Etika & Komunikasi Bisnis Pertemuan ke

8
Manajemen Bisnis
 Korespondensi Dalam Bisnis

• Pengertian Korespondensi
• Peranan Korespondensi
• Para pihak yang terkait dalam Korespondensi
• Fungsi surat
 Pengertian Korespondensi

• Korespondensi berarti hubungan yang terjadi

antara para pihak yang terkait.
• Biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan
surat menyurat.
• Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan
sebagai surat menyurat.
• Surat merupakan salah satu media pada
saluran komunikasi tertulis untuk
menyampakan informasi.
• Informasi melalui surat bisa berupa
pemberitahuan, keterangan, pernyataan,
perintah, permintaan dan atau laporan.
• Informasi bisa ditulis atau diketik pada secarik
kertas (konvensional) atau dapat pula berupa
surat elektronik (e-mail).
 Peranan Korespondensi

• Menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat.

Dalam penulisan berbagai surat, susunan kalimat
harus lengkap, tidak berbelit-belit, dan tata bahasa
harus teratur.
• Menciptakan kerjasama yang baik. Perusahaan
perlu menjaga komunikasi dengan baik agar bisa
bekerjasama dengan pihak lain.
• Menyebarkan kegiatan. Korespondensi
memegang peranan penting dalam
menyebarkan kegiatan perusahaan, baik
kepada pihak internal maupun eksternal
perusahaan
 Para Pihak Dlm Korespondensi

• Koresponden, yaitu orang atau pihak yang

berkirim surat dan atau yang
menandatangani surat.
• Redaktur, yaitu orang yang menyusun
naskah surat.
• Sekretaris, yaitu orang yang membantu
pemimpin dalam kegiatan korespondensi.
• Juru tik, yaitu orang yang membantu
memproduksi surat
• Register, yaitu orang yang melakukan
aktivitas tata usaha atau administrasi surat
menyurat.
• Kurir, yaitu orang atau pihak yang
menyampaikan surat kepada penerima.
 Fungsi Surat

• Tanda bukti tertulis yang otentik. Contoh:

surat perjanjian, surat nikah, akte kelahiran,
surat wasiat dll.
• Alat pengingat apabila sewaktu-waktu
diperlukan; dokumen arsip.
• Dokumen historis, dokumen bersejarah.
• Pedoman kerja. Contoh surat perintah, surat kuasa,
surat keputusan.
• Jaminan keamanan. Contoh surat keterangan jalan
akan memberikan jaminan keamanan kepada
seseorang dalam suatu perjalanan.
• Utusan atau duta organisasi. Surat yang berfungsi
sebagai duta organisasi yang mampu
mencerminkan citra dan kondisi internal organisasi
yang bersangkutan.
• Dasar penilaian dan keputusan. Contoh surat
rekomendasi.
• Sebagai barometer kegiatan organisasi.
Intensitas kegiatan organisasi dapat diukur
dari frekuensi surat menyurat.
• Sarana meningkatkan kerjasama dengan
pihak lain
 Penggolongan Surat

• Menurut isi dan pengirimnya (surat resmi dinas

pemerintah, surat niaga / surat bisnis, surat
pribadi)
• Menurut maksud dan tujuannya (surat
pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah,
surat edaran, surat peringatan, surat panggilan,
surat perjanjian, surat penawaran, surat pesanan,
surat klaim, dll)
• Menurut wujud / bentuknya (surat
bersampul, memo / nota, faksimili, dll)
• Menurut jaminan keamanan (surat rahasia,
surat biasa)
• Menurut urgensinya (surat kilat, surat biasa)
• Menurut alirannya (surat keluar, surat
masuk)
• Menurut kegunaannya (surat konsep, surat
asli, surat tembusan, surat salinan)
• Menurut nilai isinya (surat rutin)
 Bagian-bagian Surat

• Kepala surat / kop surat

• Tanggal pembuatan surat
• Nomor surat , lampiran dan perihal
• Nama dan alamat yang dituju
• Salam pembuka
• Isi surat
• Salam penutup
• Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan
• Tembusan