Nama : Hanna Renata Manalu

NIM : 3.51.20.2.13
Kelas : AB2C
Mata Kuliah : Praktikum Perkantoran

Jawablah pertanyaan di bawah ini:

1. Sebutkan pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis menulis, sebanyak
3 buah dan beri contoh.
Jawaban : Pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan tulis menulis yaitu:
- Menelepon, menelepon menjadi salah satu pekerjaan kantor yang dilakukan salah
satunya oleh seorang sekretaris. Contohnya seperti menerima telepon dari rekan kerja
perusahaan atau pun menelepon pimpinan dari perusahaan lain untuk mengadakan
meeting.
- Menerima tamu, menerima tamu juga menjadi salah satu pekerjaan yang cukup
sering dilakukan di kantor. Contohnya yaitu menerima tamu dan melayani tamu
sebaik mungkin seperti seorang pemegang saham atau pun pimpinan yang akan rapat
di perusahaan.
- Memelihara gedung kantor, memelihara gedung kantor sudah seharusnya menjadi
tanggung jawab semua karyawan walaupun kantor sudah memiliki seorang petugas
kebersihan. Contohnya, dengan tidak membuang sampah sembarangan, tidak
merusak fasilitas kantor, tidak sembarangan dalam peletakan atau pun merapikan
peralatan kantor yang berhubungan dengan listrik.

2. Sebutkan pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis

menulis, sebanyak 5 buah. Beri contoh dan jelaskan.
Jawaban : Pekerjaan kantor yang berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis
yaitu:
- Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar. Contoh dari pekerjaan ini
yaitu pencatatan surat masuk dan surat keluar. Nantinya surat masuk atau pun surat
keluar akan dicatat di buku agenda dan dicatat pada lembar disposisi yang mana
nanti dilembar tersebut aka nada kolom nomor agenda, tanggal surat, nomor surat,
perihal surat, keterangan, dan tujuan surat.
- Penyimpanan surat (kearsipan). Contoh dari pekerjaan ini yaitu surat masuk akan
dicatat dalam buku agenda surat masuk lalu akan dikirim kepada pihak yang
bersangkutan. Setelah surat ditanggapi maka surat akan dimasukkan ke dalam
klasifikasi arsip maka jika diperlukan akan dicari melalui agenda.
- Penggandaan. Contoh dari pekerjaan ini yaitu memfotocopy surat, mencetak laporan
dan mencetak informasi. Dimana pekerjaan menggandakan ini bertujuan untuk
memperbanyak informasi sebanyak jumlah yang dibutuhkan.
 - Pengurusan kepegawaian. Contoh dari pekerjaan ini yaitu administrasi kepegawaian
dimana nantinya pihak HRD atau pun Sumber Daya Manusia yang ada di kantor
akan mengurus deskrpsi pekerjaan dari karyawan yang direkrut.
- Pengurusan keuangan. Contoh dari pekerjaan ini yaitu pembuatan laporan keuangan.
Biasanya laporan keuangan akan dibuat oleh bagian keuangan yang nantinya berisi
informasi mengenai keuangan yang masuk atau keluar, bisa setiap bulan, enam bulan
sekali atau pun laporan satu tahun.

3. Jelaskan bahwa kegiatan ketatausahaan merupakan isi dari pekerjaan Kantor?

Jawaban : Pekerjaan kantor ada dua macam yaitu kegiatan ketatausahaan dan kegiatan
non ketatausahaan. Dan sebagian besar pekerjaan kantor berupa tulis menulis atau
berkaitan dengan kertas. Dalam arti luas pekerjaan kantor adalah rangkaian kegiatan
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam organisasi. Dan kegiatan ketatausahaan
yang banyak dilakukan yaitu mengetik yang dilakukan 24,60% lebih banyak dibanding
kegiatan lainnya.

4. Apa yang dimaksud dari pernyataan dibawah ini sebagai pekerjaan kantor;
a. people to people communication (telephoning)
b. people to paper communication (typing)
c. paper to paper transformation (copying)
d. paper to file transformations (storing)
e. file to people transformations (information retrieving)
Jawaban :
a. People to people communication (telephoning), melakuan komunikasi antara satu
orang dengan orang lain, yaitu kegiatan melakukan pengiriman ide/ gagasan atau pun
pemberitahuan informasi, kepada pihak lain menggunakan media dan mendapat
respon dari penerima pesan atau telepon.
b. People to paper communication (typing), yaitu kegiatan mengetik menjadi salah satu
pekerjaan yang banyak dilakukan dikantor dimana apa yang mereka ketik dapat berisi
informasi, data, tabel atau yang lainnya. Contoh dari kegiatan ini yaitu mengetik
surat, mengetik laporan, mengetik laporan pegawai dan lainnya.
c. Paper to paper communication (copying), merupakan kegiatan memperbanyak
informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Contoh :
memfotokopi surat, mencetak informasi, mencetak laporan, dan lainnya.
d. Paper to file trandformations (storing), yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan
berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Contoh : menyimpan surat/ arsip,
menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan,
menyimpan dokumen berupa kertas di folder, dan lainnya.
e. File to people transformations (information retrieving), yaitu kegiatan mencari dan
mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang
 masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan dan mudah dicari pada saat
diperlukan.

5. Apakah yang kalian ketahui tentang Characteristic of Office Work ?

Jawaban :
Karakteristik Pekerjaan Kantor yaitu:
1. Bersifat pelayanan
Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan
operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. 
G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service
work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan
membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.
Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai
satua organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada
bagian dalam organisasi atau perusahaan. 

2. Bersifat merembet kesegenap bagian organisasi 

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan operatif. 

3. Dilakukan oleh semua pihak

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka
pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut.
Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian
tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut.
Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah
kedudukannay) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor
lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima
telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan
yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. 

6. Salah satu ciri dari kegiatan Tata Usaha adalah “Bersifat Pelanyanan”, jelaskan ?
Jawaban : Salah satu ciri pekerjaan kantor adalah bersifat pelayanan, yang artinya
dilakukan demi terselenggaranya suatu kegiatan pokok yang lain, serta berkaitan dengan
seluruh unsur organisasi dan bahkan dilakukan oleh semua pihak di dalam organisasi.
Bersifat pelayanan yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif  untuk mencapai tujuan
dari suatu organisasi. Tata usaha sebagai pekerjaan pelayanan berfungsi untuk
memudahkan atau meringankan pekerjaan yang dilaksanakan untuk menolong pekerjaan
pada suatu lembaga/sekolah agar kegiatan-kegiatan dalam lembaga/sekolah tersebut dapat
berjana secara efektif.