Laporan Proyek Perubahan - Adreng Kusuma Ayuningtyas

LAPORAN
PROYEK PERUBAHAN
KEMUDAHAN
KEMUDAHAN PELAYANAN
PELAYANAN DOKUMEN
DOKUMEN ADMINISTRASI
ADMINISTRASI PEGAWAI
PEGAWAI
SECARA MANDIRI MELALUI DOSIR PEGAWAI ELEKTRONIK
SECARA MANDIRI MELALUI DOSIR PEGAWAI ELEKTRONIK
DISUSUN
DISUSUN OLEH
OLEH ::
ADRENG KUSUMA
ADRENG KUSUMA AYUNINGTYAS
AYUNINGTYAS
NIP 19860912
NIP 19860912 201012
201012 2
2 001
001
PUSDIKLAT BADAN
PUSDIKLAT BADAN PEMERIKSA
PEMERIKSA KEUANGAN
KEUANGAN RI
RI
PENDIDIKAN DAN
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN
KEPEMIMPINAN TINGKAT
TINGKAT IV
IV
ANGKATAN
ANGKATAN II
TAHUN 2016
TAHUN 2016
Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| 1

KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan
rahmatNya sehingga penulisan Laporan Proyek Perubahan dengan judul Kemudahan
Pelayanan Dokumen Administrasi Pegawai Secara Mandiri Melalui Dosir Pegawai
Elektronik dapat diselesaikan dengan baik. Laporan Proyek Perubahan ini disusun sebagai
salah satu persyaratan dan sekaligus rangkuman hasil pelaksanaan kegiatan selama menjalani
Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV yang diselenggarakan oleh Badan
Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia.
Ide pelaksanaan Proyek Perubahan berupa sistem pengelolaan data pegawai secara
elektronik melalui aplikasi dosir pegawai elektronik merupakan alternatif solusi yang
dilatarbelakangi oleh semakin banyaknya (jumlah) arsip kepegawaian yang harus
didokumentasikan sehingga diperlukan manajemen pengelolaan arsip/dokumen pegawai dari
bentuk fisik menjadi image document untuk peningkatan kinerja dan profesionalitas lembaga
dengan biaya se-efektif dan se-efisien mungkin.
Besar harapan kami dosir pegawai elektronik ini akan terus diterapkan dan
dimutakhirkan sehingga akan bermanfaat bagi semua pegawai untuk mendapatkan
dokumennya secara mudah dan cepat serta bagi Instansi dalam menganalisis rencana mutasi
dan pengembangan pegawai beberapa tahun ke depan. Di masa yang akan datang diharapkan
pengembangan aplikasi dosir pegawai elektronik sebagai database dokumen pegawai dapat
terintegrasi dengan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG).
Kami menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan ini masih jauh dari
kesempurnaan maupun keterbatasan penuangan inspirasi ke dalam bentuk penulisan. Namun
di balik ketidaksempurnaan dan keterbatasan dimaksud, masih terdapat motivasi yang besar
untuk menyelesaikan Laporan Proyek Perubahan ini.
Pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati, kami menghaturkan terima kasih
yang tak terhingga kepada :
1. Bapak R. Fendy Dharma Saputra selaku Kepala Biro Hukum, Sistem Informasi dan
Kepegawaian yang telah memberikan arahan dan dukungan dalam pelaksanaan setiap
tahapan proyek perubahan;
2. Bapak M. Rizal Assiddiqie selaku Penguji yang telah memberikan arahan dan masukan
dalam melaksanakan proyek perubahan pada saat Sidang Seminar Proposal Proyek
Perubahan;
Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| i

3. Ibu Windy Dian Trisari selaku Mentor dan sekaligus Kepala Bagian Kepegawaian sebagai
atasan langsung yang telah memberikan arahan, bimbingan dan dukungan selama proyek
perubahan berlangsung;
4. Bapak Rudi Wahyudi selaku Coach dan sekaligus sebagai Fasilitator yang telah banyak
memberikan arahan, dukungan, motivasi, bimbingan dan inspirasi yang luar biasa dalam
melaksanakan proyek perubahan;
5. Tim Aksi Proyek Perubahan yang telah banyak memberikan bantuan, dukungan dan
senyuman selama proyek perubahan berlangsung;
6. Rekan-rekan Peserta Diklaptim IV Angkatan I Tahun 2016 yang selalu saling mendukung,
menjalin komunikasi, kerja sama selama proses penyusunan proyek perubahan ini.
Semoga apa yang telah dimulai dalam Proyek Perubahan ini dapat bermanfaat untuk
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Perubahan tidak selalu berarti perkembangan, tetapi kami percaya bahwa

perubahan dapat membuat kita berkembang
Jakarta, 19 Juli 2016
Peserta Diklatpim IV Angkatan I

Tahun 2016
Adreng Kusuma Ayuningtyas
Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| ii

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...................................................................................................................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................................................... iii
DAFTAR TABEL .......................................................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................................................... v
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................................................. viii
DAFTAR PENGERTIAN .............................................................................................................. ix

BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................................................... 1
A. LATAR BELAKANG ................................................................................................... 1
B. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN .................................................. 2
C. RUANG LINGKUP ...................................................................................................... 5
D. STANDAR / KRITERIA KEBERHASILAN ................................................................. 5
BAB II. DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK ................................................ 6
A. DESKRIPSI PELAKSANAAN PROYEK .................................................................... 6
B. PELAKSANAAN TIAP TAHAP KEGIATAN ............................................................... 8
1. Tahap Persiapan ................................................................................................... 8
2. Tahap dan Hasil Pelaksanaan .............................................................................. 9
C. ANALISIS PERAN DAN PENGARUH STAKEHOLDER ......................................... 35
a. Stakeholder Internal ............................................................................................ 35
b. Stakeholder Eksternal ......................................................................................... 37
c. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder .......................................................... 38
d. Kendala Internal dan Eksternal ............................................................................ 40
e. Strategi Mengatasi Masalah ............................................................................... 41
f. Capaian ................................................................................................................ 41
g. Instrumen Monitoring yang Digunakan ............................................................... 55
BAB III. KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................................................ 56
A. KESIMPULAN ........................................................................................................ 56
B. SARAN ................................................................................................................... 56
LAMPIRAN
Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| iii

DAFTAR TABEL
Tabel 1. Roadmap Proyek Perubahan ........................................................................................ 8

Tabel 2. Tahapan Jangka Pendek Pelaksanaan Proyek Perubahan .......................................... 9
Tabel 3. Stakeholder Internal ..................................................................................................... 35
Tabel 4. Stakeholder Eksternal .................................................................................................. 37
Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| iv

DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Undangan Kick Off Meeting Dosir Pegawai Elektronik ........................................... 14

Gambar 2. Kick Off Meeting dengan Key Resources................................................................. 14
Gambar 3. Form Pengendalian Dokumen Pegawai ................................................................... 15
Gambar 4. Undangan Ramah Tamah Pengenalan Dosir Pegawai Elektronik .......................... 15
Gambar 5. Ramah Tamah Pengenalan Dosir Pegawai Elektronik dengan Makan Siang
Bersama ................................................................................................................... 15
Gambar 6. Undangan Rapat Dosir Pegawai Elektronik ............................................................ 16
Gambar 7. Rapat Dosir Pegawai Elektronik .............................................................................. 17
Gambar 8. Pengenalan Secara Informal Dosir Pegawai Elektronik ......................................... 17
Gambar 9. Kondisi Ruang Arsip Pegawai .................................................................................. 18
Gambar 10. Pengumpulan Dokumen Pegawai .......................................................................... 18
Gambar 11. Penyimpanan Dokumen Pegawai Sekretariat Utama Pada Ruang Arsip
Sementara............................................................................................................... 19
Gambar 12. Verifikasi dan Validasi Dokumen Pegawai ............................................................ 20
Gambar 13. Tahap pra-scanning Dokumen Pegawai ................................................................ 20
Gambar 14. Tahap Scanning Dokumen Pegawai ..................................................................... 21
Gambar 15. Diskusi Rancangan Proses Bisnis Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik ................. 21
Gambar 16. Pembahasan Rancangan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik ............................... 22
Gambar 17. Rancangan Proses Bisnis Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik ............................... 22
Gambar 18. Pengenalan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik kepada Promotor dan Defender
actors....................................................................................................................... 23
Gambar 19. Undangan Pembahasan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik ................................. 24
Gambar 20. Pembahasan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik .................................................. 24
Gambar 21. Dokumen Per Pegawai Tombol Tambah Dokumen............................................ 25
Gambar 22. Dokumen Per Pegawai Formulir Tambah Dokumen Tunggal ............................ 26
Gambar 23. Dokumen Per Pegawai Formulir Tambah Dokumen Jamak (Dengan Pilihan) 26
Gambar 24. Dokumen Per Pegawai Formulir Tambah Dokumen Jamak (Tanpa Pilihan) .. 26
Gambar 25. Pemasukan Dokumen dalam Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik .......................... 27
Gambar 26. Formulir Pengendalian Image Document pada Aplikasi ....................................... 27
Gambar 27. Uji Coba Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik ........................................................... 28
Gambar 28. Nota Dinas Pengelolaan Dosir Pegawai Elektronik .............................................. 28
Gambar 29. Undangan Pembahasan Usulan SOP Dosir Pegawai Elektronik .......................... 29
Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| v

Gambar 30. Pembahasan Usulan SOP Dosir Pegawai Elektronik ........................................... 29
Gambar 31. Undangan Dosir Pegawai Elektronik dan Reformasi Birokrasi .............................. 30
Gambar 32. Pembahasan Usulan SOP Dosir Pegawai Elektronik ........................................... 30
Gambar 33. Undangan Implementasi Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik ................................. 31
Gambar 34. Implementasi Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik .................................................. 31
Gambar 35. Pengenalan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik dengan Para Pejabat Eselon I ... 31
Gambar 36. Pamflet dan Brosur Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik .......................................... 32
Gambar 37. Penyebaran Informasi Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik ..................................... 32
Gambar 38. Pengenalan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik melalui Pendekatan Personal .... 33
Gambar 39. Pemberian Daftar Dokumen Belum Lengkap dan Penyerahan Dokumen Kepada
Bagian Kepegawaian dari Latent Actors ................................................................ 33
Gambar 40. Pemberian Dukungan dari Latent Actors ............................................................... 34
Gambar 41. Statistik Jumlah Aktivitas Penggunaan Dosir Pegawai Elektronik ........................ 34
Gambar 42. Monitoring Pegawai terhadap Image Document pada Aplikasi Dosir Pegawai
Elektronik................................................................................................................. 35
Gambar 43. Diagram Stakeholder ............................................................................................. 36
Gambar 44. Koordinasi Pemberian Dokumen dengan Biro SDM Kementerian
PPN/Bappenas........................................................................................................ 38
Gambar 45. Penyiapan Dokumen Fisik Pegawai ....................................................................... 41
Gambar 46. Verifikasi/Validasi Dokumen Pegawai dengan SIMPEG ....................................... 42
Gambar 47. Scanning Dokumen Pegawai Lingkup Sekretaris Utama ...................................... 42
Gambar 48. Tampilan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik ......................................................... 42
Gambar 49. Halaman Login Pegawai/User ................................................................................ 42
Gambar 50. Menu Dokumen Pribadi .......................................................................................... 43
Gambar 51. Tombol Lihat Dokumen Pribadi .............................................................................. 44
Gambar 52. Jendela Baru Lihat File Dokumen ......................................................................... 44
Gambar 53. Tombol Unduh Dokumen Pribadi .......................................................................... 45
Gambar 54. Kotak Dialog Unduh Dokumen Pribadi ................................................................... 45
Gambar 55. Tombol Edit Dokumen Pribadi ............................................................................... 46
Gambar 56. Formulir Edit Dokumen Pribadi (Dokumen Tunggal) ............................................ 46
Gambar 57. Formulir Edit Dokumen Pribadi (Dokumen Jamak) ................................................ 46
Gambar 58. Tombol Tambah Dokumen Pribadi ......................................................................... 47
Gambar 59. Formulir Penambahan Dokumen Pribadi .............................................................. 47
Gambar 60. Fitur Pencarian Dokumen Pribadi .......................................................................... 48
Gambar 61. Tombol Tulis Pesan ............................................................................................... 48
Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| vi

Gambar 62. Formulir Tulis Pesan ............................................................................................... 49
Gambar 63. Tombol Balas/Baca Pesan ..................................................................................... 49
Gambar 64. Formulir Balas/Baca Pesan ................................................................................... 50
Gambar 65. Permintaan Dokumen Kepala LKPP ...................................................................... 51
Gambar 66. Pemberian Dokumen Kepala LKPP ....................................................................... 51
Gambar 67. Permintaan dan Pemberian Dokumen Kepala Biro Perencanaan, Organisasi
dan Tata Laksana ................................................................................................... 51
Gambar 68. Permintaan dan Pemberian Dokumen Kepala Bagian Keuangan ........................ 52
Gambar 69. Permintaan Konfirmasi Verifikasi Ijazah Pendidikan Hafiz Ashady ....................... 52
Gambar 70. Permintaan Konfirmasi Verifikasi SK Kenaikan Pangkat II/b Hafiz Ashady .......... 53
Gambar 71. Permintaan Konfirmasi Dokumen Direktur Pengembangan Strategi dan
Kebijakan Pengadaan Umum ................................................................................. 53
Gambar 72. Permintaan Konfirmasi Dokumen Kepala Seksi Penanganan Permasalahan
Kontrak Pekerjaan Konstruksi ................................................................................ 54
Gambar 73. Permintaan Konfirmasi Dokumen Fungsional Umum ........................................... 54
Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| vii

DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Kick Off Meeting Dosir Pegawai Elektronik

Lampiran 2. Ramah Tamah Pengenalan Dosir Pegawai Elektronik dan Rapat Dosir Pegawai
Elektronik
Lampiran 3. Verifikasi dan validasi dokumen pegawai dalam dosir sesuai dengan database
pada SIMPEG
Lampiran 4. Pengenalan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik
Lampiran 5. Pembahasan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik
Lampiran 6. Nota Dinas Pengelolaan Dosir Pegawai Elektronik
Lampiran 7. Pembahasan Usulan Penyusunan SOP Dosir Pegawai Elektronik
Lampiran 8. Dosir Pegawai Elektronik dan Reformasi Birokrasi
Lampiran 9. Implementasi Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik
Lampiran 10. Sosialisasi Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik
Lampiran 11. Pernyataan Dukungan Proyek Perubahan
Lampiran 12. Surat Pernyataan Dukungan Proyek Perubahan
Lampiran 13. Kuesioner Survei Kepuasan Pegawai Terhadap Pelayanan Dokumen
Administrasi Kepegawaian
Lampiran 14. Keputusan Sekretaris Utama tentang Pembentukan Tim Aksi Proyek Perubahan
Lampiran 15. Formulir Kegiatan Mingguan Tahap Laboratorium Kepemimpinan
Lampiran 16. Modul Petunjuk Pemakaian Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik
Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| viii

DAFTAR PENGERTIAN
1. Tata Naskah Kepegawaian PNS adalah sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen
kepegawaian sejak diangkat sebagai Calon PNS/PNS sampai dengan mencapai batas usia
pensiun, berupa Surat-Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang di
bidang kepegawaian.
2. Lemari Arsip adalah tempat penyimpanan dan pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS
yang disimpan secara teratur dalam bentuk dokumen fisik.
3. Arsip Kepegawaian adalah kumpulan surat-surat keputusan di bidang kepegawaian yang
dikelurkan oleh pejabat yang berwenang yang disimpan dalam susunan yang teratur dan
tertib sehingga dapat ditemukan dan dipergunakan apabila diperlukan.
4. Dosir Pegawai adalah semua dokumen atau berkas mengenai sesuatu perkara atau urusan
kepegawaian.
5. Image Document adalah dokumen di bidang Kepegawaian yang disimpan dalam media
elektronik dan dapat diakses dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal atau
sejenisnya.
6. Database adalah kumpulan data dasar yang disimpan dalam komputer secara sistematik
sehingga dapat digunakan untuk menyajikan informasi yang diperlukan.
7. Sistem Informasi Kepegawaian adalah sekumpulan komponen informasi kepegawaian
yang terintegrasi untuk mendukung kelancaran pelaksanaan fungsi dalam bidang
administrasi kepegawaian yang efisien dan efektif.
8. Verifikasi Dokumen Kepegawaian adalah kegiatan pencocokan data/dokumen
kepegawaian dengan database kepegawaian.
9. Pemindaian Dokumen Kepegawaian adalah kegiatan memindai dokumen fisik menjadi
bentuk image document.
10. Penyimpanan Dokumen Kepegawaian adalah kegiatan penataan dokumen kepegawaian
PNS baik dokumen fisik maupun image document dalam media yang telah ditentukan.
11. Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik adalah sistem perekaman atau pemindaian dan informasi
mengenai dokumen Kepegawaian yang berbasis komputer yang disusun sedemikian rupa
untuk penyajian dan pengelolaan dokumen kepegawaian.
12. Server adalah suatu personal computer yang mempunyai spesifikasi lebih cepat/tinggi
untuk mengatur dan mengelola suatu jaringan/network.
Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| ix

BAB I.
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Berdasarkan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
Nomor 3 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 9 Tahun 2013 Tentang Organisasi dan Tata
Kerja Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Bab IV Sekretariat Utama,
Bagian Kelima Biro Hukum, Sistem Informasi dan Kepegawaian Pasal 54 bahwa Subbagian
Pengadaan dan Mutasi yang berada di bawah Bagian Kepegawaian mempunyai tugas
melakukan penyiapan bahan rencana kebutuhan, pengadaan, dan mutasi pegawai.
Berdasarkan tugas tersebut, Subbagian Pengadaan dan Mutasi memberikan layanan
kepada seluruh pegawai LKPP terkait pengadaan, mutasi maupun dokumen administrasi
kepegawaian.
Kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya
secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan
informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat. Dalam rangka memanfaatkan
teknologi modern untuk pengelolaan arsip/dokumen kepegawaian, Badan Kepegawaian
Negara melalui Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 18 Tahun 2011
tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil telah
memberikan peluang bagi organisasi/lembaga untuk mengelola arsip/dokumen kepegawaian
secara elektronik.
Dalam mengimplementasikan tugas pokok yang menjadi tanggung jawab Subbagian

Pengadaan dan Mutasi, salah satu permasalahan yang menjadi isu aktual adalah pelayanan
administrasi kepegawaian belum berjalan secara efektif dan efisien, sehingga berdampak
pada pelayanan kepada pegawai yang kurang optimal.
Tingginya ekspektasi pegawai terhadap pelayanan administrasi kepegawaian yang tidak

diimbangi dengan perubahan/penyesuaian pengelolaan dokumen kepegawaian dalam
bentuk fisik menjadi bentuk image document dapat memunculkan kesenjangan yang perlu
dicarikan jalan keluarnya.
Saat ini, kondisi pengelolaan arsip/dokumen kepegawaian sebagian besar dalam bentuk
dokumen fisik dan hanya sebagian berupa image document pada Sistem Informasi
Kepegawaian (SIMPEG). Pengelolaan arsip/dokumen kepegawaian dilakukan oleh 1 (satu)
Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP | 1

orang pengelola tata naskah pada Bagian Kepegawaian yang mengakibatkan pelayanan
administrasi kepegawaian tidak dapat diberikan secara cepat kepada pegawai LKPP. Selain
itu untuk pemeliharaan arsip/dokumen kepegawaian masih belum didukung oleh sarana dan
prasarana seperti tidak adanya ruang arsip yang memadai dan layak untuk penyimpanan
arsip/dokumen kepegawaian.
Untuk dapat memberikan pelayanan dalam bidang kepegawaian secara efektif dan efisien
diperlukan sarana penyimpanan dokumen (dosir) pegawai elektronik. Dosir pegawai
elektronik merupakan salah satu bentuk pengelolaan arsip/dokumen pegawai yang penting
karena dokumen kepegawaian merupakan salah satu dokumen penting yang memiliki nilai
guna dan jangka waktu penggunaannya selama pegawai yang bersangkutan masih aktif.
Berdasarkan permasalahan tersebut diatas, maka Bagian Kepegawaian sebagai bagian

yang bertanggung jawab dalam mengelola arsip/dokumen pegawai LKPP maupun pegawai
yang dipekerjakan dari Instansi lain di LKPP, perlu melakukan upaya perbaikan untuk
mengelola arsip/dokumen pegawai yang sebelumnya disimpan secara konvensional (bentuk
fisik) disesuaikan dengan perkembangan jaman dengan menggunakan media penyimpanan
elektronik. Hal ini dapat diyakini akan memudahkan pegawai mengakses arsip/dokumen
secara mandiri sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengelolaan dokumen
kepegawaian LKPP serta rasa memiliki terhadap dokumen masing-masing pegawai.
Dalam upaya mendukung pelaksanaan rencana-rencana perbaikan tersebut diatas, Kepala

Subbagian Pengadaan dan Mutasi akan memfokuskan pada agenda perubahan sebagai
berikut :
1. Pengelolaan arsip/dokumen pegawai dalam bentuk fisik berupa pemeriksaan (verifikasi)
dan validasi dengan mencocokan dokumen dengan database pada Portal Intranet
http://intranet.lkpp.go.id/;
2. Pengembangan sistem penyimpanan dokumen (dosir) pegawai elektronik pada Portal
Intranet http://intranet.lkpp.go.id/
Kedua agenda perubahan yang akan dilakukan tersebut diatas adalah Kemudahan
Pelayanan Dokumen Administrasi Pegawai Secara Mandiri Melalui Dosir Pegawai
Elektronik.
B. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN

1. Tujuan Proyek Perubahan
Tujuan umum yang ingin dicapai dalam proyek perubahan ini adalah memberikan
kemudahan dan kecepatan bagi pegawai untuk mengakses arsip/dokumen pegawai
secara mandiri.

