SUMMARY CHAPTER 16-17

Aloysius Aryayuda Kendratama

I Gusti Ngurah Rayi Bhimantara W.
Muhammad Naufal Z.R.
Rayhan Baradi
Yunita Orchideni Panuju

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS INDONESIA
DEPOK
2016

Chapter 16: Documenting Results through Process Modeling and Workpapers

Keterampilan untuk dapat mendokumentasikan bukti audit secara baik dan efektif
merupakan salah satu keterampilan yang sangat penting untuk dimiliki oleh seorang auditor
eksternal mengingat dokumentasi tersebut akan menjadi alat yang akan mendukung temuan
audit mereka yang pada akhirnya akan mendukung pekerjaan audit mereka. Contohnya
adalah ketika auditor internal dalam kegiatan observasi dan pemeriksaannya mendapat
temuan berupa kesalahan dalam data atau operasi perusahaan lalu menyampaikan hal tersebut
kepada manajemen yang bertanggung jawab, mungkin saja manajemen tersebut tidak akan
mengakui kesalahan tersebut kecuali disertai dengan bukti yang kuat.
Terdapat dua dimensi dalam pendokumentasian bukti audit. Pertama, setelah
melaksanakan kunjungan ke lapangan, auditor perlu mendokumentasi informasi yang
didapatnya mengenai bisnis dan operasi perusahaan dalam rangka untuk lebih memahami
sebuah kekuatan dan kelemahan dari sebuah kontrol. Pada intinya hal tersebut akan berguna
untuk mendapatkan gambaran mengenai sebuah bisnis dan operasi perusahaan yang nantinya
akan berguna bagi proses audit internal.
Kedua, kita akan membahas mengenai teknik utuk mendokumentasikan pekerjaan
audit internal di kertas kerja atau mendokumentasikan bukti audit. Kertas kerja kerja ini
sangat penting baik itu untuk auditor internal maupun bagi keseluruhan perusahaan, karena
selain sebagai bahan untuk membuat gambaran audit, kertas kerja ini juga dalam beberapa
situasi dapat menjadi sebuah bukti hukum.
Untuk diketahui, audit internal memiliki peraturan yang menyatakan bahwa dokumen
kertas kerja sebuah perusahaan haruslah disimpan untuk jangka waktu tujuh tahun atau lebih
sejak tanggal dibuatnya. Peraturan tersebut diterbitkan oleh SEC. Hal tersebut tentunya dapat
menjadi sebuah tantangan karena tentunya ada ketebatasan ruang fisik untuk menyimpan
kertas kerja tersebut dan juga tentu akan sulit dan membutuhkan waktu untuk mengakses
catatan lama. Pada intinya, menggambarkan, mendokumentasikan, dan menyimpan catatan
kegiatan audit internal, semuanya adalah CBOK bagi audit internal

Internal Audit Documentation Requirements

Sebagian besar waktu seorang auditor internal digunakan untuk meninjau catatan,
menganalisa performa berdasarkan catatan tersebut, dan mewawancarai orang dalam
perusahaan dalam berbagai level untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan yang pada
akhirnya semua hal tersebut dilakukan untuk satu tujuan yaitu untuk membuat kesimpulan
audit dan membuat rekomendasi dari hasil audit tersebut. Namun, hal-hal tersebut akan
menjadi disayangkan jika mereka tidak mendokumentasikan hasil pekerjaan mereka secara
tertib. Karena dokumentasi audit sangatlah penting baik bagi audit periode yang sedang
berjalan maupun untuk waktu yang akan datang. Dokumentasi audit internal contohnya
adalah rencana audit, kertas kerja audit, dan rapat manajemen. Jika auditor internal hanya
mengandalkan ingatannya dan tidak melakukan dokumentasi, hal tersebut dapat menibulkan
kesulitan karena besar kemungkinan akan ada detail yang hilang. Selain itu, orang yang
melakukan audit bisa saja berhenti atau pindah ke perusahaan lain. Maka dari itu,
pendokumentasiaan sangatlah penting
Terdapat tiga aspek penting dari dokumentasi audit internal yaitu pemodelan proses,
kertas kerja audit, dan manajemen dokumen. Auditor internal seringkali memulai review di
area proses yang baru yang mungkin tidak ada dalam audit sebelumnya dan atau terbatas
dokumentasinya dalam perusahaan. Auditor internal perlu untuk mengamati operasi, laporan
dan prosedur, serta mengajukan pertanyaan untuk mengembangkan pemahaman tentang
proses baru tersebut. Dokumentasi yang dihasilkan memang penting untuk memahami
lingkungan pengendalian internal dan untu membuat rekomendasi dan konsultasi jika
diperlukan.
Selanjutnya adalah kertas kerja. Kertas kerja ini adalah dokumen yang
menggambarkan pekerjaan seorang auditor internal dan memberikan dasar dan pemahaman
untuk audit internal. Pada hari ini, banyak kertas kerja tidak lagi berbentuk fisik, namun telah
menjadi digital. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, pendokumentasian merupakan
sebuah CBOK bagi auditor intenal

