BAB III

PROSEDUR KEARSIPAN

Prosedur kearsipan adalah suatu pekerjaan atau kegiatan yang mempunyai urutan
langkah-langkah untuk menyelesaikan pekerjaan bersangkutan (arsip) sejak permulaan
sampai selesai.
Pada dasarnya prosedur kearsipan dapat dibagi menjadi dua yaitu :
1. Prosedur permulaan
2. Prosedur penyimpanan
Prosedur permulaan ada dua bagian kegiatan yang dilakukan yaitu :
a. Prosedur permulaan surat masuk
1. Administrasi pencatatan
2. Pendistribusian
3. Pengolahan
b. Prosedur permulaan surat keluar
1. Administrasi pembuatan surat
2. Pencatatan dan
3. Pengiriman
Prosedur penyimpanan surat masuk maupun surat keluar (arsip atau pertinggal)
adalah melali pelaksanaan yang sama seperti :
1. Pemeriksaan
2. Mengindeks
3. Mengkode
4. Menyortir
5. Meletakkan
Selanjutnya masalah pencatatan dan pengendalian surat saat ini, di Indonesia
diketahui ada tiga cara pencatatan dan pengendalian surat :
Buku agenda, sering digunakan pada perusahaan yang masih berskala kecil dan biasanya
pada instansi swasta.
Kartu kendali, cara ini sudah banyak dipergunakan oleh kantor-kantor departemen
pemerintah dan bank

14
Takah (Tata Naskah), di samping cara di tas taka pun banyak dipergunakan seperti pada
lingkungan HANKAM, jajaran ABRI, Departemen Perhubungan.

15
Sekalipun ada tiga cara dalam pencatatan dan pengendalian surat, namun dalam sebuah
kantor kenyataannya hanya satu cara yang dijalankan yang dianggap paling memenuhi
persyaratan untuk aktivitas kantor tersebut.
A. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian
Untuk mengawasi surat masuk dan surat keluar sebuah kantor sedah jelas akan
mempergunakan prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat-suratnya.
Prosedur pencatatan dan pendistribusian surat ada 3 (tiga) yang umumnya
dipergunakan.
1. Prosedur Buku Agenda
a. Buku Agenda
Dalam buku agenda terdapat kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang
dicatat. Di samping sebagai tempat mencatat surat keluar dan masuk buku
agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di
file. Sekalipun dalam buku agenda kita tidak temukan nomor file. Buku
agenda juga sering dipergunakan sebagai referensi pertama dalam pencarian
surat terutama petunjuk tanggal surat itu diterima atau nomor berapa surat
tersebut dan lain sebagainya. Apabila file penyimpanan surat masih
menggunakan filing kronologis maka disini prosedur buku agenda erat
hubungannya dalam pencarian surat yang disimpan dalam buku agenda.
Dengan cara ini ada terdapat kekurangan yaitu dalam penemuan surat akan
memaka waktu relatif lama dan sulit menemukan hubungan surat-surat
tersebut satu sama lain karena dalam sistem kronologis ini letaknya akan
terpisah-pisah sesuai dengan saat kapan surat itu diterima.
Dewasa ini masih banyak instansi swasta maupun pemerintah, organisasi dan
badan-badan lain yang keliru memilih sistem pencatatan, banyak masih
memilih sistem kronologis. Memang ada yang tepat mempergunakan susunan
kronologis tetapi ada yang kurang tepat bila mempergunakan sistem
kronologis.
Sistem kronologis akan tepat dipergunakan pada buku catatan harian seperti
buku tamu di Receptionist, buku penjagaan di gardu-gardu penjagaan, Log
Book di kapal, buku induk Tabanas dll. Dan sistem kronologis akan tidak

16
 tepat bila dipergunakan pada : pencatatan urutan-urutan surat masuk dan surat
keluar terutama dalam penemuan surat kembali.
Apabila buku agenda dalam pemakaiannya terbatas sebagai alat kontrol, maka
sistem penyimpanan harus mempergunakan sistem penyimpanan yang standar
seperti : abjad, nomor, geografis atau subjek dan jangan mempergunakan
sistem kronologis karena susunan buku agendanya sendiri sudah kronologis.
Agak lebih maksimal fungsi dari buku agenda ini sebagai tempat mencatat
surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan menggunakan formulir atau
kartu. Memang untuk memilih lembaran-lembaran lepas seperti formulir atau
kartu ini akan lebih mudah dibandingkan dengan membuka halaman demi
halaman yang terjilid dalam buku, untuk itu saat ini buku agenda banyak
digantikan dengan prosedur kartu kendali.

