PENGAWASAN ADMINISTRASI

PERKANTORAN
 NAMA KELOMPOK
1. Alrizal Fitroh D. (202011019)

2. Farhan Fatur R. (202011050)

3. Aditya Triansyah P. (202011058)

4. Muhammad Zidan N. (202011057)

5. Andika Dio W. (202011067)

6. Dwi Setyo C. (202011082)

7. Meidhita Bima A. (202011070)

8. Ananda Rizky Maulana Nur Iman (202011020)

 PENGAWASAN KUALITAS

Salah satu bidang yang penting untuk mana pengawasan diterapkan dalam kantor adalah
kualitas. Kualitas yang kurang baik menghalang-halangi pelayanan kantor yang penting.
Surat kurang baik, formulir kantor yang tepat, dan kesalahan dalam memberikan data biaya
mengurangi efektivitas pengurusan informasi.
Pada umumnya kekurangan akan pengawasan yang memadai mengenai kualitas dapat
mengakibatkan tiga macam kerugian. Kesalahan pekerjaan tata usaha dapat mengakibatkan
pembuatan keputusan yang salah. Kegagalan pengolah suatu pernyataan dengan tepat dapat
mengakibatkan kerugian penjualan seorang langganan. Suka kualitas yang kurang baik
dapat mengakibatkan hilangnya waktu dan uang termasuk dalam mendapatkan dan
memperbaiki kesalahan-kesalahan kantor.
 TEKNIK PENGAWASAN KUALITAS

A. Inspeksi total, berupa pengecekan menyeluruh terhadap seluruh unit kerja atau tugas yang dilakukan oleh pegawai dan
menjelaskan apakah standar kualitas minimum sudah tercapai komandan bila belum, bagaimana memperbaikinya kritik
namun teknik ini kurang efektif jika frekuensinya terlalu sering, apalagi tanpa alasan yang kuat karena pegawai akan
merasa terlalu diawasi sehingga membuat suasana kerja tidak kondusif.
B. Pengecekan pada area tertentu, dilakukan melalui pengecekan kinerja pegawai di suatu departemen atau divisi tertentu,
seperti departemen keuangan, yang dilakukan secara periodik penggunaan komponen akan menambah validitas data yang
diperoleh dalam fungsi pengawasan.
C. Pengontrolan kualitas dengan statistik titik apalagi inspeksi total belum diperlukan pengecekan dan divisi tertentu tidak
terlalu akurat manajer administrasi dapat menggunakan teknik ini dengan melalui data yang Perbasi sampel yang dipilih
untuk mem validitas dan reabilitas hasil pengukuran.
D. kesalahan nihil, merupakan teknik preventif terhadap potensi kesalahan yang dilakukan oleh pegawai sejak pertama kali
mengerjakan tugasnya. Hal ini juga dapat memotivasi pegawai untuk selalu bebas dari kesalahan titik ketika teknik ini
diterapkan, mereka mereka semuanya diberikan imbalan yang setimpal atas adanya kesalahan yang dilakukan
peningkatan kinerja yang telah dilakukan.
 PENGAWASAN KUANTITAS

Pengawasan kuantitas yang diterapkan pada prosedur perkantoran

berhubungan dengan jumlah kertas yang diproses atau jumlah pekerjaan yang
dilakukan pada tiap kertas. Pengawasan kualitas merupakan bagian terpenting
dari semua usaha pengawasan manajerial dalam suatu kantor tidak apabila
pekerjaan kantor telah dikerjakan secara efisien maka informasi yang penting
harus dikendalikan dengan cara yang sebaik-baiknya pekerjaan yang benar-
benar tidak diperlukan atau kurang baik diselesaikan harus diselidiki dan
dibenarkan kondisinya sebagai akibat praktek prakteknya pengawasan
kuantitas dalam kantor.
 TINDAKAN MENGONTROL FLUKTUASI
PEKERJAAN KANTOR
A. Over time, banyak perusahaan yang menambah jam kerja atau lembar untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan yang terbatas atau karena.
B. Temporer help, jika menambahkan jam kerja kurang memadai atau kurang tepat dilakukan, pemakaian
tenaga temporer dalam menghadapi peak season dapat dilakukan
C. Part-timer help jika fluktuasi terjadi secara reguler menyewa tenaga paruh waktu juga dapat dilakukan.
D. Floating work unit. Beberapa organisasi telah mengembangkan unit kerja yang akan dipakai jika mereka
memang diperlukan dalam penyelesaian proyek dengan volume kerja tinggi atau time limit yang terbatas.
E. Cycle biling. Banyak organisasi yang mempunyai jumlah pelanggan yang besar mengimplementasi
mengimplementasikan teknik untuk mengurangi antrian layanan yang akan dilakukan.
PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN FORMULIR

Definisi dan Macam Formulir Kantor

Formulir kantor yaitu selembar kertas atau lebih yang digunakan untuk mencatat kegiatan kantor
yang repetitive atau berulang-ulang dengan mencantumkan instruksi atau pernyataan mengenai
urutan data atau informasi yang harus diisi atau dilengkapi oleh penggunanya untuk kemudian
diteruskan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam mengolah dan membuat keputusan
atas data dan informasi tersebut.
Definisi Formulir
Formulir adalah lembaran atau surat yang harus diisi jenis formulir bermacam-macam di
antaranya formulir pendaftaran kartu keluarga, wesel pos daftar riwayat hidup tabungan, dan lain-
lain.
 JENIS-JENIS FORMULIR KANTOR

