ADMINISTRASI

PERKANTORAN
PEMERINTAHAN

FEBRIOMICO GRIANDO
RASAN, S.Pd, M.Si

PEKERJAAN KANTOR
PEMERINTAHAN
 PEKERJAAN KANTOR
 Pekerjaan Kantor adalah pekerjaan yang mangatur dan
mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi
keteranga yang berguna. Pelaksanaannya dilakukan dengan
menggunakan alat baik itu mesin maupun manual, sehingga
membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan serta
menghemat tenaga, biaya, dan waktu.
 Pekerjaan Kantor pemerintahan adalah pekerjaan yang
mencatat, menghimpun data, mengolah dan menyimoan data
dalam penyelenggaraan tata laksana organisasi pemerintahan.
CIRI-CIRI PEKERJAAN KANTOR
 Ciri ciri pekerjaan kantor umumnya ada tiga, yang pertama yaitu
kegiatannya tidak jauh dari kegiatan menghitung, mencatat, dan
mengolah.
 Kemudian yang kedua tugas dilakukan untuk mendukung
pelaksanaan pekerjaan pokok atau visi dari suatu perusahaan atau
organisasi.
 Dan tugas tersebut tersebar ke seluruh divisi atau bagian yang
dibutuhkan dalam menjalankan tugas pokok.
 Apabila suatu tugas memiliki ketiga ciri ini, maka dapat dikatakan
bahwa tugas terkait termasuk pekerjaan kantor.
JENIS PEKERJAAN KANTOR
Mengumpulkan/
Mencatat Mengolah Komunikasi
Menghimpun

