melainkan konflik yang positif seyogianya dapat dikelola dan dikembangkan
dengan baik. Konflik positif yang lebih mengarah pada persaingan yang sehat,
tetapi persoalannya adalah perbedaan konflik positif dengan konflik negatif
sangatlah kecil sehingga konflik yang tadinya positif dapat berubah dengan
sangat cepat menjadi konflik negatif.
 FASE PROSES PERENCANAAN SUMBER DAYA
MANUSIA
 Fase Pertama: Mengidentifikasi Isu bisnis Yang Utama
Fase pertama dalam perencanaan SDM ialah mengumpulkan data untuk mempelajari
dan memahami semua aspek lingkungan organisasi.
 Fase Kedua: Menentukan Implikasi SDM
a) Memperkirakan Permintaan SDM
Variasi dan metode perkiraan digunakan untuk menentukan permintaan organisasi
terhadap SDM. Teknik yang bisa digunakan dalam memperkirakan permintaan SDM:
• Teknik estimasi
• Teknik delphi
• Teknik kelompok nominal
b) Memperkirakan Penawaran SDM
Metode penilaian yang dibuat dalam memperkirakan penawaran SDM:
• Perencanaan penempatan(replacement planning)
• Perencanaan suksesi (succesion planning)
 Fase Ketiga: Mengembangkan Tujuan Dan Sasaran SDM
Setelah fase 2 selesai, fase berikutnya adalah melibatkan interpretasi informasi
dan menggunakannya untuk menetapkan prioritas, sasaran, dan tujuan.
 Fase keempat: Merancang dan Melaksanakan Kebijakan, Program, serta
Praktik SDM
Fase 4 membicarakan bagaimana mencapai sasaran yang ditetapkan dalam fase
3, sejumlah kebijakan, program dan kegiatan dapat dilakukan dalam fase ini.
Hal ini termasuk program bagaimana keanekaragaman yang ditujukan untuk
menarik pelamar,memperbaiki usaha sosialisasi,program perampingan dan
program untuk memberdayakan pegawai,serta meningkatkan partisipasi supaya
menjamin kesuksesan dalam perubahan manajemen mutu total.
 Fase kelima: mengevaluasi, merevisi, dan memfokuskan kembali
Dalam fase ini sasaran yang ditetapkan selama fase 3 digunakan kembali untuk
mendefinisikan kriteria yang akan dipakai dalam mengevaluasi apakah program
akan berhasil atau masih membutuhkan revisi.
 MODEL PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

 Model Mason Haire

Untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan yang telah ditetapkan,tentu
saja harus direncanakan SDM yang akan digunakan baik secara kuantitas
maupun secara kualitas. Model ini dikembangkan oleh Mason dengan
memperkirakan kebutuhan SDM ke depan berdasarkan struktur
organisasi. Stuktur organisasi diperhitungkan mulai dari jenjang paling
atas hingga level paling bawah atau pelaksana.
 Gambaran Jenjang Jabatan
Perusahaan PT Jeremy Mangapula

Level atau Jenjang Jabatan

I Direktur Utama

II Direktur

III Kepala Divisi

IV Kepala Biro

V Kepala Bagian

VI Kepala seksi
Model Persiapan Perencanaan SDM dengan Model Mason
Berikut diberikan contoh penerapan penggunaan model mason.
Diketahui informasi kepegawaian PT Jeremy mangalaptua yang
bergerak di sektor konveksi diperoleh informasi pada tahun 2015
sebagai berikut:

Tingkat Pegawai yang Priode I Tingkat Pegawai yang Priode I Priode II

manajemen mengundurka
Periode I menejemen mengudurkan
Periode II
n diri diri