Disusun oleh:
Disusun oleh :
Nama : dr. ELHAMANGTO ZUHDAN, M.K.M.
NIP : 197303202008011004
NDH : 12
Jabatan/Instansi : KASIE PELAYANAN KESEHATAN RUJUKAN
DINAS KESEHATAN PROVINSI JAWA TENGAH
Menyetujui,
Coach, Mentor
Drs. Siswanta Jaka P, Apt, M.Kes dr. A.A. Sagung Sri Rika Puniawati
Widyaiswara Ahli Utama Pembina tk I/ (IV b)
NIP. 196310281989111001 NIP. 19640628 198911 2 001
i
LEMBAR PENGESAHAN
Disusun oleh :
Drs. Siswanta Jaka P, Apt, M.Kes dr. A.A. Sagung Sri Rika Puniawati
Widyaiswara Ahli Utama Pembina tk I/ (IV b)
NIP.196310281989111001 NIP. 19640628 198911 2 001
Penguji/Narasumber
ii
PERNYATAAN
dr. A.A. Sagung Sri Rika Puniawati Dr. Elhamangto Zuhdan, M.K.M.
Kepala Bidang Pelayanan Kesehatan Kasi Pelayanan Kesehatan Rujukan
NIP. 19640628 198911 2 001 NIP. 197303101998032004
Mengetahui,
Pimpinan Instansi
iii
OPTIMALISASI EFEKTIFITAS WAKTU PELAYANAN
DI BALAI KESEHATAN MASYARAKAT SE- JAWA TENGAH
MELALUI APLIKASI “SISIR ALIS” (SISTEM INFORMASI DAN
REGISTRASI ANTRIAN LAYANAN DOKTER SPESIALIS)
Oleh :
Dr. Elhamangto Zuhdan, M.K.M.
ABSTRAKSI
iv
PRAKATA
v
Penulis menyadari bahwa Laporan Aksi Perubahan ini sangat jauh
dari sempurna. Oleh karena itu semua kritikan, saran dan masukan
yang bersifat membangun penulis terima sebagai bahan pertimbangan
untuk lebih baik lagi.
Penulis
vi
DAFTAR ISI
vii
BAB IV KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN................................... 36
4.1 Tindak Lanjut Kegiatan Jangka Pendek dan Penetapaan Target
Capaian Jangka Menengah ............................................................ 36
BAB V PENUTUP.................................................................................... 79
5.1 Simpulan…….……………………………………………………………79
5.2 Rekomendasi …………………………………………………………….80
REFERENSI ............................................................................................ 81
RIWAYAT HIDUP .................................................................................... 82
LAMPIRAN…………………….……………………………………………….83
W
viii
DAFTAR TABEL
ix
DAFTAR GAMBAR
x
Gambar 3.20 Monev Implementasi SISIR ALIS…………………………75
xi
BAB I
PENDAHULUAN
1
yang melayani pasien dengan berobat jalan dan tidak lebih dari 24 jam
pelayanan, termasuk seluruh prosedur diagnostik serta terapeutik.
Pelayanan rawat jalan adalah pelayanan kedokteran yang disediakan
untuk pasien tidak dalam bentuk rawat inap. Rawat jalan adalah cerminan
dari suatu pelayanan yang diterima pelanggan dari rumah sakit
(Donovan, 1994)
Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah mempunyai tugas
membantu Kepala Pemerintah Daerah dalam hal ini Gubernur Jawa
Tengah melaksanakan urusan pemerintahan bidang kesehatan. Dinas
Kesehatan Provinsi Jawa Tengah melaksanakan fungsinya adalah
pelaksanaan kebijakan bidang pelayanan kesehatan, pelaksanaan
evaluasi dan pelaporan bidang pelayanan kesehatan. Kepala Dinas
Kesehatan Provinsi Jawa Tengah menurut Peraturan Gubernur Jawa
Tengah Nomor 58 Tahun 2016 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi
dan Tata Kerja Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah, memimpin
pelaksanaan tugas dan fungsi membawahi salah satu nya adalah Bidang
Pelayanan Kesehatan; dan, Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD)
Bidang Pelayanan Kesehatan membawahi Seksi Pelayanan
Kesehatan Rujukan yang mempunyai tugas : menyiapkan bahan
perumusan kebijakan teknis di bidang pelayanan kesehatan rujukan; dan
menyiapkan bahan pelaksanaan bimbingan teknis penyelenggaraan
pelayanan kesehatan rujukan skala daerah dan lintas kabupaten/ kota.
Selain itu Dinas Kesehatan juga memiliki Unit Pelayanan Teknis Dinas
(UPTD) Balai Kesehatan Masyarakat atau disingkat Balkesmas. Sesuai
dengan Pergub Nomor 99 Tahun 2016 Tentang Organisasi dan Tata Kerja
UPT Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah dijelaskan bahwa
Balkesmas merupakan unit pelaksana teknis Dinas Kesehatan Provinsi
Jawa Tengah yang menyelenggarakan upaya kesehatan rujukan strata
kedua untuk membantu mengatasi masalah kesehatan masyarakat secara
terintegrasi dan menyeluruh di suatu wilayah. Ada 5 (lima) Balkesmas di
Jawa Tengah yaitu: Balkesmas wilayah Pati, Balkesmas wilayah
Semarang, Balkesmas wilayah Ambarawa, Balkesmas wilayah Magelang
dan Balkesmas wilayah Klaten. Pergub Nomor 99 Tahun 2016 ini
menjelaskan Balkesmas berperan dalam menyelenggarakan upaya
2
kesehatan perorangan (UKP) dan upaya kesehatan masyarakat (UKM).
Struktur organisasi Balkesmas dipimpin oleh Kepala Balai, dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsi dibantu oleh seorang kepala Sub.
bagian tata usaha dan Kepala seksi pelayanan serta Kepala seksi
penunjang pelayanan. Seksi Penunjang Pelayanan memiliki tugas
menyiapkan penyelenggaraan pelayanan kuratif dan rehabilitatif.
3
Tabel 1. 2 Capaian Upaya Kesehatan Perseorangan di Balkesmas
Tahun 2020
UPAYA BALKESMAS
No KESEHATAN
PERORANGAN MAGELA KLAT AMBARA SEMARA
PATI
NG EN WA NG
JUMLAH
1 25128 3450 6.322 4276 7797
KUNJUNGAN
a.Umum 17008 2554 2.206 3256 5325
b. BPJS 8081 878 4.116 969 2472
c. Swasta 6541 583 3226 541 1400
2 PELAYANAN 40679 3611 7.905 6422 7959
c. Pelayanan TB 5001 431 680 420 1413
d. Pelayanan
20127 1400 5.642 3856 4698
Non TB
e. Pelayanan
6904 867 932 1279 1242
Radiologi
f. Pelayanan
8647 913 651 867 606
Laboratorium
Sumber : Open Data Prov Jateng 2020
4
kunjungan dari open data provinsi tahun 2020, satu orang dokter
spesialis (Paru) rata-rata melayani pasien rujukan 30 – 60 pasien per hari
nya dalam rentang waktu 5 – 7 jam pelayanan, dan masih terdapat waktu
tunggu pelayanan pemeriksaan penunjang lainnya, sehingga terdapat
kesenjangan waktu tunggu layanan menjadi terasa cukup lama. Pasien
yang datang pada jam 07.30 bisa dimungkinkan baru akan terlayani oleh
dokter spesialis beberapa jam kemudian dikarenakan penumpukan
antrean pasien yang datang secara acak. Upaya persuasif dilakukan
dengan meningkatkan frekuensi edukasi waktu pelayanan dan
penambahan jam pendaftaran.
5
Tabel 1. 3 Hasil Survei Kepuasan Masyarakat di Balkesmas
Semester I Tahun 2021
Nilai BALKESMAS
Kepuasan Rata-
No
Unsur MAGELANG PATI KLATEN AMBARAWA SEMARANG rata
Pelayanan
1 Persyaratan 80.25 95 83.25 87.75 87.75 86.8
2 Prosedur 79.25 94.75 85.75 87.5 84 86.25
Waktu
3 77.75 90.75 82.25 81.5 78.25 82.1
Pelayanan
4 Biaya 77 99.25 82.25 84.75 84 85.45
Produk
Spesifikasi
5 77 94.75 85.5 81.75 88.25 85.45
Jenis
Pelayanan
Kompetensi
6 80.25 94.5 84.25 86.25 85.75 86.2
Pelaksana
Perilaku
7 81.5 94.75 85.25 87.75 86 87.05
Pelaksana
Penanganan
Pengaduan,
8 78.75 93 86.5 84.25 88 86.1
Saran dan
Masukan
Kelengkapan
9 Sarana dan 76.75 94.5 83.5 80.5 82.75 83.6
Prasarana
JUMLAH 708.5 853.25 758.5 762 764.75
NILAI IKM 78.75 94.75 84.25 84.75 85
6
Tabel 1. 4 Identifikasi Permasalahan Pelaksanaan Tugas
Kondisi Yg
No Kondisi Saat Ini Kesenjangan/ GAP
Diharapkan
1 2 3 4
1 Kegiatan pengadaan Realisasi penyerapan Terpenuhinya target
logistik laboratorium tidak sesuai target penyerapan
yang menumpuk di anggaran
akhir tahun
anggaran
2 Kepatuhan Rumah Data informasi rawat Masyarakat dapat
Sakit dalam inap terbaru tidak mengakses
pemutakhiran data dapat diakses oleh informasi terbaru
pada sistem masyarakat
informasi Rumah
sakit online masih
rendah
3 Rumah Sakit Data ketersediaan Cepat akurat dalam
kesulitan mencari oksigen pada penyedia pencarian data
pasokan Oksigen layanan pasokan penyedia layanan
dalam masa Oksigen belum akurat. pasokan Oksigen
pandemi Covid - 19
4 Kepuasan Masyarakat tidak Masyarakat dapat
masyarakat mendapatkan mengakses
terhadap waktu kepastian waktu informasi layanan di
pelayanan pelayanan yang efektif Balkesmas
Balkesmas di Jawa di Balkesmas
Tengah masih
rendah
5 Belum ada SOP Proses perijinan rumah Proses pengajuan
Perijinan sesuai sakit terpadu satu pintu perijinan rumah
Peraturan (OSS) belum dapat sakit dapat dilakuka
Pemerintah terbaru ( diterapkan secara terpadu satu
PP No. 5 tahun pintu (OSS)
2021)
7
Gambar 1. 1 Bagan Metode ASTRID
8
Tabel 1. 5 Analisis Isu-Isu Strategis Menggunakan Metode ASTRID
KRITERIA
Dilaksanakan (30)
Transformasi (10)
JML (100%)
Relevansi (15)
Peringkat
Spesifik (10)
Inovatif (20)
Aktual (15)
No Isu Strategis/Masalah
Dapat
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Kegiatan pengadaan
1 logistik laboratorium 11 8 7 13 15 22 76 3
yang menumpuk di
akhir tahun anggaran
Kepatuhan Rumah
Sakit dalam
pemutakhiran data
2 pada sistem informasi 11 7 7 10 15 20 70 5
Rumah sakit online
masih rendah
Masyarakat tidak
4 puas terhadap waktu 14 9 9 15 20 25 92 1
pelayanan Balkesmas
di Jawa Tengah
Belum ada SOP
Perijinan sesuai
5 Peraturan Pemerintah 11 7 7 10 15 22 72 4
terbaru ( PP No. 5
tahun 2021)
9
pelayanan dan pendaftaran sebelum datang langsung ke Balkesmas,
sehingga dirasakan kurang optimal. Guna mencari solusi atas isu strategis
tersebut, maka dilaksanakan analisis menggunakan metode Leavitt’s
Diamond Model sebagaimana berikut :
Dampak
Perubahan
Komponen Yang
Komponen Yang
Kondisi Setiap Paling Perlu Rencana Solusi
Komponen Paling Perlu
Komponen Diintervensi
Diintervensi
Terhadap
Komponen Lain
1 2 3 4
1.Task/ Tugas Sistem Adanya Aplikasi Pengaturan
pendaftaran Pelayanan Online Penugasan
pelayanan Pendaftaran personil pada
masih Dokter Spesialis layanan online
menggunakan ,Proses lebih
sistem manual cepat, praktis, dan
mudah diakses
10
2.People/ Kualiitas SDM Adanya Aplikasi Peningkatan SDM
Aktor yang ada belum Pelayanan online dengan workshop
memanfaatkan Pendaftaran atau Bintek atau
teknologi yang pasien dokter Magang
ada spesialis, perlu
peningkatan
kualitas SDM agar
dapat
mengoperasikan
aplikasi
3. Struktur Belum ada Adanya Aplikasi Pembuatan SOP
mekanisme Pelayanan online pelayanan dokter
pelayanan Pendaftaran spesialis secara
Dokter spesialis pasien dokter online
yang dapat spesialis, maka
memuaskan Konsumen pada
customer saat mencari
karena harus informasi dan
datang mendaftar
langsung ke pelayanan dokter
bagian spesialis dapat
pendaftaran melalui sistem
aplikasi Pelayanan
4.Teknologi Belum ada Belum ada Aplikasi Pembuatan Aplikasi
Aplikasi Pelayanan online Pelayanan
Pelayanan Pendaftaran Pendaftaran Pasien
online pasien dokter dengan Sistem
Informasi dan
Pendaftaran spesialis yang
Registrasi Antrian
pasien dokter terbuka dan Dokter Spesialis
spesialis yang sistematis (SISIR ALIS) di
terbuka dan Balkesmas di Jawa
sistematis Tengah
11
teknologi, Adapun untuk produk dari teknologi digital selalu
koordinasi dan tidak lepas dari blue print Dinas Perhubungan
Komunikasi dan Informasi,sehingga seluruh aplikasi 1 (satu)
pintu di Dishubkominfo Jawa Timur, karena semua data untuk
semua yang berkepentingan dibidangnya
12
1.1.4. Gagasan Judul
Berdasarkan latar belakang diatas dan setelah mengidentifikasi
permasalah yang ada, untuk meningkatkan pelayanan Balkesmas di
Jawa tengah penulis mempunyai gagasan perubahan berupa
OPTIMALISASI EFEKTIFITAS WAKTU PELAYANAN DI BALAI
KESEHATAN MASYARAKAT SE JAWA TENGAH MELALUI
APLIKASI SISIR ALIS (SISTEM INFORMASI DAN REGISTRASI
ANTRIAN LAYANAN DOKTER SPESIALIS)
1.2 TUJUAN
Tujuan Aksi Perubahan ini adalah terwujudnya optimalisasi
efektifitas waktu pelayanan di Balai Kesehatan Masyarakat se Jawa
Tengah untuk meningkatkan kepuasan masyarakat, adapun tujuan ini
terdiri dari tiga target jangka waktu yaitu : target jangka pendek, target
jangka menengah, dan target jangka panjang.
