TINGKAT LANJUTAN
MODUL
Tata Cara
Penyusunan Laporan
2019
DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dibahas latar belakang, deskripsi singkat, hasil belajar, indikator hasil
belajar, materi pokok, dan manfaat hasil belajar, serta petunjuk belajar. Silahkan simak
penjelasan di bawah ini.
A. Latar Belakang
Setiap pegawai terutama yang ditempatkan di bagian administrasi mempunyai
tugas rutin untuk membuat laporan yang disampaikan kepada pimpinannya sehingga
dapat membantu pekerjaan pimpinan dalam mengambil keputusan. Hal ini merupakan
bentuk hubungan pertanggungjawaban (responsibility) antara bawahan kepada atasan
sekaligus sebagai hubungan kewenangan (authority) antara pimpinan kepada stafnya.
Karenanya, laporan sebagai sumber data dan informasi bagi pimpinan sekaligus
merupakan bentuk komunikasi antara pimpinan dan bawahan.
Komunikasi tertulis lainnya menurut Odgers yang dikutip oleh Badri (2007: 177)
yaitu surat, memo, proposal dan itenerary. Surat merupakan bentuk paling lazim
digunakan untuk berkomunikasi dalam organisasi. Memo merupakan komunikasi
tertulis yang informal dan melibatkan anggota internal organisasi. Proposal merupakan
dokumen yang menyediakan metode untuk mengusulkan rencana baru atau
menyelesaikan masalah yang ada. Sedangkan itinerary merupakan dokumen yang
mencatat rencana perjalanan.
Beberapa kaidah yang perlu diperhatikan dalam menyusun laporan yaitu bahwa
laporan ditulis obyektif (sesuai dengan data dan fakta), sistematis (penyajian alur
pikiran mudah dimengerti, berurutan dan saling berhubungan), menarik (penyajian
dengan baik dan benar), lugas (menggunakan bahasa resmi dengan kalimat efektif) serta
argumentatif (berdasar alasan-alasan yang jelas). Di samping itu, diperlukan format
laporan agar menarik dan mudah dipahami pembaca.
B. Deskripsi Singkat
C. Hasil Belajar
G. Petunjuk Belajar
Peserta pelatihan perlu mengikuti beberapa petunjuk belajar untuk dapat
mempelajar mata pelatihan Tata Cara Penyusunan Laporan pada pelatihan Administrasi
Perkantoran Modern sebagai berikut:
1. Peserta harus membaca dengan cermat tujuan pembelajaran dan indikator hasil
belajar yang tertulis pada setiap bab mata pelatihan ini sebelum mengikuti
pembelajaran;
2. Pelajari referensi yang relevan untuk memperluas wawasan dan memperdalam
pemahaman dan catat kata kunci yang dianggap penting, atau kosa kata yang kurang
dipahami, kemudian cari penjelasannya dari kamus ataupun eksiklopedia;
3. Kerjakan dengan tuntas seluruh latihan dan tugas yang terdapat dalam setiap
bab.
BAB II
KONSEP DAN TUJUAN PEMBUATAN LAPORAN
2). Lengkap
Laporan lengkap tentu membutuhkan tidak hanya uraikan kalimat tanpa data dan
fakta. Oleh sebab itu diperlukan pasokan data yang upto date. Data bisa berupa data
kualitatif yaitu data yang tidak berbentuk angka seperti kualitas kinerja, kepuasan
pelanggan dan bisa berupa data kuantitatif seperti statistik, grafik.
Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam
mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan, di samping
dalam mengemukakannya komprehensif. Penyajian dalam bentuk uraian yang
komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengkap Kalau ditunjang oleh
dukungan data misalnya data statistik, grafik, skema dan sebagainya. Laporan yang
lengkap harus:
a. mencakup segala segi masalah yang dikemukakan;
b. uraiannya tidak memberikan kesempatan timbulnya masalah-masalah atau
pertanyaan-pertanyaan baru;
c. disertai data penunjang, misalnya statistik, tabel, skema dan sebagainya. Laporan
harus Iengkap dan objektif, artinya laporan tidak dibuat-buat, tidak dikarang
semaunya, dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. Laporan yang benar dan
objektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggung jawabkan.
