MAKALAH

RAPAT BISNIS DAN PENULISAN LAPORAN BISNIS

Disusun guna memenuhi tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis

Dosen Pengampu:
Novika Rosari S.E., M.Si. Ak, CA

Oleh:
Diah Novitasari
Muhammad Alvian
Ratu Humaira
Septi Eka Sudarsono
(2110313320006)
(2110313210062)
(2110313220057)
(2110313220029)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT
2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas limpahan rahmatnya
penyusun dapat menyelesaikan makalah ini tepat waktu tanpa ada halangan yang berarti dan
sesuai dengan harapan.

Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada bapak Novika Rosari S.E., M.Si. Ak, CA sebagai
dosen pengampu mata kuliah Komunikasi Bisnis yang telah membantu memberikan arahan
dan pemahaman dalam penyusunan makalah yang berjudul Rapat Bisnis dan Penulisan
Laporan Bisnis.

Kami menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini masih banyak kekurangan karena
keterbatasan kami. Maka dari itu penyusun sangat mengharapkan kritik dan saran untuk
menyempurnakan makalah ini. Semoga apa yang ditulis dapat bermanfaat bagi semua pihak
yang membutuhkan.

Banjarmasin, 31 Oktober 2022

Kelompok 10

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...............................................................................................................ii

DAFTAR ISI.......................................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1
Latar Belakang ....................................................................................................................... 1
Rumusan Masalah .................................................................................................................. 1
Tujuan..................................................................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................................... 3
2.1 Pengertian Rapat Bisnis ................................................................................................... 3
2.2 Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis .......................................................... 3
2.3 Tujuan Rapat .................................................................................................................... 4
2.4 Jenis-jenis Rapat ............................................................................................................... 5
2.5 Perencanaan Rapat Bisnis ................................................................................................ 8
2.6 Pelaksanaan Rapat Bisnis ............................................................................................... 11
2.7 Tindak Lanjut Rapat Bisnis ............................................................................................ 14
2.8 Pengertian Laporan Bisnis ............................................................................................. 14
2.9 Penggolongan Laporan Bisnis........................................................................................ 15
2.10 Persiapan Penulisan Laporan Bisnis ............................................................................ 18
2.11 Bagian Pokok Laporan Bisnis ...................................................................................... 19
2.12 Organisasi Tubuh Laporan Bisnis ................................................................................ 21
BAB III PENUTUP ................................................................................................................. 25
3.1 Kesimpulan..................................................................................................................... 25
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................. 26

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada umumnya rapat (meeting) menjadi salah satu media komunikasi dan
koordinasi yang digunakan dalam suatu organisasi bisnis maupun nonbisnis untuk
membahas atau mendiskusikan suatu topik tertentu. Dalam praktiknya, rapat sering kali
berjalan tidak efektif bankan terkesan membuang-buang waktu dan berjalan tanpa tujuan
yang jelas. Oleh karena itu, rapat yang baik perlu dipersiapkan dan dikelola dengan baik,
sehingga dapat berjalan efektif sesuai dengan tujuan yang dikehendaki.
Dalam dunia bisnis, persaingan selalu terjadi antar perusahaan atau antar individu.
Persaingan baik dalam bentuk keuntungan maupun dalam bentuk kinerja. Oleh karena itu,
perusahaan perlu bersiap dalam persaingannya di dunia bisnis agar tidak tertindas oleh
pihak lain. Oleh karena itu, agar suatu perusahaan dapat berhasil, perusahaan harus
memiliki laporan bisnis. Laporan ini disusun dengan tujuan untuk memudahkan
pengelolaan perusahaan/usaha di masa yang akan datang berdasarkan data-data dalam
laporan bisnis yang disusun. Laporan bisnis yang dihasilkan juga dapat digunakan untuk
pengambilan keputusan dalam suatu bisnis. Maka dari itu laporan bisnis sangat diperlukan
dalam suatu perusahaan.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah dari makalah ini adalah sebagai berikut :

1. Apa pengertian rapat bisnis?
2. Apa saja perbedaan rapat bisnis dengan rapat non-bisnis?
3. Apa tujuan rapat?
4. Apa saja jenis-jenis rapat?
5. Bagaimana perencanaan rapat bisnis?
6. Bagaimana pelaksanaan rapat bisnis?
7. Bagaimana tindak lanjut rapat bisnis?
8. Apa pengertian laporan bisnis?
9. Apa saja penggolongan laporan bisnis?
10. Bagaimana persiapan penulisan laporan bisnis?
11. Apa saja bagian pokok laporan bisnis?
12. Bagaimana organisasi tubuh laporan bisnis?
1.3 Tujuan
Adapun tujuan dari makalah ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui pengertian rapat bisnis.
2. Untuk mengetahui perbedaan rapat bisnis dengan rapat non-bisnis.
3. Untuk mengetahui tujuan rapat.
4. Untuk mengetahui jenis-jenis rapat.
5. Untuk mengetahui perencanaan rapat bisnis.
6. Untuk mengetahui pelaksanaan rapat bisnis.
7. Untuk mengetahui tindak lanjut rapat bisnis.
8. Untuk mengetahui laporan bisnis.
9. Untuk mengetahui penggolongan laporan bisnis.
10. Untuk mengetahui persiapan penulisan laporan bisnis.
11. Untuk mengetahui bagian pokok laporan bisnis.
12. Untuk mengetahui organisasi tubuh laporan bisnis.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Rapat Bisnis

Pada dasarnya , istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis
maupun nonbisnis, baik yang berskala kecil, menengah, atau besar. Rapat yang mereka
selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas sesuatu.
Oleh karena itu, rapat bisnis (business meeting) dapat didefinisikan sebagai bentuk
pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk
membahas hal - hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis.
Dalam dunia praktis, rapat bisnis dapat diselenggarakan di dalam maupun di luar
kantor perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan di dalam perusahaan umumnya
membahas hal-hal yang sifatnya rutin, seperti membahas perkembangan penjualan harian
atau mingguan, menyiapkan pendistribusian barang ke suatu daerah, menyiapkan berbagai
kebutuhan bahan baku untuk proses produksi berikutnya, dan menyiapkan alat-alat tulis
kantor (ATK).
Namun, manakala pertemuan yang diselenggarakan oleh pimpinan perusahaan
menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan bersifat strategis serta jumlah pesertanya
cukup banyak, rapat bisnis dapat diselenggarakan di luar perusahaan, misalnya di hotel.
Hal-hal yang sifatnya khusus dan strategis misalnya adalah perusahaan sedang menyiapkan
visi dan misi yang baru, melakukan perluasan daerah pemasaran ke daerah lain atau bahkan
orientasi ekspor, merencanakan akuisisi (pengambilalihan) terhadap perusahaan lain, atau
melakukan penjajakan kerja sama dengan perusahaan asing.
Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan apakah di
dalam atau di luar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat
kepentingannya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan faktor finansial (dana)
pendukungnya.