Contoh Buku Agenda

Buku Agenda Surat Masuk

Nomor Tanggal
Dari Kepada H a l Lamp. Ket.
Urut Surat Diterima Surat

Buku Agenda Surat Keluar

Tanggal Surat Tujuan

No. Perihal Ket.
Kirim Surat Nomor Asal Surat

17
 b. Buku Ekspedisi
Setiap unit kerja akan mempunyai buku ekspedisi di mana dalam buku ini
terdapat kolom-kolom nomor urut, tujuan surat, isi surat dan paraf dan cap
instansi penerima. Bila kita bandingkan dengan buku agenda, buku ekspedisi
ini yang dicatat di dalamnya lebih sedikit.
Buku ekspedisi berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman atau
pendistribusian surat atau barang.

Contoh Buku Ekspedisi

Buku Ekspedisi Intern

Nomor Disampaikan Tgl & No. Paraf

Kepada Lampiran
Urut Tanggal Surat Penerima

Buku Ekspedisi Ekstern

Tanggal Dikirim Kepada Nomor Surat Tanda Tangan

18
 Slip Pengedaran

SLIP PENGEDARAN
Dari : …………………. Tanggal : ……………………

Kepada : Paraf :
1. Kep. Bag. Produksi …………………………………….
2. Kep. Bag. Pemasaran …………………………………….
3. Kep. Bag. Keuangan …………………………………….
4. Kep. Bag. Personalia …………………………………….
5. Kep. Bag. Administrasi …………………………………….
6. …………………… …………………………………….
7. ……………………… …………………………………….
8. …………………… ……………………………………
Harap dikembalikan File :
Kepada : ………………… ……………………………………

2. Prosedur Kartu Kendali

Kartu kendali adalah suatu prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga
surat dapat dikontrol sejak masuk sampai disimpan. Bentuk kartu kendali berupa
selembar kertas berukuran 10 cm x 15 cm berisikan data-data suatu surat seperti :

Contoh Kartu Kendali

Kartu Kendali

KARTU KENDALI
Tgl.:
Indeks : Kode :
No. : M/K
Isi Ringkas :

Lampiran :
Dari : Kepada :
Tanggal : No. Surat :
Pengolah : Paraf :

19
 Dalam pencatatan dan pendistribusian dengan kartu kendali ini surat masuk
digolongkan menjadi surat penting, surat biasa dan surat rahasia. Surat penting
dicatat dan dikendalikan dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar
pengantar surat biasa dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia.
Sistem penyimpanan pada prosedur Kartu kendali, seyogyanya dipilih
berdasarkan kebutuhan masing-masing unit kerja. Dalam hal penyimpanan
prosedur kartu kendali sama saja dengan prosedur buku agenda. Dan dalam
prosedur kartu kendali sistem kronologis perlu dihindarkan juga.
Pada umumnya sistem penyimpanan yang dipilih pada prosedur kartu kendali
adalah sistem subyek, apalagi untuk organisasi yang besar seperti instansi
pemerintah yang terdapat berbagai unit kerja dan kegiatan.
Pada dasarnya penggunaan kartu kendali sama dengan buku agenda dan buku
ekspedisi yaitu mencatat, mengawasi, mengatur, mengendalikan, mengedarkan,
dan mendistribusikan surat.
3. Prosedur Tata Naskah
Disamping pencatatan dan pengendalian surat dengan prosedur agenda dan kartu
kendali kita juga mengenal prosedur tata naskah yang disingkat dengan Takah.
Takah adalah suatu kegiatan administrasi di dalamnya memelihara dan menyusun
data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan
pokok secara kronologis dalam suatu berkas atau secara praktis takah dapat
dikatakan suatu map jepit yang berisikan surat untuk diedarkan kepada yang
berwenang tehadap pengolahan surat bersangkutan.
Dalam prosedur Takah surat masuk dan keluar tetap mempergunakan buku
agenda yang di dalam prosedur takah disebut buku pencatatan keluar dan buku
pencatatan masuk. Penyimpanan yang umum dipakai dalam prosedur takah adalah
sistem subyek walau tidak tertutup kemungkinan sistem lain. Bila
memepergunakan sistem subyek diperlukan buku klasifikasi subyek. Buku ini
dapat dibuat sendiri atau mengikuti sistem yang telah ada seperti :
DDC = Dewey Decimal Classification
UDC = Universal Decimal Classification
LCC = Library of Congress Classification

20
 4. Disposisi
Penanganan surat masuk baik mempergunakan prosedur buku agenda, kartu
kendali maupun takah tetaplah memerlukan lembar disposisi. Lembar disposisi ini
dipergunakan oleh pimpinan guna meneruskan surat kepada bawahan untuk
menindaklanjuti isi surat, dalam lembar disposisi berisi instruksi dan informasi.
Lembar disposisi biasanya telah disiapkan oleh tata usaha. Dalam sebuah surat
dilengkapi dengan 2 lembar, lembaran disposisi ini dibagi setelah ditandatangani
oleh bawahan yang bertugas menangani surat, lembar pertama menyertai surat
dan lembar kedua diserahkan ke sekretaris pimpinan dan selanjutnya disimpan
secara kronologis. Lewat lembar ke dua ini pimpinan dapat mengontrol tindak
lanjut dari apa yang didisposisikan.