Process Modeling for Internal Auditors

Model proses adalah peta untuk membantu auditor internal menganalisis rangkaian
aktivitas yang diamati. Namun permodelan proses tidak hanya sekedar peta yang
menunjukkan bagaimana berpindah dari satu titik ke titik lainnya. Apabila kita salah jalan,
peta tersebut tidak akan membantu, dan kita membutuhkan peta yang lebih detail untuk
kembali ke arah yang seharusnya. Ketika seorang auditor internal pertama berkunjung ke
suatu unit, ia seharusnya dapat membuat sebuah diagram sederhana dari aktivitas yang ada di
unit tersebut. Dengan diagram tersebut, sang auditor dapat mengumpulkan informasi lebih
detail. Tentunya, untuk memproses informasi yang lebih detail tersebut, maka memerlukan
model yang lebih kompleks.

Understanding the Process Modeling Hierarchy

Terkadang, unit bisnis mengembangkan diagram proses mereka sendiri, yang mencakup
aktivitas kunci dari unit bisnis. Namun, sering kali auditor internal harus memahami sendiri
kegiatan operasional terlebih dahulu ketika kunjungan pertama. Dengan pemahaman ini,
auditor internal akan lebih mudah berkomunikasi dengan orang-orang yang ada di unit bisnis
tersebut atau pihak berkepentingan lainnya, yang telah memiliki pemahaman yang sama.
Sistem: Proses terkait yang dapat jadi terhubung, dapat juga tidak.
Proses: Aktivitas terkait yang terhubung dengan logis, berfungsi untuk mengambil input,
menambahkan nilai pada input tersebut, dan menghasilkan output untuk proses internal lain,
atau konsumen output.
Aktivitas: Sebagian kecil dari proses yang dilakukan oleh sebuah departemen atau individu.
Tugas: Langkah-langkah yang diperlukan untuk melakukan aktivitas tertentu.
Konsumen eksternal: Entitas selain unit pemroses yang menerima produk, jasa, atau
informasi dari unit tersebut.
Konsumen internal: Orang, departemen atau proses dalam perusahaan yang menerima
output dari proses lainnya.

Sebagai bagian dari memahami dan mendeskripsikan proses, auditor internal harus
memahami bagaimana elemen-elemen proses ini berhubungan satu sama lain. Melakukan
analisis proses dan mendokumentasikan elemen kunci memerlukan lebih banyak usaha dari.
Auditor internal perlu membentuk tim dari orang yang terlibat dalam area proses dan
mengecek area proses dengan detail, menetapkan hal-hal seperti kriteria input dan output,
kemungkinan terjadinya error, dan mekanisme untuk memperbaiki error tersebut. Meski
cukup memakan waktu, proses ini akan menguntungkan tinjauan audit internal pada saat ini,
dan juga di masa yang akan datang.

