Korespondensi Bisnis

Oleh: Dr. Eliada Herwiyanti, MSi, Ak, CA.

 Pengertian Korespondensi
Correspondence (Inggris)
Correspondentie (Belanda)

Hubungan yg terjadi antara pihak-pihak yg terkait. Dalam

bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dg surat-
menyurat.
“surat-menyurat”

Media:
• Surat kertas konvensional
• Surat elektronik (e-mail)
 Peranan Korespondensi dlm bisnis

1. Menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat

2. Menciptakan kerjasama yang baik
3. Menyebarkan informasi tentang kegiatan
 Pihak-pihak yg terlibat dlm korespondensi
• Koresponden; yg berkirim/menandatangani surat
• Redaktur; yg menyusun naskah surat
• Sekretaris; yg membantu pemimpin dlm kegiatan
korespondensi
• Juru ketik; yg membantu memproduksi surat
• Register; yg melakukan aktivitas tata usaha atau adm.
surat-surat meliputi penomoran, pencatatan,
pengarsipan (filling system)
• Kurir; yg menyampaikan surat kpd penerima
 Fungsi surat
Sebagai alat komunikasi:
 Tanda bukti tertulis yg otentik
 Alat pengingat
 Dokumen historis
 Pedoman kerja
 Jaminan keamanan
 Utusan atau duta organisasi
 Dasar penilaian dan keputusan
 Sebagai barometer kegiatan organisasi
 Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian &
menghindari kesalahpahaman
 Sarana meningkatkan kerja sama dg pihak lain
 Penggolongan Surat
1. Menurut isi dan pengirimnya
Surat resmi, surat niaga/bisnis, surat pribadi.

2. Menurut maksud dan tujuannya

Surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat edaran,
surat peringatan, surat panggilan, surat permintaan/permohonan,
surat perjanjian, surat penawaran, surat pesanan, surat laporan, surat
lamaran pekerjaan, surat penegasan, surat klaim/tuntutan

3. Menurut wujud/bentuknya
Surat bersampul, memorandum/nota, telegram, telex, radiogram,
faksimili, kartu pos, wesel/warkat pos

4. Menurut jaminan keamanan

Surat sangat rahasia, surat rahasia, confidential (terbatas), surat
biasa
 lanjutan
5. Menurut urgensinya
Surat kilat khusus, surat kilat (segera), surat biasa

6. Menurut alirannya
Surat keluar, surat masuk

7. Menurut kegunaannya
Surat konsep, surat asli, surat tembusan, surat petikan

8. Menurut nilai isinya

Surat rutin, surat tidak rutin

9. Menurut sifatnya
Surat yg bersifat mengatur, surat yg tidak bersifat mengatur
 Bagian-bagian surat
• Kepala surat (kop surat)
• Tanggal pembuatan surat
• Nomor, lampiran, hal/perihal
• Nama dan alamat yg dituju
• Salam pembuka & paragraf pembuka
• Isi surat
• Salam penutup & paragraf penutup
• Tanda tangan, nama jelas & jabatan
• Tembusan/tindasan/c.c (carbon copy)
• Inisial
 Bentuk Surat
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk bertekuk atau bergigi (indented style)
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging
paragraph style)
 Penulisan Korespondensi Bisnis

• Permintaan langsung & memo

• Goodwill
• Bad news
• Pesan persuasif
 Permintaan Langsung & Memo
Permintaan langsung:
Pesan yg berkaitan dg kegiatan sehari-hari, rutin, dan
menarik.
 Ada pembukaan
 Ada penjelasan rinci
 Ada penutup

Bentuk-bentuknya:
1. Permintaan untuk pihak internal
2. Permintaan untuk pihak eksternal (pesanan/order,
klaim/aduan, permohonan kredit, undangan)
 Pesan dengan Niat Baik (goodwill)
Pesan yg bersifat kekeluargaan atau memiliki niat baik,
berpengaruh positif thd kegiatan bisnis.

Bentuk-bentuknya:
1. Ucapan selamat (congratulation)
2. Penghargaan (messages of appreciation)
3. Ucapan dukacita (condolence)
 Pesan buruk (bad news)
Pesan yg diperkirakan dapat menimbulkan reaksi negatif krn tidak
selalu menyenangkan bagi yang akan menerimanya.
Sebaiknya menggunakan pendekatan tidak langsung (induktif).
 Mulailah dg pesan yg sifatnya umum
 Jelaskan duduk perkara yg dihadapi
 Nyatakan isi pesan negatifnya
 Ambil tindakan yg diperlukan
 Tutup dg pesan positif

Namun tidak menutup kemungkinan menggunakan pendekatan

langsung, yaitu apabila:
• Komunikan & komunikator memiliki kedekatan
• Dampaknya tidak terlalu buruk bagi
komunikator & komunikan
• Untuk kalangan internal/sendiri
 Pesan Persuasif

Pesan yg ditujukan utk mengubah pendapat, sikap,

kepercayaan, atau perilaku individu/organisasi lain.
Biasanya disusun dg pendekatan AIDA:
 Attention (perhatian)
 Interest (minat)
 Desire (keinginan)
 Action (tindakan)
Berdasarkan tujuannya, jenis pesan persuasif sbb:
1. Untuk tindakan internal atau eksternal perusahaan
2. Untuk klaim & penyesuaian atas aduan
3. Untuk penjualan