DOKUMEN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

UPAYA MENINGKATKAN EFEKTIFITAS

PENYUSUNAN RENCANA KERJA DAN ANGGARAN
MELALUI PEMBENTUKAN TIM PENYUSUNAN RENCANA
KERJA DAN ANGGARAN PADA BADAN KESATUAN
BANGSA DAN POLITIK KABUPATEN LAMPUNG UTARA

OLEH :

IIN ALPINI, SE
NIP. 197703051999022001

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN II

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
KABUPATEN LAMPUNG UTARA
TAHUN 2014
 PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

I. IDENTIFIKASI PROYEK PERUBAHAN

JUDUL Upaya Meningkatkan Efektifitas Penyusunan Rencana Kerja

Dan Anggaran Melalui Pembentukan Tim Penyusunan Rencana
Kerja Dan Anggaran Pada Badan Kesatuan Bangsa Dan Politik
Kabupaten Lampung Utara

DESKRIPSI Rencana Kerja dan Anggaran adalah suatu perencanaan yang

memuat rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dan rincian
anggaran yang akan diterima atau dikeluarkan selama satu tahun
anggaran. Rencana Kerja dan Anggaran yang telah disusun
kemudian setelah mendapat pengesahan dari Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah Kabupaten Lampung Utara disebut sebagai
Dokumen Pelaksanaan Anggaran, inilah yang menjadi pedoman
pelaksanaan kegiatan dan anggaran suatu Satuan Kerja
Perangkat Daerah selama satu tahun anggaran. Dari kaitan
tersebut jelas bahwa Rencana Kerja dan Anggaran memegang
peranan penting untuk pelaksanaan kegiatan dan anggaran
selama satu tahun kedepan. Untuk itu penyusunan Rencana
Kerja dan Anggaran harus dilakukan dengan sebaik mungkin
agar dapat menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan dan
tugas fungsi Satuan Kerja Perangkat Daerah.
Yang terjadi di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten
Lampung Utara selama ini penyusunan Rencana Kerja dan
Anggaran hanya disusun oleh bendahara pengeluaran tanpa
berkoordinasi dengan bidang lainnya. Penyusunan cenderung
tertutup sehingga dampaknya sering menimbulkan konflik dan
mengganggu kelancaran pelaksanaan kegiatan. Hal tersebut
tentu berpengaruh terhadap kinerja Badan Kesatuan Bangsa dan
Politik Kabupaten Lampung Utara.
Salah satu fungsi kasubbag Keuangan dan Perlengkapan yaitu
melaksanakan ” Penyiapan bahan-bahan dalam rangka
penyusunan rencana penerimaan dan anggaran belanja rutin
maupun pembangunan “ sehingga yang menjadi area perubahan
yaitu menyangkut tatalaksana dalam penyusunan Rencana Kerja
dan Anggaran dengan membentuk Tim Penyusunan Rencana
Kerja dan Anggaran sebagai upaya untuk meningkatkan
efektifitas dalam penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran pada
Badan Kesatuan Bangsa Dan Politik Kabupaten Lampung Utara

SPONSOR Nama : ROHIM PAUZI ,SH

Jabatan : Plt. Sekretaris Badan Kesatuan Bangsa Dan Politik
Kabupaten Lampung Utara
PROJECT LEADER Nama : IIN ALPINI,SE
Jabatan : Kasubbag Keuangan dan Perlengkapan Badan
Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Lampung Utara

SUMBER DAYA TIM 1.Sumber Daya Manusia 1. Adanya SDM untuk

bekerjasama dalam sebuah
Tim Penyusunan Rencana
Kerja dan Anggaran yang
mendukung terlaksananya
proyek perubahan

2.Peraturan yang berlaku 2. Adanya Peraturan Bupati

Lampung Utara yang menjadi
acuan dalam Penyusunan
Rencana Kerja dan Anggaran

3.Sarana dan prasarana 3. Tersedianya sarana dan

prasarana yang dapat
mendukung pelaksanaan
proyek perubahan
4.Anggaran 4. Tersedianya dana untuk
mendukung pelaksanaan
proyek perubahan

