MAKALAH

KELENGKAPAN SURAT
Disusun dalam rangka memenuhi salah satu tugas kelompok mata kuliah Bahasa
Indonesia Korespondensi
Dosen Pengampu : Nur Irwansyah, M.Pd.

Disusun oleh :
Kelompok 2
Tiara Zahira 202021500517
Azzahro Alviana Novrida 202021500516
Isnawati 202021500519

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA

INDONESIA FAKULTAS BAHASA DAN SENI
UNIVERSITAS INDRAPRASTA
PGRI JAKARTA
2022
 A. PENGGUNAAN KERTAS

Pulp adalah bahan berserat untuk membuat kertas. Pulp yang digunakan telah diproses
terlebih dahulu sebelum dijadikan sebagai alat pembuatan kertas, seperti dilakukan
pengeringan titik Beberapa bahan yang saling Menempel dan saling menjaga juga
tambahkan dalam proses pembuatan kertas serta serat alam yang digunakan adalah serat
yang mengandung selulosa dan hemiselulosa. Kertas HVS merupakan singkatan dari
Houtvrij Schrifpapier (Bahasa Belanda) yang memiliki arti kertas yang bebas serat.Pada
dasarnya manusia menggunakan kertas dalam kegiatan sehari-hari, yang membuat
konsumsi kertas menjadi besar.
Berkat kemajuan teknologi dewasa ini jenis kertas semakin banyak dan kualitasnya
pun makin baik titik kertas halus yang dahulu terbuat dari serat kayu, sekarang ini banyak
yang sudah dicampur terbuat dari dengan serat plastik sehingga mutunya makin tinggi
penggunaan kertas juga mengalami perubahan titik kertas tipis doorslag yang biasanya
digunakan untuk membuat duplikat surat biasanya, kini sudah sangat jarang dipakai.
Pemakaian kertas doorslag terbatas untuk copy surat tanda bukti, misalnya untuk faktur dan
tanda terima. Hal ini terutama disebabkan oleh makin populernya penggunaan mesin
fotocopy untuk membuat duplikat atau copy surat.

1.) Jenis Kertas

Menurut The Technical Association of the Pulp and Paper Industry (TAAPI) dalam
Technical Information Papeer (TIP) 0404-36 Paper Grade Classification membuat standar
yang berdasarkan pertimbangan kegunaan dari kertas dan jensi pulp. Ada 11 jenis kertas yang
digolongkan di dalamnya, yaitu:
1. Kraft Paper, jenis kertas ini harfiahnya adalah kertas kuat. Gramatur berkisar antara 50
gr/m2 dan 134 gr/m2. Pulp kertas yang dipakai bisa melalui proses pemutihan atau tidak.
Bila tidak diputihkan maka berwarna coklat.
2. Coated Woodfree, jenis kertas ini juga mengandung kurang 10% pulp mekanis, tetapi
mempunyai lapisan pigmen baik dua sisi atau satu sisi. Di USA kertas ini disebut kertas
coated dengan tingkat kecerahan berkisar dari 88% sampai dengan 96%. Gramatur pada
umumnya berkisar 70 g/m2 sampai 150 g/m2. Kegunaan paling umum adalah untuk
majalah, buku, majalah komersial dengan mutu yang tinggi dan mahal karena tingkat
kecerahan yang relatif tinggi dibanding kertas uncoated groundwood.
3. Bleached Paperboard, Pulp kertas yang dipakai adalah untuk membuat box, dan kertas
karton susu. Gramatur bervariasi mulai dari 200 gr/m2 sampai dengan 500 gr/m2.
4. Market Pulp, Pulp atau bubur kertas juga dikategorikan sebagai kertas yang dibagi
jenisnya berdasarkan jenis kayu, proses pembuatan, dan proses pemutihan. Bubur kertas
dijual dalam bentukan lembaran, bal, dan juga gulungan.
5. Tissue, bubur kertas yang dipakai untuk tisu adalah pulp kimia yang di bleach dengan
tambahan bisa 50 atau lebih pulp mekanis. Gramatur mempunyai rentang dari 13 gr/m2
sampai dengan 75 gr/m2.
6. Uncoated Groundwood, kertas yang tidak mempunyai lapisan pigmen dan diproduksi
menggunakan pulp mekanis, bubur kertas yang diproduksi tanpa proses kimiawi. Kurang
lebih 80% kertas jenis ini adalah kertas koran. Gramatur (berat kertas dalam gram per satu
meter persegi) adalah 24-75 g/m2, dengan kertas koran dari 38 g/m2 sampai 52 g/m2.
7. Coated Groundwood, kertas jenis ini paling tidak mempunyai 10% pulp mekanis
(umumnya 50-55% groundwood) dengan sisanya menggunakan pulp kimia. Umumnya
kertas ini berwarna kekuningan karena banyak pulp mekanis dan mempunyai gramatur dari
45 g/m2 sampai 130 g/m2.
8. Uncoated Woodfree, kertas jenis ini mempunyai kandungan pulp mekanis lebih rendah
dari 10% umumnya bisa 0% dan tidak mempunyai lapisan pigmen sama sekali.
9. MG Kraft Specialties, kertas jenis ini mempunyai permukaan dengan penampakan yang
licin dan seperti kaca, dimana kertas tersebut diproduksi diatas mesin yang mempunyai
silinder pengering atau pemanas yang diameternya sangat besar.
10. Recycled Paperboard, kertas yang menggunakan pulp dari kertas daur ulang 7
11. Unbleached Paperboard, kertas karton ini tidak diputihkan dengan bleaching dan
diproduksi dari pulp kimia dengan serat non-recycle. Berat gramatur umumnya 130 gr/m2
sampai dengan 450 g/m2.
Jenis kertas yang lazim digunakan dalam pembuatan surat adalah :
a. Kertas HVS ( hourtvrij Schrift) 60 sampai 80 gram yang dipakai untuk menulis surat
biasa baik untuk lembar asli maupun untuk kopi,
b. Kertas doorslag dipakai terutama untuk copy surat surat tanda bukti
c. Kertas segel untuk membuat surat perjanjian dan bermacam-macam akta, dan
d. Kertas stensil untuk membuat surat dalam jumlah banyak.
Jenis kertas lain yang juga makin banyak digunakan terutama oleh perusahaan
besar adalah union skin, yaitu sejenis kertas tipis namun kuat.