Contoh Lembar Disposisi

Lembar Disposisi

LEMBAR DISPOSISI P/B/R

Surat diterima di TU Tgl.: Kepada :

Asal Surat :

Tgl. Surat : No. : Lampiran :

Perihal :
Diteruskan Kepada :
Isi Disposisi

Catatan : P = Penting B = Biasa R = Rahasia

B. Prosedur Penyimpanan

21
Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan
sehubungan dengan akan ditempatkannya suatu warkat.
Dalam prosedur penyimpanan, diketahui ada dua macam penyimpanan yaitu :
1. Penyimpanan sementara
2. Penyimpanan tetap
Ad 1. Penyimpanan sementara (file pending)
File pending atau file tindak lanjut adalah file yang digunaka untuk
menyimpan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses.
File ini berisikan map-map yang diberi label tanggal yang lama
berlakunya untuk 3 bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tangal, yang
meliputi 31 map bulan berjalan, 31 map bulan berikutnya dan 31 map
bulan berikutnya lagi.
Pengertian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan
yang jumlahnya 12. warkat yang dipending dapat disimpan di bawah
tanggal dan bulan yang dikehendaki dan setelah selesai dipending baru
disimpan pada file penyimpanan.
Ad 2. Penyimpanan tetap
Penyimpanan tetap atau disebut juga dengan permanent filing adalah
unguk menanggulangi di mana sering dokumen atau warkat yang hilang
pada prosedur permulaan, untuk itu diperlukan penyimpanan, sedangkan
apabila sudah sampai pada penyimpanan kecepatan penemuan dokumen
yang disimpan memegang peranan dan kecepatan ini dipengaruhi oleh :
 System yang digunakan
 Peralatan
 Petugas filing
Bila kita rinci langkah-langkah atau prosedur-prosedur penyimpanan
itu adalah sebagai berikut :
1. Pemeriksaan
2. Mengindeks
3. Memberi tanda
4. Menyortir

22
5. Menyimpan

ad1. Pemeriksaan
Pada langkah ini adalah langkah penyimpanan warkat dengan cara
memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa
warkat tersebut memang sudah siap untuk disimpan. Apabila
terdapat warkat belum ditandai untuk siap disimpa surat tersebut
perlu diminta kejelasannya. Tanda siap disimpan pada surat dapat
juga disebut “release mark”.
ad2. Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau
subyek apa, atau pada kata tangkap lainnya surat akan disimpan.
Apabila ada warkat atau dokumen yang dapat dibuatkan beberapa
kata tangkap dapat dibuatkan kartu tunjuk silang tetapi hal ini dibuat
bila “sangat perlu sekali” sebab kartu tunjuk silang berarti
menambah pekerjaan.
ad3. Memberi Tanda
Pada langkah ini biasanya disebut dengan “pengkodean” yaitu
memberikan tanda garis atau lingkaran dengan warna yang kontras
pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada waktu mengindeks,
tanda tersebut juga menunjukkan nomor unit masing-masing kata
tangkap. Untuk kata tangkap petunjuk silang juga diberikan garis
bawah dan tanda (X). Apabila kita ingin menambahkan kata tangkap
dapat dibuat dengan tulis tangan dengan warna yang kontras.
Dengan adanya tanda ini akan memudahkan dalam penyortiran surat
disimpan. Dan apabila arsip dipinjam dengan mudah dapat dicari dan
dikembalikan pada tempatnya.
ad4. Menyortir
Langkah menyortir adalah suatu kegiatan mengelompokkan warkat-
warkat untuk persiapan ke langkah-langkah terakhir yaitu
penyimpanan.

23
 Langkah menyortir ini dilakukan khusus untuk jumlah surat yang
banyak, untuk mengefektifkan kerja agar tidak bolak balik pada laci.
Dalam penyortiran bila kembali melihat sistem penyimpanannya,
sistem abjad disortir dikelompokkan menurut abjad. Sistem numerik
dikelompokkan menurut angka, sistem geografis dikelompokkan
menurut nama tempat dan sistem subyek dikelompokkan menurut
permasalahannya.
ad5. Penyimpanan
Langkah terakhir adalah penyimpanan yaitu menempatkan dokumen
sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang
dipergunakan. Dalam penyimpanan ini ada 4 sistem standar yang
dipilih salah satu sebagai sistem penyimpanan, yaitu sistem abjad,
geografis, subyek dan numerik.
Peralatan dan perlengkapan sangatlah mendukung bila kita ingin
meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam penyimpanan.

24