TUGAS DASAR-DASAR KEJURUAN

Nama: Regina Septa Fadri

Kelas : X MPLB 1

1. Bisnis di bidang manajemen perkantoran

Carilah bisnis apa saja..
Jawab:

 Sekretaris Eksekutif
 Asisten Administrasi
 Manajer Kantor
 Resepsionis
 Customer Service
 Corporate Communicator
 Public Relations
 Wirausahawan

2. Fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan

pengendalian) bahasa lainnya planning, organizing, actuating dan
controlling... Tulislah secara lengkap fungsi manajemen itu...
Jawab :

1. Perencanaan (planning)
Perencanaan adalah aktivitas strategis dengan menyusun
hal-hal yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki.
Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan
secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu.
Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi
manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak
dapat berjalan.
Jenjang Planning dari perspektif manajemen sendiri
memiliki beberapa  tahapan:
 Top Level Planning, perencanaan dalam jenjang ini bersifat
strategis. memberikan petunjuk umum, rumusan tujuan,
pengambilan keputusan serta memberikan pentunjuk pola
penyelesaian dan sifatnya menyeluruh. top level planning ini
penekanannya pada tujuan jangka panjang organisasi dan
tentu saja menjadi tanggungjawab manajemen puncak.
  Middle Level Planning, jenjang perencanaan ini sifatnya lebih
administratif meliputi berbagai cara menempuh  tujuan dari
sebuah perencanaan dijalankan. tanggungjawab pada level
ini berada pada level mid-management atau manajemen
pada tiap divisi.
 Low Level Planning, perencanaan ini memfokuskan diri dalam
menghasilkan sehingga planing ini mengarah  kepada
aktivitas operasional. dan perencanaan ini menjadi
tanggungjawab manajemen pelaksana.

2. Pengorganisasian (organizing)
Fungsi manajemen pengorganisasian dilakukan dengan
tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-
kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah
manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang
yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah
dibagi-bagi tersebut.
Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara
menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus
mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut
dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas
tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
3. Pengarahan (Actuating)
Pengarahan adalah suatu tindakan untuk mengusahakan
agar semua anggota kelompok berusaha agar dapat mencapai
sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.
Dalam proses ini meliputi kegiatan:
1. Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya
bisa bekerja secara efektif dan efisien
2. Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang
pekerjaan
3. Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan.

4. Evaluasi (Controlling)
Fungsi manajemen evaluasi dilakukan setelah proses
kerja dilakukan. Pada proses ini, kinerja dinilai apakah sesuai
dengan planning atau strategi yang sudah
direncanakan. Pada tahap ini manajemen mengevaluasi
keberhasilan dan efektifitas kinerja, melakukan klarifikasi dan
koreksi, dan juga memberikan alternatif solusi masalah yang
terjadi selama proses kerja berlangsung.
Manajemen controlling atau fungsi pengawasan bisa
berjalan dengan efektif jika hal hal ini diperhatikan:
 1. Routing, manajer harus bisa menetapkan cara atau jalur
guna bisa mengetahui letak diaman sesuatu sering terjadi
suatu kesalahan
2. Scheduling, manajer harus bisa menetapkan dengan
tegas kapan semestinya pengawasan itu dijalankan.
terkadang pengawasan yang dijadwal tidak efisien dalam
menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya yang
dilakukan secara mendadak terkadang malah lebih
berguna.
3. Dispatching, manajemen dalam hal ini akan melakukan
penyampaian terkait evaluasi kinerja kepada unit delegasi.
pihak manajer akan menyampaikan kesalahan dan solusi
perbaikan.
4. Follow Up, yaitu proses tindak lanjut dan penyampaian
informasi. Masalah yang disampaikan dan didiskusikan
selanjutnya ditindak-lanjut sebagai upaya memperbaiki
kesalahan kinerja.

3. Lingkup pekerjaan kantor. Apa saja lingkup pekerjaan kantor itu...

Jawab :
Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan
sarana fasilitas kerja perkantoran.

a) Ruang Perkantoran (Office Space)

Kantor berasal dari bahasa Belanda (kantoor) yang merupakan
tempat yang digunakan untuk perniagaan perusahaan yang
dijalankan secara rutin. Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau
kamar kecil maupun bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi
dua jenis; kator pusat untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian
untuk pekerjaan yang lebih kecil.

b) Komunikasi (Comunications)
Komunikasi adalah proses mengirim dan menerima pesan, proses ini
dikatakan efektif dan dapat dimengerti serta membuat orang
mengerjakan sesuai instruksi pesan tersebut. Komunikasi merupakan
urat nadi kegiatan organisasi karena komunikasi memungkinkan
perintah, instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat
disampaikan dengan cepat dan jelas sehingga efisien dan efektif.
Komunikasi dalam perkantoran mencakup kegiatan pengiriman surat
(mailing), layanan kurir (messenger service), telepon, penyusunan
 jaringan kabel komunikasi, pengaturan sistem telepon antar kantor,
layanan faximile, penyediaan papan pengumuman dan layanan
penerimaan tamu (reception service).

c) Pegawai Kantor (Office Personnel)

Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam
mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah
badan, organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan
pegawai pada sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi tenaga
kerja.
Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pemilihan pegawai,
orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian
pegawai, sistem sarana pegawai, absensi pegawai, pemberhentian
pegawai, fasilitan untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan
pengaduan pegawai/karyawan.

d) Prabotan dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)

Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua
perlengkapan yang digunakan pada suatu kantor. Perabotan dan
perlengkapan ini meliputi mena kerja, kursi, perlengkapan arsip,
ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gundang,
pemeliharaan dan perbaikan, perlengkapan acuan, lemari perbekalan
dan rak, perabotan perpustakaan dan penilaian perlengkapan.

e) Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines)

Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas
kantor yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini
merupakan peralatan tidak habis pakai, namun memiliki nilai
penyusutan terhadap fungsinya. Peralatan dan mesin kantor meliputi
mesin tik, komputer, laptop, mesin pembukuan, mesin hitung,
perlengkapan mengirim surat.

f) Perbekalan dan Keperluan Tulis

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan
pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang
memadai maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena
pada dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor
mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

g) Metode Kerja
Metode dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup
 pengolahan data (data processing), survey perkantoran (office
survey), pengukuran hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin,
melakukan prosedur pembangunan, dan penganalisisan statistik
(statistical analysis).

h) Warkat (Records)
Warkat merupakan catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak
yang dibuat dengan tujuan membantu ingatan. Warkat (record)
dalam lingkup manajemen perkantoran mencakup kegiatan
pengkoordinasian formulir, pelayanan surat menyurat, kegiatan
survey, pembuatan mikro film, jadwal penyimpanan, dan kegiatan
pengarsipan.

i) Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)

Pengawasan pejabat pelaksana merupakan kegiatan untuk mencegah
penyalahgunaan jabatan dalam suatu
organisasi/perkantoran/instansi. Kegiatan pengawasan pejabat
pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan layanan,
perencanaan anggaran, penaksiran, pembuatan buku petunjuk kerja,
penyelenggaraan konfrensi, pelatihan penggantian tugas, analisis
pekerjaan, dan pengaturan standar gaji.