Describing and Documenting Key Processes

Deskripsi proses yang disiapkan oleh divisi audit internal harus menjadi bagian dari
kertas kerja audit untuk tinjauan mana pun. Tujuannya adalah untuk mendeskripsikan alur
input dan output dalam proses aktivitas ini. Proses harus dideskripsikan dengan detail dan
bila perlu, dengan flowchart diagram. Berdasarkan permodelan produk lain, audit internal
harus mengembangkan standar diagram yang digunakan untuk mendeskripsikan proses bisnis
dan kontrol internal dari perusahaan. Standar diagram ini terdiri dari flowchart dan deskripsi
singkat. Deskripsi singkat ini harus mengikuti standar yang digunakan oleh divisi audit
internal dalam semua deskripsi kertas kerja auditnya, yang biasanya berbentuk catatan yang
mendeskripsikan wawancara yang dilakukan auditor, serta waktu dan tanggal wawancara.
Catatan ini harus ditinjau dan disetujui oleh pengawas, serta dilindungi dari segala percobaan
perubahan yang tidak sah. Catatan ini merupakan bagian dari kertas kerja audit dan
membutuhkan kontrol penyimpanan dokumen yang baik.
Terdapat banyak sekali standar diagram dengan pendekatan yang berbeda-beda, ada
yang sangat kompleks dan sebaiknya dihindari; ada pula yang terlalu menekankan untuk
mendeskripsikan semua titik keputusan dalam sebuah proses. Divisi audit internal harus
mengembangkan pendekatan standar yang konsisten untukflowchart permodelan prosesnya.
Dua pendekatan yang mudah digunakan dan dimengerti adalah sebagai berikut:
1

Input/Output Process Flowcharts

Proses ini cocok untuk proses yang melibatkan objek fisik, karena berfokus kepada partisipan
pasif yang dikonsumsi, diproduksi, atau diubah oleh aktivitas proses. Flowchart jenis ini
berbentuk peta untuk berpindah dari satu proses ke proses selanjutnya. Diagram ini

cenderung simpel, namun dapat menunjukkan bagaimana input dan output berpindah dalam
suatu pekerjaan.
1. Work-flow Description Process Flowcharts
Aktivitas harus dilaksanakan dalam urutan yang telah ditentukan, dan menekankan kepada
bagaimana urutan proses harus berjalan dibandingkan dengan partisipan dari proses tersebut.
Biasanya proses ini merupakan yang paling baik untuk memetakan aktivitas yang akan
dihadapi auditor internal, karena kebanyakan audit internal melibatkan aktivitas kantoran
dibandingkan dengan manufaktur atau sejenisnya.

Process Modeling and the Internal Auditor

Permodelan proses adalah alat penting bagi auditor internal untuk meninjau proses
dalam perusahaan dan menyarankan area mana yang perlu diperbaiki. Apabila auditor
internal berperan sebagai konsultan perusahaan, pemahaman akan alat dan teknik permodelan
proses menjadi sangat penting. Auditor dapat bertemu dengan manajemen untuk menentukan
area mana yang perlu diperbaiki. Mereka yang mempelajari audit internal melalui Institute of
Internal Auditors mungkin kurang mendalami teknik permodelan proses, tetapi mereka yang
bekerja di bidang quality assurance pasti akan lebih memahami. Setiap auditor internal harus
memiliki pengetahuan minimum mengenai permodelan proses dan flowcharting.

Internal Audit Workpapers

Workpaper, atau kertas kerja adalah rekam jejak tertulis untuk mengumpulkan
dokumentasi, laporan, korespondensi, serta berbagai materi sampel terkait bukti-bukti yang
dikumppulkan selama aktivitas audit internal. Umumnya terdiri atas jadwal, analisis, serta
berbagai kopian dokumen yang disiapkan sebagai bagian dari audit. Kertas kerja ini
merupakan bukti untuk mendeskripsikan hasil dari audit internal, dan merupakan penjebatan
antara prosedur audit internal dengan laporan yang dihasilkan. Kertas kerja harus dapat
mendukung dan mendokumentasikan tujuan dan aktivitas audit internal, bagaimanapun
bentuknya. Dalam pembuatannya, prinsip dan konsep yang digunakan lebih penting daripada
formatnya.

