Chapter 5

E-Mail and Memorandum

Menulis E-mail dan memo

Mengembangkan keterampilan memnulis email dan memo memberi dua manfaat yatu
1. Dokumen yang ditulis dengan baik (hatihati, penuh perhatian dan jelas) cenderung
mencapai tujuan
2. Pesan internal yang ditulis dengan baik
meningkatkan citra anda dalam perusahaan.
Anda dianggap sebagai penulis yang
kompeten dan profesional dan seringkali
dipromosikan dalam jajaran manajemen

Beda Memo, E-Mail dan Surat

E-mail dan Memo
Sebagai alat komunikasi Internal
perusahaan (antar bagian)
Menggunakan bahasa percakapan yang
sopan
Singkat dan jelas
Surat :
Sebagai alat komunikasi eksternal
perusahaan (antar perusahaan)
Menggunakan bahasa tulisan yang resmi
dan sopan
Singkat dan jelas

Pentingnya komunikasi internal

Michael Eisner mengakui, ada perubahan yang besar
dalam komunikasi bisnis khususnya komunikasi
internal. Beberapa waktu lalu semua surat dan email tercetak, tetapi sekarang lebih dari 90%
perusahaan di US dan 70% di negara maju
lainnya menggunakan e-mail.
Fungsi memo sebagai pertukaran pesan dalam
organisasi, telah meningkatkan pentingnya
komunikasi internal. Kegunaannya adalah untuk
manajemen, kerja Tim, mengambil keputusan dll.
dimana semuanya memerlukan informasi.

Menulis E-mail dan Memo

Mengembangkan keterampilan membuat E-mail dan memo
yang baik memberi dua keuntungan yaitu :
Menulis dokumen yang baik: akan mencapai tujuan
perusahaan, menciptakan kesan baik karena ditulis
secara hati-hati, perhatian dan jelas.
2. Pesan internal yang ditulis dengan baik : dapat
meningkatkan citra (image) penulis dalam
perusahaan. Mereka akan diidentifikasi sebagai
penulis yang kompeten, profesional, diperhatikan dan
dihargai. Seringkali dipromosikan dalam posisi
manajemen
Chapter ini akan mempelajari prosedur menulis informasi,
permintaan, menjawab dan konfirmasi pesan memo
dan E-mail.
1.

Karakteristik kesuksesan E-mail dan

Memo
E-mail dan memo merupakan komunikasi
internal dalam bentuk yang standar pada
kebanyakan organisasi
Pesan ini sangat diperlukan untuk
memberitahu pegawai, minta data,
memberi respon, konfirmasi keputusan
dan memberi petunjuk.
Pesan E-mail dan memo yang baik
mempunyai karakteristik tertentu
E-mail dan Memo berisi judul, kata
penunjuk To, From, Date, Subject
Headings (perihal)
6

Karakteristik E-mail dan Memo

yang baik adalah :

Mengandung judul kata penunjuk : To, From,

Date, Subyect (guide-word headings)
Topik tunggal (single topik). Pesan memo dan email yang baik hanya mendiskusikan satu topik
Bersifat percakapan. Pesan memo dan e-mail
bernada bahasa percakapan karena satu sama
lain sudah saling mengenal. Walaupun memo dan
e-mail nadanya bersahabat dan hangat tetapi
tidak emosional atau tajam
Ringkas dan padat. Sebagai alat komunikasi,
memo dan e-mail berisi hanya menyampaikan
makna yang perlu dan sopan. Hindari fillers, long
lead-ins dan wordy phrases.
Menandai hal yang penting (graphic
hightlighting techniques). E-mail dan memo
dirancang untuk dibaca dengan cepat dan
dipahami. Caranya :
Huruf :a. b. c. ; Nomor: 1, 2, 3. ; Bullet, Heading
7
dan huruf besar, miring atau penebalan (bold)

Contoh Graphic Highlighting

Tanpa highlighting :
Pelanggan memesan barang berupa
meja, kursi, rak buku dan komputer
Menggunakan highlighting
Pelanggan memesan :
1.
2.
3.
4.

Meja kerja
Kursi
rak buka
komputer
8

3 Tahap proses menulis Memo dan

E-mail
1.

Prewriting : Analisis, antisipasi dan

adaptasi. Beberapa pertanyaan penting :
1. Apakah anda benar-benar perlu
membuat memo dan E-mail?
2. Mengapa anda menulis memo dan
E-mail ?
3. Bagaimana reaksi pembaca ?

1.
2.

Writing : Penelitian, mengorganisir dan

menyusun
Revisi, proofreading dan evaluasi : revisi
untuk kejelasan, proofread untuk
ketepatan, merencanakan untuk feedback
(dengan menanyakan : apakah anda
9
setuju dengan saran/ pendapat ini?

Mengorganisir pesan E-mail dan

Memo
E-mail dan Memo biasanya
mengandung 4 bagian yaitu:
1. Baris subyek yang meringkas pesan
2. Pembukaan yang mengemukakan
ide utama
3. Isi yang menjelaskan dan
menjastifikasi ide utama
4. Penutup berupa tindakan yang
diharapkan
10

Menggunakan E-mail dengan aman

dan efektif
Pengguna pemula E-mail disarankan untuk mengabaikan
pertimbangan gaya dan tata bahasa. Mereka berfikir
bahwa words on the fly (kata yang terbang)
memerlukan sedikt pengoreksian dan pengeditan.
Koresponden menggunakan emosi (seperti sideways
happy faces) untuk mengekpresikan emosinya. Dan
beberapa e-mail saat ini masih terkesan seadanya dan
kurang baik. Tetapi seiring perkembangan TI sebagai
media komunikasi dewasa ini, pesan menjadi semakin
pantas dan profesional.
Komunikator bisnis yang bijaksana menggunakan E-mail
seperti Mihael Eisner di Diney, menyadari tidak hanya
keuntungan tetapi juga bahaya e-mail. Ia tahu bahwa
pesan yang tidak dipikir baik-baik dapat menyebabkan
kerugian yang tidak dapat diperbaiki. Ia tahu bahwa
pesannya akan berjalan dalam jarak yang jauh.
Membuat draft dengan cepat akan terus masuk ke
mailbox Boss atau di forward ke Box lawan bisnis.
11

Praktek E-mail yang SMART (cerdas)

Memulai menulis E-mail

Pertimbangkan

menyusun secara off

line : gunakan program pengolah
kata secara off line kemudian
masukkan ke jaringan E-mail
Tulis alamat penerima dengan benar
Hindari penggunaan subyek yang
menyesatkan: dengan membajirnya
spam di inbox pastikan baris subyek
anda relevan dan membantu. Kata
generik seperti Hai, membuat pesan
anda dihapus sebelum dibuka.
12

Praktek E-mail yang SMART (cerdas)

Isi, nada dan ketepatan

Buat E-mail yang ringkas

Jangan kirim apapun yang tidak ingin anda publikasikan
(tidak ingin diketahui bos, famili) seperti sensitif, rahasia,
menghasut, memalukan (hati-hati E-mail menghasilkan
catatan permanen dan mengakibatkan perkara hukum)
Jangan menggunakan E-mail untuk menghindari kontak : Email tidak tepat untuk berita buruk atau menetapkan
argumentasi (memecat orang, mengatasi konflik)
Jangan pernah merespon ketika kamu sedang marah
Perhatikan tentang ketepatan (E-mail yang tidak rapi
(kurang tanda baca, ejaan salah membuat pembaca marah)
Tahan humor dan komentar yang menyindir (menjilat).
Tanpa bertatap muka dan komunikasi non verbal, e-mail
bisa membuat salah paham
13

Praktek E-mail yang SMART (cerdas)

Etika Internet (Netiquette)

Batasi kecenderungan mengirim dokumen ke semua

pihak.Kirim hanya kepada orang yang benar-benar
memerlukan.
Jangan pernah mengirim spam. (sampah E-mail)
Pertimbangkan menggunakan label pengidentifikasi. Jika
diperlukan tambahkan salah satu label berikut ini pada
baris subyek, seperti ACTION, FYI, (for your
information)RE,(ini adalah balasan untuk pesan lain)
URGENT. (mohon jawab segera)
Gunakan huruf besar hanya untuk penekanan atau untuk
judul
Beritahu kalau ada lampiran
Jangan meneruskan pesan tanpa ijin (cari persetujuan
14
sebelum meneruskan pesan)

Praktek E-mail yang SMART (cerdas)

Etika internet (Netiquette)-Membalas Email

Baca

dulu semua pesan dalam inbox, sebelum

menjawabnya satu persatu ke semua orang.
Jangan secara otomatis membalas pesan
pengirim. Ketika membalas cut and paste
bagian yang relevan
Revisi baris subyeknya bila topik berganti. Bila
menjawab atau meneruskan e-mail dengan
perubahan, revisi dulu subyeknya
15

Praktek E-mail yang SMART (cerdas)

Membalas E-mail :
1.

2.

3.

Scan semua pesan dalam inbox sebelum

membalas ke tiap individu. Pesan sering
mempengaruhi cara kita merespon, jadi
baca dulu semuanya
Jangan mengembalikan pesan dari pengirim
secara otomatis, karena kita membalas
dengan cut and paste bagian yang relevan
Revisi bagian subyek jika topik
pembicaraan berubah
16

Praktek E-mail yang SMART (cerdas)

Penggunaan pribadi
Jangan

gunakan komputer
perusahaan untuk kepentingan
pribadi (pesan pribadi, belanja
pribadi, hiburan/ game), kecuali bila
perusahaan mengijinkan
Anggap bahwa semua E-mail
dimonitor/ diawasi oleh supervisor

17

Praktek E-mail yang SMART (cerdas)

Penggunaan E-mail yang cerdas lainnya

Gunakan design untuk meningkatkan

keterbacaan pesan yang lebih panjang
(misalnya dengan memberi judul, daftar
secara vertikal, nomor)
Pertimbangkan perbedaan budaya. Agar
tidak membingungkan (bahasa klise, bahasa
khusus, slank, ucapan populer)
Periksa kembali sebelum menekan tombol
kirim (send). Dengan cara merevisi atau
proofread

18

Menyusun (format) pesan E-Mail

Kata-kata penunjuk (Headings)

Ketika mengisi kata petunjuk To (kepada), beberapa
penulis hanya mengetik alamat elektronik penerima
dengan menulis nama dan alamt e-mail dalam tanda
kurung : (Heather Jones<hjones@peach.com>).
Kepada : tulis juga alamat e-mailnya
Dari
: tulis juga alamat e-mail anda
Tanggal :
Subyek : termasuk ringkasan topik yang penuh arti.
Pada baris Cc (carbon atau courtesy copy) anda dapat
mengisi siapa yang perlu menerima salinannya.
19

Menyusun (format) pesan E-Mail

Salam pembuka (salutation)

Tidak mengunakan salam pembuka, langsung tulis nama,

misal John (bila untuk komunikasi luar kantor terasa kasar
dan tidak bersahabat, jadi harus ada salam pembuka)
Heather, Dear Heather:, Hi, or Good morning!
Halo John, Salam sejahtera, Assalamualaikum, Selamat
pagi, Dear John, John yang terhormat dsb
Include name in first line (Thanks, Heather, for your
help . . .).
Yang terhormat, Dengan hormat, Assalamualaikum, Salam
Sejahtara dll.

20

Memformat pesan E-Mail

Isi E-mail (Body)

Hanya mencakup satu topik

Gunakan huruf besar dan huruf kecil

Gunakan panjang pesan tidak lebih dari tiga layar
Termasuk salam penutup, nama dan alamat pengirim.

21

Memformat pesan E-Mail

Penutup (closing lines)

Pertimbangkan kata penutup, seperti hormat kami,

salam hormat, Best or Cheers.
Tulis nama dan identitas penulis, khususnya bila pesan
untuk orang luar perusahaan (jabatan dan organisasi
anda)
Beberapa menggunakan tanda tangan, tapi memerlukan
bandwidth yang besar, jadi pakai inisial saja.

22

Tips Menyusun E-Mail

Setelah To ketik nama penerima dan

alamat e-mail dalam kurung
Setelah From ketik nama dan alamat email pengirim dalam kurung
Setelah Subject berikan deskripsi yang
jelas mengenai pesan anda
Sisipkan nama mereka yang menerima CC
atau BCC
Sertakan salam seperti : Yang Terhormat,
Hallo, Dengan Hormat dll)
23

Tips Menyusun E-Mail

Atur panjang baris anda tidak lebih dari 80

karakter. Bila anda berharap pesan anda di
Forward atur panjangnya hanya 60 karakter
Gunakan word-wrap dan bukan menekan enter
pada akhir baris. Word-wrap adalah fitur
otromatis yang mengatur panjang baris pindah
kebawah tanpa menekan enter
Spasi ganda tekan enter antar paragraf
Jangan mengetik dengan huruf kapital semua
atau huruf kecil semua
Sertakan penutup berisi pujian, nama anda dan
alamat anda jika anda inginkan
24

Contoh pesan E-Mail

Date:
Date: September
September3,
3,2013
20139:05:12
9:05:12AM
AMEST
EST
To:
Matt
To:
MattFerranto
Ferranto<mferranto@qualcom.com>
<mferranto@qualcom.com>
From:
From: Brooke
BrookeJohnson
Johnson<bjohnson@qualcom.com>
<bjohnson@qualcom.com>
Subject:
Subject: Supervising
SupervisingTwo
TwoAssigned
AssignedInterns
Interns
Dear
DearMatt:
Matt:
Two
Twointerns
internswill
willwork
workininyour
yourdepartment
departmentfrom
fromSeptember
September20
20
through
throughNovember
November30.
30.As
Aspart
partof
oftheir
theirsupervision,
supervision,you
youshould
shoulddo
do
the
thefollowing:
following:
**Develop
Developaawork
workplan
plandescribing
describingtheir
theirduties.
duties.

25

Susun kalimat ini menjadi E-mail berbentuk

Memo Contoh pesan E-mail

**Supervise
Supervisetheir
theirwork
workto
toensure
ensurepositive
positiveresults.
results.
**Assess
Assesstheir
theirprofessionalism
professionalisminincompleting
completingassigned
assignedwork.
work.
Please
Pleaseexamine
examinethe
thepacket
packetbeing
beingsent
sentto
toyou.
you.ItItcontains
containsforms
forms
and
andadditional
additionalinformation
informationabout
aboutthe
thetwo
twostudents
studentsassigned
assignedto
toyour
your
department.
department.Call
Callme
meat
atExt.
Ext.248
248ififyou
youhave
havequestions.
questions.
Best,
Best,
Brooke
Brooke

26

Contoh Memo gaya block Style

MEMORANDUM

2 sp
Date

: .

To

: ..

From

: .. paraf

Subject : ..
3 sp
Pesan dan isi memo
2 sp
Paragraf baru
3 sp
Paraf si pembuat memo

Contoh pesan e-mail Bahasa

Indonesia
To.
:
From
:
Date
:
Subject :
CC/ Bcc

Manajer HRD (rudi@yahoo.com)

Supervisor (daniel@yahoo.com)
30 September 2015
Disiplin pekerja

Berdasarkan pengamatan yang telah kami

lakukan, terbukti bahwa apa yang diduga
selama ini, yaitu bahwa para pekerja tidak
mengikuti peraturan yang berlaku, ternyata
tidak benar.
Data menunjukkan bahwa semua pegawai
bekerja dengan rajin.
28

Contoh Memo block Style

MEMORANDUM

2 sp
Date
: 10 Maret 2014
To : Seluruh Staf Auditor
From : Manajer keuangan ( paraf )
Subject : Pemberitahuan
3 sp
Pesan dan isi memo : Kepada seluruh Tim Auditor
diberitahukan bahwa pada
2 sp
hari Kamis, 1 Oktober 2015 akan ditugaskan
ke PT. Astra.
Paragraf baru
Oleh karena itu harap berkumpul jam 8.00
pagi untu berangkat bersama dari kantor. Terima kasih
3 sp
Paraf si pembuat memo : Paraf

Menyusun Format (lay out) Memo

tercetak

Kata-kata penunjuk

Dobel spasi, tanggal, kepada, dari dan subyek. Tandai

titik dua (colon) sesudah kata-kata tersebut
Double-space Date, To, From, and Subject. Align
all words after the colon following Subject.

Margin atas

Satu halaman dimulai dari baris ke 13

Setengah halaman dimulai dari baris ke 7 dari atas

30

Format Memo tercetak

Margin samping
Kiri

dan atas 4 spasi, kanan dan bawah 3 spasi

- Leave 1 to 1 inches.

Spasi
Jarak

1 spasi

31

Contoh Memo tercetak bahasa Inggris

line
line13
13
DATE:
DATE:

Qualcom
QualcomEnterprises
Enterprises
Interoffice
InterofficeMemo
Memo

TO:
TO:

September
September3,
3,2013
2013
11blank
blankline
line
Matt
MattFerranto
Ferranto

FROM:
FROM:

Brooke
BrookeJohnson
Johnson

SUBJECT:
SUBJECT: Supervising
SupervisingTwo
TwoAssigned
AssignedInterns
Interns

32

Contoh

22blank
blanklines
lines
Two
Twointerns
internswill
willwork
workininyour
yourdepartment
departmentfrom
fromSeptember
September20
20
through
throughNovember
November30.
30.As
Aspart
partof
oftheir
theirsupervision,
supervision,you
youshould
shoulddo
do
the
thefollowing:
following:
Develop
Developaawork
workplan
plandescribing
describingtheir
theirduties.
duties.
Supervise
Supervisetheir
theirwork
workto
toensure
ensurepositive
positiveresults.
results.
Assess
Assesstheir
theirprofessionalism
professionalisminincompleting
completingassigned
assignedwork.
work.
Please
Pleaseexamine
examinethe
thepacket
packetbeing
beingsent
sentto
toyou.
you.ItItcontains
containsforms
forms
and
andadditional
additionalinformation
informationabout
aboutthe
thetwo
twostudents
studentsassigned
assignedto
toyour
your
33

Contoh

department.
department.Call
Callme
meat
atExt.
Ext.248
248ififyou
youhave
havequestions.
questions.
Enclosure
Enclosure

34

Contoh Memo Bahasa Indonesia

MEMORANDUM

2 sp
Tanggal : ..
Kepada

: ..

Dari

: . Paraf

Subjek
3 sp

: ..

Pesan dan isi memo

2 sp
Paragraf baru
3 sp
Paraf si pembuat memo

35

Rencana menulis pesan Memo dan E-mail

rutin

Baris Subyek : berisi ringkasan subyek

Kata pembuka : Tentukan ide pokok

Isi

Kata penutup : minta tindakan, meringkas

pesan atau menyatakan menutup

: sediakan data latar belakang

dan penjelasan ide pokok

36

Menulis subyek
Bagian yang sangat penting dari pesan email adalah subyek. Merupakan ringkasan
dari ide dan mengidentifikasi dengan
cepat.Seringkali menulis dengan gaya
disingkat, tanpa articles (a, an, the),
kalimat tidak lengkap, tidak diakhiri
dengan batas waktu. Bila subyek kurang
jelas dan kurang menarik dapat dihapus
sebelum dibaca.
Efektif : Staff Meeting to Discuss Summer
Vacation Schedule
Tidak efektif : Trade Show, New Software,
Meeting
37

Mulai dengan ide pokok

Kebanyakan E-mail dan Memo rutin, yang
informasinya tidak sensitif ditangani secara
terus terang. Mulai dengan halaman muka
yaitu menyatakan ide pokok lebih dulu dalam
kalimat pertama. Walaupun tujuan Memo
atau E-mail diringkas dalam baris subyek,
tetap ditulis pada kalimat pertama, gunanya
untuk mengulangi dan menjelaskan, karena
beberapa pembaca melewatkan baris subyek
dan langsung membaca kalimat pertama.
Contoh : pembukaan langsung dan tidak
langsung
38

Menerangkan isi secara jelas

(Body)
Isi pesan menjelaskan ide utama. Jika anda
ingin menanyakan informasi yang detail
susun pertanyaan anda denagn urutan yang
logis. Jika anda memberikan informasi,
kelompokkan informasi yang berbeda dalam
satu kelompok.Isi mungkin terdiri lebih dari
satu paragraf.Mungkin terdiri dari daftar.
Bila ada data, gunakan paragraf yang
terpisah untuk masing-masing topik. Design
data anda agar mudah dipahami denagn
menggunakan graphic hightliting
techniques. Teknik ini membuat pembaca
dapat memahami isi dengan cepat

39

Contoh :
Penawaran tiket dengan diskon 20% .
bila sebulan 2 kali membeli p.p. Bila
dalam sebulan membeli 3 kali diskon
30%, bila empat kali diskon 40%
Diperbaiki : Diskon tiket p.p. per bulan
- 2 kali diskon 20%
- 3 kali diskon 30%
- 4 kali diskon 40%
40

Menutup dengan informasi tindakan

Secara umum, mengakiri pesan E-mail dan
memo dengan :
1.
Informasi tindakan, tanggal atau batas
waktu.
2.
Ringkasan pesan
3.
Salam penutup
Contoh :
a. Serahkan laporan anda tanggal 15
Oktober agar saya mendapat data
sebelum menyusun rencana pada
bulan Nopember.
b. Apa ide anda tentang proposal ini ?
c. Terima kasih atas perhatian anda
41

Contoh-contoh memo

Prosedur
Instruksi
Permintaan
Jawaban permintaan

42

Contoh (block Style)

2 sp
Date

MEMORANDUM
: .

To : ..
From

: ..

Subject : ..
3 sp
Pesan dan isi memo
2 sp
Paragraf baru
3 sp
Paraf si pembuat memo

Paraf

Meningkatkan keterbacaan memo, dengan

teknik listing
Parallelisme

dari pada ini:

Workers were nervous,
stressed, and full of
preoccupation.
Para pegawai nerves, stress dan
keasyikan

Coba ini:
Workers were nervous,
stressed, and preoccupied.

Para pegawai nerves, stres

dan khusuk

44

Meningkatkan keterbacaan memo,

dengan teknik listing
Instruksi - Instructions
dari pada ini:
To clean the printer, you
should first disconnect the
power cord. Then you open the
front cover, and the printer
area should be cleaned with a
soft, dry cloth.
Untuk membersihkan printer,
pertama kali jangan
menghubungkan powernya.
Kemudian kamu buka cover
depannya dan permukaan
printer dibersihkan kain lap
yang kering dengan lembut.

Coba yang ini:

To clean the printer, do the
following:
* Disconnect the power cord.
* Open the front cover.

Clean the printer area with a

soft, dry cloth.
Untuk emmebrsihkan printer
lakukan berikut ini:

Matikan printer

Buka cover depannya

Bersihkan permukaan printer

dengan kain lap kering dan
gosok dengan lembut.

45

Meningkatkan keterbacaan memo,

dengan teknik listing

Judul
dari pada ini:
On April 3 we will be in
Toledo, and the speaker is
Troy Lee. On May 20 we will
be in Detroit, and the speaker
is Erin Win.

Pada tanggal 3 April kita akan

berada di Toledo dan
pembicaranya Troy Lee. Pada
tanggal 20 Mei kita di Detroit
dan pembicaranya Erin Win

Coba yang ini:

Date
April 3

City
Toledo

Speaker
Troy Lee

May 20

Detroit

Erin Win

Tanggal

kota

3 April

Toledo

Troy Lee

20 Mei

Detroit

Erin Win

Pembicara

46

Meningkatkan keterbacaan memo,

dengan teknik listing

Dalam kalimat
dari pada ini:
Our team constantly tries to
achieve our goals, customer
service must be improved,
and our production targets
must be hit.

Tim kita secara terus menerus

mencoba mencapai tujuan,
layanan pelanggan ahrus
ditingkatkan dan target
produksi kita harus ditekan

coba yang ini:

Our team constantly tries to
(a) achieve our goals, (b)
improve customer service, and
(c) hit our production targets.
Tim kita terus menerus mencoba :
(a) Mencapai tujuan kita (b)
Meningkatkan layanan
pelanggan (c) Menekan target
produksi

47

Meningkatkan keterbacaan memo,

dengan teknik listing
Bola-bola di item
Dari pada ini:
At the AutoSelect Web
site, we let you compare
car prices, you can
research the best
financing, and you can
learn about leasing.
Di website autoselect
kamu bisa
membandingkan harga
mobil, kamu meneliti
pembiayaan yang
terbaik, dan bisa
mempelajari tentang
leasing.

Coba yang ini:

At the AutoSelect Web site,
you can do the following:
Compare car prices.
Research the best
financing.
Learn about leasing
Di website autoselect kamu
dapat mellakukan :
Membandingkan harga
mobil
Meneliti pembiayaan
yang terbaik
Mempelajari leasing
48

Meningkatkan keterbacaan memo,

dengan teknik listing

Judul paragraf
dari pada ini:
The next topic is vacations. A
new vacation schedule will be
available in two weeks.

Topik lain adalah liburan:

Jadwal liburan yang baru akan
disiapkan dalam 2 minggu

Coba yang ini:

Vacations. A new vacation
schedule will be available in
two weeks.
Liburan:
Jadwal liburan yang baru akan
siap dalam 2 minggu

49

Contoh menggunakan teknik listing

Susun pengumuman berikut dengan

menggunakan tanda daftar ( tanda bola-bola )
In the next training session, the trainer will demonstrate
how to use video conferencing, how to share multiple
programs, and how to maintain an Internet directory.
Dalam sesi pelatihan yang akan datang, pelatih akan
mendemonstrasikan bagaimana menggunakan video
conferen, bagaimana menggunakan secara bersama
(share) multiple program dan bagaimana merawat
direktori internet

50

Hasil dari teknik listing yang baik

Meningkatkan versi yang lebih baik
The next training session will demonstrate

Video conferencing
Sharing multiple programs
Maintaining an Internet directory
Sesi pelatihan yang akan datang akan
mendemonstrasikan :
Konferensi menggunakan video
Menggunakan secara bersama multiple
program
Memelihara direktori internet
51

Contoh

Tingkatkan keterbacaan instruksi berikut

menjadi bagian dari buklet (brosur)
pegawai mahasiswa
In preparing for an employment interview, you should
begin by studying the job description. Itemizing your
most strategic skills and qualifications is also important.
Giving responses in a mock interview is another good
practice technique. Last, you should be prepared to ask
relevant questions.
Dalam menyiapkan wawancara pegawai, anda mulai
denagn memepelajari uraian tugas. Memerinci
keterampilan yang sangat strategis dan kualifikasi juga
penting. Memberikan respon dalam wawancara yang
pura-pura merupakan teknik latihan model lain yang 52
baik. Yang terakhir anda menyiapkan pertanyaan yang

Hasil dari penyusunan yang baik

Meningkatkan Versi yang lebih baik
Anda dapat menyiapkan wawancara dengan melakukan berikut ini
:
Pelajari

deskripsi tugas
Perinci keterampilan dan kualifikasi yang sangat
strategis
Latihan memebri respon dalam wawancara purapura
Siapkan pertanyaan yang relevan

53

Latihan
Membuat E-mail (1-10)
Kepada : Hary Sasongko (Hary@yahoo.com)
Tentang : mencetak formulir perusahaan
Isi : Pemberitahuan tentang adanya prosedur
baru pengajuan anggaran untuk mencetak
formulir di percetakan luar perusahaan.
Prosedur baru dalam pengajuan anggaran ke
bagian keuangan harus dengan mengetahui
Manajer Keuangan.
Tanggal 29 September 2015
Dari : Gunadi (gunadi@gmail.com)

54

Latihan Membuat Memo (1-10)

Tanggal (date) 29 September 2015
Kepada (To) Seluruh Staf Auditor
Dari (From) Manajer keuangan ( paraf )
Perihal (Subject) Pemberitahuan
Isi Pesan :
Tim Auditor tanggal 1 Oktober 2015 akan ditugaskan ke
PT. Astra Honda Motor, Sunter, Jakarta Utara. Tanggal 29
September 2015 jam 8.00 pagi rapat di ruang rapat
untuk membahas persiapan mengerjakan Audit keuangan
di Perusahaan tersebut. Setelah selesai mengerjakan
Audit diwajibkan membuat laporan.

55

Tugas PR
Membaca dan meringkas ch 5 tentang
Memo dan E-mail secara kelompok
(6 group)

56

Terima kasih
57