1. Target Capaian Jangka Pendek
Tersedianya aplikasi online untuk informasi pendaftaran dan waktu
pelayanan di satu lokus Balkesmas sebagai lokus model.
2. Target Capaian Jangka Menengah
Tersedianya aplikasi online untuk informasi pendaftaran dan waktu
pelayanan di 2 Balkesmas se Jawa Tengah sehingga memperluas
jangkauan penyebaran informasi pendaftaran dan pelayanan.
3. Target Capaian Jangka Panjang
Tersedianya aplikasi online untuk informasi pendaftaran dan waktu
pelayanan di seluruh Balkesmas se Jawa Tengah sehingga
memperluas jangkauan penyebaran informasi pendaftaran dan
pelayanan.
13
1.3 MANFAAT
Manfaat yang dapat diperoleh dari Sistem Informasi dan Registrasi
Antrian Layanan Dokter Spesialis di Balkesmas se Jawa tengah antara
lain :
14
BAB II
a. Visi
Menuju Jawa Tengah Sejahtera dan Berdikari Tetep Mboten
Korupsi Mboten Ngapusi
b. Misi
1. Membangun Masyarakat Jawa Tengah Yang Religius, Toleran
dan Guyup untuk Menjaga Negara Kesatuan Republik Indonesia;
2. Memperluas Reformasi Birokrasi Melalui Penguatan
Koordinasi dengan Pemerintah Kabupaten/Kota;
3. Mengurangi Kemiskinan Dan Pengangguran Dengan
Memperkuat Basis Ekonomi Rakyat Dan Membuka Ruang
Usaha Baru;
4. Menjadikan Rakyat Jawa Tengah Lebih Sehat, Lebih Pintar,
Lebih Berbudaya, Dan Mencintai Lingkungan;
15
Sementara itu hubungan langsung dalam mewujudkan
tercapainya visi dan misi Gubernur tersebut, Dinas Kesehatan
Provinsi Jawa Tengah terkait langsung dengan pelaksanaan misi
ke 4 (empat) yaitu : Menjadikan Rakyat Jawa Tengah Lebih Sehat,
Lebih Pintar, Lebih Berbudaya, Dan Mencintai Lingkungan; Agar
misi tersebut dapat terwujud, maka perlu ditindaklanjuti dengan
penyiapan sumberdaya manusia yang berkualitas
16
14) Mengutamakan kepemimpinan berkualitas tinggi;
15) Menghargai komunikasi, konsultasi dan kerjasama;
16) Mengutamakan pencapaian hasil dan mendorong kinerja pegawai;
17) Mendorong kesetaraan dalam pekerjaan; dan
18) Meningkatkan efektivitas sistem pemerintahan yang demokratis
sebagai perangkat sistem karier.
e. Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 9
Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Jawa
Tengah, struktur organisasi Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah terdiri
dari :
17
a. Kepala Dinas
b. Sekretariat, yang membawahi tiga Kepala Sub Bagian :
1) Subbagian Program
2) Subbagian Keuangan ; dan
3) Subbagian Umum dan Kepegawaian
c. Kepala Bidang Kesehatan Masyarakat, membawahi :
1) Seksi Kesehatan Keluarga dan Gizi;
2) Seksi Promosi Kesehatan dan Pemberdayaan Masyarakat;
3) Seksi Kesehatan Lingkungan, Kesehatan Kerja dan Olahraga
a. Tugas
Melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan, koordinasi
dan pelaksanaan kebijakan, evaluasi dan pelaporan bidang
pelayanan kesehatan primer dan kesehatan tradisional,
pelayanan kesehatan rujukan, standarisasi pelayanan dan
jaminan kesehatan.
b. Fungsi :
a) penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi dan
pelaksanaan kebijakan, evaluasi dan pelaporan di bidang
pelayanan kesehatan primer dan kesehatan tradisional;
b) penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi dan
pelaksanaan kebijakan, evaluasi dan pelaporan di bidang
pelayanan kesehatan rujukan;
c) penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi dan
pelaksanaan kebijakan, evaluasi dan pelaporan di bidang
standarisasi pelayanan dan jaminan kesehatan; dan
d) pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh
Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya..
18
a) menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang
pelayanan kesehatan rujukan:
b) menyiapkan bahan pengoordinasian pelaksanaan bahan
kebijakan teknis di bidang pelayanan kesehatan rujukan:
c) menyiapkan bahan penyusunan standar operasional bidang
pelayanan kesehatan rujukan skala Daerah dan lintas
kabupaten/kota;
d) menyiapkan bahan penyusunan standar operasional bidang
pelayanan kesehatan rujukan arus mudik skala Daerah dan
lintas kabupaten/kota;
e) menyiapkan bahan fasilitasi pelayanan kesehatan primer dan
kesehatan tradisional skala Daerah;
f) menyiapkan bahan pelaksanaan bimbingan teknis
penyelenggaraan pelayanan kesehatan rujukan skala Daerah
dan lintas kabupaten/kota.;
g) menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan di bidang
pelayanan kesehatan rujukan; dan
h) melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan.
19
masyarakat. Balai Kesehatan Masyarakat Kelas A dipimpin oleh
Kepala Balai yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab
kepada Kepala Dinas.
20
Problematik tersebut timbul karena sektor publik memiliki karakteristik
yang sangat berbeda dengan sektor bisnis, terutama menyangkut output,
outcome dan tujuan utama entitas.