Kertas kerja audit internal dapat memiliki signifikansi hukum, dimana terkadang hasil
kertas kerja dapat dijadikan bukti pendukung pada pengadilan. Karena kepentingannya inilah,
penyusunannya harus benar. Karena ketika jika penyusunannya tidak benar, isi kertas kerja
ini dapat menyesatkan. Pada akhirnya, kertas kerja audit internal adalah rekam jejak terkait
prinsip dari audit yang dilakukan, serta pada waktu tertentu dapat menjadi bukti tentang apa
yang terjadi dan yang tidak terjadi dalam sebuah audit.
Bukti audit direkam dalam kertas kerja audit internal harus merupakan bukti yang
sufisien agar dapat mendukung asersi dan konklusi dari auditor. Objektif dari keberadaan
kertas kerja adalah untuk mendokumentasikan audit yang dilaksanakan secara layak. Terdapat
beberapa fungsi utama kertas kerja audit, yaitu:
1. Basis dari perencanaan audit
2. Merekam kegiatan audit yang dilaksanakan
3. Digunakan dalam kegiatan audit (terutama audit selanjutnya)
4. Deskripsi dari situasi yang memerlukan perhatian khusus
5. Mendukung konklusi audit yang spesifik
6. Sumber referensi
7. Evaluasi staff
8. Koordinasi kegiatan audit
Kertas kerja audit internal sendiri memiliki kemungkinan untuk digunakan dalam
mendukung atau melawan konklusi yang didapatkan pada kegiatan audit. Departemen
internal audit umumnya memiliki standar tertentu dalam menyiapkan kertas kerja secara
konsisten.
a. Workpaper Standards
Standar dari kertas kerja audit menyatakan bahwa auditor internal harus dapat
merekam informasi relecan untuk mendukung konklusi dan engagement result. Umumnya
departemen audit akan menetapkan sendiri standar kertas kerja yang konsisten dengan

milik auditor eksternal. Namun, perlu diingat bahwa audit internal berbeda dengan audit
eksternal, dimana audit internal berfokus pada kegiatan operasional sementara audit
eksternal berfokus pada atestasi laporan keuangan. Namun, tetap, paling mudah adalah
mengikuti format umum dari pendekatan yang digunakan oleh auditor eksternal.
Kertas kerja juga harus mengikuti standar yang konsisten serta dapat berdiri sendiri,
sehingga pihak luar yang terautorisasi, seperti auditor eksternal dapat membaca melalui
kertas kerja ini terkait objektif audit internal, apa saja yang dilakukan, serta isu dan
temuan. Setidaknya kertas kerja itu harus meliputi hal-hal berikut:
-

Relevansi objektif audit

Kondensasi detail

Kejelasan presentasi

Akurasi kertas kerja

Penggunaan for standar, dimana harus termasuk:

Heading, yaitu salah satuya berisi judul dari total audit, serta hal-hal khusus

Enterprise
Neatness and legibility
Cross-indexing

b. Format kertas Kerja

Umumnya kini sekarang penggunaan komputer dalam mengelola kertas kerja sudah
lebih banyak. Form kertas kerja harus dapat berdisi sendiri. Dengan memiliki format kertas
kerja yang terstandar, memungkinakan auditor untuk dapat melakukan dokumentasi langkah
kerja dan keputusan audit secata lebih hati-hati.
Kertas kerja juga harus dapat mendokumentasikan masalah yang dibenarkan atau
sudah dinasehati oleh auditor untuk diperbaiki. Kemudian, dalam menentukan format,

ingatlah bahwa tidak ada hal yang statis di dunia ini, sehingga untuk menghindari resiko ada
baiknya kira menghindar dengan mencatat dengan baik.
c. Organisasi dokumen kertas kerja
Dengan luasnya aktivitas review dan aktivitas audit jumlahya banyak, form dan
konten dari kertas kerja individu bisa sangat berbeda. Material kertas kerja diklasifikasikan
berdasarkan jenis basic dan dikumpulkan bersama dalam suatu file. Beberapa jenis kertas
kerja adalah:
-

File permanen
Berisi data historis atau melanjutkan nature pertinent terhadap audit kini.
Jumlahnya diusahakan seminimal mungkin, karena seharusnya jarang dokumen
audit di masa lalu dapat digunakan kembali, karena kondisi terus berubah.

File administratif
Kertas kerja berisi materi administrasi umum harus disatukan dengan seluruh set
dari kertas kerja audit.

