BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Secara faktual bahasa Indonesia dapat digunakan secara tertulis
maupun secara lisan. Penggunaan bahasa Indonesia secara tertulis dalam
bentuk lain, yakni dalam korespondensi. Seharusnya kita dapat berbicara
secara langsung dengan seseorang jika ada kepentingan.
Namun, karena keterbatasan manusia tidak selamanya kita dapat
berbicara secara langsung dengan orang tersebut. Kita dapat saja
menghubungi dan menggunakan bahasa lisan dengan orang jauh dari
tempat kita berada, misalnya melalui telepon atau interlokal, tetapi hal itu
pun terbatas pada hal-hal penting. Untuk berkomunikasi dengan orang lain
dan dihubungkan dengan keterbatasan manusia, manusia dapat
menghubungi rekannya dengan jalan diantara lain mengirimnya telegram
atau mengirim surat. Dalam kehidupan sehari-hari surat merupakan salah
satu sarana komunikasi tertulis yang dipergunakan untuk menyampaikan
berita. Surat merupakan alat interaksi antara sesama manusia dalam bentuk
tulisan. Di dalam surat kita dapat melihat pesan yang dituangkan oleh si
pengirim. Selain pesan rasa hormat, sopan santun juga tersampaikan
melalui surat. Oleh karena itu, surat menyurat tersebut sangat penting bagi
manusia khususnya untuk berkomunikasi, maka penulis bahas melalui
makalah ini.

4
1.2 Rumusan Masalah
1. Apakah pengertian dari surat menyurat?
2. Apakah kegunaan surat?
3. Apakah fungsi surat?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian surat menyurat.
2. Untuk mengetahui kegunaan surat.
3. Untuk mengetahui fungsi surat.

5
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian
Kata korespondensi diserap dari bahasa Belanda correspondentie
yang bermakna surat menyurat. Terdapat pula dalam bahasa Inggris
correspondence yang juga bermakna surat menyurat. Korespondensi dapat
diartikan seseorang yang mengirim surat pada kita atau sebaliknya kita
mengirim surat kepada seseorang lalu orang itu membalasnya. Ada
beberapa komponen yang membentuk pengertian surat ,komponen itu
ialah:
1. Ada berita atau informasi
2. Berita atau informasi itu dikirim
3. Berita atau informasi itu berwujud tertulis
4. Berita atau informasi tertulis tersebut dikirim oleh seseorang atau
pihak tertentu kepada orang lain.
5. Digunakan kertas
Berdasarkan komponen-komponen tersebut dapat dikatakan surat
adalah berita atau informasi yang ditulis diatas kertas yang ditulis
oleh seseorang atau pihak tertentu kepada orang lain. Surat
merupakan wujud penggunaan bahasa secara tertulis.

B. Kegunaan surat

Surat berguna untuk :

1. Menyampaikan informasi yang tidak mungkin disampaikan secara

bersemuka.
2. Mengerim berita yang tidak bergantung pada waktu, tenaga, dan biaya.
3. Alat bukti dalam suatu persengketaan .

6
4. Menyimpan informasi dalam waktu lama .
5. Memuaskan diri sendiri .
6. Memungkinkan seseorang menafsirkan dengan matang apa yang
dimaksud oleh penulis .
7. Memberikan kesempatan kepada penerima surat menentukan reaksi
yang diperlukan.
8. Memberikan kesempatan yang banyak pada penulis surat untuk
memilih kata dan kalimat yang tepat sehingga salah paham dapat
dihindari.
9. Memberikan kesempatan kepada penerima surat untuk meminta
bantuan orang lain menyelesaikan informasi yang tertuang dalam surat.
Dapat digandakan untuk orang lain.
10. Hal-hal bersifat rahasia.