21
Tabel 2. 1 Penetapan Indikator Kinerja Utama Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah Tahun 2018-2023
Kondisi Kondisi
Kinerja Awal Target Capaian Tahun Kinerja
Indikator Kinerja Tujuan,
N Satuan Periode Pada Akhir
Sasaran, Program
O RPJMD 2019 2020 2021 2022 2023 Periode
(Outcome), Kegiatan
Renstra
(Output) (2017/2018)
PD
2017 2018 Targe Targe Targe Targe Target Target
t t t t
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
1 Angka Harapan Hidup (AHH) Tahun 74,0 74,08 74,09 74,09 74,10 74,10 74,10 74,10
8
2 AKI 100.000/K 88,5 88 87 85,5 84 82,5 81 81
H 8
3 AKB 1.000/KH 8,93 8,50 8,30 8,10 8 7,90 7,80 7,80
4 AKABA 1.000/KH 10,4 10,47 10,47 10,45 10,45 10,45 10,43 10,43
7
Ketercapaian upaya
5 pencegahan dan % 42 47 52 57 62 67 72 72
pengendalian Penyakit
Menular
Ketercapaian upaya
6 % 40 45 50 52 54 57 60 60
pencegahan dan
pengendalian Penyakit Tidak
Menular dan Kesehatan
Jiwa
22
Persentase Pelayanan
Kesehatan Bagi Penduduk
7 Terdampak Krisis Kesehatan % 100 100 100 100 100 100 100 100
Akibat Bencana dan/atau
Berpotensi Bencana Provinsi
Kondisi Kondisi
Kinerja Awal Target Capaian Tahun Kinerja
Indikator Kinerja Tujuan,
NO Satuan Periode Pada Akhir
Sasaran, Program
RPJMD 2019 2020 2021 2022 2023 Periode
(Outcome), Kegiatan
Renstra
(Output) (2017/2018)
PD
2017 2018 Target Target Target Target Target Target
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
Persentase fasilitas
8 % 43 43 45 51 57 63 69 69
pelayanan kesehatan
primer dan rujukan
sesuai ketentuan
Indeks Keluarga Sehat
9 Angka 0,16 0,18 0,20 0,23 0,26 0,29 0,32 0,32
Wilayah Provinsi
23
Penjabaran Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah
(RPJMD) Provinsi Jawa Tengah 2018-20123 kedalam Rencana Strategis
Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah 2018-2023 disusun dan dapat diukur
melalui indikator kinerja dari sasaran. Indikator Kinerja dimaksud adalah
Indikator Kinerja Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah yang Mengacu pada
Tujuan dan Sasaran RPJMD. Jumlah Indikator Kinerja Dinas Kesehatan
Provinsi Jawa Tengah yang tertuang pada RENSTRA 2018-2023 sebanyak 10
(sepuluh) Indikator yang meliputi 5 (lima) indikator urusan perdagangan dan 5
(lima) indikator urusan perindustrian. Berikut adalah Indikator Kinerja Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Jawa Tengah yang mengacu pada
Tujuan dan Sasaran RPJMD seperti ditunjukan oleh tabel 2.2 Berikut ini :
24
Tabel 2. 2 Indikator Kinerja Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tahun 2018-2023 yang mengacu pada Tujuan dan
Sasaran RPJMD
Kondisi Kondisi
Kinerja Awal Target Capaian Tahun Kinerja
Indikator Kinerja Pada
Periode
NO Program Tujuan, Sasaran, Satuan Akhir
RPJMD
dan Program Periode
Kegiatan (Outcome), 2019 2020 2021 2022 2023 Renstra
(2017/2018)
Kegiatan (Output) PD
2017 2018 Targe Target Target Target Target Target
t
(1) (2) 3 (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)
Pencegahan
1 dan
Penanggulanga
n
Penyakit
Persentase
kabupaten/kota % 37 37 40 43 46 49 52 52
dengan Puskesmas
yang melaksanakan
deteksi diniPTM
Persentase UCI desa % 99,94 99,9 99,95 99,95 99,96 99,96 99,96 99,96
4
25
Persentase
Kabupaten/kota % 100 100 100 100 100 100 100 100
dengan respon cepat
penanggulangan KLB/
Bencana < 24 jam
Persentase
kabupaten/kota
dengan % 57 60 62,90 65,70 68,60 71,40 74,30 74,3
peningkatan 0
penemuan dan
penurunan kasus
penyakit menular
26
Kondisi Kondisi
Kinerja Target Capaian Tahun Kinerja
Indikator Kinerja
Program Awal Pada
NO Tujuan, Sasaran, Satu
dan Periode Akhir
Program (Outcome), an 201 202 2021 2022 2023
Kegiatan RPJMD Periode
Kegiatan (Output) 9 0
Renstra
(2017/2018) PD
2017 2018 Tar Tar Target Targ Targ Targ
get get et et et
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)
Pelayan
2 an
Kesehat
an
Proporsi kabupaten/kota
% 20 20 22 36 66 75 82 82
dengan pelayanan
kesehatan
rujukan sesuai ketentuan
Cakupan penduduk miskin
% 100 100 100 100 100 100 100 100
yang mempunyai
jaminan kesehatan
Persentase
kabupaten/kota dengan
100% fasilitas % 0 24,1 96, 100 100 100 100 100
kesehatan primer, 3 55
rujukan danfaskes lain
yang terakreditasi
27
Proporsi kabupaten/kota
% 0 11 17 23 29 31 34 34
dengan pelayanan
kesehatanprimer sesuai
ketentuan
Sumber
3 Daya
Kesehatan
Persentase sarana
produksi, sarana
distribusi dan sarana % 28 42 42 57 71 85 100 100
pelayanan kefarmasian
sesuai ketentuan yang
Berla
ku
28
Kondisi Kondisi
Program Indikator Kinerja Awal Target Capaian Tahun Kinerja
dan Kinerja Periode Pada
NO Kegiatan Tujuan, RPJMD 2019 2020 2021 2022 2023 Akhir
Satuan
Periode
Sasaran,
(2017/2018) Renstra
Program PD
(Outcome), 2017 2018 Targ Targ Target Targ Targ Targ
Kegiatan et et et et et
(Output)
(1) (2) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)
(3)
Proporsi
Pemanfaatan
Sumber Daya % 0 50 50 60 60 75 75 75
Manusia
Kesehatan
yang
dikembangkan
kompetensinya
Persentase
ketersediaan % 90 90 100 100 100 100 100 100
data dan
informasi
kesehatan untuk
mendukung
pengambilan
keputusan
Proporsi
% 82,6 85 87,5 90 93 95 100 100
pelatihan 0 0
kesehatan
sesuai standar
Kesehatan
4 Masyarakat
29
Persentase
kabupaten/kota % 14,2 28 42 57 71 85 100 100
dengan 8
kesehatan
lingkungan,
kesehatan kerja
dan olah raga
baik
Persentase
kabupaten/kota % 0 14 14 29 43 47 71 71
yang telah
mencapai
PHBS tatanan
institusi
pendidikan
sehat 5%
30
Rata-rata capaian indikator kinerja sasaran ini 108,38%. Dari 8
indikator kinerja, 6 indikator telah mencapai/melebihi target yang
ditentukan, sedangkan 2 indikator tidak mencapai target. Rata-rata
capaian kinerja pada sasaran tahun 2020 sebesar 108,38 menurun
dibanding capaian kinerja pada sasaran tahun 2019 sebesar 112,59%.
Secara umum indikator pada sasaran menurunnya angka kesakitan dan
kematian di Jawa Tengah dapat dicapai sesuai dengan target, namun dari
8 indikator sasaran Dinas Kesehatan tahun 2020 ada 2 indikator kinerja
yang tidak tercapai yaitu Angka Kematian Ibu dan Indeks Keluarga Sehat
Wilayah Provinsi.
31
Informasi (Pusdatin) Kementerian Kesehatan.
Sumber data : Buku Saku Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah, tahun 2020
32
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pelaksana
Mentor
Dr. A.A. Sagung Sri Rika Puniawati
Kepala Bidang Pelayanan Kesehatan
Dinkesprov Jateng
33
Adapun deskripsi tugas dan wewenang struktur organisasi tersebut
dapat dilihat di tabel 2.4 :
No Struktur Peran
g. Memfasilitasi bentuk-bentuk
komunikasi project leader dengan
stakeholder lainnya
34
No Struktur Peran
kepada pimpinan
e. Mengkoordinasikanaksi perubahan
b. Membimbing dan
35
No Struktur Peran
1. Tim Efektif
Uraian tugas masing-masing anggota Tim dalam pelaksanaan Aksi Perubahan
adalah :
Tabel 2. 5 Tugas Tim Efektif
No
Tim Efektif Uraian Tugas
Tim Administrasi a. Menyiapkan daftar hadir dan
1
membuat notula
1. Mardiyani SKM,Mkes
b. pelaksanaan kegiatan aksi
2. Nila Anggraini, SKM
perubahan
3. Bafira R, SKM. M. Kes c. Menyiapkan administrasi teknis
pelaksanaan kegiatan aksi
perubahan
d. Bertanggungjawab terhadap tugas-
tugas kesekretariatan dan
36
pengadministrasian, penyiapan
saranaprasarana administrasi,
antara lain kelengkapan
administrasi, penyiapan dan
pendistribusian surat
e Mengkoordinasikan anggota dalam
melaksanakan tugas masing –
masing
Tim Teknis IT a. Membantu project leader dalam
2
menyusun bahan sosialisasi
1. Sadono Wiwoho, SKM, M. Kes
b. Menyiapkan sarana prasarana
2. Sri Sujati, S.Kep, Ns
kegiatan Aksi perubahan
3. Arief Derajatono c. Memberikan fasilitasi teknis kepada
project leader dan stakeholder yang
terlibat dalam aksi perubahan
d Membantu kendala-kendala teknis
yang terjadi selama aksi perubahan
e. Membantu kegiatan pelaksanaan
aksi perubahan
f. Membantu project leader dalam
penyusunan laporan aksi perubahan
b. Mempublikasikan dokumen
pelaksanaan aksi perubahan
37
publikasi pada Tim
Masa Berlaku Tim Efektif Aksi Perubahan ini berlaku selama 2 (dua) bulan
terhitung sejak SK ditetapkan.
Etika dan Mekanisme Kerja
Tugas dan tanggung jawab Tim Efektif dilaksanakan dengan etika dan mekanisme
sebagi berikut :
a. Tim Efektif melaksanakan tugas sesuai dengan SK yang ditetapkan dengan
menjujunjung tinggi profesionalisme, kedisiplinan, tanggungjawab dan kerja
sama
b. Masing-masing tim dalam melaksanakan tugas harus berpedoman pada
tahapan kegiatan (Milestone) yang telah dibuat project leader dan selalu
menjaga keharmonisan dan sinergitas kerja atas tim.
c. Masing-masing tim harus mentaati alokasiwaktu yang telah ditetapkan dalam
milestone sehingga selutruh kegiatan terselesaikan tepat waktu.
d. Adanya saling koordinasi dan kerja sama, baik dalam tim maupun antar tim.
e. Setiap tim harus melaporkan kemajuan pelaksanaan tugas project leader
f. Apabila ditemukan kendala dalam pelaksanaan kegiatan agar langsung
menyampaikan ke project leader.
38
2.3.2 Identifikasi Stakeholder
39
Klaten
Kepala Balkesmas wil. Pati
Kasi PKP
Kasi PKR
Kasi Mibangkes
Kasi PP Balkesmas wil
Semarang
Kasi PP Balkesmas wil
Ambarawa
Kasi PP Balkesmas wil
Magelang
Kasi PP Balkesmas wil
Klaten
Kasi PP Balkesmas wil
Pati
Kasi Pelayanan
Kasi Promkes
40
b. Stakeholder Primer
Stakeholder Primer merupakan stakeholder yang terpengaruh langsung
dengan proyek perubahan, yaitu :
1) Kepala Seksi Pelayanan Rujukan Dinkesprov
2) Kepala Seksi Penunjang Pelayanan Balkesmas wil. Semarang
3) Kepala Seksi Penunjang Pelayanan Balkesmas wil. Ambarawa
4) Kepala Seksi Penunjang Pelayanan Balkesmas wil. Magelang
5) Kepala Seksi Penunjang Pelayanan Balkesmas wil. Klaten
6) Kepala Seksi Penunjang Pelayanan Balkesmas wil. Pati
7) Staf Seksi Pelayanan Kesehatan Rujukan
8) Staf Seksi Penunjang Pelayanan Balkesmas
9) Persatuan Faskes dan Klinik Jawa tengah
10) Masyarakat ( Kader Balkesmas )
11) Tim Teknis IT Aplikasi Sisir Alis
c. Stakeholder Sekunder
41
2.3.4. Analisis Pengaruh dan Kepentingan Stake Holder
Kepentingan
Pengaruh
No Stakeholder Kategori
(influence)
(Interest)
Kepala Kesehatan
1 Provinsi Jawa Tengah + + Promoters
Kabid Yankes
2. Dinkesprov + + Promoters
3 Sekdinkes + - Latens
Kepala Balkesmas wil. Latens
4 Semarang + -
Kepala Balkesmas wil. Latens
5 Ambarawa + -
Kepala Balkesmas wil. Latens
6 Magelang + -
Kepala Balkesmas wil. Latens
7 Klaten + -
Kepala Balkesmas wil. Latens
8 Pati + -
42
Kepentingan
Pengaruh
No Stakeholder Kategori
(influence)
(Interest)
16 UDINUS - + Defenders
18 Kasi PP Balks
+ - Latens
Semarang
Latens
19 Kasi PP Balks
+ -
Ambarawa
Latens
20 Kasi PP Balks Magelang + -
Latens
21 Kasi PP Balks Klaten + -
Latens
22 Kasi PP Balks Pati + -
Defenders
23 Kasi Mibangkes - +
Defenders
24 Kasi Promkes - +
Latens
25 Kasi PKR + -
Latens
26 Staf PKR + -
43
Tabel 2. 8 Matrik Pengaruh Kepentingan Stake Holder
Setelah Pelaksanaan Aksi Perubahan
Kepentingan
Pengaruh
No Stakeholder Kategori
(influence)
(Interest)
Kepala Kesehatan
1 Provinsi Jawa Tengah + + Promoters
Kabid Yankes
2. Dinkesprov + + Promoters
3 Sekdinkes + + Promoters
Kepala Balkesmas wil. Promoters
4 Semarang + +
Kepala Balkesmas wil. Promoters
5 Ambarawa + +
Kepala Balkesmas wil. Promoters
6 Magelang + +
Kepala Balkesmas wil. Promoters
7 Klaten + +
Kepala Balkesmas wil. Promoters
8 Pati + +
16 UDINUS - + Defenders
44
Kepentingan
Pengaruh
No Stakeholder Kategori
(influence)
(Interest)
18 Kasi PP Balks
+ - Latens
Semarang
Latens
19 Kasi PP Balks
+ -
Ambarawa
Latens
20 Kasi PP Balks Magelang + -
Latens
21 Kasi PP Balks Klaten + -
Latens
22 Kasi PP Balks Pati + -
Defenders
23 Kasi Mibangkes - +
Defenders
24 Kasi Promkes - +
Latens
25 Kasi PKR + -
Latens
26 Staf PKR + -
45
program jika mereka menjadi tertarik.
d. Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan
mungkin tidak mengetahui adanya kegiatan.