File prosedur audit

Merekam kegiatan sesungguhnya dari audit yang dilakukan. Umumnya
merupakan yang paling banyak jumlahnya. Umumnya memiliki konten berupa:
daftar prsedur audit yang telah dilaksanakan, kuesioner yang telah dilengkapi,
desktripsi prosedur operasional, kegiatan review, analisa dan jadwal laporan
keuangan, dokumen perusahaan, temuan, dan lain sebagainya.

Intinnya adalah, konten dari kertas kerja harus dipersiapkan secata konsisten dalam
berbagai kegiatan audit.
d. Teknik persiapan kertas kerja
Salah satu kunci yang penting adalah bahwa seluruh staff internal pada audit
internal harus dapat mengerti alasan dilaikukannya audit dan seberapa krusial hal
tersebut dilakukan. Misalnya menggunakan Indexing dan Cross-Reference. Hal ini
sangat berguna terutama dalam berusaha mencari sumber ari sebuah tulisan. Terdapat
beberapa jenis tools yang dapat digunakan untuk mempermudah, misalnya tick marks,

referensi terhadap sumber saya, kemudian adapula referensi kepada sumber informasi
misalkan referensi dari auditor eksternal, catatan kasar terkait kertas kerja
e. Proses dari review kertas kerja
Semua kertas kerja harus melalui proses review audit internal yang
independen untuk memastikan bahwa pekerjaan yang diperlukan telah
dilaksanakan dimana temuan auditor dapat dijustifikasi. Kegiatan review oeh
supervisor ini juga harus didokumentasikan secara proper.

Internal Audit Document Record Management

Fungsi audit internal memiliki penahanan dokumen yang tinggi yang dapat menutupi
keseluruhan produk kerja. Dengan adanya perkembangan IT, melakukan record management
dapat membuat timbulnya tantangan terbaru.Auditor internal memiliki kewajiban untuk
melakukan perjanjian dengan pihak pembuat secure iff-site storage untuk menjadi kunci dari
audit internal digital dan dokumen kertas.

Importance of Internal Audit Documentation

Dokumentasi yang cukup sangat dibutuhkan dalam proses internal audit yang bersifat
virtual. Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi memungkinkan untuk bekerja lebih
nyaman dibandingkan dengan pada masa lalu.

Chapter 17: Reporting Internal Audit Result

Laporan audit pada dasarnya harus dapat mencerminkan filosofis dasar pendekatan
audit internal suatu perusahaan, termasuk tujuan ulasan yang mendasar, strategi pendukung
dan kebijakan besar, prosedur meliputi kinerja audit, dan performa profesional dari staff
audit.
Purposes and Types of Internal Audit Reports

Tujuan pelaporan audit pada dasarnya untuk mendeskripsikan suatu perencanaan audit
terprogram dan mengkomunikasikan hasilnya, dengan menekankan identifikasi pada
kelemahan kontrol internal. Laporan audit internal harus memiliki empat tujuan dasar dan
komponen yakni:
1

Tujuan, timing, dan cakupan dari ulasan.

Laporan audit harus merangkum ulasan secara high-level objective, dimana ulasan diambil,
dan cakupan dari internal audit.
1. Deskripsi dari penemuan

Bagian ini menjelaskan apabila ada temuan yang salah, maka perlu dijelaskan dimanakan
salahnya tersebut.
2. Masukan untuk pembenaran

Tujuan dari masukan ini untuk memperbaiki kondisi observasi dan meningkatkan operas.
3. Dokumentasi rencana dan klarifikasi

Bagian ini menjelaskan dimana yang diaudit dapat secara formal mendokumentasikan
penemuan internal audit dan menyatakan rencana untuk mengambil tindakan korektif sebagai
respon dari temuan audit.
Empat proses diatas perlu dijaga oleh auditor internal ketika membuat draf laporan audit
dan memisahkan penemuan audit yang dapat menyediakan basis dari laporan audit. Setelah
identifikasi proses telah dilakukan dan laporan audit dibuat, maka perlu disajikan dan
dilampirkan pada manajemen. Format penyajian banyak macamnya, namun yang paling
umum adalah dokumen berbasis internet atau melalui komputer, namun tidak menutup
pentingnya untuk memiliki dokumen secara tercetak sehingga dapat dijadikan pegangan oleh
pihak-pihak manajemen yang berwenang pula. Dalam menyiapkan penerbitan laporan audit,
ada beberapa elemen yang harus ada:
1

