PENGANTAR BISNIS STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI

PT GRASINDO ANUGRAH PRATAMA

Di buat oleh ;

Desi Suciani ( 43114110218 )

Fakultas Ekonomi Dan Bisnis

Universitas Mercu Buana

2014

Kata pengantar

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat dan karunia-Nya,
kami dapat menyelesaikan makalah yang membahas tentang ”STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN ”
ini terselesaikan tepat pada waktunya.

Makalah ini merupakan syarat untuk mengikuti Program Kompetensi Mahasiswa dan Mahasiswi dalam
mata kuliah PENGANTAR BISNIS.

Kami menyadari bahwa penulisan makalah ini masih jauh dari sempurna,oleh karena itu kritik dan saran
sangat kami harapkan dari berbagai pihak yang sifatnya membangun dan untuk perbaikan makalah yang
akan datang.

Semoga makalah ini memberikan manfaat khususnya bagi penulis dan pembaca pada umumnya.Amin

Jakarta, 21 Oktober 2014

 Penyusun

DAFTAR ISI

Kata pengantar

BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG.

BAB II

PEMBAHASAN

1..... PENGERTIAN STRUKTUR OTGANISASI

2..... ELEMEN STRUKTUR ORGANISASI.

3..... STRUKTUR ORGANISASI PT GRASINDO ANUGRAH PRATAMA

DESKRIPSI TUGAS

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN
BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG.

Bagi sebuah perusahaan adanya struktur organisasi sangat diperlukan. Terutama bagi mereka yang
percaya bahwa bagan organisasi diperlukan guna menjamin manajemen yang efektif, akan menjadi
bingung bila hal tersebut tidak ada. Individu tidak akan memahami pekerjaan mereka, apa yang harus
dilakukan, bagaimana pekerjaan mereka akan bisa memenugi pekerjaan subunit lain. Dengan tidak
adanya bagan organisasi untuk mengklarifikasikan hubungan, maka hal yang tidak logik dan kekaburan
akan terjadi. Kenyataannya, setiap proses dari pembuatan bagan organisasi merupakan tes yang baik
bagi keberadaan bagian tersebut, karena setiap hubungan yang tidak bisa dibuatkan bagannya
tampkanya akan menjadi kurang kuat dan karenanya membingungkan mereka yang bekerja di
dalamnya.

Mereka yang mendukung dengan kuat percaya bahwa manajemen akan memilih struktur organisasi
dengan spesifikasi tertulis atas persyaratan-persyaratan penting dari masing-masing tingkat manajemen,
departemen , komite dan pekerjaan atau kelompok pekerjaan yang sama. Materi ini memberikan
kepada kita individu dan kelompok informasi guna membantu memahami bagaimana usaha mereka
berkorelasi dengan usaha pihak lain. Dibeberapa contoh, perusahaan kecil yang dapat berjalan dengan
baik di tahap awal perkembangan mereka, mulai gagal bila pendirinya tidak bisa terus menerus
memanajemeni denan gaya pribadi mereka. Transisi dari keberhasilan perusahaan kecil menjadi
perusahaan besar ang berhasil, terganggu karena karyawan melakukan pekerjaan yang sesuai dengan
kepribadian dan keterampilan khusus mereka dibanding dengan pekerjaan yang diperlukan utnuk
kinerja organisasi. Bagan organisasi dan dokumen pendukung diperlukan dari saat awal keberadaan
perusahaan, tidak hanya bila telah menjadi besar bagi satu orang untuk memanajemeni.

Struktur organisasi dihasilkan dari keputusan manajerial mengenai empat atribut penting dari seluruh
organisasi: pembagian kerja, dasar departementasi, ukuran departemen, dan pendelegasian wewenang.
Keputusan yang dibuat manajer dipengaruhi oleh faktor desain pekerjaan dan desain organisasi seperti
perbedaan individu, kompetensi tugas, teknologi , ketidakpastian lingkungan strategi, dan karakteristik
manajer tertentu. Atribut struktur menentukan seberapa luas organisasi mencerminkan dimensi formal,
kompleksitas dan sentralisasi. Struktur organisasi berkontribusi pada efektivitas organisasi dan
hubungannya dalam menjustifikasi minat.

BAB II

PEMBAHASAN
1. PENGERTIAN STRUKTUR OTGANISASI

v Pengertian Struktur Organissasi

Struktur organisasi adalah sturktur yang terdiri dari hubungan antara pekerjaan dan kelompok pekerjaan
yang relatif tetap dan stabil dengan tujuan memengaruhi perilaku individu dan kelompok guna
mencapai prestasi yang efektif.

v Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur organisasi yaitu :

1. Bentuk Vertikal

Dalam bentuk ini, sistem organisasi pimpinan sampai organisasi atau pejabat yang lebih rendah
digariskan dari atas ke bawah secara vertikal.

2. Bentuk Mendatar / Horizontal

Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau
pejabat yang terendah disusun atau digariskan dari kiri kea rah kanan atau sebaliknya.

3. Bentuk Lingkaran

Dalam bentuk lingkaran, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinana sampai dengan satuan organisasi
atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke aarah bidang lingkaran.

