ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN

TINGKAT LANJUTAN

MODUL
Tata Cara
Penyusunan Laporan
Slamet Yuswanto

2019
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR …………………………………………………………………. iii

DAFTAR ISI ……………………………………….………………….......................... v
BAB I PENDAHULUAN …………………………………………………………. 1
A. Latar Belakang ……………………………………………………....... 1
B. Deskripsi Singkat ................................................................................... 2
C. Hasil Belajar ...................................…………………………................ 2
D. Indikator Hasil Belajar ........................................................................... 2
E. Materi Pokok .......................................................................................... 3
F. Manfaat Hasil Belajar ............................................................................ 3
G. Petunjuk Belajar ………………………………………………………. 3
BAB II KONSEP DAN TUJUAN PEMBUATAN LAPORAN ….……................... 4
A. Pengertian dan Syarat Laporan ............................................................... 4
B. Hambatan Pembuatan Laporan......…………........................………….. 8
C. Tujuan dan Fungsi Pembuatan Laporan ………………………………. 8
D. Rangkuman ……………………………………………………………. 9
E. Latihan ………………………………………………………………… 10
BAB III JENIS DAN BENTUK LAPORAN ……………………………………….. 11
A. Jenis Laporan ………………………………………………………….. 11
B. Bentuk Laporan ……………………………………………………...... 14
C. Rangkuman ……………………………………………………………. 46
D. Latihan ………………………………………………………………… 46
BAB IV MEKANISME PENYUSUNAN LAPORAN............................................... 47
A. Tata Cara Penyusunan Laporan……………………............................... 47
B. Penggunaan Bahasa dalam Penyusunan Laporan……………................ 58
C. Rangkuman ……………………………………………………………. 58
D. Latihan ………………………………………………………………… 59
BAB V P E N U T U P .............................................................................................. 60
A. Kesimpulan ............................................................................................ 60
B. Tindak Lanjut ........................................................................................ 61
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................. 62
 BAB I
PENDAHULUAN

Pada bab ini akan dibahas latar belakang, deskripsi singkat, hasil belajar, indikator hasil
belajar, materi pokok, dan manfaat hasil belajar, serta petunjuk belajar. Silahkan simak
penjelasan di bawah ini.

A. Latar Belakang
Setiap pegawai terutama yang ditempatkan di bagian administrasi mempunyai
tugas rutin untuk membuat laporan yang disampaikan kepada pimpinannya sehingga
dapat membantu pekerjaan pimpinan dalam mengambil keputusan. Hal ini merupakan
bentuk hubungan pertanggungjawaban (responsibility) antara bawahan kepada atasan
sekaligus sebagai hubungan kewenangan (authority) antara pimpinan kepada stafnya.
Karenanya, laporan sebagai sumber data dan informasi bagi pimpinan sekaligus
merupakan bentuk komunikasi antara pimpinan dan bawahan.

Dengan demikian, laporan juga dapat dikatakan sebagai bentuk pengawasan.

Semakin banyak data yang disajikan dalam laporan akan memberikaan kontribusi yang
cukup besar bagi pimpinan untuk mengambil keputusan. Laporan tersebut dapat
dilakukan secara lisan maupun tertulis. Namun dalam administrasi perkantoran, laporan
disusun secara tertulis baik melalui media cetak maupun menggunakan sarana internet.
Laporan tertulis merupakan dokumen yang mengandung informasi tentang
permasalahan yang dihadapi, fakta yang terjadi dan tindakan yang akan dilakukan.
Karenanya dapat dikatakan sebagai produk akhir dari suatu kegiatan.

Komunikasi tertulis lainnya menurut Odgers yang dikutip oleh Badri (2007: 177)
yaitu surat, memo, proposal dan itenerary. Surat merupakan bentuk paling lazim
digunakan untuk berkomunikasi dalam organisasi. Memo merupakan komunikasi
tertulis yang informal dan melibatkan anggota internal organisasi. Proposal merupakan
dokumen yang menyediakan metode untuk mengusulkan rencana baru atau
menyelesaikan masalah yang ada. Sedangkan itinerary merupakan dokumen yang
mencatat rencana perjalanan.

Menulis laporan terkadang menjadi permasalahan tersendiri bagi pegawai

terutama terkait dengan kendala penulisan sehingga tidak segera dapat terselesaikan.

P a g e 3 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

Menyusun laporan sebagaimana dimaklumi, berkaitan dengan keterampilan menulis
dan wawasan berbahasa. Oleh sebab itu sebagai suatu skill, perlu dibiasakan dan dilatih
sehingga semakin sering berlatih akan semakin baik kemampuan menyusun laporan.

Beberapa kaidah yang perlu diperhatikan dalam menyusun laporan yaitu bahwa
laporan ditulis obyektif (sesuai dengan data dan fakta), sistematis (penyajian alur
pikiran mudah dimengerti, berurutan dan saling berhubungan), menarik (penyajian
dengan baik dan benar), lugas (menggunakan bahasa resmi dengan kalimat efektif) serta
argumentatif (berdasar alasan-alasan yang jelas). Di samping itu, diperlukan format
laporan agar menarik dan mudah dipahami pembaca.

Beberapa pihak yang terlibat dalam laporan yaitu penerima laporan dan pemberi
laporan. Penerima laporan yaitu atasan atau pimpinan dari pemberi laporan (staf atau
bawahan). Pembuatan laporan dimaksudkan untuk mengetahui suatu peristiwa, prosedur
dan tindakan, mengetahui perkembangan dan kemajuan suatu pekerjaan, mengatasi
suatu masalah sekaligus sebagai alat kontrol untuk mengetahui perkembangan dan
kemajuan atas pemecahan masalah. Laporan dapat ditulis secara lengkap atau berkaitan
dengan hal yang pokok atau ringkas terkait dengan bidang tugas. Namun juga bisa
dilengkapi dengan berbagai sumber untuk menjelaskan permasalahan yang ditulis.
Dalam manajemen, laporan (reporting) juga merupakan salah satu fungsi manajemen
selain POAC (Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling).

B. Deskripsi Singkat

Mata pelathan ini membekali peserta dengan kemampuan menyebutkan

pengertian dan tujuan penyusunan laporan, jenis dan bentuk laporan serta tata cara
menyusun laporan.

C. Hasil Belajar

Setelah mempelajari modul Tata Cara Penyusunan Laporan, peserta pelatihan

diharapkan mampu menyebutkan mekanisme pelaporan kegiatan.

D. Indikator Hasil Belajar

Indikator hasil belajar yang diperoleh oleh peserta yaitu:
1) menyebutkan pengertian dan tujuan pembuatan laporan;
2) mengidentifikasi jenis dan bentuk laporan;
3) menyebutkan tata cara penyusunan laporan.
E. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok
1. Konsep dan Tujuan Pembuatan Laporan
a. Pengertian & Syarat Laporan
b. Hambatan Penyusunan Laporan
c. Tujuan dan Fungsi Pembuatan Laporan
2. Jenis dan Bentuk Laporan
a. Jenis Laporan
b. Bentuk Laporan
3. Mekanisme Penyusunan Laporan
a. Tata Cara Penyusunan Laporan
b. Penggunaan Bahasa dalam Laporan

F. Manfaat Hasil Belajar

Berbekal hasil belajar modul Tata Cara Penyusunan Laporan, peserta diharapkan
mampu memahami penyusunan laporan yang baik dan benar.

G. Petunjuk Belajar
Peserta pelatihan perlu mengikuti beberapa petunjuk belajar untuk dapat
mempelajar mata pelatihan Tata Cara Penyusunan Laporan pada pelatihan Administrasi
Perkantoran Modern sebagai berikut:
1. Peserta harus membaca dengan cermat tujuan pembelajaran dan indikator hasil
belajar yang tertulis pada setiap bab mata pelatihan ini sebelum mengikuti
pembelajaran;
2. Pelajari referensi yang relevan untuk memperluas wawasan dan memperdalam
pemahaman dan catat kata kunci yang dianggap penting, atau kosa kata yang kurang
dipahami, kemudian cari penjelasannya dari kamus ataupun eksiklopedia;
3. Kerjakan dengan tuntas seluruh latihan dan tugas yang terdapat dalam setiap bab.

