JUDUL :

Penyediaan (spm 10 mnenit) Berkas Rekam

Medis di Pendaftaran
 Alur PERMASALAHAN

Rekam Medis >> Penunjang Pelayanan RS >> JKN >>

penyediaan berkas rekam medis di pendaftaran >>

“standart pelayanan minimal 10 menit ”

Apa itu SPM ?(standart pelayanan minimal)

Standar Pelayanan Minimal: adalah ketentuan tentang

jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan
wajib daerah yang berhak diperoleh setiap warga secara
minimal. Juga merupakan spesifikasi teknis tentang tolak
ukur pelayanan minimum yang diberikan oleh Badan
Layanan Umum kepada masyarakat.

Faktor yang mempengaruhi keterlambatan penyediaan

dokumen rekam medis berdasarkan man (SDM), material
(bahan), method (cara kerja), money (uang), dan
machines (mesin) yaitu pencarian berkas rekam medis,
petugas filing ditambah yang berlatarbelakang pendidikan
dari rekam medis, dokumen rekam medis yang tidak
ditemukan di rak penyimpanan, pasien mendaftar sampai
berkas ditemukan petugas filing, pengadaaan sarana
pendukung dalam pelayanan, mengadakan print cetak
tracer yang baru.
 LANGKAH 1
MENENTUKAN TEMA dan JUDUL
1.1 Inventarisasi Masalah

Kode
No. Masalah Usulan
Masalah

1. A Banyaknya ketidaktepatan penempatan dokumen

rekam medis

2. B Penempatan rak yang terlalu tinggi dan antara

satu rak dengan rak yang lain terlalu berdekatan
sehingga agak menyulitkan dalam pengambilann
3. C Keterlambatan pencarian dokumen rekam medis
serta penyerahan dokumen
1.2 Check sheet Masalah
Kode Usul Jumlah Total Persentase
No. Masalah Frekuensi Kejadian (%)
Masalah an
1. A Banyaknya ketidaktepatan penempatan 98 56 57,14

dokumen rekam medis

2. B Penempatan rak yang terlalu tinggi dan 90 23 25,55

antara satu rak dengan rak yang lain

terlalu berdekatan sehingga agak
menyulitkan dalam pengambilann

3. C Keterlambatan pencarian dokumen rekam 30 7 23,33

medis serta penyerahan dokumen
1.3 Tabel persiapan pareto
Persenta
Kode Freku Frekuensi Persen
No. Masalah se
Masalah ensi Kumulatif Kumulatif
(%)
1. A Banyaknya ketidaktepatan 56 56 65,11 65,11
penempatan dokumen rekam medis

2. B Penempatan rak yang terlalu tinggi 23 79 26,74 91,51

dan antara satu rak dengan rak yang
lain terlalu berdekatan sehingga agak
menyulitkan dalam pengambilann

3. C Keterlambatan pencarian 7 86 8,49 100

dokumen rekam medis serta
penyerahan dokumen

  Jumlah 86   100  
1.4 Diagram pareto masalah

Masalah
 1.5 Menentukan Judul
Jumlah Total Persentase
No. kode Masalah
Frekuensi Kejadian (%)
1. A Ketidaktepatan penempatan 37 31 83,78
dokumen rekam medis di ruangan
filling
2. B Penempatan rak yang terlalu tinggi 31 15 48,38
dan antara satu rak dengan rak yang
lain terlalu berdekatan sehingga
agak menyulitkan dalam
pengambilann

3. C Keterlambatan pencarian 30 10 33,33

dokumen rekam medis serta

penyerahan dokumen
KESIMPULAN TEMA :

BERDASARKAN DIAGRAM PARETO. TEMA YANG AKAN

DIAMBIL
ADALAH :

Menurunkan angka ketidaktepatan penempatan dokumen

rekam medis
 1.6 Diagram Pareto Sub Masalah

Sub Masalah

Judul :
Menurunkan angka ketidaktepatan kodefikasi diagnosa dan prosedur tindakan di Ruang Camelia sebanyak 82 % selama 3 bulan.
 LANGKAH 2
MENCARI FAKTOR PENYEBAB
2.1 Inventarisasi Penyebab Masalah
No Uraian Masalah Nama
1 Ketidaktepatan penempatan dokumen
Kurangnya komukasi antara petugas RM dan petugas
2
filling
Seringnya print cetak tracer di RS yang macet yang
3
membuat tracernya tidak keluar
Penempatan rak yang agak berdekatan yang mengakibatkan
4 pengambilan dokumen dan penempatan dokumen menjadi
lama
Kurangnya sarana dan prasarana yang dapat menunjang
5 kebutuhan petugas rekam medis dan petugas filling
Belum adanya reward/punishment yang diberikan kepada
6 petugas RM
7 Banyaknya pasien yang mendaftar di Rumah Sakit
2.2 FISHBONE DIAGRAM

