Ujian Akhir Semester

Nama : Sheza Azizira

Kelas : Adp C
Mata Kuliah : Manajemen Event

Dosen : Dr. Alfi Nura, MSi

Hari/Tgl : Senin, 28 November 2022
Waktu : 9.40 – 01.00 Wib

Soal :

1. Dalam menghadapi wabah covid 19, seluruh dunia membuat berbagai kebijakan, antara lain melakukan
vaksinasi untuk seluruh masyarakatnya. Dengan vaksinasi ini diharapkan jumlah korban virus semakin
menurun. Namun disisi lain, masih menimbulkan ketakutan bagi sebagian masyarakat. Untuk itu, banyak
penyelenggaraan event yang membuat suatu event secara "hybrid".
a. Sebutkan event-event yang diselenggarakan secara hybrid !
b. Sebutkan bagaimana pengaturan (manajemen) event tersebut!
c. Menurut saudara apa kelebihan dan kekurangan dari manajemen event yang
diselenggarakan secara hybrid !

2. Dengan situasi seperti yang kita hadapi saat ini (masih adanya virus covid), bagaimana pendapat anda
mengenai penyelenggaraan sebuah event, apakah sebaiknya dilakukan secara online, offline atau hybrib ?
Jelaskan dan berikan alasan masing-masing!

Jawab :

1. Banyak festival yang dibatalkan atau ditunda pada tahun 2020 karena adanya pandemi. Larangan
supaya tidak ada kerumunan dan imbauan buat di rumah aja akhirnya menggeser tren penyelenggaraan
berbagai acara menjadi hybrid event. Konsep acara yang menggabungkan antara fisik dan virtual ini jadi
solusi supaya nggak ada lagi agenda-agenda penting yang harus ditunda atau dibatalkan. Selain itu,
hiburan dan acara edukatif juga tetap bisa dilangsungkan tanpa harus tatap muka langsung.
a. Adapun event-event yang diselenggarakan secara hybrid yaitu :
1) Konser Hybrid - BTS LA Concert
 2) Konferensi dan Bootcamp - Ideafest, Millenial Fast

b. 1) Konser Hybird - BTS LA Concert

BTS menggelar konser Permission To Dance di LA yang juga menyediakan audiens globalnya untuk
menonton secara virtual. Untuk para event creator, konser hybrid tentu dapat memberikan keuntungan
lebih karena memungkinkan mereka untuk mendapatkan lebih banyak peserta event.
Manajemen event yang dilakukan yaitu :
hybrid event merupakan suatu istilah untuk mengungkapkan konsep acara yang menggabungkan antara
pertemuan online dan pertemuan offline. Maksudnya, event ini tidak hanya dilakukan dalam satu media
saja. Tetapi, terdapat dua media yang digunakan dengan aturan serta ketentuan yang sudah disepakati.
Misalnya, Anda menghadiri sebuah event secara online. Anda bisa menyaksikannya dimana saja Anda
berada dengan mudah. Disisi lain, ternyata event tersebut dilangsungkan juga secara online, sehingga ada
beberapa orang yang datang dengan mengikuti aturan tertentu. Jadi, dalam hybrid event ini, seorang
penyedia event akan menyiapkan tempat serta peralatan secara langsung atau fisik, yang digunakan untuk
kebutuhan pemateri maupun pesertanya.
Para peserta yang hadir dalam event ini terbagi menjadi dua, yaitu peserta langsung atau offline dan
peserta tidak langsung atau online. Meskipun begitu, event akan terselenggara dengan baik dan lancar
karena host yang membimbing acara tersebut akan melakukan dialog secara interaktif dengan seluruh
peserta.

BTS tampil di depan para penggemarnya dalam konser "BTS PERMISSION TO DANCE ON STAGE –
LA" di SoFi Stadium, Los Angeles, Amerika Serikat.
konser offline BTS untuk pertama kali sejak 2019. ARMY yang tak bisa ke LA, Amerika Serikat bisa
mengikuti konser secara live streaming."Menggelar konser tatap muka di tengah pandemi Covid-19
bukan hal mudah. Namun setelah mencari beberapa peluang kami bisa menggelar konser di Amerika
Serikat," kata Big Hit Music, agensi dari BTS Konser tersebut dihadiri oleh hampir 50.000 orang untuk
menyambut BTS kembali ke panggung dengan sorak-sorai dan lambaian tongkat cahaya mereka dengan
antusias.