P a g e 5 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

 BAB II
KONSEP DAN TUJUAN PEMBUATAN LAPORAN

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu

menyebutkan konsep dan tujuan pembuatan laporan

Pada bab dua ini akan didiskusikan berbagai hal terkait dengan pengertian, syarat
laporan, dan hambatan penyusunan laporan, serta fungsi dan tujuan pembuatan laporan.
Selanjutnya dapat dijelaskan sebagai berikut.

A. Pengertian dan Syarat Laporan

Seringkali kita mendengar kata laporan, bahkan kita telah membuat atau diminta
untuk membuat. Namun apa sesungguhnya laporan itu? Kata laporan berasal dari
terjemahan report (bahasa Inggris) yang berasal dari bahasa latin re (berarti sarat,
mundur) dan portare (berarti membawa, menyampaikan). Dengan demikian pengertian
report adalah menyampaikan informasi yang sebelumnya telah diperoleh secara
lengkap. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mengartikan laporan sebagai berita
atau segala sesuatu yang dilaporkan.
Berbagai definisi mengenai laporan disampaikan oleh pakar di bidang
administrasi perkantoran. Slamet Soeseno (1980), mendefinisikan laporan adalah cara
penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung
jawab yang dibebankan kepadanya. Sedangkan menurut E. Zaenal Arifin dalam
bukunya Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis, laporan adalah bentuk penyajian
fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya, fakta yang disajikan itu
berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor. (Sutrisno dan
Brisma Renaldi, 2006).
Himstreet menyatakan bahwa laporan adalah pesan yang disampaikan secara
sistematis dan obyektif yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian
organisasi kepada bagian lain atau lembaga lain untuk membantu pengambilan
keputusan atau memecahkan persoalan. (Arie Andrasyah Isa dkk, 2014). Berdasarkan
pengertian laporan sebagaimana disebutkan di atas, dapat dijelaskan bahwa:
1). Laporan merupakan penyampaian pesan berupa informasi untuk pengambilan
keputusan. Oleh sebab itu, informasi harus akurat, lengkap dan obyektif.
2). Laporan dibuat secara sistematis, penyampaiannya dibuat dengan sistematis tertentu
dan dibuat secara logis.
3). Laporan mementingkan obyektivitas guna memecahkan permasalahan yang
dihadapi.
4). Laporan diberikan untuk pihak tertentu dan tidak diberikan untuk orag yang tidak
berwenang.
Laporan harus mudah dibaca dan dimengerti oleh orang yang menerima laporan.
Untuk itu perlu diperhatikan beberapa syarat bahwa laporan harus:

1). Obyektif dan mengandung kebenaran

Laporan harus dapat menjawab permasalahan yang dipersoalkan, sehingga
informasi yang disampaaikan harus benar dan terlepas dari subyektivitas si pembuat.
Kebenaran dan obyektivitas sangat diperlukan agar pengambilan keputusan si penerima
laporan tidak keliru atau salah. Ketelitian dan kecermatan pembuat laporan dalam
memilih referensi atau bahan penyusunan laporan sangat diperlukan sehingga tidak
mengaburkan permasalahan yang akan dilaporkan. Hal yang tidak kalah penting bagi
pembuat laporan yaitu memposisikan diri sebagai penerima laporan, oleh sebab itu
pemilihan kata dan kalimat harus yang mudah dipahami dan tidak menimbulkan
penafsiran yang beragam.

2). Lengkap
Laporan lengkap tentu membutuhkan tidak hanya uraikan kalimat tanpa data dan
fakta. Oleh sebab itu diperlukan pasokan data yang upto date. Data bisa berupa data
kualitatif yaitu data yang tidak berbentuk angka seperti kualitas kinerja, kepuasan
pelanggan dan bisa berupa data kuantitatif seperti statistik, grafik.
Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam
mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan, di samping
dalam mengemukakannya komprehensif. Penyajian dalam bentuk uraian yang
komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengkap Kalau ditunjang oleh
dukungan data misalnya data statistik, grafik, skema dan sebagainya. Laporan yang
lengkap harus:
a. mencakup segala segi masalah yang dikemukakan;
b. uraiannya tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah-masalah atau
pertanyaan-pertanyaan baru;
c. disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema dan sebagainya. Laporan
harus Iengkap dan objektif, artinya laporan tidak dibuat-buat, tidak dikarang
semaunya, dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. Laporan yang benar dan
objektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggung jawabkan.

P a g e 7 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

3). Tegas dan konsisten
Laporan sebaiknya dibuat dengan jelas, tegas dan konsisten antar bagian atau bab
sehingga tidak menimbulkan kerancuan dan perbedaan materi pembahasan. Informasi
yang disampaikan juga sebaiknya konsisten dan tidak berubah dalam menjawab
persoalan.
Laporkan harus tegas, artinya si pelapor harus konsekuen atas keterangan yang
dikemukakannya dalam keadaan dan situasi apapun. Konsisten tidak hanya berlaku bagi
data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan, tetapi juga berlaku atas
penggunaan bentuk kalimat. Misalnya, sekali kalimat pasif digunakan, maka dalam
uraian Selanjutnya bentuk ini yang digunakan terus.

4). Langsung pada sasaran

Untuk mempermudah penerima laporan atau pimpinan dalam membaca, laporan
dibuat secara singkat dan padat. Pemilihan kata yang lugas dan kalimat yang efektif
perlu digunakan oleh pembuat laporan sehingga tepat sasaran untuk menjawab
permasalahan atau obyek laporan. Hindari kesan agar laporan menjadi tebal atau banyak
halaman.
Laporan yang diterima atasan uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan
katakata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal. Laporan
harus diusahakan singkat, tepat, padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya.

5). Tepat penerimanya

Sebagaimana dijelaskan di atas bahwa laporan juga merupakan salah satu alat
komunikasi antara pimpinan dengan bawahannya. Oleh sebab itu, laporan harus
diberikan oleh orang yang memintanya atau yang berwenang. Laporan dapat digunakan
untuk penilaian kinerja bawahan sekaligus sebagai koreksi dan respon dari atasan.
Secara umum, laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis
dan lisan. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi, laporan
memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan
fungsi setiap satuan organisasi. (Soetrisno dan Renaldi, Brisma : 121)

6). Tepat waktu

Laporan akan lebih baik jika diserahkan kepada pimpinan atau yang berwenang
secepatnya atau sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Ketepatan waktu
penyerahan laporan akan membantu pimpinan mempercepat pengambilan keputusan.
Ketepatan waktu penyampaian laporan harus benar-benar diperhatikan. Laporan harus
diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan kepada atasan. Tidak tepatnya
waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut
yang harus diambil akan mengalami keterlambatan. Hal ini memberikan akibat negatif
terhadap organisasi, karena suatu persoalan menjadi terkatung-katung penyelesaiannya.

Di samping persyaratan tersebut di atas, The Liang Gie (2000) menyatakan bahwa
terdapat beberapa syarat kualitas yang harus dipenuhi sebuah laporan manajerial yaitu:
1). Kecermatan (accuracy)
Laporan manajerial merupakan salah satu bahan yang akan digunakan oleh seorang
pimpinan untuk mengambil keputusan berkaitan dengan operasi perusahaan yang
menjadi wewenangnya. Oleh karena itu, sebuah laporan harus cermat dan sesuai
dengan kondisi yang ada di lapangan, sehingga keputusan yang akan diambil oleh
pihak manajemen tepat.
2). Ketepatan waktu (timelines)
Ketepatan waktu merupakan salah satu factor penting dalam pengambilan
keputusan. Apabila penulisan laporan tidak selesai pada saat yang dibutuhkan, nilai
sebuah laporan akan merosot sebanding dengan derajad kepentingan laporan
dimaksud.
3). Kecukupan (adequacy)
Faktor ini berkaitan dengan cakupan masalah yang akan disajikan dalam laporan.
Apabila cakupan masalah kurang mencukupi, niscaya pemecahan masalah yang
akan diambil tidak akan tepat.
4). Kesederhanaan (simplicity)
Laporan juga harus dapat menyederhanakan permasalahan dan pemecahannya
dalam bahasa yang mudah dimengerti serta mengurangi penggunaan istilah teknis
apabila dipandang kurang relevan dan lebih menonjolkan pemahaman yang akan
diperoleh oleh manajer terhadap tujuan penulisan laporan tersebut.
5). Kejelasan (clarity)
Penggunaan bahasa yang jelas dan tepat harus dilakukan. Hal ini disebabkan karena
waktu manager begitu terbatas dan penyajian data yang telah menjadi informasi
akan mempermudah manajemen mengambil keputusan.