Permasalahan
2.3 Nominal Group Tecnique (NGT) Calon Penyebab Dominan
RANKI
NO. CALON PENYEBAB NILAI
NG

Ketidaktepatan penempatan dokumen

1. 7 7 6 8 8 8 44 1

Kurangnya komukasi antara petugas RM dan

2 petugas filling 5 8 4 4 7 6 34 3

Seringnya print cetak tracer di RS yang

3 macet yang membuat tracernya tidak keluar 4 5 5 5 2 3 24 5

Penempatan rak yang agak berdekatan yang

mengakibatkan pengambilan dokumen dan
4 8 6 8 6 6 7 41 2
penempatan dokumen menjadi lama

Kurangnya sarana dan prasarana yang dapat

menunjang kebutuhan petugas rekam medis
5 3 1 2 1 1 1 9 8
dan petugas filling

Belum adanya reward/punishment yang

6 diberikan kepada petugas RM 2 2 7 3 5 2 21 6
Kesimpulan Calon Penyebab Dominan

½ n + 1 -> ½ 8 + 1 = 5
1. Ketidaktepatan penempatan dokumen
2. Penempatan rak yang agak berdekatan yang
mengakibatkan pengambilan dokumen dan penempatan
dokumen menjadi lama
3.Kurangnya komunikasi antara petugas RM dan filling

4.Keterlambatan petugas yang belum memenuhi standar

pelayanan minimal
5.Seringnya print cetak tracer di RS yang macet yang
membuat tracernya tidak keluar
 LANGKAH 3
MENGUJI dan MENENTUKAN CALON
FAKTOR PENYEBAB DOMINAN
3.1 Uji Korelasi Dengan
Diagram Scatter

hubungan antara ketidaktepatan

penempatan dokumen rekam medis di
ruangan filling
Dg Keterlambatan petugas yang
belum memenuhi standar pelayanan
minimal Hasil :

r = 0,806
3.2 Uji Korelasi Dengan
Diagram Scatter

hubungan antara Penempatan rak yang

agak berdekatan yang mengakibatkan
pengambilan dokumen dan penempatan
dokumen menjadi lama
Dg Keterlambatan petugas yang
belum memenuhi standar pelayanan
minimal
Hasil :

r = 0,827
3.3 Uji Korelasi Dengan
Diagram Scatter

hubungan antara Kurangnya komukasi

antara petugas RM dan petugas filling
Dg Keterlambatan petugas yang
belum memenuhi standar pelayanan
minimal
Hasil :

r = 0,763
3.4 Uji Korelasi Dengan
Diagram Scatter

hubungan antara Kurangnya sarana dan

prasarana yang dapat menunjang
kebutuhan petugas rekam medis dan
petugas filling
Dg Keterlambatan petugas yang
belum memenuhi standar pelayanan
minimal.
Hasil :

r = 0,253
3.5 Uji Korelasi Dengan
Diagram Scatter

hubungan antara Seringnya print cetak

tracer di RS yang macet yang membuat
tracernya tidak keluar
Dg Keterlambatan petugas yang
belum memenuhi standar pelayanan
minimal.
Hasil :

r = 0,280
 Tabel Pie Penyebab

No. Faktor Penyebab Koefisien Korelasi (R) % Derajat (0)

1. r1 0,806 33,64 117,99
2. r2 0,827 34,52 135,99
3. r3 0,763 31,84 106,02
Total 2,396 100 360
Diagram Pie Faktor Penyebab Dominan

R1 : ketidaktepatan
32% 34% penempatan
dokumen rekam
medis di ruangan
filling

R2 : Penempatan
35%
rak yang agak
berdekatan yang
mengakibatkan
pengambilan
dokumen dan
penempatan
dokumen menjadi
lama

R3 : Kurangnya
komukasi antara
petugas RM dan
petugas filling
MEMBUAT
LANGKAH 4
RENCANA dan PELAKSANAAN
PERBAIKAN
 Merencanakan Perbaikan
dengan Metode 5W + 2H
4.1 Rencana Perbaikan Penyebab 1
Penyebab How
No. Why What Where When Who How
Dominan Much
1. Ketidaktepat Kurangnya Petugas RM RSUD Dr. December   1. Kepala Rekam Medis menjelaskan Menekan
an ketelitian melakukan Soetomo 2021 kepada petugas rekam medis agar angka
penempatan dalam melakukan pengecekan terlebih
pengecekan Surabaya kejadian
dokumen menempatk dahulu sebelum menempatkan
terlebih dahulu dari 41
an dokumen dokumen Rekam Medis
pada dalam 2. Setelah itu jika petugas belum menjadi
ruangan menempatkan memahami diperbolehkan bertanya 10 ( 75,6
filing dokumen %)
 4.2 Rencana Perbaikan Penyebab 2