Power
+
LATENT
1. Sekdinkes
PROMOTER
2. Kepala Balkesmas wil
Smg
3. Kepala Balkesmas wil
Amb 1. Kepala Dinas Kesehatan
Kepala Balkesmas wil Prov jateng
Mgl
4. Kepala Balkesmas wil 2. Kabid Pelayanan
Klt
Kesehatan Dinkesprov
5. Kepala Balkesmas wil
Pati jateng
6. Kepala Dinas Kominfo
7. Kabid e Goverment
Diskominfo
8. Tim Teknis IT
+
- Interest
APATHETHIC DEFENDER
-
Gambar 2.2 Kuadran Stake Holder
46
Analisis Stakeholder Sesudah Aksi Perubahan
Power
+
LATENT PROMOTER
1. Kepala Dinas Kominfo 1. Kepala Dinas Kesehatan
2. Kabid e Goverment Prov jateng
Diskominfo 2. Kabid Pelayanan Kesehatan
Dinkesprov jateng
3. Kasi PP Balks Smg
3. Sekdinkes
4. Kasi PP Balks Amb 4. Kepala Balkesmas wil
5. Kasi PP Balks Maglg Smg
6. Kasi PP Balks Klaten 5. Kepala Balkesmas wil
7. Kasi PKR Ambarawa
Kepala Balkesmas wil
Mgl
6. Kepala Balkesmas wil Klt
7. Kepala Balkesmas wil
Pati
8. Tim Teknis IT
9. PKFI
- + Interest
APATHETHIC DEFENDER
47
Keterangan:
48
2.3.6 Jejaring Kinerja
2.3.6.1 Net Map
Gambaran umum jejaring kerja dan peta hubungan stakeholder
dalam upaya pelaksanaan laporan aksi perubahan ini dapat digambarkan
pada Net Map pada Gambar 2.5 di bawah ini.
Gambar 2.4 Pemetaan Stakeholder sebelum Aksi Perubahan
Kepala
Dinas Sekdinkes
Kesehatan Jateng
K epala
B idang
Y ankes /
Kasi ME NTOR Kepala
Mibangke Kapala
Balkes Balkesmas
s Dinkes AMB
SMG
Garis Komando
Garis Konsultasi
Garis Koordinasi
49
Gambar 2.5 Pemetaan Stakeholder sebelum Aksi Perubahan
Kepala
Dinas Sekdinkes
Kesehatan Jateng
Kepala
B idang
Y ankes /
Kasi
ME NTOR Kapala Kepala
Mibangke Balkesmas
s Dinkes Balkes
SMG AMB
Garis Komando
Garis Konsultasi
Garis Koordinasi
50
BAB III
51
• Sosialisasi dengan tim Teknis IT
3. Pelaksanaan Pengumpulan, Pemilahan dan klasifikasi data
Aplikasi;
• Rapat persiapan internal penyusunan draf pemilahan dan
klasifikasi data kebutuhan aplikasi
4. Focus Grup Discussion dengan Balkesmas
5. Penyusunan Draf Rancangan Aplikasi Sisir Alis
• FGD Penyusunan Data Dasar Kebutuhan Aplikasi
• Rapat Pembahasan Aplikasi Sisir Alis
6. Sosialisasi Rancangan Aplikasi Sisir Alis
7. Pembuatan Aplikasi Sisir Alis
52
Tabel 3. 1 TAHAPAN (MILESTONE) AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI
Tahapan Kegiatan Aksi Perubahan Transformasional
PELAKSANAAN
53
PELAKSANAAN
Project leader
Mgg II
Sosialisasi internal Laporan Hasil
Agustus 10 Agustus 2021 10 Agustus 2021
Dinas Kesehatan Soisalisasi
2021
a.
54
PELAKSANAAN
55
PELAKSANAAN
b. Pembuatan Video Video Tutorial Tim IT Mgg II 6 September 2021 6 September 2021
56
PELAKSANAAN
57
PELAKSANAAN
58
PELAKSANAAN
59
2. Uraian Hasil Implementasi Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik
Berikut uraian singkat dari hasil implementasi aksi perubahan Optimalisasi
Efektifitas Waktu Pelayanan Di Balai Kesehatan Masyarakat Se Jawa Tengah
Melalui Aplikasi Sisir Alis (Sisitem Informasi Dan Registrasi Antrian Layanan
Dokter Spesialis) yaitu :
Tahapan ini dapat tercapai seluruhnya dan untuk waktu pelaksanaan dapat
direalisasikan dengan relative tepat waktu , yaitu dilaksanakan pada minggu I
sampai dengan minggu IV Agustus Mei 2021. Tahapan ini terdiri dari 4
(empat) kegiatan, yatu :
a) Konsultasi dengan mentor
Konsultasi dengan mentor dilaksanakan pada 5 Agustus 2021 oleh project
leader dalam rangka melaporkan hasil pelatihan on campus selama 1
bulan dan hasil pembimbingan dengan coach. Project leader juga
melaporkan Rancangan Aksi Perubahan yang telah disusun dan
identifikasi tim efektif.
60
Pelayanan Kesehatan Rujukan sangat padat. Mentor juga menyatakan
akan mendukung sepenuhhnya aksi perubahan, serta memberikan
rekomendasi terkait sumber daya yang dapat dimobilisasi
b) Mengidentifikasi kebutuhan dan memobilisasi sumberdaya
Hasil konsultasi dengan mentor adalah proses identifikasi kebutuhan data
dan sumber daya yang dapat dioptimalkan. Kegiatan dilaksanakan pada
hari yang sama dengan konsultasi Mentor
61
Gambar 3.3 Rapat Internal Bidang Yankes
62
Gambar 3.4 Sosialisasi Internal Dinas Kesehatan
63
Gambar 3.5 Sosialisasi di Balkesmas
64
Gambar 3.7 Pengumpulan, Pemilahan dan klasifikasi data Aplikasi
65
Gambar 3.8 FGD di Balkesmas
66
Gambar 3.9 FGD di Balkesmas Ambarawa
67
Gambar 3.10 Pembahasan Aplikasi Sisir Alis
Tahap, yaitu :
68
Pelanggan yang terlewat antrian bisa mengulang antrian online tanpa
mengisi data baru (seperti antrian di bank)
- Dapat memunculkan statistik (personal/ kolektif) , misal data kunjungan,
tren kunjungan/ penyakit pada periode tertentu. hasil analisis untuk
arah kebijakan
- Di akhir layanan mengisi survey kepuasan pelanggan 2 pilihan , PUAS /
TIDAK PUAS
69
Gambar 3.13 Proses Pembuatan Aplikasi
c. Uji Coba Internal Aplikasi Sisir Alis di Balkesmas wilayah Ambarawa.
Aplikasi SISIR ALIS mulai diujicobakan pada 1 September 2021 dengan
menggunakan tim Balkesmas wilayah Ambarawa sebagai penguji. Tim
Penguji melakukan input data pendaftaran dan kemudian melakukan uji
silang dengan tim admin sebagai pemberi layanan di pendaftaran. Hasil uji
coba masih ditemukan kendala antara lain data yang kurang lengkap,
penomoran antrian yang belum sesuai dan konflik dengan pendaftar
offline. Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan input personal
dibutuhkan 5 – 10 menit, sedangkan waktu kedatangan hingga
mendapatkan pelayanan dibutuhkan 5 – 15 menit. Hal ini langsung
ditanggapi oleh tim teknis dengan melakukan modifikasi di beberapa
menu sehingga hambatan ini dapat teratasi. Hasil perbaikan menunjukkan
pelayanan yang lebih cepat dan akurat dalam segi waktu layanan sejak
pelanggan datang mendapatkan layanan dokter spesialis.
70
8. Pembuatan Video Tutorial Sisir Alis
Aplikasi SISIR ALIS yang sudah direvisi siap untuk dioperasikan. Media
edukasi penggunan aplikasi ini dibuat untuk mempermudah pelanggan/
pasien untuk mengakses. Tutorial Aplikasi SISIR ALIS dibuat dalam bentuk
video tutorial dalam waktu 6 sd 9 September 2021.
Tim teknis menyiapkan bahan edukasi tutorial dan disusun sebagai draf
untuk pembuatan video tutorial Aplikasi SISIR ALIS
71
Gambar 3.16 Pembuatan Video Tutorial
c. Penayangan Video Tutorial Aplikasi Sisir Alis di Akun Media Sosial dan
ruang tunggu pendaftaran Balkesmas wilayah Ambarawa. Penayangan
dilakukan di akun media sosial Balkesmas wilayah Ambarawa dan di
ruang tunggu pendaftaran. Diharapkan penayangan ini akan menarik
minat pelanggan untuk memanfaatkan Aplikasi ini. Penayangan video
tutorial juga dibantu edukasi verbal oleh bagian promosi Kesehatan
Balkesmas wilayah Ambarawa. Sosialisasi Aplikasi SISIR ALIS juga
dilakukan di Akun Instagram dan siaran radio Pro Alma menyampaikan
fasilitas aplikasi pendaftaran Antrian Online dokter Spesialis di Balkesmas
Ambarawa.
Gambar 3.17 Penayangan Video Tutorial di Akun Media Sosial dan di ruang tunggu
Balkesmas wilayah Ambarawa
72
Kegiatan ini adalah Milestone tambahan yang sebelumnya tidak
direncanakan. Hal ini merupakan hasil koordinasi dengan Kasi Promkes
yang menyediakan 1 slot siaran di Radio Pro Alma. Kegiatan dilaksanakan
tanggal 9 September 2021 oleh Project Leader. Hasil dari kegiatan ini adalah
tersosialisasinya Pelaksanaan Aksi Perubahan melalui sarana media
elektronik siaran Radio.
73
Implementasi dimulai sejak pasien datang, dan apabila terdapat pasien yang
belum mendaftar lewat aplikasi online dipersilakan untuk mendaftar lewat
aplikasi SISIR ALIS. Hasil pemantauan pada implementasi terdapat 40
pasien sudah menggunakan aplikasi SISIR ALIS dan 25 pasien belum
memanfaatkan aplikasi SISIR ALIS saat datang berkunjung ke Balkesmas
wilayah Ambarawa. Terdapat beberapa pengunjung masih kesulitan
melakukan registrasi namun mendapat bentuan dari petugas.
74
menggunakan aplikasi sedangkan dalam hal kepuasan pelanggan terjadi
peningkatan kepuasan pelanggan melalui media survey mini terhadap 100
pelanggan dengan peningkatan dar 7,35 menjadi 8,96 pada skala 1 – 100..
Untuk kesinambungan Aplikasi ini akan dilakukan evaluasi setiap satu
bulan oleh tim dari Balkesmas Ambarawa dan tim teknis IT.
75
Tabel 3.2 Perbandingan Kondisi Sebelum dan Sesudah Aksi
Perubahan
76
dalam rangka menemukan dan menerapkan inovasi pemecahan masalah
berupa kurangnya efektifitas waktu tunggu pelayanan dan kepuasan
pelanggan dalam hal waktu pelayanan di Balkesmas se Jawa Tengah.