B. Hambatan Pembuatan Laporan

Proses pembuatan laporan seringkali mengalami hambatan. Beberapa penyebab
bisa berasal dari internal maupun eksternal, antara lain:

P a g e 9 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

1) Kurangnya kemampuan pelapor/pembuat laporan;
2) Penyajian fakta dan data yang kurang tepat
3) Pemakaian bahasa yang cenderung berbelit-belit dan kurang lugas;
4) Adanya keterpaksaan dalam membuat laporan
5) Cakupan laporan terlalu besar dan rumit;
6) Pimpinan kurang memberikan dorongan dan motivasi dalam pembuatan laporan

C. Tujuan dan Fungsi Pembuatan Laporan

Tujuan pembuatan laporan agar pesan/informasi yang disampaikan kepada
penerima dapat mudah dipahami. Oleh sebab itu materi laporan berisi mengenai
persoalan yang hanya diketahui oleh penerima. Secara umum tujuan penyusunan
laporan yaitu: (Arie Andrasyah Isa dkk, 2014)
1) Memantau dan mengendalikan suatu kegiatan
2) Membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditentukan
3) Memenuhi persyaratan
4) Mendokumentasikan kegiatan
5) Merupakan pedoman untuk persoalan tertentu
Di samping itu, laporan memiliki berbagai fungsi yang saling berkaitan satu sama
lain. Beberapa fungsi tersebut yaitu sebagai: (Locker, 2000)
1. Sarana komunikasi vertikal
Laporan merupakan salah satu komunikasi vertical antara bawahan dengan atasan.
Pihak bawahan menginformasikan berbagai kegiatan dan masukan berupa ide atau
gagasan pemecahan masalah. Sedangkan pimpinan akan memperoleh data dan
informasi yang diolah, dikembangkan, dan digunakan sebagai bahan pengambilan
keputusan serta perencanaan lebih lanjut.
2. Alat pertanggung jawaban
Laporan merupakan manifestasi dari bentuk komunikasi vertical dari atas ke
bawah. Dengan demikian, laporan merupakan alat yang paling tepat bagi bawahan
untuk mempertanggungjawabkan kepercayaan yang diberikan pimpinan.
3. Informasi penting
Laporan yang berisi informasi faktual dan pemikiran yang rasional, obyektif, dan
argumentatif sebagai tanggapan terhadap persolan sehingga dapat digunakan
sebagai sumber informasi yang penting bagi pimpinan.
4. Bahan pengambilan keputusan
Laporan merupakan susunan dan telaahan informasi yang lengkap, jelas, obyektif,
komprehensif, dan sistematis. Karenanya, laporan dapat digunakan sebagai sumber
pertimbangan untuk pengambilan keputusan dan kebijakan bagi organisasi.
 Laporan yang dibuat dengan prinsip “Asal Bapak Senang” dapat membuat
keputusan yang tidak tepat dan cenderung meruntuhkan organisasi.

D. Rangkuman
Laporan mempunyai beberapa pengertian sebagaimana dijelaskan oleh para ahli.
Secara singkat bahwa:
1). Laporan merupakan penyampaian pesan berupa informasi untuk pengambilan
keputusan. Oleh sebab itu, informasi harus akurat, lengkap dan obyektif.
2). Laporan dibuat secara sistematis, penyampaiannya dibuat dengan sistematis tertentu
dan dibuat secara logis.
3). Laporan mementingkan obyektivitas guna memecahkan permasalahan yang
dihadapi.
4). Laporan diberikan untuk pihak tertentu dan tidak diberikan untuk orag yang tidak
berwenang.
Penyusunan laporan harus memenuhi persyaratan: obyektif dan mengandung
kebenaran, lengkap, tegas dan konsisten, langsung pada sasaran, tepat penerimanya, dan
tepat waktu. Di samping itu, laporan manajerial wajib memenuhi syarat kecermatan,
ketepatan waktu, kecukupan, kesederhanaan, dan kejelasan.
Adapun tujuan pembuatan laporan yaitu untuk memantau dan mengendalikan
suatu kegiatan, membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah
ditentukan, memenuhi persyaratan, mendokumentasikan kegiatan, merupakan pedoman
untuk persoalan tertentu. Sedangkan fungsi laporan yaitu sebagai sarana komunikasi
vertical, alat pertanggung jawaban, informasi penting, serta sebagai bahan pengambilan
keputusan.

E. Latihan
1. Sebutkan pengertian laporan menurut beberapa pendapat ahli administrasi
perkantoran.
2. Apa yang Saudara ketahui tentang syarat dan fungsi laporan. Sebutkan.

P a g e 11 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

 BAB III
JENIS DAN BENTUK LAPORAN

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu

mengidentifikasi jenis dan bentuk laporan

Pada bab ini akan diuraikan jenis dan bentuk laporan sehingga peserta pelatihan
diharapkan akan mampu mengidentifikasi seluruh jenis dan bentuk laporan.

A. Jenis Laporan

Berbagai jenis laporan dapat diuraikan berdasarkan beberapa klasifikasi yang

digunakan. Quible menyampaikan beberapa jenis laporan, yaitu: (Badri Munis Sukoco,
2006)
1. Berdasarkan waktu penyampaian
Laporan dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) berdasar waktu penyampaian, yaitu:
 Laporan rutin
Laporan ini sering disebut sebagai laporan berkala atau periodik. Biasanya
dibuat berdasarkan waktu tertentu seperti mingguan, bulanan, triwulan. Laporan
ini biasanya memuat informasi yang berhubungan dengan pelaksanaan aktivitas
pada satuan organisasi atau tugas individu dalam organisasi. Contoh laporan
kegiatan bulanan, laporan triwulan serapan anggaran.
 Laporan insidentil
Laporan insidentil merupakan laporan yang dibuat secara tidak terjadwal,
disusun apabila dipandang sangat penting untuk disampaikan dan bersifat
mendadak. Contoh laporan insidentil antara laporan bencana alam, laporan
penelitian.
2. Berdasarkan cara penyampaian
Laporan berdasarkan cara penyampaian dapat diklasifikasikan menjadi 3 (tiga)
yaitu:
 Laporan lisan
Laporan yang dsiampaikan secara lisan baik bertatap muka secara langsung
maupun melalui telpon atau media elektronik. Laporan ini memuat materi yang
hanya bersifat informative dan singkat, tidak memerlukan rincian yang
mendetail serta tidak membawa akibat atau pengaruh yang fatal. Kelemahan
laporan lisan yaitu ketidakleluasan untuk mengungkapkan isi laporan baik
karena waktu yang terbatas maupun tekanan psikologis pelapor terhadap
pimpinan.
  Laporan tertulis
Laporan tertulis ini biasanya diketik dan disimpan dalam media penyimpanan.
Laporan teertulis memungkinkan penggunaan data secara leluasa baik berupa
diagram maupun gambar yang mendukung isi laporan. Materi laporan juga
tergantung pada kebutuhan apakah dibuat secara ringkas atau perlu pembahasan
secara mendalam, terstruktur dan menggunakan analisa. Mengingat tertulis,
laporan bisa berbentuk formal dan informal.
 Laporan visual
Laporan ini disajikan lebih menarik mengingat banyak gambar, foto, film atau
slide. Laporan ini biasanya ditayangkan dalam siaran televisi atau film
dokumenter yang menggambarkan kejadian tertentu.
3. Berdasarkan bentuk
Laporan berdasarkan bentuk dapat diklasifikasikan menjadi 3 (tiga) yaitu:
 Laporan berbentuk surat
Laporan ini dibuat dalam bentuk surat dengan isi yang terbatas, biasanya hanya
beberapa hal yang dianggap penting.
 Laporan berbentuk formulir
Laporan jenis ini dibuat dalam bentuk dan format yang baku, seperti laporan
penjualan/pembelian, laporan penilaian hasil kerja/kuliah.
 Laporan berbentuk karangan atau naskah
Laporan jenis ini memuat materi yang cukup banyak dan biasanya bersifat
formal seperti skripsi, thesis atau disertasi, laporan studi kelayakan.
4. Berdasarkan sifat penyajian
Laporan berdasarkan sifat penyajian dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) yaitu:
 Laporan informal
Laporan informal biasanya diwujudkan dalam bentuk email, memo atau surat
yang dibuat dengan tidak mengikuti aturan pembuatan laporan pada umumnya.
Biasanya juga tanpa disertai dokumen-dokumen pendukung dan bentuknya
cenderung disusun sesuai keinginan/subyektivitas pembuat laporan.
 Laporan formal
Laporan ini dibuat sesuai dengan aturan resmi dalam pembuatan laporan dan
didukung oleh dokumen resmi. Salah satu materi yang penting yaitu pembuat
laporan harus mampu mengintepretasikan data dengan benar. Kekeliruan

P a g e 13 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

 menganalisis data akan berdampak pada kesalahan menarik kesimpulan atau
rekomendasi.