Penyeba
No How
b Why What Where When Who How
. Much
Dominan
2 Kurangny Kurangny Petugas RM RSUD Dr. Decemb 1. Meluangkan waktu untuk Meneka
er 2021 lebih sering berkomunikasi
a a waktu perlu saling Soetomo n angka
antar petugas RM dengan
komukasi untuk berkomunikas Surabaya kejadia
filling
antara saling i dengan n dari
2. Jika sudah terjalin
petugas berkomu petugas komunikasi yang baik maka 40
RM dan nikasi filling akan mempermudah menjadi
petugas satu menjalankan tugas satu 5
filling sama lain sama lain ( 87,5 %
)
 
 
 
 
4.2 Rencana Perbaikan Penyebab 3

Penyebab How
No. Why What Where When Who How
Dominan Much
3 Kurangnya Tidak ada Kepala rumah RSUD Dr. Decembe 1. Kepala Rumah Sakit harus Menekan
sarana dan pendistribu sakit harus Soetomo r 2021  menyegerakan angka
menyegerakan
prasarana sian yang Surabaya perencanaan anggaran kejadian
untuk
yang dapat tertuang untuk membantu agar dari 39
perencanaan
menunjang pada anggaran petugas tidak kesusahan menjadi
kebutuhan perencanaa dalam mendata atau 9
petugas n anggaran menempatkan dokumen ( 76,9 % )
rekam pada ruangan filling
medis dan 2. Jika melengkapi denga

petugas fasilitas petugas bisa lebh

mudah dan lancer dalam
filling
menempatkan dokumen
Menentukan Target Perbaikan (Intermediete Target)
NO PENYEBAB DOMINAN FRKUE TARGET %
NSI
1 Ketidaktepatan penempatan dokumen 41 10 75,6 %

2 Kurangnya komukasi antara petugas RM dan 40 5 87,5 %

petugas filling

3 Kurangnya sarana dan prasarana yang dapat 39 9 76,9 %

menunjang kebutuhan petugas rekam medis dan
petugas filling

  Jumlah 120 24  
Target yg diharapkan adalah = 120 – 24 x 100%
120
= 80 %
 LANGKAH 5
MENELITI HASIL
5.1 Perbandingan Terhadap Sub Masalah
Perbandingan Terhadap Sub Masalah penyediaan berkas rekam medis di pendaftran
 Perbandingan Initial Goal Terhadap Sub Masalah dan Hasil

15,31 % lebih tinggi dari initial goal

17,27% lebih tinggi dari initial goal

 5.2 Perbandingan Terhadap Tema

Sebelum Sesudah

Sebelum Perbaikan Sesudah Perbaikan

No
% Masalah Frek % % Kum
. Masalah Frek %
Kum Ketidaktepatan penempatan
1. Ketidaktepatan dokumen
31 55,36 55,36 13 44,83 44,83
penempatan dokumen
2. Kurangnya komukasi
antara petugas RM 15 26,78 82,14
Kurangnya komukasi antara
dan petugas filling
petugas RM dan petugas 9 31,03 75,86
3.
Kurangnya sarana filling
dan prasarana yang
Kurangnya sarana dan
dapat menunjang
prasarana yang dapat
kebutuhan petugas 10 17,86 100
menunjang kebutuhan 7 24,14 100
rekam medis dan
petugas rekam medis dan
petugas filling
petugas filling

  Jumlah 56 100   Jumlah 29 100  

 Perbandingan Terhadap Tema

Perbandingan Terhadap Tema

Intermediete Target
Terhadap Tema
 Analisa Dampak PQCSDM ??
 Product : Dengan pengisian kesalahan pengisian
formulir rumah sakit dapat menurunkan pendapatan
rumah sakit.
 Quality : kesalahan dalam penyediaan berkas rekam
medis di pendaftaran menunjukkan kwalitas mutu
admisnistrasi kurang baik
 Cost : kesalahan mengisi formulir rekam medis sebanyak
31 kode mengakibatkan kerugian Rp 350.000.000,
 Delivery : Pelayanan JKN kurang optimal
 Morale : ketidaktepatan penyedian berkas rekam
medis di pendaftaran menunjukkan petugas kurang
kompeten.
 LANGKAH 6
MEMBUAT STANDAR BARU
6.1 Standar Prosedur :
a. Standar mengurangi ketidak tepatan kodefikasi diagnosa dan
prosedur tindakan.
1. Memperoleh data yang valid untuk pelaporan rumah sakit.
2. Meningkatkan pendapatan rumah sakit.
3. Menegakkan diagnosa penyakit.

