MENULIS SUREL, MEMO DAN

SURAT BISNIS
Surel dan Memo
Merupakan bentuk komunikasi tertulis yang di dalamnya berupa pesan singkat. Merupakan jenis
surat dinas yang dipakai secara intern dalam suatu instansi / lembaga dan bersifat informal.
Biasanya berupa pertanyaan, perintah, informasi, peringatan, permintaan, atau harapan. Pesan-
pesan yang disampaikan singkat, dan tidak dikenal adanya pembuka atau kalimat penutup tetapi
penulis langsung kepada pesan yang dimaksudkannya. Biasanya berupa perintah dari atasan
kepada bawahannya. Isinya singkat dan pendek. Surel lebih ke media elektronik atau email
sedangkan memo lebih ke media offline langsung
Karakteristik Surel dan Memo
• Mengandung judul dan kata penunjuk seperti To,From, Date, Subjek yang akan membantu pembaca
mengidentifikasi dari siapa, ditujukan kepada siapa, tanggal berapa dan tentang apa

• Pesan Memo dan Surel yang baik hanya mendiskusikan satu topik untuk dianalisis dan diselesaikan

• Bahasa bersifat percakapan karena satu sama lain sudah saling mengenal

• Ringkas dan padat hanya menyampaikan makna yang perlu

• Menandai hal yang penting karena memo maupun surel dirancang untuk dibaca dengan cepat dan dipahami untuk
menekankan ide yang penting agar mudah dipahami. Misalnya penebalan huruf dari inti pesan
Proses Menulis Surel dan Memo
• Pra-Penulisan : analisis, antisipasi dan adaptasi. Beberapa pertanyaan penting terkait hal berikut ini :

❖ Apakah anda benar-benar perlu membuat memo atau surel

❖ Mengapa anda menulis memo dan surel

❖ bagaiman nantinya reaksi pembaca

• Menulis : Penelitian, Mengorganisasi dan menyusun

• Revisi dan evaluasi. Revisi untuk kejelasan memo dan surel serta evaluasi dengan menanyakan apakah
memo bisa ditindak lanjut / adanya feedback dari penerima
Bagian-bagian Penulisan Surel dan Memo

1. Baris kata petunjuk misalnya to,from and date

2. Baris subjek yang meringkas pesan

3. Pembukaan yang mengemukakan ide utama

4. Isi yang menjelaskan dan menjustifikasikan ide utama

5. Penutup berupa tidakan yang diharapkan

Tata Cara Membuat Surel Yang Baik
1. Memulai menulis surel

➢Pertimbangkan menyusun secara offline. Gunakan program pengelolaan kata secara offline
kemudiaan ke jaringan surel atau email.

➢Tulis alamat penerima dengan benar

➢Hindari penggunaan subjek yang menyesatkan seperti spam di ibox kemudian pastikan baris subjek
anda relevan dan membantu
Tata Cara Membuat Surel Yang Baik
2. Isi, Nada dan Ketepatan

❖ Buat surel yang ringkas

❖Jangan kirim apa pun yang tidak ingin anda publikasi

❖ Jangan menggunakan surel untuk menghindari kontak karena surel tidak tepat untuk berita buruk atau argumentasi ( memecat
orang atau mengatasi konflik yang ada)

❖ Jangan pernah merespons ketika kamu sedang marah

❖ Perhatikan tentang ketepatan ( surel yang tidak rapi seperti kurang tanda baca dan ejaan salah membuat pembaca marah

❖ Tahan humor dan komentar yang menyindir karena tanpa bertatap muka dan komunikasi nonverbal surel dapat membuat salah
paham
Etika Dalam Menulis Surel
• Batasi kecenderungan mengirim dokumen ke semua pihak.Kirim hanya kepada orang yang benar-benar
memerlukan

• Jangan pernah mengirim sampah surel (spam)

• Pertimbangkan menggunakan label pengidentifikasi. Jika diperlukan tambahan slah satu label berikut ini pada baris
subjek seperti “urgent ( mohon jawab segera)

• Gunakan huruf besar hanya untuk penekanan atau untuk judul

• Beri tahu kalau ada lampiran

• Jangan menruskan pesan tanpa izin ( cari persetujuan sebelum meneruskan pesan)
Etika Dalam Membalas Surel
• Baca dulu semua pesan dalam kotak masuk sebelum menjawabnya satu persatu ke semua orang

• Jangan membalas pesan pegiriman secara otomatis ketika membalas potong (cut) dan tempel (paste) bagian yang
relavan