II. LATAR BELAKANG ( BURNING PLATFORM )

Menghadapi triwulan keempat, salah satu tugas sub bagian keuangan dan perlengkapan
yang sangat penting yaitu penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran untuk tahun yang akan
datang. Rencana Kerja dan Anggaran adalah suatu perencanaan yang memuat rencana
kegiatan yang akan dilaksanakan dan rincian anggaran yang akan diterima atau dikeluarkan
selama satu tahun anggaran. Rencana Kerja dan Anggaran yang telah disusun kemudian
setelah mendapat pengesahan dari Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lampung
Utara disebut sebagai Dokumen Pelaksanaan Anggaran, inilah yang menjadi pedoman
pelaksanaan kegiatan dan anggaran suatu Satuan Perangkat Kerja Daerah selama satu tahun
anggaran. Dari kaitan tersebut jelas bahwa Rencana Kerja dan Anggaran memegang
peranan penting untuk pelaksanaan kegiatan dan anggaran selama satu tahun kedepan.
Untuk itu penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran harus dilakukan dengan sebaik
mungkin agar dapat menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan dan tugas fungsi Satuan
Perangkat Kerja Daerah.
Idealnya penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran dibuat oleh masing-masing bidang
dengan berkoordinasi dengan Kepala Satuan Kerja; Sekretaris; Kasubbag Keuangan dan
Perlengkapan; Kasubbag Perencanaan; Evaluasi dan Pelaporan; dan Bendahara
Pengeluaran. Sehingga Rencana Kerja dan Anggaran yang disusun benar-benar sesuai
dengan kebutuhan setiap bidang dan ada proses saling koreksi jika terjadi kekeliruan.
Yang terjadi di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Lampung Utara selama ini
penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran hanya disusun oleh bendahara pengeluaran tanpa
berkoordinasi dengan bidang lainnya. Penyusunan cenderung tertutup sehingga dampaknya
sering menimbulkan konflik dan mengganggu kelancaran pelaksanaan kegiatan. Hal
tersebut tentu berpengaruh terhadap kinerja Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten
Lampung Utara.

Sebagai contoh yaitu pelaksanaan piket pada kegiatan Posko Siaga yang terganggu karena
banyak staf yang enggan untuk melaksanakan piket. Hal tersebut terjadi karena staf merasa
honor yang diterima terlalu kecil dan jauh berbeda dengan honor piket pada instansi lain
seperti honor piket Pemadam Kebakaran pada Badan Penanggulangan Bencana Daerah
maupun piket Polisi Pamong Praja. Ini merupakan akibat dari penyusunan Rencana Kerja
dan Anggaran yang dikerjakan secara tertutup dan tanpa koordinasi.

Demikian pula dengan honor pesuruh kantor yang dianggarkan Rp 500.000,- per bulan
sedangkan dalam peraturan Bupati Lampung Utara mengenai acuan standar harga, honor
dan lain sebagainya telah ditetapkan sebesar Rp 750.000,- per bulan. Hal tersebut tentu saja
sangat merugikan bagi pesuruh kantor. Ini terjadi sebagai akibat dari tertutupnya
penyusunan anggaran sehingga tidak ada proses koreksi dalam penyusunan Rencana Kerja
dan Anggaran.

Identifikasi permasalahan yang ada yaitu :

1. Rencana Kerja dan Anggaran Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten
Lampung Utara disusun oleh bendahara pengeluaran saja dan belum ada Tim
Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran

2. Tidak adanya koordinasi dalam penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Badan
Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Lampung Utara

3. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
Kabupaten Lampung Utara belum efektif

Sehingga rumusan masalah dalam proyek perubahan ini adalah “ Bagaimana upaya untuk
meningkatkan efektifitas dalam Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran pada
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Lampung Utara”.

Berdasarkan tugas dan fungsi kasubbag Keuangan dan Perlengkapan ” Penyiapan bahan-
bahan dalam rangka penyusunan rencana penerimaan dan anggaran belanja rutin maupun
pembangunan “ serta uraian diatas maka area organisasi yang menjadi area perubahan yaitu
sumber daya manusia dan tatalaksana dalam penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran
pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Lampung Utara. Dimana sebelumnya
penyusunan hanya dilakukan oleh satu orang maka perlu dilakukan perubahan untuk
memberdayakan SDM lainnya dengan membentuk Tim Penyusunan Rencana Kerja dan
Anggaran agar perencanaan yang dihasilkan dapat lebih baik lagi.
Hal tersebut juga berkaitan dengan tatalaksana penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran
dimana sebelumnya penyusunan dilakukan tanpa koordinasi maka dengan dibentuknya Tim
Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran yang melibatkan bidang-bidang jelas bahwa akan
tercipta koordinasi dan saling bersinergi untuk menghasilkan Rencana Kerja dan Anggaran
yang lebih baik pula. Sehingga proyek perubahan ini berjudul “Upaya Meningkatkan
Efektifitas Penyusunan Rencana Kerja Dan Anggaran Melalui Pembentukan Tim
Penyusunan Rencana Kerja Dan Anggaran Pada Badan Kesatuan Bangsa Dan Politik
Kabupaten Lampung Utara”