2.2 Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis

Apa yang membedakan antara rapat bisnis dan rapat nonbisnis (nonbusiness
meeting)? Salah satu faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis adalah
tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Dalam hal ini, rapat bisnis tentu
orientasi atau tujuannya adalah bisnis. Berbicara tentang bisnis, tujuan akhirnya adalah
bagaimana suatu perusahaan memperoleh keuntungan (laba). Di samping itu, rapat bisnis
umumnya bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler seremonial.

3
 Sementara itu, orientasi atau tujuan penyelenggaraan rapat nonbisnis bukan
berorientasi pada bisnis, misalnya untuk tujuan sosial kemasyarakatan, peningkatan
pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Dilihat dari sisi formalitasnya, rapat nonbisnis
sifatnya adalah formal (formal meeting) dan tidak formal (informal meeting). Rapat
nonbisnis yang dilakukan oleh instansi pemerintah memiliki sifat yang formal. Sedangkan
rapat nonbisnis oleh warga masyarakat (rapat warga /rapat kampung) untuk membahas
kebersihan dan peduli yang dilakukan lingkungan sekitarnya termasuk yang tidak formal.
Apa yang mereka bahas dalam rapat tersebut cenderung santai, luwes, dan mengalir begitu
saja. Rapat yang mereka lakukan jauh dari kesan seremonial. Yang penting bagi mereka
adalah kerukunan, keakraban, dan kebersamaan antarwarga dalam membangun daerah
mereka sendiri. Jadi, apa yang mereka lakukan benar-benar bersifat informal.

2.3 Tujuan Rapat

Menurut Locker dalam bukunya Business Communication : Building Critical Skills
menyatakan fahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan, antara lain :
• Berbagi informasi
• Penjajakan ide/gagasan ( brainstorming)
• Evaluasi ide/gagasan
• Pengambilan keputusan
• Membuat dokumen
• Memotivasi peserta
Dalam konteks bisnis, penyelenggaraan rapat bisnis tidak harus mencakup keenam
tujuan tersebut. Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan dapat saja
hanya dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus
diketahui oleh peserta rapat, diikuti dengan sesi tanya jawab. Namun, dapat saja rapat bisnis
juga dimaksudkan untuk menginformasikan sesuatu kepada peserta, melakukan penjajakan
ide, mengevaluasi ide yang ada, dan akhirnya mengambil sebuah keputusan penting bagi
perusahaan.
Sebagai contoh, manajer pemasaran menginformasikan kepada para peserta rapat
bahwa perkembangan penjualan selama satu semester ini mengalami perkembangan yang
cukup menggembirakan bila dibandingkan dengan penjualan semester yang lalu. Penjualan
semester ini meningkat hampir 100 % bila dibandingkan dengan penjualan semester yang
lalu. Bahkan, hasil riset pemasaran yang dilakukan secara rutin oleh divisi riset pemasaran

4
 menunjukkan bahwa permintaan produk mengalami peningkatan cukup signifikan
menjelang bulan puasa dan lebaran. Oleh karena itu, berdasarkan riset pemasaran tersebut,
tahun depan perusahaan perlu meningkatkan produksi untuk menyongsong bulan puasa dan
lebaran. Berdasarkan contoh tersebut, rapat bisnis bukan saja menginformasikan sesuatu
kepada peserta, tetapi juga melakukan evaluasi dan pengambilan keputusan penting bagi
kemajuan perusahaan ke depan.
Di samping itu, rapat bisnis juga dimaksudkan untuk menghasilkan sebuah
dokumen penting bagi perusahaan yang sangat bermanfaat bagi penyusunan strategi
perusahaan ke depan. Misalnya, hasil - hasil keputusan yang telah disepakati dalam forum
rapat bisnis yang dihadiri oleh para pengambil kebijakan perusahaan dan telah
didokumentasikan akan menjadi dokumen yang sangat berharga bagi perusahaan. Cara
pendokumentasiannya dapat dilakukan dalam bentuk print-out (cetakan) maupun soft copy
(tersimpan dalam format digital).
Rapat bisnis juga dapat dimaksudkan untuk memotivasi para peserta rapat. Sebagai
contoh, sebuah rapat bisnis diselenggarakan oleh departemen pemasaran dan dihadiri oleh
semua karyawan departemen pemasaran. Dalam rapat bisnis tersebut manajer pemasaran
memberikan motivasi kepada semua karyawannya untuk selalu meningkatkan kinerja
mereka. Bahkan, manajer pemasaran dapat saja memberikan penghargaan berupa insentif,
natura (barang), atau promosi jabatan bagi karyawan yang mampu melebihi target
penjualan sebagai bentuk motivasi yang diberikan oleh pimpinan perusahaan.

2.4 Jenis-jenis Rapat

Oliver Serrat dalam Conducting Effective Meetings mengelompokkan rapat ke dalam lima
jenis, yaitu :

Pengarahan (Briefing)
Briefing sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting).
Mengapa demikian? Karena dalam briefings pimpinan rapat cenderung hanya
menyampaikan informasi atau memberikan arahan, perintah kepada karyawan suatu
perusahaan untuk melakukan atau menyelesaikan tugas tertentu. Di samping itu, briefing
juga dimaksudkan untuk mengingatkan kembali para karyawan tentang peran, tugas, dan
tanggung jawab mereka dalam menjaga serta mengembangkan perusahaan ke depan.