Tujuan khusus proyek perubahan adalah sebagai berikut:
a) Tujuan Jangka Pendek : merupakan tujuan yang direncanakan akan
(sampai dengan Juli 2016) dicapai dalam jangka waktu 65 (enam
puluh lima hari). Adapun tujuan jangka
pendek proyek perubahan ini adalah:
1) Tersedianya peralatan dan media
penyimpan yang siap digunakan;
2) Tersedianya dokumen pegawai yang
lengkap di dosir pegawai;
3) Terlaksananya verifikasi dokumen
pegawai sesuai database pada aplikasi
Sistem Informasi Kepegawaian
(SIMPEG);
4) Terpilahnya dokumen Kepegawaian
yang sudah ada untuk memudahkan
proses scanning dan penyimpanan
dalam folder;
5) Terlaksananya scanning dokumen
kepegawaian di lingkungan Unit Kerja
Sekretariat Utama sebanyak 67 dosir
pegawai;
6) Terbuatnya model folder penyimpanan
dokumen (dosir pegawai) elektronik
pada Portal Intranet;
7) Semua dokumen pegawai dapat
disajikan pada Portal Intranet agar
dapat diakses dengan mudah dan
cepat oleh seluruh pegawai LKPP
b) Tujuan Jangka Menengah : merupakan tujuan yang direncanakan akan

(1 Agustus s.d 31 Desember dicapai dalam jangka waktu 1 (satu) tahun.
2016) Adapun tujuan jangka menengah proyek
perubahan ini adalah:
1) Terlaksananya scanning dokumen
kepegawaian sebanyak 149 dosir
pegawai;
2) Dokumen pegawai dapat digunakan
untuk menganalisis rencana mutasi
selama 1 (satu) tahun ke depan.

c) Tujuan Jangka Panjang : merupakan tujuan yang direncanakan akan
(1 Januari 2017 s.d 31 Desember dicapai dalam jangka waktu 2 sd 4 (dua sd
2018) empat) tahun. Adapun tujuan jangka
panjang proyek perubahan ini adalah:
Dokumen pegawai dapat digunakan untuk
menganalisis rencana pengembangan
pegawai LKPP.
2. Manfaat Proyek Perubahan

Pondasi dasar reformasi birokrasi seutuhnya harus dimulai dari reformasi terhadap
pengelolaan/manajemen SDM aparaturnya. Reformasi pengelolaan SDM Aparatur ini
merupakan kebutuhan mendesak untuk dijalankan agar diperoleh aparatur yang
berintegritas, kompeten, profesional, berkinerja tinggi, dan sejahtera dalam menyokong
pencapaian pengelolaan birokrasi yang baik.
Tuntutan perkembangan IPTEK yang kian modern juga memicu Kementerian/

Lembaga/Daerah/Instansi untuk mengembangkan sistem informasi kepegawaian yang
mantap dan berbasis pada Teknologi Informasi. Dengan kemajuan ini, Instansi
Pemerintah dapat menyediakan layanan informasi dan kebutuhan data akan
perkembangan kepegawaian secara real time kapan pun dibutuhkan.
Salah satu program penataan sistem manajemen sumber daya manusia aparatur yang
dilakukan oleh LKPP dalam reformasi birokrasi adalah pembangunan/pengembangan
data base pegawai, ketersediaan data pegawai yang mutakhir dan akurat, termasuk di
dalamnya dokumen pegawai yang tersimpan secara elektronik dan lengkap, sehingga
dapat meningkatkan pelayanan prima kepada para pegawai LKPP.
Manfaat yang diperoleh dari proyek perubahan ini antara lain :

a) menumbuhkan rasa peduli/care pegawai terhadap dokumennya;
b) pegawai dapat mengakses arsip/dokumen secara mandiri sehingga pelayanan
administrasi kepegawaian menjadi efektif dan efisien; dan
c) dokumen pegawai yang lengkap dapat digunakan untuk menganalisis rencana
mutasi dan pengembangan pegawai beberapa tahun ke depan (jangka menengah
dan panjang).

C. RUANG LINGKUP
Sehubungan dengan tugas dan fungsi Subbagian Pengadaan dan Mutasi dalam
melaksanakan penyiapan bahan rencana kebutuhan, pengadaan, dan mutasi pegawai
termasuk didalamnya pengelolaan dokumen administrasi pegawai, maka ruang lingkup
proyek perubahan difokuskan pada terwujudnya penyimpanan dokumen administrasi
kepegawaian secara elektronik berupa :
1. Penyiapan dokumen pegawai dalam bentuk fisik;
2. Pemeriksaan/validasi dokumen dengan data base pada aplikasi SIMPEG;
3. Scanning dokumen pegawai lingkup Unit Kerja Sekretariat Utama sebanyak 67 (enam
puluh tujuh) pegawai;
4. Pengembangan sistem penyimpanan dokumen (dosir) pegawai secara elektronik pada
Portal http://intranet.lkpp.go.id.
D. STANDAR / KRITERIA KEBERHASILAN

Kriteria keberhasilan dari proyek perubahan ini adalah sebagai berikut :
1. Pegawai memiliki rasa peduli / care terhadap dokumennya masing-masing;
2. Arsip/dokumen pegawai dapat diakses secara mandiri sehingga pelayanan administrasi
kepegawaian menjadi lebih efisien dan efektif.
Kriteria keberhasilan diatas merupakan keberhasilan proyek dalam jangka pendek,

sedangkan outcome yang akan dicapai dalam proyek ini antara lain :
1. Data pegawai dapat digunakan sebagai bahan analisa mutasi pegawai selama 1 (satu)
tahun mendatang;
2. Data pegawai dapat digunakan sebagai bahan pengembangan pegawai dalam 2 (dua)
hingga 4 (empat) tahun mendatang.

BAB II.
DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK
A. DESKRIPSI PELAKSANAAN PROYEK

Keberadaan arsip terkadang dipandang sebelah mata oleh pegawai, akan tetapi jika ditinjau
dari segi fungsinya arsip memiliki peran penting, tidak hanya sebagai rekam peristiwa yang
terjadi, tetapi juga sebagai bahan informasi dalam pengambilan sebuah keputusan. Pada
setiap Kementerian/Lembaga/Daerah/Instansi, arsip merupakan alat bukti yang otentik,
konkret dan faktual, baik dalam bentuk naskah-naskah dengan corak serta dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok. Hal tersebut diatas merupakan peran utama arsip sehingga
dalam pengelolaan harus dilaksanakan secara baik sehingga tujuan organisasi dapat
tercapai.
Arsip merupakan sumber data dan informasi yang dapat dipercaya, itu sebabnya kita tidak
dapat membayangkan apabila Instansi pemerintah, para Pejabat dan administrator hanya
mengandalkan pada ingatan semata dalam pelaksanaan tugasnya. Dalam penyelenggaaran
administrasi negara khususnya manajemen kepegawaian, arsip difungsikan dalam
perencanaan karir pegawai, dimana rekam jejak perjalanan karir seorang pegawai dapat
dilihat mulai dari pendidikan, prestasi kerja, reward maupun punishment. Sehingga arsip
dapat digunakan oleh pejabat yang berwenang untuk proses pegembangan karir pegawai
serta kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pelaksanaan manajemen kepegawaian.
Dalam perkembangan organisasi dewasa ini, semua kegiatan yang telah dilakukan selalu
dicatat, disimpan dan didokumentasikan sebagai arsip yang dapat dipergunakan sewaktu-
waktu bila diperlukan kembali. Dengan semakin banyaknya kegiatan yang harus
didokumentasikan, maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip/dokumen (record
management) sehingga arsip tersebut dapat dikelola secara sederhana baik jenis dan
volume arsip serta mendayagunakan arsip untuk peningkatkan kinerja dan profesionalitas
Instansi atau lembaga dengan biaya yang se-efektif dan se-efesien mungkin.
Saat ini, kondisi pengelolaan arsip/dokumen kepegawaian di LKPP sebagian besar dalam
bentuk dokumen fisik dan hanya sebagian berupa image document pada Sistem Informasi
Kepegawaian (SIMPEG). Adapun pengelolaan dokumen dalam bentuk fisik tersebut memiliki
beberapa kekurangan dan permasalahan, antara lain :
1. Setiap kegiatan yang berkaitan dengan mutasi kepegawaian pasti menghasilkan
dokumen dan semakin lama dokumen kepegawaian tersebut akan semakin

menumpuk. Apabila tidak ditanggani dengan baik maka akan menimbulkan masalah
dikemudian hari seperti terselip, tertukar, tergandakan, hilang atau masalah-masalah
lain.
2. Investasi media penyimpanan. Semakin banyak dokumen kepegawaian yang dimiliki
berarti kita harus selalu menambah lemari arsip untuk menampung dokumen-dokumen
tersebut.
3. Tempat penyimpanan yang terbatas dan membutuhkan ruang penyimpanan yang luas.
Seiring dengan perkembangan dokumen berarti Instansi harus menambah ruang untuk
mendokumentasikan dokumen tersebut dan semakin lama akan semakin besar
pula ruang yang harus disediakan.
4. Pencarian dokumen yang rumit, pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang
cepat dan efektif serta inefisiensi kerja. Sebaik apapun sistem kearsipan yang kita
gunakan mempunyai tujuan untuk mempermudah dan mempercepat dalam
menemukan kembali dokumen pegawai, namun tidak bisa kita pungkiri bahwa ingatan
manusia itu terbatas. Oleh karena itu biasanya proses pencarian arsip membutuhkan
waktu yang cukup lama dikarenakan jumlah staf pengelola arsip pegawai hanya 1
(satu) orang saja.
Akan tetapi perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi
mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam
melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi lain pihak perkembangan ini juga menimbulkan
dampak khususnya dibidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan di
bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi
yang secara langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah.
Sistem pengelolaan dokumen pegawai secara elektronik melalui proses digitalisasi dokumen
(image document) merupakan alternatif solusi yang tepat untuk menjawab masalah-masalah
tersebut. Digitalisasi dokumen merupakan alih proses media dari dokumen secara fisik
menjadi bentuk dokumen secara digital yang tersimpan dalam bentuk soft copy. Proses alih
media tersebut harus di dukung oleh hardware berupa scanner high speed yang dapat
melakukan digitalisasi dokumen menjadi format digital dengan kecepatan yang tinggi
dan aplikasi dosir pegawai yang mampu mengelola dokumen tersebut.
Dengan adanya proses digitalisasi dokumen pegawai melalui dosir pegawai elektronik maka
harapannya antara lain:
1. pegawai dapat mengakses arsip/dokumen secara mandiri sehingga pelayanan
administrasi kepegawaian menjadi efektif dan efisien;
2. menumbuhkan rasa peduli/care pegawai terhadap dokumennya;

3. staf pengelola arsip pegawai dapat lebih mudah dalam menata dan mengatur dokumen
dalam hal pemeliharaan (maintenance) maupun pencariannya saat diperlukan kembali.
B. PELAKSANAAN TIAP TAHAP KEGIATAN

1. Tahap Persiapan
Sebelum penyusunan roadmap sebagaimana tercantum pada Tabel 1 diatas,
berdasarkan diskusi dengan Kepala Bagian Kepegawaian diperoleh kesimpulan bahwa
kegiatan yang paling mendesak dan dibutuhkan oleh LKPP khususnya seluruh pegawai
adalah tersedianya database arsip/dokumen pegawai yang lengkap dan mudah diakses
oleh setiap pegawai.
Proyek Perubahan Kemudahan Pelayanan Dokumen Administrasi Pegawai Secara

Mandiri Melalui Dosir Pegawai Elektronik ini meliputi tersedianya aplikasi dosir
pegawai elektronik sebagai database dokumen pegawai. Adapun pentahapan utama
(roadmap) dalam Proyek Perubahan ini sebagaimana disajikan pada Tabel 1.
Tabel 1. Roadmap Proyek Perubahan
Tahap Utama Waktu
A. Tahapan Jangka Pendek

1. Komunikasi dan koordinasi dengan tim 1 minggu yaitu pada minggu ke IV
kerja untuk penjelasan rencana proyek bulan Maret
perubahan
2. Pengumpulan dan penyusunan 4 minggu yaitu pada minggu pertama
dokumen fisik pegawai dalam dosir sampai dengan minggu ke IV bulan
April
3. Penyusunan Tim Kerja 1 minggu yaitu pada minggu ke IV
bulan April
4. Verifikasi dan validasi dokumen 2 minggu yaitu pada minggu ke IV
pegawai dalam dosir sesuai dengan bulan April sampai dengan minggu
database pada SIMPEG pertama bulan Mei
5. Scanning dokumen pegawai lingkup 2 minggu yaitu pada minggu ke I bulan
Unit Kerja Sekretariat Utama Mei sampai dengan minggu ke II bulan
Mei
6. Pembuatan Aplikasi Dosir Pegawai 2 minggu yaitu pada minggu pertama
Secara Elektronik sampai dengan minggu ke II bulan Mei
7. Pemasukan dokumen pegawai dalam 2 minggu yaitu pada minggu ke III
bentuk image document ke aplikasi sampai dengan minggu ke IV bulan Mei
8. Uji coba aplikasi 1 minggu yaitu pada minggu pertama

Tahap Utama Waktu
bulan Juni
9. Penyusunan Nota Dinas / Surat Edaran 1 minggu yaitu pada minggu pertama
mengenai pemanfaatan Aplikasi dosir bulan Juni
pegawai secara elektronik
10. Sosialisasi / Launching Aplikasi Akhir Minggu ke II bulan Juni
11. Implementasi 3 minggu yaitu pada minggu ke III
bulan Juni sampai dengan minggu
pertama bulan Juli
12. Monitoring dan Evaluasi 1 minggu yaitu pada minggu ke II bulan
Juli
B. Tahapan Jangka Menengah
1. Scanning dan pemasukan dokumen Bulan Agustus sampai dengan Oktober
pegawai pada 4 (empat) Kedeputian ke 2016
aplikasi
2. Penyiapan dokumen pegawai untuk Bulan Agustus sampai dengan
analisa mutasi tahun mendatang Desember 2016
C. Tahapan Jangka Panjang
1. Penyiapan dokumen pegawai untuk Januari 2017 Desember 2018
analisa pengembangan pegawai
2. Tahap dan Hasil Pelaksanaan

Pelaksanaan tiap tahapan utama (milestone) dalam proyek perubahan sebagaimana
disajikan pada Tabel 2.
Tabel 2. Tahapan Jangka Pendek Pelaksanaan Proyek Perubahan
No Tahap Utama Hari/Tanggal Kegiatan Output Kegiatan

1 2 3 4 5
1. Komunikasi dan 29 Maret 2016 1. Penjelasan secara Persetujuan dan
koordinasi informal rencana dukungan
dengan proyek perubahan terhadap rencana
beberapa pihak ke Kepala Biro proyek
untuk Hukum, Sistem perubahan
penjelasan Informasi dan
proyek Kepegawaian
perubahan
2. Penjelasan rencana Staf Subbagian
proyek perubahan mengetahui
ke Tim Aksi Proyek rencana proyek

1 2 3 4 5
Perubahan (Staf perubahan
Subbagian
Pengadaan dan
Mutasi)
26 April 2016 Kick Off Meeting Key Resources
dengan Key Resources mengetahui
terkait proyek mengenai Proyek
perubahan Perubahan
28 April 2016 1. Diskusi dengan Key Penggalangan
Resources terkait komitmen Tim
proyek perubahan Aksi Proyek
Perubahan,
Pembagian
Tugas dan
Penjelasan Time
Schedule
2. Konsolidasi/Ramah Key Resources
Tamah Pengenalan mengetahui
Proyek Perubahan proyek
perubahan,
mendukung
pelaksanaan
proyek
perubahan
3 Mei 2016 Pengenalan Proyek Sekretaris Utama
Perubahan kepada mengetahui
Sekretaris Utama proyek
perubahan dan
memberikan
dukungan
2. Pengumpulan 1 April 9 Mei 1. Pengumpulan dan Dokumen fisik
dan 2016 penyusunan pegawai tersusun
penyusunan dokumen pegawai dalam dosir
dokumen fisik dalam bentuk fisik pegawai (form
pegawai dalam ke dalam masing- kendali dokumen)
dosir masing dosir
pegawai oleh Tim

1 2 3 4 5
Aksi Proyek
Perubahan
2. Pemindahan dosir Dosir pegawai
pegawai unit kerja tersusun di ruang
Sekretariat Utama arsip sementara
ke Ruang Arsip
sementara (Ruang
905)
3. Penyusunan 25 April 2016 Penyusunan Surat SK Sekretaris
Tim Kerja Keputusan Sekretaris Utama tentang
Utama tentang Pembentukan
Pembentukan Tim Aksi Tim Aksi Proyek
Proyek Perubahan Perubahan
4. Verifikasi dan 12 13 Mei Verifikasi dan validasi Dokumen
validasi 2016 dokumen pegawai yang pegawai telah
dokumen telah tersusun dalam diverifikasi dan
pegawai dalam dosir sesuai dengan validasi
dosir sesuai database pada SIMPEG kesesuaiannya
dengan dengan SIMPEG
database pada
SIMPEG
5. Scanning 10 11 Mei Penyiapan dokumen Dokumen dalam
dokumen 2016 dalam bentuk fisik dan bentuk image
pegawai lingkup scanning dokumen document
Unit Kerja dalam bentuk image
Sekretariat document
Utama
6. Pembuatan 25 April 2016 Pembahasan awal Rancangan awal
Aplikasi Dosir mengenai rencana proses bisnis
Pegawai Secara proyek perubahan aplikasi dosir
Elektronik dengan Konsultan dan pegawai
rancangan proses bisnis elektronik
aplikasi dosir
29 April 2016 Diskusi dengan staf Rancangan
pengelola dokumen dan aplikasi dosir
konsultan terkait pegawai
rancangan aplikasi dosir elektronik

1 2 3 4 5
4 Mei 2016 Diskusi dan pengenalan Promotor dan
proyek perubahan defender actor
dengan Promotor actor mengetahui
dan defender actor proyek dan
terkait aplikasi dan informasi
kapasitas bandwith mengenai
server kecukupan
kapasitas
bandwith server
19 Mei 2016 Pembahasan dan Masukan
pemaparan aplikasi terhadap aplikasi
dosir pegawai elektronik dosir pegawai
dengan Kepala elektronik
Subbagian Data dan
Informasi
7. Pemasukan 23 Mei 3 Pemasukan image Dokumen
dokumen Juni 2016 document dan pegawai dalam
pegawai dalam pengecekan serta bentuk image
bentuk image perbaikan dokumen document terinput
document ke dalam aplikasi dosir ke dalam aplikasi
aplikasi pegawai elektronik
8. Uji coba aplikasi 6 Juni 2016 Pengecekan dokumen Aplikasi dapat
dalam aplikasi dan uji digunakan dan
coba penggunaan dokumen sesuai
aplikasi dengan database
SIMPEG
9. Penyusunan 8 Juni 2016 Penyusunan Nota Dinas Nota Dinas
Nota Dinas / Kepala Biro HSIK Kepala Biro HSIK
Surat Edaran tentang Pengelolaan
mengenai Dosir Pegawai
pemanfaatan Elektronik di lingkungan
Aplikasi dosir Sekretariat Utama
pegawai secara 14 Juni 2016 Pembahasan usulan Draft SOP Dosir
elektronik penyusuan SOP dosir Pegawai
pegawai elektronik Elektronik
10. Sosialisasi / 10 Juni 2016 Sosialisasi aplikasi dosir Aplikasi dosir
Launching pegawai dalam pegawai

1 2 3 4 5
Aplikasi mendukung Reformasi elektronik
Birokrasi sebagai salah
satu nilai tambah
dalam penilaian
Reformasi
Birokrasi
16 Juni 2016 Pembahasan aplikasi Masukan dan
Dosir Pegawai Eletronik saran terkait
dengan Bagian Sistem aplikasi
Informasi dan meminta
masukan dan saran
terkait aplikasi
11. Implementasi 13 Juni 1 Juli Sosialisasi aplikasi dosir Pejabat dan
2016 pegawai elektronik pegawai
kepada Pejabat dan menggunakan
pegawai lingkup aplikasi,
Sekretariat Utama dan memberikan
permintaan dukungan dukungan dan
serta dokumen pegawai dokumen
12. Monitoring dan 11 14 Juli Monitoring dan evaluasi Dokumen hasil
Evaluasi 2016 penggunaan aplikasi monitoring dan
kepada Pejabat/Pegawai evaluasi
lingkup Sekretariat Utama
Adapun rincian tahapan pelaksanaan proyek perubahan sebagaimana dijelaskan pada

Tabel 2 diatas adalah sebagai berikut :
a) Komunikasi dan koordinasi dengan beberapa pihak untuk penjelasan proyek
perubahan
Pada saat Taking Ownership akhir bulan Maret 2016, Project leader sudah mulai
menyampaikan rencana proyek perubahan mengenai dosir pegawai elektronik
secara informal melalui komunikasi dan koordinasi kepada Kepala Biro Hukum,
Sistem Informasi dan Kepegawaian serta Staf Subbagian Pengadaan Mutasi untuk
mendukung dalam kelancaran pelaksanaan proyek perubahan.
Pada tanggal 26 April 2016 dilaksanakan Kick Off Meeting dengan Key Resources
terkait proyek perubahan. Adapun tujuan dari pelaksanaan kegiatan Kick Off
Meeting Dosir Pegawai Elektronik antara lain :

1) memperkenalkan kepada key resources mengenai proyek perubahan berupa
Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik;
2) menggalang komitmen key resources untuk membantu pelaksanaan proyek
perubahan;
3) membahas masukan terhadap form kendali yang akan digunakan untuk
pengecekan dokumen pegawai.
Undangan diskusi dengan Key Resources terkait proyek perubahan sebagaimana

disajikan pada Gambar 1 dibawah ini.
Gambar 1. Undangan Kick Off Meeting Dosir Pegawai Elektronik
Gambar 2. Kick Off Meeting dengan Key Resources
Penyusunan Form Pengendalian Dokumen Pegawai bertujuan untuk

mempermudah staf pengelola dokumen dalam pengecekan dokumen pegawai yang
telah disusun dalam masing-masing dosir pegawai. Form kendali ini berisi jenis-
jenis dokumen yang akan dicek, jumlah lembaran tiap dokumen dan apakah
dokumen tersebut ada dalam dosir atau tidak. Adapun Form Pengendalian
Dokumen Pegawai sebagaimana disajikan pada Gambar 3.