Di samping persyaratan tersebut di atas, The Liang Gie (2000) menyatakan bahwa
terdapat beberapa syarat kualitas yang harus dipenuhi sebuah laporan manajerial yaitu:
1). Kecermatan (accuracy)
Laporan manajerial merupakan salah satu bahan yang akan digunakan oleh seorang
pimpinan untuk mengambil keputusan berkaitan dengan operasi perusahaan yang
menjadi wewenangnya. Oleh karena itu, sebuah laporan harus cermat dan sesuai
dengan kondisi yang ada di lapangan, sehingga keputusan yang akan diambil oleh
pihak manajemen tepat.
2). Ketepatan waktu (timelines)
Ketepatan waktu merupakan salah satu factor penting dalam pengambilan
keputusan. Apabila penulisan laporan tidak selesai pada saat yang dibutuhkan, nilai
sebuah laporan akan merosot sebanding dengan derajad kepentingan laporan
dimaksud.
3). Kecukupan (adequacy)
Faktor ini berkaitan dengan cakupan masalah yang akan disajikan dalam laporan.
Apabila cakupan masalah kurang mencukupi, niscaya pemecahan masalah yang
akan diambil tidak akan tepat.
4). Kesederhanaan (simplicity)
Laporan juga harus dapat menyederhanakan permasalahan dan pemecahannya
dalam bahasa yang mudah dimengerti serta mengurangi penggunaan istilah teknis
apabila dipandang kurang relevan dan lebih menonjolkan pemahaman yang akan
diperoleh oleh manajer terhadap tujuan penulisan laporan tersebut.
5). Kejelasan (clarity)
Penggunaan bahasa yang jelas dan tepat harus dilakukan. Hal ini disebabkan karena
waktu manager begitu terbatas dan penyajian data yang telah menjadi informasi
akan mempermudah manajemen mengambil keputusan.
E. Latihan
1. Sebutkan pengertian laporan menurut beberapa pendapat ahli administrasi
perkantoran.
2. Apa yang Saudara ketahui tentang syarat dan fungsi laporan. Sebutkan.
BAB III
JENIS DAN BENTUK LAPORAN
A. Jenis Laporan
Laporan tertulis
Laporan tertulis ini biasanya diketik dan disimpan dalam media penyimpanan.
Laporan teertulis memungkinkan penggunaan data secara leluasa baik berupa
diagram maupun gambar yang mendukung isi laporan. Materi laporan juga
tergantung pada kebutuhan apakah dibuat secara ringkas atau perlu pembahasan
secara mendalam, terstruktur dan menggunakan analisa. Mengingat tertulis,
laporan bisa berbentuk formal dan informal.
Laporan visual
Laporan ini disajikan lebih menarik mengingat banyak gambar, foto, film atau
slide. Laporan ini biasanya ditayangkan dalam siaran televisi atau film
dokumenter yang menggambarkan kejadian tertentu.
3. Berdasarkan bentuk
Laporan berdasarkan bentuk dapat diklasifikasikan menjadi 3 (tiga) yaitu:
Laporan berbentuk surat
Laporan ini dibuat dalam bentuk surat dengan isi yang terbatas, biasanya hanya
beberapa hal yang dianggap penting.
Laporan berbentuk formulir
Laporan jenis ini dibuat dalam bentuk dan format yang baku, seperti laporan
penjualan/pembelian, laporan penilaian hasil kerja/kuliah.
Laporan berbentuk karangan atau naskah
Laporan jenis ini memuat materi yang cukup banyak dan biasanya bersifat
formal seperti skripsi, thesis atau disertasi, laporan studi kelayakan.
4. Berdasarkan sifat penyajian
Laporan berdasarkan sifat penyajian dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) yaitu:
Laporan informal
Laporan informal biasanya diwujudkan dalam bentuk email, memo atau surat
yang dibuat dengan tidak mengikuti aturan pembuatan laporan pada umumnya.
Biasanya juga tanpa disertai dokumen-dokumen pendukung dan bentuknya
cenderung disusun sesuai keinginan/subyektivitas pembuat laporan.
Laporan formal
Laporan ini dibuat sesuai dengan aturan resmi dalam pembuatan laporan dan
didukung oleh dokumen resmi. Salah satu materi yang penting yaitu pembuat
laporan harus mampu mengintepretasikan data dengan benar. Kekeliruan
menganalisis data akan berdampak pada kesalahan menarik kesimpulan atau
rekomendasi.
