Desain & Manajemen Formulir

Analisis Dan
Evaluasi Formulir
Rekam Medis

Oleh : Kelompok 3
Ahmad Rinaldy Daulay 1906001
Putri Melisa 1906006
 Evaluasi ?

• Evaluasi dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah Evaluation.

• Secara umum, pengertian evaluasi adalah suatu proses untuk
menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan
tertentu telah dicapai, bagaimana itu dengan suatu standar
tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih di antara keduanya,
serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila
dibandingkan dengan harapanharapan yang ingin diperoleh.
• Wrightstone, dkk (1956) mengemukakan bahwa pengertian
evaluasi adalah penaksiran terhadap pertumbuhan dan kemajuan
ke arah tujuan atau nilai-nilai yang telah ditetapkan.
• evaluasi merupakan penilaian yang menunjukkan suatu kondisi
akhir saat ini dalam rangka melakukan revisi ke arah perbaikan
organisasi.
• Evaluasi merupakan penilaian terhadap suatu aktivitas yang telah
dilakukan selama periode tertentu
 Tujuan Analisis Dan Evaluasi Formulir ?

• analisis mempunyai tujuan menyimpulkan informasi informasi

maupun pesan-pesan yang ada didalamnya sebagai dasar dalam
pengambilan suatu keputusan
• tujuan analisis dan evaluasi suatu kegiatan di dalam organisasi
untuk menjaga mutu kegiatan organisasi
• Huffman (1994) mengemukakan bahwa tidak ada satupun formulirl
boleh dipesan, dipesan ulang atau diubah tanpa persetujuan
pimpinan komite formulir (Tim Formulir)
• Kenapa? Hal ini menghindari pengeluaran biaya yang tidak terduga
dalam perancangan formulir
 Aspek Anatomi Formulir

• berdasarkan aspek anatomi dilihat dari komponen bagian dalam

formulir. Menurut Huffman (1994) bagian anatomi formulir terdiri
dari heading, introduction, instruction, body, dan close.
• Konsep dasar analisa format formulir :
a) Kepala (Heading)
b) Pendahuluan (Introduction)
c) Perintah (Instruction)
d) Badan (Body)
e) Spacing
f) Rules (Garis)
g) Penutup (Close)
 Langkah-langkah penelaah/Analisis dan
Evaluasi Formulir Rekam Medis

1. Secara khusus setiap bentuk formulir perlu anda nilai dengan

tujuan :
a. Menjamin keperluan pentingnya informasi
b. Menghindari dua kali pencatatan
c. Menjamin secara keseluruhan & keterkaitan dari system
pencatatan yang ada

2. Anda harus menentukan tujuan bentuk rancangan formulir

tersebut, dengan memperkirakan, mempertimbangkan informasi
yang akan diinputkan dalam formuliur tersebut
3. Rancang bentuk formulir tanpa melakukan kekeliruan yang
berhubungan dengan : judul, bagian-bagian, maupun perintah-
perintah

4. Perteimbangkan kembali penggunaan dari sesuatu yang tidak

berpola, anda perlu berkomunikasi/berinteraksi dengan penggunanya.
Hal ini akan mengurangi kebutuhan untuk beberapa formulir yang
khusus guna memonitor faktor-faktor perawatan khusus. Anda akan
memperoleh manfaat untuk mengurangi timbunan formulir dalam
jumlah beasar.
5. Pikirkan dan rencanakan semua bentuk formulir-formulir yang Anda
gunakan untuk mencatat, Buatlah ukuran-ukuran yang
seragam/standar dengan formulir lainnya

6. Tempatkan judul formulir dan identifikasi pasien secara tetap

(konsistensi penempatan judul pada setiap formulir yang anda
rancang)

7. Perlu membuat ruang pencatatan yang cukup untuk nama lengkap

dan tanda tangan pasien atau praktisi kesehatan yang berkontribusi

8. Perhatian untuk Anda, pertimbangkan pencatatan judul-judul dan

huruf kapital serta penggunaan huruf tebal
9. Sebaiknya perhatikan garis judul agar tidak membuat kacau dan
usahakan adanya kemudahan mengisi informasi data ke dalam
formulir