5. Berdasarkan maksud
Sesuai maksud pembuatan laporan, dibedakan atas analisis yang dilakukan pembuat
laporan, yaitu:
 Laporan informatif
Laporan jenis ini tidak memerlukan analisis dan digunakan untuk
menginformasikan sesuatu hal. Jadi hanya bersifat memberi informasitentang
sesuatu kejadian/peristiwa.
 Laporan rekomendasi
Laporan jenis ini selain menyampaikan informasi juga memuat rekomendasi.
Oleh karena itu diperlukan analisis dalam pembuatannya, sehingga dapat
menyertakan pendapat pembuat laporan berupa tindak lanjut atau penilaian
terhadap suatu persoalan berdasarkan pengamatan sekilas, bukan atas dasar
penelitian yang mendalam.
 Laporan pertanggung jawaban
Laporan ini memberikan informasi pertanggungjawaban pelaksanaan program
kerja tertentu baik dilihat dari sisi proses, keberhasilan/kegagalan suatu program,
termasuk faktor penghambat dan faktor pendukungnya.
 Laporan analisis
Laporan ini memuat sumbangan pemikiran pembuat laporan berdasarkan
analisis yang mendalam.
 Laporan perkembangan
Laporan ini dibuat untuk menginformasikan perkembanganatau kemajuan
pelaksanaan kegiatan, program atau perkembangan organisasi secara
keseluruhan.Laporan ini juga bisa berupa evaluasi suatu pekerjaan, aktivitas atau
program tertentu. Laporan ini biasanya digunakan sebagai evaluasi untuk
perencanaan yang akan datang.
 Laporan studi kelayakan
Laporan ini dibuat atas dasar adanya permasalahan khusus terhadap program
yang dijalankan dan diupayakan pemecahannya. Laporan ini menganalisis
permasalahan khusus tersebut secara mendalam guna pengambilan keputusan
atas dasar penilaian layak dan tidak layak, disertai beberapa alternatif solusi atas
masalah tersebut.
B. Bentuk Laporan

Sama halnya dengan jenis laporan, bentuk laporan tertulis meliputi bermacam-
macam yaitu:
1. Laporan dalam bentuk formulir
Laporan bentuk ini juga sering disebut dengan laporan memo/nota. Pembuatan
laporan ini sangat mudah dan hanya mengisi sesuai ketentuan yang telah terdapat
dalam formulir. Selain formulir yang telah tersedia, juga dapat dibuatkan. Biasanya
terdapat lambang/logo dan nama serta alamat kantor sebagai kepala/kop surat. Berikut
contoh laporan bentuk formulir.

2. Laporan dalam bentuk surat

Style laporan bentuk surat beraneka ragam, penggunaannya tergantung

kelaziman di masing-masing instansi kerja. Style tersebut sebagai berikut.

P a g e 15 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

 1. BLOCK STYLE 2. FULL BLOCK STYLE

3. SEMI BLOCK STYLE 4. INDENTED STYLE

 5. HANGING PARAGRAPH 6. OFFICIAL STYLE

7. POLA BENTUK P DAN K 8. POLA BENTUK SQUARE STYLE

P a g e 17 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

9. BENTUK RESMI GAYA BARU 10. BRITISH STYLE

11. AMERICAN STYLE

Laporan bentuk surat ini dapat dibagi menjadi beberapa jenis surat yaitu:
a. Surat dinas
Surat dinas terdiri dari 3 bagian yaitu kepala surat, isi surat dan kaki/penutup
surat. Kepala surat terdiri dari:
- Nama lembaga/instansi
Nama instansi yang lebih tinggi diketik dengan huruf besar (kapital) dan
nama instansi yang setingkat juga diketik dengan huruf besar dibawahnya.
Keduanya dicetak tebal. Jika instansi tidak setingkat, diketik dengan huruf
besar tanpa cetak tebal.
 - Lambang instansi
Lambang instansi dicantumkandi sudut kiri atas sejajar dan sama tinggi
dengan tulisan nama lembaga/instansi dan alamatnya.
- Tanggal, bulan, dan tahun
- Nomor surat
- Sifat surat (sangat rahasia, rahasia, penting, biasa)
 Sangat rahasia, digunakan untuk surat yang sangat erat dengan keamanan
negara;
 Rahasia, untuk surat yang bersifat rahasia instansi;
 Penting, untuk surat yang isinya mengandung kepentingan mengikat,
memerlukan tindak lanjut dan mengdung informasi yang diperlukan
dalam waktu lama;
 Biasa, yaitu surat yang informasinya tidak penting dan tidak memerlukan
tindak lanjut.
- Lampiran
Lampiran merupakan lembaran/berkas yang diikutsertakan dan untuk
menunjukkan jumlah, macam, nama dari materi yang disertakan atau
mungkin juga permasalahan.
- Hal
Hal merupakan isi singkat yang mencerminkan inti surat keseluruhan secara
ringkas dan jelas.
- Alamat
Alamat yaitu nama pihak yang dituju pengirim surat. Unsur alamat yang
ditulis yaitu nama orang, jabatan dan kota tempat instansi yang bersangkutan.
Isi Surat, terdiri atas:
- Pendahuluan/pembukaan, yaitu kalimat pembukaan isi surat dan ditulis
secara singkat dan jelas
- Isi pokok, yaitu uraian dari inti isi surat
P a g e 19 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys
- Penutup, yakni kalimat yang mengakhiri isi surat.
Kaki Surat, yaitu bagian akhir surat yang terdiri atas:
- Nama jabatan pejabat penandatangan dan tanda tangan
- Nama terang penandatangan, tanpa kurung buka dan kurung tutup
- NIP ditulis dengan huruf besar di bawah nama terang penandatangan
- Cap/stempel dinas
- Tembusan, yaitu tindasan surat asli, ditulis dengan huruf biasa dan
diakhiri titik dua (:)
Surat dinas yang terdiri dari satu halaman, lembar pertama menggunakan kop
surat dan jika terdiri atas beberapa halaman, lembat berikutnya tanpa kop
surat.
Contoh surat dinas:
 b. Surat pengantar
Surat pengantar yaitu surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu.
Bentuknya bisa berupa surat biasa atau lembar formulir. Surat pengantar terdiri
atas kepala surat, isi surat dan kaki surat.
Kepala surat pengantar berisi:
- Nama instansi
- Kata „SURAT PENGANTAR‟
- Nomor surat, disingkat No.
- Tanggal, bulan, dan tahun
Isi surat pengantar beupa kolom-kolom, terdiri dari:
- Nomor urut
- Isi surat
- Banyaknya/jumlah
- Keterangan
Kaki surat pengantar, meliputi:
- Nama jabatan pejabat yang bertandatangan, disusul dengan tanda tangan.
- Nama terang pejabat penandatangan, tidak perlu diberi kurung buka & tutup
serta tanpa garis bawah.
- NIP ditulis dengan huruf capital, di bawah nama penandatangan
- Cap/stempel dinas
Contoh surat pengantar:

P a g e 21 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

c. Surat edaran
Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat
tertentu tanpa memuat suatu kebijakan, melainkan hanya penjelasan atau
petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan atau perintah yang telah ada.
Juga memuat hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. Surat edaran
terdiri atas kepala surat edaran, isi surat edaran, dan kaki surat edaran.