Judul laporan dan tujuan ulasan

1. Kepada terlapor dan salinan

2. Cakupan audit dan tanggal kerja lapangan

3. Tempat yang dikunjungi dan timing audit

4. Prosedur audit terlaksana
5. Opini auditor terkait hasil dari ulasan
Laporan audit internal mempunyai bermacam-macam pendekatan, tergantung dari tipe
perusahaan, keseluruhan tipe manajemen, keahlian dari staff internal audit, dan sebagainya
yang memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Internal auditor perlu
memahami faktor-faktor ini agar mereka dapat memilah-milah agar dapat menentukan
pelaporan yang cocok pada perusahaan sehingga dapat menarik perhatian manajer.
Pendekatan alternatif dalam mengembangkan dan mengisukan laporan internal audit
termasuk:
1

Laporan audit dengan cakupan ensiklopedik, tujuannya untuk menyediakan

sumber referensi kepada pembaca laporan. Dapat berupa historical nature atau
mengacu pada situasi terkini.

1. Deksripsi dari prosedur audit yang dilaksanakan

2. Penjelasan mendetail dari penemuan audit
3. Laporan yang diringkas secara berat
4. Fokus terhadap isu yang signifikan
Format laporan audit yang asli dan metode dari presetasi tiap perusahaan tentunya
berbeda, namun sebagaimanapun macam formatnya, laporan audit tetap harus memiliki
elemen yang telah dijelaskan diatas, dimana penemuan dan rekomendasi audit menjadi inti
dari laporan audit.
Elemen dari penemuan laporan audit
Ketika mengulas, audit internal mungkin dapat menemukan pengecualian atau kelemahan
kontrol internal. Pengecualian inilah yang menjadi subyek daripada penemuan laporan audit,
dimana dapat menjadi dasar potensi penemuan laporan audit. Karena itu, internal auditor
perlu menganalisir semua informasi sampai yang terkecil ketika mengulas. Penemuan laporan
audit disajikan dalam format umum dimana pembaca laporarn dapat memahami isu audit
secara mudah. Adapun penemuan laporan audit yang baik mengandung:

Pernyataan kondisi : untuk menarik perhatian pembaca laporan

1. Apa yang ditemukan? : penemuan harus membahas prosedur dan hasil dari prosedur
2. Kriteria Internal Audit untuk mempresentasikan penemuan : kriteria digunakan

untuk menilai pernyataan suatu kondisi. Adapun kriteria-kriteria yang harus

diperhatikan internal audit adalah:

Kriteria ekstrim : lebih mudah dinilai dibanding yang rata-rata

Kriteria pembanding : membandingkan dengan operasi atau aktivitas yang

sejenis

Kriteria elemen : pengukuran laporan harus dapat dipecah-pecah berdasarkan

aktivitas yang spesifik

Kriteria keahlian : bergantung pada ahli (experts) untuk mengevaluasi

aktivitas.

3. Efek dari laporan penemuan : audit internal perlu menimbang tingkat materialitas.

Penemuan tidak signifikan? Maka tidak ada penemuan sama sekali.

4. Penyebab atau alasan dari deviasi audit : Penting untuk mengidentifikasi basis

pengambilan tindakan
5. Rekomendasi Internal Audit : rekomendasi dapat berupa saran simpel untuk

memperbaiki sesuatu atau saran detail pengambilan tindakan korektif

Pada akhirnya, audit internal perlu sangat berhati-hati dalam melapor penemuan audit secara
faktial dan akurat, karena satu kesalahan fakta dapat mempertanyakan kredibilitas
keseluruhan laporan audit.
Kerangka presentasi laporan audit seimbang
Apabila tujuan dari audit internal adalah untuk mengevaluasi efisiensi, ekonomi, dan
keefektifan dari manajemen mana yang sudah meraih tujuannya, maka audit internal
memiliki tanggung jawab untuk mengungkapkan kondisi yang terpenuhi maupun tidak
terpenuhi yang ditemukan ketika mengaudit. Namun, audit internal perlu menyediakan
tingkatan keseimbangan dalam presentasi pelaporan audit dengan cara menyortir data positif

dan negatif. Adapun beberapa teknik untuk menyediakan laporan audit yang seimbang
adalah:
1

Menyediakan laporan audit dengan perspektif, memberikan signifikansi yang

lebih pada bukti penemuan. Praktik ini harus serangkau dengan pengungkapan
kebijakan internal audit selayaknya defisiensi.