III. TUJUAN

Tujuan dari proyek perubahan ini adalah meningkatkan efektifitas dalam penyusunan
Rencana Kerja dan Anggaran Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Lampung
Utara melalui pembentukan Tim Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran yang
diharapkan dapat tercapai dalam jangka pendek ( 2bulan ). Adapun tujuan yang ingin
dicapai adalah sebagai berikut :
1. Terbentuknya Tim Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Badan Kesatuan
Bangsa dan Politik Kabupaten Lampung Utara
2. Terbangunnya sinergitas dalam penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Badan
Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Lampung Utara
3. Tersusunnya Rencana Kerja dan Anggaran Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
Kabupaten Lampung Utara yang lebih efektif dan tepat waktu

IV. MANFAAT

1. Dengan terbentuknya Tim Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran maka Rencana
Kerja dan Anggaran yang dihasikan dapat lebih memperhatikan kebutuhan setiap
bidang
2. Meningkatnya efektifitas dalam penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Badan
Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Lampung Utara
3. Dengan Rencana Kerja dan Anggaran yang baik maka akan mendukung
meningkatnya kinerja Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kab.LU

V. RUANG LINGKUP

Kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan dan menjadi ruang lingkup dalam proyek
perubahan ini adalah sebagai berikut :
1. Membentuk Tim Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Badan Kesatuan Bangsa
dan Politik Kabupaten Lampung Utara
2. Membangun sinergitas dalam penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Badan
Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Lampung Utara
 3. Mnyusun Rencana Kerja dan Anggaran yang lebih efektif dan tepat waktu

VI. OUTPUT KUNCI ( KEY PROJECT DELIVERABLES )

Nama Deskripsi

1. Terbentuknya Tim Penyusunan Terbentuknya Tim Penyusunan Rencana Kerja

Rencana Kerja dan Anggaran Badan dan Anggaran merupakan upaya yang
Kesatuan Bangsa dan Politik dilakukan dalam rangka meningkatkan
Kabupaten Lampung Utara efektifitas Penyusunan Rencana Kerja dan
Anggaran

2. Terbangunnya sinergitas dalam Sinergitas dapat terbangun karena Tim

penyusunan Rencana Kerja dan beranggotakan setiap bidang sehingga semua
Anggaran Badan Keastuan Bangsa dan bidang diberdayakan dan kebutuhannya dapat
Politik Kabupaten Lampung Utara lebih diperhatikan dan tercipta saling
koordinasi

3. Tersusunnya Rencana Kerja dan Dengan demikian Rencana Kerja dan

Anggaran Badan Keastuan Bangsa dan Anggaran yang dihasikan dapat lebih efektif
Politik Kabupaten Lampung Utara dan tepat waktu
yang lebih efektif dan tepat waktu

VII. PENTAHAPAN ( MILESTONE )

No TAHAP UTAMA WAKTU

1. Persiapan
 Konsultasi dengan coach dan mentor Minggu I bulan I
 Pembuatan form RKA Minggu I bulan I
 Rapat Tim untuk persiapan dan konsolidasi Minggu II bulan I
2. Pelaksanaan
 Setiap bidang menyusun RKA bidang Minggu II & III bulan I
 RKA bidang diinventarisir Minggu IV bulan I
 Rapat Koordinasi Tim dengan bidang Minggu I bulan II

 RKA hasil koordinasi diinventarisir Minggu II bulan II

 Rapat penetapan RKA Badan Minggu III bulan II

 Konsultasi dengan mentor dan coach Minggu III bulan II
 Menyusun RKA dan diserahkan kepada Kepala Minggu IV bulan II
Badan utk persetujuan dan penandatanganan