Kekurangan surat:

1. Kita terpaksa lama menunggu balasannya.

2. Surat tidak sampai atau terlambat tiba di alamat.
3. Salah paham tidak dapat dihindari karena penulis dan pembaca tidak
bersemuka.
4. Unsur suprasegmental dan tanda baca yang tidak lengkap
menyebabkan isi surat sulit dipahami.
5. Hanya sedikit yang dapat diungkapkan karna surat dibatasi oleh
halaman.
6. Perlengkapan surat berupa kertas, pulpen, amplop dan perekat harus
tersedia.
7. Membahayakan diri sendiri bila surat mengandung hal perselisihan.
8. Harus ada yang membawa surat itu ,harus menyediakan biaya
pengirimnya.
9. Penguasaan terhadap bahasa harus memadai .
10. Kita harus pandai menulis dan membaca.

7
C. Sifat surat .

Surat Dinas Surat Pribadi

- Memiliki identitas, seperti - Hal-hal seperti surat dinas
kop surat, no surat, pokok tidak ada.
surat, cap pengirim surat.
- Biasanya berisi instruksi, - Berisi suatu hal yang
kenaikan pangkat seseorang, berhubungan dengan
permintaan laporan. kepentingan pribadi,
misalnya berita keluarga.
- Dibiayai oleh Negara, - Dibiayai oleh orang yang
perusahaan atau organisasi. bersangkutan.
- Biasanya diagenda dan - Umumnya setelah dibaca
disimpan mengikuti sistem dibuang saja.
tertentu.
- Berlaku antara dinas, - Berlaku antara pribadi
jawatan atau organisasi. dengan pribadi yang lain.
- Surat dinas memiliki
kelengkapan tertentu,
misalnya bentuk amplop
yang berciri tertentu
biasanya dicantumkan
urutan kata “BDB” (bebas
dari bea).
- Pengiriman surat dinas - Dikirim begitu saja,
menggunakan ekspedisi. kecuali surat yang dikirim
secara tercatat atau kilat
khusus.
- Dibalas secara dinas. - Kalo perlu dibalas, dibalas
secara pribadi.

8
D. Fungsi surat:
1. Alat komunikasi, berfungsi menghubungkan seseorang atau pihak
tertentu dengan orang lain.
2. Bukti tertulis, berfungsi sebagai alat bukti kalo dibutuhkan, misalnya
untuk kepentingan persidangan di pengadilan.
3. Pengingat tertulis, berfungsi mengingatkan kita pada sesuatu yang
telah lama berlangsung.
4. Bukti secara historis, dapat digunakan untuk mengungkapkan sejarah
sesuatu yang telah lama berlangsung.
5. Petunjuk kegiatan, dapat dijadikan pedoman, bagaimana kita
melakukan sesuatu, atau apasaja yang akan kita kerjakan.
6. Pembangkit semangat, berfungsi agar si penerima surat terdorong
semangatnya untuk melakukan sesuatu.
7. Gambar pribadi atau instansi/dinas/jawatan/organisasi, berfungsi
sebagai alat ukur kepada pengirim surat.
8. Penyalur pikiran, perasaan dan keinginan.

E. Klasifikasi surat:
1. Berdasarkan wujud, dibagi atas :
- Kartu pos
- Warkat pos
- Surat bersampul
- Memorandum
- Memo atau nota

9
2. Berdasarkan tujuan, dibagi atas :
- Surat pemberitahuan
- Surat perintah
- Surat permohonan
- Surat susulan
- Surat peringatan
- Surat penagihan
3. Berdasarkan isi, dibagi atas :
- Surat keterangan
- Surat kealhiran
- Surat jual-beli
- Surat permohonan
- Surat perintah
- Surat jalan
- Surat sakit
- Surat keputusan
- Laporan
- Penjelasan
- Usul
- Surat perjanjian
- Surat penawaran
- Surat pemesanan
- Surat panggilan/undangan
- Surat pengantar
- Surat kuasa
- Surat tanda terima