2.) Warna Kertas dan Tinta

Kertas untuk surat resmi Umumnya berwarna putih titik menggunakan warna lain
sebenarnya tidak salah sepanjang warna itu tidak mencolok. Penggunaan warna kertas
berkaitan erat dengan sifat surat dan lembaga yang mengeluarkannya. Surat pemerintah
dapat dipastikan berwarna putih, kecuali surat-surat khusus, misalnya undangan, piagam
kertas surat dalam lembaga swasta terutama perusahaan, di samping berwarna putih ada
juga yang berwarna merah muda kuning muda dan warna lembut yang lainnya. Hal
tersebut sengaja dilakukan untuk menarik perhatian penerima surat dan dapat memberikan
kesan berbeda, kreatif, dan semangat. Sebagai contoh perusahaan yang bergerak di bidang
periklanan event organizer, rumah produksi dan sebagainya.
Penggunaan warna atau tinta pita mesin ketik dan pita printer komputer, baik pada
instansi pemerintah maupun swasta umumnya sama yaitu hitam. Menggunakan tinta warna
lain kecuali merah boleh saja asalkan warnanya terang agar tulisan yang dihasilkan mudah
dibaca. Walaupun demikian surat resmi yang instansi pemerintah di syaratkan
menggunakan tinta berwarna hitam. Untuk surat yang ditulis tangan, orang lebih suka
memakai tinta hitam daripada tinta biru walaupun keduanya boleh dipakai.
3.) Ukuran Kertas
Sejauh ini ukuran kertas surat hanya dapat diseragamkan untuk kelompok-kelompok
surat biasa bukan untuk kelompok surat tanda bukti dan surat-surat khusus. Surat pengantar
barang surat tanda terima faktur dan surat penghargaan sampai saat ini belum ada
standardisasi nya. Untuk surat yang sama lembaga dapat saja membuat ukuran yang
berbeda dengan lembaga.
Tidak demikian halnya dengan surat biasa atau surat rutin sehari-hari yang dipakai di
kantor-kantor. Surat-surat biasa yang disebut surat berita itu selalu memakai ukuran yang
standar titik ukuran kertas yang digunakan akhirnya bergantung pada Panjang pendeknya
isi surat dan kebiasaan yang berlaku pada instansi pembuat surat. Adapun ukuran kertas
yang standar dan penggunaannya adalah sebagai berikut.
1. Untuk surat yang isinya panjang digunakan kertas folio (21 x 33 cm)
2. Untuk surat yang isinya Sedang atau pendek digunakan di kertas kuarto ( 21 x 28 cm
stay 29,7 cm = A4).
3. Untuk menulis memo dan nota digunakan kertas setengah folio atau setengah kuarto (21
x 16,5 cm atau 21 x 14 cm.)
Dalam pembuatan surat instansi pemerintah pada umumnya menggunakan kertas folio
sedangkan swasta terutama perusahaan kebanyakan menggunakan kertas kuarto. Walaupun
demikian ketentuan itu tidaklah bersifat mutlak.