Gambar 3. Form Pengendalian Dokumen Pegawai
Ramah Tamah Pengenalan Proyek Perubahan dilaksanakan pada tanggal 28 April

2016 secara informal dengan makan siang bersama key resources yaitu Bagian
Kepegawaian dan Subbaggian Humas di Ruang Serbaguna Lantai 2. Undangan
diskusi dengan Key Resources terkait proyek perubahan sebagaimana disajikan
pada Gambar 4 dibawah ini.
Gambar 4. Undangan Ramah Tamah Pengenalan Dosir Pegawai Elektronik
Gambar 5. Ramah Tamah Pengenalan Dosir Pegawai Elektronik dengan Makan

Siang Bersama Key Resources

Adapun tujuan dari Ramah Tamah Pengenalan Dosir Pegawai Elektronik antara
lain:
1) memperkenalkan kepada key resources mengenai proyek perubahan berupa
Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik;
2) menggalang komitmen key resources untuk membantu pelaksanaan proyek
perubahan dengan mengumpulkan dokumen pegawai yang ada di Bagian
Pengembangan.
Pada hari yang sama dilakukan diskusi dengan Key Resources terkait proyek
perubahan. Tujuan dari Diskusi Dosir Pegawai Elektronik antara lain pembagian
tugas dalam pelaksanaan dosir pegawai elektronik dan penjelasan tahapan/time
schedule pelaksanaan proyek perubahan. Undangan diskusi dengan Key
Resources terkait proyek perubahan sebagaimana disajikan pada Gambar 6
dibawah ini.
Gambar 6. Undangan Rapat Dosir Pegawai Elektronik
Masing-masing anggota Tim Aksi Proyek Perubahan mendapatkan tugas dalam

mengelola dosir pegawai elektronik yaitu :
Jumlah
No Nama Pembagian Dosir
Pegawai
1. Aris Parstiyanto Pejabat Eselon I, II dan III 13 orang
2. Wahyu Dianto Pejabat Eselon IV 14 orang
3. Malahayati Sartika staf Biro Perencanaan, Organisasi 11 orang
dan Tata Laksana dan bagian
Layanan Pengadaan Biro Umum
dan Keuangan
4. Dini Nurdiani staf Biro Umum dan Keuangan 16 orang
5. Astani Nareswari staf Biro Hukum, Sistem Informasi 13 orang
dan Kepegawaian
Masing-masing anggota Tim Perubahan akan mengumpulkan/memeriksa

kelengkapan dokumen pegawai yang ada pada masing-masing dosir sesuai dengan
form kendali dokumen dan memberikan tanda check list pada form dimaksud.

Gambar 7. Rapat Dosir Pegawai Elektronik
Pada tanggal 3 Mei 2016 dilaksanakan pengenalan secara informal proyek

perubahan kepada Sekretaris Utama (Gambar 8). Pada dasarnya Sekretaris Utama
mendukung dengan adanya proyek perubahan dosir pegawai elektronik guna
memudahkan pegawai mendapatkan dan mengelola dokumennya masing-masing
serta memperbaiki layanan dokumen administrasi pegawai di Sekretariat Utama.
Gambar 8. Pengenalan Secara Informal Dosir Pegawai Elektronik
b) Pengumpulan dan penyusunan dokumen fisik pegawai dalam dosir

Tim Aksi Proyek Perubahan mengumpulkan, menyusun dokumen pegawai dalam
bentuk fisik ke dalam masing-masing dosir pegawai selama kurang lebih 5 (lima)
minggu, mulai tanggal 1 April sampai dengan 9 Mei 2016. Sehubungan dengan
kondisi ruang arsip yang kurang memadai, dimana ruang arsip yang digunakan saat
ini merupakan Gudang Kepala LKPP di Lantai 10 (Gambar 9) dan untuk
mempermudah pengumpulan dokumen proyek perubahan, maka dosir pegawai
lingkup Sekretariat Utama dipindahkan ke Ruang Arsip Sementara (Ruang 905
Lantai 9).

Gambar 9. Kondisi Ruang Arsip Pegawai
Kegiatan pengumpulan dokumen pegawai dilakukan dengan beberapa langkah

antara lain (Gambar 10) :
1) Penyortiran dan pemeriksaan kelengkapan dokumen mutasi kepegawaian yang
bersangkutan;
2) Penulisan kedalam daftar isi;
3) Dimasukkan kembali kedalam plastik bening
Gambar 10. Pengumpulan Dokumen Pegawai
Dosir pegawai yang telah dicek dan dikumpulkan kemudian dimasukkan ke dalam
lemari arsip pada Ruang Arsip Sementara (Gambar 11). Untuk memudahkan
pencarian dokumen pegawai maka dosir pegawai dibedakan warna dosirnya
berdasarkan tahun angkatan CPNS masuk ke LKPP, misalnya : warna dosir CPNS
Angkatan 2010 adalah biru tua dan warna dosir CPNS Angkatan 2014 adalah
merah muda.

Gambar 11. Penyimpanan Dokumen Pegawai Sekretariat Utama Pada Ruang Arsip
Sementara
c) Penyusunan Tim Kerja

Dalam pelaksanaan proyek perubahan diharapkan bekerja secara tim, maka
dibentuk Tim Aksi Proyek Perubahan yang melibatkan Pejabat dan pegawai di
Bagian Kepegawaian dan Bagian Sistem Informasi. Tim Aksi ini terdiri dari 3 (tiga)
tim yaitu Tim Pembuatan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik, Tim Pemeliharaan
Sistem Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik dan Tim Pengelola Data Pegawai.
Tim Aksi Proyek Perubahan efektif bekerja berdasarkan Surat Keputusan (SK) yang
ditandatangani oleh Sekretaris Utama Nomor 80 Tahun 2016 tanggal 27 April 2016.
Masa kerja Tim Aksi Proyek Perubahan terhitung sejak tanggal ditetapkan sampai
dengan tanggal 20 Juli 2016, selama masa eksekusi proyek perubahan
(Laboratorium Kepemimpinan / Breakthrough II).
d) Verifikasi dan validasi dokumen pegawai dalam dosir sesuai dengan database
pada SIMPEG
Pelaksanaan kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian PNS yang disimpan
dalam bentuk dokumen fisik, meliputi pemeriksaan (verifikasi) dan validasi yang
dilaksanakan pada tanggal 12-13 Mei 2016. Pada tahap pemeriksaan (verifikasi)
dan validasi dokumen pegawai, Project leader mengecek dokumen yang telah
dikumpulkan oleh staf pengelola dokumen pegawai dalam dosir dan mencocokkan
dokumen dengan database di SIMPEG. Selain itu, Project leader juga mengecek
kelengkapan dokumen pada Form Pengendalian Dokumen yang telah diisi oleh Tim
Aksi Proyek Perubahan (Gambar 12).

Gambar 12. Verifikasi dan Validasi Dokumen Pegawai
e) Scanning dokumen pegawai lingkup Unit Kerja Sekretariat Utama

Setelah dokumen diverifikasi dan validasi, maka dilakukan proses scanning
dokumen pegawai lingkup Unit Kerja Sekretariat Utama. Adapun prosedur
pemindaian (scanning) dokumen pegawai meliputi kegiatan :
1) Tahap pra-scanning
Pada tahapan ini Tim Pengelola Data Pegawai mengeluarkan dan
mengelompokkan jenis dokumen pegawai sesuai eselonering dan staf
berdasarkan Unit Kerja Eselon II dan mengisi serta menandatangani Formulir
Pengendalian dokumen scanning (Gambar 13).
Gambar 13. Tahap pra-scanning Dokumen Pegawai
2) Tahap scanning
Pada tahapan ini pengelola data pegawai memindai dokumen yang telah
dikelompokan, memberikan nama jenis dokumen pada image document hasil
perekaman sesuai dengan format penamaan jenis dokumen dan nama
pegawai, mengendalikan jenis dokumen yang telah discan dalam formulir

pengendalian dan mengembalikan dokumen yang telah di scanning ke dalam
dosir pegawai (Gambar 14).
Gambar 14. Tahap Scanning Dokumen Pegawai
f) Pembuatan Aplikasi Dosir Pegawai Secara Elektronik

Pada tanggal 25 April 2016 dilakukan diskusi awal secara informal mengenai
rencana proyek perubahan dengan Konsultan Pembuatan Aplikasi Dosir Pegawai
Elektronik dan rancangan awal proses bisnis aplikasi dosir pegawai elektronik.
Gambar 15. Diskusi Rancangan Proses Bisnis Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik
Pada tanggal 29 April 2016 dilaksanakan diskusi dengan staf pengelola dokumen
dan konsultan pembuatan aplikasi dosir terkait rancangan aplikasi dosir pegawai
elektronik (Gambar 16). Aplikasi dosir pegawai elektronik akan memuat 20 (dua
puluh) jenis dokumen pegawai yang akan dibedakan menjadi dokumen tunggal dan
dokumen jamak pada aplikasi. Dokumen tunggal artinya dokumen yang berdiri
sendiri dan tidak memiliki dokumen lanjutan pada kurun waktu tertentu misalnya

Kartu Pegawai, SK CPNS, SK PNS dan lain-lain, sedangkan dokumen jamak
artinya dokumen yang terdiri dari beberapa dokumen lanjutan dalam kurun waktu
tertentu misalnya SK Kenaikan Pangkat, SK Pengangkatan dan Pemindahan dalam
Jabatan, Ijazah Pendidikan. Sebelum membuat aplikasi Dosir Pegawai Elektronik,
maka tahap pertama yang dilakukan adalah perencanaan aplikasi sehingga akan
memudahkan pada proses pembuatan nantinya
Gambar 16. Pembahasan Rancangan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik
Gambar 17. Rancangan Proses Bisnis Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik
Pada tanggal 4 Mei 2016 dilaksanakan diskusi dan pengenalan proyek perubahan
dengan Promotor actor dan defender actor terkait aplikasi dan kapasitas bandwith
server. Diskusi ini bertujuan untuk : (1) memperkenalkan proyek perubahan berupa
Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik; (2) mengetahui kapasitas bandwith server untuk
mendukung aplikasi Dosir Pegawai Elektronik; dan (3) meminta bantuan dan ijin

kepada Kabag Sistem Informasi untuk memfasilitasi pemasangan aplikasi Dosir
Pegawai Elektronik pada Portal Intranet.
Undangan Pengenalan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik
Gambar 18. Pengenalan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik kepada Promotor dan
Defender Actor
Pada tanggal 19 Mei 2016 dilaksanakan pembahasan dan pemaparan aplikasi dosir
pegawai elektronik dengan Kepala Subbagian Data dan Informasi. Pembahasan ini
bertujuan untuk : (1) memperkenalkan / memaparkan aplikasi Dosir Pegawai
Elektronik yang telah dibuat oleh Konsultan; (2) mengenalkan cara memasukan
dokumen dalam bentuk image document ke dalam aplikasi; dan (3) diskusi
mengenai kritik/saran dari aplikasi yang telah dibuat oleh Konsultan.
Beberapa masukan terkait aplikasi Dosir Pegawai Elektronik yang telah dibuat oleh
Konsultan antara lain :
1) Untuk dokumen jamak, misalnya kenaikan pangkat perlu dibuat pilihan pangkat
mulai dari pangkat terendah (misal II/a) sampai dengan pangkat tertinggi (IV/e)
agar memudahkan pencarian maupun penyeragaman data;
2) Perlu ditambahkan grafik pegawai yang melihat maupun mengunduh dokumen
pada dashboard administrator;
3) Perlu ditambahkan pesan untuk memudahkan komunikasi antara pegawai dan
admin;

4) Apabila ada pegawai yang memerlukan konfirmasi/verifikasi dokumen dari
admin maka notifikasi pada admin akan muncul di bagian paling atas;
5) Perlu diubah bentuk icon dokumen di bagian dashboard agar lebih fit dengan
layar handphone / tablet.
Gambar 19. Undangan Pembahasan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik
Gambar 20. Pembahasan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik
g) Pemasukan dokumen pegawai dalam bentuk image document ke aplikasi

Dokumen pegawai yang telah diubah ke dalam bentuk image document dimasukkan
ke dalam aplikasi oleh masing-masing Tim Pengelola Data Pegawai. Adapun tata
cara pemasukan dokumen pegawai ke dalam aplikasi adalah sebagai berikut :
1) Untuk memulai proses penambahan dokumen pegawai, administrator dilakukan
dengan menekan tombol Tambah Dokumen (Gambar 21) yang terdapat di
sebelah kanan atas halaman.

Gambar 21. Dokumen Per Pegawai Tombol Tambah Dokumen
2) Kemudian akan muncul halaman formulir penambahan data pegawai yang

meminta administrator untuk mengisi kotak isian yang telah disediakan. Kotak
isian penambahan dokumen tergantung dari tipe dokumen (dokumen
tunggal/jamak) yang akan diinput, yaitu :
Jika dokumen tunggal, maka administrator cukup memilih jenis dokumen
dan mengunggah file dokumen tersebut.
Jika dokumen jamak, maka administrator menginput tanggal dokumen,
detail dokumen, dan file dokumen yang akan diunggah. Khusus untuk
detail dokumen, hal ini berhubungan erat dengan tipe dokumen jamak
dengan pilihanatau tanpa pilihan. Jika dokumen jamak tersebut adalah
dengan pilihan, untuk menginput detail dokumen dengan memilih data
pilihan yang sudah diinput sebelumnya. Sedangkan jika dokumen
jamaknya tanpa pilihan, detail dokumennya diisi secara manual (diketik).
Pada halaman ini terdapat tiga bagian antar muka yang penting, yaitu :
Tombol Kembali yaitu tombol yang digunakan untuk kembali ke halaman
utama (halaman pengaturan dosir elektronik per pegawai). Tombol ini
digunakan jika penambahan dokumen tidak jadi dilakukan.
Kotak isian, yaitu informasi data dosir elektronik yang akan ditambahkan
terdiri dari : jenis dokumen, tanggal dokumen, detail dokumen dan file
dokumen.
Tombol Simpan Data yaitu tombol yang digunakan untuk
mengeksekusi/menyimpan data yang telah diinput pada formulir tambah
dokumen per pegawai.

Berikut tampilan formulir penambahan dokumen per pegawai, yaitu :
Gambar 22. Dokumen Per Pegawai Formulir Tambah Dokumen Tunggal
Gambar 23. Dokumen Per Pegawai Formulir Tambah Dokumen Jamak

(Dengan Pilihan)
Gambar 24. Dokumen Per Pegawai Formulir Tambah Dokumen Jamak (Tanpa
Pilihan)

Gambar 25. Pemasukan Dokumen dalam Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik
Setelah dokumen dimasukkan ke dalam aplikasi, maka dilakukan pengecekan

dokumen oleh Project leader yang disesuaikan dengan form pengendalian dokumen
sebelumnya dan database pada SIMPEG maupun penulisan detail setiap dokumen
pada aplikasi (Gambar 26).
Gambar 26. Formulir Pengendalian Image Document pada Aplikasi
h) Uji coba aplikasi

Setelah dilakukan pemasukan image document pada aplikasi, maka aplikasi siap
dilakukan uji coba dalam lingkup internal kepegawaian sebelum aplikasi tersebut
launching pada Portal Intranet. Beberapa perbaikan dokumen maupun teknis
dilakukan dalam uji coba dimaksud.