Sama halnya dengan jenis laporan, bentuk laporan tertulis meliputi bermacam-
macam yaitu:
1. Laporan dalam bentuk formulir
Laporan bentuk ini juga sering disebut dengan laporan memo/nota. Pembuatan
laporan ini sangat mudah dan hanya mengisi sesuai ketentuan yang telah terdapat
dalam formulir. Selain formulir yang telah tersedia, juga dapat dibuatkan. Biasanya
terdapat lambang/logo dan nama serta alamat kantor sebagai kepala/kop surat. Berikut
contoh laporan bentuk formulir.
Laporan bentuk surat ini dapat dibagi menjadi beberapa jenis surat yaitu:
a. Surat dinas
Surat dinas terdiri dari 3 bagian yaitu kepala surat, isi surat dan kaki/penutup
surat. Kepala surat terdiri dari:
- Nama lembaga/instansi
Nama instansi yang lebih tinggi diketik dengan huruf besar (kapital) dan
nama instansi yang setingkat juga diketik dengan huruf besar dibawahnya.
Keduanya dicetak tebal. Jika instansi tidak setingkat, diketik dengan huruf
besar tanpa cetak tebal.
- Lambang instansi
Lambang instansi dicantumkandi sudut kiri atas sejajar dan sama tinggi
dengan tulisan nama lembaga/instansi dan alamatnya.
- Tanggal, bulan, dan tahun
- Nomor surat
- Sifat surat (sangat rahasia, rahasia, penting, biasa)
Sangat rahasia, digunakan untuk surat yang sangat erat dengan keamanan
negara;
Rahasia, untuk surat yang bersifat rahasia instansi;
Penting, untuk surat yang isinya mengandung kepentingan mengikat,
memerlukan tindak lanjut dan mengdung informasi yang diperlukan
dalam waktu lama;
Biasa, yaitu surat yang informasinya tidak penting dan tidak memerlukan
tindak lanjut.
- Lampiran
Lampiran merupakan lembaran/berkas yang diikutsertakan dan untuk
menunjukkan jumlah, macam, nama dari materi yang disertakan atau
mungkin juga permasalahan.
- Hal
Hal merupakan isi singkat yang mencerminkan inti surat keseluruhan secara
ringkas dan jelas.
- Alamat
Alamat yaitu nama pihak yang dituju pengirim surat. Unsur alamat yang
ditulis yaitu nama orang, jabatan dan kota tempat instansi yang bersangkutan.
Isi Surat, terdiri atas:
h. Pengumuman
Pengumuman merupakan surat yang berisi pemberitahuan suatu hal yang
ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umum, ataupun kepada pihak-
pihak yang terlibat dalam isi atau format yang dicakup dalam pengumuman
tersebut. Surat pengumuman meliputi kepala, isi dan kaki pengumuman.
Kepala surat pengumuman, terdiri dari:
- Nama dan logo instansi
- Kata ‘PENGUMUMAN’
- Nomor (jika diperlukan)
- Perihal/tentang
Isi surat pengumuman, berisi pemberitahuan yang bersifat umum
Kaki surat tugas, meliputi:
- Tempat kedudukan, tanggal, bulan, dan tahun
- jabatan pejabat yang membuat pengumuman disusul tanda tangan
- Nama terang
- NIP
- Cap/stempel dinas
Contoh pengumuman:
: ………………………………………………………………
Hari
Tanggal : ………………………………………………………………
Pukul
: ………………………………………………………………
Tempat
: ………………………………………………………………
Peserta Rapat
: 1. ……………………………………………………………
a. Hadir
2. ..………………………………………………………….
b. Berhalangan hadir : 1. ……………………………………………………………
3. .dst..
2. . ………………………………………………………….
3. .dst..
Jalannya Rapat
Acara :
: ………………………………………………………………
(Pengarahan umum pimpinan rapat)…………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….
Jalannya rapat/pertemuan (laporan peserta, tanggapan, masukan dan lain-lain).…
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………..
Disahkan Oleh,
Nama Notulis
Nama Jabatan Pimpinan Rapat,
j. Nota dinas
LAPORAN SEMESTER IV
DEPOK, 2019
DEPOK, 2019
8. Telaahan staf
Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau
staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan
memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. Telaahan staf terdiri atas
kepala, batang tubuh, dan kaki telaahan staf.
Kepala telaahan staf, meliputi:
1) judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris di tengah atas; dan
2) uraian singkat tentang permasalahan.