10
 4. Berdasarkan panjang kalimat yang digunakan, dibagi atas:
- Surat pengantar
- Kawat/telegram
- Surat biasa
5. Berdasarkan sifat, dapat dibagi atas :
- Surat pribadi
- Surat dinas
- Surat dagang
- Surat organisasi
6. Berdasarkan tanggung jawab moral, dapat dibagi atas :
- Surat biasa
- Surat kaleng
7. Berdasarkan jumlah penerima, dapat dibagi atas:
- Surat biasa
- Surat edaran
- Pengumuman
8. Berdasarkan keamanan surat, dapat dibagi atas :
- Surat biasa
- Surat rahasia (confidencial)
9. Berdasarkan urgency atau reaksi terhadap isi surat, dapat dibagi atas :
- Surat kilat
- Surat kilat khusus
- Surat biasa
- Surat segera
- Surat tercatat

F. Bentuk surat :
- Bentuk resmi (official style)
- Bentuk balok (block style)
- Bentuk setengah balok (semi block style)
- Bentuk lekuk (indented style)

11
G. Susunan Surat
- Kepala surat
- Nomor surat
- Tanggal surat
- Lampiran
- Pokok atau hal atau perihal
- Alamat surat
- Salam pembukaan
- Tubuh surat yang terdiri dari pendahuluan, pokok pembicaraan,
dan penutupan.
- Salam penutupan
- Tanda tangan penulis, biasanya dilengkapi dengan jabatan, nama,
cap, dan identitas lain, seperti NIP
- Tebusan (jika ada)
- Inisial

Kepala surat (terbatas pada surat yang bersifat resmi) berisi

lambang departemen/jawatan/dinas, alamat, dan nomor telepon. Kepala
surat pada umumnya menggunakan huruf kapital semua, tidak perlu diberi
tanda titik (.) pada akhir baris. Kepala surat untuk jawatan/dinas/organisasi
tertentu biasanya telah dicetak, demikian pula nomor, lampiran, dan
pokok. Surat resmi mencantumkan identitas lengkap tentang nama
kantor/instansi/jawatan/dinas/organisasi/perusahaan. Identitas itu, ialah (a)
nama kantor/jawatan/dinas/organisasi/persahaan ybs, (b) alamat, (c) nomor
telepon, (d) nomor kotak pos, (e) alamat kawat. Surat keluar yang bersifat
resmi harus diberi nomor, nomor itu mengikuti kode tertentu, misalnya
angka romawi.

Pada tanggal surat tidak perlu dicantumkan nama kota sebab nama
kota sudah tercantum pada kepala surat. Tanggal, bulan, dan tahun harus
ditulis lengkap, misalnya 1 Agustus 1990. Dibelakang angka tahun tidak
perlu dicantumkan titik, sedangkan nama bulan jangan disingkat.

12
 Dibawah nama surat dicantumkan lampiran. Lampiran disesuaikan
dengan jumlah, misalnya 5 helai. Dibawah kata lampiran tercantum kata
pokok, atau hal atau perihal. Kata pokok, hal, atau perihal menjadi inti
surat. Itu sebabnya pokok, hal atau perihal harus sesuai dengan inti surat.
Pokok surat berisi kata yang padat, singkat yang merupakan inti isi surat.
Kata atau urutan kata yang dicantumkan pada pokok surat tidak perlu
dibubuhi tanda titik atau garis bawah. Kalau digambarkan sbb:

H. Bahasa Surat

Bahasa surat pada bagian ini dibagi atas dua bagian, yakni penerapan
EYD dan penggunaan kata dan kalimat yang benar. Seperti diketahui telah
dikeluarkan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang
disempurnakan, edisi kedua berdasarkan keputusan Menteri Pendidikan
dan Kebudayaan RI, Nomor 0543a/U/1987, tanggal 9 September 1987
yang dapat dibaca pada buku Tata Bahasa Baku Bahasa Indonesia

13
(Depdikbud,1988: 377-418) atau pada Kamus Besar Bahasa Indonesia
(Depdikbud,1988 1024-1040). Yang menarik untuk diperhatikan dalam
soal surat menyurat, yakni :