B. AMPLOP DAN LIPATAN SURAT

Bentuk amplop Hanya dua macam yaitu amplop persegi empat (bujur sangkar) dan
amplop persegi panjang. Ukurannya besar kecil kedua macam amplop itu bervariasi. Hal
ini tentu dimaksudkan untuk disesuaikan dengan kertas surat yang akan dimasukkan ke
dalamnya. Besar kecil kertas dapat diartikan sebagai ukuran asli sebelum kertas melipat,
atau ukuran setelah kertas dilipat titik perlu diketahui, tidak semua kertas ukuran perlu
dilipat lagi. Namun tidak semua kertas harus dilipat, contohnya dokumen penting seperti
surat kontrak dan surat kesepakatan. Ada dua macam bentuk amplop yaitu persegi (bujur
Sangkar) dan persegi panjang. Surat-surat selembaran dan dokumen tertentu sering tidak
dilipat titik berdasarkan hal tersebut dapat disimpulkan bahwa pemakaian Apa perlu
disesuaikan dengan ukuran kertas, baik yang dilipat maupun tidak jenis amplop yang
terpenting adalah seperti yang tampak pada gambar di bawah ini.
Berikut adalah contoh jenis-jenis amplop ;
 Melipat kertas surat merupakan bagian seni berkorespondensi titik lipatan asal
jadi atau yang murni sering menyulitkan penerima surat. Contoh lipatan surat yang
digambarkan di bawah menunjukkan keindahan tersendiri titik pemilihan lipatan tertentu
perlu disesuaikan terlebih dahulu dengan ukuran kertas dan Amplop yang akan dipakai.
Berikut contoh lipatan surat tersebut ;

Adapun penjelasan dari macam-macam model atau jenis lipatan surat dan cara melipat
surat dari lipatan jenis baku, setengah baku, accordion, semi accordion, tunggal, ganda,
Perancis, Baron adalah sebagai berikut.
1. Lipatan baku (standar fold)
Lipatan kertas jenis baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan. cara
melipat jenis baku: kertas dibagi menjadi 3 bagian sama besar (bagian 1,2 dan 3) lalu
dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian dua.
2. Lipatan setengah Baku (semi standard fold)
Lipatan kertas surat jenis setengah baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku,
perbedaan terletak pada bagian lipatan atas aja.
Cara melipat jenis setengah baku: kertas dibagi 3 bagian 2 bagian sama besar dan 1 bagian
lebih kecil, kemudian kertas dilipat.
3. Lipatan akordion (Accordion fold)
 Lipatan surat jenis accordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku titik cara
melipat jenis accordion: kertas dibagi 3 sama besar (bagian 1 2 dan 3) kemudian bagian 1
dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.
4. Lipatan Semu Akordion ( Semi Accordion Fold)
Lipatan surat jenis semi accordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku titik
cara melipat jenis semi accordion: kertas dibagi tiga bagian ( bagian 1 dan 2 sama besar
dan bagian 3 lebih kecil ). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.
5. Lipatan Tunggal (Single Fold)
Lipatan kertas jenis tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling sederhana serta paling
mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi dua bagian yang sama
panjang kemudian dilipat : cara melipat jenis kertas tunggal detik2 kertas dibagi 2 bagian
sama besar lalu dilipat.
6. Lipatan Ganda ( Parallel Double Fold)
Lipatan kertas surat jenis ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena
hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal. Cara melipat jenis ganda:
kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1 ). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama
besar kemudian dilipat ( lipatan kedua ).
7. Lipatan perancis (French Fold)
Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan untuk surat surat niaga. tapi sekarang
banyak surat surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semula
merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangsawan Eropa
tersebut. Cara melipat kertas Perancis : kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat
( lipatan ke 1 ). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke
2.
8. Lipatan Baron (Baronial Fold)
Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat surat dinas atau surat yang
menggunakan amplop atau sampul yang panjang Karena panjang lipatan ini melebihi
sampul atau amplop ukuran pendek.

C. Teknik Pembuatan Surat

Untuk dapat membuat surat yang baik, penulis surat harus mengetahui syarat yang
harus dipenuhi oleh surat resmi seperti yang telah dirinci pada butir 1.3 titik dalam
persyaratan penulisan surat tampak jelas faktor bahasa sangat dominan. Memang harus
diakui penguasaan bahasa tulis tidak dapat ditawar lagi bagi setiap orang yang akan terjun
ke dalam bidang korespondensi.
Di samping masalah kebahasaan itu, masalah teknis lainnya, baik yang masih
berhubungan dengan bahasa maupun yang membahasa juga perlu dicermati oleh pembuat
surat. Masalah tersebut adalah persiapan penulisan, pengetikan, dan pengiriman surat.