Batang Tubuh telaahan staf, meliputi:
1) persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang
akan dipecahkan;
2) praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang
ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan
merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang;
3) fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang merupakan landasan
analisis dan pemecahan persoalan;
4) analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya,
hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak
yang mungkin atau dapat dilakukan;
5) simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan pilihan cara
bertindak atau jalan keluar; dan
6) tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau
usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.
Kaki telaahan staf
1) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
2) tanda tangan;
3) nama lengkap; dan
4) daftar lampiran.
C. Rangkuman
Jenis laporan meliputi laporan berdasarkan waktu penyampaian, laporan berdasarkan
cara penyampaian, laporan berdasarkan bentuk, laporan berdasarkan sifat penyajian dan
laporan berdasarkan maksud. Sedangkan bentuk laporan meliputi laporan berbentuk
formulir, laporan berbentuk surat, laporan berbentuk nota dinas/naskah dinas, laporan
berbentuk buku, laporan berbentuk artikel/risalah, laporan berbentuk ilustrasi, laporan
berbentuk memorandum, laporan berbentuk matrik.
D. Latihan
1. Identifikasi beberapa jenis laporan dan jelaskan.
2. Identifikasi beberapa bentuk laporan dan jelaskan..
BAB IV
P a g e 45 –Modul Tata Cara Pembuatan Laporan- sys
MEKANISME PENYUSUNAN LAPORAN
Pengolahan data
Pengolahan data dilakukan dengan tujuan untuk pemanfaatan data atau agar data
menjadi bermanfaat (meaningful data) guna mempermudah pengambilan keputusan.
Caranya antara lain dengan menyusun klasifikasi data. Secara umum klasifikasi data
meliputi:
1) Klasifikasi kronologis atau temporal
Pengklasifikasiannya ditentukan berdasarkan menit, jam, hari, minggu, bulan,
tahun, dan sebagainya.
2) Kasifikasi geografis
Pengklasifikasiannya ditentukan berdasarkan: negara, daerah, regional, kota,
desa, kampung, dan sebagainya.
3) Klasifikasi kualitatif atau atribut
Pengklasifikasiannya ditentukan berdasarkan. jenis kelamin, pekerjaan, status
material, kebangsaan dan sebagainya.
4) Klasifikasi kuantitatif
Pengklasifiasiannya ditentukan dengan besarnya, jumlahnya, luasnya, tingginya,
dan sebagainya.
Tabel khusus
Frekuensi perokok berdasar usia
No Kelompok umur Frekuensi Prosentase
1 20-30 3 80%
2 30-35 2 75%
3. Grafik
Penyajian data berdasarkan grafik dalam bentuk garis, histogram, bar, pie atau
bentuk grafik lain.
Contoh grafik garis:
Contoh grafik pie
4. Mapping
Penyajian data dengan menggunakan mapping/peta, contoh:
c. Bagan Arus
Yang dimaksud dengan bagan arus adalah penggambaran tahap-tahap dan
rangkaian penerusan pekerjaan sampai terwujudnya suatu hasil akhir.
Contoh:
3. Sistimatika Laporan
Setelah selali melakukan persiapan pembuatan laporan, tahap berikutnya yaitu
menentukan sistimatika atau kerangka laporan. Ditetapkan bagian dan sub bagian
yang nantinya akan dijelaskan lebih rinci kalimat per kalimat. Sistimatika laporan
memuat
a. Pendahuluan
Berisi latar belakang yang meliputi kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan,
permasalahan, tujuan penulisan laporan, ruang lingkup serta sistimatika laporan.
analisis, kesimpulan dan saran/rekomendasi, daftar pustaka serta lampiran.
b. Isi laporan dan pembahasan
Isi laporan sering disebut batang tubuh yang memuat materi utama laporan. Isi
laporan ditentukan oleh masalah serta tujuan pembuatan laporan. Isi laporan juga
tergantung dengan jenis laporan. Isi laporan informatif berupa informasi tertentu
4. Penulisan Laporan
Penulisan laporan mengacu pada sistimatika yang telah ditetapkan sehingga
laporan dapat tersaji dengan runtut, mudah dipahami dan menarik dibaca.
C. Rangkuman
1. Tata cara penyusunan laporan memerlukan ketelitian, kejelasan, logis dan singkat
serta pembakuan.
2. Beberapa tahap dalam menyusun laporan yaitu tahap persiapan, pengumpulan dan
penyajian data, penentuan sistimatika laporan dan penulisan laporan.