3. Evaluasi Minggu IV bulan II

4. Penyusunan Laporan Proyek Perubahan Minggu IV bulan II

VIII. TATA KELOLA PROYEK

STRUKTUR DESKRIPSI

Struktur dalam proyek perubahan dengan Pembentukan Tim Sponsor / Sekretaris

Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Badan Kesatuan Badan Kesatuan
Bangsa dan Politik Kab.LU Bangsa dan Politik
Kab.LU :
- Membimbing dan
Sponsor /Sekretaris
memberi dukungan
dalam
mempersiapkan
Project Leader
proyek perubahan
Coach/ /Kasubbag Keuangan &
Widyaiswara Perlengkapan - Membimbing dalam
merumuskan dan
mengidentifikasi
masalah
Tim Penyusunan RKA
Badan Kesbang & Pol - Menyetujui rencana
Kab.LU proyek perubahan
- Membantu
memetakan agenda
project
Kabid Kabid Kabid Kabid Kasubbag Benda - Memberi dukungan
Wasnas Perenc,Eval
HAL Pol Kes
& Pelaporn
hara dalam pelaksanaan
proyek perubahan
- Memberikan
bimbingan dalam
mengatasi kendala
yang ada

Coach/Widyaiswara:
- Melakukan
monitoring dalam
tahap taking
ownership dan
laboratorium
kepemimpinan
melalui media
tehnologi
- Berkoordinasi
dengan mentor
untuk membantu
project leader bila
 mengalami
permasalahan dalam
proyek perubahan
- Memberikan
masukan terkait
usulan proyek
perubahan
- Memberikan
feedback terhadap
laporan progress
implementasi
proyek perubahan
- Memberi masukan
dan mengarahkan
perencanaan,
pelaksanaan dan
pelaporan proyek
perubahan

Project leader
/Kasubbag Keuangan
& Perlengkapan :
- Mengidentifikasi
masalah dan
merancang proyek
perubahan
- Konsultasi dengan
mentor dan coach
- Memimpin proyek
perubahan
- Memonitor
pelaksanaan proyek
perubahan
- Melaporkan
progress
implementasi setiap
minggunya
- Mengevaluasi
pelaksanaan dan
hasil proyek
perubahan
- Menyusun Laporan
Proyek Perubahan
 Pokja/Tim Penyusun
RKA Badan Kesbang
& Politik Kab.LU :
- Ketua : Kasubbag
Keuangan &
Perlengkapan
- Sekretaris : kasubag
Perencanaan, Eva-
luasi & Pelaporan
- Anggota : Kabid
HAL, Kabid
Politik,Kabid
Kesbang,Kabid
Wasnas &
Bendahara
- Tugas :menyusun
RKA Badan
Kesbang &Politik
Kab.LU

IX. ANGGARAN

Sumber dana berasal dari anggaran dalam DPA Badan Kesbang & Politik Kabupaten
Lampung Utara

Jumlah ( Rp ) Deskripsi

1. Biaya Fotokopi Rp 200.000,- Untuk membiayai fotokopi undangan, form

RKA, RKA yang telah disusun dan laporan

2. Biaya rapat Rp 1.000.000,- Untuk membiayai pembelian makanan dan

minuman rapat

3. Biaya penyusunan RKA Untuk membiayai semua keperluan dalam

Rp 2.500.000,- penyusunan RKA

4. Biaya pelaporan Rp 300.000,- Untuk membiayai penyusunan hasil proyek

perubahan
 X. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

NO NAMA STAKEHOLDER

1. Stakeholder Internal
1. Kepala Badan Kesbang & Politik Kab.LU
2. Sekretaris / Mentor
3. Kabid Hubungan Antar Lembaga
4. Kabid Politik
5. Kabid Kesatuan Bangsa
6. Kabid Kewaspadaan Nasional
7. Kasubbag Perencanaan, Evaluasi & Pelaporan
8. Bendahara Pengeluaran