1. Melaporkan keberhasilan auditee, dapat meningkatkan kegunaan laporan audit

sebagai alat manajemen

2. Menunjukkan tindakan terencana, langkah yang jelas dan transparan akan

meningkatkan kualitas laporan audit.

3. Melaporkan kondisi mitigasi, sebagai langkah opsional dalam melaksanakan

tindakan korektif.
4. Melibatkan respon audit sebagai bagian dalam laporan audit, karena respon

auditee untuk suatu penemuan mungkin dapat mengandung informasi yang

menyediakan penyeimbang tambahan kepada suatu laporan audit
5. Meningkatkan kualitas tonal laporan audit, merupakan penggunaan dan

penyampaian laporan audit dengan menggunakan bahasa yang positif dan konstruktif.
Alternatif format laporan audit.
Walau sesungguhnya format laporan audit yang paling umum dan sering digunakan dalam
mempresentasikan laporan kerja audit, internal audit dapat menggunakan pendekatan lain
untuk mendeskripsikan hasil penemuan audit dan rekomendasi. Walaupun terkesan informal,
metode pelaporan ini dinilai cukup untuk penilaian laporan interim, contohnya:
1

Laporan Oral

1. Laporan memo Interim atau informal

2. Laporan audit tipe kuisioner
3. Deskripsi reguler laporan audit
4. Ringkasan dan penemuan signifikan laporan audit

Internal Audit Reporting Cycle

Dalam Audit Internal, melakukan kegiatan auditing merupakan satu siklus besar yang
terikat satu sama lain. Pada awal audit, dicari preliminary finding dan menggunakan hasil
dari penemuan ini untuk melakukan audit di lapangan. Hal ini berguna untuk memastikan
penemuan dari audit dan juga memastikan penemuan ini pada komponen dalam perusahaan.
Komponen dalam perusahaan juga berguna dalam memberikan feedback atas penemuan
auditor.
a

Draft Laporan audit

Setelah melakukan audit dan melihat apa saja yang terjadi, dan diskusi dengan manajemen,
maka tahap berikutnya adalah membuat draf untuk laporan audit ini. Perlu diketahui bahwa
tidak semua audit wajib membuat laporan ini (misalnya pada kasus fraud). Membuat draf
dapat memberikan pihak manajemen kesempatan untuk memperbaiki komponen yang diaudit
dan mendapatkan opini tanpa pengecualian setelah perbaikan dilakukan. Membuat draf ini
juga memberikan Cross-check pada akurasi, completeness, dan kualitas dari kegiatan audit.
Dalam memberikan draf untuk laporan audit ini dapat dilakukan pada beberapa waktu
tertentu, diantaranya:
-

Pada konferensi pada saat akhir masa lapangan, dikarenakan kurangnya waktu,
atau waktunya cukup singkat

Pada saat menjelang akhir masa tugas (sebelum kembali), merupakan saat yang
dianggap tepat, dikarenakan tidak akan mengganggu konferensi akhir yang
berjalan

Setelah menyelesaikan tugas lapangan (sebelum melakukan konferensi akhir)

Konfrensi akhir sendiri adalah pertemuan yang dilakukan oleh auditor bersama anggota
manajemen pada saat masa kerja lapangan berakhir. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan
persetujuan dengan pihak manajemen sebanyak-banyaknya sehingga laporan audit dapat
mengindikasikan hal yang sudah dilakukan.
a) Laporan Audit: Follow-Up dan Summary

Setelah selesai membuat draf dan melakukan pekerjaan lapangan, maka auditor akan
mengkombinasikan kedua hal ini dan akan memberikan membuat laporan yang akan
diberikan ke pihak manajemen. Pihak manajemen lalu akan melakukan masukan yang
diberikan oleh auditor. Berikunya adalah proses follow-up, di mana auditor akan melihat
bagaimana saran yang diberikan oleh auditor apakah dijalankan atau tidak. Follow up yang
dilakukan oleh auditor ini memiliki fungsi controlling pada bagian yang sudah diaudit.
b) Laporan audit dan kertas kerja
Laporan dan hasil penemuan yang dilakukan audit internal harus disimpan, sepenting
apapun dan seberapa banyak dokumen yang dihasilkan dari proses audit harus simpan tanpa
pengecualian. Penyimpanan yang dilakukan ini harus dilakukan dengan rapi dan tidak dapat
dengan mudah diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan. Hal ini dilakukan dengan
tujuan untuk audit ke depannya dapat menggunakan data dari audit sebelumnya.