5
 Dalam praktiknya, pelaksanaan briefing di suatu perusahaan dapat bervariasi. Ada
perusahaan yang melakukan briefing terjadwal secara rutin dan periodik (misalnya, setiap
hari Senin jam 08.00 hingga jam 09.00 atau setiap hari mulai jam 08.00 hingga jam 09.00).
Namun, ada juga perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan briefing yang bersifat
insidental. Dalam arti bahwa perusahaan menyelenggarakan kegiatan briefing sesuai
dengan kebutuhan dan waktunya tidak teratur, mungkin seminggu sekali dua kali atau
bahkan dalam satu minggu tidak ada kegiatan briefing. Oleh karena itu, briefing yang
dilakukan secara insidental waktunya tidak dapat dipastikan atau tidak menentu.

Rapat Konsultasi (Advisory Meeting)

Rapat konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagi informasi (sharing
information) kepada pihak lain. Rapat ini dimaksudkan untuk membantu peserta rapat
dalam mengatasi masalah yang terjadi di suatu perusahaan. Di samping itu, rapat konsultasi
juga dimaksudkan untuk mendengarkan ide, gagasan, atau pandangan dari para peserta
rapat. Dengan kata lain, dalam rapat tersebut terjadi suatu proses untuk saling memberi dan
menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan, atau masukan dari pihak lain.

Rapat Komite (Committee Meeting)

Rapat komite merupakan bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar
belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuk memutuskan suatu masalah
tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). Kelompok yang ada dalam rapat
ini memiliki otoritas, kompromi, dan resolusi. Karena peserta rapat komite terdiri dari
sekelompok orang dengan berbagai profesi, tidak mengherankan apabila dalam proses
pengambilan keputusan terjadi diskusi atau perdebatan yang berkepanjangan (debat kusir)
dan tanpa hasil.
Mengingat kondisi dalam perdebatan yang mungkin tidak berujung dan menemui
jalan buntu, proses pengambilan keputusan melalui suara terbanyak (voting) dapat saja
terjadi. Dalam dunia praktis, proses pengambilan keputusan melalui suara terbanyak
bukanlah hal yang tabu atau terlarang. Namun demikian, yang terpenting adalah setelah
ada kesepakatan melalui suara terbanyak, siapa pun yang terlibat di dalamnya harus sepakat
menerima keputusan bersama tersebut .

6
Rapat Dewan (Council Meeting)
Rapat dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan
latar belakang yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara mencari
konsensus bersama di antara mereka. Proses pengambilan keputusan selalu diupayakan
dengan berbagai cara melalui konsensus atau kesepakatan bersama dan tetap menghindari
proses pengambilan keputusan melalui voting.
Proses pengambilan keputusan melalui konsensus tentu memerlukan waktu yang
lama atau proses yang panjang. Hal ini mengingat bahwa di antara peserta yang ada dalam
rapat tersebut tentu memiliki ide, cara, dan pandangan yang mungkin berbeda dengan
peserta yang lain. Dengan kata lain, ada jalan panjang dan berliku menuju sebuah keputusan
konsensus bersama.

Negosiasi (Negotiation)
Dalam dunia bisnis yang selalu dinamis, tentu permasalahan negosiasi tidak dapat
dihindari. Negosiasi bukanlah monopoli perusahaan yang berskala menengah dan besar.
Bahkan pada perusahaan berskala kecil dan menengah pun terjadi proses negosiasi dalam
dunia bisnis mereka. Dalam bisnis yang berskala kecil, proses negosiasi terjadi ketika
penjual dan pembeli melakukan tawar-menawar atau bertransaksi. Selanjutnya melalui
proses negosiasi antara kedua belah pihak (penjual dan pembeli), akhirnya diperoleh
kesepakatan tentang harga yang mereka sepakati bersama. Kedua belah pihak tentu
menerima dengan senang hati kesepakatan dalam bernegosiasi tersebut.
Pada dasarnya, dalam proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki
kepentingan, maksud, dan tujuan yang berbeda-beda. Melalui proses negosiasi di antara
mereka diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan cara-cara
yang saling menguntungkan semua pihak. Kata kuncinya adalah bahwa masing-masing
yang terlibat dalam bernegosiasi dapat saling menerima dan memberi, sehingga
menemukan suatu kesepakatan yang baik dan saling menguntungkan.

Sementara itu, menurut Streibel dalam The Manager's Guide to Effective Meetings, rapat
dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis, yaitu :

Rapat Informasional (Informational Meeting)

Rapat informasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu
tempat yang dimaksudkan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta

7
 rapat bisnis. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah cara menyampaikan informasi
yang baik kepada para peserta rapat bisnis tersebut, sehingga dapat diterima dengan baik
pula. Misalnya dalam menyampaikan informasi usahakan agar disampaikan dengan jelas,
ringkas, menarik, dan tidak bertele- tele.
Informasi yang diberikan kepada para peserta rapat bisnis tersebut dapat berupa
informasi umum yang bersifat rutin dan informasi khusus yang bersifat strategik. Hal yang
termasuk informasi umum dan rutin adalah informasi tentang disiplin kerja, tata cara
pelayanan umum, dan persiapan kebutuhan alat tulis kantor (ATK). Sedangkan yang
termasuk informasi khusus dan strategik adalah informasi tentang pengembangan produk
baru, rencana akuisisi perusahaan lain, ekspansi perusahaan ke mancanegara, serta
perubahan visi dan misi perusahaan.

Rapat Motivasional (Motivational Meeting)

Rapat motivasional merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu
tempat rapat untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu. Sebagai
contoh, pimpinan bisnis yang sekaligus sebagai seorang manajer pemasaran memotivasi
para peserta rapat bisnis untuk bekerja dengan lebih bersemangat, meningkatkan
komitmennya, meningkatkan kedisiplinan kerja meningkatkan keterampilan
berkomunikasi, serta meningkatkan kemampuan bernegosiasi.

Rapat Partisipatif (Participatory Meeting)

Rapat partisipatif merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat
untuk meningkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis. Partisipasi para peserta rapat
bisnis sangat diharapkan demi efektivitas dan keberhasilan rapat bisnis tersebut.
Salah satu bentuk partisipasi peserta rapat bisnis adalah kemampuan untuk
mendengarkan dengan baik. Setiap peserta rapat bisnis sebaiknya juga menjadi pendengar
yang baik. Salah satu cara menjadi pendengar yang baik adalah mendengarkan dengan
penuh perhatian dan tidak menyela pembicaraan peserta yang lain. Oleh karena itu
pendengar yang baik dapat memahami cara berpikir orang lain, serta menghargai ide,
gagasan , atau pandangan peserta rapat bisnis yang lain.