Gambar 27. Uji Coba Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik
i) Penyusunan Nota Dinas / Surat Edaran mengenai pemanfaatan Aplikasi dosir

pegawai secara elektronik
Dalam rangka pengelolaan dosir pegawai elektronik di lingkungan Sekretariat
Utama dan mengenalkan pentingnya melengkapi dokumen pegawai pada aplikasi
dosir pegawai elektronik, maka Kepala Biro Hukum, Sistem Informasi dan
Kepegawaian mengeluarkan Nota Dinas Nomor : 2861/Ses.3/06/2016 tanggal 13
Juni 2016 tentang Pengelolaan Dosir Pegawai Elektronik di lingkungan Sekretariat
Utama yang ditujukan kepada seluruh Pejabat dan pegawai lingkup Sekretariat
Utama.
Gambar 28. Nota Dinas Pengelolaan Dosir Pegawai Elektronik

Melalui Nota Dinas dimaksud diharapkan seluruh Pejabat dan pegawai lingkup
Sekretariat Utama untuk menyerahkan dokumen yang belum lengkap ke Bagian
Kepegawaian atau mengunggah dokumen dimaksud ke aplikasi Dosir Pegawai
Elektronik secara mandiri.
Selain penyusunan Nota Dinas Kepala Biro HSIK tentang pengelolaan dosir
pegawai elektronik, pada tanggal 14 Juni 2016 dilakukan rapat pembahasan
penyusunan usulan SOP dosir pegawai elektronik mengingat bahwa masing-masing
pegawai diwajibkan untuk mengelola dokumen secara mandiri ataupun
menyerahkan dokumen yang belum ada di dosir kepada Bagian Kepegawaian.
Penyusunan usulan SOP ini melibatkan Bagian Organisasi dan Tata Laksana, Biro
Perencanaan, Organisasi dan Tata Laksana selaku penanggung jawab penyusunan
SOP di LKPP.
Gambar 29. Undangan Pembahasan Usulan SOP Dosir Pegawai Elektronik
Gambar 30. Pembahasan Usulan SOP Dosir Pegawai Elektronik

j) Sosialisasi / Launching Aplikasi
Sosialisasi aplikasi tidak dilaksanakan melalui rapat sosialisasi yang mengundang
seluruh Pejabat/pegawai di lingkungan Sekretariat Utama, melainkan
menyisipkan/mengenalkan dosir pegawai elektronik pada setiap kesempatan rapat-
rapat, misalnya pada tanggal 10 Juni 2016 dilakukan sosialisasi aplikasi dosir
pegawai bertepatan dengan rapat pembahasan Tim Reformasi Birokrasi pada area
perubahan Peningkatan Manajemen SDM Aparatur.
Gambar 31. Undangan Dosir Pegawai Elektronik dan Reformasi Birokrasi
Dalam kertas kerja penilaian Reformasi Birokrasi area perubahan Penataan Sistem
Manajemen SDM Aparatur terdapat dua komponen penilaian yang terkait dengan
pembangunan aplikasi dosir pegawai elektronik yaitu :
1) Sistem Informasi Kepegawaian terus dimuktahirkan.
Hal ini berkaitan dengan aplikasi dosir pegawai elektronik yang sedang
dibangun dimana aplikasi ini merupakan salah satu bentuk pemutakhiran
aplikasi SIMPEG. Aplikasi dosir ini sebagai database dokumen pegawai yang
ke depannya akan terintegrasi dengan SIMPEG.
2) Sistem informasi kepegawaian digunakan sebagai pendukung pengambilan
kebijakan manajemen SDM. Dalam target jangka menengah proyek perubahan
ini, dosir pegawai yang telah terintegrasi dengan SIMPEG dapat digunakan
sebagai pendukung pengambilan keputusan manajemen SDM.
Gambar 32. Pembahasan Usulan SOP Dosir Pegawai Elektronik

Pada tanggal 16 Juni 2016 dilaksanakan pembahasan implementasi aplikasi dosir
yang bertujuan untuk membahas/memaparkan aplikasi Dosir Pegawai Eletronik
kepada Bagian Sistem Informasi dan meminta masukan dan saran (apabila ada)
terkait aplikasi dimaksud.
Gambar 33. Undangan Implementasi Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik
Gambar 34. Implementasi Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik
Pada tanggal 30 Juni 2016, setelah berakhirnya pelaksanaan Sidang Baperjakat

bersama Para Pejabat Eselon I, project leader meminta waktu sejenak kepada Para
Pejabat Eselon I untuk memperkenalkan aplikasi dosir pegawai elektronik.
Gambar 35. Pengenalan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik dengan Para Pejabat
Eselon I

Selain sosialisasi atau launching, penyebarluasan informasi mengenai dosir
pegawai elektronik juga dilakukan melalui penyebaran brosur kepada
Pejabat/pegawai, iklan berjalan pada Portal Intranet LKPP, pemasangan pamflet
pada Papan Informasi (Ground Floor dan Lantai 9) maupun depan cubicle
Kasubbag Pengadaan dan Mutasi serta Kasubbag Pengembangan Kepegawaian.
Gambar 36. Pamflet dan Brosur Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik
Gambar 37. Penyebaran Informasi Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik

k) Implementasi
Tahap implementasi proyek perubahan aplikasi dosir pegawai elektronik
dilaksanakan selama kurang lebih 3 (tiga) minggu yaitu minggu ketiga bulan Juni
sampai dengan minggu pertama bulan Juli 2016. Pada tahapan ini yang dilakukan
antara lain :
1) sosialisasi atau pendekatan secara personal ke Pejabat/pegawai untuk
menyebarluaskan pengenalan dan pemahaman mengenai aplikasi dosir
pegawai elektronik;
Gambar 38. Pengenalan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik melalui Pendekatan

Personal
2) memberikan form yang berisi dokumen pegawai yang belum lengkap pada
dosir pegawai dan meminta Pejabat/pegawai untuk memberikan dokumen
dimaksud kepada Bagian Kepegawaian;
Gambar 39. Pemberian Daftar Dokumen Belum Lengkap dan Penyerahan

Dokumen Kepada Bagian Kepegawaian dari Latent Actors

3) meminta dukungan kepada stakeholders mengenai pelaksanaan proyek
perubahan ini.
Gambar 40. Pemberian Dukungan dari Latent Actors
l) Monitoring dan Evaluasi

Kegiatan monitoring dan evaluasi penggunaan aplikasi dilakukan dengan melihat
statistik jumlah aktivitas penggunaan aplikasi dosir pegawai elektronik (unduh dan
lihat dokumen pegawai) yang tercantum pada menu dashboard administrator
(Gambar 41). Selain itu untuk mengetahui kepuasan terhadap layanan dosir
pegawai elektronik dapat dilihat dari form pernyataan dukungan (apakah pegawai
puas dengan memberikan satu jempol atau dua jempol atau jempol terbalik).
Gambar 41. Statistik Jumlah Aktivitas Penggunaan Dosir Pegawai Elektronik

Selain itu, pegawai dapat melalukan monitoring terhadap dokumen yang telah
diupload oleh Tim Aksi Proyek Perubahan pada aplikasi. Apabila terdapat
kekeliruan dokumen, maka pegawai yang bersangkutan dapat melaporkan kepada
Tim Proyek Perubahan melalui whatsap ataupun halaman pesan pada aplikasi dan
Tim akan segera menindaklanjutinya (Gambar 42).
Gambar 42. Monitoring Pegawai terhadap Image Document pada Aplikasi Dosir
Pegawai Elektronik
C. ANALISIS PERAN DAN PENGARUH STAKEHOLDER

1. Stakeholder Internal
Stakeholder adalah setiap pihak yang terkena dampak baik positif atau negatif dari
suatu kebijakan atau proyek, atau menjadi pihak yang mempengaruhi pelaksanaan
kebijakan atau proyek. Stakeholder internal pada pelaksanaan proyek perubahan
Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik adalah sebagai berikut :
Tabel 3. Stakeholder Internal
Jabatan Nama
Kepala Biro Hukum, Sistem Informasi dan
1. R. Fendy Dharma Saputra
Kepegawaian
2. Kepala Bagian Kepegawaian Windy Dian Trisari
3. Kepala Bagian Sistem Informasi Selamet Budiharto
4. Kepala Subbagian Data dan Informasi Andy Martanto
5. Kepala Subbagian Pengembangan Festiana Niyanti
1. Nuraini Darmastuti
2. Angga Lingga Sanjaya
3. Yudi Prasetiawan
6. Tim Proyek Perubahan
4. Dede Agustina M
5. Angky Dwi Seffyanto
6. Aris Parstiyanto

Jabatan Nama
7. Wahyu Dianto
8. Malahayati Sartika
9. Astani Nareswari
10. Ezra Ilman Duha
Para Pejabat Eselon I, II, III
Kepala Biro Hukum, Sistem Informasi dan Kepegawaian Pejabat Eselon IV dan staf
Biro SDM / Kepegawaian

pada Instansi pegawai yang
dipekerjakan
Kepala Bagian Sistem Informasi Kepala Bagian Kepegawaian
Staf Subbag Pengadaan dan

Mutasi
Kepala Subbagian Data dan Informasi Kepala Subbagian Pengadaan
dan Mutasi
Staf Subbag Pengembangan
Staf Subbag Data dan

Kepala Subbagian Pengembangan Tim Proyek Perubahan Informasi
Konsultan Pembuatan
Aplikasi
Gambar 43. Diagram Stakeholder
Keterangan terhadap stakeholder internal yaitu :

a) Kepala Biro Hukum, Sistem Informasi dan Kepegawaian merupakan salah satu
Stakeholder utama dalam proyek perubahan ini yang selalu mendukung setiap
tahapan proyek perubahan, meliputi penyusunan kebijakan seperti Nota Dinas
pengelolaan dosir pegawai elektronik lingkup Sekretariat Utama, mengijinkan
penayangan aplikasi di Portal Intranet, pemasangan pamflet atau brosur
pengenalan dosir pegawai elektronik baik di Papan Pengumuman maupun Portal
Intranet. Strategi yang dilakukan oleh project leader adalah menjalin komunikasi
dengan memberikan update informasi perkembangan pelaksanaan proyek
perubahan.
b) Kepala Bagian Kepegawaian selaku atasan langsung berperan sebagai mentor.
Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini berperan penting dalam memberikan
masukan, arahan, saran dan dukungan demi terlaksananya proyek perubahan
secara maksimal sehingga manfaatnya dapat dicapai sesuai dengan rencana awal
proyek perubahan.
c) Kepala Bagian Sistem Informasi selaku defender actor berperan dalam pemberian
ijin untuk pemasangan aplikasi dosir pegawai elektronik pada Portal Intranet dan
memantau tahap implementasi aplikasi dimaksud. Strategi yang dilakukan oleh

project leader adalah berkomunikasi, mengajak diskusi untuk menerima saran dan
ktirik terhadap pembuatan aplikasi dosir pegawai elektronik.
d) Kepala Subbagian Data dan Informasi selaku defender actor berperan dalam
membantu mengawal pembuatan aplikasi dosir pegawai elektronik, pemasangan
aplikasi pada Portal Intranet, pemeliharaan sistem dan kooperatif dalam
membantu Tim apabila menghadapi gangguan/kendala pada sistem/server.
Strategi yang dilakukan oleh project leader adalah menjaga semangat, mengajak
diskusi dari awal perencanaan sampai dengan evaluasi permasalahan terhadap
pembuatan aplikasi dosir pegawai elektronik.
e) Kepala Subbagian Pengembangan berperan dalam memberikan dokumen-
dokumen terkait pengembangan pegawai untuk dikumpulkan dan dimasukkan ke
dalam dosir fisik maupun elektronik.
f) Tim Aksi Proyek Perubahan sebagai promotor actors berperan dalam menjalankan
setiap tahap kegiatan pelaksanaan proyek perubahan dan memberikan pelayanan
administrasi kepegawaian. Strategi yang dilakukan oleh project leader adalah
menjaga semangat, motivasi dan memberikan apresiasi serta mengingatkan
secara terus menerus pencapaian upaya agar proyek perubahan dapat
terselesaikan
2. Stakeholder Eksternal
Stakeholder eksternal pada pelaksanaan proyek perubahan Aplikasi Dosir Pegawai
Elektronik adalah sebagai berikut :
Tabel 4. Stakeholder Eksternal
Jabatan Nama
Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/
1. Agus Prabowo
Jasa Pemerintah
2. Para Pejabat Eselon I lingkup Sekretariat Utama Salusra Widya
1. Iwan Herniwan
3. Para Pejabat Eselon II lingkup Sekretariat Utama
2. Dwi Wahyuni K
Para Pejabat Eselon III, IV lingkup Sekretariat
4.
Utama
4. Staf lingkup Sekretariat Utama
Kementerian Perencanaan
Biro Sumber Daya Manusia/Kepegawaian pada
5. Pembangunan Nasional/
Instansi lain
Bappenas
Keterangan terhadap stakeholder eksternal yaitu :

a) Para Pejabat Eselon I, II, III lingkup Sekretariat Utama sebagai latent actors
merupakan stakeholder yang mendukung setiap tahapan proyek perubahan,
misalnya Sekretaris Utama turut mendukung dalam penandatangan SK Tim

Proyek Perubahan, Pejabat Eselon II dan III yang sebagian besar merupakan
pegawai yang pindah instansi dari K/L/D/I lain turut membantu dalam
pengumpulan dokumen yang belum lengkap sehingga dapat dimasukkan ke
dalam aplikasi. Strategi yang dilakukan oleh project leader adalah membangun
komunikasi dengan memberikan informasi mengenai maksud, tujuan, manfaat dan
ouput yang dihasilkan.
b) Para Pejabat Eselon IV dan staf lingkup Sekretariat Utama turut mendukung dan
memberikan masukan maupun dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan
proyek perubahan.
c) Biro Sumber Daya Manusia/Kepegawaian pada Instansi lain selaku latent actors
mempunyai peran dan pengaruh dalam memberikan dokumen kepegawaian
dimana sebagian besar Pejabat Eselon I, II dan III LKPP merupakan pegawai yang
statusnya dipekerjakan dari Kementerian PPN/Bappenas.
Gambar 44. Koordinasi Pemberian Dokumen dengan Biro SDM Kementerian

PPN/Bappenas
3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder

Analisis peran dan pengaruh stakeholder di atas dan cara memaksimalkan peran
tersebut di setiap tahap proyek perubahan dapat dilihat pada penjelasan berikut:
a) Komunikasi dan koordinasi dengan beberapa pihak untuk penjelasan proyek
perubahan
Kegiatan ini melibatkan stakeholder internal melalui rapat, diskusi maupun ramah
tamah pada tanggal 29 Maret 2016, 26 April 2016 (Lampiran 1) dan 28 April 2016
(Lampiran 2). Selain itu melibatkan Pejabat Eselon I (Sekretaris Utama) untuk
mengenalkan proyek perubahan secara informal pada tanggal 3 Mei 2016.
b) Pengumpulan dan penyusunan dokumen fisik pegawai dalam dosir
Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 1 April 9 Mei 2016 dan melibatkan
stakeholder internal dalam pengumpulan, penyusunan dokumen pegawai dalam
bentuk fisik ke dalam masing-masing dosir pegawai dan pemindahan dosir pegawai
unit kerja Sekretariat Utama ke Ruang Arsip sementara (Ruang 905).

c) Penyusunan Tim Kerja
Kegiatan ini melibatkan stakeholder internal yaitu Sekretaris Utama dalam
menyusun dan mengeluarkan Surat Keputusan tentang Pembentukan Tim Aksi
Proyek Perubahan.
d) Verifikasi dan validasi dokumen pegawai dalam dosir sesuai dengan database pada
SIMPEG
Kegiatan ini melibatkan stakeholder internal dalam melakukan verifikasi dan validasi
dokumen pegawai yang ada di dalam dosir pegawai sesuai dengan database pada
SIMPEG. Hasil verifikasi dan validasi dicatatkan dalam Form Pengendalian
Dokumen (Lampiran 3).
e) Scanning dokumen pegawai lingkup Unit Kerja Sekretariat Utama
Kegiatan ini melibatkan stakeholder internal dalam melakukan pemindaian dokumen
dari bentuk fisik menjadi image document. Project leader melakukan pembagian
tugas dosir pegawai yang akan discanning kepada masing-masing anggota Tim
Proyek Perubahan serta memberikan batas waktu penyelesaian tahap scanning.
f) Pembuatan Aplikasi Dosir Pegawai Secara Elektronik
Kegiatan ini melibatkan stakeholder internal melalui beberapa kegiatan antara lain :
pembahasan awal mengenai rencana proyek perubahan dengan konsultan
pada tanggal 25 April 2016;
diskusi dengan staf pengelola dokumen dan konsultan terkait rancangan
aplikasi dosir pada tanggal 29 April 2016;
diskusi dan pengenalan proyek perubahan dengan Promotor actor dan
defender actor terkait aplikasi dan kapasitas bandwith server pada tanggal 4
Mei 2016 (Lampiran 4); serta
pembahasan dan pemaparan aplikasi dosir pegawai elektronik dengan Kepala
Subbagian Data dan Informasi pada tanggal 19 Mei 2016 (Lampiran 5).
g) Pemasukan dokumen pegawai dalam bentuk image document ke aplikasi
Kegiatan ini melibatkan stakeholder internal dalam memasukkan image document,
mengecek dan memperbaiki dokumen dalam aplikasi dosir pegawai elektronik pada
tanggal 23 Mei 3 Juni 2016.
h) Uji coba aplikasi
Kegiatan ini melibatkan stakeholder internal dalam melakukan uji coba aplikasi dosir
pegawai elektronik dan mencocokkan dokumen yang ada di aplikasi dengan
database pada SIMPEG.
i) Penyusunan Nota Dinas mengenai pemanfaatan Aplikasi dosir pegawai secara
elektronik
Kegiatan ini melibatkan stakeholder internal yaitu Kepala Biro Hukum, Sistem
Informasi dan Kepegawaian dalam penyusunan dan penerbitan Nota Dinas

mengenai pemanfaatan aplikasi dosir pegawai secara elektronik (Lampiran 6) dan
pembahasan usulan penyusunan Sop dosir pegawai elektronik (Lampiran 7).
j) Sosialisasi / Launching Aplikasi
Kegiatan ini melibatkan stakeholder internal dan eksternal antara lain:
sosialisasi aplikasi dosir pegawai dalam mendukung Reformasi Birokrasi pada
tanggal 10 Juni 2016 (Lampiran 8);
rapat implementasi dosir pegawai elektronik pada tanggal 16 Juni 2016
(Lampiran 9).
k) Implementasi
Kegiatan implentasi ini melibatkan stakeholder internal dan eksternal dalam
melakukan sosialisasi aplikasi dosir pegawai elektronik kepada Pejabat dan
pegawai lingkup Sekretariat Utama (Lampiran 10) dan permintaan dukungan serta
dokumen pegawai (Lampiran 11).
l) Monitoring dan Evaluasi
Kegiatan monitoring dan evaluasi penggunaan aplikasi melibatkan stakeholder
internal dengan melihat statistik jumlah aktivitas penggunaan aplikasi dosir pegawai
elektronik (unduh dan lihat dokumen pegawai) yang tercantum pada menu
dashboard administrator
4. Kendala Internal dan Eksternal

Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek perubahan baik dari pihak internal
dan eksternal antara lain :
a) Dokumen pegawai yang belum lengkap dalam dosir pegawai masih tersebar di
subbagian lain maupun di file master sehingga memerlukan waktu yang lama dalam
proses pengumpulan dokumen fisik dimaksud.
b) Pengolahan dokumen fisik menjadi image document memerlukan waktu yang lama
dikarenakan sarana dan prasarana masih belum memadai yaitu hanya terdapat 2
(dua) alat pemindai dokumen (scanner) dan mesin fotokopi serta hasil dokumen
yang masih belum sesuai dengan format (terbalik-balik gambarnya).
c) Jaringan yang kadang masih sulit untuk diakses. Pada saat aplikasi dosir pegawai
elektronik dimasukkan (launching) ke dalam Portal Intranet, beberapa pegawai
kesulitan ketika akan melakukan lihat maupun unduh dokumen. Hal ini disebabkan
karena gangguan pada jaringan internet.
d) Jadwal pertemuan dengan konsultan pembuatan aplikasi dosir pegawai yang
terkadang sulit dipenuhi untuk melaporkan setiap perkembangan pembuatan
aplikasi dikarenakan kesibukan kegiatan di luar LKPP.

5. Strategi Mengatasi Masalah
Strategi yang diilakukan dalam mengatasi kendala internal dan eksternal selama
melaksanakan proyek perubahan antara lain :
a) Berkoordinasi dengan subbagian Pengembangan dalam permintaan dokumen
pegawai yang masih belum diserahkan ke staf pengelola dokumen pegawai dan
mengecek file master dan menggandakan serta menyimpan dokumen ke dalam
masing-masing dosir pegawai.
b) Berkoordinasi dengan Subbagian Barang Milik Negara dalam peminjaman/
fasilitasi/pengadaan alat pemindai dokumen (scanner) dan meminta staf pengelola
dokumen pegawai untuk lebih teliti dalam melakukan scanning agar dokumen
sesuai dengan format yang benar (tidak terbalik).
c) Berkoordinasi dengan Bagian Sistem Informasi apabila gangguan jaringan sifatnya
permanen untuk dibantu dalam menyelesaikan permasalahan dimaksud dan Portal
Intranet dapat berjalan dengan maksimal apabila menggunakan Mozzila Firefox.
d) Meminta komitmen Konsultan Pembuatan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik untuk
menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan time schedule yang telah disepakati
sebelumnya.
6. Capaian
Capaian yang telah berhasil dilaksanakan selama Breaktrough II antara lain :
a) Penyiapan dokumen pegawai dalam bentuk fisik;
Gambar 45. Penyiapan Dokumen Fisik Pegawai

b) Pemeriksaan/validasi dokumen dengan data base pada aplikasi SIMPEG;
Gambar 46. Verifikasi/Validasi Dokumen Pegawai dengan SIMPEG
c) Scanning dokumen pegawai lingkup Sekretariat Utama sebanyak 67 pegawai. Pada

rancangan awal scanning dokumen akan dilaksanakan pada semua pegawai LKPP
sebanyak 219 pegawai, namun pada breaktrough II ini yang menjadi pilot project
adalah pegawai lingkup Sekretariat Utama;
Gambar 47. Scanning Dokumen Pegawai Lingkup Sekretaris Utama
d) Pengembangan sistem penyimpanan dokumen (dosir) pegawai secara elektronik

pada Portal http://intranet.lkpp.go.id/simpeg2/modules/dosir
Gambar 48. Tampilan Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik

Adapun tampilan lebih lengkap mengenai aplikasi Dosir Pegawai Elektronik adalah
sebagai berikut :
Halaman Login Pegawai
Untuk masuk ke halaman pegawai/user terlebih dahulu pegawai diminta untuk
melakukan login dengan mengisi username berupa email (Gambar 49 Nomor 1)
dan password (Gambar 49 Nomor 2) yang telah ditentukan sebelumnya dan
kemudian menekan tombol Masuk (Gambar 49 Nomor 3).
Gambar 49. Halaman Login Pegawai/User
Halaman Dokumen Pribadi

Untuk dapat mengakses halaman ini, dapat dilakukan dengan menekan tombol menu
Dokumen-Pribadi (Gambar 50 Nomor 1) yang terdapat pada bagian menu
navigasi di sebelah kanan atas halaman pegawai/user. Pada halaman ini, hal yang
dapat dilakukan oleh pegawai adalah melihat, mengunduh, mengedit, menambah dan
mencari dokumen yang telah ditambahkan.
Gambar 50. Menu Dokumen Pribadi
Terdapat beberapa kondisi yang berlaku di halaman pegawai/user, yaitu:

a. Dokumen yang berasal dari pegawai/user (dokumen yang ditambah/diedit oleh
pegawai) terlebih dahulu harus mendapat konfirmasi/persetujuan dari
administrator agar dokumen tersebut dapat diunduh/dilihat.
b. Jika dokumen masih kosong (belum diunggah), pegawai/user diberikan hak
untuk mengunggah sendiri file dokumen tersebut secara mandiri.

c. Jika dokumen yang telah diunggah administrator terdapat kesalahan,
pegawai/user diberikan hak untuk melakukan perubahan terhadap dokumen
tersebut.
d. Untuk dokumen jamak, tampilan antar mukanya yaitu data detail dokumen
berada di bagian bawah halaman dan untuk menampilkannya pegawai cukup
menekan tombol lihat detail pada bagian dokumen yang akan dilihat detailnya.
Halaman Lihat Dokumen Pribadi

Fitur ini digunakan untuk melihat dokumen yang telah diunggah oleh administrator
maupun pegawai sendiri (jika diunggah pegawai harus disetujui oleh administrator).
Untuk dapat melihat isi dokumen tersebut, pegawai/user cukup menekan tombol
Lihat (Gambar 51 Nomor 1) yang kemudian aplikasi akan menampilkan file
dokumen tersebut pada halaman jendela baru (Gambar 52). Aplikasi ini juga akan
mencacat statistik banyaknya pegawai melihat dokumen tersebut, dimana jumlah
tersebut dapat dilihat melalui halaman administrator.
Gambar 51. Tombol Lihat Dokumen Pribadi
Gambar 52. Jendela Baru Lihat File Dokumen

Unduh Dokumen Pribadi
Fitur ini digunakan untuk mengunduh file dokumen pribadi yang diinginkan, untuk
mengunduh dokumen tersebut dilakukan dengan menekan tombol Unduh (Gambar
53 Nomor 1] pada kolom dokumen yang akan diunduh. Setelah menekan tombol ini
akan muncul kotak dialog untuk unduh dokumen (Gambar 54) yang dilanjutkan
dengan menekan tombol OK (Gambar 54 Nomor 1) pada kotak dialog tersebut
untuk menyimpan file dokumen, sedangkan jika tidak jadi mengunduh dokumen
cukup menekan tombol Cancel (Gambar 54 Nomor 2). Aplikasi ini juga akan
mencacat statistik banyaknya pegawai mengunduh dokumen tersebut, dimana jumlah
tersebut dapat dilihat melalui halaman administrator.
Gambar 53. Tombol Unduh Dokumen Pribadi
Gambar 54. Kotak Dialog Unduh Dokumen Pribadi
Edit Dokumen Pribadi

Fitur ini digunakan untuk melakukan perubahan/perbaikan data dokumen yang telah
diunggah. Dokumen yang telah diedit agar dapat digunakan (diedit/diunduh), terlebih
dahulu harus disetujui/dikonfirmasi administrator. Untuk mengedit dokumen tersebut,
pegawai/ user cukup menekan tombol Edit (Gambar 55 Nomor 1) yang kemudian
akan muncul formulir untuk melakukan perubahan terhadap dokumen tersebut.