b. Standar Prosedur (SPO Ketepatan Kodefikasi Diagnosa dan Prosedur Tindakan)

4. Dokter menulis diagnosa dan Prosedur Tindakan dengan jelas dapat dibaca
5. Penulisan diagnosa dan Prosedur Tindakan sesuai Buku ICD 10 dan ICD 9 CM
6. Pencarian kodefikasi diagnosa menggunakan Buku ICD 10 Volume 3 dan
dicocokkan kebenaran dengan Buku ICD 10 Volume 1
7. Pencarian Kodefikasi Prosedur Tindakan dengan Buku ICD 9 CM Volume 3 dan
dicocokkan kebenaran dengan Buku ICD 9 CM Volume 1
8. Grouping diagnosa dan prosedur tindakan dengan benar

6.2 Standar Hasil

Selama observasi di Ruang Camelia ditemukan adanya ketidak tepatan
kodefikasi diagnosa dan prosedur tindakan sebesar 31 kejadian setelah
dilakukan perbaikan menurun menjadi 7 kejadian.
 LANGKAH 7
MENGUMPULKAN DATA BARU dan
MENENTUKAN RENCANA
BERIKUTNYA
7.1 Masalah Yang Akan dibahas

Jumlah Jumlah %
No. Masalah
Frekuensi Kejadian

Keterlambatan penyedian 63 35 55,5

1. berkas rekam medis di
pendaftaran
Banyaknya pengisian berkas 35 12 34,2
2. rekam medis rawat inap yang  
tidak lengkap

Ketidak tepatan 30 10 33,3

penyimpanan berkas rekam
3.
medis dalam rak
penyimpanan
7.3 Stratifikasi Masalah Berikutnya

Persentase
No. Masalah Frekuensi Persentase (%)
Kumulatif

Keterlambatan peyediaan berkas

1. 35 61,40 61,40
rekam medis di pendaftaran

Banyaknya pengisian berkas rekam

2. medis rawat inap yang tidak 12 21,05 82,45
lengkap
Ketidak tepatan penyimpanan

3. berkas rekam medis dalam rak 10 17,55 100

penyimpanan

Jumlah 57 100  
7.4 Diagram Pareto

F %
R K
E U
K M
U U
E L
N A
S T
Diagram I I
F
Pareto K
U
M
U
L
A
T
I
F

Tema : ”Menekan keterlambatan penyedian

berkas rekam medis "
7.5 Menetapkan Judul

Menentukan Judul

kode Jumlah Total Persentase

No. Masalah
Frekuensi Kejadian (%)
1. A
Keterlambatan pengiriman
jawaban permintaan resume medis 30 20 66,67
pasien dari Instalasi Rawat Darurat

2. B Keterlambatan pengiriman
jawaban permintaan resume medis
25 10 40
pasien dari Instalasi Rawat Inap
Bedah

3. C Keterlambatan pengiriman
jawaban permintaan resume medis
18 5 27,77
pasien dari Instalasi Rawat Inap
Medik
7.6 Diagram Pareto

judul : Menekan
angka keterlambatan
penyediaan berkas
rekam medis di
pendaftarab pasien
dari Instalasi Rawat
inap ke Seksi Rekam
Medik sebanyak 85,7
% selama 3 bulan
RENCANA JADWAL Penyediaan berkas Rekam medis di pendaftaran
Periode: Mei – Juli 2015
RESUME

Masalah:
Penyediaan (spm 10
menit) berkas rekam
medis di pendaftaran
Penyebab:
1. Penulisan diagnosa dan
tprosedur tindakan pd BRM
tdk lengkap
2. Belum ada sosialisasi
penggunaan ICD 10 & ICD 9
CM
3. Tulisan dokter tdk jelas
dan sulit dibaca
Perbaikan:
1. Beri buku petunjuk
penggunaan ICD10&9CM
2. Buka buku ICD10&9CM Vol
3, setelah ketemu croscek dg
vol I
3. Lengkapi diagnosa utama,
komplikasi, sekunder dan
semua tindakan yg dilakukan
4. Kembalikan tulisan dokter
yg tdk jelas dan sulit dibaca

Hasil:
1. Penulisan dokter sudah benar sesuai ICD10 & 9CM
2. Penulisan diagnosa dan prosedur tindakan sudah lengkap dan dapat dibaca
3. Angka kejadian di Ruang Camelia dari 31 menjadi 7 kejadian
TERIMA KASIH