Adapun cara-cara yang dilakukan untuk menonton konser tersebut secara online :
1. Silahkan download dan instal Weverse jika kamu belum memilikinya
2. Beli tiket di Weverse Shop
3. Buka halaman streaming langsung
4. Masuk menggunakan akun Weverse yang digunakan untuk membeli tiket.
5. Tetapkan nama pengguna (hanya untuk pertama kali)
6. Klik 'VALIDASI TIKET' untuk memverifikasi tiket
7. Nikmati konser BTS!

Konser BTS disaksikan oleh total 813,000 penonton selama 4 hari. Jumlah ini termasuk 214.000
penonton di SoFi Stadium, 18.000 penonton lewat Youtube Theatre, dan 581.000 penonton menyaksikan
lewat WeVerse. Acara tersebut disponsori oleh berbagai pihak yaitu Samsung, SK, Hyundai, LG, Lotte,
dan CJ. Menurut pengungkapan elektronik layanan pengawas keuangan mereka melakukan penjualan
sebesar Rp 8,6 trilliun. Laba bisnis perusahaan yaitu Rp 1,3 trillion, sementara laba bersihnya yaitu
sebesar Rp 1,4 trilliun.

2. Konferensi dan Bootcamp - Ideafest, Millenial Fast

IdeaFest 2022 resmi dibuka pada Kamis, 24 November 2022. IdeaFest tahun ini digelar selama empat
hari, 24-27 November 2022 di Jakarta Convention Center (JCC), Jakarta Pusat. Mengusung tema
"Re:ality Re:defined", IdeaFest 2022 diharapkan jadi wadah kolaborasi pelaku ekonomi kreatif di
Indonesia.

"Setelah berhadapan dengan pandemi selama lebih dari dua tahun, kini dunia perlahan pulih dengan
sendirinya, dan kami sadar kemajuan teknologi saat ini menjadikan kolaborasi lebih bebas hambatan.
IdeaFest 2022 bermitra dengan berbagai komunitas dan program partners dalam upaya memperkenalkan
berbagai inovasi terkini yang diprediksi akan menjadi bagian penting dari kehidupan bermasyarakat
sehari-hari ke depannya pasca pandemi," ungkap Co-Chairman IdeaFest 2022 Ben Soebiakto dalam
siaran pers yang diterima Cantika pada Kamis, 24 November 2022.

IdeaFest 2022 bekerja sama dengan lebih dari 180 pelaku kreatif, lebih dari 30 komika, dan lebih dari 30
tenant kuliner untuk menghadirkan lebih dari 100 sesi dan lebih dari puluhan experiential booth. Program
IdeaFest 2022 meliputi Conference, IdeaTalks, Utopia Blok:verse, IdeaFest Music, Lucu Fest, Hall of
Makers, Manual Food Market, Litter by Litter, Your Voice Matters, Berani Bacot, NexSpace

Pada gelaran tahun ini, IdeaFest 2022 memiliki jajaran tim Braintrust yang secara khusus mengkurasi
berbagai isu dan fenomena spesifik, seperti Art, Women Interest, Fashion & Streetwear, Media &
Advertising, Content, Urban & Culture, Wellness, Entrepreneurship, Music, Activism & ESG, Lifedata-
style, dan Design. Tidak hanya itu, IdeaFest 2022 turut mengundang seniman kontemporer ternama asal
Jepang, Takashi Murakami. Selain dikenal sebagai seniman dengan deretan karya dan kolaborasi
bergengsi, Takashi juga merupakan pelopor dari Clone X - X Murakami.