2.5 Perencanaan Rapat Bisnis

Perencanaan (planning) yang baik tentu akan membantu mempermudah
pencapaian tujuan yang dikehendaki. Begitu pula dalam rapat bisnis, pencapaian tujuan

8
rapat bisnis yang efektif sangat ditentukan oleh sejauh mana persiapan yang telah
dilakukan, apakah rapat bisnis dipersiapkan sekadamya (asal-asalan) atau dipersiapkan
dengan sebaik-baiknya. Untuk memberikan arahan selama rapat bisnis berlangsung, perlu
disiapkan rancangan agenda rapat bisnis mulai awal hingga akhir (selesai).
Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik,
antara lain:
a. Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai, dan waktu selesai.
b. Cantumkan rumusan tujuan atau maksud rapat.
c. Cantumkan siapa saja yang hadir.
d. Daftar topik yang akan dibahas Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas.
e. Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapat dimulai.
f. Bahan-bahan rapat dibagikan kepada setiap peserta rapat bisnis selambat-
lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.

Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya
bagi Anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, antara lain:

a) Undangan
Undangan rapat bisnis bagi peserta sebaiknya diedarkan beberapa hari sebelum rat
bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan bahan-
bahan yang akan dibahas dalam rapat bisnis tersebut.
b) Waktu dan Tempat
Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu
sebelum undangan diedarkan ke seluruh peserta rapat. Dalam hal ini, waktu
menunjukkan tanggal, bulan, tahun, dan jam berapa rapat bisnis akan dilaksanakan.
Sedangkan mengenai tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dicantumkan secara
jelas dan rinci.
c) Berapa Lama Waktu Rapat Bisnis
Dalam hal ini menunjuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan
waktu akan dimulainya dan berakhirnya sebuah rapat tentu sangat penting artinya
bagi para peserta rapat bisnis.
d) Pembawa Acara
Adakalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar
berjalan dengan lancar.
e) Ketua Panitia Penyelenggara

9
 Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis.
Misalnya, maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta, dan bidang fungsional
(misalnya, departemen pemasaran, produksi, keuangan, sumber daya manusia, dan
teknologi informasi).
f) Jumlah Peserta
Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat bisnis
tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang
harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang harus
disediakan (bila harus menginap di hotel), dan konsumsi yang harus disiapkan bagi
peserta rapat bisnis tersebut.
g) Peserta yang Diundang
Peserta rapat bisnis dapat berasal dari berbagai divisi, departemen, atau bagian
dalam dan luar perusahaan. Dalam hal ini, perlu dipastikan nama peserta dan
jabatan fungsional dalam suatu perusahaan.
h) Orang yang Membuka dan Menutup Rapat Bisnis
Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi
fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup secara resmi agenda
rapat bisnis. Namun, dalam praktiknya pejabat yang diundang untuk membuka dan
menutup suatu rapat bisnis dapat dilakukan oleh pejabat yang berbeda. Hal ini
sangat tergantung pada situasi dan kondisi yang terjadi pada saat itu.
i) Narasumber
Penunjukkan siapa yang akan diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat
bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajeman internal perusahaan,
apakah narasumbernya berasal dari dalam atau luar perusahaan.
j) Alokasi Waktu untuk Narasumber
Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan
jelas berapa waktu untuk masing-masing narasumber yang akan menyampaikan
materinya dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk
sesi tanya jawab.
k) Waktu Istirahat
Agenda rapat bisnis sebaiknya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk
istirahat, sholat, dan makan siang, atau makan malam. Waktu istirahat sangat
diperlukan bagi para peserta untuk penyegaran kembali energi yang terkuras
selama berjam-jam di dalam ruang rapat bisnis.

10
 l) Presensi Peserta
Petugas yang diberi tugas mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah selayaknya
datang lebih awal daripada para peserta rapat bisnis. Dalam hal ini petugas presensi
sudah mempersiapkan semua daftar peserta dengan benar, baik jumlah maupun
penulisan namanya.
m) Akomodasi
Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam
kesuksesan sebuah rapat bisnis. Dalam hal ini, bidang akomodasi mencakup
kesiapan penginapan dan konsumsi bagi para peserta rapat.
n) Sound System
Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, pastikan semua komponen sound
system berfungsi dengan baik dan tidak ada yang bermasalah.
o) Komputer Portable, LCD Projector, dan Flip Charts
Di era teknologi dan informasi yang semakin pesat, ketersediaan komputer
portabel (laptop), LCD projector, dan flip charts untuk penyelenggaraan rapat
bisnis sudah menjadi kebutuhan bagi para pelaku bisnis. Ketersediaan media
presentasi pada forum rapat bisnis tentunya akan mempermudah para narasumber
dalam mempresentasikan materi yang telah mereka siapkan.
p) Fasilitas Pendukung Lainnya
Fasilitas pendukung yang sebaiknya perlu disiapkan oleh panitia penyelenggara
rapat bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan musholla. Hal ini karena
kegiatan rapat hisnis dapat berlangsung cukup lama, sehingga ketersediaan fasilitas
kamar kecil dan musholla akan sangat membantu kebutuhan para peserta rapat
bisnis tersebut.

2.6 Pelaksanaan Rapat Bisnis

Efektivitas rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu kesiapan
panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya, kesiapan narasumber
dalam mempersiapkan materi yang akan disampaikan, dan kehadiran serta keaktifan
peserta salam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut.