Kepala surat edaran meliputi:

- Nama instansi dan logo
- Kata „SURAT EDARAN‟
- Kepada
- Nomor
 Isi surat edaran
Surat edaran memuat hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
Kaki surat edaran, terdiri atas:
- Tempat dan tanggal, bulan, tahun
- Nama jabatan pejabat penandatangan, diikuti dengan tanda tangan
- Nama terang
- NIP (jika bukan Menteri)
- Cap/stempel dinas
- Tembusan (apabila diperlukan)
Contoh surat edaran:

P a g e 23 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

d. Surat undangan
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang
bersangkutan datang pada waktu, tempat, dan acara yang ditentukan. Surat
undangan terdiri atas kepala surat undangan, isi surat undangan, dan kaki surat
undangan.
Kepala surat undangan, terdiri dari:
- Nama instansi
- Tanggal, bulan, dan tahun
- Nomor
- Sifat
- Lampiran
- Hal
- Kepada
Isi surat undangan,
- Pembuka dan isi
- Waktu
- Tempat
- Acara
- Penutup
Kaki surat undangan, meliputi:
- Nama jabatan pejabat penandatangan, diikuti dengan tanda tangan
- Nama terang pengundang
- NIP (jika bukan menteri)
- Cap/stempel dinas
Contoh surat undangan yang ditandatangan Menteri:
P a g e 25 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys
 Contoh undangan ditanda tangan selain Menteri

e. Surat tugas/perintah
Surat tugas merupakan surat yang berisi penugasan dari atasan yang harus
dilakukan oleh staf/bawahan dan memuat petunjuk apa yang harus dilakukan oleh
seseorang atau sekelompok orang dalam bentuk satuan kerja atau satuan
organisasi. Surat tugas terdiri atas kepala, isi dan kaki surat tugas.
Kepala surat tugas/perintah, terdiri dari:
- Nama dan logo instansi
- Kata „SURAT TUGAS/PERINTAH‟
 - Nomor
- Nama jabatan
- Menimbang
- Dasar
Isi surat tugas/perintah, memuat:
- Nama dan NIP yang diberi tugas/perintah
- Jabatan yang diberi tugas
- Unit organisasi
- Tugas
- Untuk dan jangka waktu pelaksanaan tugas
Kaki surat tugas/perintah, meliputi:
- Tempat kedudukan, tanggal, bulan, dan tahun
- jabatan pejabat yang memberi tugas
- Nama terang
- NIP
- Cap/stempel dinas
- Tembusan
Contoh surat tugas/perintah:

P a g e 27 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

f. Surat keputusan
Surat keputusan merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh pejabat tertentu,
memuat:
- Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan atau pembubaran
organisasi, badan, panitia, team dan sebagainya.
 - Pelimpahan/penyerahan wewenang tertentu kepada seorang pejabat
- Mengesahkan petunjuk pelaksanaan peraturan
- Penunjukan, pengangkatan, dan pemberhentian pejabat/pegawai pada suatu
jabatan atau pangkat, mutasi dan lainnya
- Penetapan hal-hal yang bersifat umum dan prinsip dalam rangka pelaksanaan
kebijakan
Surat keputusan terdiri atas kepala surat, nomor, perihal keputusan, nama jabatan
pejabat yang berwenang mengeluarkan keputusan, konsideran, diktum, kaki surat
keputusan, dan tembusan/distribusi.
Kepala surat keputusan, meliputi:
- Lambang instansi
- Kata „KEPUTUSAN‟ diikuti oleh nama jabatan pejabat yang berwenang
mengeluarkan keputusan, dibuat dengan huruf besar semua.
Nomor, diisi nomor arab dan kombinasi huruf
Hal, berisi perihal singkat tentang inti surat keputusan. Diketik dengan huruf
kapital (huruf besar).
Nama jabatan pejabat yang berwenang (diketik dengan huruf besar semua)
Konsideran, biasanya berisi:
- Kata „menimbang‟ yang diikuti oleh uraian kalimat mengenai pertimbangan/
tujuan/kepentingan/alasan perlu dikeluarkan keputusan.
- Kata „mengingat‟ yang diikuti oleh dasar peraturan yang ada hubungannya
dalam pembuatan keputusan sehingga mengeluarkan keputusan dapat
dipertanggungjawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat.
- Jika perlu ditambah dengan kata „memperhatikan‟ yang diikuti oleh uraian
mengenai ketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat
pejabat atau kejadian tentang sesuatu yang perlu diperhatikan dalam
pembatan keputusan.

P a g e 29 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

Diktum surat keputusan
- Diawali dengan kata „MEMUTUSKAN‟ disusul di sebelah kiri bawahnya
dengan kata „menetapkan‟ dan selanjutnya diuraikan dictum tersebut
- Kaki surat keputusan, terdiri dari:
- Tempat kedudukan keputusan dikeluarkan dengan menyebutkan terlebih
dahulu kalimat „ditetapkan di ……….‟
- Tanggal, bulan, dan tahun dengan menyebutkan terlebih dahulu kalimat „
pada tanggal…….‟
- Tanda tangan (pejabat yang berwenang mengeluarkan surat keputusan)
- Nama penandatangan
- Cap dinas
- Distribusi, memuat daftar alamat yg dituju, biasanya merupakan salinan surat
keputusan.
Contoh surat keputusan:
P a g e 31 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys
g. Surat instruksi
Surat instruksi merupakan surat perintah, memuat:
- Petunjuk teknis dan terperinci tentang apa yang harus dilakukan dalam rangka
pelaksanaan surat ketetapan.
- Petunjuk dan tuntunan mengenai cara pelaksanaan dalam rangka pelaksanaan
suatu ketetapan/kebijakan.
 Contoh surat instruksi.

h. Pengumuman
Pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan suatu hal yang
ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umum, ataupun kepada pihak-
pihak yang terlibat dalam isi atau format yang dicakup dalam pengumuman
tersebut. Surat pengumuman meliputi kepala, isi dan kaki pengumuman.
Kepala surat pengumuman, terdiri dari:

P a g e 33 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

- Nama dan logo instansi
- Kata „PENGUMUMAN‟
- Nomor (jika diperlukan)
- Perihal/tentang
Isi surat pengumuman, berisi pemberitahuan yang bersifat umum
Kaki surat tugas, meliputi:
- Tempat kedudukan, tanggal, bulan, dan tahun
- jabatan pejabat yang membuat pengumuman disusul tanda tangan
- Nama terang
- NIP
- Cap/stempel dinas
Contoh pengumuman:
 i. Notula rapat
Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta
hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat. Notula merupakan
dokumentasi penting yang dicatat oleh notulis. Notula rapat terdiri atas
kepala, batang tubuh, kaki dan distribusi. Batang tubuh meliputi pembuka,
isi dan penutup. Sedangkan kaki meliputi nama lengkap dan tanda tangan
pejabat pemimpin rapat; dan nama lengkap dan tanda tangan notulis.
Adapun distribusi Notula disampaikan kepada pejabat yang memimpin
rapat.

P a g e 35 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

 NOTULA

Hari : ………………………………………………………………
Tanggal : ………………………………………………………………
Pukul
: ………………………………………………………………
Tempat
: ………………………………………………………………
Peserta Rapat
: 1. ……………………………………………………………
a. Hadir
2. ..………………………………………………………….
b. Berhalangan hadir : 1. ……………………………………………………………
3. .dst..
2. . ………………………………………………………….