Selain berbagai program menarik di atas, IdeaFest 2022 juga mengajak pengunjung untuk re:cultivate
potensi mereka dan re:connect dengan ratusan figur inspiratif melalui Conference dan IdeaTalks. Dalam
gelaran Conference, IdeaFest 2022 mempersembahkan satu hari yang khusus mengajak pengunjung untuk
untuk membahas berbagai fenomena terkini bersama para game-changer lintas industri di Indonesia
seperti Aji Handoko, Cinta Laura Kiehl, Denica Flesch, Edward Tirtanata, Manoj Punjabi, Maudy
Ayunda, Muhammad Sadad, serta puncak acara yang menghadirkan seniman kontemporer ternama asal
Jepang, Takashi Murakami.

Pengunjung juga dapat menikmati beragam diskusi menarik yang penuh dengan ide dan terobosan
mutakhir dalam IdeaTalks bersama Alamanda Shantika, Andra Matin, Ariel Tatum, Ario Pratomo, Erika
Richardo, Ferry Irwandi, Iben M.A., Iyas Lawrence, Raymond Chin, WD Willy, Vidi Aldiano, Gita
Wirjawan, Nadiem Makarim, dan Dwi Sasetyaningtyas. Berbagai penampilan komedi oleh Tretan
Muslim, Coki, Deddy Corbuzier, GJLS, dan Dodit Maulana, serta penampilan di IdeaFest Music oleh
Aulion, RAN, dan Feel Koplo semakin menyemarakkan IdeaFest 2022.

Pada gelaran IdeaFest tahun ini, IdeaFest menghadirkan sosok maskot metahuman bernama Drea sebagai
host. Pengunjung akan disambut dengan teknologi mutakhir ini dan berkesempatan untuk berinteraksi
secara langsung dengan Drea saat memasuki pintu utama dari IdeaFest 2022.

Jadwal dari acara tersebut yakni :

Pada tanggal 27 Nov 2022
10:35 - 10:45 = > Reality Re:Defined
10:45 - 11:00 = > Virality Redefined: Relevant Content Format for The Next Gen
11:00 - 11:15 = > NexSpace
11:15 - 12:00 = > Trending Topic All-Time Box Office: Story Transmutation Formula Across Medium
13:00 - 13:10 = > Purpose is important, but you need to act on it
13:10 - 13:20 = > Purpose is important, but you need to act on it
13:20 - 14:00 = > Caring is the New Cool
14:00 - 14:20 = > Celebrating Life, Traveloka Way
14:20 - 14:40 = > Buidling World Class Brand from Zero
14:40 - 15:00 = > It’s Time to Rethink: Lead the Change!
15:25 - 16:00 = > Cupping The Real Taste of Growth
16:00 - 16:20 = > Living a Purposeful Life
16:20 - 16:40 = > Spiritual Beyond Visual: The Compass of Cultural Statement
16:40 - 17:00 = > Re:defining Hope into Action: Meaningful Impact the Right Way
17:00 - 18:00 = > Pop Culture Redefined: When Explosive Expression meets Unending Exploration

c. Menurut saya kelebihan dari manajemen event yang diselenggarakan secara hybrid yaitu :
1) Meningkatkan Kapabilitas Kehadiran
Saat sebuah acara dapat diakses secara online, maka akan memungkinkan peserta dapat
menghadiri acara tersebut yang mungkin sebelumnya tidak dapat hadir. Beberapa alasan umum
yang menjadikan peserta tidak dapat hadir misalnya karena jarak tempuh perjalanan, biaya,
waktu, serta kendala ukuran tempat. Dengan membuat sebuah hybrid event, maka akan
memungkinan semua peserta dapat hadir di dalam ruang acara versi fisik dan juga ruang acara
versi virtual.

2) Eco-friendly
Karena diadakan secara virtual, sehingga hybrid event mengurangi kebutuhan tempat, konsumsi
dan perjalanan dimana berarti juga mengurangi dampak lingkungan. Jika menggunakan sebuah
ruang virtual maka hanya menghasilkan sedikit emisi karbon dibandingkan dengan acara secara
tatap muka. Menyelenggarakan sebua hybrid event adalah alternatif yang jauh lebih bersih dan
ramah lingkungan dibandingkan dengan acara tatap muka.