Salah satu fasilitas pendukung yang perlu disiapkan panitia penyelenggara rapat binis
adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan
interaksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis. Menurut Dobson, ada

11
beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan rapat
bisnis, antara lain:

A. Gaya Persegi Empat (Boardroom Style)

Susunan tempat duduk yang berbentuk/gaya persegi empat (boardroam style)
dapat digunakan untuk rapat bisnis dengan jumlah peserta yang relatif terbatas. Di
samping itu, dengan jumlah peserta yang terbatas dimungkinkan interaksi yang
lebih baik antarpeserta. Oleh karena itu, susunan tempat duduk berbentuk persegi
empat lebih sesuai digunakan untuk rapat bisnis yang fokus pada pemecahan
masalah tertentu yang ada dalam suatu perusahaan.
B. Bentuk huruf "U" ("U" Shape Style)
Susunan tempat duduk yang berbentuk huruf "U" (U Shape) lebih sesuai
digunakan untuk jumlah peserta yang lebih banyak daripada bentuk persegi empat.
Alat audio visual dapat diletakkan di depan. Susunan rempat duduk yang berbentuk
huruf "U" memungkinkan narasumber lebih leluasa dan lebih mudah melakukan
pendekatan secara tatap muka dengan setiap peserta yang ada dari berbagai sini,
baik sisi kiri, kanan, maupun depan.
C. Gaya Ruang Kelas (Classroom Style)
Susunan tempat duduk yang bergaya ruang kelas (classroom style) dapat
digunakan untuk rapat bisnis yang dihadiri oleh para peserta dalam jumlah yang
dapat mencapai ratusen orang. Dalam hal ini, pemanfatan alat audio visual sebagai
media presentasi menjad sangat penting.
D. Gaya Melingkar (Circular Style)
Susunan tempat duduk dengan gaya melingkar (circular style) memberikan
peluang interaksi antarpeserta menjadi lebih baik dan dalam jumlah yang relatif
lebih sedikit. Gaya melingkar tersebut lebih sesuai digunakan manakala rapat
bisnis dimaksudkan untuk melakukan penjajakan ide atau gagasan (brainstorming)
tertentu yang bermanfaat bagi pengembangan persahaan ke depan.
E. Gaya Chevron (Chevron Style)
Layout tempat duduk dengan gaya Chevron pada dasarnya memberikan
keleluasaan bagi audiens untuk dapat lebih memusatkan perhatian atau fokus pada
pembicara yang berada di depan. Susunan tempat duduk dengan gaya Chevron
akan membentuk huruf "V"

12
F. Gaya Modifikasi (Modified Style)
Layout tempat duduk dengan gaya modifikasi hampir sama dengan layout gaya
Chevron, hanya perbedaannya gaya modifikasi menempatkan baris tempat duduk
di sisi tengah antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan. Secara umum tampilan
layoutnya masih berbentuk huruf "V".
G. Gaya Setengah Melingkar (Semi-Circular Style)
Layout tempat duduk dengan gaya setengah melingkar (semi-circular style)
pada dasarnya. memberikan keleluasaan bagi pembicara untuk dapat berinteraksi
dengan audiensnya lebih dekat. Di sisi lain juga memberikan ruang gerak yang
cukup bagi audiens manakala pembicara menyajikan game atau permainan di
dalam ruang yang memungkinkan antar audiens berpindah tempat duduknya.
H. Gaya Kelompok (Cluster Style)
Layout tempat duduk gaya kelompok disusun berdasarkan kelompok-kelompok
kecil di mana asdiens duduk di kursi yang telah disusun secara melingkar.
Pengelompokan tempat duduk dengan melingkar pada umumnya banyak
digunakan pada kegiatan-kegiatan pelatihan/ training yang memungkinkan untuk
belajar mengenai kekompakan kelompok atau tim.

13
2.7 Tindak Lanjut Rapat Bisnis
Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis perlu
menindaklanjuti apa pun yang telah dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut
hingga menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai, tim perumus
segera melakukan kompilasi semua bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk
dokumentasi audio visual. Dalam hal ini, tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak
untuk menghasilkan dokumen penting hasil rapat bisnis tersebut. Selanjutnya, secara
formal pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan rapat bisnis
membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke pimpinan perusahaan untuk menjadi
dokumen penting yang harus ditindaklanjuti di kemudian hari. Apabila rapat bisnis
melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah selayaknya mitra bisnis tersebut
memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis. Hal ini karena mereka terlibat secara aktif
bahkan menjadi sponsor penting dalam rapat bisnis tersebut.

2.8 Pengertian Laporan Bisnis

Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya Effective Business
Communications mendefinisikan laporan bisnis (business reports) sebagai suatu laporan
yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan rencana
penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan
Himstreet dan Baty dalam buku Business Communications mendefinisikan laporan
(bisnis) sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, tersusun teratur yang digunakan untuk
menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga
ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Berdasarkan definisi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa laporan bisnis
mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak memihak, objektif, penyampaian
informasi baik internal maupun eksternal, biasanya diminta oleh mereka yang memiliki
kewenangan yang lebih tinggi, dan memiliki tujuan tertentu yaitu membantu pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan.
Bagi suatu perusahaan, umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk
memenuhi berbagai keperluan, antara lain:
• Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya, laporan
operasional dan laporan kegiatan personal.

14
 • Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur
yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya, kebijakan penempatan posisi kerja.
• Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku
bagi perusahaan. Misalnya, laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan, laporan
ketenagakerjaan (perburuhan).
• Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal
muupun eksternal. Misalnya, laporan perkembangan dan laporan akhir suatu kegiatan.
• Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan
keputusan atas masalah tertentu. Misalnya, laporan penelitian/riset, laporan
troubleshooting, dan laporan justifikasi.
• Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya, proposal
penjualan.

2.9 Penggolongan Laporan Bisnis

a. Menurut Fungsinya
Menurut fungsinya, suatu laporan dapat dibedakan apakah untuk memberi informasi
atau untuk analisis. Suatu laporan yang bersifat memberi informasi (informational
report) menyajikan fakta-fakta dan rangkuman tanpa melakukan analisis, kesimpulan,
atau rekomendasi. Sedangkan, Laporan analitis (analitycal report) menyajikan fakta-
fakta, menganalisis, dan menafsirkannya, kemudian mengambil kesimpulan serta
memberi rekomendasi.
b. Menurut Subjeknya
Menurut subjeknya, suatu laporan dapat dibedakan menurut dari departement mana
laporan itu diperoleh. Sebagai contoh, laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan
pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran,
laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik, dan laporan-
laporan teknik.

c. Menurut Formalitasnya
Menurut formalitasnya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal
atau nonformal. Laporan formal sering disebut juga dengan istilah laporan panjang
(long reports); sedangkan laporan nonformal sering disebut juga dengan istilah laporan
singkat (short reports). Laporan formal mencakup: Body text: pendahuluan, isi,