3. Pengumpulan data dapat dilakukan dengan data primer dan data sekunder.
Sedangkan penyajian data melalui tahapan evaluasi data, pengolahan data dan teknik
penyajian data.
4. Sistimatika laporan secara garis besar biasanya terdiri atas pendahuluan, isi laporan
dan pembahasan serta penutup atau kesimpulan dan saran.
5. Penyusunan laporan sebaiknya memperhatikan penggunaan bahasa Indonesia sesuai
kaidah PUEBI, gaya bahasa yang sederhana, lugas, sopan dan menarik serta
menghindari penggunaan kata asing yang belum ada padanan kata dalam bahasa
Indonesia.
D. Latihan
1. Jelaskan tata cara penyusunan laporan yang baik.
2. Tahapan pembuatan laporan meliputi apa saja. Jelaskan.
3. Agar pembuatan laporan bisa menarik, teknik apa saja yang dapat digunakan dalam
menyajikan data?
4. Buatkan sebuah laporan sederhana dengan mengikuti tahapan pembuatan laporan.
BAB V
A. Kesimpulan
Laporan merupakan bentuk hubungan pertanggungjawaban (responsibility)
antara bawahan kepada atasan sekaligus sebagai hubungan kewenangan (authority)
antara pimpinan kepada stafnya. Pihak yang terlibat dalam laporan yaitu penerima
laporan dan pemberi laporan. Penerima laporan yaitu atasan atau pimpinan dari pemberi
laporan (staf atau bawahan).
Berdasarkan pengertian laporan sebagaimana disebutkan di atas, dapat dijelaskan
bahwa:
1). Laporan merupakan penyampaian pesan berupa informasi untuk pengambilan
keputusan. Oleh sebab itu, informasi harus akurat, lengkap dan obyektif.
2). Laporan dibuat secara sistematis, penyampaiannya dibuat dengan sistematis tertentu
dan dibuat secara logis.
3). Laporan mementingkan obyektivitas guna memecahkan permasalahan yang dihadapi.
4). Laporan diberikan untuk pihak tertentu dan tidak diberikan untuk orag yang tidak
berwenang.
Syarat pembuatan laporan yaitu obyektif & mengandung kebenaran, lengkap,
tegas & konsisten, langsung pada sasaran, tepat waktu dan tepat penerimanya. Adapun
hambatan pembuatan laporan antara lain: kurangnya kemampuan pelapor/pembuat
laporan, penyajian fakta dan data yang kurang tepat, pemakaian bahasa yang cenderung
berbelit-belit dan kurang lugas, adanya keterpaksaan dalam membuat laporan, cakupan
laporan terlalu besar dan rumit, pimpinan kurang memberikan dorongan dan motivasi
dalam pembuatan laporan.
Jenis laporan meliputi laporan berdasarkan waktu penyampaian, laporan
berdasarkan cara penyampaian, laporan berdasarkan bentuk, laporan berdasarkan sifat
penyajian dan laporan berdasarkan maksud. Sedangkan bentuk laporan meliputi laporan
berbentuk formulir, laporan berbentuk surat, laporan berbentuk nota dinas/naskah dinas,
laporan berbentuk buku, laporan berbentuk artikel/risalah, laporan berbentuk ilustrasi,
laporan berbentuk memorandum, laporan berbentuk matrik.
Beberapa tahap dalam menyusun laporan yaitu tahap persiapan, pengumpulan
dan penyajian data, penentuan sistimatika laporan dan penulisan laporan. Penyusunan
laporan sebaiknya memperhatikan penggunaan bahasa Indonesia sesuai kaidah PUEBI,
gaya bahasa yang sederhana, lugas, sopan dan menarik serta menghindari penggunaan
kata asing yang belum ada padanan kata dalam bahasa Indonesia.
B. Tindak Lanjut
1. Modul ini dapat digunakan sebagai panduan bagi para peserta pelatihan e-learning
perkantoran modern khususnya mata pelatihan Tata Cara Penyusunan Laporan.
Sebagai modul dasar, tentunya para peserta pelatihan dituntut untuk menambah
pengetahuan dari sumber lain.
2. Untuk memahami modul ini secara komprehensif/menyeluruh, diharapkan peserta
membaca berbagai literatur yang terkait dengan materi yang disajikan.
Daftar Pustaka