Terdapat perbedaan antar muka formulir untuk dokumen tunggal dan dokumen jamak
yaitu untuk dokumen tunggal (Gambar 56) pegawai cukup mengunggah file dokumen
yang diedit sedangkan untuk dokumen jamak (Gambar 57) pegawai harus mengisi
beberapa kotak isian untuk informasi detail dokumen tersebut yaitu tanggal dokumen,
informasi detail dokumen dan file dokumen yang akan diunggah. Jika formulir edit
dokumen telah selesai diinput, untuk menyimpan data perubahan, pegawai/user
cukup menekan tombol Simpan-Data, sedangkan jika batal untuk melakukan
perubahan, pegawai/user cukup menekan tombol Kembali.
Gambar 55. Tombol Edit Dokumen Pribadi
Gambar 56. Formulir Edit Dokumen Pribadi (Dokumen Tunggal)
Gambar 57. Formulir Edit Dokumen Pribadi (Dokumen Jamak)

Halaman Tambah Dokumen Pribadi
Fitur ini digunakan untuk menambahkan data dokumen yang belum diunggah, untuk
menambahkan dokumen, pegawai cukup menekan tombol tambah dokumen
(Gambar 58 Nomor 1) dan kemudian akan muncul formulir untuk menambahkan
dokumen (Gambar 59). Formulir penambahan dan pengeditan memiliki kesamaan
kotak isiannya, hanya saja untuk penambahan kotak isian dalam keadaan kosong.
Setelah selesai mengisi formulir penambahan tersebut, untuk menyimpan data
penambahan dilakukan dengan menekan tombol Simpan-Data.
Gambar 58. Tombol Tambah Dokumen Pribadi
Gambar 59. Formulir Penambahan Dokumen Pribadi
Halaman Pencarian Dokumen Pribadi

Fitur pencarian dapat digunakan untuk menemukan secara cepat dan tepat dokumen
yang ingin dilihat. Fitur ini berbentuk formulir isian yang meminta pegawai/user untuk
mengisi parameter-parameter (Gambar 60 Nomor 1) data dokumen yang akan
dicari. Kemudian setelah semua parameter diinput, untuk menampilkan data
pencarian dilakukan dengan menekan tombol CARI (Gambar 60 Nomor 2) dan
jika data yang dimaksud (sesuai parameter) terdapat dalam database maka data
dokumen akan tampil di bagian bawah formulir pencarian (Gambar 60 Nomor 3).
Untuk menampilkan data semua dokumen (tampilan sebelum pencarian) cukup

dengan menekan tombol Ke Menu Utama (Gambar 60 nomor 4). Berikut data
tampilan fitur pencarian dokumen, yaitu :
Gambar 60. Fitur Pencarian Dokumen Pribadi
Halaman Pegawai Kirim Pesan

Untuk dapat mengirim pesan, pegawai cukup menekan tombol Tulis-Pesan
(Gambar 61 Nomor 1) pada bagian kanan atas halaman. Kemudian akan muncul
formulir untuk menuliskan pesan (Gambar 62) yang diawali dengan mengisi judul
pesan dan diakhiri dengan mengisi isi pesan. Jika kotak isian tulis pesan telah selesai
diinput maka pegawai cukup menekan tombol Kirim-Pesan untuk mengeksekusi
formulir kirim pesan tersebut. Sedangkan jika pesan batal dikirim/dibuat, pegawai
cukup menekan tombol Kembali yang terdapat di sebelah kanan atas halaman
formulir.
Gambar 61. Tombol Tulis Pesan

Gambar 62. Formulir Tulis Pesan
Halaman Pegawai Balas/Baca Pesan

Pesan yang masuk ke halaman pegawai dapat direspon oleh pegawai tersebut
sesuai dengan isi/kebutuhan pesan yang masuk. Untuk dapat membalas pesan
tersebut, pegawai cukup menekan tombol (baca pesan) (Gambar 63 Nomor

1) pada baris data yang akan dibaca sekaligus dibalas. Pesan yang baru masuk/baru
mendapat respon akan memiliki latar berwarna hijau dan berada di posisi paling
teratas. Jika pegawai telah membaca pesan maka warna latar akan menjadi normal.
Setelah menekan tombol baca pesan maka akan tampil formulir balas pesan
(tersembunyi terlebih dahulu) (Gambar 64 Nomor 4) dan data pesan utama beserta
pesan balasan-balasannya (Gambar 64 nomor 6). Untuk menampilkan kotak isian
balas pesan, pegawai cukup menekan tombol Tampilkan (Gambar 64 Nomor 2)
pada sebelah kanan atas halaman dan jika ingin menutup kotak isian balas pesan,
cukup menekan tombol Tutup (Gambar 64 Nomor 3) pada sebelah kanan atas
halaman. Jika pegawai telah mengisi kotak isian untuk balas pesan dan ingin
mengirim pesan balasan tersebut, maka pegawai cukup menekan tombol Kirim-
Pesan-Balasan (Gambar 64 Nomor 5). Kemudian jika ingin kembali ke halaman
utama (halaman data pesan) pegawai cukup menekan tombol Kembali (Gambar 64
Nomor 1) yang berada di sebelah kanan atas halaman.
Gambar 63. Tombol Balas/Baca Pesan

Gambar 64. Formulir Balas/Baca Pesan
Terdapat 2 (dua) hal yang menjadi capaian keberhasilan implementasi Proyek

Perubahan Kemudahan Pelayanan Dokumen Administrasi Pegawai Secara
Mandiri Melalui Dosir Pegawai Elektronik, yaitu :
a) Pegawai memiliki rasa peduli / care terhadap dokumennya masing-masing;
Berdasarkan sosialisasi pengenalan aplikasi dosir pegawai elektronik melalui
pendekatan personal, project leader meminta bantuan kepada Pejabat/Pegawai
untuk mendukung proyek perubahan, salah satunya dengan memberikan formuklir
dokumen belum lengkap yang berisi dokumen-dokumen yang harus dilengkapi
pegawai atau diberikan kepada bagian Kepegawaian agar dokumen pada masing-
masing pegawai dapat tersusun secara lengkap.
Beberapa contoh dimana Pejabat/Pegawai mulai memiliki rasa peduli/care terhadap

dokumennya masing-masing antara lain :
Kepedulian Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah(latent actors) untuk melengkapi dokumen dalam dosirnya
sebagaimana disajikan pada Gambar 65 dan 66.

Gambar 65. Permintaan Dokumen Kepala LKPP
Gambar 66. Pemberian Dokumen Kepala LKPP
Kepedulian Kepala Biro Perencanaan, Organisasi dan Tata Laksana (latent

actors) untuk melengkapi dokumen dalam dosirnya sebagaimana disajikan
pada Gambar 67.
Gambar 67. Permintaan dan Pemberian Dokumen Kepala Biro Perencanaan,

Organisasi dan Tata Laksana

Kepedulian Kepala Bagian Keuangan (latent actors) untuk melengkapi
dokumen dalam dosirnya sebagaimana disajikan pada Gambar 68.
Gambar 68. Permintaan dan Pemberian Dokumen Kepala Bagian Keuangan
Selain memberikan dokumen fisik, Kepala Bagian Keuangan juga melakukan

pemasukan dokumen ke dalam aplikasi dosir pegawai elektroniknya secara
mandiri antara lain Ijazah Pendidikan (S1) dan SK Kenaikan Pangkat II/b
sebagaimana disajikan pada Gambar 69 dan Gambar 70.
Gambar 69. Permintaan Konfirmasi Verifikasi Ijazah Pendidikan Hafiz Ashady

Gambar 70. Permintaan Konfirmasi Verifikasi SK Kenaikan Pangkat II/b Hafiz
Ashady
Walaupun pilot project perubahan ini baru dilaksanakan pada unit kerja Sekretariat
Utama, namun terdapat Pejabat Eselon II, Eselon IV maupun staf pada Kedeputian
lain yang mengunggah/mengupload dokumennya ke dalam aplikasi secara mandiri
(Gambar 71, Gambar 72 dan Gambar 73). Hal ini membuktikan bahwa setiap
pegawai peduli dan menyadari pentingnya pengarsipan dokumen masing-masing
dikarenakan dokumen dimaksud memiliki nilai guna dan jangka waktu
penggunaannya selama pegawai yang bersangkutan masih aktif. Artinya proyek
perubahan ini dapat memberikan nilai tambah (added value) bahwa pegawai di
LKPP sedikit demi sedikit mulai memiliki rasa peduli terhadap kelengkapan
dokumennya masing-masing.
Gambar 71. Permintaan Konfirmasi Dokumen Direktur Pengembangan Strategi dan

Kebijakan Pengadaan Umum

Gambar 72. Permintaan Konfirmasi Dokumen Kepala Seksi Penanganan
Permasalahan Kontrak Pekerjaan Konstruksi
Gambar 73. Permintaan Konfirmasi Dokumen Fungsional Umum
b) Arsip/dokumen pegawai dapat diakses secara mandiri sehingga pelayanan

administrasi kepegawaian menjadi lebih efisien dan efektif.
Berdasarkan hasil survei kepuasan pegawai terhadap pelayanan dokumen
administrasi ke beberapa pegawai bahwa permintaan pegawai terhadap
dokumennya ke Bagian Kepegawaian tidak selalu dapat diberikan pada hari yang
bersamaan, sehingga dokumen yang diminta pegawai dapat diberikan pada
keesokan harinya (Lampiran 12).

Dengan adanya aplikasi dosir pegawai secara elektronik, maka pegawai dapat
mengakses (melihat atau mengunduh) dokumen secara langsung tanpa harus
mencari/menggandakan dokumen fisik dalam dosir pegawai di Bagian
Kepegawaian. Selain itu pegawai dapat mengakses dokumen secara mandiri
dengan cepat tanpa harus meninggalkan meja kerja maupun meminta dokumen
fisik ke Bagian Kepegawaian.
7. Instrumen Monitoring yang Digunakan

Implementasi aplikasi dosir pegawai elektronik LKPP diharapkan tidak berhenti sampai
diklat kepemimpinan ini selesai dikarenakan masih terdapat 152 pegawai yang perlu
dikelola dokumen kepegawaiannya pada dosir pegawai elektronik. Implementasi aplikasi
dosir pegawai elektronik merupakan tugas yang melekat pada Subbagian Pengadaan
dan Mutasi selaku pengelola dokumen administrasi kepegawaian sesuai dengan
Peraturan Kepala LKPP Nomor 3 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Selain itu pada Bagian Kepegawaian telah direkrut 1 (satu) orang pegawai Non PNS
sebagai pengelola dokumen pegawai. Tanggung jawab pengelola dokumen oegawai ini
bertanggung jawab untuk :
a) Mengumpulkan dokumen fisik pegawai dalam dosir pegawai;
b) Memantau apakah setiap pegawai yang bertanggung jawab atas dosir telah
menyimpan datanya
c) Memantau apakah data yang disimpan merupakan data terkini dan valid
d) Mengidentifikasi penambahan menu apabila diperlukan dan mengkomunikasikan
hal dimaksud kepada Kepala Subbagian Pengadaan dan Mutasi serta Kepala
Bagian Kepegawaian.

BAB III.
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan diharapkan seluruh tujuan terkait dengan
perbaikan pelayanan dalam bidang kepegawaian terutama dokumen administrasi
kepegawaian agar lebih efektif dan efisien di LKPP, perubahan yang diharapkan adalah
sebagai berikut :
1. Arsip/dokumen pegawai yang sebelumnya disimpan secara konvensional (bentuk
fisik) telah disesuaikan dengan perkembangan jaman dengan menggunakan media
penyimpanan elektronik melalui pembangunan aplikasi Dosir Pegawai Elektronik.
2. Aplikasi Dosir Pegawai Elektronik ini dapat mempermudah dan mempercepat
pegawai dalam mengakses dokumennya secara mandiri sehingga pelayanan
administrasi kepegawaian menjadi lebih efisien dan efektif.
3. Pejabat/Pegawai LKPP sedikit demi sedikit mulai memiliki rasa peduli/care terhadap
dokumennya masing-masing dikarenakan dokumen kepegawaian merupakan salah
satu dokumen penting yang memiliki nilai guna dan jangka waktu penggunaannya
selama pegawai yang bersangkutan masih aktif. Rasa peduli / care ini harus selalu
dijaga agar keberlangsungan dosir pegawai elektronik dapat terus berjalan
B. SARAN
Adapun saran/rekomendasi yang dapat diberikan pada proyek perubahan ini adalah agar
lebih memaksimalkan pelayanan beberapa ruang lingkup ke depan yang perlu
dikembangkan antara lain :
1. Perlu dilakukan pengintegrasian antara aplikasi dosir pegawai elektronik dengan
Sistem Informasi Kepegawaian.
2. Perlu ditambahkan beberapa jenis dokumen yang diupload untuk memperlengkap
dosir pegawai elektronik.
3. Perlu dilakukan pemantauan yang lebih intensif terhadap pelaksanaan pengelolaan
dokumen kepegawaian dan penempatan dokumen yang lebih tertata rapi sehingga
mudah dilakukan pencarian apabila diperlukan sewaktu-waktu.

A. SOSIALISASI DOSIR PEGAWAI ELEKTRONIK KE KEPALA LKPP
B. SOSIALISASI DOSIR PEGAWAI ELEKTRONIK KE SEKRETARIS UTAMA LKPP
C. SOSIALISASI DOSIR PEGAWAI ELEKTRONIK KE PEJABAT ESELON II

D. SOSIALISASI DOSIR PEGAWAI ELEKTRONIK KE PEJABAT ESELON III
E. SOSIALISASI DOSIR PEGAWAI ELEKTRONIK KE PEJABAT ESELON IV

F. SOSIALISASI DOSIR PEGAWAI ELEKTRONIK KE FUNGSIONAL UMUM
LAMPIRAN 11.
PERNYATAAN DUKUNGAN PROYEK
PERUBAHAN
A. PEMBERIAN DUKUNGAN PROYEK DOSIR PEGAWAI ELEKTRONIK DARI KEPALA LKPP
B. PEMBERIAN DUKUNGAN PROYEK DOSIR PEGAWAI ELEKTRONIK DARI SEKRETARIS

UTAMA LKPP
C. PEMBERIAN DUKUNGAN PROYEK DOSIR PEGAWAI ELEKTRONIK DARI PEJABAT

ESELON II
D. PEMBERIAN DUKUNGAN PROYEK DOSIR PEGAWAI ELEKTRONIK DARI PEJABAT
ESELON III
E. PEMBERIAN DUKUNGAN PROYEK DOSIR PEGAWAI ELEKTRONIK DARI PEJABAT

ESELON IV
F. PEMBERIAN DUKUNGAN PROYEK DOSIR PEGAWAI ELEKTRONIK DARI FUNGSIONAL
UMUM
LAMPIRAN 12.
SURAT PERNYATAAN DUKUNGAN
PROYEK PERUBAHAN
LAMPIRAN 13.
KUESIONER SURVEI KEPUASAN
PEGAWAI TERHADAP PELAYANAN
DOKUMEN ADMINISTRASI
KEPEGAWAIAN
LAMPIRAN 14.
KEPUTUSAN SEKRETARIS UTAMA
TENTANG
PEMBENTUKAN TIM AKSI PROYEK
PERUBAHAN
LAMPIRAN 15.
FORMULIR KEGIATAN MINGGUAN
TAHAP LABORATORIUM
KEPEMIMPINAN
LAMPIRAN 16.
MODUL PETUNJUK PEMAKAIAN
APLIKASI DOSIR PEGAWAI
ELEKTRONIK
HALAMAN JUDUL
Modul Petunjuk Pemakaian

Aplikasi Dosir Elektronik
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
2016
LEMBAR PEMERIKSAAN
Dokumen laporan pekerjaan ini disiapkan oleh :
Nama : Ezra Ilman Duha
TandaTangan
Tanggal :
Dokumen laporan pekerjaan ini diperiksa oleh : Kepala Subbagian Pengadaan dan
Mutasi
Nama : Adreng Kusuma Ayuningtyas
NIP : 19860912 201012 2 001
TandaTangan
Tanggal :
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ....................................................................................................................... i
LEMBAR PEMERIKSAAN ............................................................................................................ ii
DAFTAR ISI ................................................................................................................................ iii
DAFTAR TABEL ........................................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................................................... vi
1. HALAMAN ADMINISTRATOR ............................................................................................ 1
1.1 Halaman Login Administrator ................................................................................. 1
1.2 Halaman Administrator Dashboard ..................................................................... 1
1.3 Halaman Administrator Jenis Dokumen .............................................................. 3
1.3.1 Halaman Administrator Tambah Jenis Dokumen .................................. 4
1.3.2 Halaman Administrator Edit Jenis Dokumen ......................................... 5
1.3.3 Halaman Administrator Hapus Jenis Dokumen ..................................... 6
1.3.4 Halaman Administrator Fitur Pencarian Jenis Dokumen ....................... 7
1.3.5 Halaman Administrator Pengaturan Data Pilihan Jenis/Detail