15
 penutup. Prefatory parts: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan,
persetujuan, pengiriman, penghargaan, sinopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar
isi, daftar tabel. Supplemental parts: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar
istilah, indeks. Laporan informal biasanya hanya mencakup badan teks (body text).
Namun demikian, sejumlah laporan informal mungkin mencakup judul halaman,
pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.

d. Menurut Keasliannya
Menurut keasliannya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela
dan publik atau swasta. Laporan otoritas (authorized reports) adalah laporan yang
dibuat atas dasar permintaan atau mendapat kuasa dari orang lain atau komite; laporan
sukarela (voluntary reports) adalah laporan yang dibuat atas inisiatif Anda sendiri.
Laporan swasta (private reports) adalah laporan yang dibuat oleh perusahaan-
perusahaan swasta. Laporan publik (public reports) adalah laporan yang dibuat oleh
lembaga-lembaga pemerintah. termasuk sekolah-sekolah, rumah-rumah sakit, atau
lembaga-lembaga lain yang dibiayai oleh negara.

e. Menurut Frekuensinya
Menurut frekuensinya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala
atau khusus. Laporan berkala (periodic reports) dapat dikeluarkan secara harian,
mingguan bulanan, semesteran, atau tahunan. Yang termasuk laporan berkala antara
lain laporan bursa saham setiap jam, laporan penjualan tiap hari, laporan biaya tiap
seminggu, laporan produksi setiap bulan, laporan kegiatan komite tiap kuartal, dan
laporan anggaran tahunan. Laporan khusus ditulis apabila kebutuhan akan suatu
informasi muncul. Laporan khus (special reports) mencakup situasi atau kejadian yang
unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.

f. Menurut Jenisnya
Menurut jenis atau penampilannya, suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan
panjangna laporan. Jenis laporan dapat bersifat informal (laporan singkat/short reports)
maupun formal (laporan panjang/long reports). Laporan informal meliputi laporan
memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. Laporan formal sering disebut dengan
laporan panjang

16
 • Laporan memorandum (memorandum reports) Laporan memorandum merupakan
suatu laporan yang menggunakan format memo, yaitu "kepada", "dari", "ubick dan
"tanggal". Laporan bisnis yang disusun dalam format memo lebih menekankin pada
hal-hal pokok dan sangat penting
• Laporan surat (letter reports) Laporan surat merupakan suatu laporan yang
menggunakan format surat dengan kepala surat. Di dalamnya berisi alamat, salam
pembuka, penutup, tanda tangan, dan bagian referensi.
• Laporan dalam bentuk cetakan Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul
yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong. Anda cukup mengisi kotak kotak
kosong yang sudah tercetak sesuai dengan maksud dan tujuan laporan bisnis
tersebut.
• Laporan formal (formal reports) Laporan formal biasanya lebih panjang daripada
laporan informal. Laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long
reports).

g. Menurut Kegiatan Proyek

Dalam melaksanakan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan, yaitu laporan
pendahuluan (preliminary reports), laporan perkembangan (progress reports), dan
laporan akhir (final reports). Laporan pendahuluan mencakup bagaimana suatu proyek
disiapkan, hasil yang diharapkan, dan bagaimana melakukan pelatihan pegawai.
Selanjutnya, setelah proyek berlangsung, perlu disusun laporan perkembangan secara
berkala. Pada saat proyek berakhir, dibuatlah laporan akhir.

h. Menurut Pelaksanaan Pertemuan Berdasarkan pelaksanaan pertemuan, laporan bisnis

dapat dibedakan ke dalam agenda (agenda), resolusi (resolutions), notulen (minutes),
dan laporan pertemuan (proceedings). Agenda adalah dokumen yang ditulis sebelum
suatu pertemuan berlangsung. Agenda mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang
akan dibahas dalam pertemuan, di mana hal ini akan membantu peserta dalam
mempersiapkan pertemuan. Resolusi adalah laporan singkat yang secara formal berisi
pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen adalah laporan resmi
dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung. Notulen mencakup catatan semua hal
yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan adalah suatu laporan resmi

17
 yang cakupan bahasannya lebih luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi
penting.

2.10 Persiapan Penulisan Laporan Bisnis

Persiapan yang diperlukan sebelum menulis laporan melalui tahapan berikut ini.
• Mendefinisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup
Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah, yang mencakup
tujuan penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti: Apa
yang diinginkan, berapa banyak, mengapa, dan kapan akan membantu Anda dalam
menetapkan masalah, tujuan, ruang lingkup, keterbatasan (dana dan waktu), dan judul
suatu laporan.
• Mempertimbangkan Siapa yang Akan Menerima Laporan
Memvisualisasikan pembaca atau pendengar Anda dan kebutuhan mereka adalah
tahapan penting dalam mempersiapkan laporan bisnis. Dalam mempersiapkan laporan
bisnis perlu dipertimbangkan berbagai hal yang berkaitan dengan audiens. Artinya,
seseorang yang ingin menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa yang akan
menerima laporan tersebut, baik dari segi pendidikannya, pengalamannya, maupun
sikap emosionalnya. Hal ini bertujuan agar laporan bisnis yang ingin disampaikan
kepada audiens dapat mengenai sasarannya.
• Menentukan Ide atau Gagasan
Dalam tahap ini, tuliskan semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian buatlah
laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa laporan, rumuskan
hipotesis sebagai dasar untuk menentukan informasi apa yang Anda perlukan. Sebagai
contoh, jika tujuan Anda adalah mencari penyebab tingginya tingkat perputaran dalam
perusahaan, Anda dapat menuangkan ide-ide yang berkaitan dengan kondisi kerja,
supervisi, gaji, dan kebijakan promosi. Kemudian Anda dapat mempertimbangkan
subdivisi dari topik topik tersebut. Kondisi kerja dapat mencakup lingkungan fisik
(lokasi kantor, pabrik, kafetaria) dan faktor-faktor nonfisik, seperti bau dan
kebisingan.
• Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan
Tahap keempat dalam menyiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang
diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Untuk beberapa laporan
mungkin Anda mempunyai data di dalam ingatan Anda. Namun, Anda mungkin perlu
juga mencari data-data tambahan dengan melakukan penelitian sekunder (mencari

18
 data dari majalah, surat kabar, dokumen pemerintah, ensiklopedia) dan penelitian
primer (mencari data dari catatan file organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-
laporan, wawancara, daftar pertanyaan).
• Menganalisis dan Menafsirkan Data
Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat.
Namun untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta
yang diperoleh dari berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama.
Analisis atau penafsiran Anda haruslah seobjektif mungkin. Berusahalah jujur, dan
tidak pernah menghilangkan atau memanipulasi fakta yang relevan.
• Mengorganisasi Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir
Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, Anda dapat
mengorganisasikan hasil temuan, dan membuat kerangka (outline) akhir. Namun,
sebelum menyiapkan kerangka, Anda perlu mengetahui tubuh laporan dan
mempertimbangkan berbagai metode pengorganisasian dan kerangka.