Dalam pelaksanaan aksi perubahan ini penulis mendapatkan dinamika yang
menjadikan pelajaran berharga bagaimana memahami pentingnya peran
kepemimpinan dalam menciptakan suatu pelayanan yang berkualitas.
Dalam pelaksanaan aksi perubahan ini juga tidak luput dari tantangan yang
dihadapi, akan tetapi komitmen dari tim kerja dan dukungan serta apresiasi
yang baik dari stakeholder terkait maka pelaksanaan aksi perubahan ini
telah selesai dilaksanakan dengan baik.
Dalam rangka mewujudkan tujuan dari aksi perubahan, penulis
menemukan adanya tantangan baik yang datang dari internal maupun
eksternal organisasi. Sejumlah tantangan yang dihadapi antara lain :
a. Waktu pelaksanaan aksi perubahan bersamaan dengan padatnya
kegiatan rutin kedinasan, apalagi bidang yang diampu oleh penulis
adalah bidang dengan beban kegiatan yang sangat padat baik
terencana maupun tidak terencana terkait dengan kondisi pandemi
Covid-19, hal ini dapat mengurangi intensitas komunikasi dengan
Coach maupun Mentor.
b. Kondisi menyesuaikan kebijakan pemerintah yang tidak mengijinkan
pelaksanaan kegiatan perjalanan keluar kota selain untuk kepentingan
penanggulangan Covid-19, disiasati dengan komunikasi melalui
pemanfaatan teknologi informasi baik telepon, WA maupun pertemuan
daring.
c. Lokus kegiatan berada di lingkungan yang beresiko menyebabkan
penularan virus Covid-19 dan saat dilaksanakan Aksi Perubahan,
peningkatan kasus Covid-19 dalam kondisi sangat tinggi sehingga
dalam pelaksanaan kegiatan ini tim efektif mengedapankan unsur
kewaspadaan tinggi dan penerapan protokol Kesehatan secara ketat.
77
3.3 Manfaat Aksi Perubahan
Manfaat yang akan dihasilkan dari pelaksanaan aksi perubahan kinerja
organisasi ini sebagai berikut:
1. Bagi Pemerintah Provinsi Jawa Tengah
Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan publik yang dapat diikuti
dengan peningkatan pendapatan asli daerah.
2. Bagi Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah
Meningkatkan peran regulator kebijakan dalam hal pengembangan
kualitas pelayanan Kesehatan secara berkelanjutan.
3. Bagi Balai Kesehatan Masyarakat ( BALKESMAS)
Tersedianya aplikasi pendaftaran Antrian Layanan online Dokter Spesialis yang
mendukung terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan dan pemenuhan terhadap
tuntutan kepuasan pelanggan dalam hal waktu pelayanan maupun pelayanan
Kesehatan di Balkesmas secara komprehensif
4. Masyarakat
Masyarakat mendapatkan kemudahan dan efektifitas waktu dalam mencapai
akses pendaftaran pelayanan dokter spesialis di Balkesmas.
78
BAB IV KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN
4.1 Tindak Lanjut Kegiatan Jangka Pendek dan Penetapaan Target Capaian
Jangka Menengah
Pelaksanaan aksi perubahan “Optimalisasi Efektifitas Waktu
Pelayanan di Balai Kesehatan Masyarakat se Jawa Tengah melalui Aplikasi
Sistem Informasi dan Registrasi Antrian Layanan Dokter Spesialis (SISIR
ALIS)”, telah terlaksana pada tahapan jangka pendek yang sudah
terealisasikan sebanyak 10 milestone. Tindak lanjut tahapan jangka pendek
serta penetapan target capaian jangka menengah yaitu penerapan Aplikasi
SISIR ALIS di Balkesmas Semarang dan Balkesmas Magelang. Pada
jangka pendek, telah tercapai:
1. Penerapan Aplikasi Sisir Alis di Balkesmas Wilayah Ambarawa
2. Hasil pengukuran rata-rata waktu pelayanan terjadi peningkatan
sebesar 40 % dibanding sebelum penerapan Aplikasi SISIR ALIS.
3. Hasil pengukuran rata-rata kepuasan pelanggan dalam hal waktu
pelayanan terhadap 100 pelanggan Balkesmas wilayah Ambarawa
meningkat dari 7,35 sebelum menggunakan aplikasi menjadi 8,96
setelah menggunakan aplikasi
79
BAB V
PENUTUP
5.1 Simpulan
Simpulan yang dapat disampaikan setelah pelaksanaan aksi
perubahan adalah sebagai berikut :
1. Aksi perubahan dengan judul “Qptomalisasi Efektifitas Waktu
Pelayanan di Balai Kesehatan Masyrakat se Jawa Tengah melelui
Aplikasi SISIR ALIS (Sistem Informasi dan Registrasi Antrian Dokter
Spesialis)” telah terlaksana 100% sesuai dengan rencana dan telah
terealisasikan dengan mengimplementasikan Aplikasi SISIR ALIS pada
pendaftaran antrian dokter spesialis di Balkesmas.
2. Pada aksi perubahan terdapat mobilisasi stakeholder, beberapa lembaga
masyarakat bergeser dari Latens ke Promoters. Pergeseran stakeholder
dapat diketahui dari respon yang ditunjukkan ketika mengetahui
manfaat yang akan diperoleh dari kegiatan aksi perubahan ini. Selain itu
ada penambahan stakeholder yang memiliki pengaruh dalam referensi
dan akses pelayanan rujukan.
3. Aksi Perubahan sangat bermanfaat bagi peningkatan kinerja organisasi,
Pemerintah Provinsi Jawa Tengah, stakeholder pemangku kepentingan
dan masyarakat. Efektifitas waktu pelayanan di Balkesmas dapat
terwujud dengan melengkapi sarana pendaftaran berbasis online yang
mudah, cepat dan transparan .
4. Keberlangsungan aksi perubahan akan berlanjut pada jangka menengah
dan jangka Panjang. Aplikasi SISIR ALIS akan dilanjutkan pada 2 (dua )
Balkesmas yaitu Balkesmas wilayah Semarang dan Balkesmas
Magelang, kemudian jangka panjang seluruh Balkesmas di Jawa
Tengah akan menggunakan Aplikasi SISIR ALIS ini.
80
5.2 Rekomendasi
Berdasarkan pelaksanaan seluruh kegiatan aksi perubahan,
maka rekomendasi yang dapat disampaikan antara lain :
1. Implementasi Aplikasi SISIR ALIS akan dilanjutkan pada tahap
jangka menengah dan jangka panjang.
2. Meskipun aksi perubahan sudah selesai dilaksanakan agar
tetap menjalin koordinasi dan komunikasi yang baik dengan
stakeholder baik pemerintah maupun non pemerintah
3. Diharapkan adanya monitoring dan evaluasi berkelanjutan
guna penyempurnaan aksi perubahan yang telah dilaksanakan.
81
REFERENSI
82
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
I. IDENTITAS DIRI
1. Nama Lengkap dengan Gelar : dr. Elhamangto Zuhdan, M.K.M.
2. Tempat/Tanggal lahir : Brebes, 20 Maret 1973
3. Jenis Kelamin : Laki-laki
4. Alamat : Perum Sumurboto Indah B/9 Banyumanik
Semarang
5. Agama : Islam
6. Telepon/Hp : 081 2290 9646
7. Alamat e-mail : elhamzet@yahoo.co.com
8. Alamat Kantor : Jl. Pierre Tendean 24 Semarang
9. Status Pernikahan : Menikah
10. N I P : 197303202008011004
11. Jabatan Saat Ini : Kepala Seksi Pelayanan Kesehatan Rujukan
Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah
83
Kesehatan Prov. Jateng
LAMPIRAN LAMPIRAN
84
I. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF
1. NOTULEN HASIL KONSULTASI PIMPINAN/
MENTOR
KESEHATAN RUJUKAN
KESEHATAN RUJUKAN
6. MATERI SOSIALISASI
8. SK TIM EFEKTIF
85
NOTULEN HASIL KONSULTASI PIMPINAN/ MENTOR
86
Semarang, 5 Agustus 2021
Project Leader
dr. Elhamangto Zuhdan,
M.K.M.
87
NOTULEN HASIL RAPAT SEKSI PELAYANAN KESEHATAN
RUJUKAN
TANGGAL 5 AGUSTUS 2021
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN DAN MOBILISASI SUMBER DAYA
88
Balkesmas saja.
7. Dr. Ratih, Aplikasi yang dibuat agar bisa terhubung dengan rekam
medis balkesmas sehingga memudahkan entrian
8. Kesimpulan Rapat :
Tim Efektif sesuai dengan yang tercantum di RAP
Aplikasi pendaftaran yang akan dibuat berbasis website bisa
menggunakan handphone maupunkomputer yang terhubung
internet
Pembagian tugas sesuai dengan deskripsi pada RAP
Provider IT agar menggunakan yang sudah digunakan di
Balkesmas agar mudah pengo[erasiannya .
Formatur tim administrasi agar segera Menyusun draf SK dan
tugas nya.
DAFTAR HADIR
89
DOKUMENTASI IDENTIFIKASI KEBUTUHAN DAN
MOBILISASI SUMBER DAYA
90
NOTA DINAS/ UNDANGAN
PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF
91
DAFTAR HADIR PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF
92
DOKUMENTASI PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF
93
Notulensi Rapat Pembentukan Tim Efektif
Hari ini akan dilakukan Rapat Koordinasi Tim Efektif Rancangan Aksi Perubahan
Optimalisasi Efektifitas Waktu Pelayanan Di Balai Kesehatan Masyarakat se Jawa
Tengah Melalui Aplikasi SISIR ALIS (Sistem Informasi dan Registrasi Antrian
Layanan Dokter Spesialis). Tujuan dari Rapat Koordinasi ini adalah Pembentukan
94
serta memberikan arah awal mengenai Program yang akan dilaksanakan. Untuk
pelaksanaan aksi perubahan, selain meminta dukungan stakeholder, project leader
juga membentuk tim efektif. Tim efektif bertugas membantu project leader dalam
melaksanakan seluruh tahapan pelaksanaan aksi perubahan.
Tugas dan tanggung jawab Tim Efektif dilaksanakan dengan etika dan
mekanisme sebagai berikut :
b. (Milestone) yang telah dibuat project leader menjadi acuan bagi semua
anggota tim dalam melaksanakan tugas.
d. Adanya saling koordinasi dan kerja sama, baik dalam tim maupun antar tim.
SK TIM EFEKTIF
95
96
97
98
II. SOSIALISASI PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
KEPADA STAKEHOLDER
99
DINAS KESEHATAN
6. DOKUMENTASI SOSIALISASI INTERNAL DINAS
KESEHATAN
7. UNDANGAN SOSIALISASI DENGAN BALKESMAS
8. DAFTAR HADIR SOSIALISASI DENGAN BALKESMAS
9. NOTULEN SOSIALISASI DENGAN BALKESMAS
10. MATERI SOSIALISASI DENGAN BALKESMAS
11. DOKUMENTASI SOSIALISASI DENGAN BALKESMAS
12. DAFTAR HADIR SOSIALISASI DENGAN TIM IT
13. NOTULEN SOSIALISASI DENGAN TIM IT
14. MATERI SOSIALISASI DENGAN TIM IT
15. DOKUMENTASI SOSIALISASI DENGAN TIM IT
100
DAFTAR HADIR
101
NOTULEN HASIL RAPAT SOSIALISASI AKSI PERUBAHAN
KEPADA STAKEHOLDER, TANGGAL 10 AGUSTUS 2021
SOSIALISASI INTERNAL DINAS KESEHATAN
PROVINSI JAWA TENGAH
102
1. Rapat dibuka oleh Sekretaris Dinas Provinsi Jawa Tengah
2. Arahan Sekretaris Dinas agar Aksi Perubahan ini didukung oleh
seluruh internal Dinas Kesehatan mengingat Aksi Perubahan ini
merupakan bentuk inovasi dalam menyelesaikan mesalah
pelayanan Kesehatan khususnya kepuasan Masyarakat
3. Penyampaian materi Sosialisasi oleh project leader
4. Kasi Standarisasi menanyakan anggaran pembuatan Aplikasi
Pendaftaran Online apakah sudah tersedia
5. Kasi Mibangkes menanyakan perijinan dari Dinas Kominfo terkait
pembuatan aplikasi pendaftaran Online
6. Kasi Promkes menanyakan media apa saja yang akan digunakan
untuk menyebarluaskan informasi tentang aplikasi ini.