Dokumen Jamak ...................................................................................................... 8
1.4 Halaman Administrator Dokumen Per Pegawai ................................................ 10
1.4.1 Halaman Administrator Tambah Dokumen Per Pegawai .................... 12
1.4.2 Halaman Administrator Edit Dokumen Per Pegawai ........................... 14
1.4.3 Halaman Administrator Hapus Dokumen Per Pegawai ....................... 15
1.4.4 Halaman Administrator Lihat Dokumen Per Pegawai ......................... 15
1.4.5 Halaman Administrator Fitur Pencarian Dokumen Per Pegawai......... 16
1.5 Halaman Administrator Data Semua Dokumen................................................. 17
1.5.1 Halaman Administrator Tambah Dokumen ......................................... 17
1.5.2 Halaman Administrator Edit Dokumen ................................................ 18
iii
1.5.3 Halaman Administrator Hapus Dokumen ............................................ 19
1.5.4 Halaman Administrator Lihat Dokumen .............................................. 19
1.5.5 Halaman Administrator Fitur Pencarian Dokumen ............................. 20
1.6 Halaman Administrator Data Pesan ................................................................... 21
1.6.1 Halaman Administrator Kirim Pesan.................................................... 22
1.6.2 Halaman Administrator Balas Pesan.................................................... 23
1.6.3 Halaman Administrator Hapus Pesan .................................................. 24
1.6.4 Halaman Administrator Status Pesan Selesai ................................... 25
1.6.5 Halaman Administrator Fitur Pencarian Pesan.................................... 25
1.7 Halaman Administrator Halaman User/Pegawai ............................................... 26
1.8 Halaman Administrator Logout.......................................................................... 26
2. HALAMAN PEGAWAI/USER ............................................................................................ 28
2.1 Halaman Login Pegawai ........................................................................................ 28
2.2 Halaman Pegawai Dokumen Pribadi .................................................................. 29
2.2.1 Halaman Pegawai Lihat Dokumen Pribadi ........................................... 30
2.2.2 Halaman Pegawai Unduh Dokumen Pribadi ........................................ 31
2.2.3 Halaman Pegawai Edit Dokumen Pribadi ............................................ 32
2.2.4 Halaman Pegawai Tambah Dokumen Pribadi...................................... 33
2.2.5 Halaman Pegawai Pencarian Dokumen Pribadi ................................... 34
2.3 Halaman Pegawai Data Pesan ............................................................................ 35
2.3.1 Halaman Pegawai Kirim Pesan ............................................................. 36
2.3.2 Halaman Pegawai Balas/Baca Pesan ................................................... 37
2.3.3 Halaman Pegawai Hapus Pesan ........................................................... 38
2.3.4 Halaman Pegawai Fitur Pencarian Pesan............................................. 39
2.4 Halaman Pegawai Logout ................................................................................... 39
iv
DAFTAR TABEL
Table 1 Jenis Dokumen - Keterangan Formulir Tambah jenis Dokumen................................... 5

Table 2 Jenis Dokumen Keterangan Formulir Edit Dokumen ................................................. 6
Table 3 Jenis Dokumen Keterangan Fitur Pencarian Jenis Dokumen ..................................... 7
Table 4 Jenis Dokumen Keterangan Formulir Tambah Pilihan Detail Dokumen Jamak ......... 9
Table 5 Jenis Dokumen Keterangan Formulir Edit Pilihan Detail Dokumen Jamak .............. 10
v
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Halaman Login Administrator .................................................................................. 1

Gambar 2 Halaman Administrator - Dasboard ......................................................................... 2
Gambar 3 Halaman Administrator Cetak Grafik Aktivitas Unduh & Lihat Dosir.................... 2
Gambar 4 Jenis Dokumen - Menu Tambah Jenis Dokumen ..................................................... 4
Gambar 5 Jenis Dokumen Formulir Tambah Jenis Dokumen ................................................ 4
Gambar 6 Jenis Dokumen Tombol Edit Jenis Dokumen ........................................................ 5
Gambar 7 Jenis Dokumen Formulir Edit Dokumen ................................................................ 6
Gambar 8 Jenis Dokumen - Hapus Jenis Dokumen................................................................... 6
Gambar 9 Jenis Dokumen Fitur Pencarian Jenis Dokumen ................................................... 7
Gambar 10 Jenis Dokumen Pengaturan Pilihan Detail Dokumen Jamak............................... 8
Gambar 11 Jenis Dokumen Formulir Tambah Pilihan Detail Dokumen Jamak ..................... 8
Gambar 12 Jenis Dokumen Tombol Edit Pilihan Detail Dokumen Jamak .............................. 9
Gambar 13 Jenis Dokumen Formulir Edit Pilihan Detail Dokumen Jamak ............................ 9
Gambar 14 Jenis Dokumen Hapus Pilihan Detail Dokumen Jamak ..................................... 10
Gambar 15 Jenis Dokumen Tombol Kembali Ke Menu Utama (Jenis Dokumen) ................ 10
Gambar 16 Dokumen Per Pegawai Fitur Pencarian ............................................................. 11
Gambar 17 Dokumen Per Pegawai Tombol Pengaturan Dosir Elektronik........................... 11
Gambar 18 Dokumen Per Pegawai Tombol Tambah Dokumen .......................................... 12
Gambar 19 Dokumen Per Pegawai Formulir Tambah Dokumen Tunggal ........................... 13
Gambar 20 Dokumen Per Pegawai Formulir Tambah Dokumen Jamak (Dengan Pilihan) .. 13
Gambar 21 Dokumen Per Pegawai Formulir Tambah Dokumen Jamak (Tanpa Pilihan) .... 14
Gambar 22 Dokumen Per Pegawai Tombol Edit Dokumen Per Pegawai ............................ 14
Gambar 23 Dokumen Per Pegawai Formulir Edit Dokumen Per Pegawai ........................... 14
Gambar 24 Dokumen Per Pegawai Hapus Dokumen Per Pegawai...................................... 15
Gambar 25 Dokumen Per Pegawai Tombol Lihat Dokumen Per Pegawai........................... 15
Gambar 26 Dokumen Per Pegawai Detail Dokumen Per Pegawai ..................................... 15
Gambar 27 Dokumen Per Pegawai Tombol Tampilkan Pencarian Dokumen Per Pegawai . 16
Gambar 28 Dokumen Per Pegawai Fitur Pencarian Dokumen Per Pegawai ....................... 16
Gambar 29 Data Semua Dokumen Tombol Tambah Dokumen .......................................... 17
vi
Gambar 30 Data Semua Dokumen Formulir Tambah Dokumen ......................................... 17
Gambar 31 Data Semua Dokumen Tombol Edit Dokumen ................................................. 18
Gambar 32 Data Semua Dokumen Formulir Edit Dokumen ................................................ 18
Gambar 33 Data Semua Dokumen Hapus Dokumen ........................................................... 19
Gambar 34 Data Semua Dokumen Tombol Lihat Dokumen ................................................ 19
Gambar 35 Data Semua Dokumen Detail Dokumen ........................................................... 20
Gambar 36 Data Semua Dokumen Fitur Pencarian Dokumen ............................................ 20
Gambar 37 Data Pesan Tombol Kirim Pesan ....................................................................... 22
Gambar 38 Data Pesan Formulir Kirim Pesan ...................................................................... 22
Gambar 39 Data Pesan Tombol Baca/Balas Pesan .............................................................. 23
Gambar 40 Data Pesan Formulir Balas Pesan Dan Baca/Detail Pesan ................................ 24
Gambar 41 Data Pesan Hapus Pesan ................................................................................... 24
Gambar 42 Data Pesan Status Pesan Selesai ....................................................................... 25
Gambar 43 Data Pesan Pencarian Data Pesan..................................................................... 26
Gambar 44 Menu Tautan Halaman User/Pegawai ................................................................. 26
Gambar 45 Menu Logout Administrator ................................................................................ 27
Gambar 46 Informasi Berhasil Logout Administrator ............................................................. 27
Gambar 47 Halaman Login Pegawai/User .............................................................................. 29
Gambar 48 Dokumen Pribadi Menu Dokumen Pribadi ....................................................... 29
Gambar 49 Dokumen Pribadi Tombol Lihat Dokumen Pribadi............................................ 30
Gambar 50 Dokumen Pribadi Jendela Baru Lihat File Dokumen ......................................... 31
Gambar 51 Dokumen Pribadi Tombol Unduh Dokumen Pribadi......................................... 31
Gambar 52 Dokumen Pribadi Kotak Dialog Unduh Dokumen Pribadi................................. 32
Gambar 53 Dokumen Pribadi Tombol Edit Dokumen Pribadi ............................................. 32
Gambar 54 Dokumen Pribadi Formulir Edit Dokumen Pribadi (Dokumen Tunggal) ........... 33
Gambar 55 Dokumen Pribadi Formulir Edit Dokumen Pribadi (Dokumen Jamak) .............. 33
Gambar 56 Dokumen Pribadi Tombol Tambah Dokumen Pribadi ...................................... 34
Gambar 57 Dokumen Pribadi Formulir Penambahan Dokumen Pribadi............................. 34
Gambar 58 Dokumen Pribadi - Fitur Pencarian Dokumen Pribadi ......................................... 35
Gambar 59 Data Pesan Tombol Tulis Pesan ........................................................................ 36
Gambar 60 Data Pesan Formulir Tulis Pesan ....................................................................... 36
Gambar 61 Data Pesan Tombol Balas/Baca Pesan .............................................................. 37
vii
Gambar 62 Data Pesan Formulir Balas/Baca Pesan ............................................................. 38
Gambar 63 Data Pesan Hapus Pesan ................................................................................... 38
Gambar 64 Data Pesan - Fitur Pencarian Pesan ..................................................................... 39
Gambar 65 Menu Logout Pegawai.......................................................................................... 39
Gambar 66 Informasi Berhasil Logout Pegawai ...................................................................... 40
viii
1. HALAMAN ADMINISTRATOR
Halaman administrator adalah halaman yang digunakan untuk melakukan pengaturan

terhadap seluruh isi aplikasi dosir elektronik pegawai, halaman ini memiliki hak akses penuh
terhadap seluruh komponen data aplikasi dosir elektronik pegawai. Untuk memulai aplikasi
ini, dilakukan dengan mengetik alamat ( URL/ Uniform Resource Locator ) aplikasi dan
dilanjutkan dengan login (menginput username berupa email dan password administrator)
kemudian mengakses masing-masing menu yang ingin dilakukan pengaturan. Berikut
penjelasan secara rinci penggunaan aplikasi dosir elektronik pegawai, yaitu :
1.1 Halaman Login Administrator

Untuk dapat menggunakan halaman administrator, administrator terlebih dahulu
diminta untuk melakukan login dengan mengisi username berupa email [gambar 1 Nomor
1] dan password [gambar 1 Nomor 2] yang telah ditentukan sebelumnya dan kemudian
menekan tombol Masuk [gambar 1 Nomor 3].
Gambar 1 Halaman Login Administrator
1.2 Halaman Administrator Dashboard

Halaman ini berisi informasi statistik jumlah seluruh pegawai, jumlah dokumen yang
telah diunggah, jumlah dokumen yang telah dilihat oleh pegawai, jumlah dokumen yang telah
diunduh oleh pegawai dan jumlah aktifitas lihat/unduh untuk masing-masing dokumen.
Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan administrator pada halaman Dashboard, yaitu:
1
1. Langkah pertama adalah menekan tombol navigasi Dashboard pada sebelah kiri
halaman administrator [gambar 2 nomor 1], kemudian akan muncul statistik jumlah
yang telah disebutkan sebelumnya pada sebelah kanan halaman administrator
[gambar 2 nomor 2].
Gambar 2 Halaman Administrator - Dasboard
2. Berikutnya untuk mencetak grafik statistik jumlah aktivitas unduh & lihat dosir
elektronik pegawai dilakukan dengan menakan tombol menu cetak yang terdapat di
sebelah kanan atas grafik [ gambar 3 nomor 1] yang dilanjutkan dengan memilih tipe
data keluaran grafik tersebut [gambar 3 nomor 2].
Gambar 3 Halaman Administrator Cetak Grafik Aktivitas Unduh & Lihat Dosir
2
1.3 Halaman Administrator Jenis Dokumen
Halaman ini adalah halaman yang digunakan untuk melakukan pengaturan terhadap
jenis dokumen yang akan diunggah. Sifat dari jenis dokumen tersebut adalah dinamis yaitu
dapat dilakukan penamban, penghapusan atau perubahan terhadap jenis dokumen tersebut.
Untuk dapat mengakses halaman ini, administrator cukup menekan tombol menu navigasi
jenis dokumen pada sebelah kiri halaman. Terdapat 2 (dua) jenis dokumen sesuai dengan
kategorinya yaitu :
a. Dokumen Tunggal adalah dokumen yang berdiri sendiri dan tidak memiliki
dokumen lanjutan pada kurun waktu tertentu. Contoh dokumen tunggal adalah
Daftar riwayat hidup, Kartu Pegawai, SK CPNS, Pas Foto, dan lain-lain.
b. Dokumen Jamak adalah dokumen yang terdiri dari beberapa dokumen lanjutan
dalam kurun waktu tertentu. Contoh : Ijazah pendidikan (terdiri dari: ijazah SD,
SMP, SMA, D3, S1, S2,S3); SK Kenaikan Pangkat (terdiri dari: I/a - Juru Muda, I/b -
Juru Muda Tingkat I, I/d - Juru Tingkat I dan seterusnya); SK Pengangkatan,
Pemindahan dan Pemberhentian dalam dan dari Jabatan (sesuai dengan
penempatan jabatan); dan lain-lain. Khusus dokumen jamak, dalam pengaturan
dibedakan dalam 2 (dua) jenis yaitu :
1. Dokumen jamak dengan pilihan, adalah dokumen jamak yang jenis/detail
dokumennya diatur sesuai dengan pilihannya. Contoh : untuk dokumen ijazah
pendidikan pilihan jenis/detail dokumennya adalah SD, SMP, SMA, D1, D2, D3,
S1, S2 dan S3.
2. Dokumen jamak tanpa pilihan, adalah dokumen jamak yang jenis/detail
dokumennya diisi secara manual sesuai dengan nama jenis/detail
dokumennya. Contoh : untuk dokumen SK Pengangkatan, Pemindahan dan
Pemberhentian dalam dan dari Jabatan diisi dengan nama jabatan dari
dokumen tersebut.
Berikut langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan pengaturan terhadap halaman
administrator jenis dokumen, yaitu :
3
1.3.1 Halaman Administrator Tambah Jenis Dokumen
Fitur ini digunakan untuk menambah data jenis dokumen-dokumen yang akan
diunggah, berikut tatacara penambahan jenis dokumen, yaitu :
1. Langkah pertama adalah dengan menekan tombol Tambah Jenis Dokumen yang
teletak pada sebelah kanan atas halaman tersebut [gambar 4 nomor 1]. Setelah
menekan tombol tersebut, akan muncul halaman berupa formulir untuk menambah
jenis dokumen.
Gambar 4 Jenis Dokumen - Menu Tambah Jenis Dokumen
2. Pada halaman formulir tambah jenis dokumen, administrator diwajibkan untuk

mengisi kotak isian yang telah disediakan sesuai dengan data yang diminta.
Gambar 5 Jenis Dokumen Formulir Tambah Jenis Dokumen
4
Table 1 Jenis Dokumen - Keterangan Formulir Tambah jenis Dokumen
NO NAMA BAGIAN KETERANGAN
1 Tombol Kembali Tombol yang digunakan untuk kembali ke halaman

utama (halaman jenis dokumen) tanpa melakukan
penambahan data jenis dokumen.
2 Kode Dokumen Digunakan untuk kode jenis dokumen sekaligus untuk

pengurutan jenis dokumen dan diisi dengan 2 (dua)
digit angka berurutan, contoh : 01, 02, 03 dan
seterusnya.
3 Tipe Dokumen Berupa pilihan tipe jenis dokumen yang terdiri dari 2
pilihan : Dokumen Tunggal dan Dokumen Jamak.
Jika pilihan tipe dokumen adalah dokumen jamak,
maka akan muncul pilihan kondisi pilihan dokumen
jamak tersebut. Kondisi pilihan ini terdiri dari 2 (dua)
pilihan yaitu Dengan Pilihan dan Tanpa Pilihan.
(informasi dengan pilihan dan tanpa pilihan telah
dijelaskan sebelumnya).
4 Nama Jenis Dokumen Diisi dengan nama jenis dokumen yang akan
ditambahkan.
5 Tombol Simpan Data Tombol yang digunakan untuk mengesekusi data

yang telah diinput di halaman formulir dan
menyimpannya ke dalam database.
1.3.2 Halaman Administrator Edit Jenis Dokumen

Fitur ini digunakan untuk menlakukan perubahan terhadap data jenis dokumen yang
terdapat kesalahan pada penulisan atau penamaannya. Berikut tatacara pengeditan jenis
dokumen, yaitu :
1. Pada tabel data yang telah ditambahkan, pada baris datanya akan muncul beberapa
tombol yang memiliki fungsi masing-masing dan untuk melakukan pengeditan cukup
dengan menekan tombol (edit) [gambar 6 nomor 1] pada baris data yang akan
diedit.
Gambar 6 Jenis Dokumen Tombol Edit Jenis Dokumen
5
2. Setelah menekan tombol edit, maka akan tampil halaman formulir pengeditan data
jenis dokumen. Pada halaman ini, administrator diminta untuk melakukan perubahan
pada baris data yang akan diubah.
Gambar 7 Jenis Dokumen Formulir Edit Dokumen
Table 2 Jenis Dokumen Keterangan Formulir Edit Dokumen

utama (halaman jenis dokumen) tanpa melakukan
perubahan data jenis dokumen.
2 Data Jenis Dokumen Administrator cukup melakukan perubahan pada

Yang Akan Diedit data isian yang akan diedit.
3 Tombol Simpan Data Tombol yang digunakan untuk mengesekusi data

yang telah diinput di halaman formulir dan
menyimpannya ke dalam database.
1.3.3 Halaman Administrator Hapus Jenis Dokumen

Khusus penghapusan jenis dokumen, tidak berbentuk halaman formulir, penghapusan
akan langsung dieksekusi setelah menekan tombol (hapus) [gambar 8 nomor 1] pada
baris data yang akan dihapus dan dilanjutkan dengan menekan tombol OK pada bagian
konfirmasi penghapusan [gambar 8 nomor 2].
Gambar 8 Jenis Dokumen - Hapus Jenis Dokumen
6
1.3.4 Halaman Administrator Fitur Pencarian Jenis Dokumen
Untuk memudahkan dalam menemukan dokumen tertentu, aplikasi menyediakan
fitur pencarian. Pada bagian ini, administrator cukup mengisi parameter isian yang telah
disediakan sesuai dengan data yang akan dicari. Berikut tampilan fitur pencarian, yaitu :
Gambar 9 Jenis Dokumen Fitur Pencarian Jenis Dokumen
Table 3 Jenis Dokumen Keterangan Fitur Pencarian Jenis Dokumen
1 Parameter Pencarian Pada bagian ini terdapat tiga data isian parameter
Jenis Dokumen untuk melakukan pencarian dokumen, yaitu :
a. Jenis Dokumen, diisi dengan nama jenis
dokumen yang akan dicari.
b. Tipe Dokumen, diisi dengan pilihan tipe
dokumen yaitu semua dokumen, dokumen
tunggal atau dokumen jamak.
c. Urutan Dokumen, pada bagian pertama (A-Z
atau Z-A) berfungsi untuk menentukan tipe
pengurutan apakah dari terbesar ke terkecil
[Z-A] atau terkecil ke terbesar [A-Z]. Kemudian
bagian kedua adalah berdasarkan apa jenis
dokumen diurutkan, secara umum/standar
(default) pengurutan dilakukan berdasarkan
kode dokumen.
2 Tombol Tampilkan Tombol yang digunakan untuk mengesekusi

parameter pencarian yang menampilkan data jenis
dokumen berdasarkan parameter tersebut.
3 Tombol Atur Ulang Tombol yang digunakan untuk menampilkan data

seperti semula (tanpa parameter pencarian).
7
1.3.5 Halaman Administrator Pengaturan Data Pilihan Jenis/Detail Dokumen Jamak
Khusus untuk dokumen jamak terdapat 2 (dua) pembagian jenis/detail yaitu dengan
pilihan dan tanpa pilihan. Khusus dokumen jamak yang jenisnya dengan pilihan, akan
muncul tombol yang digunakan untuk mengatur data pilihan dokumen jamak tersebut.
Berikut tatacara pengaturan pilihan dokumen jamak, yaitu :
1. Langkah pertama untuk dapat melakukan pengaturan terhadap data pilihan dokumen
jamak adalah dengan menekan tombol pengaturan [gambar 10 nomor 1] pada baris
dokumen yang akan diatur.
Gambar 10 Jenis Dokumen Pengaturan Pilihan Detail Dokumen Jamak
2. Berikutnya akan muncul halaman pengaturan pilihan detail dokumen jamak tersebut,
yang di dalamnya dapat dilakukan penambahan, perubahan dan penghapusan data
pilihan detail dokumen jamak.
a. Untuk melakukan penambahan, pada halaman awal pengaturan telah disediakan
fitur untuk menambahkan data pilihan tersebut. Berikut keterangan formulir
penambahan data pilihan detail dokumen jamak, yaitu :
Gambar 11 Jenis Dokumen Formulir Tambah Pilihan Detail Dokumen Jamak
8
Table 4 Jenis Dokumen Keterangan Formulir Tambah Pilihan Detail Dokumen Jamak
1 Pilihan Sisipkan Data Bagian ini berfungsi untuk menyisipkan data pilihan
yang akan ditambahkan, sehingga administrator tidak
perlu mengganti urutan data pilihan lainnya. Contoh :
sebelumnya telah terbentuk data pilihan sebanyak 10
(sepuluh) data, yang kemudian administrator ingin
menyisipkan data terbaru di urutan ke 6, dengan
memilih sisipkan data ke pilihan YA maka urutan ke
6,7,8,9,10 sebelumnya akan bertambah 1 secara
otomatis.
Secara standar (default) pilihan akan tertuju pada
pilihan TIDAK.
2 Urutan Pilihan Kotak isian untuk mengisi urutan pilihan tersebut

pada saat ditampilkan.
3 Nama Pilihan Kotak isian untuk mengisi informasi nama pilihan

detail dokumen jamak.
4 Tombol Simpan Data Tombol yang digunakan untuk

mengeksekusi/menyimpan data pillihan ke dalam
database.
b. Untuk melakukan perubahan (edit), administrator cukup menekan tombol