3) Peluang Sponsor yang Kuat Hybrid event memiliki nilai luar biasa bagi sponsor. Alasan
utamanya adalah jangkauan yang meningkat. Dengan kata lain, lebih banyak peserta di hybrid
event sehingga secara otomatis berarti memiliko prospek yang lebih besar untuk sponsor. Ini
merupakan alasan mengapa sponsor akan lebih tertarik dengan hyrid event. Alasan lainnya adalah
sponsor dapat dengan mudah berkomunikasi secara individual dengan pihak yang
berkepentingan. Misalnya pada saat sponsor berinteraksi dengan peserta virtual online. Beberapa
orang, khususnya kalangan milenial, sangat menyukai komunikasi virtual. Sehingga
memungkinkan peningkatan partisipasi di stan virtual sponsor tersebut. Selain itu, pihak
sponsorship juga dapat mensponsori acara streaming langsung, di dalam aplikasi acara dan
banyak lagi. Sehingga fleksibilitas ini meningkatkan peluang sponsor yang lebih kuat.
4) Keterlibatan Audiens yang Lebih Tinggi
 Jika dibandingkan dengan sebuah acara offline dimana keterlibatan audiens hanya dibeberapa
aspek saja seperti hanya pada sesi tanya jawab, hybrid event membuka peluang keterlibatan
audiens yang lebih luas. Ini dikarenakan audiens virtual dapat berpartisipasi aktif dari smartphone
atau komputer desktop mereka. Dimana mereka dapat berbicara, berbagi, menyukai, berkomentar
dan melakukan lebih banyak fungsi online. Misalnya ketika disebuah hybrid event direncanakan
untuk diadakan polling selama sesi. Hybrid event dapat mencakup berbagai audiens baik secara
offline maupun online. Di sisi lain, di dalam hybrid event ketika melalukan sesi tanya jawab
dengan pembicara di acara langsung. Audiens online dapat mengajukan pertanyaan saat
presentasi disiarkan langsung dan pertanyaan mereka akan dijawab pada saat menjawab
pertanyaan dengan audiens offline. Penyelenggara hybrid event hanya membutuhkan moderator
atau layar di tempat untuk melihat pertanyaan secara online. Ini biasanya dapat dilakukan di
studio yang menyiarkan acara langsung secara online.

5) Mendapatkan Informasi Berharga

Kelebihan lain dari hybrid event adalah informasi yang kita dapatkan dari semua audiens yang
hadir. Jika di acara offline, kita cukup melakukan perhitungan jumlah karyawan dan
memperkirakan berapa banyak pemirsa yang berpartisipasi dalam satu sesi. Tetapi, di dalam
hybrid event, akan diketahui jumlah partisipan yang tepat. Sehingga juga tahu bagaimana mereka
terlibat dan kapan mereka keluar dari sesi. Tidak hanya itu, kita juga mendapatkan informasi
tentang minat partisipan yang hadir dengan bantuan data yang dikumpulkan dan partisipasi sesi.
Semua informasi berharga tersebut akan membantu meningkatkan konten yang akan dibuat di
masa mendatang. Dalam kasus sponsor, mereka juga mendapatkan informasi yang penting
tentang traffic di stan mereka serta keterlibatan audiens.

Menurut saya kekurangan dari manajemen event yang dilakukan secara hybrid yaitu :
1. Pelaksanaannya Kemungkinan Menjadi Kompleks
Mencoa menyelenggarakan acara offline dan online/virtual yang sepenuhnya terintegrasi secara
bersamaan bisa jadi menjadi rumit. Ketika kita berencana mengadakan hybrid event, maka kita
harus menyampaikan dua acara yang hampir identik secara bersamaan secara virtual dan secara
langsung. Oleh karena itu, berpikir secara strategis dalam hal perencanaan sebelum mengadakan
hybrid event akan membantu dalam memahami seberapa besar acara tersebut. Dan juga mungkin
perlu pekerjaan yang cukup ekstra sehingga acara dapat sepenuhnya terintegrasi dengan baik.
2. Sponsor Mungkin Perlu Bimbingan Ekstra
Seringkali akan lebih sulit untuk mendapatkan sponsor jika kita tidak dapat meyakinkan mereka.
Ini merupakan tantangan terbesar bagi penyelenggara acara jika tidak ditangani dengan tepat.
Mendapatkan lebih banyak sponsor secara ekslusif bergantung pada nilai yang dapat diberikan
oleh penyelenggara acara kepada mereka. Oleh karena itu, teknologi yang ada perlu memastikan
bahwa sponsor menerima manfaat yang sama bahkan lebih jika dibandingkan dengan acara
offline. Kuncinya adalah meyakinkan sponsor tentang keberhasilan acara yang dahulu, kebiasaan
dari peserta dan peningkatan tingkat eksposur yang akan mereka dapatkan di hybrid event.

