QnA Session

[Elsa Rengganis - ADKAS]

Pada materi terdapat tanda * di bagian rundown acara, yang berarti jam di jadwal dapat berubah
dan akan diinfokan. Kalau semisal tanggal acara yang diberi tanda*, artinya tanggal dapat
berubah sewaktu² seperti itu apakah boleh? Misalnya seperti keadaan sekarang kan banyak
kegiatan yg tertunda karena pandemi covid19 dan belum tau kapan bisa berjalan seperti semula
lagi. Terimakasih banyak mba
Jawaban:
Sama-sama, terima kasih juga atas pertanyaannya. Sejauh ini, belum pernah saya temui TOR
dengan tanggal yang masih akan dikonfirmasi di kemudian hari karena bisa saja menimbulkan
kesan ketidaksiapan pengadaan acara dan pengisi yang ditunjuk pun belum tentu tidak
berhalangan pada tanggal yang akan dikonfirmasi tersebut. Kecuali ketika pertama kali mencoba
merekrut pengisi dan ternyata tanggal belum fix maka bisa coba ditanyakan apakah pengisi
memiliki kesibukan di awal bulan X misalnya, atau diantara tanggal ini sampai ini apakah sudah
ada jadwal. Ketika tanggal sudah fix maka TOR juga sudah bisa diberikan. Biasanya
sepengetahuan saya yang diberi tanda bintang itu adalah pembicara yang masih dalam tahap
konfirmasi (karena beliau sibuk/jam terbang tinggi) atau rundown yang seringkali bisa berubah.
Namun dalam konteks sekarang karena ada pandemi biasanya kegiatan berubah menjadi online
dan saya rasa tidak ada masalah dalam penentuan tanggal, kecuali jika memang kegiatan harus
diadakan secara offline sementara panitia belum dapat menetapkan tanggalnya maka bisa
menggunakan strategi di atas dan tanggal pada TOR juga bisa diberi tanda bintang. Semoga
menjawab ya.

[Arina – PMB]
aku mau tanya, dalam pembuatan TOR apa syaratnya cuman mencakup 5W+1H atau ada hal lain
yg perlu diperhatikan?
Jawaban:
Terima kasih atas pertanyaannya. Secara substansi, syarat 5W+1H wajib dipenuhi dan akan
memberikan informasi acuan yang cukup jelas. Hal yang sekiranya perlu diperhatikan selain itu
bisa dilihat dari jenis kegiatan ataupun kebutuhan yang harus dipenuhi dalam keberlangsungan
suatu acara. Semoga menjawab.

[Vinka – PMB]
Aku mau tanya, kan td ada dibilang kalo fungsi tor itu luas ada juga yg bisa sebagai sarana
negosiasi gt, nah itu contohnya yg kayak gimana ya???
Jawaban:
Terima kasih atas pertanyaannya. Biasanya TOR selain digunakan untuk kegiatan tetapi juga
sebagai acuan bagi stakeholders dalam suatu project tertentu yang yang telah disepakati/disetujui
bersama setelah melalui proses negosiasi dll. Contoh TOR untuk project akan saya lampirkan di
sini.

[Vezda – PMB]
Aku juga mau tanya, TOR tuh gabisa kah diganti sama proposal aja, karena isinya kan
kebanyakan hampir sama, atau TOR itu emang buat eksternal dan proposal buat internal gitu?
Jawaban:
Terima kasih atas pertanyaannya. Membedakan TOR dengan proposal kadang tricky ya karena
memang susunan serta isinya hamper sama. Hanya saja dalam konteks kegiatan, ada beberapa
perbedaan yang harus kita pahami. Untuk memudahkan akan saya tampilkan ke dalam tabel
berikut ya.
PROPOSAL TOR
Waktu Dibuat sebelum adanya Dibuat ketika konsep acara sudah
kepastian pengadaan acara ditetapkan.
(berupa usulan).
Tujuan Memperoleh persetujuan Memberikan informasi acuan
pengadaan acara, memperoleh pelaksanaan suatu acara/kegiatan.
bantuan dana.
Substansi Tidak sedetail TOR dan Detail menyangkut pelaksanaan
menyertakan susunan panitia teknis dari acara/kegiatan dan
lengkap beserta rancangan tidak memerlukan susunan panitia
anggaran yang diperlukan. lengkap atau anggara.
Penyampaian Persuasif Teknis
Jadi, apakah TOR bisa digantikan dengan proposal? Saya rasa tidak. Untuk pertanyaan kedua,
TOR tidak selalu untuk eksternal. Bisa saja dalam suatu acara MC/moderator berasal dari panitia
itu sendiri sehingga tetap membutuhkan TOR. Demikian pula proposal tidak selalu untuk
internal ya. Misalkan kita ketika mengajukan dana tidak hanya terbatas kepada
fakultas/POTMAGI tetapi juga bisa ke sponsor eksternal. Semoga menjawab ya.
Lampiran

Project Terms of Reference Template

 Provide an overview of the history behind the proposed
1. Background project
 Clearly state why perform the project, and also refer to a
programming context
 State the general role of stakeholders in doing project
activities
 Write a brief explanation of the need behind the project
 State the major objectives of the proposed project
2. Objectives  Describe the intended achievements to be gained at
different stages of the project lifecycle
 Provide an overview of the resources required
 Clearly identify and define what is expected from the
project and who the target audience is
 Highlight the key issues to be studied and disputed at
3. Issues every stage of the project lifecycle
 List the criteria (including Efficiency, Relevance,
Effectiveness, Impact, Sustainability) against which the
issues will be analyzed and evaluated
 Define the key phases of the project implementation
4. Methodology process
 Specify the required level of stakeholder involvement
 Describe the content and duration of project activities
 List the information collection tools necessary for
monitoring purposes
 Provide data analysis rules
 Specify the type of work involved in the proposed project
5. Expertise  Describe the type of skills and abilities required
 Define the exact number of individuals involved
 Point at the period of engagement of each team member
 Describe the duties and responsibility per teammate
 Identify the relationships between the team members
 Provide the Table of Contents for project reports
6. Reporting  Define rules for composing annexes
 Add report templates
 Set submission dates
 List the computer software programmes to be used for
report writing
 Refer to people responsible for reporting and approving
 Provide other sufficient information such as number of
copies to be created, responsibilities for report production
and presentation, etc.
 Provide a summary of the anticipated work
7. Work plan  Describe the activities and necessary resources required
for achieving the project’s results and purpose
 Provide the activity schedule template
 Describe The finance resources allocated to the project
Read a more detailed description of the template here:
http://www.mymanagementguide.com/terms-of-reference-tor-template