KESEKRETARISAN

“MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN RAPAT”

Dosen Pengampu :
Dra. GARTIMA SITANGGANG., M.Si

DISUSUN OLEH :
Kelompok 6
Fadia Adinda Utami 7203144035
Ribka Putri Marisa br tambunan (7203344026)
Zelika Kharisma 7203344020
 A. Pengertian Rapat

Rapat adalah berkumpulnya sekurang-kurangnya dua atau lebih orang untuk memutuskan
suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976), sedangkan menurut Nunung dan Ratu Evi (2001:129) rapat
merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya. Adapun Wursanto
(1987:136) memberikan pengertian yaitu, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok
yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun
pemerintah. Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang
untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan (dalam hal rapat lebih bersifat formal yang
melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi,
perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada
pegawai agar berlangsung efektif.
 B.Tujuan Rapat

Adapun tujuan rapat yaitu sebagai berikut :

a. Menyampaikan satu atau beberapa iformasi
b.Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat danmembutuhkan
masukan dari semua anggota
c.Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan masalah
yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi
d.Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa dilakukan
..secara terbuka selain melalui rapat
C. Macam-macam rapat

a) Berdasarkan Tujuannya
 Rapat Penjelasan, biasanya diselenggarakan oleh pimpinan untuk
memberitahukan ataumenyampaikan penjelasan kepada seluruh peserta
rapat.
b) Berdasarkan Sifatnya
 Rapat Formal (Formal Meeting) adalah rapat yang telah dipersiapkan
terlebih dahulu dengan seluruhmekanisme dalam rapat tersebut telah
diatur, dan biasanya seluruh peserta rapat mendapatkan undangan.
 c) Berdasarkan Jangka Waktu
 Rapat Mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara intens yaitu satu
minggusekali, dan biasanya membahas soal masalah-masalah yang dihadapi setiap seksi
atausubseksi.
d) Berdasarkan Frekuensinya
 Rapat Rutin merupakan rapat yang waktunya telah ditentukan serta dilaksanakan secara
intens. Seperti rapat mingguan dan rapat bulanan,dll.
e) Berdasarkan Namanya
 Rapat Kerja adalah rapat atau pertemuan antara pimpinan dengan
karyawannyaguna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas
suatu instansi.
D. Syarat-syarat Rapat
syarat sukses suatu rapat adalah;

1) Acara rapat, harus disusun secara sitematis atau berurutan secara logis.

2) Media rapat. Tempat dan sarana untuk rapat harus memadai.

3) Disiplin waktu.

4) Adanya notulen.

5) Terdapat keputusan dana kesimpulan rapat.

6) Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik.

7) Suasana rapat yang terbuka.

8) Berpartisipasi dan aktif.

9) Selalu mendapatkan bimbingan dan pengawasan.

10) Tidak terjadi perdebatan..

 E. Persiapan Rapat

Adapun persiapan yang harus dilakukan antaranya adalah mempersiapkan

undangan, ruangan rapat, materi rapat, akomodasi, dan fasilitas rapatnya.
1) Undangan rapat
Surat undangan adalah surat yang dibuat untuk mengharapkan kehadiran
seseorang atau sekelompok orang dalam suatu acara atau kegiatan tertentu.
Berdasarkan derajat kepentingannya, undangan dapat dibedakan menjadi 3 macam
yaitu undangan resmi, undangan tidak resmi, dan undangan setengah resmi.

2) Ruangan Rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran
jalannya rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di
Operation Room atau Conference Room yang telah ada di lingkungan kantor.
Persiapkan tata ruang (layout) rapat berdasarkan pertimbangan :
 - Jumlah partisipan
 - Hubungan masing-masing partisipan
 - Level keintiman
 - Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah, dll)
 - Apakah anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penataan ruang rapat adalah :

- Cahaya/penerangan
- Ventilasi udara
- Pengaturan tenpat duduk

3) Persiapan Akomodasi
Akomodasi ini meliputi : penginapan, transportasi, konsumsi, dan kelengkapan lainnya.
Persiapan akomodasi ini hendaknya disesuaikan dengan kedudukan peserta rapat atau yang
pantas agar peserta rapat tidak merasa kecewa sehingga dapat berjalan dengan lancar dan
menghasilkan keputusan yang baik.
4) Konsumsi (snack dan minuman)
Macam konsumsi yang disajikan juga tergantung pada anggaran yang tersedia,
jumlah peserta rapat, lamanya rapat berlangsung, tamu undangan dan lain
sebagainya.

5) Persiapan Materi atau Bahan dan Perlengkapan Rapat

Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan meliputi :
o Daftar presensi peserta rapat
o Menyusun acara rapat
o Mempersiapkan konsep (draft) materi persoalan/masalah yang akan dibahas
dalam rapat
o Notula rapat/hasil rapat yang lalu
o Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
o Peraturan-peraturan yang diperlukan
o Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
6) Kesehatan

Untuk menjaga kestabilan, kesehatan perlu diperhatikan jangan sampai ada peserta rapat yang
menderita sakit. Untuk mencegah hal itu maka sebaiknya ada petugas pelayanan kesehatan
(petugas medis).
F. Agenda Rapat/Susunan Acara Rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibahas/
dibicarakan dalam rapat. Dengan melihat permasalahan pokok (general topic) diharapkan
peserta dapat termotivasi untuk memberikan pendapat, saran, ide, maupun gagasan apabila jika
peserta rapat mengetahui permasalahan khususnya (spesific topic).Selain agenda rapat juga
perlu dibuat susunan acara. Susunan acara merupakan urutan pelaksanaan suatu rapat yang
disusun dengan jelas. Susunan acara rapat hendaknya disusun dengan tepat dan secara
berurutan dengan membuat pokok-pokok acara dan memperhitungkan waktunya.
 Kesimpulan

Dari penjabaran materi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Rapat

merupakansuatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya
sebagai kumpulan sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna
melaksanakan urusan (dalam hal rapat lebih bersifat formal yang melibatkan
empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi,
perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, atau pemberian
motivasi kepada pegawai agar berlangsung efektif. dapun tujuan rapat yaitu
Menyampaikan satu atau beberapa informasi. Mendapatkan masukan dari para
anggota rapat bila ada masalah yang berat dan
membutuhkan masukan dari semua anggota, Melibatkan beberapa orang yang
memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan masalah yang dihadapi,
sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi
Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan,
karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan memikirkan
bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya. Memberi motivasi dan
semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat
Selain itu terdapat beberapa macam rapat seperti;
 - Rapat berdasarkan Tujuannya
 - Rapat berdasarkan Sifatnya
 - Rapat berdasarkan Jangka Waktu
 - Rapat berdasarkan Frekuensinya
 - Rapat berdasarkan Namanya
Sebelum memulai rapat tentunya terdapat persiapan rapat seperti
mempersiapkan undangan, ruangan rapat, materi rapat, akomodasi, dan fasilitas
rapat dan juga terdapat agenda/susunan acara rapat.
 SEKIAN
DAN
TERIMA KASIH