2.11 Bagian Pokok Laporan Bisnis

1. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
• Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan.
• Layout atau rencana presentasi berisi tentang apa saja yang akan disampaikan.
• Masalah, biasanya didefinisikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan
laporan bisnis dinyatakan.
• Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis.
• Ruang Lingkup, batas pembahasan permasalahan dalam laporan.
• Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi.
• Sumber-sumber yang digunakan untuk mendapatkan data atau informasi, baik
tertulis maupun lisan.
• Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada
dalam laporan bisnis itu maka latar belakang dari situasi yang sedang diteliti harus
disampaikan.
• Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran
maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.

19
 • Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang
tersedia.
• Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan karena
pembaca akan membaca secara rinci dalam laporan jadi ia tahu bagaimana fakta
yangada berpengaruh terhadap keputusan yang telah diambil.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau
dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan
berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan
pembaca telah mengetahuinya.

2. Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita
membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu,
bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan
laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk
laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh
karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman,
sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.
Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
a. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya
berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan
kerugian.
b. Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa
memasukkan pendapat pribadi penulis.
c. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulan yang telah dibuat.
d. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu
pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang
bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

20
 e. Proposisi, istilah proposisi belakangan ini digunakan dalam dunia akademis atau
jurnal sebagai suatu pernyataan yang tegas, tuntutan yang didasarkan pada suatu
laporan atau artikel.

2.12 Organisasi Tubuh Laporan Bisnis

1. Cara Menyusun Tubuh Laporan Bisnis
Ada dua cara yang dapat digunakan untuk menyusun tubuh laporan bisnis yaitu cara
deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung). Kebanyakan laporan bisnis disusun
secara deduktif karena pembaca ingin tahu lebih dini mengenai kesimpulan dan
rekomendasi laporan bisnis.
a. Cara Deduktif
Cara deduktif berarti menuliskan laporan mulai dari ide pokok terlebih dahulu,
baru kemudian menjelaskan hal-hal yang lebih rinci. Cara ini bisa diterapkan jika
pembaca kamu memiliki karakteristik seperti di bawah ini:
• Terlalu sibuk atau tak punya banyak waktu luang.
• Tidak cukup sabar.
• Menyukai hal yang bersifat to the point.
• Ingin mengetahui pandangan penulis terhadap permasalahan yang dibahas dengan
segera.

b. Cara Induktif
Cara selanjutnya adalah cara induktif di mana menjelaskan fakta yang ada
sebelum menjelaskan ide pokok, kesimpulan, saran, bahkan rekomendasi. Jadi,
kamu akan menyajikan fakta beserta bukti pendukung lain agar pembaca memiliki
pandangan terhadap permasalahan yang sedang dibahas. Kemudian, dilanjutkan
dengan menyajikan kesimpulan serta rekomendasi. Jika kamu ingin menulis laporan
bisnis menggunakan cara ini, maka pastikan pembaca kamu memiliki karakteristik
di bawah ini:
• Tipe orang yang menyukai penjelasan yang detail dan rinci.
• Perlu membaca laporan secara menyeluruh, bukan bagian inti atau akhirnya saja.
• Lebih mengutamakan proses dibandingkan hasil akhir.

21
2. Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis
Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan bisnis adalah memutuskan
cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehinggaterbentuk bagian teks
laporan bisnis. Anda harus membuat keputusan sebelum mulai menulis laporan. Anda
dapat mengembangkan teks dengan cara-cara berikut ini :
a. Membuat Topik-topik atau Kriteria
Cara ini merupakan hal yang umum dalam membuat suatu laporan. Judul utama
laporan Anda mungkin menggunakan kriteria standar, faktor-faktor, pernecahan
masalah, manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan Anda adalah untuk
menentukan apakah suatu perusahaan harus membeli, memproduksi sendiri, atau
menyewa dari perusahaan lain, keputusan pertama adalah bagaimana menentukan
kriteria yang paling penting.
b. Menyusun Urutan suatu Peristiwa atau Kijadian-kdadian
Dalam pembuatan agenda, program konvensi, dan laporan perkembangan dapat
menggunakan aturan secara kronologis. Periode waktu, seperti tanggal, bulan, tahun,
jam, musim akan lebih sesuai dengan pokok bahasannya.
c. Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat
Organisasi ini adalah bermanfaat untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah
mereka di rumah, pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional
dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.
d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur
Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis. Metode ini
menelusuri tahapan-tahapan, katakanlah suatu tahapan kebijaksanaan, operasi
mesin, tahapan prosedur melakukart tabungan atau penarikan simpanan.

e. Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya secara Alfabet

Pada urutan pertama menunjukkan ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling
penting, selanjutnya kurang penting, atau tidak penting.
f. Menyusun urutan tingkatjami & tritas
Cara pengembangannya dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana (simple)
atau familiar kemudian meningkat ke hal-hal yang lebih kompleks atau yang kurang
familiar. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan Anda akan lebih mudah
memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya daripada yang tidak atau belum
diketahui.

22
 g. Menyusun sumber-sumber yang digunakan
Metode ini kurang diminati, kecuali Anda yakin terhadap pembaca bahwa mereka
sangat tertarik terhadap sumber informasinya. Anda dapat menggunakan cara ini
jika, misainya, Anda melaporkan seorang ahli yang berpidato di gedung perternuan
pada perusahaan Anda dan Anda diminta untuk hadir.
h. Pemecahan Masalah
Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan
cara pernecahan masalahnya. Cara ini umum digunakan untuk mengorganisasi suatu.
presentasi yang bersifat persuasi.