1. Pemotongan suku kata apabila baris kalimat sudah tiba pada

margin kanan. Huruf pada pinggir kanan sekurang-kurangnya dua
buah. Kalau tinggal sebuah sebaiknya ditulis pada baris berikutnya.
Angka tahun jangan dipisahkan kalau sudah beralih baris pada tepi
kanan.
2. Pemaikan huruf kapital, misalnya memulai kalimat baru harus
menggunakan huruf kapital. Nama orang, kata yang berhubungan
dengan geografi harus menggunakan huruf kapital.
3. Penulisan gelar dan penggunaan tanda baca pada gelar, misalnya
B.A bukan BA.
4. Penulisan kata, baik kata Indonesia maupun kata yang berasal dari
bahasa lain yang biasa disebut unsur serapan. Tulislah kata itu
secara tepat.
5. Penulisan kata ulang. Jangan gunakan dua, tetapi gunakan tanda
pisah (-), dan perlu diperhatikan bentuk yang diulang.
6. Penulisan kata depan yang harus berbeda dengan imbuhan di-,
misalnya di Bandung bukan di Bandung, kata dibuat, bukan di
buat.
7. Penulisan partikel pun, misalnya buku pun, bukan bukupun.
8. Penulisan per, misalnya harga buku itu Rp 500,00 per buah, bukan
Rp 500,00 perbuah
9. Penulisan angka pada rupiah, misalnya Rp 50.000,00 bukan Rp
50.000,-
10. Penulisan singkatan dan akronim. Singkatan, misalnya UUD 1945,
dan akronim, misalnya paskribaka (pasukan pengibar bendera
pusaka).
11. Penulisan lambang keilmuwan, misalnya cm, kg, 1.

14
 12. Penulisan tanda baca yang tepat.

Seperti yang dikatakan diatas, surat adalah perantara komunikasi

secara tertulis. Oleh karena itu, surat merupakan perwujudan bahasa secara
tertulis, maka apa yang kita tulis merupakan bukti kegiatan bahasa.
Apabila bahasa yang digunakan menyenangkan, maka orang yang
membacanya akan senang, dan demikian pula sebaliknya. Itu sebabnya,
bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang telah dipertimbangkan
secara matang dilihat dari barbagai segi. Bahasa surat sebaiknya (i) jelas,
(ii) terarah, (iii) singkat, (iv) komunikatif, (v) etis, (vi) taat kaidah bahasa,
(vii) dapat dipercaya, (viii) logis, dan (ix) bertanggung jawab.
Surat dikatakan jelas apabila pembaca tidak perlu menanyakan lagi isi
surat atau pembaca mengerti apa yang dikatakan di dalam surat. Surat
dikatakan terarah apabila apa yang diuraikan sesuai dengan pokok surat.
Bahasa surat yang komunikatif terlihat dari penerimaan pembaca yang
tidak jengkel, ia mengerti, dan segera mereaksi terhadap isi surat. Oleh
karena itu, bahasa surat harus komunikatif maka apa yang dikatakan harus
logis atau masuk akal dan dapat dipercaya. Bahasa surat harus
memperhatikan tata bahasa, baik yang berhubungan dengan struktur
maupun yang berhubungan dengan ejaan. Penggunaan bahasa yang taat
kaidah itu harus memenuhi kriteria etis. Etis berarti kita harus
memperhitungkan penerima surat, yakni manusia yang hakikatnya sama
dengan pengirim surat.

15
1. Beberapa Contoh Surat
Berikut ini akan diberikan beberapa contoh surat, baik surat pribadi,
surat dinas, maupun surat bisnis.
1. Surat Pribadi

16
2. Surat Dinas

17
 BAB III

PENUTUP

3.1 .Kesimpulan

Pada bagian ini merupakan kesimpulan dari apa yang telah kita bahas di
atas. Jadi, masih penting untuk kita gunakan sebab dari semua arti, fungsi, bentuk,
susunan dan surat masih dapat kita gunakan di jaman sekarang walaupun bisa
dibilang, di jaman sekarang sudah bukan lagi jaman surat-menyurat. Kita bisa
mempergunakan alat komunikasi yang ada agar tidak terlalu memakan waktu
banyak walaupun surat sudah bukan lagi barang yang penting di jaman sekarang.
Apa salahnya kita bisa membudayakan alat komunikasi yang ada pada jaman dulu
agar tidak punah pada masa sekarang.

18