Pertemuan 9

Perencanaan, Pengorganisasian, dan Revisi Pesan Bisnis

 Bagaimana etika berkirim pesan
• Pesan melalui email
• Pesan melalui sosial media (chat message, wa, dll)
• Pesan melalui surat
 Perencanaan Pesan Bisnis
Perencanaan pesan

Revisi Pesan
Penyusunan Pesan
• Penentuan • Mengorganisasikan • Menyunting
tujuan pesan pesan
• Analisis • Memformulasikan • Menulis ulang
audiens pesan • Memproduksi
• Penentuan ide • Meliputi
pesan
penyusunan kata-
pokok kata, kalimat, • Mencetak
• Pemilihan paragraf, dan pesan
saluran dan ilustrasi yang • Alokasi waktu
media mendukung 40%
• Alokasi waktu ide/gagasan
40% • Alokasi waktu 20%
 • Suatu langkah strategis bagi
pencapaian tujuan organisasi secara
menyeluruh dan merupakan salah
PERENCANAA satu faktor penentu keberhasilan
N komunikasi.
• Pesa-pesan bisnis yang terencana
dengan baik akan mempermudah
pencapain tujuan komunikasi
ORGANISASI PESAN

Bagaimana mengorganisasikan
ide-ide dan selanjutnya
dituangkan dalam draft yang
berkaitan dengan komitmen
pemikiran yang dimulai dari
merangkai kata, kalimat,
paragraf dan memilih ilustrasi
yg diperlukan utk mendukung
ide pokok tersebut
 Menelaah kembali pesan-pesan yang ingin
disampaikan : gaya penulisan struktur kalimat
yg digunakan dan bagaimana tingkat
pemahamannya.

REVISI
Cara menguji tujuan
 Apakah tujuan realistis? Apakah gagasan atau ide sesuai dengan
kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, atau teknis operasional.
 Apakah waktunya tepat? Ide atau gagasan perlu mempertimbangkan
ketepatan waktu.
 Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? Pesan yang
disampaikan oleh orang yang memiliki kedudukan tinggi akan lebih
efektif (lebih mudah diterima)
 Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan? Tujuan
penyampaian pesan harus selaras dengan tujuan organisasi perusahaan.

Jika jawaban atas keempat pertanyaan tersebut “YA” silahkan pesan

disampaikan, namun jika jawabannya “TIDAK” pesan sebaiknya jangan
disampaikan
CARA MENGUJI TUJUAN

• Apakah tujuan tersebut realistis ?

Artinya ide yg disampaikan sesuai dengan kemampuan finansial,
manajeria;, sumber daya dan teknis operasional
• Apakah Waktunya tepat ?
Dalam menyampaikan ide/gagasan hendaknya ketepatan waktu perlu
dipertimbangkan. Contoh :penjualan produk sedang menurun tidak
mungkin kita mengusulkan ekspansi
• Apakah orang yang mengirim pesan sudah tepat?
Pesan yg disampaikan oleh seseorang yg memiliki kedudukan tinggi
cenderung lebih diterima ketimbang yg rendah
• Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
Dalam menyampiakan pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan tujuan
ofganisasi
 Analisa Audiens

Memenuhi kebutuhan informasi

Mengenali penerima primer
Mengembangkan profil

Mengukur tingkat pemahaman

Menetapkan jumlah audiens

Memperkirakan reaksi audiens

• Analize • Siapa yang • Menulis • Apa latar • Apakah • Temukan apa
(who) paling pesan pesan yang yang ingin
belakang diketahui
• Understand berpengaru kepada audiens? dibuat akan
audiens
(how the h dalam satu orang menimbulk
mengambil akan
• Apakah an reaksi
• Antisipasi
knowledge) pertanyaan
• Demograph keputusan? berbeda tingkat seperti yang tidak
ics dengan pemaham perdebatan diungkapkan
• Interest menulis annya , dsb maka • Berikan
• Environme pesan sama perlu semua
kepada dengan dilengkapi informasi yang
nt banyak dengan diperlukan
• Needs pengirim audiens
orang argumenta
atau si yang
(5W+1H)
tidak? • Pastikan
didukung semua
dengan informasi
bukti yang akurat
cukup dan • Tekankan
jelas gagasan yang
paling
menarik bagi
audiens
 Perencanaan ...
• Tentukan topik, ide pokok, dan ide pendukung
• Kekayaan media, yakni nilai dari media dalam situasi
komunikasi
Semakin bernilai
Tatap wajah
Telepon
Email

Dokumen dengan alamat yang

dituju (memo)
Dokumen tanpa alamat yang
dituju (selebaran)
Semakin tidak bernilai
 Pengorganisasian Pesan Bisnis
Semua pesan bisnis Ide pokok umumnya Dapat digunakan
memiliki tujuan umum disertai dengan ide pendekatan deduktif
dan khusus dan pasti pendukung, jika (ide pokok dilanjutkan
memiliki satu ide pesannya panjang dan dengan ide
pokok/gagasan kompleks maka perlu pendukung), digunakan
gagasan

pendekatan urutan
Mengelompokkan
ide/gagasan

Memutuskan pola atau

Menetapkan ide/

dibuat kerangka berfikir apabila penerima

atau diagram skematis pesan akan bereaksi
netral atau senang
terhadap pesan
tersebut. Pendekatan
induktif (ide
pendukung baru ide
pokok), digunakan
apabila diperkirakan
akan terjadi reaksi
negatif/penolakan dari
audiens (bad news)
Tujuan Umum Tujuan Khusus
Memberi informasi Menyajikan penjualan bulan lalu kepada manajer pemasaran
Membujuk/persuasi Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat karyawan baru di bagian
penjualan
Kolaborasi Membantu departemen personalia mengembangkan program pelatihan bagi
karyawan baru
 Pesan-pesan yang Tidak Terorganisir dengan
Baik