4. Bentuk Setengah Lingkaran

Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau
pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran kea rah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya.

5. Bentuk Elliptical

Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau
pejabat yang terendah digambarkan dengan pusat Elips kearah bidang elips.

6. Bentuk Piramid terbalik

Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan organisasi atau pejabat
terendah digambarkan dalam susunan berbentuk pyramid terbalik.
2. ELEMEN STRUKTUR ORGANISASI.

Terdapat enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain
struktur, diantaranya adalah:

1) Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa
pekerjaan tersendiri.

2) Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mngelompokan pekerjaan secara bersama-sama.

Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.

3) Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke
eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.

4) Rantai kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efiseien dan
efektif.

5) Sentralisasi dan desentralisasi/ sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan
keputusan terkonsentrasi pada satu tutuk di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari
sentralisasi.

6) Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

3. STRUKTUR ORGANISASI PT GRASINDO ANUGRAH PRATAMA

Div. Interior

Cakra

Sofyan

Tatang

Aan

Sisca

Stock Logistic
 Kasmir

AR

Tri

HR & GA

Siswanto

Supervisor

Rusli

Imron F

Agus S

Pras

Dodo

Ahmad

Udin

Irfan H

Rahmat

Narto

Yasir

Yusuf

Yoyon

John

Trisno

Parjo

Eman

Puji

Director

Budi Priono
Sales&Mark.Mngr

Bakrie H

Mark.Admin

Desi S

Div.Civil

Ir. Agus Tarso

Div. HPL

Yuli

Fin-Acct.Resource

Dwi

Warehouse Production

GIbson

General Manager

Fran Siswanto

DESKRIPSI TUGAS

1) Direktur

Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

1. Menetapkan garis-garis kebijakan perusahaan, menetapkan tujuan perusahaan.

2. Menetapkan target dari penjualan per tahun.

3. Memiliki wewenang dalam menangani masalah keuangan, mencari dan mengatur penggunaan
dana perusahaan untuk kelancaran operasi perusahaan.

4. Memimpin rapat evaluasi bulanan dan mengawasi usaha operasi perusahaan.

5. Berhak meminta penjelasan atas apa yang dilakukan diluar kebijakan yang telah ditetapkan dari
setiap bagian yang ada dibawahnya.

2) General Manager

Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

1. Membantu tugas-tugas direktur utama.

2. Mewakili direktur utama apabila berhalangan.

3. Mengatur pengeluaran dana perusahaan harian.

4. Melaporkan laporan keuangan pada saat rapat evaluasi bulanan.

5. Melaporkan perbandingan penjualan di bulan yang sama pada tahun yang berbeda, pada bulan ini
dan bulan yang akan datang.

3) Manger Marketing

Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut ;

1. Manajer marketing bertanggung-jawab terhadap perolehan hasil penjualan dan penggunaan dana
promosi.

2. Manajer marketing sebagai koordinator manajer produk dan manajer penjualan.

3. Manajer pemasaran membina bagian pemasaran dan membimbing seluruh karyawan dibagian
pemasaran.

4. Manajer pemasaran membuat laporan pemasaran kepada direksi

4) Admin Marketing.

Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah ;

1. Menerima orderan/pesanan dari customer dengan menyesuaikan ketersediaan stock barang di

gudang.

2. Menginput dalam Purchase Order harian (hal ini untuk memudahkan berapa banyak barang yang
terjual dalam sehari).

3. Penginput-an Sales Order (SO) yang terdiri dari tujuan pengiriman, nama expedisi, nama barang,
jumlah barang, berat barang dan jumlah total uang yang harus dibayarkan kemudian penginputan
Delivery Order (DO) yang isinya hampir sama dengan SO namun tidak tercantum nilai rupiah di
dalamnya.

4. Penginputan Nota Penjualan yang berisi hampir sama dengan SO kemudian lanjut menginput Surat
Jalan (SJ) dengan isian yang sama dengan DO dan Nota penjualan dan SJ.

5) Divisi Civil
Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah ;

1. Membantu pelaksana kegiatan dalam mengendalikan proyek sejak awal kegiatan sampai
pelaksanaan kegiatan.

2. Membantu mengevaluasi pekerjaan-pekerjaan yang dilaksanakan sehingga sesuai dengan yang

direncanakan.

3. Memberikan saran-saran teknis kepada pelaksanaan kegiatan.

4. Mengambil keputusan yang berhubungan dengan proyek atas persetujuan pelaksana kegiatan.

5. Mengumpulkan, meneliti dan mengelola data yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek.

6) Divisi Interior.

Tugas dan tanggung jawab dalam devisi ini sebagai berikut ;

1. Memformulasikan perancangan awal, membuat konsep perancangan secara duadimensi dan tiga
dimensi dan membuat skets agar mampu menyatukan dengankebutuhan klien dengan berdasarkan
pada pengetahuan megenai prinsip-prinsip desaindan teori tentang kebiasaan manusia.

2. Memastikan bahwa perencanaan ruang dan konsep desainnya mempertimbangkanaspek

keselamatan, fungsional, keindahan serta memastikan bahwa seluruh elemenyang dirancang sesuai
dengan persyaratan kesehatan dan kesehatan umum termasuk didalamnya pengkodean, aksesibilitas,
lingkungan dan petunjuk keberlangsungan.