3. .dst..
Jalannya
Acara Rapat :
: ………………………………………………………………
(Pengarahan umum pimpinan rapat)…………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………….
Jalannya rapat/pertemuan (laporan peserta, tanggapan, masukan dan lain-lain).…

……………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………..
Disahkan Oleh,
Nama Notulis Nama Jabatan Pimpinan Rapat,

Tanda tangan Tanda tangan

Nama Lengkap Nama Lengkap

NIP……………. NIP……………

j. Nota dinas
Nota dina smerupakan salah satu komunikasi kedinasan antar pejabat atau
organisasi di lingkungan instansi yang bersangkutan dan sifatnya meminta
penjelasan dan keputusan. Nota dinas terdiri atas kepala, isi dan kaki nota dinas.
Kepala nota dinas, terdiri dari:
- Nama instansi
 - Kata „NOTA DINAS‟
- Nomor
- Kepada
- Dari
- Hal
- Lampiran (jika diperlukan)
- Tanggal, bulan, dan tahun
Isi nota dinas
Pada dasarnya nota dinas sama dengan surat dinas, hanya lebih singkat namun
jelas.
Kaki surat tugas, meliputi:
- tanda tangannya
- Nama terang dan NIP
- Tembusan
Contoh nota dinas:

P a g e 37 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

4. Laporan dalam bentuk buku
Laporan dalam bentuk buku berisi banyak materi atau obyek yang akan
dilaporkan. Oleh sebab itu, laporan dalam bentuk buku bisa tebal, dijilid dan dicetak
dalam bentuk buku. Laporan dalam bentuk buku teridir atas:
1) Judul
2) Kata Pengantar
3) Daftar Isi
4) Bab Pendahuluan
5) Bab-bab Batang Tubuh
6) Rangkuman
7) Lampiran-lampiran
Contoh judul tradisional:
 LAPORAN SEMESTER IV

PUSAT PENGEMBANGAN TEKNIS DAN KEPEMIMPINAN

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA HUKUM DAN HAM

TAHUN ANGGARAN 2019

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA HUKUM DAN HAM

DEPOK, 2019

Contoh judul non tradisional:

LAPORAN SEMESTER IV

PUSAT PENGEMBANGAN TEKNIS DAN KEPEMIMPINAN

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA HUKUM DAN HAM

TAHUN ANGGARAN 2019

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA HUKUM DAN HAM

DEPOK, 2019

P a g e 39 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

5. Laporan dalam bentuk artikel atau risalah

Laporan ini biasanya disusun untuk melaporkan suatu pertemuan seperti seminar,
konferensi, rapat, atau diskusi. Laporan ini merupakan pertanggungjawaban
penyelenggara.

6. Laporan dalam ilustrasi

Laporan ini disusun dengan tidak banyak kata tetapi dapat menjelaskan isi
laporan secara jelas dan lengkap. Ilustrasi dalam laporan jenis ini antara lain berupa
gambar, potret, denah, grafik, diagram.

7. Laporan dalam bentuk matriks

8. Telaahan staf
Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau
staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan
memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. Telaahan staf terdiri atas
kepala, batang tubuh, dan kaki telaahan staf.
Kepala telaahan staf, meliputi:
1) judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris di tengah atas; dan
2) uraian singkat tentang permasalahan.
Batang Tubuh telaahan staf, meliputi:
1) persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang
akan dipecahkan;
2) praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang
ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan
merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang;
3) fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang merupakan landasan
analisis dan pemecahan persoalan;
4) analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya,
hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak
yang mungkin atau dapat dilakukan;
5) simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan pilihan cara
bertindak atau jalan keluar; dan
6) tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau
usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.
Kaki telaahan staf
1) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
2) tanda tangan;
3) nama lengkap; dan
4) daftar lampiran.

P a g e 41 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

9. Naskah Dinas Elektronik
Naskah Dinas Elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi informasi
yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam multimedia
elektronis. Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas elektronik diatur
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

C. Rangkuman
Jenis laporan meliputi laporan berdasarkan waktu penyampaian, laporan berdasarkan
cara penyampaian, laporan berdasarkan bentuk, laporan berdasarkan sifat penyajian dan
laporan berdasarkan maksud. Sedangkan bentuk laporan meliputi laporan berbentuk
formulir, laporan berbentuk surat, laporan berbentuk nota dinas/naskah dinas, laporan
berbentuk buku, laporan berbentuk artikel/risalah, laporan berbentuk ilustrasi, laporan
berbentuk memorandum, laporan berbentuk matrik.
D. Latihan
1. Identifikasi beberapa jenis laporan dan jelaskan.
2. Identifikasi beberapa bentuk laporan dan jelaskan..

P a g e 43 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

 BAB IV
MEKANISME PENYUSUNAN LAPORAN

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu

menjelaskan tata cara dan penggunaan bahasa dalam penyusunan laporan

A. Tata Cara Penyusunan Laporan

Setiap laporan yang disusun merupakan intisari dari pemikiran yang
ringkas dan jelas sesuai dengan maksud dan tujuan laporan dibuat. Laporan juga
perlu disusun secara sistematis. Dalam penyusunannya perlu memperhatikan
syarat-syarat sebagai berikut:
1) Ketelitian
laporan harus mencerminkan ketelitian dan kecermatan, baik dalam bentuk,
susunan, pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah
ejaan di dalam pengetikan.
2) Kejelasan
Laporan harus memperlihatkan kejelasan maksud dari materi yang dimuat
dalam laporan.
3) Logis dan Singkat
Laporan harus menggunakan bahasa Indonesia yang formal, logis secara
efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami bagi pihak
yang menerima laporan tersebut.
4) Pembakuan
Laporan harus taat mengikuti aturan baku yang berlaku sehingga dapat
menjamin terciptanya arsip yang autentik dan reliable.
Selaian mengikuti persyaratan tersebut, tata cara penyusunan laporan dapat
dimulai dari tahap persiapan, meliputi pemilihan permasalahan, tujuan penulisan laporan,
proses pengumpulan data. Selanjutnya disusun kerangka laporan serta diakhiri dengan
tapan penulisan laporan.
1. Tahap Persiapan
Sebelum melakukan penulisan laporan, diperlukan perhatian dalam menyusun
latar belakang dan merumuskan masalah, tujuan laporan, jangka waktu penyelesaian
penyusunan laporan, penyajian data yang diperlukan serta pemilihan sumber data.
 Perhatian tersebut guna menjawab seputar pertanyaan apa yang akan dilaporkan,
mengapa perlu dilaporkan, kapan laporan disajikan, data apa saja yang dibutuhkan.
Pertama-tama menetapkan judul dan obyek laporan dengan ketentuan sebagai
berikut:
a. obyek yang akan dilaporkan jelas, sehingga memudahkan penulisan
sistimatika laporan;
b. perumusan permasalahan tidak bias dan jelas;
c. Fokus pada permasalahan dan keinginan pimpinan;
d. Perhatikan data yang diperlukan, usahakan yang relevan dengan
permasalahan;
e. Tentukan judul sesuai dengan isi laporan

2. Pengumpulan dan Penyajian Data

Langkah selanjutnya dalam penulisan laporan yaitu mengumpulkan dan
menyajikan data. Pemilihan data sangat penting dalam pengambilan kesimpulan dan
rekomendasi laporan. Data yang salah akan berakibat salah pula dalam pengambilan
keputusan. Data sekunder dapat diperoleh dari berbagai literatur seperti:
a. Surat-surat keputusan, dan landasan-landasan yuridis lainnya;
b. Skema atau struktur organisasi;
c. Data kepegawaian, keuangan, materiil, peralatan, dan lain sebagainya;
d. Rencana kerja;
e. Notulen rapat;
f. Grafik, tabel, bagan, denah;
g. Uraian tugas (job description);
h. Buku pedoman kerja.
Sedangkan data primer meliputi hasil pengamatan (observasi), kuesioner, dan
wawancara (interview).
a. Metode pengamatan (observasi)