3. Metode Outline
Setelah Anda menyusun atau mengorganisasi tubuh dan teks laporan, Anda akan
mengatur judul (headings) dan subjudul (subheadings) dalam suatu outline. Suatu
outline yang baik, khususnya untuk laporan yang panjangnya dua halaman atau lebih,
outline merupakan alat yang paling penting dan hemat waktu. Ia akan menjadi penuntun
Anda dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan panj ang (laporan formal), ia juga
akan menjadi daftar isi laporan Anda.
Sebelum Anda menulis laporan, outline membantu Anda untuk melihat hubungan
antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan keseluruhan di
dalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih (overlapping).
Sebelum Anda membahas judul dan subjudul, terlebih dahulu akan dibahas jenis-jenis
judul, format outline, dan paralelisme dalam judul.
a. Jenis-jenis judul
Di dalam penulisan laporan, jenis-jenis judul dapat digolongkan kedalam 4 judul,
yaitu:
1) judul topik (topic headings) merupakan judul yang paling familiar atau umum.
Mereka terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frase singkat.
Contohnya, Persiapan atau Persiapan Sebelum Menulis Laporan.
2) judul kalimat lengkap (complete sentence headings) selalu mencakup subjek dan
predikat. Contohnya, Persiapan Adalah Penting Sebelum Menulis Laporan atau
Persiapan Adalah Penting.
3) judul kalimat imperatif (imperative sentence headings) seperti perintah dimulai
dengan suatu kata kerja dan tidak memiliki subjek. Contohnya, Siapkan Secara
Efisien atau Siap Sebelum menulis Laporan.

23
 4) judul variant (variant headings) biasanya dimulai dengan participle. Contohnya,
Mempersiapkan Sebelum Menulis Laporan.
Judul yang baik seharusnya jelas dan menunjukkan subjek yang akan dijelaskannya.
Di samping itu, apabila sebuah kata dipilih sebagai judul topik, maka usahakan ia
tidak menunjukkan pada suatu pengertian yang terlalu luas.

b. Format Outline
Untuk outline singkat/pendek (short outlines) (hanya tiga atau empat judul dan
subjudul), Anda mungkin lebih baik memilih format yang sederhana (simple).
Sedangkan untuk outline yang panjang, Anda dapat menggunakan salah satu dari
ketiga cara yang tersedia.
Kombinasi angka-huruf (numerical-letter combination) adalah yang paling populer
dalam dunia bisnis dan sekolah-sekolah. Sistem decimal (decimal system) lebih
banyak digunakan dalam laporan sains dan teknik. Kombinasi huruf-angka lebih
banyak digunakan oleh mereka yang senang dengan huruf-huruf sebelurn sampai
pada judul utamanya.
Bila Anda menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan 5 hal yaitu:
1. Tempatkan ide-ide yang paling penting pada tingkatan tertinggi, pertimbangkan
panjang laporan, subjek, dan pembaca.
2. Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masingmasing bagian.
3. Jika Anda membagi suatu topik, paling t1dak Anda mempunyai dua subjudul,
misalnya A. 1 dan A.2.
4. Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu
sedikit untuk subjudul.
5. Tidak pernah menggunakan judul Laporan sebagai bagian judul.

c. Paralelisme dalam judul

Semua judul harus paralel, artinya mempunyai tingkat yang sama dalam setiap bagian
outline. Ini berarti bahwa mereka harus mempunyai bentuk gramatikal yang sama,
seperti merupakan kata benda, frase, atau kalimat. Sebagai contoh, paralelisme
kombinasi angka-huruf dapat digambarkan sebagai 1, 11, 111, IV, V; A, B, C, D di
bawah 1; 1, 2, 3 di bawah ILA; I dan 2 di bawah ILB; a dan b dibawah II.B.2 dan
seterusnya.

24
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Rapat merupakan pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk
membahas masalah tertentu dengan cara-cara yang baik. Rapat memiliki beberapa tujuan,
diantaranya menyampaikan informasi, penjajakan ide/gagasan (brainstorming), evaluasi
ide/gagasan, pengambilan keputusan, membuat dokumen, dan memotivasi peserta. Rapat
dapat dikelompokkan ke dalam beberapa jenis, antara lain : breafing, rapat konsultasi,
rapat komite, rapat konseling, dan negosiasi. Disamping itu, rapat juga dapat
dikelompokkan menjadi rapat informasional, rapat motivasional, dan rapat partisipatif.
Keberhasilan rapat bisnis memerlukan perencanaan yang baik, pemantauan selama
pelaksanaan rapat bisnis, dan tindak lanjut dari rapat bisnis. Selain itu, efektifitas rapat
bisnis dipengaruhi oleh tiga komponen penting, yaitu kesiapan panitia penyelenggara,
narasumber (presenter), dan keaktifan para peserta rapat bisnis tersebut.
Berbagai bentuk laporan bisnis sangat diperlukan oleh suatu perusahaan agar
kegiatan operasional dapat berjalan secara efektif. Penggolongan laporan bisnis dapat
dilakukan atas dasar fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, penampilan,
pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan pertemuan. Untuk menyusun suatu laporan, berbagai
persiapan perlu dilakukan seperti mendefinisikan masalah, tujuan dan cakupan, siapa yang
akan menerima laporan, menentukan ide/gagasan, mengumpulkan bahan-bahan,
menganalisis dan menafsirkan data, serta mengorganisasi data dan menyiapkan kerangka
akhir. Secara umum, suatu laporan mencakup tiga bagian penting, yaitu pendahuluan, teks
(tubuh), dan penutup. Cara mengorganisasi tubuh laporan ada dua, yaitu deduktif dan
induktif. Sementara itu, cara mengorganisasi teks laporan antara lain dengan menggunakan
kriteria-kriteria atau topik-topik, berdasarkan urutan kejadian, urutan lokasi, menggunakan
proses, alfabet, dan tingkat pentingnya. Kerangka sangat membantu dalam melihat
hubungan antara topik yang satu dengan yang lainnya, membandingkan proposi dan judul-
judul, dan menghilangkan adanya tumpang tindih.

25
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 2019. Komunikasi Bisnis Edisi Kelima, Cetakan Keempat. Jakarta : Penerbit
Erlangga.

26