• Revisi baris subjeknya bila topik berganti

• Pindahi semua pesan dalam kotak masuk sebelum membalas ke tiap individu

• Jangan mengembalikan pesan dari pengirim secara otomatis karena kita membalas dengan opsi cut dan paste
bagian yang relavan

• Revisi bagian subjek jika topik pembicaraan berubah

 Meyusun Format Pesan Surel
1. Kata-kata penunjuk, Seperti penulisan Kepada ditulis alamat surel yang akan kita tujuh, Dari merupakan almat email kita, dan

Subjek merupakan ringkasan dari pesan surel kita

2. Salam Pembuka, Tidak menggunakan pembuka dengan menulis nama secara langsung tetapi bisa menggunakan kata-kata

Yang Terormat, Dengan Hormat, Selamat Pagi, Assalamualaikum dan lain-lain

3. Isi Surel, Hanya mencakup satu topik, Gunakan huruf kcil dan huruf besar,Gunakan panjang pesan tidak lebih dari tiga layar

atau tiga halaman, dan termasuk salam penutup, nama dan alamat pengirim

4. Penutup, Pertimbangkan kata penutup seperti “Hormat Kami”, “ Salam Hormat”, Tulis nama dan identitas penulis khususnya

bila pesan untuk orang luar perusahaan (Jabatan dan Organisasi anda), Beberapa menggunakan tanda tangan tapi

memerlukan bandwidth yang besar jadu pakai inisial saja

Contoh Pesan Surel
Menyusun Format Memo Tercetak
1. Kata Penunjuk : Dobel spasi, Kepada, Dari dan Subjek . Tanda titik dua (colon) sesudah kata-
kata tersebut

2. Margin atas : Satu halaman dimulai dari baris ke 13, setengah halaman dimulai dari baris ke -
7 dari atas

3. Margin samping : Kiri dan Atas 4 Spasi, Kanan dan Bawah 3 spasi

4. Spasi : Jarak 1 spasi

C0ntoh Format Memo Tercetak
Contoh Memo Tercetak
Rencana Menulis Pesan Memo dan
Surel
✓ Baris Subjek : Berisi ringkasan subjek

✓Kata Pembuka : Tentukan ide pokok

✓Isi : Sediakan data latar belakang dan penjelasan ide pokok

✓Kata penutup : Minta tindakan, meringkas pesan atau menayakan menutup

Menulis Subjek
Subjek merupakan ringkasan dari ide pokok dan mengidentifikasi isi topik dengan cepat. Sering

kali ditulis dengan singkat tanpa articles ( a, an, the , kalimat tidak lengkap dan tidak diakhiri

dengan batasan waktu.

Efektif : Rapat staf untuk mendiskusikan jadwal libur lebaran

Tidak Efektif : Pameran dagang, Software Baru, Rapat

Mulai dengan Ide Pokok
Kebanyakan surel dan memo rutin yang informasinya tidak sensitif ditangani secara terus terang .

Mulai dengan halaman muka yaitu menyatakan ide pokok terlebih dahulu dalam kalimat pertama.

Walaupun tujuan memo atau surel diringkas dalam baris subjek, tetapi ditulis pada kalimat

pertama, gunanya untuk mengulangi dan menjelaskan karena beberapa pembaca melewatkan

baris subjek dan langsung membaca kalimat pertama. Contohnya, pembukaan langsung dan

Tidak langsung
Menerangkan Isi Secara Jelas
Isi pesan menjelaskan ide utama. Jika anda ingin menanyakan informasi yang detail susun

pertanyaan anda dengan urutan yang logis. Jika anda memberikan informasi kelompokkan

informasi yang berbeda dalam satu kelompok. Isi mungkin terdiri dari lebih dari satu paragafa.

Mungkin terdiri dari daftar. Bila ada data, gunkan paragfat terpisah untuk maisng-masing topik.

Desain data anda agar mudah dipahami dengan menggunakan graphic hightliting techniques.

Teknik ini membuat pembaca dapat memahami isi dengan cepat

Menerangkan Isi Secara Jelas
Contohnya

Penawaran tiket dengan diskon 20 % bila sebulan 2 kali membeli tiket pulang-pergi. Bila dalam

sebulan membeli sebanyak 3 kali maka diskon 30 % bila empat kali maka diskon 40 %.