2. Stakeholder Ekternal
1. Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah

XI. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

1. No Deskripsi Tugas

1 Kaban Kesbang & Politik Memberi arahan dan petunjuk

2 Sekretaris Memberi saran dan bimbingan

3 Kasubbag Keuangan & Memimpin proyek perubahan

Perlengkapan

4 Kasubbag Perencanaan, Evaluasi Bekerjasama dalam tim menyusun RKA

& Pelaporan

5 Kabid Hubungan Antar Menyusun RKA Bidang HAL & berkoordinasi

Lembaga dalam tim

6 Kabid Politik Menyusun RKA Bidang Politik & berkoordinasi

dalam tim

7 Kabid Kesatuan Bangsa Menyusun RKA Bidang Kesbang &

berkoordinasi dalam tim

8 Kabid Kewaspadaan Nasional Menyusun RKA Bidang Wasnas & berkoordinasi

dalam tim
 9 Staf/bendahara pengeluaran Bekerjasama dalam tim menyusun RKA

2 Masa berlaku Tim Kerja Selama 1 periode (untuk penyusunan RKA 2015)

Etika & Mekanisme Tim Kerja
1.Tim bekerja dengan penuh tanggungjawab
2.Anggota tim senantiasa saling berkoordinasi
3.Tim bekerja dengan seefektif mungkin
4.Penyusunan RKA dilakukan tepat waktu
5.Kebutuhan bidang dapat terakomodir dalam RKA
6.Kegiatan dipilih berdasarkan prioritas

XII. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH

No Deskripsi

1 Dalam melaksanakan proyek perubahan yang menjadi kendala adalah :

Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran merupakan hal baru bagi setiap bidang sehingga
bidang sedikit mengalami kesulitan dalam menyusun RKA. Sebelumnya bidang –bidang
tidak dilibatkan dalam penyusunan RKA dan kepala bidang juga semuanya adalah
pejabat baru.

2 Resiko dari adanya kendala tersebut yaitu keterlambatan menyelesaikan RKA Badan
Kesbangpol. Untuk itu perlu diantisipasi agar RKA dapat diselesaikan dengan tepat
waktu dengan cara memaksimalkan waktu yang ada untuk fokus pada penyusunan RKA

3 Strategi untuk menghadapi kendala tersebut diatas yaitu dengan memberi pendampingan
kepada setiap bidang dalam menyusun RKA bidang, dengan tetap mengkoordinasikan
RKA tersebut dan adanya persetujuan bidang

XIII. KRITERIA DAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

No Deskripsi Indikator Hasil Capaian

1 Pembentukan tim Terbentuknya Tim 1 buah SK Tim 100 %

penyusunan RKA Badan Penyusunan RKA Penyusunan RKA
Kesbang & Politik Badan Kesbang & Badan Kesbang &
Kab.LU Politik Kab.LU Politik

2 Sinergitas Penyusunan Terbangunnya Adanya koordinasi & 100 %

RKA Badan Kesbang & sinergitas dalam keterlibatan bidang
Politik Kab.LU. penyusunan RKA dlm penyusunan RKA
 Badan Kesbang & Badan Kesbang &
Politik Kab.LU Politik Kab.LU
3 Penyusunan RKA Badan Tersusunnya RKA Rencana Kerja dan 100 %
Kesbang & Politik Badan Kesbang & Anggaran Badan
Kab.LU yang lebih efektif Politik Kab.LU Kesbang & Politik
dan tepat waktu yang lebih efektif Kab.LU
dan tepat waktu
XIV. DAFTAR RENCANA KEGIATAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

No KEGIATAN BULAN OKTOBER S/D NOPEMBER 2014

MG MG MG MG MG MG MG MG
I II III IV II II III IV
1 Persiapan
 Konsultasi dengan coach
dan mentor
 Pembuatan form RKA

 Rapat Tim untuk persiapan

dan konsolidasi

2 Pelaksanaan

 Setiap bidang menyusun

RKA bidang
 RKA bidang diinventarisir

 Rapat Koordinasi Tim

dengan bidang
 RKA hasil koordinasi
diinventarisir
 Rapat penetapan RKA
Badan
 Konsultasi dengan mentor
dan coach
 Menyusun RKA dan
diserahkan kepada Kepala
Badan utk persetujuan dan
penandatanganan

3 Evaluasi
 Penyusunan Laporan Proyek
4
Perubahan
XV. PERSETUJUAN

Kotabumi, Desember 2014

Project Sponsor/ Atasan Langsung
Sekretaris Badan Kesbang & Politik
Kabupaten Lampung Utara,

ROHIM PAUZI,SH
NIP. 197005071991021001