[gambar 12 nomor 1] pada baris data yang akan dilakukan perubahan kemudian
dilanjutkan dengan mengubah data yang ingin dirubah.
Gambar 12 Jenis Dokumen Tombol Edit Pilihan Detail Dokumen Jamak
Gambar 13 Jenis Dokumen Formulir Edit Pilihan Detail Dokumen Jamak
9
Table 5 Jenis Dokumen Keterangan Formulir Edit Pilihan Detail Dokumen Jamak

utama (halaman pilihan detail dokumen jamak) tanpa
melakukan perubahan data jenis dokumen.
2 Data pilihan detail Administrator cukup melakukan perubahan pada

dokumen jamak Yang data isian yang akan diedit.
Akan Diedit
3 Tombol Simpan Data Tombol yang digunakan untuk

mengesekusi/menyimpan perubahan data tersebut.
c. Untuk menghapus pilihan detail dokumen jamak, administrator cukup menekan
tombol [gambar 14 nomor 1] yang dilanjutkan dengan menekan tombol

oke pada bagian konfirmasi penghapusan data [gambar 14 nomor 2].
Gambar 14 Jenis Dokumen Hapus Pilihan Detail Dokumen Jamak
d. Selanjutnya jika administrator ingin kembali ke menu utama (menu jenis

dokumen), maka administrator cukup menekan tombol Ke Menu Utama pada
sebelah kanan atas halaman [gambar 15 nomor 1].
Gambar 15 Jenis Dokumen Tombol Kembali Ke Menu Utama (Jenis Dokumen)
1.4 Halaman Administrator Dokumen Per Pegawai

Halaman ini adalah halaman yang digunakan untuk melakukan pengaturan terhadap
dosir elektronik pegawai yang tampilan utamanya adalah menampilkan data pegawai-
pegawai yang akan di input dosir elektroniknya. Komponen dari data pada halaman ini adalah
10
data pegawai (Nama, NIP, Jabatan, Unit Kerja) dan data dosir elektronik (jumlah dokumen
yang diunggah per jenis dan total dokumennya). Pada halaman ini terdapat fitur pencarian
dokumen per pegawai yang parameter datanya pencarian adalah nama pegawai, unit kerja
dan/atau eselonering. Setelah selesai mengisi parameter pencarian [gambar 16 nomor 1],
administrator cukup menekan tombol Tampilkan [gambar 16 nomor 2] dan jika ingin
menampilkan data secara keseluruhan cukup menekan tombol Atur-Ulang [gambar 16
nomor 3].
Gambar 16 Dokumen Per Pegawai Fitur Pencarian
Kemudian untuk melakukan pengaturan terhadap dosir elektronik pegawai tersebut, cukup
dengan menekan tombol [gambar 17 nomor 1] pada baris data pegawai yang akan
dilakukan pengaturan dosir elektroniknya.
Gambar 17 Dokumen Per Pegawai Tombol Pengaturan Dosir Elektronik
Setelah menekan tombol pengaturan tersebut, maka akan tampil halaman khusus untuk
mengatur dosir elektronik pegawai tersebut. Adapun hal yang dapat dilakukan di halaman
pengaturan ini adalah penambahan, pengeditan, penghapusan, lihat detail dan pencarian
data dosir elektronik per pegawai. Berikut keterangan detail halaman pengaturan dosir
elektronik per pegawai, yaitu :
11
1.4.1 Halaman Administrator Tambah Dokumen Per Pegawai
Berikut tatacara untuk melakukan penambahan dokumen pegawai, yaitu :
1. Untuk memulai proses penambahan dokumen pegawai, administrator dilakukan
dengan menekan tombol Tambah Dokumen [gambar 18 nomor 1] yang terdapat
di sebelah kanan atas halaman.
Gambar 18 Dokumen Per Pegawai Tombol Tambah Dokumen
2. Kemudian akan muncul halaman formulir penambahan data pegawai yang meminta
administrator untuk mengisi kotak isian yang telah disediakan. Kotak isian
penambahan dokumen tergantung dari tipe dokumen (dokumen tunggal/jamak) yang
akan diinput, yaitu :
a. Jika dokumen tunggal, maka administrator cukup memilih jenis dokumen dan
mengunggah file dokumen tersebut.
b. Jika dokumen jamak, maka administrator menginput tanggal dokumen, detail
dokumen, dan file dokumen yang akan diunggah. Khusus untuk detail dokumen,
hal ini berhubungan erat dengan tipe dokumen jamak dengan pilihanatau
tanpa pilihan. Jika dokumen jamak tersebut adalah dengan pilihan, untuk
menginput detail dokumen dengan memilih data pilihan yang sudah diinput
sebelumnya. Sedangkan jika dokumen jamaknya tanpa pilihan, detail
dokumennya diisi secara manual (diketik).
Pada halaman ini terdapat tiga bagian antarmuka yang penting, yaitu :
a. Tombol Kembali yaitu tombol yang digunakan untuk kembali ke halaman utama
(halaman pengaturan dosir elektronik per pegawai). Tombol ini digunakan jika
penambahan dokumen tidak jadi dilakukan.
b. Kotak isian, yaitu informasi data dosir elektronik yang akan ditambahkan terdiri
dari : jenis dokumen, tanggal dokumen, detail dokumen dan file dokumen.
12
c. Tombol Simpan Data yaitu tombol yang digunakan untuk
mengeksekusi/menyimpan data yang telah diinput pada formulir tambah
dokumen per pegawai.
Berikut tampilan formulir penambahan dokumen per pegawai, yaitu :
Gambar 19 Dokumen Per Pegawai Formulir Tambah Dokumen Tunggal
Gambar 20 Dokumen Per Pegawai Formulir Tambah Dokumen Jamak (Dengan Pilihan)
13
Gambar 21 Dokumen Per Pegawai Formulir Tambah Dokumen Jamak (Tanpa Pilihan)
1.4.2 Halaman Administrator Edit Dokumen Per Pegawai

Halaman edit dokumen pegawai sama dengan halaman tambah dokumen, hanya saja
pada kotak isian (formulir) halaman edit berisi data-data yang akan diedit. Untuk melakukan
pengeditan, administrator cukup menekan tombol [gambar 22 nomor 1] pada baris

data yang akan diedit. Kemudian melakukan perubahan terhadap data yang akan diubah
melalui formulir edit data dokumen pegawai [gambar 23].
Gambar 22 Dokumen Per Pegawai Tombol Edit Dokumen Per Pegawai
Gambar 23 Dokumen Per Pegawai Formulir Edit Dokumen Per Pegawai
14
1.4.3 Halaman Administrator Hapus Dokumen Per Pegawai
Sama dengan tatacara penghapusan pada menu sebelumnya, penghapusan dokumen
pegawai dilakukan dengan menekan tombol [gambar 24 nomor 1] pada baris data
yang akan dihapus kemudian dilanjutkan dengan menekan tombol OK [gambar 24 nomor
2] pada kotak dialog konfirmasi penghapusan.
Gambar 24 Dokumen Per Pegawai Hapus Dokumen Per Pegawai
1.4.4 Halaman Administrator Lihat Dokumen Per Pegawai

Dokumen yang telah diupload seharusnya dipastikan keabsahannya, untuk memeriksa
dokumen tersebut dapat dilakukan dengan menekan tombol [gambar 25 nomor 1]

pada baris data yang akan dilihat isi dokumennya. Setelah menekan tombol tersebut akan
muncul jendela halaman baru yang berisi dokumen pada baris data yang ingin dilihat [gambar
26].
Gambar 25 Dokumen Per Pegawai Tombol Lihat Dokumen Per Pegawai
Gambar 26 Dokumen Per Pegawai Detail Dokumen Per Pegawai
15
1.4.5 Halaman Administrator Fitur Pencarian Dokumen Per Pegawai
Pada halaman ini terdapat fitur pencarian untuk memudahkan administrator
menemukan dokumen yang ingin dicari secara cepat yakni dengan mengisi parameter-
parameter pencarian pada formulir yang telah disediakan. Untuk melakukan pencarian,
administrator cukup menekan tombol Tampilkan-Pencarian [Gambar 27 Nomor 1].
Formulir pencarian secara standar (default) akan disembunyikan pada halaman tersebut
dengan alas an karena untuk menghemat halaman data dokumen (tidak terlalu jauh ke bawah
halaman). Kemudian akan muncul formulir pencarian yang berupa kota isian parameter-
parameter pencarian dokumen per pegawai [gambar 28]. Pada formulir terdapat tombol
Sembunyikan Pencarian [gambar 28 nomor 1] yang berfungsi untuk menyembunyikan
kembali formulir pencarian tersebut; kotak isian parameter pencarian [gambar 28 nomor 2]
yaitu kotak isian yang digunakan untuk mengisi kata kunci pencarian sesuai data yang diminta;
tombol Tampilkan [gambar 28 nomor 3] yaitu tombol yang digunakan untuk
mengesekusi/menampilkan data pencarian berdasarkan parameter yang ada; tombol Atur-
Ulang [gambar 28 nomor 4] adalah tombol yang digunakan untuk menampilkan seluruh
data dokumen per pegawai.
Gambar 27 Dokumen Per Pegawai Tombol Tampilkan Pencarian Dokumen Per Pegawai
Gambar 28 Dokumen Per Pegawai Fitur Pencarian Dokumen Per Pegawai
16
1.5 Halaman Administrator Data Semua Dokumen
Halaman ini adalah halaman yang berisi data semua dokumen (semua pegawai) yang
telah diunggah. Pada halaman ini hal yang dapat dilakukan administrator adalah
penambahan, penghapusan, pengeditan, lihat detail dan pencarian dokumen pegawai.
Berikut ini adalah tatacara pengolahan dokumen pada halaman menu data semua
dokumen, yaitu:
1.5.1 Halaman Administrator Tambah Dokumen

Halaman ini hampir sama dengan halaman penambahan data dokumen per pegawai,
hanya saja pada halaman ini dimulai dengan mengetikkan nama pegawai (pemiliki dokumen),
karena sebelumnya tidak diketahui data pegawainya. Untuk menambah data dokumen,
administrator cukup menekan tombol Tambah Dokumen [gambar 29 nomor 1] yang
terdapat di bagian kanan atas halaman. Selanjutnya akan muncul formulir tambah dokumen
[gambar 30] yang hampir sama dengan formulir tambah dokumen per pegawai sebelumnya,
sehingga proses penambahan ini tidak akan dijelaskan secara detail.
Gambar 29 Data Semua Dokumen Tombol Tambah Dokumen
Gambar 30 Data Semua Dokumen Formulir Tambah Dokumen
17
1.5.2 Halaman Administrator Edit Dokumen
Pengeditan dokumen memiliki antarmuka yang sama dengan penambahan dokumen,
hanya saja pada pengeditan kotak isian yang tersedia telah diisi dengan data yang akan
dilakukan perubahannya. Untuk melakukan pengeditan, administrator cukup menekan
tombol [gambar 31 nomor 1] pada baris data yang akan diedit. Kemudian akan muncul
formulir pengeditan [gambar 32] data dokumen yang hampir sama dengan penambahan data
sebelumnya, administrator cukup melakukan perubahan terhadap data yang akan diedit.
Khusus pengeditan akan muncul kotak isian berupa Kondisi Konfirmasi yang digunakan
untuk melakukan konfirmasi/persetujuan terhadap dokumen jika dokumen tersebut berasal
dari penambahan/perubahan dokumen yang dilakukan oleh pegawai/user. Setelah aktivitas
perubahan data selesai dilakukan kemudian dilanjutkan dengan menekan tombol Simpan-
Data.
Gambar 31 Data Semua Dokumen Tombol Edit Dokumen
Gambar 32 Data Semua Dokumen Formulir Edit Dokumen
18
1.5.3 Halaman Administrator Hapus Dokumen
Sama dengan tatacara penghapusan pada menu sebelumnya, penghapusan dokumen
Gambar 33 Data Semua Dokumen Hapus Dokumen
1.5.4 Halaman Administrator Lihat Dokumen

Dokumen yang telah diupload seharusnya dipastikan keabsahannya, untuk memeriksa
dokumen tersebut dapat dilakukan dengan menekan tombol [gambar 34 nomor 1]

pada baris data yang akan dilihat isi dokumennya. Setelah menekan tombol tersebut akan
muncul jendela halaman baru yang berisi dokumen pada baris data yang ingin dilihat [gambar
35]. Berikut tampilan halaman lihat dokumen, yaitu :
Gambar 34 Data Semua Dokumen Tombol Lihat Dokumen
19
Gambar 35 Data Semua Dokumen Detail Dokumen
1.5.5 Halaman Administrator Fitur Pencarian Dokumen

Fitur pencarian dapat digunakan administrator untuk menemukan secara cepat dan
tepat dokumen yang ingin dilihat. Fitur ini berbentuk formulir isian yang meminta
administrator untuk mengisi parameter-parameter [gambar 36 nomor 1] data dokumen
yang akan dicari. Kemudian setelah semua parameter diinput, untuk menampilkan data
pencarian dilakukan dengan menekan tombol Tampilkan [gamabr 36 nomor 2] dan jika
data yang dimaksud (sesuai parameter) terdapat dalam database maka data dokumen akan
tampil di bagian bawah formulir pencarian. Untuk menampilkan data semua dokumen
(tampilan sebelum pencarian) cukup dengan menekan tombol Atur Ulang [gambar 36
nomor 3]. Berikut data tampilan fitur pencarian dokumen, yaitu :
Gambar 36 Data Semua Dokumen Fitur Pencarian Dokumen
20
1.6 Halaman Administrator Data Pesan
Halaman ini digunakan untuk mengirim pesan/informasi dari administrator ke
pegawai/user atau dari pegawai/user ke administrator. Pada data pesan, status pesan dibagi
dalam 4 (empat) kategori, yaitu :
a. Pesan Baru yaitu pesan yang baru dibuat/dikirim oleh administrator atau pegawai
dan belum ada respon dari keduanya.
b. Dibalas Pegawai yaitu pesan tersebut sudah dibalas oleh pegawai atau mendapat
respon pegawai.
c. Dibalas Administrator yaitu pesan tersebut sudah dibalas oleh administrator atau
mendapat respon administrator.
d. Selesai yaitu pesan tersebut telah selesai yang berarti masalah sudah terselesaikan
atau pesan telah ditutup. Namun jika kemudian hari pesan tersebut direspon
kembali maka status pesan akan menjadi dibalas pegawai/dibalas administrator.
Hak untuk membuat pesan menjadi status selesai hanya diberikan kepada
administrator.
Terdapat aturan yang berlaku pada menu data pesan ini yaitu pesan yang
masuk/mendapat respon dari pegawai harus dibalas oleh administrator. Jadi dalam
prosedurnya status terakhir pesan adalah dibalas administrator atau selesai.
Tipe pesan dibagi dalam 2 (dua) kategori yaitu : Pesan Masuk dan Pesan Keluar. Pesan
masuk adalah pesan yang dikirim oleh pengguna lainnya ke penerima/tujuan pesan, contoh:
jika pesan dikirim oleh pegawai maka tipe pesan pesan masuk adalah untuk administrator,
begitu sebaliknya. Pesan keluar adalah pesan yang dikirim ke penerima/tujuan pesan, contoh:
pesan yang dikirim oleh administrator adalah pesan keluar terhadap administrator.
Pada halaman ini hal yang dapat dilakukan administrator adalah menulis/mengirim
pesan, merespon/menanggapi pesan, menghapus pesan, membuat status pesan menjadi
selesai dan melakukan pencarian terhadap pesan tersebut. Berikut keterangan tatacara
penggunaan halaman menu data pesan, yaitu :
21
1.6.1 Halaman Administrator Kirim Pesan
Pada bagian ini, pesan yang dikirim administrator akan bertipe pesan-keluar
terhadap administrator, sedangkan terhadap pegawai akan bertipe pesan-masuk. Untuk
dapat mengirim pesan, administrator cukup menekan tombol Kirim-Pesan [gambar 37
nomor 1] pada bagian kanan atas halaman. Kemudian akan muncul formulir untuk
menuliskan pesan [gambar 38] yang diawali dengan mengisi data tujuan pesan (nama
pegawai) dan diikuti pengisian judul pesan dan isi pesan. Jika kotak isian tulis pesan telah
selesai diinput maka administrator cukup menekan tombol Kirim-Pesan untuk
mengeksekusi formulir kirim pesan tersebut. Sedangkan jika pesan tidak jadi dikirim/dibuat,
administrator cukup menekan tombol Kembali yang terdapat di sebelah kanan atas
halaman formulir.
Gambar 37 Data Pesan Tombol Kirim Pesan
Gambar 38 Data Pesan Formulir Kirim Pesan
22
1.6.2 Halaman Administrator Balas Pesan
Pada bagian ini, pesan yang masuk atau pesan yang telah direspon oleh pegawai wajib
dibalas oleh administrator. Untuk dapat membalas pesan tersebut, administrator cukup
menekan tombol (baca pesan) [gambar 39 nomor 1] pada baris data yang akan dibaca
sekaligus dibalas. Pesan yang baru masuk/baru mendapat respon akan memiliki latar
berwarna hijau dan berada di posisi paling teratas. Jika administrator telah membaca pesan
dan membalas pesan, maka warna latar akan menjadi normal, namun jika belum di balas,
maka warna latar tetap hijau dan tetap terbaca sebagai pesan baru masuk (karena secara
prosedur administrator harus merespon setiap pesan baru).
(tersembunyi terlebih dahulu) [gambar 40 nomor 4] dan data pesan utama beserta pesan
balasan-balasannya [gambar 40 nomor 6]. Untuk menampilkan kotak isian balas pesan,
administrator cukup menekan tombol Tampilkan [gambar 40 nomor 2] pada sebelah
kanan atas halaman dan jika ingin menutup kotak isian balas pesan, cukup menekan tombol
Tutup [gambar 40 nomor 3] pada sebelah kanan atas halaman. Jika administrator telah
mengisi kotak isian untuk balas pesan dan ingin mengirim pesan balasan tersebut, maka
administrator cukup menekan tombol Kirim-Pesan-Balasan [gambar 40 nomor 5].
Kemudian jika ingin kembali ke halaman utama (halaman data pesan) administrator cukup
menekan tombol kembali [gambar 40 nomor 1] yang berada di sebelah kanan atas
halaman.
Gambar 39 Data Pesan Tombol Baca/Balas Pesan
23
Gambar 40 Data Pesan Formulir Balas Pesan Dan Baca/Detail Pesan
1.6.3 Halaman Administrator Hapus Pesan

Hak untuk menghapus semua pesan (pesan masuk/pesan keluar) dimiliki oleh
administrator, sedangkan pegawai hanya dapat menghapus pesan yang ditulisnya saja (pesan
keluar). Sama dengan tatacara penghapusan pada menu sebelumnya, penghapusan dokumen
Gambar 41 Data Pesan Hapus Pesan
24
1.6.4 Halaman Administrator Status Pesan Selesai
Hak untuk membuat status pesan menjadi selesai hanya dimiliki oleh administrator.
Untuk dapat melakukan hal tersebut, terlebih dahulu administrator harus masuk ke halaman
detail/baca pesan yaitu dengan menekan tombol (baca pesan) pada baris data yang
akan diubah statusnya menjadi selesai yang selanjutnya akan tampil halaman detail pesan
tersebut. Untuk membuat status pesan menjadi selesai [gambar 42 nomor 1]
administrator cukup menekan tombol Kondisi-Pesan-Selesai yang terdapat di sebelah kiri
atas halaman dan dilanjutkan dengan menekan tombol OK [gambar 42 nomor 2] pada
kota dialog konfirmasi pesan selesai. Setelah itu kondisi pesan akan dieksekusi dan akan
berubah statusnya menjadi Selesai. (Catatan : pesan yang dapat diubah statusnya menjadi
selesai adalah pesan yang telah direspon oleh administrator).
Gambar 42 Data Pesan Status Pesan Selesai
1.6.5 Halaman Administrator Fitur Pencarian Pesan