Menulis Menyimpan Mengetik Surat Menyurat

Pengiriman Menyimpan Menghitung

 Mencatat
 Mencatat dalam hal ini umumnya dilakukan seperti membuat
surat, mencatat berbagai kegiatan yang dilakukan
perusahaan, dan membuat notula.
 Intinya pekerjaan mencatat ini berwujud tulisan mengenai
data data yang dibutuhkan serta mempunyai arti, bisa
disimpan, dan dapat dikirim.
 Mengumpulkan Data
 Jenis jenis pekerjaan kantor berikutnya yaitu pengumpulan
data, yakni kegiatan mencari dan mengusahakan
tersedianya segala informasi agar bisa siap digunakan
ketika diperlukan.
 Tugas pengumpulan data ini bisa juga disebut menghimpun,
dimana keterangan yang tadinya berserakan di mana mana
atau belum ada menjadi siap tersedia.
 Mengolah Data
 Pengolahan merupakan tugas kantor yang meliputi berbagai
macam kegiatan mengerjakan informasi yang ada, dengan
maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
 Jadi laporan yang telah dicatat maupun data yang telah
dikumpulkan nantinya akan diolah sedemikian rupa,
misalnya untuk membuatkan laporan keuangan perusahaan.
 Komunikasi
 Melakukan komunikasi adalah tugas kantor yang penting
bagi perusahaan, baik itu dilakukan secara langsung maupun
tidak langsung melalui perantara media.
 Seperti kegiatan korespondensi, melakukan panggilan
telepon, chatting, melakukan pengiriman email, faksimili,
dan lain sebagainya untuk mengirimkan ide atau gagasan
kepada pihak lain.
 Pekerjaan Tulis Menulis
 Pada hakikatnya seluruh pekerjaan kantor (prosedur kerja, tata kerja, dan
system kerja), dinyatakan secara tertulis serta disusun secara sistematis
sebagai produk kantor ayang siap disajikan apabila diperlukan.
 Salah satu produk kantor adalah warkat/ surat tertutup yang setiap
catatan tertulis ataupun bergambar sebagai bahan laporan factual
(keadaan sebenarnya), reliabel (nyata) dan actual (terhangat).
 Pada kantor pemerintah banyak menerima dan mengirim surat yang
jumlahnya tergantung besar dan kecilnya ruang lingkup tugas dan fungsi
kantor tersebut.
 Pekerjaan Tulis Menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan
berbagai peralatan (alat-alat tulis) mengenai keterangan yang dibutuhkan
sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm dan disimpan.
 Menyimpan / Mengarsip
 Kantor perlu menggandakan barang atau dokumen yang
dikirim untuk disimpan, setelah melakukan kegiatan
pengiriman.
 Tugas menyimpan ini mencakup meletakan informasi yang
ada dengan menggunakan alat penyimpanan supaya aman.
 Seperti menyimpan folder informasi di komputer, menyimpan
arsip, dan lain lain.
 Pekerjaan Mengetik
 Pekerjaan mengetik pada hakikatnya adalah pekerjaan juru rulis.
Bahan yang diketik antara lain yaitu warkat seperti nota, surat,
memo, catatan neraca pembukuan, naskah-naskah perjanjian dan
laporan-laporan.
 Tujuan pekerjaan mengetik antara lain :
1. Mempercepat pekerjaan tulis menulis
2. Menghemat tenga dan waktu dalm memperbanyak warkat
3. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah
4. Praktis
5. Keseragaman dalam menjalin terutama kalua jumlahnya
banyak
 Pekerjaan Menghitung
 Pekerjaan menghitung biasanya lebih banyak berkaitan dengan masalh
uang dan asset.
 Setiap organisasi, kantor pemerintahan ataupun badan nusaha pasti akan
terlibat dengan keluar masuknya yang karena setiap kegiatan pasti
membutuhkan biaya.
 Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin dapat bersumber dari Anggaran
Pendapatan Belanja Negara (APBN), sementara pengeluaran rutin antara
lain :
1. Belanja Barang, contohnya pembelian habis pakai, alat tulis kantor, asset
: peralatan dan mesin-mesin.
2. Belanja Pegawai, contohnya pembayaran gaji, tunjangan, tunjangan
Kesehatan, lembur dan sebagainya.
3. Biaya Trasnportas, contohnya antar jemput pegawai, pengiriman surat
atau barang, perjalanan dinas dan lain-lain.
4. Biaya lain-lain, contohnya pemeliharaan perlaatan kantor, biaya rapat,
biaya pelatihan, biaya tamu dan sebagainya.
 Pekerjaan Menghitung
 Seluruh penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung serta
dibukukan menurut cara-cara tertentu, yang dinamakan sebagai
tata buku yang didalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku
yang dinamakan buku harian, yakni buku untuk mencatat berbagai
macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor.
 Transaksi adalah kejadian atau perbuatan usaha seperti menerima
tagihan, membeli barang, membayar utang, menjual barang,
membayar ongkos angkutan, menyimpan uang di bank, mengambil
uang simpanan di bank, membayar gaji, lembur dan sebagainya.
 Buku- buku yang termasuk dalam golongan buku harian ialah buku
kas, buku bank, buku penjualan, buku pembelian dan sebagainya.
 Pekerjaan membuat Jadwal,
Grafik dan Chart
 Penyederhanaan kerja secara rasional dengan berbagai cara
diantaranya dengan membuat jadwal grafik dan juga chart
(table). Hal ini dicapai dengan analisis yang cepat, tepat dan
efisien.
 Jadwal adalah perencaaan terhadap penyelesaiaan pekerjan
yang membutuhkan proses tindak lanjut.
 Jadwal duga bisa diartikan sebagai pembagian serangkaian
pekerjaan berdasarkan waktu.
 PENGIRIMAN
 Kegiatan pengiriman dalam hal ini dapat memperlancar
komunikasi dengan pihak lain.
 Seperti melakukan pengiriman email, surat, faksimili,
dokumen, hingga barang tertentu dengan berbagai cara dan
alat penunjang.
 Adapun tujuannya adalah untuk menyampaikan informasi
dari satu pihak ke pihak lain.
 TUGAS MANDIRI
 SEBUTKAN DAN URAIKAN SALAH SATU PEKERJAAN
KANTOR PADA ORGANISASI PERANGKAT DAERAH KOTA
PALANGKA RAYA ?