7. Tanggapan project leader :
Ucapan terima kasih atas dukungan Sekretaris Dinas
Kesehatan yang mendorong internal Dinas Kesehatan untuk
mendukung Aksi Perubahan yang akan dilaksanakan oleh
project leader dan tim
Siap melaksanakan sebaik baiknya Aksi perubahan ini agar
mampu menjadi bagian dari inovasi Dinas Kesehatan Provinsi
Jawa Tengah
Untuk anggaran pengadaan aplikasi sudah ada balkesmas
yang telah mangalokasikan tahun 2021.
Syarat pembuatan aplikasi online adalah terbitnya
rekomendasi teknis dari Dinas Kominfo Provinsi Jawa
Tengah, akan segera ditindaklanjuti
Media Informasi yang digunakan adalah akun media sosial
(Instagram, facebook) dan penayangan video di ruang
pendaftaran
8. Kasi Promkes menyampaikan siap mendukung dengan
menyediakan penayangan melalui siaran radio swasta .
103
9. Kasi Mibangkes siap mendukung dengan berkoordinasi dengan
Dinas Kominfo untuk rekomendasi teknis
10. Sekretaris Dinas akan menjadikan Aksi Perubahan ini sebagai
salah satu inovasi Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah
MATERI SOSIALISASI
104
DOKUMENTASI SOSIALISASI INTERNAL DINAS
KESEHATAN
105
106
2. SOSIALISASI AKSI PERUBAHAN DENGAN
BALKESMAS
Undangan Sosialisasi dengan Balkesmas
107
DAFTAR HADIR SOSIALISASI DENGAN BALKESMAS
108
NOTULEN HASIL RAPAT SOSIALISASI AKSI PERUBAHAN
KEPADA STAKEHOLDER, TANGGAL 11 AGUSTUS 2021
SOSIALISASI DENGAN BALKESMAS
109
8. Tanggapan project leader :
Ucapan terima kasih atas dukungan seluruh Kepala
Balkesmas untuk untuk mendukung Aksi Perubahan yang
akan dilaksanakan oleh project leader dan tim
Anggaran yang dibutuhkan menyesuaikan perencanaan
anggaran yang akan ditetapkan
Project Leader menyambut baik rencana Balkesmas wilayah
Ambarawa dan akan mempertimbangkan Balkesmas Wilayah
Ambarawa sebagai lokus untuk target capaian jangka pendek.
9. Project Leader akan segera menindak lanjuti koordinasi dengan
Balkesmas untuk segera melaksanakan Aksi Perubahan ini
setelah berkoordinasi dengan tim teknis IT untuk dibahas pada
kegiatan Fokus Grup Discussion dengan Balkesmas.
110
MATERI SOSIALISASI
111
DOKUMENTASI SOSIALISASI DENGAN BALKESMAS
112
3. SOSIALISASI AKSI PERUBAHAN DENGAN TIM TEKNIS IT
113
4. Waktu pembuatan aplikasi apabila melalui website lebih mudah dan
cepat dibandingkan dengan menggunakan aplikasi yang diunduh
melalui playstore maupun Appstore.
5. Tim Teknis IT siap membantu pelaksanaan Aksi Perubahan dengan
menyediakan dan Menyusun Aplikasi yang dibutuhkan.
6. Tim Teknis IT meminta project leader dan tim agar segera
menginventarisir kebutuhan untuk aplikasi yang sudah disesuaikan
dengan kebutuhan data di Balkesmas
7. Project Leader dan tim akan segera melakukan koordinasi internal
dan dengan Balkesmas agar segera mendapatkan data teknis untuk
kebutuhan pembuatan aplikasi
114
MATERI SOSIALISASI
115
DOKUMENTASI SOSIALISASI DENGAN TIM IT
116
III. PELAKSANAAN PENGUMPULAN, PEMILAHAN
DAN KLASIFIKASI DATA APLIKASI
117
NOTULEN PELAKSANAAN PENGUMPULAN, PEMILAHAN DAN
KLASIFIKASI DATA APLIKASI, TANGGAL 13 AGUSTUS 2021
118
2. Mardiyani SKM, M.Kes :
Berdasarkan arahan dari tim IT, maka yang menjadi pokok
permasalahannya adalah bagaimana membuat suatu aplikasi
Pendaftaran pasien Online berbasis web. Aplikasi ini harus dapat
memberikan informasi yang detail dan rinci tentang segala hal yang
berhubungan dengan pendaftaran layanan dokter spesialis.
Aplikasi juga berisi proses Pendaftaran secara online, mulai dari
pengisian data, pengolahan data sampai dengan laporan. Demi
menjaga keamanan data dibutuhkan adanya pembagian hak akses
juga antara pendaftar, petugas dan admin. Data harus meliputi
kebutuhan yang terdapat di rekam medis seperti nama, NIK alamat
dan tanggal lahir.
3. Sadono SKM.M.Kes :
a) Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah
digunakan. Ini berarti bahwa data harus mudah ditangkap, metode-
metode harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan
serta mudah dipahami dan digunakan.
b) Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama
perusahaan sesuai dengan yang didefinisikan pada tahap perencanaan
sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem.
c) Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat
mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan
mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk
tugas-tugas lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.
d) Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci
untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi
data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur,
orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian
internal.
119
4. Sri Sujati S.Kep, M.Kes
Berdasarkan proses requirement gathering maka disusun perancangan
sistemnya. Diperoleh urutan proses pendaftaran mahasiswa baru sebagai
berikut :
120
DOKUMENTASI PELAKSANAAN PENGUMPULAN, PEMILAHAN DAN
KLASIFIKASI DATA APLIKASI
121
IV. FOCUS GROUP DISCUSSION DENGAN
BALKESMAS
122
1. UNDANGAN FOCUS GROUP DISCUSSION DENGAN BALKESMAS
2. DAFTAR HADIR FOCUS GROUP DISCUSSION DENGAN BALKESMAS
3. NOTULEN FOCUS GROUP DISCUSSION DENGAN BALKESMAS
4. DOKUMENTASI FOCUS GROUP DISCUSSION DENGAN BALKESMAS
123
DENGAN BALKESMAS
124
NOTULEN HASIL RAPAT FOCUS GROUP DISCUSSION
DENGAN BALKESMAS, TANGGAL 16 AGUSTUS 2021
125
Tempat Pelaksanaan : Zoom Meeting
Waktu : Jam 08.00 sd selesai
126
DOKUMENTASI FOCUS GROUP DENGAN BALKESMAS
127
V. PENYUSUNAN DRAF RANCANGAN APLIKASI
SISIR ALIS
128
NOTA DINAS/ UNDANGAN FOCUS GRUP DISCUSSION
BALKESMAS WILAYAH AMBARAWA DENGAN TIM TEKNIS IT
129
DAFTAR HADIR FGD BALKESMAS WILAYAH AMBARAWA
DENGAN TIM TEKNIS IT
130
NOTULEN HASIL RAPAT FOCUS GROUP DISCUSSION
DENGAN BALKESMAS, TANGGAL 16 AGUSTUS 2021
131
Contoh Data Identitas Pasien antara lain:
– Nama :
– Jenis Kelamin :
– Tempat Tanggal lahir :
– Umur :
– Alamat :
– Pekerjaan :
– Pendidikan :
– Golongan Darah :
– Status pernikahan :
– Nama orang tua :
– Pekerjaan Orang tua :
– Nama suami/istri :
Dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap dan pasien
gawat darurat, minimal memuat informasi pasien tentang :
a) Identitas pasien.
b) Anamnesis : yang berisi keluhan utama, riwayat sekarang,
riwayat penyakit yang pernah diderita dan riwayat keluarga
tentang penyakit yang mungkin diturunkan/ kontak.
c) Pemeriksaan yang meliputi pemeriksakaan fisik, laboratorium
dan khusus lainnya.
d) Diagnosis yang meliputi diagnosis awal/masuk/kerja,
diferensial diagnosis, diagnosis utama, diagnosis komplikasi
dan diagnosis lainnya.
e) Pengobatan/tindakan.
f) Persetujuan tindakan/pengobatan.
g) Catatan konsultasi.
h) Catatan perawat dan tenaga kesehatan lain.
i) Catatan observasi klinik dan hasil pengobatan.
132
4. Tim Teknis IT akan melakukan penyesuaian agar data Aplikasi
Online bisa terkait dengan data rekam medis .
133
RAPAT PEMBAHASAN APLIKASI SISIR ALIS
NOTULEN HASIL RAPAT PEMBAHASAN APLIKASI SISIR ALIS
TANGGAL 23 AGUSTUS 2021
Undangan via WA
Tempat Pelaksanaan : Aula Bidang Yankes
Waktu : Jam 09.00 sd selesai
134
Pendaftaran.
10. Data Bukti Pendaftaran akan terus tersimpan di browser
Smartphone, meskipun tanggal sudah terlewat. Untuk membuat
pendaftaran baru maka tekan tombol Clear Data Pendaftaran lalu
mulai lagi dari awal.
DAFTAR HADIR
135
DOKUMENTASI
136
VI. SOSIALISASI RANCANGAN APLIKASI SISIR ALIS
137
NOTA DINAS/ UNDANGAN SOSIALISASI RANCANGAN
APLIKASI SISIR ALIS
138
DAFTAR HADIR
139
RAPAT PEMBAHASAN APLIKASI SISIR ALIS
NOTULEN HASIL RAPAT PEMBAHASAN APLIKASI SISIR ALIS
TANGGAL 23 AGUSTUS 2021
140
1. Rapat dibuka oleh Kepala Balkesmas wilayah Ambarawa sekaligus
menyampaikan arahan kepada seluruh karyawan Balkesmas
wilayah Ambarawa mendukung aplikasi yang akan membantu
proses pelayana kepada masyarakat.
2. Penyampaian materi sosialisasi rancangan Aplikasi SISIR ALIS
oleh Tim Teknis dan dilanjutkan dengan diskusi dan tanya jawab
3. Pertanyaan dr widyaristin : bagaimana bila pasien tidak memiliki
perangkat handphone yang sesuai klasifikasi
4. Pertanyaan dr. Hayu : Aplikasi ini mungkin akan menambah jumlah
antrian di Poli Spesialis bagaimana mengatasi hal ini?
5. Pertanyaan dr. Fauzi : bagaimana menilai keberhasilan Aplikasi
ini?
6. Tanggapan tim Teknis :
Pasien yang tidak memiliki handphone tetap akan mendapat
antrian manual dan mendapatkan antrian yang sama, ke
depan akan sosialisasi agar mendapatkan fasilitas yang sama
Tahap awal memang masih bercampur dengan pasien yang
tidak menggunakan antrian online tapi ke depan akan
digunakan sepenuhnya menggunakan Aplikasi online
141
PETUNJUK TEKNIS
Pendaftaran Online untuk Pasien
142
Untuk melakukan pendaftaran online, pasien dapat mengakses halaman pendaftaran di
url : https://balkesambarawa.dinkesjatengprov.go.id, pada halaman tersebut ada 2 cara untuk
mengakses halaman pendaftaran online.