Fitur pencarian dapat digunakan administrator untuk menemukan secara cepat dan
tepat pesan yang ingin dilihat. Fitur ini berbentuk formulir isian yang meminta administrator
untuk mengisi parameter-parameter [gambar 43 nomor 1] data pesan yang akan dicari.
Kemudian setelah semua parameter diinput, untuk menampilkan data pencarian dilakukan
dengan menekan tombol Tampilkan [gambar 43 nomor 2] dan jika data yang dimaksud
(sesuai parameter) terdapat dalam database maka data pesan akan tampil di bagian bawah
formulir pencarian. Untuk menampilkan data semua pesan (tampilan sebelum pencarian)
cukup dengan menekan tombol Atur Ulang [gambar 43 nomor 3]. Berikut data tampilan
fitur pencarian pesan, yaitu :
25
Gambar 43 Data Pesan Pencarian Data Pesan
1.7 Halaman Administrator Halaman User/Pegawai

Menu Halaman User/Pegawai [gambar 44 nomor 1] tidak berbentuk halaman,
menu ini hanya berupa tautan untuk masuk ke halaman user/pegawai. Menu ini juga hanya
tampil jika administrator yang melakukan LOGIN adalah administrator yang status
pegawainnya adalah CPNS/PNS LKPP. Setelah menekan tombol ini administrator yang dapat
juga sekaligus user/pegawai akan diarahkan ke halaman user/pegawai.
Gambar 44 Menu Tautan Halaman User/Pegawai
1.8 Halaman Administrator Logout

Menu logout [gambar 45 nomor 1] adalah menu yang digunakan untuk keluar dari
halaman administrator, tujuan adalah untuk mencegah orang yang tidak bertanggungjawab
mengakses halaman administrator. Oleh karena itu, setelah selesai menggunakan halaman
administrator, administrator diwajibkan untuk LOGOUT atau KELUAR. Setelah menekan
tombol tersebut maka akan muncul pesan bahwa administrator telah berhasill keluar [gambar
26
46]. Kemudian jika administrator ingin masuk kembali ke halaman administrator,
administrator harus LOGIN seperti yang telah dijelaskan sebelumnya (halaman login
administrator).
Gambar 45 Menu Logout Administrator
Gambar 46 Informasi Berhasil Logout Administrator
27
2. HALAMAN PEGAWAI/USER
Halaman pegawai/user adalah halaman yang diperuntukkan kepada pegawai/user

agar dapat melihat data dokumen-dokumen yang telah diunggah sebelumnya baik oleh
administrator maupun pegawai itu sendiri. Pegawai/user memiliki hak yang terbatas dalam
penggunaan aplikasi dosir elektronik ini, tidak seperti hak yang dimiliki oleh administrator.
Pada halaman ini, pegawai/user hanya dapat melakukan pengaturan terhadap data dokumen
untuk diri sendiri dan mengirim pesan ke administrator. Berikut ini penjelasan tentang
penggunaan aplikasi dosir elektronik untuk halaman pegawai/ user, yaitu :
2.1 Halaman Login Pegawai

Halaman login untuk pegawai/user memiliki tampilan yang sama dengan halaman
login administrator dimana pegawai diminta untuk mengisi username berupa email [gambar
1 Nomor 1] dan password [gambar 1 Nomor 2] yang telah ditentukan sebelumnya dan
kemudian menekan tombol Masuk [gambar 1 Nomor 3]. Jika berhasil LOGIN maka aplikasi
akan membaca terlebih dahulu hak/tipe pengguna yang login (apakah administrator atau
pegawai/user), jika yang login adalah pengguna dengan tipe administrator maka aplikasi akan
mengarahkan ke halaman administrator, untuk masuk ke halaman pegawai/user
administrator cukup menekan tombol tautan Halaman User/Pegawai. Sedangkan jika tipe
pengguna adalah pegawai/user maka aplikasi akan mengarahkan langsung ke halaman
pegawai/user.
Untuk masuk ke halaman pegawai/user terlebih dahulu diminta untuk melakukan
login dengan mengisi username berupa email [gambar 1 Nomor 1] dan password [gambar
1 Nomor 2] yang telah ditentukan sebelumnya dan kemudian menekan tombol Masuk
[gambar 1 Nomor 3].
28
Gambar 47 Halaman Login Pegawai/User
2.2 Halaman Pegawai Dokumen Pribadi

Untuk dapat mengakses halaman ini, dapat dilakukan dengan menekan tombol menu
Dokumen-Pribadi [gambar 48 nomor 1] yang terdapat pada bagian menu navigasi di
sebelah kanan atas halaman pegawai/user. Pada halaman ini, hal yang dapat dilakukan oleh
pegawai adalah melihat, mengunduh, mengedit, menambah dan mencari dokumen yang
telah ditambahkan.
Gambar 48 Dokumen Pribadi Menu Dokumen Pribadi
Terdapat beberapa kondisi yang berlaku di halaman pegawai/user, yaitu:

a. Dokumen yang berasal dari pegawai/user (dokumen yang ditambah/diedit oleh
pegawai) terlebih dahulu harus mendapat konfirmasi/persetujuan dari
administrator agar dokumen tersebut dapat diunduh/dilihat.
b. Jika dokumen masih kosong (belum diunggah), pegawai/user diberikan hak untuk
mengunggah sendiri file dokumen tersebut secara mandiri.
c. Jika dokumen dirasa terdapat kesalahan, pegawai/user diberikan hak untuk
melakukan perubahan terhadap dokumen tersebut.
29
d. Untuk dokumen jamak, tampilan antar mukanya yaitu data detail dokumen berada
di bagian bawah halaman dan untuk menampilkannya pegawai cukup menekan
tombol lihat detail pada bagian dokumen yang akan dilihat detailnya.
Berikut ini adalah penjelasan tatacara penggunaan halaman pegawai/user untuk menu
Dokumen Pribadi, yaitu :
2.2.1 Halaman Pegawai Lihat Dokumen Pribadi

Fitur ini digunakan untuk melihat dokumen yang telah diunggah oleh administrator
maupun pegawai itu sendiri (jika diunggah pegawai harus disetujui oleh administrator). Untuk
dapat melihat isi dokumen tersebut, pegawai/user cukup menekan tombol Lihat [gambar
49 nomor 1] yang kemudian aplikasi akan menampilkan file dokumen tersebut pada
halaman jendela baru [gambar 50]. Aplikasi ini juga akan mencacat statistik banyaknya
pegawai melihat dokumen tersebut, dimana jumlah tersebut dapat dilihat melalui halaman
administrator.
Gambar 49 Dokumen Pribadi Tombol Lihat Dokumen Pribadi
30
Gambar 50 Dokumen Pribadi Jendela Baru Lihat File Dokumen
2.2.2 Halaman Pegawai Unduh Dokumen Pribadi

Fitur ini digunakan untuk mengunduh file dokumen pribadi yang diinginkan, untuk
mengunduh dokumen tersebut dilakukan dengan menekan tombol Unduh [gambar 51
nomor 1] pada kolom dokumen yang akan diunduh. Setelah menekan tombol ini akan muncul
kotak dialog untuk unduh dokumen [gambar 52] yang dilanjutkan dengan menekan tombol
OK [gambar 52 nomor 1] pada kotak dialog tersebut untuk menyimpan file dokumen,
sedangkan jika tidak jadi mengunduh dokumen cukup menekan tombol Cancel [gamba 52
nomor 2]. Aplikasi ini juga akan mencacat statistik banyaknya pegawai mengunduh
dokumen tersebut, dimana jumlah tersebut dapat dilihat melalui halaman administrator.
Gambar 51 Dokumen Pribadi Tombol Unduh Dokumen Pribadi
31
Gambar 52 Dokumen Pribadi Kotak Dialog Unduh Dokumen Pribadi
2.2.3 Halaman Pegawai Edit Dokumen Pribadi

Fitur ini digunakan untuk melakukan perubahan/perbaikan data dokumen yang telah
diunggah. Dokumen yang telah diedit agar dapat digunakan (diedit/diunduh), terlebih dahulu
harus disetujui/dikonfirmasi administrator. Untuk mengedit dokumen tersebut, pegawai/
user cukup menekan tombol Edit [gambar 53 nomor 1] yang kemudian akan muncul
formulir untuk melakukan perubahan terhadap dokumen tersebut. Terdapat perbedaan antar
muka formulir untuk dokumen tunggal dan dokumen jamak yaitu untuk dokumen tunggal
[gambar 54] pegawai cukup mengunggah file dokumen yang diedit sedangkan untuk
dokumen jamak [gambar 55] pegawai harus mengisi beberapa kotak isian untuk informasi
detail dokumen tersebut yaitu tanggal dokumen, informasi detail dokumen dan file dokumen
yang akan diunggah. Jika formulir edit dokumen telah selesai diinput, untuk menyimpan data
perubahan, pegawai/user cukup menekan tombol Simpan-Data, sedangkan jika batal untuk
melakukan perubahan, pegawai/user cukup menekan tombol Kembali.
Gambar 53 Dokumen Pribadi Tombol Edit Dokumen Pribadi
32
Gambar 54 Dokumen Pribadi Formulir Edit Dokumen Pribadi (Dokumen Tunggal)
Gambar 55 Dokumen Pribadi Formulir Edit Dokumen Pribadi (Dokumen Jamak)
2.2.4 Halaman Pegawai Tambah Dokumen Pribadi

Fitur ini digunakan untuk menambahkan data dokumen yang belum diunggah, untuk
menambahkan dokumen, pegawai cukup menekan tombol tambah dokumen [gambar 56
nomor 1] dan kemudian akan muncul formulir untuk menambahkan dokumen [gambar 57].
Formulir penambahan dan pengeditan memiliki kesamaan kotak isiannya, hanya saja untuk
penambahan kotak isian dalam keadaan kosong. Setelah selesai mengisi formulir
penambahan tersebut, untuk menyimpan data penambahan dilakukan dengan menekan
tombol Simpan-Data.
33
Gambar 56 Dokumen Pribadi Tombol Tambah Dokumen Pribadi
Gambar 57 Dokumen Pribadi Formulir Penambahan Dokumen Pribadi
2.2.5 Halaman Pegawai Pencarian Dokumen Pribadi

Fitur pencarian dapat digunakan untuk menemukan secara cepat dan tepat dokumen
mengisi parameter-parameter [gambar 58 nomor 1] data dokumen yang akan dicari.
Kemudian setelah semua parameter diinput, untuk menampilkan data pencarian dilakukan
dengan menekan tombol CARI [gambar 58 nomor 2] dan jika data yang dimaksud (sesuai
parameter) terdapat dalam database maka data dokumen akan tampil di bagian bawah
formulir pencarian [gambar 58 nomor 3]. Untuk menampilkan data semua dokumen
(tampilan sebelum pencarian) cukup dengan menekan tombol Ke Menu Utama [gambar
58 nomor 4]. Berikut data tampilan fitur pencarian dokumen, yaitu :
34
Gambar 58 Dokumen Pribadi - Fitur Pencarian Dokumen Pribadi
2.3 Halaman Pegawai Data Pesan

Halaman ini digunakan untuk mengirim pesan/informasi dari pegawai ke
administrator atau dari administrator ke pegawai. Pada data pesan, status pesan dibagi dalam
4 (empat) kategori, yaitu :
a. Pesan Baru yaitu pesan yang baru dibuat/dikirim oleh pegawai atau administrator
dan belum ada respon dari keduanya.
b. Dibalas Pegawai yaitu pesan tersebut sudah dibalas oleh pegawai atau mendapat
respon pegawai.
c. Dibalas Administrator yaitu pesan tersebut sudah dibalas oleh administrator atau
mendapat respon administrator.
d. Selesai yaitu pesan tersebut telah selesai yang berarti masalah sudah terselesaikan
atau pesan telah ditutup. Namun jika kemudian hari pesan tersebut direspon
kembali maka status pesan akan menjadi dibalas pegawai/dibalas administrator.
Hak untuk membuat pesan menjadi status selesai hanya diberikan kepada
administrator.
Tipe pesan dibagi dalam 2 (dua) kategori yaitu : Pesan Masuk dan Pesan Keluar. Pesan
masuk adalah pesan yang dikirim oleh administrator ke pegawai. Pesan keluar adalah pesan
yang dikirim pegawai ke administrator. Pada halaman ini hal yang dapat dilakukan pegawai
adalah menulis/mengirim pesan, merespon/menanggapi/baca pesan, menghapus pesan yang
35
dibuat sendiri dan melakukan pencarian terhadap pesan tersebut. Untuk mengakses data
pesan, dilakukan dengan menekan tombol Data-Pesan pada menu navigasi yang terletak di
sebelah kanan atas halaman pegawai. Berikut keterangan tatacara penggunaan halaman
menu data pesan, yaitu :
2.3.1 Halaman Pegawai Kirim Pesan

Pada bagian ini, pesan yang dikirim pegawai akan bertipe pesan-keluar terhadap
pegawai, sedangkan terhadap administrator akan bertipe pesan-masuk. Untuk dapat
mengirim pesan, pegawai cukup menekan tombol Tulis-Pesan [gambar 59 nomor 1] pada
bagian kanan atas halaman. Kemudian akan muncul formulir untuk menuliskan pesan
[gambar 60] yang diawali dengan mengisi judul pesan dan diakhiri dengan mengisi isi pesan.
Jika kotak isian tulis pesan telah selesai diinput maka pegawai cukup menekan tombol Kirim-
Pesan untuk mengeksekusi formulir kirim pesan tersebut. Sedangkan jika pesan batal
dikirim/dibuat, pegawai cukup menekan tombol Kembali yang terdapat di sebelah kanan
atas halaman formulir.
Gambar 59 Data Pesan Tombol Tulis Pesan
Gambar 60 Data Pesan Formulir Tulis Pesan

36
2.3.2 Halaman Pegawai Balas/Baca Pesan
Pesan yang masuk ke halaman pegawai dapat direspon oleh pegawai tersebut sesuai
dengan isi/kebutuhan pesan yang masuk. Untuk dapat membalas pesan tersebut, pegawai
cukup menekan tombol (baca pesan) [gambar 61 nomor 1] pada baris data yang akan
dibaca sekaligus dibalas. Pesan yang baru masuk/baru mendapat respon akan memiliki latar
berwarna hijau dan berada di posisi paling teratas. Jika pegawai telah membaca pesan maka
warna latar akan menjadi normal.
(tersembunyi terlebih dahulu) [gambar 62 nomor 4] dan data pesan utama beserta pesan
balasan-balasannya [gambar 62 nomor 6]. Untuk menampilkan kotak isian balas pesan,
pegawai cukup menekan tombol Tampilkan [gambar 62 nomor 2] pada sebelah kanan
atas halaman dan jika ingin menutup kotak isian balas pesan, cukup menekan tombol Tutup
[gambar 62 nomor 3] pada sebelah kanan atas halaman. Jika pegawai telah mengisi kotak
isian untuk balas pesan dan ingin mengirim pesan balasan tersebut, maka pegawai cukup
menekan tombol Kirim-Pesan-Balasan [gambar 62 nomor 5]. Kemudian jika ingin kembali
ke halaman utama (halaman data pesan) pegawai cukup menekan tombol Kembali [gambar
62 nomor 1] yang berada di sebelah kanan atas halaman.
Gambar 61 Data Pesan Tombol Balas/Baca Pesan
37
Gambar 62 Data Pesan Formulir Balas/Baca Pesan
2.3.3 Halaman Pegawai Hapus Pesan

Pesan yang dapat dihapus adalah pesan yang berasal dari pegawai itu sendiri, sedang
pesan dari administrator tidak dapat dihapus. Untuk menghapus data pesan dilakukan
dengan menekan tombol [gambar 63 nomor 1] pada baris data yang akan dihapus
kemudian dilanjutkan dengan menekan tombol OK [gambar 63 nomor 2] pada kotak
dialog konfirmasi penghapusan.
Gambar 63 Data Pesan Hapus Pesan
38
2.3.4 Halaman Pegawai Fitur Pencarian Pesan
Fitur pencarian dapat digunakan untuk menemukan secara cepat dan tepat pesan
mengisi parameter-parameter [gambar 64 nomor 1] data pesan yang akan dicari. Kemudian
setelah semua parameter diinput, untuk menampilkan data pencarian dilakukan dengan
menekan tombol CARI [gambar 64 nomor 2] dan jika data yang dimaksud (sesuai
parameter) terdapat dalam database maka data dokumen akan tampil di bagian bawah
formulir pencarian [gambar 64 nomor 3]. Untuk menampilkan data semua dokumen
(tampilan sebelum pencarian) dilakukan dengan mengosongkan parameter pencarian dan
dilanjutkan dengan menekan tombol cari kembali. Berikut data tampilan fitur pencarian
dokumen, yaitu :
Gambar 64 Data Pesan - Fitur Pencarian Pesan
2.4 Halaman Pegawai Logout

Menu Logout [gambar 65 nomor 1] adalah menu yang digunakan untuk keluar dari
halaman pegawai, tujuan adalah untuk mencegah orang yang tidak bertanggungjawab
mengakses halaman pegawai. Oleh karena itu, setelah selesai menggunakan halaman
pegawai, pegawai diwajibkan untuk LOGOUT atau KELUAR. Setelah menekan tombol
tersebut maka akan muncul pesan bahwa pegawai telah berhasill keluar [gambar 66].
Kemudian jika pegawai ingin masuk kembali ke halaman pegawai, pegawai harus LOGIN
seperti yang telah dijelaskan sebelumnya (halaman login pegawai).
Gambar 65 Menu Logout Pegawai
39
Gambar 66 Informasi Berhasil Logout Pegawai
40

Laporan Proyek Perubahan - Adreng Kusuma Ayuningtyas

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan Proyek Perubahan - Adreng Kusuma Ayuningtyas

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| 1

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| i

Perubahan tidak selalu berarti perkembangan, tetapi kami percaya bahwa

Jakarta, 19 Juli 2016

Peserta Diklatpim IV Angkatan I

Adreng Kusuma Ayuningtyas

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| ii

KATA PENGANTAR ...................................................................................................................... i

DAFTAR PENGERTIAN .............................................................................................................. ix

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| iii

Tabel 1. Roadmap Proyek Perubahan ........................................................................................ 8

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| iv

Gambar 1. Undangan Kick Off Meeting Dosir Pegawai Elektronik ........................................... 14

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| v

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| vi

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| vii

Lampiran 1. Kick Off Meeting Dosir Pegawai Elektronik

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| viii

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP| ix

Dalam mengimplementasikan tugas pokok yang menjadi tanggung jawab Subbagian

Tingginya ekspektasi pegawai terhadap pelayanan administrasi kepegawaian yang tidak

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP | 1

Berdasarkan permasalahan tersebut diatas, maka Bagian Kepegawaian sebagai bagian

Dalam upaya mendukung pelaksanaan rencana-rencana perbaikan tersebut diatas, Kepala

B. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP | 2

b) Tujuan Jangka Menengah : merupakan tujuan yang direncanakan akan

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP | 3

2. Manfaat Proyek Perubahan

Tuntutan perkembangan IPTEK yang kian modern juga memicu Kementerian/

Manfaat yang diperoleh dari proyek perubahan ini antara lain :

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP | 4

D. STANDAR / KRITERIA KEBERHASILAN

Kriteria keberhasilan diatas merupakan keberhasilan proyek dalam jangka pendek,

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP | 5

A. DESKRIPSI PELAKSANAAN PROYEK

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP | 6

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP | 7

B. PELAKSANAAN TIAP TAHAP KEGIATAN

Proyek Perubahan Kemudahan Pelayanan Dokumen Administrasi Pegawai Secara

Tabel 1. Roadmap Proyek Perubahan

Tahap Utama Waktu

A. Tahapan Jangka Pendek

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP | 8

2. Tahap dan Hasil Pelaksanaan

Tabel 2. Tahapan Jangka Pendek Pelaksanaan Proyek Perubahan

No Tahap Utama Hari/Tanggal Kegiatan Output Kegiatan

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP | 9

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP | 10

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP | 11

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP | 12

Adapun rincian tahapan pelaksanaan proyek perubahan sebagaimana dijelaskan pada

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP | 13

Undangan diskusi dengan Key Resources terkait proyek perubahan sebagaimana

Gambar 1. Undangan Kick Off Meeting Dosir Pegawai Elektronik

Gambar 2. Kick Off Meeting dengan Key Resources

Penyusunan Form Pengendalian Dokumen Pegawai bertujuan untuk

Laporan Proyek Perubahan Dosir Pegawai Elektronik LKPP | 14

Ramah Tamah Pengenalan Proyek Perubahan dilaksanakan pada tanggal 28 April

Gambar 4. Undangan Ramah Tamah Pengenalan Dosir Pegawai Elektronik

Gambar 5. Ramah Tamah Pengenalan Dosir Pegawai Elektronik dengan Makan