P a g e 45 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

 Observasi biasanya dilakukan dengan pengamatan sekaligus pencatatan dengan
sistematis atas berbagai gejala/fenomena. Menurut Sutrisno Hadi (1995),
metode pengamatan ada tiga jenis yaitu:
1) Observasi partisipan
Observasi partisipan jika seorang yang mengadakan observasi (observer)
turut ambil bagian dalam perikehidupan orang atau orang-orang yang
diobservasi (observees), bukan pura-pura semata. Namun, jika unsur
partisipasi sama sekali tidak terdapat dalam observasi disebut non
participant observation.
2) Observasi sistematik
Observasi sistematik yang biasa juga disebut observasi berkerangka
(structured observation) adalah observasi yang mempunyai kerangka dan
memuat faktor-faktor yang kategorisasinya telah diatur terlebih dahulu.
Sedangkan kalau observasi non sistematik adalah sebaliknya.
3) Observasi eksperimental
Observasi eksperimental adalah observasi yang dilakukan dengan
mengendalikan unsur-unsur penting dalam suatu situasi agar situasi itu
diatur dan diekendalikan sesuai dengan tujuan penelitian untuk menghindari
faktor-faktor yang bisa mempengaruhi situasi tersebut.
b. Metode kuesioner
Metode kuesiner adalah pengumpulan data yang dilakukan dengan
menyebarkan kueseioner. Berdasarkan kuesioner, kita dapat mengumpulkan
data mengenai perbuatan yang sangat pribadi (misalnya jumlah penghasilan,
jumlah pengeluaran, prasangka-prasangka dan semacamnya), dan perbuatan-
perbautan di masa yang lampau. Data seperti itu tidak dapat diungkap dengan
menggunakan metode observasi.
Metode kuesionerdibagi menjadi 2 (dua) macam kuesioner, yaitu kuesioner
langsung dan tidak langsung. Suatu kuesioner disebut kuesioner langsung jika
daftar pertanyaan dikirim langsung kepada orang yang ingin diminta pendapat,
keyakinan, atau diminta menceritakan tentang keadaan dirinya sendiri.
Sebaliknya, kuesioner tidak langsung jika daftar pertanyaan dikirim kepada
seseorang yang diminta menceriterakan tentang keadaan orang lain.
 c. Metode wawancara (interview)
Wawancara adalah suatu proses tanya jawab lisan, di mana dua orang atau lebih
berhadap-hadapan secara fisik (bertatap muka) sehingga dapat mendengarkan
langsung apa yang ditanyakan dalam wawancara. Pengumpulan data dengan
menggunakan wawancara dapat mengungkapkan tentang tanggapan, pendapat,
keyakinan, perasaan, motivasi, proyeksi seseorang terhadap masa depannya.
Setelah tahap pengumpulan data, tahap selanjutnya yaitu penyajian data.
Penyajian data meliputi tahapan evaluasi data, pengolahan data dan teknik penyajian
data.
Evaluasi data
Evaluasi data diperlukan untuk mengetahui keabsahannya sehingga bisa digunakan
dalam laporan. Selain itu juga untuk mengetahui kualitas data, sesuai kuantitas, dan
relevan. Setelah data yang dipilih telah memenuhi ketentuan tersebut, dilanjutkan
dengan pengolahan/analisis data.

Pengolahan data
Pengolahan data dilakukan dengan tujuan untuk pemanfaatan data atau agar data
menjadi bermanfaat (meaningful data) guna mempermudah pengambilan keputusan.
Caranya antara lain dengan menyusun klasifikasi data. Secara umum klasifikasi data
meliputi:
1) Klasifikasi kronologis atau temporal
Pengklasifikasiannya ditentukan berdasarkan menit, jam, hari, minggu, bulan,
tahun, dan sebagainya.
2) Kasifikasi geografis
Pengklasifikasiannya ditentukan berdasarkan: negara, daerah, regional, kota,
desa, kampung, dan sebagainya.
3) Klasifikasi kualitatif atau atribut
Pengklasifikasiannya ditentukan berdasarkan. jenis kelamin, pekerjaan, status
material, kebangsaan dan sebagainya.

P a g e 47 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

4) Klasifikasi kuantitatif
Pengklasifiasiannya ditentukan dengan besarnya, jumlahnya, luasnya, tingginya,
dan sebagainya.

Teknik Penyajian Data

Ada beberapa teknik penyajian data, yaitu narasi, tabel, grafik, mapping, gambar,
dan bagan.
1. Penyajian data berupa narasi
Yaitu penyajian data dengan kalimat, misal:
„sejumlah 80% Widyaiswara Kementerian Hukum dan HAM telah menulis karya
tulis ilmiah dalam jurnal akreditasi, sedangkan sisanya hanya menulis karya tulis
ilmiah dalam jurnal non akreditasi‟
2. Tabel
Penyajian data dalam bentuk angka dengan format baris dan kolom/tabel dari
penyajian yang sederhana sampai dengan yang kompleks. Contoh:
Tabel Umum
Responden konsumsi rokok di Depok
No Kelompok umur Prosentase Keterangan
1 10-15 60% merokok
2 15-20 63% merokok
3 20-25 56% merokok

Tabel khusus
Frekuensi perokok berdasar usia
No Kelompok umur Frekuensi Prosentase
1 20-30 3 80%
2 30-35 2 75%

3. Grafik
Penyajian data berdasarkan grafik dalam bentuk garis, histogram, bar, pie atau
bentuk grafik lain.
Contoh grafik garis:
 Contoh grafik pie

4. Mapping
Penyajian data dengan menggunakan mapping/peta, contoh:

P a g e 49 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

5. Bagan
Penyajian data dalam laporan dalam bentuk bagan. Ada pun jenis-jenis bagan
adalah sebagai berikut:
a. Bagan organisasi
Bagan ini menggambarkan struktur organisasi, dirinci ke dalam sub-sub
unitnya sampai unit terkecil, serta sekaligus menggambarkan hubungan
vertikal maupun horisontal antara pimpinan dan bawahan atau antara unit-unit
kerja yang ada.
Contoh:
 b. Bagan Proses
Dalam bagan ini terdapat bahan informasi tentang urutan tahap-tahap
pelaksanaan kerja serta rangkaian hubungan antara satu dan yang lain dalam
pelaksanaan bidang kegiatan, misalnya permohonan permintaan paten. Bagan
proses ini disebut juga bagan prosedur.
Contoh:

c. Bagan Arus
Yang dimaksud dengan bagan arus adalah penggambaran tahap-tahap dan
rangkaian penerusan pekerjaan sampai terwujudnya suatu hasil akhir.
Contoh:

P a g e 51 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

d. Bagan Gambar
Data yang disajikan dalam bagan gambar berbentuk gambar. Penyajian data
dalam bentuk gambar maksudnya adalah agar laporan yang disajikan lebih
menarik jika dibandingkan dengan laporan yang disajikan dalam bentuk
tulisan biasa atau yang disajikan dengan bentuk angka-angka saja. Beberapa
gambar dapat digunakan sesuai dengan pembahasan bab per bab dalam
laporan.
e. Model Matematik
Pengolahan data juga dapat menggunakan model matematik dengan
memanfaatkan rumus-rumus statistik.
1) Mengukur Tendensi Sentral
Mengukur tendensi sentral adalah dengan menggunakan mean, median, dan
mode. Pemilihan ukuran mana yang digunakan terserah pada penulis
laporan.
a. Mean
Mean adalah nilai rata-rata yang diperoleh dari total nilai dalam suatu
distribusi dibagi oleh jumlah nilai distribusi. Sebagai contoh, jika enam
orang dalam suatu tes memperoleh nilai masing-masing adalah 60, 70,
75, 80, 85, 90, jumlah nilai total adalah 620. Membagi 620 dengan 8
hasilnya 77,5. Kita menamakan 77,5 adalah nilai rata-rata (average
score), tetapi mean adalah suatu istilah yang lebih tepat.
 b. Median
Median adalah nilai tengah dalam suatu distribusi. Sebagai contoh, hasil
skor tes adalah 60, 65, 70, 75, 80, 85 dan 100 sehingga mempunyai suatu
nilai tengah 75, skor tengah dari ketujuh skor.
c. Mode
Mode adalah nilai yang paling sering ditemukan dalam suatu distribusi.
Sebagai contoh, hasil skor suatu tes ialah 65, 70, 75, 75, 75, 80, 80, 80,
90 dan 95 akan mempunyai mode 75, karena 75 yang paling sering
dalam distribusi tersebut. Dalam kelompok data, mode adalah bukan
nilai tunggal tetapi adalah rentang keseluruhan klas yang mempunyai
frekuensi yang paling tinggi.
2) Range
Range adalah perbedaan antara nilai yang paling rendah dan nilai yang
paling tinggi – sering digunakan untuk menggambarkan batas-batas dari
distribusi. Skor tes 20, 30, 75, 75, 80, 85, 95, dan 95 mempunyai suatu
range 20 sampai 95, atau 76 nilai (95 dikurangi 20 plus 1, untuk
menghitung keduanya baik 20 dan 95).