3. Memilih warna, bahan dan finishing agar sesuai dengan dengan konsep desain danyang sesuai
secara sosio-psikologis, fungsional, kemudahan perawatan, penampilan,lingkungan dan persyaratan
keamanan.

4. Memilih dan memilah furnitur berikut fixtur dan perlengkapannya, mengawasi proses
pengerjaannya agar sesuai dengan konsep desain termasuk pembuatan gambar kerja perabot dan
deskripsi detail produknya.

5. Meneliti dan menganalisis persyaratan dan tujuan klien, mengembangkan dokumendesain dan
menggambarkan diagram dan outline untuk keperluan tersebut.

7) Divisi Hpl.
Adapun tugas marketing dalam divisi ini sebagai berikut ;

a. Memfollow up order dari pelanggan.

b. Memproses order dari pelanggan.

c. Membuat surat perintah kerja.

8) Finance & Accounting Resource

Bagian keuangan bertugas untuk mengelola keuangan perusahaan, setiap hal terkait keuangan baik itu
dalam hal produksi atau pengeluaran serta pendapatan maka akan menjadi tanggung jawab bagian
keuangan. Tugas dan tanggung jawabnya :

a. membuat invoice

b. membuat bukti pembayaran pelanggan

c. mengelola dana yang dibutuhkan selama kegiatan produksi

Sedangkan, Bagian akuntansi bertugas untuk mencatat segala transaksi keluar masuk. Semua transaksi
akan dicatat dan dilaporkan kepada direktur utama. Tugas dan tanggung jawab :

a. membuat laporan akhir

b. membuat laporan laba rugi perusahaan

9) Account Receivable ( Adm Piutang )

1. Mencatat dan mengarsip seluruh transaksi penjualan dengan benar

2. Membuat file piutang penjualan dengan benar

3. Menyiapkan piutang dagang

4. Memeriksa laporan tanda terima tagihan

5. Mengelola piutang penjualan bermasalah

6. Membuat performance piutang salesman

7. Memeriksa limit kredit

8. Bertanggung jawab terhadap keberadaan faktur-faktur kredit

9. Bertanggung jawab menyiapkan laporan-laporan piutang mingguan dan bulanan

10. Mengingatkan salesman terhadap faktur-faktur yang sudah over due

11. Mengingatkan salesman membuat route sheet

12. Mengingatkan salesman untuk segera menyelesaikan faktur bermasalah.

10)Stock Logistik.

1. Bertanggung jawab atas kebijakan dan strategi logistik.

2. Bertanggung jawab atas permintaan penyediaan barang.

3. Mengecek level stock dab stock opname (selisih stock)

4. Mengatur pengirirman barang, baik waktu maupun biaya pegirimannya.

5. Menerima dan mengurus retur barang, kerusakan maupun kehilangan.

6. Membuat laporan pengiriman maupun laporan biaya pengiriman.

11)HRD (Human Resources of Development)

1. Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif
dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan

2. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap

jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.

3. Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang dianggap perlu.

4. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan

dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan sesuain dengan standard
perusahaan.

5. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi

karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.

12)General Affair Supervisor

Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:

1. Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan seluruh
peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau
fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.)
dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan.

2. Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan
sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen
perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui. Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas
dan sarana penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.
3. Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas/prasarana kantor
serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk tindak lanjut atas
penanganan nota pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.

4. Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan dan

pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.

5. Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh karyawan/unit
dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang
diberikan.

6. Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan
beban biaya kantor.

13)Wherehouse production dan supervisor

Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Warehouse production dan supervisor adalah:

1. Mengontrol pemasukan dan pengeluaran barang.

2. Mengontrol jadwal pengiriman barang.

3. Mengontrol aktivita operasional warehouse

4. Mengontrol stok barang.

5. Mengontrol kondisi lingkungan Warehouse dan sekitarnya.

6. Mengontrol keadaan aset warehouse.

7. Mengontrol pengeluaran kas warehouse

8. Menjaga hubungan baik dengan para staff di warehouse.

9. Ikut serta dalam proses rekrutmen staff di warehouse.

10. Menilai performa seluruh warehouse Staff

11. Menyetujui atau menolak pemasukan dan pengeluaran barang.

12. Menyetujui atau menolak kunjungan visitor.

13. Memverifikasi hasil perbaikan barang cacat

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN
Struktur organisasi adalah sturktur yang tersiri dari hubungan antara pekerjaan dan kelompok pekerjaan
yang relatif tetap dan stabil dengan tujuan memengaruhi perilaku individu dan kelompok guna
mencapai prestasi yang efektif.

Adapun elemen – elemen dalam struktur yang perlu jadi bahan acuan dalam membentuk struktur
organisasi dalam perusahaan.

Pada umumnya manajer memiliki tanggung jawab yang sama, yaitu melakukan perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, serta penyusunan staf namun dari sisi tingkat atau level
manajemen dapat dibagi menjadi tiga macam yaitu low management, middle management, dan top
management.