143
2. Klik pada menu bertuliskan Pendaftaran Online.
3. Mengisi form Screening Awal pendaftaran.
4. Untuk Pasien Baru mengisikan form biodata lengkap.
5. Untuk Pasien Lama input Nomor RM maka sistem akan melakukan pencarioan data
sesuai Nomor RM tersebut.
6. Jika sudah tekan tombol Simpan Pendaftaran.
7. Setelah sukses maka pasien akan mendapatkan Bukti Pendaftaran.
8. Data Bukti Pendaftaran akan terus tersimpan di browser Smartphone, meskipun
tanggal sudah terlewat. Untuk membuat pendaftaran baru maka tekan tombol Clear
Data Pendaftaran lalu mulai lagi dari awal.
144
Halaman Admin
Halaman admin adalah halaman untuk mengontrol keseluruhan aplikasi, baik untuk
update konten maupun untuk melihat list pendaftaran online. Untuk mengakses halaman
admin silahkan akses url : https://balkesambarawa.dinkesjatengprov.go.id/admin
● username : admin@gmail.com
● password : password
Setelah sukses login akan muncul halaman sebagai berikut :
145
A. Dashboard
B. Berita
Halaman Admin Berita adalah halaman untuk melakukan update berita yang nantinya
akan ditampilkan pada landing page nya.
146
Tekan tombol Tambah untuk membuat berita baru. Tekan button Edit
untuk edit berita yang sudah ada. Untuk menghapus data berita tekan tombol delete
C. Antrian Online
147
Halaman Admin Antrian Online adalah halaman untuk melihat dan mengatur data
Antrian Online.
● Pilih tombol Preview untuk melihat detail data antrian pasien, nantinya akan
muncul tampilan sebagai berikut :
148
● Tekan tombol Terima untuk export data ke Aplikasi Balkesmas.
DOKUMENTASI
149
VII. PEMBUATAN APLIKASI SISIR ALIS
150
PENGAJUAN IZIN/ REKOMENDASI PEMBUATAN APLIKASI DI
DISKOMINFO
151
152
NOTULEN HASIL RAPAT PERMOHONAN REKOMENDASI
TEKNIS DINA KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
PROVINSI JAWA TENGAH, TANGGAL 26 AGUSTUS 2021
153
c. Ada isian untuk Keluhan tambahan
d. Pelanggan yang terlewat antrian bisa mengulang antrian online tanpa
mengisi data baru (seperti antrian di bank)
e. Dapat memunculkan statistik (personal/ kolektif) , misal data
kunjungan, tren kunjungan/ penyakit pada periode tertentu. hasil
analisis untuk arah kebijakan
f. Di akhir layanan mengisi survey kepuasan pelanggan 2 pilihan , PUAS
/ TIDAK PUAS
154
REKOMENDASI TEKNIS DISKOMINFO
155
156
DOKUMENTASI
157
PEMBUATAN APLIKASI SISIR ALIS
158
FLOW CHART APLIKASI SISIR ALIS
159
TAMPILAN APLIKASI DENGAN PERANGKAT KOMPUTER
160
Tampilan depan Aplikasi
161
Tampilan halaman pengisian data pasien Baru
162
UJI COBA INTERNAL
DI BALKESMAS WILAYAH AMBARAWA
163
Keterangan :
Rata – rata waktu pelayanan = Jumlah waktu pelayanan dibagi frekuensi uji
coba
Uji coba dilakukan 10 kali berturut-turut
164
VIII. PEMBUATAN VIDEO TUTORIAL SISIR ALIS
165
1. NOTULEN RAPAT PERSIAPAN PEMBUATAN VIDEO TUTORIAL
166
VIDEO TUTORIAL , 3 SEPTEMBER 2021
2. Scriptwriting
Skrip dalam video tutorial adalah :
167
DOKUMENTASI
168
DOKUMENTASI PEMBUATAN VIDEO TUTORIAL SISIR ALIS
169
DOKUMENTASI PENAYANGAN VIDEO TUTORIAL SISIR ALIS
DI AKUN MEDIA SOSIAL DAN DI RUANG PENDAFTARAN
BALKESMAS WILAYAH AMBARAWA
170
IX. SOSIALISASI APLIKASI SISIR ALIS MELALUI SIARAN
RADIO
171
1. KETERANGAN BUKTI PENAYANGAN SOSIALISASI APLIKASI SISIR ALIS
MELALUI MEDIA RADIO
2. DOKUMENTASI SOSIALISASI APLIKASI SISIR ALIS MELALUI MEDIA RADIO
172
KETERANGAN BUKTI PENAYANGAN SIARAN RADIO
173
DOKUMENTASI
174
X. IMPLEMENTASI APLIKASI SISIR ALIS
175
PERSIAPAN IMPLEMENTASI APLIKASI SISIR ALIS
DI BALKESMAS WILAYAH AMBARAWA
176
BUKTI IMPLEMENTASI APLIKASI SISIR ALIS
DI BALKESMAS WILAYAH AMBARAWA
177
DOKUMENTASI
178
XI. MONITORING DAN EVALUASI
4. DOKUMENTASI MONITORING
5. EVALUASI PENERAPAN APLIKASI SISIR ALIS DI
BALKESMAS WILAYAH AMBARAWA OLEH UNIVERSITAS
NGUDHI WALUYO UNGARAN
179
MONITORING
Monitoring rata-rata waktu Kecepatan setelah menggunakan
Aplikasi SISIR ALIS = 45 menit
180
Monitoring waktu Kecepatan sebelum menggunakan Aplikasi SISIR ALIS
181
REKAPITULASI KEPUASAN PELANGGAN
182
DOKUMENTASI
183
EVALUASI PENERAPAN APLIKASI SISIR ALIS
WILAYAH AMBARAW
OLEH
2021
184
1. PENDAHULUAN
Balai Kesehatan Masyarakat wilayah Ambarawa sebagai salah satu fasilitas
pelayanan kesehatan perorangan merupakan bagian dari sumber kesehatan yang
sangat diperlukan dalam mendukung penyelenggaraan upaya kesehatan.
Aplikasi SISIR ALIS dapat mendorong peningkatan efisiensi dan efektivitas
pelayanan di Balkesmas. Kelancaran arus informasi sangat diperlukan untuk
kegiatan operasional Balkesmas. Kemudahan akses informasi yang diberikan
oleh Balkesmas akan dapat meningkatkan kepuasan pasien. Balkesmas perlu
memiliki sistem informasi yang baik melalui proses perencanaan .
Proses perencanaan sistem informasi dalam Balkesmas merupakan salah satu
poin penting yang harus dipersiapkan. Balkesmas Wilayah Ambarawa
mengutamakan patient safety dan kenyamanaan pasien, berkomitmen untuk
memberikan pelayanan kesehatan yang baik kepada masyarakat luas.
Balkesmas Wilayah Ambarawa berusaha mengembangkan pelayanan prima
melalui perencanaan rancangan baru dan melakukan modifikasi dari sistem
informasi yang sesuai dengan perubahan lingkungan sekitar. Balkesmas Wilayah
Ambarawa ingin menerapkan pendaftaran online dengan harapan dapat
mempercepat pelayanan, meningkatkan kepuasan pasien dan meningkatkan
standar mutu pendaftaran rawat jalan sesuai dengan Keputusan Menteri
Kesehatan Nomor: 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal
Rumah Sakit dimana waktu tunggu rawat jalan tidak lebih dari 60 menit.
185
dan dokter akan melayani pada pukul 08.30 WIB. Berdasarkan studi pendahuluan
tersebut dapat disimpulkan bahwa pasien rawat jalan di Balkesmas Wilayah
Ambarawa menghabiskan waktu sekitar ± 4,5 jam untuk mendapatkan pelayanan
dokter. Meskipun Balkesmas Wilayah Ambarawa Balkesmas Wilayah Ambarawa
masih tergesa-gesa sehingga dalam penerapan mengalami beberapa kendala,
seperti keterbatasan sumber daya manusia bagi petugas pendaftaran online.
Keterbatasan ini mempengaruhi pekerjaan unit rekam medis karena petugas
operator pendaftaran online diambil dari petugas rekam medis sehingga petugas
memiliki beban kerja ganda, selain itu belum ada Standar prosedur operasional
dalam menjalankan pendaftaran online, komplain dari pasien baru dan pasien
usia lanjut yang tidak paham teknologi yang datang pagi tetapi mendapatkan
nomor antrian besar ke dokter. Berdasarkan fakta dan masalah tersebut, peneliti
tertarik untuk melakukan penelitian perihal evaluasi penerapan pendaftaran online
di Balkesmas Wilayah Ambarawa.
186
HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Balkesmas Wilayah Ambarawa
Balkesmas Wilayah Ambarawa memiliki beberapa pelayanan diantaranya
pelayanan administrasi, pelayanan gawat darurat, pelayanan medik, pelayanan
rekam medik dan pelayanan keperawatan. Pelayanan rawat jalan Balkesmas
Wilayah Ambarawa memiliki jadwal pelayanan sebagai berikut:
187
Pelayanan pendaftaran rawat jalan di Balkesmas Wilayah
Ambarawa dimulai mengambil nomor antrian pendaftaran. Pasien yang telah
mendapatkan nomor antrian akan dipanggil diloket pendaftaran untuk melakukan
registrasi berkas kemudian mendapatkan nomor antrian keruang pemeriksaan.
Balkesmas Wilayah Ambarawa memiliki 2 loket pendaftaran dengan pembagian
sebagai berikut :
Loket 1 : Pendaftaran pasien baru JKN
Loket 2 : Pendaftaran pasien online
Loket 3 : Pendaftaran pasien baru umum
Loket 4 : Pendaftaran pasien lama JKN
Pelayanan rawat jalan didukung dengan fasilitas ruangan pemeriksaan khusus
dan tindakan khusus dengan peralatan diagnostik terkini dan lengkap. Balkesmas
Wilayah Ambarawa memiliki Pemeriksaan Penunjang Bronkoskopi . Alur
Pendaftaran Online di Balkesmas Wilayah Ambarawa adalah sebagai berikut:
SISIR ALIS
Reservasi online
(Sesuai Format)
188
Analisis tujuan perencanaan penerapan pendaftaran online di Balkesmas
Wilayah Ambarawa
189
sehingga data pasien tidak dapat masuk langsung ke dalam antrian dokter dan
terkendala pada pasien JKN yang harus melampirkan persyaratan administrative
di setiap pelayanan. Pendaftaran via web tidak dapat diterapkan karena
membutuhkan dana dan waktu pengerjaan yang lama untuk menganalisis
kebutuhan di lapangan yang harus digambarkan di situs web. Kendala lain
apabila diterapkan pendaftaran via web adalah pasien Balkesmas Wilayah
Ambarawa yang sebagian besar adalah lansia yang tidak memahami teknologi
informasi terbaru.
Hasil penelitian ini sejalan dengan Nugroho (2018), dimana kendala terdapat
pada masyarakat yang belum mengerti menggunakan teknologi yang berkaitan
dengan internet. Beberapa pasien di Balkesmas Wilayah Ambarawa merupakan
lansia yang sudah tidak dapat menggunakan teknologi untuk melakukan
pendaftaran online.
dilakukan di loket yang berbeda dengan pasien lama sehingga pasien baru dapat
segera dilayani.