3. Sistimatika Laporan
Setelah selali melakukan persiapan pembuatan laporan, tahap berikutnya yaitu
menentukan sistimatika atau kerangka laporan. Ditetapkan bagian dan sub bagian
yang nantinya akan dijelaskan lebih rinci kalimat per kalimat. Sistimatika laporan
memuat
a. Pendahuluan
Berisi latar belakang yang meliputi kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan,
permasalahan, tujuan penulisan laporan, ruang lingkup serta sistimatika laporan.
analisis, kesimpulan dan saran/rekomendasi, daftar pustaka serta lampiran.
b. Isi laporan dan pembahasan
Isi laporan sering disebut batang tubuh yang memuat materi utama laporan. Isi
laporan ditentukan oleh masalah serta tujuan pembuatan laporan. Isi laporan juga

P a g e 53 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

 tergantung dengan jenis laporan. Isi laporan informatif berupa informasi tertentu
yang mengacu pada permasalahan. Sedangkan laporan yang bersifat analitik atau
studi kepustakaan, harus didukung data yang valid dan akurat untuk mendukung
pengambilan keputusan dan rekomendasi.
c. Penutup
Penutup digunakan pada laporan informatif, sedangkan laporan analitik akhir
suatu laporan berupa kesimpulan yang biasanya berisi penilaian baik dan buruk,
positif dan negative, berhasil dan kurang berhasil atau gabungan dari
kesemuanya. Sekiranyadalam kesimpulan terdapat penilaian kurang baik, penulis
laporan sebaiknya memberikan saran atau solusi pemecahan, termasuk beberapa
akibat yang akan ditimbulkan.

4. Penulisan Laporan
Penulisan laporan mengacu pada sistimatika yang telah ditetapkan sehingga
laporan dapat tersaji dengan runtut, mudah dipahami dan menarik dibaca.

B. Penggunaan bahasa dalam penyusunan laporan

Membuat suatu laporan pada dasarnya sama dengan mengarang, oleh sebab itu
ketentuan tentang mengarang berlaku juga dalam membuat laporan. Ketentuan tersebut
antara lain:
1) Penggunaan bahasa Indonesia sesuai kaidah Pedoman Umum Ejaan Bahasa
Indonesia (PUEBI); PUEBI dapat diunduh melalui laman:
http://badanbahasa.kemdikbud.go.id/lamanbahasa/sites/default/files/PUEBI.pdf
2) Gaya bahasa yang digunakan dalam menyusun laporan yaitu sederhana, sopan,
lugas, dan menarik;
3) Sejauh mungkin dikurangi penggunaan kata asing, kecuali yang belum terdapat
padanan kata dalam bahasa Indonesia.

C. Rangkuman
1. Tata cara penyusunan laporan memerlukan ketelitian, kejelasan, logis dan singkat
serta pembakuan.
2. Beberapa tahap dalam menyusun laporan yaitu tahap persiapan, pengumpulan dan
penyajian data, penentuan sistimatika laporan dan penulisan laporan.
3. Pengumpulan data dapat dilakukan dengan data primer dan data sekunder.
Sedangkan penyajian data melalui tahapan evaluasi data, pengolahan data dan teknik
penyajian data.
4. Sistimatika laporan secara garis besar biasanya terdiri atas pendahuluan, isi laporan
dan pembahasan serta penutup atau kesimpulan dan saran.
5. Penyusunan laporan sebaiknya memperhatikan penggunaan bahasa Indonesia sesuai
kaidah PUEBI, gaya bahasa yang sederhana, lugas, sopan dan menarik serta
menghindari penggunaan kata asing yang belum ada padanan kata dalam bahasa
Indonesia.

D. Latihan
1. Jelaskan tata cara penyusunan laporan yang baik.
2. Tahapan pembuatan laporan meliputi apa saja. Jelaskan.
3. Agar pembuatan laporan bisa menarik, teknik apa saja yang dapat digunakan dalam
menyajikan data?
4. Buatkan sebuah laporan sederhana dengan mengikuti tahapan pembuatan laporan.

P a g e 55 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

 BAB V
PENUTUP

A. Kesimpulan
Laporan merupakan bentuk hubungan pertanggungjawaban (responsibility)
antara bawahan kepada atasan sekaligus sebagai hubungan kewenangan (authority)
antara pimpinan kepada stafnya. Pihak yang terlibat dalam laporan yaitu penerima
laporan dan pemberi laporan. Penerima laporan yaitu atasan atau pimpinan dari pemberi
laporan (staf atau bawahan).
Berdasarkan pengertian laporan sebagaimana disebutkan di atas, dapat dijelaskan
bahwa:
1). Laporan merupakan penyampaian pesan berupa informasi untuk pengambilan
keputusan. Oleh sebab itu, informasi harus akurat, lengkap dan obyektif.
2). Laporan dibuat secara sistematis, penyampaiannya dibuat dengan sistematis tertentu
dan dibuat secara logis.
3). Laporan mementingkan obyektivitas guna memecahkan permasalahan yang dihadapi.
4). Laporan diberikan untuk pihak tertentu dan tidak diberikan untuk orag yang tidak
berwenang.
Syarat pembuatan laporan yaitu obyektif & mengandung kebenaran, lengkap,
tegas & konsisten, langsung pada sasaran, tepat waktu dan tepat penerimanya. Adapun
hambatan pembuatan laporan antara lain: kurangnya kemampuan pelapor/pembuat
laporan, penyajian fakta dan data yang kurang tepat, pemakaian bahasa yang cenderung
berbelit-belit dan kurang lugas, adanya keterpaksaan dalam membuat laporan, cakupan
laporan terlalu besar dan rumit, pimpinan kurang memberikan dorongan dan motivasi
dalam pembuatan laporan.
Jenis laporan meliputi laporan berdasarkan waktu penyampaian, laporan
berdasarkan cara penyampaian, laporan berdasarkan bentuk, laporan berdasarkan sifat
penyajian dan laporan berdasarkan maksud. Sedangkan bentuk laporan meliputi laporan
berbentuk formulir, laporan berbentuk surat, laporan berbentuk nota dinas/naskah dinas,
laporan berbentuk buku, laporan berbentuk artikel/risalah, laporan berbentuk ilustrasi,
laporan berbentuk memorandum, laporan berbentuk matrik.
Beberapa tahap dalam menyusun laporan yaitu tahap persiapan, pengumpulan
dan penyajian data, penentuan sistimatika laporan dan penulisan laporan. Penyusunan
laporan sebaiknya memperhatikan penggunaan bahasa Indonesia sesuai kaidah PUEBI,
gaya bahasa yang sederhana, lugas, sopan dan menarik serta menghindari penggunaan
kata asing yang belum ada padanan kata dalam bahasa Indonesia.

B. Tindak Lanjut

1. Modul ini dapat digunakan sebagai panduan bagi para peserta pelatihan e-learning
perkantoran modern khususnya mata pelatihan Tata Cara Penyusunan Laporan.
Sebagai modul dasar, tentunya para peserta pelatihan dituntut untuk menambah
pengetahuan dari sumber lain.
2. Untuk memahami modul ini secara komprehensif/menyeluruh, diharapkan peserta
membaca berbagai literatur yang terkait dengan materi yang disajikan.

P a g e 57 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys

 Daftar Pustaka

Arie Andrasyah Isa, Ida Royandiah, Sri Suharmini Wahyuningsih. 2014. Penyusunan
Laporan. Jakarta: Universitas Terbuka
Badri Munir Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya:
PT. Gelora Aksara Pratama.
Basir Bartos, 2015. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Locker. 2000. Business and Administrative Communication. Irwin: McGraw Hill
Slamet Soeseno. 1980. Teknik Penulisan Ilmiah Populer. Jakarta: Gramedia.
Soetrisno dan Brisma Renaldi. 2006. Manajemen Perkantoran Modern (Modul
Pendidikan Dan Pelatihan Prajabatan Golongan III). Jakarta : Lembaga
Administrasi Negara - Republik Indonesia.
Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor 15 Tahun
2016 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM