Surel Dan Memo

1. Karakteristik Surel Dan Memo Yang Baik

- Mengandung judul dan kata penunjuk seperti To, Form, Date, Subject, (guide
word headings) yang akan membantu pembaca mengidentifikasi.
- Topkinya tunggal (single topic), hanya mendiskusikan satu topik untuk dianalisis.
- Bahasa bersifat percakapan, dengan nada bersahabat dan hangat tetapi tidak
emosional dan tajam.
- Ringkas dan padat, hanya menyampaikan makna yang perlu dan sopan. Hindari
kalimat pengisis(fillers) yang tidak dibutuhkan, kalimat majemeuk yang panjang
(long leads-ins) dan kalimat yang tidak benar ((wordy pharases).
- Manandai hal yang pening (graphic hightlighting tecniques), karena surel dan
memo dirancang untuk dibaca dengan cepat dan difahami untuk menekankan
ide yang penting mudah difahami.
Contoh :
1. Pelanggan memesan barang berupa meja, kursi, rak buku dan kompiter
(tanpa hightlighting).
2. Pelanggan memesan :
 Meja kerja
 Kursi
 Rak buku dan
 komputer
(menggunakan hightlighting)
Buatlah 5 contoh kalimat yang menggunakan hightlighting dan tanpa hightlighting

No. Tanpa Hightlighting Menggunakan Hightlighting

1
2
3
4
5
 SUREL
1. Tata Cara Membuat Surel Yang Baik
a. Memulai menulis surel
- Gunakan program pengolah kata secara offline
- Tulis alamat penerima denga jelas
- Hindari penggunaan subjek yang menyesatkan, misalnya dengan menyebar
sampah internet (SPAM) di inbox. Kemudian pastikan baris subjek Anda
relevan dan membantu.
b. Isi, nada dan ketepatan
- Buat surel yang ringkas
- Jangan kirim apapun yang tidak ingin Anda publikasikan pada pimpinan
keluarga dan yang lainnya, seperti hal rahasia, sensitive, menghasut,
memalukan karena surel menghasilkan catatan permanen dan dapat
mengakibatkan perkara hukum.
- Jangan menggunakan surel untuk menghindari kontak. Surel tidak tepat
untuk berita buruk atau menetapkan argumentasi (memecat orang,
mengatasi konflik).
- Jangan pernah merespon saat sedang marah.
- Perhatikan tentang ketepatan (surel tidak rapih, seperti kurang tanda baca,
ejaan salah akan membuat pembaca marah).
- Tahan humor dan komentar yang menyindir (menjilat).

2. Etika berinternet (Netiquette)

1. Batasi kecenderungan mengirim dokumen ke semua pihak Kirim hanya kepada
orang yang benar-benar memerlukan.
2. Jangan pernah mengirim sampah surel (spam).
3. Pertimbangkan menggunakan label pengidentifikasi. Jika diperlukan tambahkan
salah satu label berikut ini pada baris subjek seperti "action" (for your
information)", "re (ini adalah balasan untuk pesan lain)", urgent (mohon jawab
segera)"
4. Gunakan huruf besar hanya untuk penekanan atau untuk judul
5. Beritahu kalau ada lampiran.
6. Jangan meneruskan pesan tanpa izin (cari persetujuan sebelum meneruskan
pesan).

3. Etika Ber-Internet (Netiquette): Membalas Surel

1. Baca dulu semua pesan dalam kotak masuk (inbox) sebelum menjawabnya satu
persatu ke semua orang.
2. Jangan membalas pesan pengirim secara otomatis ketika membalas potong (out)
dan tempel (paste) bagian yang relevan.
3. Revisi baris subjeknya bila topik berganti. Bila menjawab atau meneruskan surel
dengan perubahan, revisi dulu subjeknya.
 4. Pindai semua pesan dalam kotak masuk sebelum membalas ke tiap individu.
Pesan sering memengaruhi cara kita merespons jadi baca dulu semuanya.
5. Jangan mengembalikan pesan dari pengirim secara otomatis karena kita
membalas dengan opsi cut and paste bagian yang relevan Revisi bagian subjek
jika topik pembicaraan berubah.

4. Penggunaan Pribadi
1. Jangan gunakan komputer perusahaan untuk kepentingan pribadi (pesan pribadi,
belanja pribadi, hiburan/gume), kecuali bila perusahaan mengizinkan.
2. Anggap bahwa semua surel dimonitor/diawasi oleh supervisor.