Effective Internal Audit Communication opportunities

Komunikasi merupakan bagian yang penting dalam melakukan audit, ketika terdapat
permasalahan dalam melakukan kegiatan audit, maka komunikasi dapat mengatasi dengan
baik tanpa permasalahan yang berkepanjangan. Efek dari komunikasi yang efektif ini dapat
membawa kegiatan audit pada analisis yang lebih akurat dan efisien dalam mengalokasikan
waktu audit yang terbatas.
Melakukan komunikasi yang efektif dalam internal audit merupakan kunci dari audit
yang sukses. Akan tetapi, selalu ada permasalahan yang muncul akibat adanya komunikasi
yang kurang baik. Potensi permasalahan yang ada pada komunikasi yang kurang efektif ini
diantaranya adalah:
-

Tidak memperhatikan adanya perbedaan kekuasaan antara pengirim dan penerima

(miasalnya supervisor dengan senior Office)

Tidak mempedulikan adanya stres yang timbul pada salah satu pihak

Gagal untuk secara tepat mengevaluasi kapasitas dari penerima untuk menerima
dan mengerti pesan

Menggunakan kata yang kurang tepat dan memiliki arti ganda

Memberikan pesan terlalu cepat

Persepsi bahwa pengirim selalu memiliki tujuan lain sehingga membuat enggan

Kegagalan dalam membuat fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti, sehingga
tidak tersampaikan

Kurang jelas dalam menyampaikan pesan

Efek dari non-verbal yang tidak diperhatikan dan dapat menganggu

Tidak memberikan konsiderasi pada persepsi dan perasaan penerima pesan

Dari paparan di atas, merupakan bagian dari internal auditor yang harus melihat
bagaimana penerima pesan melihat, mengamati bagaimana perspektif dari auditor sendiri
dapat berjalan. Komunikasi yang baik yang perlu untuk dijalankan adalah dengan
mengkombinasikan dengan feedback, sehingga mengahasilkan komunikasi dua arah yang
efektif. Komunikasi yang efektif dari auditor ini dapat menghasilkan ketertarikan pada
pandangan orang lain, dan menilai bagaimana objective dari manajemen sendiri.
Permasalahan utama yang dihdadapi oleh auditor adalah adanya kemungkinan saran
dari auditor tidak diterima. Hal ini dikarenakan perubahan itu selalu susah dan akan selalu
berusaha

untuk

dijaga

secara

status

quo.

Hal

ini

membuat

Auditor

perlu

mengkomunikasikan tujuan mereka dan memberikan saran tidak dengan memaksakan pihak
manajemen bahwa perubahan itu perlu terjadi.
Audit report and Understanding The People in Internal Auditing
Audit Internal sejauh ini berfokus pada kepentingan semua auditor internal dengan
komite audit yang ada pada satu perusahaan. Sehingga menampilkan auditor sebagai pihak
yang mengharuskan perusahaan untuk tunduk dan patuh pada saran yang diberikan. Hal ini
muncul dikarenakan auditor kurang mengkomunikasikan secara personal tentang kenapa
mereka ada di perusahaan dan bagaimana mereka bekerja.
Tantangan dari auditor hingga saat ini adalah mengubah image mereka dari pihak
yang kaku ini menjadi lebih sederhana dan mudah dimengerti. Auditor internal seharusnya
dilihat sebagai salah satu komponen yang memebuat perusahaan tetap dapat maju dan
memiliki profit yang baik sekaligus sesuai dengan hukum yang berlaku. Hal ini mungkin

dapat diubah apabila perusahaan mencoba membawa penampilan yang baru untuk
perusahaan.