Menurut Purwanto (2006:81) , Bovee & Thill (2007:144). Dewi

(2007:65) ada beberapa hal yang dapat menyebabkan pesan-
pesan tidak terorganisasi dengan baik.
1. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele), sehingga akan
mempersulit penerima dalam memahami maksud pesan
2. Memasukan informasi yang tidak relevan, sehingga mengkaburkan
pesan pokok dan membuang waktu untuk membacanya.
3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, sehingga subtansi pesan sulit
dipahami.
4. Informasi penting sering terlupakan, karena perhatian terpusat
pada penyadian ide pendukung dan pelengkap
 Pengorganisasian pesan melalui outline

Ide pokok Informasi

penjualan

Laporan Laporan
Ide pendukung penjualan penjualan
produk A produk B

Faktur
Bukti bukti Kwitansi
Nota
kontan
penjualan, Faktur
penjualan
Nota
kontan, dll
dll
 MENDEFINISIKAN TOPIK DAN IDE POKOK

Tujuan Umum Tujuan Khusus Topik Ide Pokok

Memberi Memberitahu cara Klaim asuransi Penyimpanan berkas yang tepat
informasi membuat berkas klaim akan menghemat waktu dan uang
asuransi perusahaan

Membujuk Meminta Manajer Anggaran Para pesaing membelanja-kan

menyetujui kenaikan litbang dana yang lebih banyak untuk
anggaran litbang litbang daripada perusahaan kita

Kolaborasi Menghimpun ide-ide Pembayaran Mengkaitkan gaji dengan laba,

untuk sistem insentif yang insentif memotivasi karyawan dan
meng-kaitkan gaji dengan mengurangi kompen-sasi di
laba. tahun-tahun sulit.

Sumber: Bovee & Thill. (2007:148) Komunikasi Bisnis

 Formulasi pesan bisnis
• Mengendalikan gaya dan nada (formal atau non formal)
Yth. Ibu Rika
Dear Anna
Merujuk pada surat permintaan penawaran harga dengan
Menyambung pembicaraan via telepon, berikut saya
nomor 065/UM/XI/2017 tanggal 1 November 2017,
kirimkan daftar harga berbagai merek komputer notebook
bersama ini kami informasikan harga dan spesifikasi
beserta spesifikasinya.
komputer netbook berbagai merek, adapun perinciannya
sebagaimana terlampir.
Harga-harga tersebut sudah termasuk pajak, pengiriman,
pemasangan, dan garansi hardware selama 1 (satu) tahun
Harga-harga tersebut sudah termasuk pajak, pengiriman,
sejak pemasangan.
pemasangan, dan garansi hardware selama 1 (satu) tahun
sejak pemasangan. Di samping itu, selama garansi hardware
Tak perlu khawatir pekerjaan akan terganggu, sebab selama
kami juga memberikan jaminan kelangsungan kerja dengan
peralatan mengalami kerusakan akan diberikan pinjaman
memberikan pinjaman peralatan pengganti selama
peralatan selama masa perbaikan. Saya jamin Anna tidak
peralatan yang dibeli dalam masa perbaikan.
akan kecewa.
Demikian penawaran harga ini kami sampaikan. Apabila Ibu
Jika diperlukan penjelasan lebih lanjut, silahkan hubungi
memerlukan pennjelasan lebih lanjut, dapat menghubungi
saya di kantor setiap hari kerja. Sampai jumpa!
kami pada setiap hari kerja.
Salam,
Hormat saya,
Yeni
Yeni
Contoh
Contoh
Contoh
 Revisi Pesan Bisnis

Menyunting Menulis ulang Memproduksi Mencetak

pesan (editing) pesan pesan pesan

 Mengevaluasi isi
dan organisasi Saat menulis ulang, Agar pesan efektif perlu
diperhatikan:
 Meninjau ulang perhatian ditujukan  Konsistensi (marjin,
gaya dan pada setiap kata jenis huruf, spacing)
kemudahan yang memberikan  Seimbang (teks,
pembacaan kontribusi efektif gambar, ruang
 Editing teknik dan pengembangan kosong)
 Terkendali (desain)
penulisan kalimat yang logis  Rincian pesan
 Editing layout
Menghilangkan kata dan ungkapan yang tidak perlu

Gunakan kata pendek dan hilangkan kata yang berlebihan

Tugas Membuat Pesan Bisnis (15’)
 Anda adalah seorang karyawan di sebuah toko ritel
terkenal di kota anda. Tugas anda sehari-hari adalah
menyeleksi semua produk sebelum diperjualbelikan di
toko tersebut. Dalam proses seleksi tersebut, anda
menemukan beberapa jenis produk makanan dan
minuman yang sudah kadaluwarsa batas waktu
penggunaannya.
 Buatlah sebuah surat kepada manajer toko mengenai
kasus temuan anda tersebut, organisasikan pesan tersebut
terlebih dahulu dengan membuat outline!
 Kirimkan surat anda melalui email, gunakan etika
pengiriman email yang benar.