3. Membutuhkan Tambahan Koordinasi Yang Ekstra

Mengelola dan menorganisir sebuah hybrid event mungkin akan mengalami beberapa tantangan
dalam merencanakan dan melaksanakannya. Selain waktu, tenaga dan sumber daya, yang
diperlukan untuk menyiapkan hybrid event adalah mengarahkan acara sehingga saling
terintegrasi. Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah aspek teknis dan fisik dari hyrid event
yang cukup kompleks dan rumit. Sehingga membutuhkan koordinasi yang ekstra dengan staff
yang mengatur acara di bagian offline maupun yang mengatur di bagian aplikasi online. Dengan
bantuan tim ahli dan platform acara virtual profesional, banyak hal dapat dikelola dengan mudah.
Platform virtual akan memberikan solusi untuk peralatan live-streaming. Ini juga akan
memungkinkan solusi yang praktis untuk keterlibatan online dan offline.

4. Potensi Masalah Konektivitas

Di saat mengadakan hybrid event, kekhawatiran lain yang dapat muncul adalah masalah koneksi
yang tidak stabil. Karena masalah konektivitas ini, peserta virtual mungkin tidak bisa
mendapatkan pengalaman yang lengkap. Akibatnya, bisa saja penyelenggara acara akan
mendapatkan protes dari peserta yang terhubung secara online, karena sangat mengganggu
pengalaman mereka. Solusinya sederhananya adalah melakukan penelitian dan memilih platform
virtual yang menawarkan konektivitas yang lancar selama acara berlangsung. Selain itu, juga
perlu tim yang ahli di bidangnya yang bertanggung jawab atas masalah teknis.
2. Menurut saya dengan situasi ketika saat kita pandemic karena covid -19 lebih baik penyelanggaraan
event menggunakan hybrid saja, karena ketika ada seseorang yang terkena virus tersebut tetapi ingin hadir
atau mengikuti acara event-evennt tertentu dengan penyelenggaraan event menggunakan hybrid itu dapat
membantu mereka yang tidak dapat hadir langsung disebuah acara dengan melalui live streaming atau
menontonnya menggunakan situ tertentu. Dengan begitu juga dapat mensejahterakan acara tersebut
misalanya saja ketika ada seseorang yang terkena virus covid-19 datang kesebuah acara maka itu
membahayakan keselamatan orang-orang yang ada dievent tersebut. Untuk itu maka bisa menggunakan
hybrid ini dimana nantinya orang-orang yang sehat yang tidak terjangkit virus dapat hadir keacara
tersebut. Tidak hanya itu demi meminimalisir dari virus juga harus la dilakukan test swab terlebih dahulu
sebelum pergei ke event tersebut dengan begitu acara tersebut dapat berjalan lebih lancar.
Lalu tidak hanya itu dengan menggunakan hybrid juga pastinya menguntungkan bagi penyelenggara
event dimana seperti sekali mendayung dua tiga pulau terlampau. Yaitu dimana ketika ketika acara
tersebut berlangsung kita mendapatkan keuntungan dari acara offline maunpun online. Dimana kitab isa
menjual tiket secara offline dan online.
Dan kita juga bisa meminimalisir kecelakaan kecelakaan yang ada. Misalnya disebuh acara terlalu ramai
atau padatnya orang-orang yang ada sehingga terjadinya kericuhan dorong-dorongan atau bisa saja
mengakibatkan perkelahian nahh untuk memnimalisir kejadian tersebut maka dilakukan laa hybrid jadi
kita dapat mengurangi orang-orang yang ada agar tidak melebhi kapasistas.