10. Perhatikan pula urutan-urutan pencatatan yang logis dari judul-

judul pokok (utama) harus ada pertimbangan sebaik-baiknya

11. Sebaiknya gunakan kertas putih dengan kode warna pada tepinya.
Tujuannya agar Anda atau pengguna dapat mengenal dengan cepat
perbedaan-perbedaan formulir yang satu dengan lainnya. Perlu Anda
ingat dengan menggunakan kertas berwarna akan menjadi sulit untuk
dibaca jika di fotokopi atau dilakukan scanning rekam medis
12. Anda harus pilih caption-caption yang menyatakan secara jelas
mengenai Informasi apa yang akan dimasukkan

13. Gunakan kotak penyusun untuk menghemat waktu dalam

pengecekan

14. Anda perlu membuat perencanaan ruangan sesuai dengan cara

pendekomentasian yang spesifik :
a. Jika pengguna memasukkan data dengan pengetikan pengetikan
anda perlu menyusun baris sesuai dengan jumlah baris buat
perincian pada pengetikan dan menyediakan ruangan vertikal
kolom-kolom
a. baris yang cukup jauh terpisah agar dapat mudah dibaca
b. Ukuran pencetakan dengan menggunakan komputer, susunan
margin ruangan dan tanda-tanda yang jelas
c. Pertimbangkan jangka waktu penyimpanan setiap formulir yang
akan digunakan

15. Mengenali bagian-bagian tertentu yang dibatasi penggunaannya

oleh setiap yang ditunjuk atau kelompok-kelompok

16. Pertimbangkan saat pencetakan pada kedua permukaan kertas

(cetakan bolak-balik) untuk menghemat penggunaan
17. Bilamana mungkin, hilangkan keperluan akan formulir yang bersifat
khusus dengan memanfaatkan stempel karet untuk formulir yang ada
(contoh : cap ALERGI, cap PENTING dan lain sebagainya)

18. Berikan lahan yang cukup untuk tanda tangan orang yang
memasukkan data

19. Apabila formulir baru anda rancang dan masih perlu perbaikan-
perbaikan maka yang harus anda lakukan adalah memfotokopi dalam
jumlah sedikit kemudian melakukan uji coba kepada pengguna
20. Persediaan kertas harus yang bermutu untuk hasil percetakan
akhir. Hal ini untuk menghindari kerusakan yang cepat dan menjamin
Hasil cetakan yang berkualitas

21. Hindari persediaan formulir dalam jumlah yang berlebihan, karena

hal tersebut akan menciptakan timbunan-timbunan kartu yang akan
menyulitkan

22. Sediakan formulir untuk selama 6 bulan saja, Hal ini untuk
menghindari dari pemborosan selama perbaikan atau perubahan
prosedur pendokumentasian
23. Buatlah suatu pertimbangan/keputusan dan persetujuan akhir
dari konsep formulir sebelum anda terapkan. Hal ini dapat dicapai jika
Rumah Sakit Anda membentuk panitia desain formulir yang
beranggotakan dari berbagai profesi yang berkaitan

24. Jika formulir yang anda rancang akan dipergunakan oleh beberapa
bagian, seharusnya Anda berikan instruksi/petunjuk singkat untuk
menjamin keseragaman

25. Jika anda mempunyai suatu usulan baru pembuatan formulir

maka yang perlu Anda lakukan adalah memperkenalkan formulir
tersebut kepada pengguna. Hal ini dilakukan sebelum penerapan
formulir baru dan juga selama tahap perencanaa nya cara tersebut
akan mendapatkan masukan dari atau orang yang akan menggunakan
atau mengisi data dalam formulir tersebut

26. Jika ada instruksi yang bersifat mendetail, maka Anda perlu
membuat suatu petunjuk yang terpisah yang berkaitan dengan :
a. Maksud
b. Penggunaan
c. intruksi untuk mengisi
d. tanggung jawab
e. referensi bila ada
27. Bila anda merancang formulir untuk dikirimkan ke institusi lain di
berbagai tempat/kota lain, maka cantumkanlah nama, alamat dan kota
pada formulir tersebut

28. Anda perlu menyatakan semua formulir dengan :

a. judul yang sederhana dan jelas
b. Angka pengontrolan persediaan/nomor formulir
c. Bulan dan tahun dari percetakan awal, percetakan perbaikan
dan percetakan akhir.
 ASPEK ANATOMI ISI KEADAAN FORMULIR MASUKAN PENGGUNA

1. Heading
   
a. Judul    
b. Identitas Rumah Sakit
   
c. Identitas Pasien
   
d. Nomor Halaman    
e. Tanggal Peneritan
   
2. Introduction
   
3. Insturction
   
4. Body
   
a. Batas tepi badan dengan
bagian lain
 

b. Spasi pada tiap kolom isi

   
Terima Kasih 