A. Formulir intern, yaitu formulir yang digunakan dalam lingkungan

perusahaan titik Contoh: Tiket-tiket biaya, formulir pengeluaran,order
pabrik, permohonan bahan, data penjualan, keterangan mengenai hasil
pekerjaan pegawai.
B. Formulir ekstern, iya itu formulir yang digunakan untuk menjalin
hubungan dengan pihak luar perusahaan.Contoh order pembelian, faktur-
faktur.
 Tujuan dan Manfaat Formulir Kantor

A. Mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan yang sama atau
berulang-ulang.
B. Mengadakan keseragaman atau pembukuan kerja.
C. Mempermudah dalam mengklasifikasi data.
D. Mempermudah tata kerja prosedur kerja dan sistem kerja.
E. Sebagai alat pemberian instruksi.
F. Sebagai alat perencanaan
G. .Sebagai alat pengawasan dan evaluasi.
 PERTIMBANGAN DALAM DESAIN FORMULIR KANTOR

A. Pertimbangan Fungsional B. Pertimbangan fisik

1) Tujuan dari Formulir 1) Tinta
2) Informasi yang perlu dimasukkan dalam 2) Cetakan
formulir 3) Kertas yang digunakan
3) Identifikasi secukupnya 4) Metode untuk membuat kopi atau
4) Jenis barang menurut urutan yang logis tembusan karbon
5) Bentuk umum formular
6) Jumlah kopi/ tembusan
 Pengendalian Terhadap Formulir Kantor

Pengawasan formulir perlu dilakukan guna mengatasi ketidakefisienan penggunaan

formulir dalam suatu kantor.
a. Menjaga jangan sampai adanya formulir yang digunakan tidak sebagaimana mestinya
b. Mencegah jangan sampai ada formulir yang diubah tanpa persetujuan sebelumnya.
c. Mencegah jangan sampai ada formulir yang beredar tanpa sepengetahuan yang
berwenang.
 Menurut Winardi, pengendalian formulir dapat
dilakukan melalui
1. Sentralisasi pekerjaan tidak guna man sentralisasi formulir maka tindakan yang perlu dilakukan :
A. Umumnya pada pegawai mengenai unit yang berwenang mengendalikan formulir, fungsi fungsi
dan wewenang unit tersebut.
B. Lakukan semua aktivitas dalam bidang pemuliaan pada "status qou-nya". Setiap penambahan,
perubahan atau pembelian harus dirundingkan dan distribusi oleh unit yang mengendalikannya.
C. Kumpulkan minimal 2 buah fotocopy formulir tersebut dalam arsip sentral.
D. Buatlah sebuah daftar terperinci untuk semua formulir yang menunjukkan nomor formulir, nama
formulir dan dicantumkan nama relevansi ( jika forum tersebut dibeli dari pihak luar ).
 Kode Sederhana Untuk Identifikasi Formulir

C menunjukkan kartu ( Card )

E menunjukkan amplop ( Envelope )
P menunjukkan alas ( Pad )
S menunjukkan sheet tunggal ( Sheet )
T tunjukkan label ( Tag )
X menunjukkan hal continue
A menunjukkan 25 sheet atau set
B menunjukkan 50 sheet atau set
 UNSUR UNSUR PENGAWASAN

Untuk menyederhanakan pengawasan maka perlu diketahui hal-hal apa saja yang perlu diawasi. Menurut
Quible ( 2001 ), jika unsur-unsur dibawah ini dilanggar maka akan berpengaruh terhadap proses
pengawasan yang kurang optimal, unsur tersebut ialah :
A. Faktor yang diawasi titik sebelum pengawasan dilakukan, pengawas sebaiknya diberi pemahaman
mengenai faktor apa yang akan diawasi.
B. Melakukan identifikasi terhadap hasil yang telah diharapkan titik mengidentifikasi parameter yang
kurang atau tidak jelas mengenai hasil yang diinginkan.
C. pengukuran terhadap kinerja tidak sebelum membandingkan hasil yang aktual dengan hasil yang
diharapkan hasil aktual terdahulu harus diukur.
D. Melakukan pembenahan tidak jika hasil aktual kurang atau lebih kecil dari hasil yang diharapkan,
sebaiknya melakukan koreksi untuk mengurangi gap yang terjadi.
 Proses Proses Pengawasan

A. Perencanaan strategi (programming). Pada proses perencanaan ini perusahaan atau

organisasi memilih program yang akan mereka lakukan serta perkirakan sumber daya
untuk mengalokasikan setiap program yang sudah ditentukan.
B. Menyusun anggaran ( budgeting). Pada proses penyusunan anggaran ini organisasi
merencanakan program secara terperinci, ditanyakan dalam satu moneter untuk periode
tertentu dan biasanya padahal ini dalam waktu satutahun. Anggaran ini sesuai dengan
anggaran yang sudah dikumpulkan dari pusat pertanggung jawaban.
C. Pelaksanaan anggaran (operating) titik pada proses pelaksanaan anggaran
ini yang dilakukan ialah pencatatan hal mengenai sumber daya yang digunakan
dan hasil dari penerimaan penerimaan titik biaya dan catatan tersebut
dikelompokkan berdasarkan dengan program atau rencana yang telah
ditentukan oleh pusat tanggung jawab pengelompokan sesuai program atau
rencana digunakan sebagai landasan untuk program pemrograman selanjutnya.
Dan untuk mengukur kinerja manajer yang digunakan ialah mengelompokkan
sesuai dengan pusat tanggung jawab.
D. Evaluasi kinerja (analysis). Digunakan untuk mengetahui penyebab
terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian,
juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan sebagai manajer.
E. Tahap pengambilan tindakan koreksi titik bila diketahui dalam pelaksanaan
terjadi penyimpangan, di mana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
TERIMAKASIH