190
Lama perencanaan pendaftaran online di Balkesmas Wilayah Ambarawa
Lama perencanaan pendaftaran online di Balkesmas Wilayah Ambarawa menurut
informan I1 dan I2 kurang lebih 1-2 bulan. Perencanaan ini hanya melakukan rapat
sebanyak 3 kali. Lama perencanaan pendaftaran online di Balkesmas Wilayah
Ambarawa termasuk dalam jenis perencanaan jangka pendek (Short range
planning) yaitu perencanaan yang dipersiapkan dengan tergesa-gesa dan
mendadak karena dianggap penting dan waktu yang tersedia sangat sedikit
(Athoillah, 2010).
Dampak dari persiapan yang singkat ini membuat perencanaan pendaftaran
online di Balkesmas Wilayah Ambarawa menjadi belum maksimal seperti
kurangnya sumber daya manusia untuk menjadi petugas, SPO pelayanan
pendaftaran online belum ada sehingga petugas tidak memiliki standar kerja yang
pasti.
Strategi Perencanaan Penerapan Pendaftaran Online
Persiapan perencanaan pendaftaran online di Balkesmas Wilayah
Ambarawa
191
melalui loket pendaftaran (pasien datang langsung ke RS), atau melalui mobile
phone berbasis android. Alur registrasi pasien pendaftaran di Rumah sakit dibagi
menjadi 3 jalur yaitu pasien datang langsung, reservasi melalui SMS gateway,
dan reservasi online melalui android atau website.
Alur pertukaran data sistem antrian online menurut Ditjen Yankes yaitu: pasien
request daftar dan jadwal klinik serta jadwal dokter, MERIS memberikan respon
berupa balasan berupa jadwal klinik dan jadwal dokter, pasien melakukan
registrasi dengan memasukan format yang sudah ditentukan seperti nama, nomor
rekam medis, klinik/dokter yang dituju, dan cara bayar. MERIS melakukan
verifikasi data pasien dan memberikan feedback dalam bentuk nomor antrian atau
keterangan error apabila data tidak ditemukan.
Alur pendaftaran online di Balkesmas Wilayah Ambarawa tidak jauh berbeda
dengan juknis yang diatur Ditjen Yankes yaitu yaitu pasien melakukan pendaftaran
sesuai jaminan yang digunakan. Pendaftaran dibagi menjadi dua yaitu pasien
JKN dan pasien umum. Pasien umum dan JKN mengirim format dan persyaratan
lain sesuai kebutuhan. Operator pendaftaran online akan memproses data yang
telah masuk lalu memberikan balasan jam kedatangan kepada pasien, kemudian
operator melakukan rekap data perdokter yang akan diberikan ke petugas jaga
malam untuk entry ke sistem informasi rumah sakit.
192
memungkinkan setiap bagian organisasi untuk menempatkan orang yang tepat,
pada waktu yang tepat, dan jumlah yang tepat. Selain itu, perencanaan SDM tidak
hanya berguna untuk mencapai tujuan organisasi yang telah disetujui, tetapi juga
menolong perusahaan untuk melaksanakan perencanaan jangka pendek dan
perencanaan strategis jangka panjang. Hasil wawancara terhadap informan I 1, I2,
dan I3 diketahui bahwa kurang adanya komunikasi pada saat perencanaan
penerapan pendaftaran online sehingga jawaban informan berbeda antara satu dan
lainnya. Hasil survei lapangan petugas operator pendaftaran online sebanyak 6
orang.
Kelebihan dan kekurangan dari sistem pendaftaran Online di Balkesmas
Wilayah Ambarawa
Tim perencanaan harus bisa mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan dari
sistem yang telah direncanakan. Kelebihan dan kekurangan biasanya dapat
memberikan gambaran yang lebih dari sistem yang telah dijalankan saat ini
sehingga dapat menolong perencana dan pengambil keputusan untuk melihat
peluang dan ancaman yang akan terjadi (Ayuningtyas, 2013).
Kelebihan sistem pendaftaran online di Balkesmas Wilayah Ambarawa menurut
informan I1, I2, dan I3 adalah penerapannya yang lebih mudah dibandingkan dengan
pendaftaran via web atau aplikasi karena pendaftaran ini menggunakan pihak
ketiga yaitu whatsapp sebagai media komunikasi, dimana kita ketahui whatsapp
sudah banyak digunakan masyarakat selama ini. Kelebihan lainnya adalah
anggaran yang dibutuhkan tidak terlalu besar, mengurangi jumlah antrian di
pendaftatran, melakukan inovasi baru terhadap pelayanan dan meningkatkan mutu
pelayanan rumah sakit.
Kekurangan dari sistem pendaftaran online di menurut informan I2 dan I3 yaitu tidak
bisa diterapkan secara otomatis sistem sehingga rumah sakit harus memiliki
petugas operator dan petugas pendaftaran. Menurut informan I 1 dan I2 pendaftaran
online ini belum bisa diterapkan oleh pasien baru. Kekurangan lainnya adalah tidak
dapat berinovasi dari segi sistem karena menggunakan jasa orang ketiga
Balkesmas Wilayah Ambarawa dan penerapan sulit bagi pasien lansia.
193
Menurut komisi akreditasi rumah sakit kebijakan rumah sakit adalah
penetapan pimpinan rumah sakit pada tataran strategis atau bersifat garis
besar yang mengikat. Kebijakan ditetapkan dengan peraturan atau keputusan
pimpinan rumah sakit. Kebijakan dapat dituangkan dalam pasal-pasal di
dalam peraturan/keputusan, atau merupakan lampiran dari
peraturan/keputusan. Balkesmas Wilayah Ambarawa telah memiliki kebijakan
pendukung penerapan pendaftaran online sesuai dengan keputusan direktur
nomor: 06/SK/DIR/VII/2015 di mana peraturan tersebut mengatur tentang
perbaikan pelayanan disetiap unit sehingga menghasilkan peningkatan mutu
pelayanan dengan standar minimal yang sudah ditetapkan. Balkesmas
Wilayah Ambarawa berusaha memenuhi kebijakan tersebut dengan
mengembangkan pelayanan melalui perencanaan rancangan baru dan
melakukan modifikasi dari sistem informasi yang sesuai dengan perubahan
lingkungan sekitar.
1.1 Standar Prosedur Operasional
Bagian pendaftaran online di Balkesmas Wilayah Ambarawa belum memiliki
Standar prosedur operasional (SPO). Hal ini disebabkan kurangnya sumber
daya manusia di unit rekam medis sehingga pembuatan SPO belum
terlaksana. Menurut komisi akreditasi rumah sakit, SPO harus dibuat agar
berbagai proses kerja yang dilakukan secra rutin terlaksana dengan efisien,
efektif, konsisten dan aman dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan
melalui pemenuhan standar yang berlaku.
Pendaftaran online di Balkesmas Wilayah Ambarawa sebaiknya segera
membuat SPO dengan standar isi yaitu:berisi penjelasan tentang istilah yang
mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian, menjelaskan
tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik, berisi kebijakan pimpinan rumah
sakit yang mendasari pembuatan SPO dengan diikuti nomor surat keputusan,
berisi prosedur yang menguraikan langkah- langkah kegiatan untuk
menyelesaikan proses pekerjaan dan yang terakhir dicantumkan unit-unit
terkait dalam proses kerja tersebut.
194
Penilaian Pasien Terhadap Pelayanan
195
yaitu ≤ 60 menit. Pelayanan di Balkesmas Wilayah Ambarawa masih jauh dari
standar yang ditetapkan. Pelayanan rawat jalan yang diberikan kepada pasien
hingga saat ini waktu tunggu untuk menyelesaikan pelayanan ≥ 45 menit.
Standar pelayanan rawat jalan di Balkesmas Wilayah Ambarawa masih perlu
diperbaiki dan ditingkatkan kembali sehingga kualitas pelayanan menjadi lebih
baik.
Saran Perbaikan Pelayanan
Menurut informan I10, I13 dan I19 saran perbaikan pelayanan di Balkesmas
Wilayah Ambarawa adalah jadwal dokter praktik lebih pagi agar pelayanan
lebih cepat selesai dan informan I10 memberikan saran penambahan loket
pendaftaran. Menurut informan I11, I12, I14 dan I18 saran utuk RS Mata solo
adalah memperluas ruang tunggu, karena kursi di ruang tunggu pasien dirasa
masih kurang dengan jumlah pasien sekitar 200 pasien per hari. Saran
perbaikan untuk pelayanan pendaftaran online di Balkesmas Wilayah
Ambarawa menurut informan I15 dan I16 pelayanan dan sistem pendaftaran
yang diberikan sudah baik. Menurut informan I17 sebaiknya pelayanan
pendaftaran online dibuka lebih pagi agar waktu daftar lebih panjang.
Hasil penelitian ini sejalan dengan penelitian Supriyanto (2012), dimana kritik
dan saran ditentukan dari kepuasaan pelayanan yang didapatkan. Ada dua
faktor yang sangat menentukan kepuasan konsumen yaitu harapan
pelanggan dan kinerja yang mereka rasakan. Konsumen akan memiliki
harapan mengenai bagaimana produk tersebut seharusnya berfungsi
(performance expectation). Harapan tersebut adalah standar kualitas yang
akan dibandingkan dengan kinerja produk yang sesungguhnya dirasakan
konsumen. Maka pada dasarnya pelanggan menilai kepuasan atau
ketidakpuasan terhadap suatu produk dan jasa yaitu dengan membandingkan
kinerja yang pelanggan rasakan dengan suatu tingkat harapan pelanggan
yang telah dipersepsikan terlebih dahulu. Apabila pelanggan merasa puas
maka akan menciptakan kelekatan emosional terhadap jasa tersebut yang
dapat mendorong kemungkinan menggunakan jasa tersebut secara berulang.
196
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Berdasarkan wawancara dan hasil wawancara dan pembahasan
tentang perencanaan penerapan pendaftran online Balkesmas Wilayah
Ambarawa maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Sasaran dan tujuan perencanaan penerapan pendaftaran online sudah
jelas dan sesuai dengan misi Balkesmas Wilayah Ambarawa yaitu
meningkatkan kenyamanan pasien dan memberikan pelayanan dengan
standar optimal. Dalam hal lama perencanaan pendaftaran online
Balkesmas Wilayah Ambarawa mempersiapkan dengan mendadak
hanya dalam waktu 1-2 bulan.
2. Strategi yang dipersiapkan Balkesmas Wilayah Ambarawa untuk
pendaftaran online terdiri dari sarana dan prasarana penunjang, sumber
daya manusia, alur pendaftaran, kelebihan dan kekurangan dari sistem
pendaftaran online serta perencanaan pengembangan sistem
selanjutnya.
3. Kebijakan pendukung penerapan pendaftaran online di Balkesmas
Wilayah Ambarawa telah diatur dalam keputusan direktur utama nomor
06/SK/DIR/VII/2015 mengatur tentang perbaikan pelayanan yang
menghasilkan peningkatan kualitas mutu pelayanan.
4. Balkesmas Wilayah Ambarawa belum memiliki standar prosedur
operasional yang mengatur tentang pendaftaran online.
5. Penilaian pasien terhadap pelayanan pendaftaran online maupun
pendaftaran pasien baru sudah baik dan pendaftaran mudah dipahami.
Saran
1. Sebaiknya dalam sebuah perencanaan suatu sistem harus
dipersiapkan dengan matang dan tidak tergesa-gesa agar sistem
yang dihasilkan dapat berjalan secara maksimal.
2. Balkesmas Wilayah Ambarawa perlu mempertimbangkan
197
menambahan sumber daya manusia di unit rekam medis agar tidak
ada lagi karyawan yang memiliki double job.
3. Sebaiknya melakukan peningkatan sistem dengan perencanaan baru
seperti pendaftaran melalui aplikasi.
198
LAMPIRAN DUKUNGAN
199
200
201
202
203
204
205
206
207
208
209
210
211
212
213
214
215
216
217
218
219