5. Penggunaan Surel yang cerdas Lainnya

1. Gunakan desain untuk meningkatkan keterbacaan pesan yang lebih panjang
(misalnya dengan memberi judul, daftar secara vertikal, nomor).
2. Pertimbangkan perbedaan budaya agar tidak membingungkan (bahasa klise,
bahasa khusus, slank, ucapan populer).
3. Periksa kembali sebelum menekan tombol kirim (send) dengan cara merevisi
atau proofread.

6. Menyusun Format Pesan Surel

Format surel terdiri dari empat bagian utama, yaitu:
1. Kata-kata penunjuk (headings)
Ketika mengisi kata petunjuk To (kepada), beberapa penulis hanya mengetik
alamat elektronik penerima dengan menulis nama dan alamat surel dalam tanda
kurung, misalnya (Heather Jones<hjones@peach.com>).
Kepada : tulis juga alamat surelnya
Dari : tulis juga alamat surel Anda
Tanggal : tulis tanggal pembuatan surel
Subjek : termasuk ringkasan topik yang penuh arti
Pada baris “CC” (carbon atau coutesy copy) Anda dapat mengisi siapa saja yang
perlu menerima salinannya.
2. Salam Pembuka (salutation)
Tidak menggunakan salam pembuka dengan menulis nama secara langsung
misal “John”, dapat diawali dengan, Assalamualaikum; salam sejahtera; Selamat
Pagi; Dear, John, Yang terhormat, Dengan hormat dll.
3. Isi Surel (Body)
- Hanya mencakup 1 topik
- Gunakan hurus besar dan kecil dengan benar
- Gunakan panjang pesan tidak lebih dari 3 layar
 4. Penutup (closing lines)
- Hormat Kami; Salam hormat; Best; Cheers dll
- Tulis nama dan identitas penulis, khususnya bila pesan untuk orang luar
perusahaan (Jabatan dan organisasi Anda)
- Beberapa menggunakan tanda tangan, tapi memerlukan bandwidth yang
besar, jadi cukup dengan inisial.

7. Tips menyusun Surel

- Setelah “To” atau “Kepada” ketik nama penerima dan alamat surel dalam
kurung.
- Setelah “Form” atau “Dari” ketik nama dan alamat surel pengirim dalam kurung.
- Setelah “Subject” atau “Perihal” berikan deskripsi yang jelas mengenai pesan
Anda.
- Sertakan salam, seperti “Yang Terhormat”,”Halo” dan “Dengan Hormat”, dan
lain-lain.
- Atur panjang baris tidaklebih dari 80 karakter bila Anda berharap pesan
diteruskan atur panjangnya hanya 60 karakter.
- Gunakan Word-warp dan bukan menekan enter pada akhir baris. Word-warp
adalah fitur otomatis yang mengatur panjang baris pindah ke bawah tanpa
menekan enter.
- Spasi ganda tekan enter antar paragraf.
- Jangan mengetik dengan huruf capital semua atau huruf kecil semua.
- Sertakan penutup dengan nama ANda dan alamat serta pujian jika Anda
inginkan.
 Contoh Pesan Surel (Bahasa Inggris)

Date : March 3,2020 9:05:12 AM EST

To : Matt Ferranto <mferranto@qualcom.com>

From : Brooke Johnson <bjhonson@qualcom.com >

Dear Matt :

Two intrns will work in your department from Sepytember 20 trough November 30. As part their
supervision, you should do the following :

 Develop a work plan describing their duties.

 Supervise their work ensure positive result.
 Assess their professionalism in completing assigned work.

Please examine the packet being sent to you. It contains forms and additional information about the
two students assigned to your department. Call me at Ext.248 if you have questions.

Best,

Brooke

Contoh Pesan Surel (Bahasa Indonesia)

To : Manajer HRD (rudi@yohoo.com)

From : Supervisor (daniel@yahoo.com)

Date : 15 Maret 2020

Assalamualaikum Wr. Wb. :

atau
Dengan Hormat :
Berdasarkan pengamatan yang telah Kami lakukan, terbukti bahwa apa yang diduga selama ini, yaitu
bahwa para pekerja tidak mengikuti peraturan yang berlaku, ternyata tidak benar. Data menunjukan
bahwa semua pegawai bekerja dengan rajin.

Wasalam,
atau
Salam Hormat
Daniel
Buatlah surel 1 dalam bahasa inggris dan 1 dalam bahasa indonesia dengan isi topik
yang berbeda !