1.) Persiapan penulis

Hal berikut adalah sesuatu yang perlu dipahami terlebih dahulu oleh setiap penulis surat
sebelum ia mulai menulis.
1) Kasalahnya apa yang akan disampaikan kepada penerima?
2) Bagaimana urutan penyusunannya?
3) Bagaimana posisi hubungan pengirim dengan penerima?
4) Siapa saja yang turut membaca atau mengetahui isi surat yang akan ditulis?

Pemahaman akan hal tersebut di atas bagi penulis akan sangat membantu proses produksi
surat yang baik dan mengena. Dalam penulisan surat, penulis perlu juga memperhatikan
keinginan atau selera pembaca. Analisis tentang pembaca surat akan mempengaruhi nada
dan gaya penulisan surat, termaksuk pemilihan bentuk. Pemakaian kalimat sederhana
sangat dianjurkan dalam penulisan surat, di samping tentu saja kejelasan isinya.

2.) Pengetikan
Dalam pengetikan surat terutama untuk pengetikan final, faktor kejelasan, kerapian
dan kebersihan haruslah mendapat perhatian penulis. Hindarilah kesalahan ketik karena hal
itu akan mengurangi nilai surat secara keseluruhan. Kesalahan ketik pada surat, selain
mengganggu kenyamanan membaca, juga mengindikasikan kecerobohan atau
kekurangcermatan penulisnya.
Ketentuan penting dalam pengetikan surat yang sering disalah tafsirkan adalah
keharusan untuk lurus kanan ketik maksudnya, akhir baris pada pias (margin) kanan
disyaratkan harus lurus. Hal ini sudah jelas keliru. Alasan agar surat tampak rapi
sebenarnya terlalu berlebihan sebab untuk menciptakannya pasti harus mengorbankan jarak
normal setiap kata. Dari segi kebahasaan hal itu tidak dapat dibenarkan.
Ketentuan tersebut di atas juga berlaku jika pengetik dengan komputer. Pada mesin
komputer pasti terdapat fasilitas pembebas bias kanan sehingga komputer tidak akan
mengatur jarak untuk menciptakan pinggir kanan yang lurus. Terdapatnya tempatnya
kosong di tengah baris-baris isi surat demi meluruskan pias kanan jujur memper buruk
penampilan surat titik jadi, kesimpulan masalah tersebut adalah pinggir kanan tidak wajib
lurus. Memang mengetik surat harus tetapi memperlihat memperhatikan faktor keindahan
titik akan tetapi, kurang dua atau tiga huruf pada akhir baris yang mengakibatkan panjang
baris tidak persis sama dengan baris di atasnya, hendaknya tidak usah dijadikan
permasalahan yang krusial. Jadi yang harus lurus adalah awal awal baris pada marjin kiri,
bukan akhir baris pada margin kanan.

3.) Pengiriman
Banyak hal yang terkait dengan pengiriman surat yang perlu diperhatikan adalah sebagai
berikut :
1. pastikan terlebih dahulu kebenaran penulisan alamat tujuan.
2. Kirimlah surat dengan memperhitungkan waktu tiba yang tepat
3. sesuaikan sifat pengiriman dengan derajat kepentingan isi surat.
4. perhatikan besaran nilai perangko jika menggunakan jasa positif.
5. Perhatikan keamanan isi surat dengan menggunakan perekat yang cukup serta jumlah
Amplop yang diperlukan (surat rahasia menggunakan lebih dari satu amplop).
 Penulisan nama atau jabatan yang dituju dengan benar serta alamat yang jelas masih
membantu petugas pos satu kurang Membawa surat. Pengiriman yang tepat waktu sudah
pasti membawa keuntungan. Keterlambatan pengiriman tidak jarang membawa kerugian
dan akibat lain yang fatal. Keamanan isi surat Sudah barang tentu harus diutamakan, lebih-
lebih untuk surat rahasia

D. RANGKUMAN MATERI

Salah satu fungsi surat adalah sebagai wakil pengiriminya baik atas nama pribadi maupun
atas nama lembaga titik Hal itu mengandung pengertian bahwa menulis surat sama dengan
menampilkan "wajah" pengirim di dalam surat yang akan dituliskan nya. Jika yang ditulis
surat pribadi gambaran pribadi lah yang akan muncul di dalam surat. Jika yang ditulis surat
lembaga gambaran lembaga lah yang akan tampil di dalam surat yang mewakilinya itu.
Masalah tersebut di atas sering kurang disadari oleh para responden dalam
berkorespondensi titik biasanya fokus perhatian penulis tertuju pada isi surat sehingga
unsur lain agak terlupakan. Sebagai "potret diri" pengirimannya, Surat hendaknya
berpenampilan menarik agar menimbulkan kesan yang baik bagi penerima. Selain isi surat
unsur lain yang juga perlu mendapat perhatian penulis surat adalah kertas tinta sampul dan
bahkan lipatan surat.

E. PETA KONSEP (MIND MAP)