Diperbaiki : Diskon tiket pulang-pergi perbulan

* 2 Kali diskon 20 %

* 3 Kali diskon 30 %

* 4 Kali diskon 40 %
Menutup dengan informasi Tindakan
Secara umum pesan surel dan memo diakhiri dengan :

➢ Informasi tindakan tanggal atau batas waktu

➢ Rigkasan pesan

➢ Salam penutup

Contohnya :

1. Serahkan laporan anda tanggal 15 Oktober agar saya mendapatkan data sebelum menyusun rencana pada bulan Desember

2. Apa ide anda tentang proposal ini ?

3. Terimakasih atas perhatian anda

Surat Bisnis
Merupakan lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi

yang ditunjukkan kepada orang lain, yang memuat informasi baik berupa penawaran, permintaan,

pertanyaan,pertimbangan, lamaran, penolakan, penagihan dan sebaginya. Keunggulan surat bisnis yaitu :

1. Lebih hemat dibandingkan transportasi bila harus datang menemui

2. Menjamin kerahasian dan ketepatan isi

3. Lebih formal

4. Hal-hal yang tidak bisa disampaikan secara lisan dapat ditulis dalam surat dengan lebih leluasa karena tidak

bertatap muka
Penggolongan Surat
1. Wujud : Bersempulkan kartu pos, Warkat pos, Telegram,memo/ nota, surat tanda bukti

(faktur,kuintansi atau kartu identitas), surat elektronik

2. Pemakai : Pribadi, Pemerintah, Niaga, Sosial

3. Kegiatan : Internal maupun eksternal

4. Sasaran : Biasa maupun ederan

5. Isi : Pemberitahuan, Peringatan, Pengaduan, Penawaran, Pemesanan dan lain-lain

6. Sifat : Biasa,segera, kilat

Karakteristik Surat Yang Baik
1. Isi yang Jelas, Surat yang ditulis dengan jelas memisahkan ide ke dalam paragraf menggunakan kalimat dan paragraf

pendek dan memandu pembaca memahami ide dengan kalimat transasi . Bahasa yang jelas, tidak meragukan dan tidak

samar-samar sehingga dapat mengalihkan gagasan kepada pembaca tepat seperti yang dimaksud penulis.

2. Nada Niat Baik, Perasaan positif yang pembaca miliki terhadap seseorang atau sebuah organsasi. Tekankan perspektif

anda. Uraikan manfaat bagi pembaca. Peka terhadap kata-kata bias gender, ras,usia atau cacat tubuh. Bingkai ide

secara positif

3. Format yang Tepat, Tampilan dan format surat mencerminkan ketelitian dan pengalaman penulis. Gaya block

styel,modified block styel, tidak rata kanan meningkatkan keterbacaan, dengan memberikan perhentian visual dan

dengan membuatnya lebih mudah untuk menunjukkan letak dimulainya baris berikutnya
Pembukaan Surat Bisnis Menggunakan Pola
Langsung

Transaksi bisnis sehari-hari terutama terdiri atas permintaan dan respon rutin pelanggan. Apabila

anda berharap akan respon positif dan netral, anda tidak mebutuhkan teknik khusu untuk

meyakinkan, untuk memperhalus berita buruk atau bersikap bijaksana.

Penulisan Pembukaan Surat Bisnis
Menulis pembuka surat bisnis sebaiknya menggunakan pola langsung dengan memuat atau

menuliskan ide utama di pesna paling depan. Nyatakan dengan jelas mengapa anda menulis,

sehingga pembaca dapat mengantisipasi dan memahami pesan selanjutnya. Pembaca akan

selalu berpikir, mengapa pesan ini dikirimkan kepada saya ? Apa yang harus saya lakukan ?
Penulisan Isi Surat
Setela alasan mengapa anda menulis surat, sampaikan rincian yang menjelaskan permintaan

atau respon anda. Disinilah pentingnya perencanan yang mengharuskan anda mebuat struktur

informasi agar tulisan jelas dan muda dibaca . Selain itu anda mempertimbangkan penggunaan

beberapa alat grafik untuk menyoroti rincian tersebut. Bila membuat informasi banyak maka perlu

mengembangkan setiap ide dalam paragraf terpisah dengan kalimat transisi yang efektif untuk

menghubungkannya
Penutup Surat
Pada paragraf terakhir, surat yang menggunakan pola langsung pembaca mencari informasi

tindakan : Jadwal, Batas waktu, Aktivitas yang harus dilakukan. Disini, anda harus menunjukkan

secara spesifik apa yang anda inginkan pembaca lakukan. Bila perlu beri alasan penetapan

batas waktu.
Contoh Surat Bisnis
Gaya Block Style : Lurus